Lohn und Gehalt mit DATEV Mit Übungen und Musterklausuren. Ingrid Grube, Silke Geisler

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1 Lohn und Gehalt mit DATEV Mit Übungen und Musterklausuren Ingrid Grube, Silke Geisler

2 Lohn und Gehalt mit DATEV - Mit Übungen und Musterklausuren Hinweis: In dieser Druckversion wird mit der Softwareversion Lohn und Gehalt comfort V 9.95 gearbeitet. Autorinnen: Ingrid Grube freiberufliche Dozentin für Lohn und Gehalt mit DATEV-Programmen Silke Geisler Dipl.-Kauffrau, freiberufliche Dozentin für Lohn und Gehalt mit DATEV-Programmen Herausgeber: Dr. Bernd Arnold Leiter Xpert Business Deutschland Hier prüfen Sie, ob es aktuelle Änderungen zu diesem Buch gibt: Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Buch? 1. Auflage, Druckversion vom , POD-9.1 Verlag: EduMedia GmbH, Augustenstraße 22/24, Stuttgart Redaktion: Maria Balk, M.A. Layout, Satz und Druck: Educational Consulting GmbH, Ziegelhüttenweg 4, Ilmenau Printed in Germany Umschlag- und Labelgestaltung: Educational Consulting GmbH, Ilmenau Bilder und Inhalte ab Seite 16 werden verwendet mit freundlicher Genehmigung der DATEV eg, Nürnberg, Abbildung und zugehörige Beschreibung auf Seite 16/17 aus Broschüre Ihr schneller Einstieg in DATEV pro, Art.-Nr EduMedia GmbH, Stuttgart Alle Rechte, insbesondere das Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung oder Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der Verlag haftet nicht für mögliche negative Folgen, die aus der Anwendung des Materials entstehen. Internetadresse: ISBN

3 Lernen leicht gemacht! Für Ihren optimalen Lernerfolg enthält dieses Buch Basiswissen zur Programmbedienung: Erklärt alle wichtigen Programmfunktionen des DATEV-Programms. authentische Übungsszenarien: Wenden Sie das erworbene Wissen in ausführlichen Übungsszenarien aus der beruflichen Praxis an. Mit Musterdatenbeständen zum Downloaden. Musterklausuren: Bereiten Sie sich anhand authentischer, von der Prüfungszentrale freigegebener Musterklausuren optimal auf die Zertifikatsprüfung vor. Lösungen: Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse der Übungen und Musterklausuren anhand der Lösungsdarstellungen. kostenfreier Download: Zusätzliches Material als Download: Was Sie wissen sollten... Damit unsere Unterrichtsmaterialien lebendig und lesbar bleiben, haben wir in dem vorliegenden Band auf Wortungetüme wie LeserInnen u. ä. verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Bitte haben Sie Verständnis für unser Vorgehen, liebe Leserin. Sie sind selbstverständlich ebenso gemeint, wenn wir z. B. von dem Unternehmer oder dem Kaufmann sprechen.

4 So kommen Sie weiter: Dieses Buch führt Sie zum Xpert Business Zertifikat Lohn und Gehalt 3 (EDV) Dies ist u.a. Bestandteil folgender Abschlüsse: Geprüfte Fachkraft Lohn und Gehalt Buchhalter/in (XB) Finanz- und Lohnbuchhalter/in Lohn und Gehalt 1 Finanzbuchführung 2 Lohn und Gehalt 2 Lohn und Gehalt 3 (EDV) DATEV oder Lexware Finanzbuchführung 3 (EDV) DATEV oder Lexware Finanzwirtschaft Kosten- und Leistungsrechnung Lohn und Gehalt 2 Lohn und Gehalt 3 (EDV) DATEV oder Lexware Kooperierende Hochschulen und Handwerkskammern rechnen Xpert Business Abschlüsse als Studienleistung an. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Volkshochschule oder der Xpert Business Prüfungszentrale Deutschland. Xpert Business Prüfungszentrale Deutschland Sofia Kaltzidou Tel kaltzidou@vhs-bw.de Web:

5 1 Xpert Business Kurs- und Zertifikatssystem Xpert Business (XB) ist das bundeseinheitliche Kurs- und Zertifikatssystem für kaufmännische und betriebswirtschaftliche Weiterbildung an Volkshochschulen und vielen weiteren Bildungsinstituten. XB-Kurse vermitteln seit über 10 Jahren fundierte Kompetenzen vom Einstieg bis zum Hochschulniveau. Bundesweit anerkannt. Praxisnah. Aktuell. Die Kurse zeichnen sich durch ihre besondere Praxisnähe und Aktualität aus: Von Anfang an lernen Sie anhand von aktuellen Beispielen und entwickeln Fähigkeiten, die Sie direkt im beruflichen Alltag einsetzen können. Dabei unterstützen Sie die vorliegenden Lehr- und Übungsmaterialien, welche passgenau auf die Xpert Business-Lernzielkataloge und Prüfungen abgestimmt sind. lernzielkataloge Die XB-Zertifikate und Abschlüsse werden an kooperierenden Kammern und Hochschulen als Studienleistungen anerkannt. Modular. Flexibel. Zukunftssicher. Die Kursmodule können Sie je nach Interesse und schon vorhandenen Kenntnissen auswählen und kombinieren. Nach jedem Kurs besteht die Möglichkeit, eine standardisierte Prüfung abzulegen. Bei Erfolg erhalten Sie ein bundesweit anerkanntes Zertifikat. Durch Kombinationen von Zertifikaten erreichen Sie übergeordnete Abschlüsse. Das modulare System und die bundesweit hohe Flächendeckung mit XB-Bildungsinstituten ermöglicht es Ihnen, Aufbaukurse nahtlos anzuschließen wann und wo Sie wollen: Einen in München absolvierten Buchhaltungs-Grundkurs können Sie z.b. später in Rostock durch einen Aufbaukurs ergänzen und zu einem Fachkraft- Abschluss führen. Viele positive Erfahrungen. Wir haben mit XB-Absolventinnen und Absolventen gesprochen: Sie berichten, was sie beim Lernen unterstützt hat, wie sie es geschafft haben, sich berufsbegleitend weiterzuqualifizieren, und wie sie mit Xpert Business ihre Karriere fördern konnten. erfahrungsberichte Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg in Ihrem Xpert Business-Kurs. Dr. Bernd Arnold Leiter Xpert Business Deutschland

6 1 Das Zusatzmaterial zum Buch Mit diesem Lehrbuch wird Ihnen ein Link bereitgestellt, unter dem Sie folgendes Zusatzmaterial online herunterladen können: Muster-Datenbestände, die Sie zum Bearbeiten der im Buch enthaltenen Übungen und Musterfälle benötigen. Neben jedem Musterfall finden Sie einen Hinweis auf den einzuspielenden Datenbestand. Eine Anleitung zum Einspielen der Muster-Datenbestände finden Sie im OnlineZusatzmaterial. Lösungen zu den Übungen und Musterfällen im Lehrbuch und zu den Musterprüfungen. Hilfreiche Informationen von der DATEV eg und dem EduMedia-Verlag.

7 Inhaltsverzeichnis I Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zu DATEV DATEV als Dienstleister für die Personalwirtschaft DATEV-Software für die Personalwirtschaft Die Software Institutionsverwaltung Die Software RZ-Kommunikation Die Software Zahlungsverkehr Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro und Lohn und Gehalt comfort Arbeiten mit DATEV Arbeitsplatz pro oder DATEV Mittelstand pro Aufbau des DATEV Arbeitsplatz pro Die Benutzeroberfläche von DATEV Mittelstand pro Der Navigationsbereich Der Arbeitsbereich Der Zusatzbereich Navigationsbereich und Zusatzbereiche anpassen Der DATEV Arbeitsplatz für Unternehmer Die Startseite Aktuelles Leistungsumfang von Lohn und Gehalt comfort Wichtige Programmfunktionen Zusammenspiel mit dem Rechenzentrum Zusammenspiel mit anderen Programmen Das Programm DATEV Mittelstand pro Das Programmfenster von Lohn und Gehalt comfort Mandantenübersicht Detailinformation Mandant Programmkomponenten und Zusatzprogramme Abrechnung Bescheinigungen Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro Datenübermittlung an statistische Ämter Zahlungsverkehr Elektronisches Wissen Lohn und Personal Das Hilfesystem im Programm Lohn und Gehalt comfort Die Programmhilfe in Lohn und Gehalt comfort LEXinform/Info-Datenbank pro

8 I Inhaltsverzeichnis 3 Institutions- und Stammdaten Institutionen in der Institutionsverwaltung So finden Sie die Institutionsdaten zu den Kreditinstituten So finden Sie die Institutionsdaten für das Betriebsstättenfinanzamt So finden Sie die Institutionsdaten zu den Krankenkassen So legen Sie eine Krankenkassengeschäftsstelle an So erfassen Sie die Bankverbindung der Krankenkasse So finden Sie die Institutionsdaten einer Berufsgenossenschaft Aktualisierung der Institutionsverwaltung über das Rechenzentrum Bedienung des Programms Lohn und Gehalt comfort DATEV Mittelstand pro auf Kanzleiebene Lohn und Gehalt comfort auf Mandantenebene Mitarbeiterebene Programmbedienung mit der Tastatur Übergreifende Daten auf Mandantenebene So prüfen Sie, ob erforderliche Lohnarten vorhanden sind So zeigen Sie die Ausgabeparameter an Anlegen von Firmen- bzw. Mandanten-Stammdaten So legen Sie einen Mandanten an So legen Sie die Bankverbindung an So legen Sie die Zahlungsweise fest So legen Sie die Erstattungsart im Aufwendungs-Ausgleichs-Gesetz-Verfahren (AAG) fest So legen Sie die Sozialversicherungsdaten an So legen Sie die Berufsgenossenschaft an So legen Sie die Finanzamtdaten an So legen Sie die Arbeitszeit fest So hinterlegen Sie zusätzliche Feiertage für ein Bundesland und den für Mandanten geltenden Urlaubsanspruch So geben Sie die Umrechnungsformel bei Teilmonaten ein So legen Sie die Konten für den Buchungsbeleg fest So prüfen Sie die Zuordnung von Lohnarten zu FIBU-Konten So legen Sie die Ausgabe von statistischen Werten auf dem Brutto-/Netto-Formular und dem Lohnkonto fest Exkurs: So richten Sie Kostenstellen ein Exkurs: Mehrere Betriebsstätten erfassen Exkurs: Firmenwagen anlegen Exkurs: Druck von Auswertungen So legen Sie die Anzahl der Duplikate fest

9 Inhaltsverzeichnis I 3.5 Mitarbeiter-Stammdaten So erfassen Sie die Personaldaten So erfassen Sie die Angaben zur Tätigkeit So erfassen Sie die allgemeinen Sozialversicherungsdaten So erfassen Sie die Daten zur Krankenkasse So erfassen Sie Steuerdaten So erfassen Sie die Entlohnungsdaten So erfassen Sie die vermögenswirksamen Leistungen So erfassen Sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit So erfassen Sie den Urlaubsanspruch So erfassen Sie Vorarbeitgeberwerte (sofern vorhanden) So erfassen Sie die Daten für die Unfallversicherung So erfassen Sie weitere Personal-Stammdaten Stammdaten zur Beschäftigung Stammdaten zur Sozialversicherung Stammdaten zur Steuer Stammdaten zu Arbeitszeiten Stammdaten zur Entlohnung Stammdaten zur Betrieblichen Altersvorsorge Stammdaten Besonderheiten Stammdaten Abschlagszahlungen Stammdaten individuelle Überweisungen Stammdaten Durchschnittserhöhungen Stammdaten Auswertungsdaten Stammdaten Baulohn Stammdaten Vortragswerte So geben Sie Bewegungsdaten auf Mitarbeiterebene ein So geben Sie Daten in den Kalender ein Lohn- und Gehaltsabrechnung (Januar) Erfassung der Arbeitsstunden Erfassen einer geringfügigen Beschäftigung Lohnabrechnung und Monatsabschluss So führen Sie eine Lohnabrechnung durch So führen Sie eine Wiederholungsabrechnung für einen Mitarbeiter durch So kontrollieren Sie die Auswertungen So geben Sie Auswertungen im PDF-Format aus So führen Sie einen Monatsabschluss durch Senden der Daten an das Rechenzentrum So schaffen Sie den Monatsabschluss, wenn Sie in Ihren Stammdaten die elektronische Übertragung von Daten hinterlegt haben Exkurs: Zahlungsträgererstellung von der Lohnabrechnung abkoppeln

10 I Inhaltsverzeichnis 5 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Februar) Vorarbeitgeberwerte eingeben Überstunden erfassen Nachberechnung von Bewegungsdaten Nachtarbeitszuschläge Exkurs: So übergeben Sie die Buchungsliste an die FIBU Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft erstellen Lohn- und Gehaltsabrechnung (März) Änderung von Stammdaten So hinterlegen Sie die Daten für Fahrtkostenzuschüsse So hinterlegen Sie die Daten für den Firmenwagen So erfassen Sie den abweichenden Stundenfaktor So erfassen Sie das Jobticket Lohn- und Gehaltsabrechnung (April) Rückwirkende Änderung von Festbezügen Lohnfortzahlung So rechnen Sie Lohnfortzahlungszeiträume ab Prüfen des Antrags auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Exkurs: Lohnfortzahlung für Stundenlöhne aus dem Durchschnitt der letzten drei Monate Standard-Lohnarten für die Berechnung der Lohnfortzahlung aus dem Durchschnittsverdienst der letzten drei Monate So legen Sie Durchschnittswerte bei Stundenlöhnen an Lohn- und Gehaltsabrechnung (Mai) So erfassen Sie sonstige Zulagen Mutterschutz Umsatzprovision Kürzungen von Festbeträgen bei Teillohnzahlungszeiträumen Fehlermeldung nach dem Monatsabschluss Lohnarten kontieren (LA 2003) Lohn- und Gehaltsabrechnung (Juni) Urlaub erfassen Einmalzahlungen am Beispiel Urlaubsgeld So legen Sie eine neue Lohnart an Lohn- und Gehaltsabrechnung (Juli) Austritt Beschäftigungsende Werkstudenten mit Anwendung der Gleitzone Arbeitsbescheinigung gem. 312 SGB III

11 Inhaltsverzeichnis I 11 Lohn- und Gehaltsabrechnung (August) Steuerklassenänderung mit Nachberechnung Abschlagszahlungen und Vorschüsse So erfassen Sie eine Abschlagszahlung So führen Sie eine Abschlagszahlung durch Mehrfachbeschäftigung Gleitzone Reisekosten erfassen So erfassen Sie steuerfreien Verpflegungsmehraufwand/Verpflegungszuschuss So erfassen Sie die Fahrtkostenerstattung mit dem eigenen Pkw So erfassen Sie den steuerfreien Übernachtungsmehraufwand Lohn- und Gehaltsabrechnung (September) Private Krankenversicherung Abweichende Arbeitszeit So legen Sie Lohnarten mit Folgelohnarten an So verknüpfen Sie zwei Lohnarten So geben Sie die Werkswohnung in die Abrechnung ein So ändern Sie den Fahrtkostenzuschuss So ändern Sie das Jobticket Lohn- und Gehaltsabrechnung (Oktober) Abrechnung von Mutterschaftsgeld Angaben beim Austritt Abrechnung von Abfindungen Pfändung So hinterlegen Sie eine Pfändung in den Mitarbeiter-Stammdaten So sehen Sie, wie sich die Pfändung auswirkt Lohn- und Gehaltsabrechnung (November) Betriebliche Altersvorsorge So hinterlegen Sie die Beträge zur betrieblichen Altersvorsorge - Pensionsfonds Freiwilliges Weihnachtsgeld Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)

12 I Inhaltsverzeichnis 15 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Dezember) Neuberechung der Mutterschutzfrist Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber So aktivieren Sie den Lohnsteuer-Jahresausgleich So überprüfen Sie die Urlaubsansprüche Jahresauswertungen So kontrollieren bzw. drucken Sie die für den Jahreswechsel benötigten Auswertungen Meldung an die Berufsgenossenschaft Jahresabschlussarbeiten Archivierung von Abrechnungsjahren und elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung Archivierung im DATEV-Rechenzentrum Elektronische Prüfung durch die Finanzverwaltung Musterprüfungen Anhang Mandanten- und Personal-Stammdaten Sachwortverzeichnis

13 Allgemeines zu DATEV In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die DATEV eg als Dienstleister für den Berufsstand der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte vor, aber auch als Dienstleister für die Schulen/Hochschulen, Volkshochschulen und Weiterbildungsinstitute. Sie erhalten einen Überblick über die Programme, die für die Lohnabrechnungserstellung eingesetzt werden können und deren Zusammenspiel. Der Ablauf der Lohnabrechnung mit DATEV wird Ihnen vor Augen geführt. Inhalt DATEV als Dienstleister für die Personalwirtschaft DATEV-Software für die Personalwirtschaft 11

14 1 Allgemeines zu DATEV 1.1 DATEV als Dienstleister für die Personalwirtschaft DATEV-Genossenschaft Dienstleistungsangebot Weiterbildung mit DATEV Die DATEV eg ist eine Genossenschaft, in der sich Angehörige des Berufsstandes der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte zusammengeschlossen haben, um gemeinsam die komplexen Aufgaben der Datenverarbeitung durch zentral organisierte Dienstleistungen zu bewältigen. Dabei bietet die DATEV ihre Datenverarbeitungs-Dienstleistungen nicht nur ihren Mitgliedern an. Auch Mandantenbetriebe können im Rahmen eines Mandantschaftsverhältnisses zu ihrem Steuerberater die Dienstleistungen der DATEV direkt in Anspruch nehmen. Im DATEV-Rechenzentrum werden monatlich ca. 10,0 Millionen Lohnabrechnungen durchgeführt. Alle gängigen Abrechnungsformen bis zur komplexen Baulohnabrechnung und Abrechnungen für den öffentlichen Dienst können erstellt werden. Aber auch für Abrechnungen, die direkt im Betrieb durchgeführt werden sollen, stellt die DATEV ein leistungsfähiges Lohnabrechnungs-Programm als so genannte In-House-Lösung zur Verfügung. Gesetzliche Änderungen und Neuerungen werden schnell und zuverlässig in das Programm eingearbeitet. Ebenso werden die Umlagesätze zur Krankenversicherung für alle Krankenkassen stets aktuell gepflegt. Vielfältige Programmlösungen, wie z.b. die Datenübermittlung an Institutionen oder die elektronische Archivierung von Daten, z.b. für das Prüfungswesen, bieten dem Anwender organisatorische Vorteile bei der Erstellung der Lohnabrechnung. Darüber hinaus stehen leistungsstarke, individuell konfigurierbare Personal-Managementsysteme zur Verfügung. Auch Randbereiche wie die Erstellung von Lohn-Bescheinigungen und die individuellen statistischen Auswertungsmöglichkeiten werden abgedeckt. Ein breites Angebot an Fortbildungsveranstaltungen zum Bereich Personalwirtschaft und individuelle Beratungs- und Consulting-Dienstleistungen machen die DATEV zum Volldienstleister für den oben genannten Berufsstand ebenso wie für Schulen, Hochschulen, Volkshochschulen und Weiterbildungsinstitute. Den Schulen, Hochschulen, Volkshochschulen und Weiterbildungsträgern stellt die DATEV ihre Schulungssoftware kostenlos zur Verfügung, um eine umfassende und qualitativ hochwertige Ausbildung im Umgang mit verschiedenen Programmen zu gewährleisten. 1.2 DATEV-Software für die Personalwirtschaft Grundsätzlich stehen dem Anwender zwei unabhängige Programmlösungen zur Lohnabrechnungserstellung zur Verfügung: In-house Lohn mit "Lohn und Gehalt comfort" Lohn im Rechenzentrum mit "LODAS comfort" (LODAS = Lohn Datenerfassungsund Dialogsystem) 12

15 Allgemeines zu DATEV 1 Dieses Lehrbuch führt in die Anwendung des Programms Lohn und Gehalt comfort von DATEV ein. Lohn und Gehalt comfort unterstützt Sie effizient bei der Lohnabrechnung. Hierzu gehört nicht nur die Erfassung, Verwaltung und Speicherung der Stamm-, Bewegungs- und Abrechnungsdaten vor Ort, sondern auch die Verwaltung von Auswertungen und das einfache Erstellen von Bescheinigungen. Mit dem neuen Programm DATEV Arbeitsplatz pro für Steuerkanzleien oder DA- TEV Mittelstand pro für Unternehmen 1 haben Sie zudem die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Statistiken und Berichte zu erstellen. Die folgende Abbildung veranschaulicht, welche DATEV-Software noch für die Erstellung einer Lohnabrechnung von Bedeutung sind und welche Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Programmen bestehen. Das Programm Lohn und Gehalt comfort weitere DATEV-Programme Die Software Institutionsverwaltung Bei der EDV-gestützten Lohnbuchhaltung muss auf eine Vielzahl von Stammdaten diverser Institutionen zurückgegriffen werden: Kreditinstitute Krankenkassen Versorgungswerke Landesverbände der Krankenkassen Finanzämter Berufsgenossenschaften Gemeinden Stammdaten von Institutionen 1 hierzu siehe mehr in Kapitel 2 13

16 1 Allgemeines zu DATEV Die Institutionsverwaltung dient der zentralen Verwaltung dieser Stammdaten und ist im DATEV Arbeitsplatz pro bzw. im DATEV Mittelstand pro integriert. Sämtliche Institutionsdaten, die in den Lohnabrechnungen verwendet werden, übernimmt das Programm Lohn und Gehalt comfort aus der Institutionsverwaltung. Dort können die Beitragssätze und alle gespeicherten Werte eingesehen werden. zentrale Verwaltung im Rechenzentrum Die Institutionsdaten werden von DATEV im Rechenzentrum gepflegt und können von dort auf ihren PC übertragen werden. Dies sollte regelmäßig geschehen, damit stets mit den aktuellen Institutionsdaten abgerechnet wird. Dazu kann aus dem Programm DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro heraus eine sofortige oder eine termingesteuerte automatische Aktualisierung erfolgen. Die Software RZ-Kommunikation Eine weitere Software übernimmt die Datenfernübertragung (DFÜ) zwischen dem Anwender-PC und dem DATEV-Rechenzentrum. Mit Hilfe des Programms RZ- Kommunikation können die Sende- und Holvorgänge durchgeführt werden, die vor allem für den Abruf der ELSTAM-Daten von der Finanzverwaltung wichtig sind. Die jeweiligen Daten können sofort im Rahmen von Einzelanschaltungen oder gesammelt in einer Anschaltung übertragen werden (DFÜ-Sammler). Die Software Zahlungsverkehr Mit dem Programm Zahlungsverkehr können Zahlungsdaten übergeben, bearbeitet und ausgegeben werden. Es ist möglich, Datenträger zwecks Datentransport zu erstellen oder die Daten im Rahmen der Datenübermittlung über das Rechenzentrum an das entsprechende Kreditinstitut weiterzuleiten. Auch Auslandsüberweisungen sind möglich. Das neue SEPA-Verfahren 1, das ab Februar 2014 Pflicht bei allen Überweisungen und Lastschriften im Euroraum wird, ist in den DATEV Programmen bereits umgesetzt. 1 SEPA = Single Euro Payments Area = Einheitl. Euro-Zahlungsverkehrsraum 14

17 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro und Lohn und Gehalt comfort DATEV hat alle Programmoberflächen neu strukturiert. Die Programme sind bereits umgestellt und im neuen DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro integriert. Die Mandanten werden jetzt bereits zentral auf der Oberfläche des DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DA- TEV Mittelstand pro erfasst. Die Institutionen sind hier ebenfalls in den Stammdatenübersichten unter Organisation enthalten und werden auch hier gewartet. Inhalt Arbeiten mit DATEV Arbeitsplatz pro oder DATEV Mittelstand pro Der DATEV Arbeitsplatz für Unternehmer Leistungsumfang von Lohn und Gehalt comfort Das Programm DATEV Mittelstand pro Das Programmfenster von Lohn und Gehalt comfort Programmkomponenten und Zusatzprogramme Elektronisches Wissen Lohn und Personal Das Hilfesystem im Programm Lohn und Gehalt comfort 15

18 2 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro Arbeiten mit DATEV Arbeitsplatz pro oder DATEV Mittelstand pro Je nachdem, ob Sie DATEV in einer Steuerkanzlei oder einem Unternehmen nutzen, arbeiten Sie mit dem zugehörigen Programm. Die Benutzeroberflächen der beiden Software-Versionen sind sich ähnlich, wobei der DATEV Arbeitsplatz pro den Kanzleiarbeitsplatz wiedergibt und das Mittelstandspaket über alle erforderlichen Programme für die betriebswirtschaftliche Abwicklung eines Unternehmens verfügt 1. Zum Öffnen des gewünschten Programms klicken Sie zunächst auf Start und wählen dann die Schaltfläche Programme/DATEV aus. Klicken Sie auf DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro und die entsprechende Benutzeroberfläche öffnet sich. Aufbau des DATEV Arbeitsplatz pro Unter der Benutzeroberfläche des Arbeitsplatz pro finden Sie den Menüpunkt Hilfe, wo Sie zwischen der Programmhilfe, selbstablaufenden Schnelleinstiegen und interaktiven Umstiegshilfen ( Wo finde ich was ) wählen können. Im Zusatzbereich Hilfe finden Sie Hilfen zum aktuellen Arbeitsbereich. Durch Klick auf diese Links können Sie neue Mandanten-, Verwaltungs-, oder Nachfolgeaufträge anlegen. 1 DATEV bietet für Kunden der Schul- und Hochschulbetreuung sowohl DATEV Arbeitsplatz pro als auch DATEV Mittelstand pro an - welche Version verwendet wird, sollte anhand der überwiegend angebotenen Weiterbildungsangebote eingeschätzt werden. 16

19 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro... 2 Mit der standardmäßig eingestellten Schnellsuche können Sie nach einem Namen oder einer Mandantennummer suchen. Nach Aktivierung des Kontrollkästchens Erweiterte Suche kann der Suchbereich eingeschränkt werden, z.b. alle Mandanten, die mit A beginnen. In den DATEV pro-programmen können Sie über das Sucheingabefeld neben dem DATEV-Logo direkt eine Suche in LEXinform/Info-Datenbank pro starten. Im Bereich Aufträge werden Ihnen die Mandantenaufträge von Eigenorganisation pro angezeigt. Im Bereich Unsere Kanzlei werden neben der Mandantenliste auch die Geschäftsfeldübersichten angezeigt. Hier wird Ihnen z.b. die Liste der Aufträge angezeigt. Diese Anzeige können Sie formatieren oder zusätzliche Spalten wie Deckungsbeitrag oder Statusinformationen aufnehmen. Bei Beitragsfeldern wird automatisch eine Summe gebildet. Über die Programmsuche können Sie nach Ihren DATEV-Programmen und weiteren von Ihnen genutzten Programmen suchen und diese starten. Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links finden Sie Programmfunktionen von Eigenorganisation pro, die Sie im aktuellen Arbeitszusammenhang unterstützen. Im Zusatzbereich Programm öffnen können Sie Anwendungen mit Auftragsbezug oder auch ohne Auftragsbezug starten. Die Schnellinfo Leistungsübersicht 11 zeigt Ihnen an, welche Leistung Sie für den jeweiligen Mandanten erbringen. Durch Doppelklick öffnen Sie das gewünschte Programm. Über die Schnellinfo Auswahl in der Menüleiste 12 können Sie sich weitere Schnellinfos, z.b. Stammdaten oder Auftragsdetails, anzeigen lassen. Der Eintrag Wissensvermittlung 13 ermöglicht Ihnen den zentralen Aufruf von LEX inform pro/datev Elektronisches Wissen pro sowie der Expertisen- und Gestaltungssysteme. Der DATEV Arbeitsplatz pro ist für die Zukunft die zentrale Drehscheibe für den Zugriff auf alle Daten und Programme. Eine kurze Einarbeitung und Erläuterung wird über die Hilfe in Schnelleinstieg DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DA- TEV Mittelstand pro geboten. Auf die einzelnen Funktionen des Arbeitsplatz pro soll in diesem Buch nicht tiefer eingegangen werden. Stattdessen wird ab hier mit der Oberfläche des DATEV Mittelstand pro gearbeitet. 17

20 2 Einführung in DATEV Arbeitsplatz pro bzw. DATEV Mittelstand pro... Die Benutzeroberfläche von DATEV Mittelstand pro Das Mittelstandspaket ist ähnlich wie der DATEV Arbeitsplatz pro aufgebaut, so dass Sie auch mit der nachfolgenden Beschreibung im DATEV Arbeitsplatz pro arbeiten können. An einigen Stellen werden Sie sehen, dass beim DATEV Arbeitsplatz pro immer vom Mandanten und von der Mandantenverwaltung die Rede ist, während bei DATEV Mittelstand pro vom Unternehmen bzw. Unternehmer gesprochen wird. Die Benutzeroberfläche von DATEV Mittelstand pro besteht aus folgenden Bereichen: Menüleiste und Symbolleiste Navigationsbereich mit Navigationsschaltflächen und der Übersicht Arbeitsbereich Zusatzbereich Jeder der vier Bereiche kann über das Symbol X (Schließen) geschlossen werden. Zusätzlich können der Navigations- und Zusatzbereich sowie die Schnellinfo durch Klick auf das Symbol (automatisch einklappen) minimiert werden. Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche näher vorgestellt. 18