Kurzanleitung: In vier Schritten zum Newsletter

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1 Kurzanleitung: In vier Schritten zum Newsletter 1 Newsletter erstellen 1. Sprachversion Newsletter erfassen/editieren Bilder erfassen: Sprachneutrales Bild Bilder erfassen: Mehrsprachiges Bild Links erfassen PDF zum Download zur Verfügung stellen Modul aus Archiv einfügen Newsletter erstellen - Weitere Sprachversionen Preview prüfen und Testversand auslösen Newsletter versenden Jetzt senden Zeitgesteuert senden Mayoris AG

2 Newsletter erstellen 1. Sprachversion 1.1 Newsletter erfassen/editieren 1. Startseite: Klicken Sie auf den Newsletter erstellen -Button Mayoris vergibt einen Newsletter-Namen. Ändern Sie diesen bei Bedarf in einen sprechenden Namen, damit Sie den Newsletter später im Archiv besser wieder finden können. 2 Betreff in allen Sprachen erfassen 3 Empfänger auswählen, falls mehrere Themen/Listen zur Auswahl stehen (siehe Punkt 3.) 4 Bei Bedarf Newsletter Titel anpassen 5 Speichern 1

3 3. Empfänger auswählen (nur nötig wenn mehrere Themen/Channels zur Auswahl stehen): 1 Klick auf Radio-Button Thema 2 Mindestens 1 Thema auswählen (Checkbox(en) ankreuzen) 3 Speichern 4 Schliessen 5 Die ausgewählten Empfänger werden angezeigt. Eindeutige Abonnenten: Wird ein Newsletter an mehrere Themen/Channels verschickt, wird das Total unter Abzug der Mehrfachabonnenten berechnet. Versand an eine Zielgruppe: 1 Klick auf Radio-Button Zielgruppe 2 Gewünschten Tab auswählen (Zielgruppe oder Externe Selektion) 2

4 3 Zielgruppe oder Externe Selektion mit Klick auf das grüne Häkchen übernehmen 4 Die ausgewählte Zielgruppe oder Externe Selektion wird angezeigt. 4. Sprachversion erstellen/bearbeiten: Klick auf den Button Bearbeiten der gewünschten Sprachversion. 5. Jeder Inhaltsbereich Ihres Newsletters ist ein so genanntes Modul. Das erste Modul (Intro) ist automatisch enthalten; beliebige weitere Module können hinzugefügt werden. Zuerst sollte das Intro-Modul bearbeitet werden: Der Klick auf Symbol öffnet den Bearbeitungsmodus des Intros. 3

5 6. 1 Bei Bedarf eigenen Modulnamen erfassen (Das System vergibt automatisch einen Namen; Module mit sprechendem Namen können jedoch später im Archiv einfacher wieder gefunden werden) 2 Anrede wählen 3 Text eingeben und formatieren, allfällige Links einfügen 4 Speichern 7. Wichtig: Jeder Mayoris Newsletter wird im Format Multipart respektive den zugrunde liegenden Format-Varianten HTML und Plain Text versandt. Um Ihnen die Erstellung der Newsletter zu erleichtern, erstellt Mayoris die Format-Variante Plain Text automatisch auf der Basis der HTML-Variante. Die Plain Text-Variante sollte jedoch immer noch überprüft und wenn nötig angepasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klick auf den grünen Pfeil "Plain Text bearbeiten". Plain Text überprüfen und wenn nötig anpassen: Löschen Sie ungewollte Umbrüche oder fügen Sie Formatierungen wie Sternchen, Linien etc. hinzu. 4

6 Die modulweise Bearbeitung der Plain Text-Version ist ein wichtiger Schritt! Das Redigieren der gesamten Plain Text Message am Schluss ist eine schlechte Alternative, da hier vorgenommene Änderungen nicht in die abgespeicherte Basis des Moduls übernommen werden! Folge: Wird nachträglich etwas am Newsletter verändert, oder soll das Modul in einem anderen Newsletter wieder verwendet werden, muss der Plain Text des Moduls erneut redigiert werden. 8. Klick auf "Exit", um das Modul zu schliessen und evtl. weitere Module zu erfassen. Das soeben erstellte Modul wird in der Bearbeitungs-Ansicht des Newsletters angezeigt: 5

7 9. Klick auf "Modul erstellen", um neues Modul zu erfassen 10. Gewünschte Modulvorlage durch Anklicken auswählen 6

8 11. 1 Modulnamen erfassen 2 Titel erfassen 3 Verzeichnis-Eintrag erfassen, sofern dieser nicht identisch ist mit dem Titel 4 Text erfassen und wenn nötig formatieren. 5 Speichern Während der Texteingabe berechnet Mayoris automatisch die Optimale Bildhöhe in Pixel. Die Optimale Bildhöhe informiert Sie darüber, wie hoch das Bild idealerweise sein sollte, damit Text und Bild im fertigen Newsletter gleich hoch sind. Formatieren Sie Ihr Bild so, dass dessen Höhe exakt der optimalen Bildhöhe entspricht (oder höher). 7

9 12. Klick auf Bild einfügen / bearbeiten Neues Bild erstellen: Klick auf Bestehendes Bild übernehmen: Klick auf Ein bestehendes Bild finden Sie mit Hilfe der Volltextsuche. Weist auf ein mehrsprachiges Bild hin Zeigt die Vorschau Fügt das Bild ein (alle Sprachversionen) 8

10 1.2 Bilder erfassen: Sprachneutrales Bild 1 Namen des Bildes eingeben 2 Klick auf, um die Bild-Datei hochzuladen 1 Bild mit "Durchsuchen" laden und Doppelklick auf die gewünschte Bild-Datei 2 Bild hochladen 9

11 1 Alternativ-Text in allen Sprachen erfassen; Falls dieser in allen Sprachen identisch ist, muss er nur einmal erfasst und mit Klick auf den Radio Button Std (= Standard) bezeichnet werden. Der Standard- Alternativ-Text wird dann in allen Sprachversionen eingesetzt. 2 Bild speichern 1.3 Bilder erfassen: Mehrsprachiges Bild Mayoris ist umfassend mehrsprachenfähig. Das bedeutet, dass jedes im Newsletter verwendete Element wenn nötig automatisch in allen benötigten Sprachversionen zur Verfügung gestellt wird. Der Autor muss lediglich die Texte übersetzen und diese der richtigen Sprachversion zuweisen. Nicht nur Links und Text, auch Bilder können mehrsprachig sein wenn sie Text enthalten. Ist ein Bild einmal in allen Sprachversionen im System erfasst, kann dieses beliebig oft wieder verwendet werden und wird jeweils automatisch in der richtigen Sprachversion eingefügt. So gehen Sie vor, um ein mehrsprachiges Bild zu eröffnen: 10

12 1 Option Mehrsprachig wählen 2 Namen des Bildes eingeben 11

13 1 Bild-Dateien aller Sprachversionen hochladen 2 Alternativ-Text in allen Sprachen erfassen Falls dieser in allen Sprachen identisch ist, muss er nur einmal erfasst und mit Klick auf den Radio Button Std (= Standard) bezeichnet werden. Der Standard- Alternativ-Text wird dann in allen Sprachversionen eingesetzt. 3 Bild speichern 12

14 1.4 Links erfassen Klick auf den Button Link einfügen. Alle bisher in Mayoris erfassten Links werden im Link-Grid dargestellt. Suchen Sie den gewünschten Link über die Volltextsuche oder erstellen Sie einen neuen Link: 13

15 Klick auf den Button Link erstellen (grünes Plus); ein neuer Link wird eröffnet. 1 Namen des Links erfassen; vergeben Sie sprechende Namen, um den Link später einfacher wieder finden zu können. 2 Ziel-URLs jeder Sprachversion erfassen 3 Speichern 4 Jeder Link kann mit Klick auf die Weltkugel getestet werden Tipp: Ändert sich eine Link-URL nach dem Versand des Newsletters, können Sie mithilfe der Linkdatenbank dafür sorgen, dass der Link auch in bereits versandten Newslettern nach wie vor funktioniert; suchen Sie einfach den bestehenden Link und geben Sie die neue URL ein. Fertig. 1.5 PDF zum Download zur Verfügung stellen Mayoris ermöglicht es Ihnen, PDF- und andere Dokumente online zum Download zur Verfügung zu stellen, ohne dass Sie diese auf Ihrem eigenen Webserver hosten müssen. Um eine Datei für den Download via Newsletter bereitzustellen, gehen Sie wie folgt vor: 14

16 Falls PDF mehrsprachig: Option mehrsprachig wählen 2 Namen des PDFs eingeben 3 Klick auf, um PDF-Dateien hochzuladen 4 PDF speichern 3. Der Link zum PDF wird automatisch in der Link-Datenbank erstellt. Um dem Abonnenten die PDF-Datei zur Verfügung zu stellen, muss nun nur noch der entsprechende Link in den Newsletter eingefügt werden. Mayoris ergänzt einen PDF-Link automatisch mit einem entsprechenden Hinweis 15

17 (z.b. PDF, 76 KB ). 1.6 Modul aus Archiv einfügen Mayoris legt alle bereits erstellten Newsletter-Module im Archiv ab. So können Sie diese später jederzeit erneut verwenden und für den aktuellen Gebrauch anpassen. Um ein Modul aus dem Archiv einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Neues Modul erstellen. Innerhalb des neu eröffneten Moduls auf Archiv klicken.. 2. Die Modul-Datenbank wird geöffnet. Mit Klick auf Modul einfügen das gewünschte Modul wählen und einfügen. 3. Der Inhalt des Moduls wird aus dem Archiv eingefügt. Falls nötig, kann das Modul beliebig angepasst werden. Das ursprüngliche, im Archiv gespeicherte Modul wird dadurch nicht verändert. 16

18 2 Newsletter erstellen - Weitere Sprachversionen Sprachversion wechseln Mayoris erstellt mehrsprachige Newsletter soweit möglich automatisch. So werden Bilder und Links immer automatisch in allen vorhandenen Sprachversionen eingefügt, sobald diese einmal korrekt auf der Datenbank hinterlegt wurden. Je nach Vorliebe kann die Erfassung der Sprachversionen je Sprach-Message (1) oder modulweise (2) geschehen. Dem entsprechend erfolgt der Wechsel der zu bearbeitenden Sprachversion erfolgt entweder - in der Newsletter-Editor-Ansicht... (1) -...oder im Modul-Editor (2) Modul deaktivieren Soll ein Content in einer Sprachversion nicht verwendet werden (z.b., wenn ein Wettbewerb oder eine Aktion nur für eine Sprachregion gilt), kann das Modul durch die Aktivierung des Radio Buttons Inaktiv in der entsprechenden Sprachversion deaktiviert werden. In der Newsletter Editor-Ansicht wird das Modul entsprechend markiert. 17

19 3 Preview prüfen und Testversand auslösen 1. Nachdem alle Sprachmessages erfasst und die Plain Text-Version überprüft sind, kann der Newsletter mit Klick auf "Vorschau" in seiner endgültigen Form angezeigt werden. 18

20 In der Vorschau lässt sich der Newsletter in den Format-Varianten HTML und Plain Text überprüfen und testen, noch bevor ein Testversand ausgelöst wird; alle Links (bis auf die Formularlinks "Abmelden", "Profil ändern" und "Weiterleiten") funktionieren bereits in der Vorschau. Der Newsletter wird in der Vorschau exakt so dargestellt, wie er anschliessend als versandt wird. Wichtig: Benutzen Sie unbedingt die "Vorschau"-Funktion! Allfällige Fehler können so vor dem Testversand entdeckt und behoben werden! 2. Ein Testversand sollte erst ausgelöst werden, wenn bei der Prüfung des Newsletters in der "Vorschau" keine offensichtlichen Fehler mehr entdeckt wurden. Der Testversand-Dialog öffnet sich beim Klick auf das Icon Testversand auslösen. 19

21 Wählen Sie die -Formate aus, die Sie an die Test-Leser verschicken möchten. Alle bereits erfassten Testleser befinden sich sowohl in den von Ihnen erstellten Test- Gruppen-Tabs sowie im Tab Alle Test-Leser. Wählen Sie die Test-Leser aus, die einen Test erhalten sollen. Durch Markieren der Checkbox in der entsprechenden Sprachversion definieren Sie, welche Sprachversionen an welche Testleser versandt werden. Fehlt ein Testleser? Klicken Sie auf Lesers. und erfassen Sie die Daten des gewünschten Test- 3. Klicken Sie auf Testversand auslösen. Sobald ein Testversand ausgelöst wurde, wird die Versand-Funktion aktiviert. Wird der Newsletter nach dem Testversand verändert, wird die Versand-Funktion wieder blockiert, bis ein erneuter Test versandt wurde. 20

22 4 Newsletter versenden Um einen Newsletter zu versenden, klicken Sie auf das Icon Zur Versandplanung. Dieses ist aktiv, sobald ein Testversand ausgelöst wurde und wenn Sie über die zum Versand notwendigen Benutzerrechte verfügen (Publisher / Administrator). Sie haben die Wahl zwischen - Jetzt senden - Zeitgesteuert senden 21

23 4.1 Jetzt senden 1. Klick auf Versand jetzt auslösen. 2. Der sofortige Versand des Newsletters wird bestätigt. 3. Der Versand kann durch Klick auf gestoppt werden; der Versand wird dann unterbrochen, noch nicht zugestellte Mails werden nicht mehr ausgeliefert. 22

24 4.2 Zeitgesteuert senden 1. 1 Versanddatum auswählen 2 Uhrzeit auswählen 3 Klick auf Versandplanung speichern 2. Versandplanung wird bestätigt. 23

25 3. Die Versandplanung kann durch Klick auf aufgehoben werden. Der Newsletter wird dann wieder in die Rubrik Entwürfe aufgelistet. Eine weitere Bearbeitung resp. die Neuplanung des Versands ist dann möglich. Ist der Versand im Gang, kann er durch Klick auf gestoppt werden; der Versand wird dann unterbrochen, noch nicht zugestellte Mails werden nicht mehr ausgeliefert. Mayoris AG D4 Platz 4 CH-6039 Root-Luzern Tel

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