Geschäftsanweisung Nr. 01/2012

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1 Geschäftsanweisung Nr. 01/2012 Geschäftszeichen GF 6 II-5303/II Verteiler Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ge Jobcen- Geschäftsanweisung Ausbildung und Qualifizierung im Jobcenter Berlin Reinickendorf (ge)

2 Seite 2 Geschäftsanweisung 01/2012 Präambel Gutes und qualifiziertes Personal ist die Basis für erfolgreiches Arbeiten und sichert die Zukunftsfähigkeit des Jobcenters Berlin Reinickendorf. Nur mit eingearbeiteten und gut ausgebildeten Fach- und Führungskräften kann und wird es uns im Jobcenter Berlin Reinickendorf gelingen, unsere Ziele zu erreichen und die Herausforderungen der nächsten Jahre zu meistern. Unsere Ziele sind: gute Ergebnisse erreichen, qualitativ hochwertige Arbeit leisten, zufriedene Kundinnen und Kunden, versierte und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dieses Konzept soll die Grundsatzposition des Jobcenters darstellen, der Anforderung des 44 c Abs. 5 SGB II Rechnung tragen und für alle Beschäftigten unabhängig von deren trägerseitigen Herkunft gelten. Das Jobcenter bekennt sich zu den Prinzipien eines einheitlichen Personalkörpers. Rechtliche Grundlagen Die Erstellung eines Qualifizierungskonzeptes für das Jobcenter basiert auf dem gesetzlichen Auftrag des 44 c Abs. 5 SGB II. Die darüber hinaus gehenden Empfehlungen des Bund - Länder - Ausschusses SGB II für ein nachhaltiges Konzept der Personalentwicklung und Qualifizierung in den Jobcentern vom (veröffentlicht mit Info POE vom ) sowie der Revisionsbericht nach 49 SGB II der Internen Revision SGB II vom Mai 2011 wurden berücksichtigt. Das vorliegende Konzept berücksichtigt die Ausbildung, die Einarbeitung und die berufliche Weiterbildung und wird mit dem jeweils gültigen Personalentwicklungskonzept für das Jobcenter Berlin Reinickendorf verzahnt. Ausbildung Ausbildung im Jobcenter Das fachlich komplexe Aufgabenspektrum des Jobcenters erfordert einen hohen Grad an Professionalität in der zu erbringenden Dienstleistung. Dies kann nur eine grundlegende und hochwertige Ausbildung gewährleisten. Ziel ist es deshalb, einen hohen Anteil an Neubesetzungen von Stellen mit ausgebildetem Personal zu erreichen, d.h. mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über eine einschlägige Verwaltungsausbildung bzw. ein einschlägiges Studium verfügen. Teile der Ausbildung der Träger sollen und müssen auch im Jobcenter stattfinden. Nur durch aktive Beteiligung an der Ausbildung der Auszubildenden und der Studierenden beider Träger gelingt es, den jungen Menschen einen praktischen Einblick in die Arbeit eines Jobcenters zu geben und dieses für die spätere Ansatzplanung attraktiv zu machen. Insbesondere vor dem Hintergrund des demografischen Wandels sichert sich das Jobcenter so die Fachkräfte der Zukunft. Nachwuchskräfte erhalten im Jobcenter Berlin Reinickendorf eine qualifizierte Ausbildung entsprechend den geltenden Rahmenplänen für die Berufsausbildung bzw. das Studium.

3 Seite 3 Geschäftsanweisung 01/2012 Es gelten die jeweiligen Rahmenpläne der Träger: Ausbildungshandbuch für die Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Arbeitsförderung in der Bundesagentur für Arbeit Rahmenplan und Prüfungsordnung für die Studierenden in der Bundesagentur für Arbeit Personalentwicklung/Publikation/pdf/Studien-und-Pruefungsordnung-Hochschule.pdf Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten im Bezirk Reinickendorf Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (BA) Bereitstellung von Praktikumsplätzen durch das JC Im Rahmen der Ausbildung von Nachwuchskräften tritt das Jobcenter als Praktikumsbetrieb auf. Die Nachwuchskräfte werden entsprechend des Ausbildungsplanes und der Vorkenntnisse für die Dauer des Praktikums in einzelnen Teams integriert. Die jeweilige Führungskraft schafft die dafür erforderlichen personellen und organisatorischen Voraussetzungen. Ansprechpartner für die Ausbildung Für die Koordinierung der Einsatzplanung im Jobcenter Berlin Reinickendorf sowie für übergeordnete Fragestellungen während der Ausbildung im Jobcenter werden Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner benannt. Diese sichern die Zusammenarbeit mit dem Internen Service Personal der Agentur für Arbeit sowie der Serviceeinheit Personal/Ausbildungsstelle des Bezirkes in ausbildungsorganisatorischen Fragen. Als Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner kommen nur Führungskräfte in Betracht. Es werden insgesamt mindestens 2 Ausbildungskoordinatoren für das Jobcenter Berlin Reinickendorf benannt, davon mindestens 1 Ausbildungskoordinatorin/Ausbildungskoordinator aus Bereich Markt und Integration (M+I) mindestens 1 Ausbildungskoordinatorin/Ausbildungskoordinator aus dem Bereich Leistungsgewährung. Die Ausbildungskoordinatoren vertreten sich gegenseitig. Die Organisation der Ausbildung im Jobcenter erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Internen Service des Jobcenters (IS JC R). Eine Übersicht über die derzeitigen Ausbildungsverantwortlichen und Ansprechpartner im IS JC R ist diesem Konzept als Anlage 1 beigefügt. Einarbeitung Standardisierte Einarbeitungspläne Der Personalkörper des Jobcenters ist durch einen hohen Anteil an befristet beschäftigtem Personal gekennzeichnet. Insofern kommt einer fundierten Einarbeitung von neuem Personal eine herausgehobene Bedeutung zu. Grundlage der Einarbeitung, und damit Leitfaden für die mit der Einarbeitung betrauten Fachkräfte, bilden ein Standardlehrplan und standardisierte Einarbeitungspläne, mit deren Hilfe die Qualität der Einarbeitung sichergestellt werden soll. Die Pläne beinhalten sowohl praktische Einweisungsinhalte als auch notwendige theoretische Unterweisungen (Grund-

4 Seite 4 Geschäftsanweisung 01/2012 qualifizierungen, Seminare). Sie dienen als Basis und Grundgerüst, können aber auf die individuellen Bedürfnisse der Einzuarbeitenden angepasst werden. Für seltener vorkommende Einarbeitungsbedarfe stellen diese Pläne einen verbindlichen äußeren Rahmen und einen inhaltlichen Mindestumfang für den fachlichen und zeitlichen Detaillierungsgrad dar. Standardisierte Einarbeitungspläne werden für die Bereiche gefertigt, die von höherer Fluktuation betroffen sind. Arbeitsvermittlerin/ Arbeitsvermittler U 25/Ü25 Sachbearbeiterin/ Sachbearbeiter Leistungsgewährung Fachassistentin/ Fachassistent Leistungsgewährung Fachassistentin/ Fachassistent Eingangszone Verfahren Die Einarbeitungspläne werden im Mitarbeitergespräch zum Erstansatz durch die vorgesetzte Führungskraft überprüft, ggf. individuell angepasst und der/dem Mitarbeiterin/Mitarbeiter übergeben und erörtert. Sie werden insbesondere in folgenden Fällen zum Einsatz gebracht: Neueinstellung Übertragung eines neuen Aufgabengebietes (z.b. bei Abordnungen und Umsetzungen) Übertragung eines neuen Aufgabengebietes im Rahmen einer höherwertigen Beauftragung (z.b. Personalentwicklungsmaßnahme, Aufstieg) Rückkehr aus längerer Beurlaubung (z.b. Elternzeit, Sonderurlaub) Während der Einarbeitungsphase führt die vorgesetzte Führungskraft in regelmäßigen Abständen Gespräche zum Stand der Einarbeitung mit der/dem Mitarbeiterin/Mitarbeiter: Gespräch zu Beginn der Einarbeitung: Feststellung des Einarbeitungsbedarfes, Konkretisierung (Ergänzung/Streichung) der Inhalte des Einarbeitungsplanes auf Basis der Vorkenntnisse der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters Terminliche Planung der Qualifizierungsseminare Aushändigung des Einarbeitungsplanes Gespräch zum Fortschritt der Einarbeitung: Feedback an die/den Mitarbeiterin/Mitarbeiter zum Stand der Einarbeitung Nachhaltung der bereits absolvierten Einarbeitungsinhalte und Seminare ggf. Modifizierung des Einarbeitungsplanes. Schlussgespräch zum Ende der Einarbeitung: Abschluss, Feedback Nachhaltung der Einarbeitungsinhalte und -ergebnisse sowie der Seminare Die Pläne dienen damit für alle Beteiligten zugleich als Nachhalteformat für die Umsetzung. Ein Lehrplan, die Mustereinarbeitungspläne und ein Blanko-Einarbeitungsplan sind diesem Konzept als Anlage 2 beigefügt. Die Darstellung des Verfahrens in Form eines Ablaufdiagramms soll den Führungskräften einen komprimierten Überblick über die einzelnen Handlungsschritte geben. Sie ist diesem Konzept als Anlage 3 beigefügt. Weiterbildung Die Arbeit im Jobcenter ist wie in anderen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen geprägt von stetigen Veränderungen. Das betrifft zum einen die rechtlichen Grundlagen und zum anderen die Anforderungen und Entwicklungen des Arbeitsmarktes. Um mit diesen Ver-

5 Seite 5 Geschäftsanweisung 01/2012 änderungen Schritt halten zu können, braucht das Jobcenter qualifizierte, lernfähige Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Führungskräfte, die diese Veränderungen nicht nur mittragen, sondern aktiv begleiten und gestalten. Die Bereitschaft zu lebenslangem Lernen wird im Jobcenter Berlin Reinickendorf grundsätzlich vorausgesetzt. Die Kompetenzen aller Beschäftigten des Jobcenters müssen deshalb stets auf einem qualitativ hohen Niveau gehalten werden. Voraussetzung hierfür ist unter anderem die regelmäßige Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern. Qualifizierung, als Instrument der Personalentwicklung, hat das Ziel, Kompetenzen zu entwickeln und erfolgt als ganzheitlich angelegte berufliche Weiterbildung. Das bedeutet, dass nicht nur fachliches Wissen und Können durch Einsatz verschiedener Lernformen vermittelt werden, sondern auch Kompetenzen wie Sozial- oder Methodenkompetenzen systematisch gefördert werden. Qualifizierung ist gemeinsame Verantwortung sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Rolle / Verantwortung der Führungskraft Motivierte und kompetente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wesentliche Voraussetzungen für die Zielerreichung im Jobcenter. Für die Identifizierung und Umsetzung von Qualifizierungsbedarfen trägt deshalb die Führungskraft als erste Personalentwicklerin / erster Personalentwickler im Haus die Verantwortung. Die Führungskräfte des Jobcenters motivieren ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erkennen deren Potentiale und schöpfen diese aus. Sie geben konkrete Empfehlungen zur individuellen Qualifizierung der Mitarbeiterin und des Mitarbeiters und legen gemeinsame Fortbildungsziele fest. Zu den Führungsaufgaben zählen zudem auch die Förderung schwerbehinderter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Privatleben sowie die Gleichstellung von Frauen und Männern. Rolle / Verantwortung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jobcenter muss Eigenverantwortung und Eigeninitiative in der beruflichen Weiterbildung selbstverständlich sein. Unter dem Blickwinkel des lebenslangen Lernens trägt jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter auch selbst Verantwortung für das Lernen und steuert dieses, wo möglich, weitestgehend selbst. Konkret bedeutet das, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laufend das eigene Wissen und die eigenen Fähigkeiten mit den Anforderungen ihrer aktuellen Tätigkeit abgleichen und aktiv bzw. eigenverantwortlich nach Möglichkeiten zur Erweiterung ihres Wissens bzw. ihrer Kompetenzen suchen. Stellen sie dabei Qualifizierungsbedarf fest, wird erwartet, dass sie eigeninitiativ auf ihre Führungskraft zugehen. Diese ist für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erste Ansprechpartnerin bzw. erster Ansprechpartner zum Thema Qualifizierung.

6 Seite 6 Geschäftsanweisung 01/2012 Themenfelder der Qualifizierung Schwerpunkte im Jobcenter Berlin Reinickendorf Führungskräfteentwicklung Führung als wesentlicher Erfolgsfaktor Schwerpunkte: Seminarreihen Führung für BL und TL Zielsystem und strategische Ausrichtung Workshops und Veranstaltungen im JC Personalthemen (PE- System, Gremienarbeit) in Zusammenarbeit mit dem internen Service Grundqualifizierung Schnellstmögliche Herstellung der Arbeitsfähigkeit Qualifizierungsmodule für neue Mitarbeiter/-innen als verbindlicher Bestandteil der Einarbeitung Individuelle Qualifizierung Individuelle Weiterentwicklung sowie Qualifizierung aufgrund Rechtsänderungen/ Einführung neuer Verfahren Auf Basis der Bedarfserhebung Schwerpunkte: Rechtsanwendung im Bereich M&I und Leistung IT Verfahren und Datenqualität ( z.b. ERP, Verbis) Beratungskompetenz (BeKo) Umsetzung durch Einkauf der Angebote aus dem Bildungskatalog SGB II der BA, dem Bildungsmarkt SGB II, der Verwaltungsakademie oder durch eigene Trainerinnen und Trainer des Jobcenters Bedarfsermittlung Voraussetzung für eine gesicherte Qualifizierungsplanung ist eine regelmäßige Bedarfsermittlung und Nachhaltung der Umsetzung. Qualifizierungsbedarfe entstehen aus unterschiedlichen Anlässen und Erkenntnisquellen, die im Folgenden beispielhaft aufgeführt sind: Abgleich der Anforderung des jeweiligen Tätigkeits- und Kompetenzprofils (TuK) bzw. Anforderungsprofils (AP) mit den Kompetenzen der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters durch die Führungskraft Eigeninitiative der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters im Rahmen der Fachaufsicht (z.b. Hospitationen, UFa-Tools, ERP-Rückläufe, VerBIS) gewonnene Hinweise Rechtsänderungen oder Einführung neuer Verfahren, die eine Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern notwendig machen.

7 Seite 7 Geschäftsanweisung 01/2012 Abgleich TUK /AP Fachaufsicht Eigenini iative MA Neuerungen Die fachlichen Qualifizierungsschwerpunkte des Jobcenters Berlin Reinickendorf richten sich an folgenden Handlungsfeldern aus: Sicherstellung einer korrekten und einheitlichen Rechtsanwendung Stärkung der Beratungskompetenz sicherer Umgang mit den IT-Fachverfahren (Datenqualität) Verständnis des Zielsystems und der Kennzahlen Die jährlichen Qualifizierungsschwerpunkte werden zum Beginn des Kalenderjahres durch die Geschäftsführung bestätigt und können unmittelbar umgesetzt werden. Verfahren der Dokumentation und Nachhaltung Dokumentation Die Führungskraft fungiert als Personalentwicklerin bzw. Personalentwickler und identifiziert gemeinsam mit der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter den individuellen Qualifizierungsbedarf: im Regelfall im jährlichen Mitarbeitergespräch/Beurteilungsgespräch außerhalb der jährlichen Routine anlassbezogen in einem gesonderten Mitarbeitergespräch zum Qualifizierungsbedarf. Dabei prüft die Führungskraft stets, ob eine Qualifizierung tatsächlich die bestgeeignete Maßnahme ist oder ob andere Instrumente der Personalentwicklung sinnvoll sind. Grundlagen für die Bedarfsfeststellung sind die a.a.o. beschriebenen Erkenntnisquellen und Handlungsfelder. Im Jobcenter Berlin Reinickendorf werden jährliche Qualifizierungsschwerpunkte erhoben, die im Wesentlichen durch die Ergebnisse der Fachaufsicht begründet sind. Diese Themensetzung wird jährlich als Anlage zu dieser Geschäftsanweisung veröffentlicht (siehe Anlage 4). Die Teilnahme an diesen Schwerpunktmaßnahmen wird ebenso im Rahmen der jährlichen Mitarbeitergespräche vereinbart.

8 Seite 8 Geschäftsanweisung 01/2012 Die folgenden Bestandteile sind im Mitarbeitergespräch zu erheben und zu dokumentieren: Qualifizierungsziel/e Anlassbegründung Konkrete Benennung der Qualifizierung zu realisierende Qualifizierungsform (Seminar, Selbstlernmodul, Hospitation, ) Zeithorizont für die Realisierung (konkreter Termin oder zeitlicher Rahmen) Hinweis auf Behinderung, Teilzeitbeschäftigung oder Betreuungspflichten, sofern diese für die Organisation einer Qualifizierung zu berücksichtigen sind. Der Interne Service Personal stellt der Führungskraft für die Dokumentation einen Mitarbeitergesprächsvordruck in ERP MSS zur Bearbeitung zur Verfügung. Der Abschluss der enthaltenen Qualifizierungsvereinbarung erfolgt durch die Unterzeichnung des Vordrucks zum Mitarbeitergespräch durch die Beteiligten. Mit der Meldung von Qualifizierungsbedarf ist die Erwartung an die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte verbunden, dass entsprechende Qualifizierungsangebote auch wahrgenommen werden. Der Qualifizierungsbedarf ist möglichst im vereinbarten Zeithorizont zu decken. Bei der Realisierung ist die wirtschaftliche Umsetzung genauso zu beachten, wie die individuellen Belange der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters, beispielsweise im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Privatleben. Nachhaltung Der IS JCR unterstützt die Einbuchung der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters über den Internen Service Personal bzw. überwacht den Eingang der Anmeldung bei externen Seminaren. Gleichzeitig werden die benötigten Haushaltsmittel reserviert. Die Abwicklung der Kostenerstattung an die BA bzw. andere Anbieter erfolgt ebenfalls über den IS JCR. Nach der Realisierung der vereinbarten Qualifizierungen reflektieren Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und Führungskraft gemeinsam das Erreichen des Qualifizierungsziels. Der Umsetzungsstand der festgestellten Qualifizierungsbedarfe ist zudem fester Bestandteil des jährlichen Mitarbeiter-/Beurteilungsgespräches. Die Darstellung des Verfahrens in Form eines Ablaufdiagramms soll den Führungskräften einen komprimierten Überblick über die einzelnen Handlungsschritte geben. Sie ist diesem Konzept als Anlage 5 beigefügt. Hilfsmittel Bildungsmarkt SGB II Der Bildungsmarkt SGB II bietet einen Überblick über bundesweit verfügbare Qualifizierungsangebote für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Grundsicherungsstellen. Auf dieser Internet-Plattform besteht die Möglichkeit, zwischen Bildungsangeboten verschiedener Bildungsanbieter bzw. -träger (u.a. die Führungsakademie der BA, kommunale Studieninstitute, Verwaltungsakademien) auszuwählen. Bildungskatalog SGB II Grundsätzlich gilt auch für den Rechtskreis SGB II der Bildungskatalog des SGB III. Darüber hinaus steht ein gesonderter Bildungskatalog SGB II zur Verfügung, welcher vierteljährlich

9 Seite 9 Geschäftsanweisung 01/2012 angepasst wird. Darin sind spezifische SGB II Bildungsangebote und Bildungsangebote, die beide Rechtskreise bedienen (Präsenzangebote und Selbstlernmedien) beschrieben. Qualifizierungs-Info-Service SGB II (QuIS) Bei allen Fragen rund um die Qualifizierung, den Besuch von Seminaren usw. unterstützt eine bundesweite telefonische Hotline (Tel-Nr innerhalb der Servicezeiten von Mo-Do 8.00 Uhr Uhr; Fr von 8.00 Uhr Uhr). Fragen und Wünsche können auch per an QuIS@Jobcenter-ge.de gesendet werden. Schlussbestimmung und Inkrafttreten Die Trägerversammlung des Jobcenters Berlin Reinickendorf hat das Konzept in ihrer Sitzung am zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Personalvertretung, die Gleichstellungsbeauftragte und die Vertrauensperson schwerbehinderter Menschen des Jobcenters Berlin Reinickendorf wurden beteiligt. Das Ausbildungs- und Qualifizierungskonzept tritt am in Kraft. Berlin, gez. Geschäftsführer der ge Jobcenter Berlin Reinickendorf

10 Seite 10 Geschäftsanweisung 01/2012 Anlagen Anlage 1 - Übersicht Ausbildungskoordinatoren/Ansprechpartner des IS JCR Anlage 2 Standardisierte Einarbeitungspläne und Blanko Einarbeitungsplan Anlage 3 Prozessbeschreibung Verfahren bei Einarbeitung Anlage 4 - Muster der jährlichen Qualifizierungsschwerpunkte (Jahr 2012) Anlage 5 Prozessbeschreibung Qualifizierungsbedarfsermittlung und Nachhaltung