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1 Clouddienste für den Büroalltag Willkommen in der Cloud! Von der Buchhaltung bis zum Teamwork: Längst können auch kleine Unternehmen und Startups weitere Teile ihres Geschäftsalltags per Webbrowser bewerkstelligen. Wir helfen Ihnen, den Markt zu entdecken und zeigen, worauf dabei zu achten ist Von Alexander Roth Auch wenn Sie vom Cloud Computing noch nie etwas gehört haben, nutzen sie es mit Sicherheit schon längst: Sie schreiben s. Der virtuelle Briefverkehr ist Cloud Computing der klassischen Art: Anwender nutzen Dienste aus dem Internet, in Fachkreisen Wolke oder Cloud genannt. Cloud-Dienste werden per Mietmodell in Anspruch genommen. Private -Konten sind meist werbefinanziert und damit kostenlos, Anwender mit gehobenen Ansprüchen wie etwa Unternehmen hingegen zahlen dafür. Darum geht es beim Cloud Computing: IT-Diensten aus der Wolke werden im flexiblen Mietmodell konsumiert - Einzige Voraussetzungen sind eine schnelle Internetverbindung und ein aktueller Webbrowser. IT-Experten bezeichnen das, was die Cloud derzeit mit Unternehmens-IT anrichtet, als deutlich einschneidender als das, was einst die Einführung von Servern bedeutete. Denn Server ermöglichen erst vernetztes Arbeiten - aber: Sie sind seit jeher teuer, womit ihre Dienste meist nur großen Firmen und Konzernen vorbehalten sind. Die Cloud liefert dagegen diese Serverdienste schlüsselfertig und im günstigen Mietmodell vor die Haustür denken Sie nur an die s, für die eben komplizierte Server-Architekturen nötig sind. Wer am meisten profitieren kann, sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Von der Buchhaltung bis zum Teamwork, warten in der Wolke viele praktische Dienste darauf, entdeckt und genutzt zu werden. Wir helfen Ihnen, den Markt kennenzulernen und zeigt, worauf bei der Auswahl zu achten ist. Keine Angst vor den Begriffen Wer sich für Dienste aus dem Internet interessiert, wird schnell bombardiert mit einer Unmenge an Begriffen: Software as a Service (SaaS), IaaS (Infrastruktur - aas), PaaS (Plattform aas), Application-Service-Providing (ASP), On Demand, Cloud, und Webapps sind nur eine kleine Auswahl der Termini, die sich rund um das Wolkengeschäft tummeln. Doch keine Angst: Gerade im Einsteigerumfeld meinen die Hersteller alle letztlich das Gleiche. Softwaredienste werden zentral auf einem Server bereitgestellt und per Web angeboten. Zugriff erfolgt in der Regel per Webbrowser (in manchen Fällen lassen sich Dienste auch direkt in installierte Anwendungen einbinden). Webdienste werden im

2 Mietmodell abgerechnet, und - egal, um welche Form des Cloud-Geschäfts es sich handelt: Die Daten liegen immer beim Provider. (Falls es Sie interessiert: Die Begriffsunterschiede liegen im Detail. Während SaaS ganz allgemein das Bereitstellen von Software-Diensten per Internet meint, bezeichnet IaaS und PaaS die Bereitstellung kompletter Infrastruktur- und Plattformdiensten übers Web. On Demand wechselt einfach die Betrachtungsweise und bezieht sich auf den Kunden: Er nimmt die Leistungen nur gemäß seines Bedarfs in Anspruch. Webapps heißen di bereitgestellten Applikationen selbst, und der Begriff ASP hat vielerorts ausgedient, weil er für die ersten SaaS-Versuche zu Zeiten des Millenniumswechsels stand, als die Bandbreiten überall zu gering waren und damit einen verfrühten Erfolg der Cloud verhinderten.) Welche Dienste es bereits gibt Die Auswahl der für KMU geeigneten Webapps ist immens: Neben Webbrowser- Lösungen für Kundenbetreuung, Projektkoordination, Teamwork, Zeitmanagement oder Buchhaltung liefert der Markt Weblösungen für Rechnungsstellung online, Dienste zur Terminkoordination oder die Personaleinsatzplanung. Auch lassen sich per Browser komplette Internet-Marketingstrategien und -Gewinnspiele umsetzen, auf Wunsch geht man per SaaS auf Bewerbersuche, errichtet einen Onlineshop, verbessert seinen Kundensupport, speichert Gesetzeskonform seine Daten oder verlagert die Telefonie ins Internet. Und schließlich gibt es noch die kleinen Helferlein für den Alltag: Editoren für Powerpoint-Präsentationen, Dateiformats-Umwandler, Druckhilfen und gemeinsame Terminfindung. Auf Branchen zugeschnittene SaaS-Dienste runden den Markt schließlich ab, wie Software für Agenturen, Makler oder Anbieter von Ferienhäusern. SaaS-Lösungen sind in der Regel einfach und intuitiv zu bedienen, kennen die klassischen Alltagsprobleme und Anforderungen und bedürfen keinerlei Schulungen. Sie bieten Schnittstellen für den Daten Im- und Export sowie die Synchronisation (etwa von - Verzeichnissen), und liefern ein praktikables Rechtemanagement - bei Projekten gibt es etwa einen Teamkoordinator und Zugänge für die Mitarbeiter, denen wiederum verschiedene Rollen zugewiesen werden kann - und mobile Anbindbarkeit. Iphones, Android-Telefone als Teil des Unternehmensworkflows: Schnittstellen in SaaS-Lösungen machen es möglich und unterstreichen das Wesen der Cloud: Zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Stellen Sie sich vor, Sie führen ein kleines Unternehmen, das mit Schwächen in der Kundenbetreuung zu kämpfen hat. Sie mieten sich nun ein per SaaS-Modell angebotenes CRM-System, das ein einfach per Webbrowser zu bedienen ist und umfangreiche Services wie ein Ticketsystem für Kunden enthält, das Sie wiederum auf Ihre Homepage stellen können ein klassisches Feature eines solchen Clouddienstes. Im Nu sind die alten Probleme Vergangenheit: Kundendaten wie -Anfragen können von allen Mitarbeitern jederzeit transparent eingesehen und bearbeitet werden. Denn das Ticketsystem sortiert nicht nur die Anfragen, auch die interne Kundenkommunikation - über alle Kanäle wie s, Chats und Telefonate - lässt sich miteinbinden und offene Aufgaben Mitarbeitern zugeordnet werden. Dank einer Schnittstelle für Iphones, Blackberries und Smartphones

3 gehen diese Infos auch unmittelbar an die Aussenmitarbeiter. Und wer zum Beispiel saisonbedingt die Mitarbeiterzahl verändert, passt den Mietvertrag dieser CRM-Lösungen einfach an die jeweiligen Bedingungen an. Wer braucht für eine solche Lösung schon noch einen Server? Gleich loslegen? Wie stark der Markt boomt, zeigen die Zahlen, die erst jüngst auf der CeBIT im vorigen Monat bekannt wurden: Allein in Deutschland rechnet der Branchenverband BITKOM im Umfeld von Cloud Computing mit einem Anstieg des Gesamtumsatzes von 1,14 Milliarden Euro auf 8,2 Milliarden Euro bis 2014, bei jährlichen Wachstumsraten im dicken zweistelligen Bereich. Es winken die Vorteile: Cloud Computing erweist sich dank flexibler Mietmodelle oft als die günstigere Variante, gerade wenn es den Kauf von Server-Hardware erübrigt. Webdienste sind dank SSL-Verschlüsselung und weiterer virtueller Riegel sicher, zudem ist Support und regelmäßige Wartung meist inbegriffen, was lästige Updates erspart. Dagegen stehen die Gefahren: Wer auslagert, gibt selbst Geschaffenes und oft Wertvolles aus der Hand. Egal ob es sich um Kundendaten, wirtschaftliche Kennzahlen, Mitarbeiterzeiten oder Spesenabrechnungen handelt: Es muss immer heißen: Trau, Schau, Wem So verloren erst jüngst Ende Februar weltweit Kunden eines Markführenden Provider durch eine Panne sämtliche Ihrer s - unwiderrufbar. Schadensersatz war gemäß der Richtlinien nicht drin. Das war allerdings nicht weiter verwunderlich, da es sich um das kostenlose, werbefinanzierte Privatkundengeschäft des Anbieters handelte, aber es zeigt die Tendenz auf der Fehler lag woanders, die Kunden schauten in die Röhre. So ist die Lösung im Vertrag zwischen Anbieter und Kunde zu finden. Bei Cloud- Angeboten im Umfeld von Firmenlösungen kommen hier oft so genannte Service Level Agreements (SLAs) zum Einsatz. Hier sollten zum einen zentrale Fragen geklärt sein, etwa, unter welchen Konditionen gekündigt werden kann, oder ob Subunternehmer eingebunden sind. Zum anderen sollten Kunden vor Vertragsabschluss bei Cloud-Services immer berücksichtigen, dass - so profan es auch klingen mag auch hier hinter den Anbietern nur Menschen stehen. Falsche Beratung, Programmierfehler, Datenverlust bei unzulänglicher Serverwartung, Virenbefall, und Leistungsverzögerungen sind etwa typische Gefahren das SaaS-Geschäfts, die es in den SLAs vertraglich zu regeln gilt.

4 Schließlich ist der Ort der Datenspeicherung ein Thema: Selbst wenn der Dienstleister äußerst sorgsam agiert, gilt stets das Rechtssystem des Landes, in dem die Daten physikalisch gespeichert sind. Und das kann deutlich von deutschen und europäischen Regulierungen abweichen. Cloud-Anbieter sollten zu allen genannten Punkten transparent Auskunft geben können, im besten Falle bereits auf der eigenen Homepage - etwa unter den FAQs - oder zumindest telefonisch. Ist meine Firma reif für die Cloud? Prinzipiell gilt: Jeder ist reif für die Cloud. So, wie wir unser Privatleben zunehmend ins Internet verlagern und hier dessen Vorteile suchen, sollten auch Firmen darüber nachdenken, um mit ihrem Wettbewerb Schritt zu halten. Natürlich mit Bedacht: Transparente Verträge seitens der Anbieter helfen beim Einstieg. Spannend wird es, wenn die Cloud Firmenchefs zum Umdenken bringt: Wo lassen sich Workflows dank der neuen Möglichkeiten überdenken, wie etwa im Falle des Beispiels? Lassen sich gar Servicezweige einführen, die früher undenkbar waren? Die Ausrede, der Markt biete kleinen Unternehmen nicht genügend Auswahl, gilt jedenfalls nicht mehr. Beispiele: Projekte und Mitarbeiteraufgaben lassen sich mit Yemio koordinieren, auf Wunsch auch per Blackberry oder Iphone.

5 Mitarbeiterzeiterzeiten im Web erfassen: Timicx steht bereit.

6 Der Dienst Onoffice richtet sich eigens an die Immobilienwirtschaft: Per Webbrowser lassen sich Immobilien leicht verwalten.

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