Interne Jobbörse - Leitfaden für Führungskräfte

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1 Interne Jobbörse - Leitfaden für Führungskräfte In diesem Leitfaden finden Sie jene Informationen rund um die INTERNE JOBBÖRSE, die für Sie als Führungskraft besonders wichtig sind. So enthält er unter anderem eine detaillierte Beschreibung und eine grafische Darstellung des Ablaufs sowie eine Übersicht über wesentliche Punkte, die bei der Auswahl über die INTERNE JOBBÖRSE besonders zu beachten sind. Bitte lesen Sie sich den Leitfaden daher genau durch und wenden Sie sich, falls Sie Fragen haben, an das (Tel.: )! Allgemeine Informationen über die INTERNE JOBBÖRSE Welche n erscheinen in der INTERNEN JOBBÖRSE? Alle allgemeinen n (ausgenommen Leitungsfunktionen gemäß 20 Abs 6 Z 10 UG 2002) werden ab Jänner 2009 vor einer Veröffentlichung im Mitteilungsblatt in der INTERNEN JOBBÖRSE ausgeschrieben. Wann muss eine freie allgemeine nicht in der internen Jobbörse veröffentlicht werden? Für den Fall, dass für die auszuschreibende spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich sind und daher mit einer unpassenden internen Bewerbungslage gerechnet werden muss, kann sofort öffentlich ausgeschrieben werden, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Diese Bedingungen finden Sie auf der Plattform für die Erstellung neuer Ausschreibungstexte unter Zusätzliche Anträge und Öffentliche Ausschreibung. Bei Zutreffen der genannten Kriterien selektieren Sie bitte das entsprechende Auswahlfeld und bestätigen Sie den Antrag (Sollten Sie nicht LeiterIn der Subeinheit sein, so können Sie das Formular zur Bestätigung an die/den LeiterIn weiterleiten). Wer kann sich bewerben? Bewerben können sich auf die in der INTERNEN JOBBÖRSE ausgeschriebenen n alle ArbeitnehmerInnen, die in einem aufrechten Arbeitsverhältnis zur Karl-Franzens-Universität Graz stehen, sowohl allgemeines als auch wissenschaftliches Personal, unbefristetes wie befristetes Personal und auch ProjektmitarbeiterInnen. Durch diesen Service des s ergeben sich sowohl für die ausschreibenden n als auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Karl-Franzens-Universität Graz erhebliche Vorteile. Einerseits haben alle MitarbeiterInnen verstärkt die Möglichkeit, sich innerhalb der Universität Graz zu verändern und andererseits können Sie als ausschreibende auf bereits universitätserfahrenes Personal zurückgreifen. Wie erreiche ich die INTERNE JOBBÖRSE? Sie erreichen die INTERNE JOBBÖRSE sowohl über die Homepage der Personalentwicklung ( als auch über die eigene Visitenkarte in UNIGRAZonline nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Ihres Passworts. Beschreibung des Ablaufs der INTERNEN JOBBÖRSE Das Procedere für die Beantragung auf Ausschreibung einer freien bleibt gleich wie bisher: Alle notwendigen Formulare finden Sie wie gewohnt auf der Homepage des s. Füllen Sie das Formular Ausschreibung einer freien für allgemeines Personal aus, erstellen Sie einen Ausschreibungstext (elektronisch) und eine Arbeitsplatzbeschreibung und senden Sie die mit den notwendigen Unterschriften versehenen Unterlagen gemeinsam mit einem aktuellen Organigramm an das zuständige Dekanat/Rektoratsmitglied bzw. die Universitätsdirektion. Nach der Genehmigung durch DekanIn/Rektoratsmitglied/UniversitätsdirektorIn werden sämtliche Unterlagen an die zuständige Referentin/den zuständigen Referenten im weitergeleitet. - Personalentwicklung, Halbärthgasse 8, 8010 Graz personalentwicklung@uni-graz.at, 1

2 Sie erhalten nun ein von der zuständigen Referentin/dem zuständigen Referenten aus dem mit Informationen über die INTERNE JOBBÖRSE sowie der Aufforderung, eine Ansprechperson für die Abwicklung des Auswahlverfahrens im Rahmen der INTERNEN JOBBÖRSE bekannt zu geben. Diese Ansprechperson fungiert nicht nur als Anlaufstelle für das und die eingebundenen Gremien (Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, Betriebsrat für das allgemeine Personal), sondern auch als Kontaktperson für die BewerberInnen. Deshalb werden deren Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, und Anschrift) auch im Ausschreibungstext angeführt. Selbstverständlich können Sie selbst diese Ansprechperson sein, aber Sie können auch eine/n Ihrer Mitarbeiter/innen benennen. Nachdem im alle nötigen Genehmigungen eingeholt wurden, erscheint Ihre nausschreibung in der INTERNEN JOBBÖRSE, die immer mittwochs aktualisiert wird. Die Bewerbungsfrist muss zumindest drei Wochen betragen. Interessierte MitarbeiterInnen bewerben sich nun direkt bei der von Ihnen angegebenen Ansprechperson nicht wie bei den öffentlichen Ausschreibungen beim. Für Sie hat dies den Vorteil, dass es keine Verzögerung gibt und Sie in Bezug auf den Stand und die Qualität der Bewerbungen immer am Laufenden sind. Für die BewerberInnen liegt der Vorteil in der dadurch gegebenen diskreten Behandlung ihrer Bewerbungen. Die Verantwortung für die absolut vertrauliche Behandlung aller eingehenden Bewerbungen liegt selbstverständlich bei Ihnen als Führungskraft, auch wenn die Ansprechperson eine/r Ihrer Mitarbeiter/innen ist. Idealerweise erhalten Sie bzw. Ihre Ansprechperson die Bewerbungen direkt per , natürlich sind aber auch per Post einlangende Bewerbungen zu berücksichtigen. Beachten Sie bitte, dass bei Bewerbungen über den Postweg in Bezug auf die Bewerbungsfrist das Datum des Poststempels zählt. Nach dem Ende der Bewerbungsfrist schicken Sie bitte per eine Liste aller BewerberInnen an das Das kontrolliert ob die BewerberInnen die Bedingungen für die Interne Jobbörse erfüllen (d.h. ob der Wechsel dienstrechtlich möglich ist (Kettenvertragsproblematik!) und die Bewerberin/der Bewerber Dienstnehmer/in der Universität ist!) und meldet das der ausschreibenden zurück. Eine Liste aller BewerberInnnen muss auch an den Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und an den Betriebsrat für das allgemeine Universitätspersonal uni-graz.at) übermittelt werden. Nach der Vorauswahl muss eine Liste aller Personen, die zu Bewerbungsgesprächen einladen werden, an den Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und an den Betriebsrat für das allgemeine Universitätspersonal sowie an das gesendet werden. Geben Sie in diesem bitte unbedingt die Funktionsbezeichnung (z.b. Sekretär/in) sowie die Kennzahl der nausschreibung an und weisen Sie darauf hin, dass es sich um eine nausschreibung in der INTERNEN JOBBÖRSE handelt. Sollte sich innerhalb der Bewerbungsfrist nach 14 Tagen noch niemand beworben haben, kann sofort extern ausgeschrieben werden. Der Antrag auf externe Ausschreibung muss von der ausschreibenden an die zuständige Referentin/an den zuständigen Referenten im herangetragen werden. Gegebenenfalls muss der Ausschreibungstext angepasst werden. Langt in der 3. Woche noch eine interne Bewerbung ein, bleibt diese im BewerberInnenpool. Die/ der BewerberIn ist bei Eignung für die ausgeschriebene jedenfalls zum Bewerbungsgespräch einzuladen. Sollten innerhalb der Bewerbungsfrist keine Bewerbungen eingegangen sein, schicken Sie bitte eine formlose Meldung per an die zuständige Referentin/den zuständigen Referenten im (in Kopie auch an das zuständige Dekanat/Rektoratsmitglied bzw. die Universitätsdirektion). Daraufhin wird vom sofort eine öffentliche Ausschreibung im Mitteilungsblatt veranlasst. - Personalentwicklung, Halbärthgasse 8, 8010 Graz personalentwicklung@uni-graz.at, 2

3 Wenn nach der (Vor-)Auswahl keine geeignete Person gefunden wurde, erstellen Sie bitte wie gewohnt einen leeren Besetzungsvorschlag inklusive Begründung, warum niemand geeignet war und schicken diese Unterlagen in einem verschlossenen Kuvert über das zuständige Dekanat/Rektoratsmitglied bzw. die Universitätsdirektion an das. Daraufhin wird vom eine öffentliche Ausschreibung veranlasst. Wenn Sie eine geeignete Person gefunden haben, erstellen Sie bitte wie gewohnt einen Besetzungsvorschlag inklusive Begründung und schicken diese Unterlagen gemeinsam mit einer Kopie der Bewerbungsunterlagen der/des Erstgereihten in einem verschlossenen Kuvert über das zuständige Dekanat/Rektoratsmitglied bzw. die Universitätsdirektion an das. In der Begründung ist die Eignung aller zur Besetzung vorgeschlagenen und ausgeschiedenen Bewerber/innen an Hand der Kriterien des Ausschreibungstextes zumindest kurz darzustellen. Wer verfasst die Absagen an die BewerberInnen? Nachdem Sie vom informiert wurden, dass alle notwendigen Genehmigungen eingelangt sind, sagen Sie bitte den restlichen BewerberInnen schriftlich ab (vorzugsweise per ). Verwenden Sie dazu unbedingt sofern angegeben die privaten Kontaktdaten. Vorschläge für Absagetexte finden Sie in Anhang 1. Am Tag, an dem die ausgewählte Person ihren Dienst bei Ihnen antritt, schicken Sie bitte unverzüglich per eine Dienstantrittsmeldung an die zuständige Referentin/den zuständigen Referenten im (in Kopie auch an das zuständige Dekanat/Rektoratsmitglied bzw. die Universitätsdirektion). In Anhang 2 finden Sie eine grafische Darstellung des oben beschriebenen Ablaufs. Was ist bei der INTERNEN JOBBÖRSE besonders zu beachten? Vertraulichkeit - Ein wesentlicher Faktor bei der Auswahl von MitarbeiterInnen - besonders über die INTERNE JOBBÖRSE - ist Diskretion. Alle BewerberInnen haben Anspruch auf eine absolut vertrauliche Behandlung ihrer Bewerbung. Achten Sie deshalb bitte besonders auf die Einhaltung der folgenden Punkte: Behandeln Sie sämtliche Informationen, die Sie im Zusammenhang mit einer Auswahl über die INTERNE JOBBÖRSE erhalten, unbedingt absolut vertraulich! Holen Sie keinesfalls bei anderen n Informationen über die BewerberInnen ein! Verwahren Sie die Bewerbungsunterlagen sowie alle damit zusammenhängenden Unterlagen verschlossen, so dass niemand außer Ihnen und eventuell der von Ihnen zuvor benannten Ansprechperson Zugang dazu hat! Achten Sie bitte bei der Planung der Termine für Vorstellungsgespräche so weit möglich darauf, dass sich die BewerberInnen nicht treffen (zumindest jene, die in derselben Subeinheit arbeiten). Verschicken Sie den Besetzungsvorschlag inklusive der beigelegten Unterlagen unbedingt in einem verschlossenen Kuvert! Nehmen Sie keinesfalls Kontakt zur derzeitigen Führungskraft der ausgewählten Person auf, bevor Ihnen diese das Okay dazu gegeben hat! Die Person, die Sie ausgewählt haben, muss unbedingt die Gelegenheit haben, als Erste mit ihrer derzeitigen Führungskraft zu sprechen. Informationspflicht - Im Rahmen der INTERNEN JOBBÖRSE ist es Ihre Pflicht, den Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (akgl@uni-graz.at), den Betriebsrat für das allgemeine Universitätspersonal (betriebsrat.aup@uni-graz.at) sowie das (Eva Regele, Tel.: , eva.regele@uni-graz.at, darüber zu informieren, wer sich beworben hat und wen Sie zu Bewerbungsgesprächen einladen werden. Absage - Alle BewerberInnen müssen eine schriftliche Absage (vorzugsweise per ) erhalten. Verwenden Sie dazu unbedingt sofern angegeben die privaten Kontaktdaten. - Personalentwicklung, Halbärthgasse 8, 8010 Graz personalentwicklung@uni-graz.at, 3

4 Anhang 1: Vorschläge für Absagetexte Beispiel für eine Absage nach der Vorauswahl anhand der schriftlichen Bewerbungsunterlagen: vielen Dank für Ihre Bewerbung um die Position X (Kennzahl ) und Ihr dadurch bekundetes Interesse an unserem Institut/Zentrum/unserer Abteilung. Wir haben nun alle Bewerbungen genauestens im Hinblick auf unser Anforderungsprofil geprüft. Nach Abwägung aller Kriterien sind Sie jedoch nicht in die engere Wahl gekommen und wir müssen Ihnen für diese Position leider absagen. Wir hoffen, Sie nutzen weiterhin die INTERNE JOBBÖRSE und wünschen Ihnen für Ihre Zukunft an der Karl-Franzens-Universität Graz alles Gute und viel Erfolg. - Beispiel für eine Absage nach dem Bewerbungsgespräch: herzlichen Dank für Ihre Bereitschaft am Auswahlverfahren für die Position X (Kennzahl ) an unserem Institut/Zentrum/unserer Abteilung teilzunehmen. Nach umfassender Abwägung aller Kriterien haben wir uns entschieden, die Position anderweitig zu besetzen und müssen Ihnen leider absagen. Wir hoffen, Sie nutzen weiterhin die INTERNE JOBBÖRSE, danken Ihnen für das Vertrauen, das Sie uns entgegengebracht haben und wünschen Ihnen für Ihre Zukunft an der Karl-Franzens-Universität Graz alles Gute und viel Erfolg. - Beispiel für eine Absage von externen BewerberInnen: Betreff: Ihre Bewerbung auf die interne Ausschreibung Funktionsbezeichnung vielen Dank für Ihr Interesse an der Karl-Franzens-Universität Graz. Wir können Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen, da sich unsere INTERNE JOBBÖRSE ausschließlich an das Personal der Karl-Franzens-Universität Graz richtet. Wir freuen uns aber, wenn Sie bei den öffentlich ausgeschriebenen n etwas Passendes finden und sich bei Interesse bewerben. Die aktuellen öffentlichen Ausschreibungen finden Sie unter folgendem Link auf unserer Homepage: Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weiteren beruflichen Schritte. - Personalentwicklung, Halbärthgasse 8, 8010 Graz personalentwicklung@uni-graz.at, 4

5 Anhang 2: Ablauf Meldung einer auszuschreibenden mittels üblicher Unterlagen (Antrag, Arbeitsplatzbeschreibung, Organigramm, Ausschreibungstext) über die Organisations-einheit (OE) an das (PR) =gleiches Procedere wie bisher bei einer öffentlichen Ausschreibung und zugleich gültige Grundlage für eine eventuell folgende öffentliche Ausschreibung. Veröffentlichung in der INTERNEN JOBBÖRSE Bewerbungsfrist: mind. 3 Wochen. Aktualisierung immer mittwochs. Interessierte MitarbeiterInnen bewerben sich direkt bei der ausschreibenden. Die Bewerbungen sind absolut vertraulich zu behandeln!!!! Die Verantwortung dafür liegt bei der zuständigen Führungskraft. Bewerbungen innerhalb der Frist: Keine Bewerbungen innerhalb der Frist: NEU Versenden der Liste aller BewerberInnen an das PR. Das PR kontrolliert ob die BewerberInnen die Bedingungen für die Interne Jobbörse erfüllen und meldet das der ausschreibenden zurück. Formlose Meldung per über OE an PR. Info an AKGL und BR AUP und Veranlassung der öffentlichen Ausschreibung. Vorauswahl Versenden der Liste aller BewerberInnen an AKGL, BR AUP sowie der Liste der Eingeladenen an AKGL, BR AUP und PR. Auswahl Eine geeignete Person wurde gefunden: Keine geeignete Person wurde gefunden: Versenden des Besetzungsvorschlages inkl. Begründung über OE und PR. Versenden des leeren Besetzungsvorschlages inkl. Begründung über OE und PR. Weiterleiten des Besetzungsvorschlages inkl. Begründung an AKGL und BR AUP. Weiterleiten der Unterlagen an AKGL und BR AUP und Veranlassung der öffentlichen Ausschreibung. Abwicklung aller Formalitäten für den Wechsel der ausgewählten Person. Schriftliche Absage der restlichen BewerberInnen. - Personalentwicklung, Halbärthgasse 8, 8010 Graz personalentwicklung@uni-graz.at, 5