Lohn/Gehalt SBS Lohn plus

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1 Schulungs- und Anwendungshandbuch auch für das Selbststudium geeignet Vorabversion derzeit noch in Bearbeitung siehe zzz bzw. yyy Lohn/Gehalt SBS Lohn plus Version Anwendung, Jahreswechsel, Zusatzmodule Internet: Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 1 / 274

2 Inhalt Seite 1 Vorstellung dieses Schulungs- und Anwendungshandbuches Tag 1 Grundlagen, Systemaufbau, Menü-/Hilfesystem, Stammdaten Tag 2 Firmenneueinrichtung, Standardauswertungen und Jahreswechsel Tag 3ff Aufbauseminar zu Sonderthemen (Kurzarbeitergeld, SFN-Zuschläge,...) Rechtliche Informationen in dieser Schulungsunterlage Wichtige Internetadressen für Aktualisierungen / Downloads Onlineupdate im SBS Lohn plus automatisch integriert SBS-Direktkunden, Zugang zum Download WAGO-Curadata-Kunden, Zugang zum Download Zusatzinformationen erhalten Sie auch von Beispiele zur Schreibweise und Konventionen Schreibweise Tastatureigenschaften und Funktionstasten Darstellung der Eingabemöglichkeiten Kurzaufruf der Programme / Anwendung über Programm-ID Verwendete Symbole in diesem Schulungshandbuch Desktop / Bildschirmbeschreibung (hier mit Bildschirmauflösung 1280x800) Muster mit Bildschirmauflösung 1440x900 hier Betriebssystem Win-Server Muster mit Bildschirmauflösung 800x600 hier Betriebssystem Win-Server Muster mit Bildschirmauflösung 1440x900 (Beispiel: Breitbildschirm 16:9) Praktischer Schnelleinstieg bzw. Test mit den mitgelieferten Musterdaten Aufruf der Firma für die monatliche Lohnabrechnung mit/ohne Monatswechsel Vorlaufdaten des Programms Mitarbeiterauswahl Erfassungsbereich Berechnen der erfaßten Daten Erstellen/Drucken der Lohn-/Gehaltsabrechnung für die einzelnen Mitarbeiter Prüfen der Richtigkeit der Abrechnungen Gewünschte Monatsausdrucke abrufen (Jobkette / automatische Auswertung) Erstellen der Zahlungsträger (DTAUS-Diskette, Überweisungen, Schecks) Ablaufplan im SBS Lohn plus in Kurzform Kurzübersicht über den Ablauf der monatlichen Abrechnungen Kurzübersicht Grundeinrichtungsarbeiten (übergeordnete Programme/Dateien) Erforderliche Firmen-/Mandantenstammdaten, Personalstamm mit Besonderheiten Stammdaten Firmen Firmenstamm (ID-Nr.119) P Stammdaten Personalstamm (ID-Nr.122) P Nur wenn erforderlich für Vorschuß / Abschläge: DTAUS/Überweisungen/Schecks Die monatliche Lohn-/Gehaltsabrechnung Stammdaten Aktualisierungen - Krankenkassensätze (ID-Nr ) P komplette Monatsabrechnung (bereits ca. 18-te lfd.monat = reine Gehaltsfirmen,...) Checkliste/Assistent Gehaltsabrechnung (ID-Nr. 694 oder Symbol ) P BN-Aufbau/KKassenlisten erstellen!vorab! / Monatsabrechnung zum/nach Monatsende Checkliste/Assistent Teil 1 BN-Aufbau / KKassenlisten (ID-Nr. 694) P Monatliche Lohn-/Gehaltsabrechnung mit Auswertungen erstellen Die monatlichen Versand und Endarbeiten (ELENA, Krankenkassen, Lohnsteuer,...) Vorbereitung und Versand Beitragsnachweise und DEÜV an die Krankassen Versand Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen Versand Baulohn (arbeitnehmerbez.meldeverfahren) an die ZVK-Wiesbaden Baunebengewerbe (Übersichten für meldungen) an andere ZVK s Jahresendarbeiten / Vorbereitungen für das neue Jahr Zusatzauswertungen erstellen, nachdem Monat Dezember abgerechnet wurde Nach erfolgter Dezember- / vor erster Januarabrechnung Jahreswechsel / Wechsel in den Monat Januar Mit Januarabrechnung Zusatzauswertungen für das vergangene Jahr Oberfläche und Bedienung Start des Programms SBS Lohn plus Windows Bildschirmaufbau Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 2 / 274

3 4.2.1 Start- / Menü-Bildschirm Standard Start- / Menü-Bildschirm Explorer-Ansicht (alter Menübaum) Zusatzinfos zum Lohnmenübildschirm und zur Bedienung Bildschirm beim Aufruf eines Programms Bildschirm beim Aufruf eines Programms und Auswahlmöglichkeiten Der Button / Das Suchfenster / Symbol (oder Taste-F12) Steuerung des SBS Lohn plus -Programms Bedienung mit der Maus Bedienung über die Tastatur Übersicht über sinnvolle Tastaturkürzel (Auszug) Besonderheiten in der Menü-Anzeige Dialogfenster Kontextmenü Die Lohnmenüleiste im Hauptbildschirm Datei Fenster Ansicht Extras Externe Programme (Steuer.net/Elster, DEÜV, Schwerbehindertenabgabe) SBS Steuer.net / ELSTER SBS Serienbriefe SBS-Rewe bzw. [tse:nit] dakota.ag - Übermittlung SV-Beitragsnachweise und DEÜV per SV-Rückmeldungen - von den SV-Trägern (RV-Nummer,...) Schwerbehindertenabgabe REHADAT Netviewer Bearbeiten (Einbindung weiterer Programme) Internet zum Direktstart verschiedener Websites / Berechtigungszahl Hilfe Der rechte Bildschirmteil - oben-links: Quiz Die schlaue SChlange - oben-rechts bzw. Symbol: Der rechte Bildschirmteil - unten-rechts: Der linke Bildschirmteil - der Menübaum: Hilfe - Programmlexikon [Strg]-[X] oder Symbol Hilfe - Handbuch (beinhaltet auch Fragen zu Fachthemen) Hilfe Menühilfe drucken Hilfe Erläuterung Prüfhinweise (Prüfung der Abrechnungsdaten) Hilfe Rechtsinformationen Hilfe Anwenderinformation Hilfe (Sonstiges) Hilfe - Info [Strg]-[O] Besondere Funktionen der beschriebenen Hilfebildschirme FAQ/Update-Info FAQ/Update-Info - Fragen und Antworten FAQ/Update-Info - Info-aktuell, (Menüversion, und auch Druckversion-PDF) FAQ/Update-Info - Info lfd.jahr/-vorjahr FAQ/Update-Info Jahresende FAQ/Update-Info - Lohn aktuell FAQ/Update-Info - Update aktuell Symbolleiste in Verbindung mit Kurztasten und der Menüleiste Besonderheit bei Stammdatenfelder (ausgegraut nicht editierbar - Codegeschützt) Stammdatenprogramme Allgemeine Bedienung im Menü innerhalb aller Stammdatenprogramme Das Menü Datei Datei - Neu [Strg.]+[N] oder Symbol Datei - Öffnen [Strg.]+[O] oder Symbol Datei - Speichern [Strg.]+[S] oder Symbol Datei - Drucken [Strg.]+[P] oder Symbol Datei - Beenden [Strg.]+[B] oder [Alt]+[F4] Das Menü Bearbeiten Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 3 / 274

4 Bearbeiten - Daten duplizieren [Strg.]+[D] oder Symbol Bearbeiten - Datensätze zählen oder Symbol Bearbeiten - Datenprüflauf Bearbeiten - Löschen [Strg.]+[L] oder Symbol Bearbeiten - Suchen [Strg]+[F] oder Symbol Bearbeiten Feldnummer (Sprungfeld Direktsprung zu Feldnummer) [Strg]+[G] Bearbeiten - Sprungfelder (+ Untermenüs) Bearbeiten - Nächstes Sprungfeld [F3] Bearbeiten Dialog-Bearbeitung (F4) Bearbeiten Volltextanzeige Bearbeiten SV-Beitragsgruppe bestimmen (im Personalstamm) Bearbeiten - Bearbeitungscode Bearbeiten Betriebliche Ausfallzeiten Bearbeiten Daten-Import aus ExSe Das Menü Termine Das Menü Programme Programme - (Auswahl) [Shift + Fxx] Das Menü Dokumente Das Menü Register Das Menü Hilfe Hilfe Hilfe [F1] Hilfe - Inhalt Hilfe - Tastentipps Hilfe - Info [Strg]+[i] Die Symbolleiste / Tastaturmöglichkeiten Grundeinrichtung für die Anwendung Administration Benutzer Rechte-Ausschluß (ID-Nr. 061) Administration Benutzer Benutzer-Menü (ID-Nr. 600) Administration Benutzer Benutzerstamm/Passwörter (ID-Nr. 419) Administration InfoCenter (über Symbol ) Administration Benutzer Sprachtool (ID-Nr. 700) Administration Drucker (ID-Nr. 508 bzw. 495/496) Ausdrucke testen per Menü EXTRAS DRUCKER-EINSTELLUNGEN - SCHRIFTWAHL Übergeordnete Stammdaten (gültig für alle Firmen/Mandanten) Stammdaten Lohnarten Aktualisierung System-Lohnarten (ID-Nr. 074) Stammdaten Parameter (ID-Nr. 118 / Progr. 1) Stammdaten Aktualisierungen (ID-Nr. 639) / Symbol Stammdaten Aktualisierungen DownloadCenter (ID-Nr. 639) Stammdaten Aktualisierungen DownloadCenter UPDATE (ID-Nr. 550) Stammdaten Aktualisierungen Banken.net (ID-Nr. 550) Stammdaten Aktualisierungen Finanzämter.net (ID-Nr. 551) incl. Gemeinden Stammdaten Aktualisierungen Krankenkassen.net (ID-Nr. 523) System-Programme Krankenkassen-Besonderheiten Kr.-Prüfen (ID-Nr. 565) Stammdaten Steuer-Verwaltung (ID-Nr. 629) Stammdaten Steuer-Verwaltung Finanzämter (ID-Nr. 130 / Progr. 40) Stammdaten Steuer-Verwaltung Amtliche Gemeinden (ID-Nr. 630) Stammdaten Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748 auch Unfallversicherung) Stammdaten Banken- und VWL-Empfänger (ID-Nr. 128 / Progr. 9) Krankenkassenstammdaten Stammdaten SV-Beitragssätze (ID-Nr. 763) Stammdaten Krankenkassen (ID-Nr. 126 / Progr. 8) Sonderkassen für SVU ( 23c SGB-IV Sozialleistungsträger) (ID-Nr. 126 / Progr. 8) Sonderkassen für Optiker, Architekten,... bis 2008 (ID-Nr. 126 / Progr. 8) Manuelle Krankenkassenverwaltung (kein Internet / kein.net) (ID-Nr. 126 / Progr. 8) Stammdaten Berufsständische VE (Versorgungseinrichtungen auch BV ) (ID-Nr. 752) Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm (ID-Nr. 120 / Progr.3) Besondere Hinweise zu den Lohnartenrahmen Beispiel Neuanlage einer Lohnart Musterlohnarten für Textbausteine Beschreibung der Steuerungen für die Lohnart Stundenlohn Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 4 / 274

5 Die mitgelieferten Lohnarten im Auslieferungsstamm (Lohnartenrahmen 0) Übersicht zum Einsatz von Lohnarten sowie Verweis auf Vorträge Kontierung für die Finanzbuchhaltung / Buchungsbeleg Änderungen / Erweiterungen der Standardlohnarten (Lohnartenrahmen 0) Zusammenfassung der wichtigsten Felder im Lohnartenstamm Stammdaten Lohnarten Alternative FIBU-Konten (ID-Nr. 121 / Progr.43) Stammdaten Lohnarten Beschäftigungsm. (Kalendariumskürzel) (ID-Nr. 535) Monats-Auswertungen Automatik Gruppen-Definition (ID-Nr. 323) Administration Checklisten definieren (ID-Nr. 693) - Abrechnungsassistent Praktischer Einsatz der Checkliste dem Abrechnungsassistenten (ID 694 / Symbol ) Firmen-/mandantenbezogene Stammdaten Zusatzinformationen zur Firmen-/Mandantenersteinrichtung Vortrag/Aufnahme Beitragsnachweisdifferenzen des Vormonates (ID-Nr. 675) Manueller Vortrag von abgerechneten Monaten (Lohnkontowerte) (ID-Nr. 094/095) Anstelle manueller Vortrag Nachberechnung bereits abgerechneter Monate Stammdaten Firmen Firmenstamm (ID-Nr. 119 / Progr. 2) Besonderheit zum Abrechnungsmonat / Abrechnungsjahr Besonderheit bei der Zuordnung der Lohnfortzahlungsumlage U Besonderheiten: Stammdatenmenü ORGANISATION (Erst-Einrichtung, Ändern, Kopieren) Stammdaten Zahlungsempfänger (bav-anlageinstitute ID-Nr. 716) Stammdaten Firmen Gruppenversicherungen (für bav ID-Nr. 717) Stammdaten Lohnarten Individuelle Texte (ID-Nr. 107) Stammdaten Firmen Abrechnungsgruppen (ID-Nr. 606) Stammdaten Firmen Individuelle Felder (ID-Nr. 504) Stammdaten Kostenstellen/Baustellen (ID-Nr. 131 / Progr. 59) Stammdaten Firmen Abteilungen (ID-Nr. 644) Stammdaten Soll-Arbeitszeiten (Kalendarium) (ID-Nr. 099 / Progr. 14) Stammdaten Wochenarbeitszeitgruppen (ID-Nr. 100) Stammdaten Jahresarbeitszeitgruppen (Jahreskalendarium) (ID-Nr. 101) Stammdaten Lohnarten erforderliche Lohnartenergänzungen (ID-Nr. 120 / Progr. 3) Stammdaten Firmen firmenindiv. Krankenkassen (ID-Nr. 127 / Progr. 48) Stammdaten Firmen Firmenindiv.BV (ID-Nr. 758) Stammdaten Firmen Filialen (ID-Nr. 740) Konsolidierung LStA / BN / Sammelabruf STAMMDATEN PERSONALSTAMM (ID-Nr. 122 / Progr. 4) GDPdU Fremdsoftware Datev / Comet / Soft-Research (ID-Nr. 515ff) Stammdaten Arbeitnehmer suchen (ID-Nr. 757) über alle Mandanten hinweg Personalstamm duplizieren Stammdaten Personalstamm (ID-Nr. 122 / Progr. 4) Stammdaten Personalstamm Neuanlage/Ändern (ID-Nr. 122 / Progr. 4) Allgemeine Bildschirme und Ihre Besonderheiten Verträge Seite 1 VWL = Vermögensbildung / bav = betriebl.altersvorsorge Verträge Seite 2 Pfändung / Pfändungsverträge Kurzarbeit mit/ohne Baulohn ATZ/Flexi Altersteilzeit bzw. Arbeitszeitflexibilisierung Öffentlicher Dienst Stammdaten Festbeträge (siehe auch im Personalstamm) (ID-Nr. 124 / Progr. 6) Stammdaten Diverse Verträge (VWL-/Sonstige Verträge) (ID-Nr. 124 / Progr. 7) Stammdaten Durchschnitte (ID-Nr. 123 / Progr. 5) Stammdaten Betriebliche Altersvorsorge bav (ID-Nr. 718) Muster bav mit unterschiedlichen Verträgen und Überschreitungen Beispiel: Gehaltsabrechnung mit Direktversicherung und Pensionskasse Stammdaten Pfändungen (ID-Nr. 701) Stammdaten Lohnkonten... Aufnahme Lohnwerte (ID-Nr. 094 / Progr. 13) Stammdaten Lohnkonten... Aufnahme Sozialwerte (ID-Nr. 095 / Progr. 13) STAMMDATEN ORGANISATION STAMMDATEN PRÜFEN (ID-NR. 539) STAMMDATEN AUSDRUCKE STAMMDATEN-KOMPAKTAUSDRUCK (ID-Nr. 081ff / Progr. 12) Stammdaten Ausdrucke Adress-Aufkleber (ID-Nr. 385ff) STAMMDATEN ORGANISATION ALTERNATIVE SORTIERUNG (ID-NR. 052) Stammdaten Organisation Alternative Sortierung Sortierung erstellen (ID-Nr. 057) Stammdaten Organisation Alternative Sortierung Sortierung korrigieren (ID-Nr. 060) Lohn-/Gehaltsabrechnung Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 5 / 274

6 6.1 BERECHNUNGEN LOHN-AUSKUNFT XXXXX (Sofortinfo auf dem Bildschirm) (ID-Nr. 476) Steuer- und Sozialversicherungsabzügen (Brutto-/Nettolohn) (ID-Nr. 015) Pfändungstabelle (ID-Nr. 014) Firmen-PKW/Fahrgeld (ID-Nr. 651) Abfindungen (ID-Nr. 653) KUG/Saison-KUG (Kurzarbeitergeld / Winterausfallgeld) (ID-Nr. 013) ATZ Altersteilzeit-Mindestnettobetrag (ID-Nr. 524) Abschläge (Vorschüsse) erfassen und/oder Zahlungsträger erstellen Erfassung Abschläge Automatik-Erfassung (ID-Nr. 155) Erfassung Abschläge manuelle Erfassung (ID-Nr. 154 / Progr. 16-ff) Erfassung Abschläge Abschlagslisten (ID-Nr. 156) Zahlungsverkehr Disketten-Clearing Ausgabe (ID-Nr. 416 / Progr. 33) Monatliche Lohn-/Gehaltsabrechnung (Berichtsdatenerfassung) und Monatswechsel Erfassung Berichtsdaten Monatswechsel / manueller Direktstart (ID-Nr. 137) Erfassung Berichtsdaten Standarderfassung (ID-Nr. 135 / Progr. 15) Terminerinnerungen Vorlaufbildschirm je Arbeitnehmer (ID-Nr 135 / Progr. 15) Dialogbildschirm Lohnarten, Abrechnungstexte, etc. (ID-Nr. 135 / Progr. 15) Kurzübersicht über Meü, Symbole und Schnellaufrufe Erfassungsmaschine (Alt+N, Strg.+N, Symbol, Button ) Wechsel Personalnummer mit Button kalendertägliche Erfassung im Sonderbildschirm (KUG/Saison-KUG) Verzweigen (Aussprung) in den Personalstamm Verzweigen (Aussprung) in den Lohnartenstamm SV-Unterbrechungen sowie Ein-/Letzt-Ein-/ Austrittsdatum Vormonatskorrekturen / Rückrechnung Vorbereiten Formular AAG-Erstattungen (Lohnfortzahlung,...) Änderung Mehrfachbeschäftigung/Pfändungsverträge Aufruf (Sofortauskunft) Altersteilzeitskonto L-Formular (Anzeige der Lohn-/ Gehaltsabrechnung) Aufruf (Sofortauskunft auf Knopfdruck) Lohnkonto Kopieren von (ausgewählten) Berichtsdaten auf einen / mehrere Arbeitnehmer Symbol Statistikanzeige Urlaub, Geringfügigkeitsgrenzen, Zeitkonten Symbol Erfassung Lohnarten für zukünftige Abrechnungen im Voraus Symbol Erfassung Betriebliche Ausfallzeiten Mit Symbol steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung Manuelle KORREKTUR der GESETZLICHEN ABZÜGE (bei Parallelabrechnungen) Formulare / Verarbeiten / Auswertungen / Ausdrucke Formulare (Überweisungen, Schecks, Aufkleber,...) Vordrucksmuster für Überweisung (A4-Formular für Laserdrucker) Vordrucksmuster für Scheck (A4-Formular für Laserdrucker) Ausdrucke von Auswertungen allgemein Ausdruck von Auswertungen, Ausgabe nach ,... Optionen beachten Stammdaten Stammdatenkompaktausdruck... (ID 081) Stammdaten Organisation Stammdaten-protokolle (ID 490) Ausdruck von Stammdaten direkt im Stammdatenprogramm Druckvorschau am Bildschirm Ausdruck starten oder [Strg]+[P] oder Menü Datei - Druck Grundauswertungen und Kontrolle Stammdaten Stammdatenkompakt.. Personalstammblätter (ID-Nr. 081ff / Progr. 12) Berechnungen Brutto-/Nettolohn (ID-Nr. 330 / Progr. 21) Monatsauswertungen Lohn-/Gehaltsformulare (ID-Nr. 670ff / Progr. 22) Lohn-/Gehaltsformular - Formular-5 (ID-Nr. 670) Lohn-/Gehaltsformular - Formular-4 (ID-Nr. 433) Lohn-/Gehaltsformular - Formular-3 (ID-Nr. 531) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 6 / 274

7 Lohn-/Gehaltsformular - Formular-2 (ID-Nr. 486) Lohn-/Gehaltsformular - Formular-1 (ID-Nr. 334) Zahlungsverkehr für Arbeitnehmerzahlungen und Vermögensbildung Weitere Ausdrucke starten Monatsauswertungen (ID-Nr. 002ff) Monatsauswertungen Lohnsteuer-Anmeldungen Bearbeitung... / Progr. 760) Monatsauswertungen Krankenkassen... AAG-Anträge / Progr. 734) DEÜV-Meldungen SV-Voll-DEÜV (ID-Nr. 221ff / Progr. 64) Zusätze für Austritt eines Arbeitnehmers Jahresauswertungen Austritt Lohnsteuerbescheinigung (ID-Nr. 304ff / Progr. 61) Jahresauswertungen bav-mitteilungen (ID-Nr. 723) Baulohn-Ausw. AN-bez.Meldg. Datenträger AN-Besch. (ID-Nr. 291ff / Progr. 57) Weitere monatliche Auswertungen als Einzelaufruf Monatsauswertungen Mandanten-Benachrichtigung (ID-Nr. 381 / Progr. 46) Mandanten-Benachrichtigung-Classic mögliche Parameter/Platzhalter Mandanten-Benachrichtigung-Classic Muster im ASCII-Code Mandanten-Benachrichtigung-Classic MusterAusdruck Statistikauswertungen Personalstatistiken (ID-Nr. 215ff / Progr. 83) Statistikauswertungen Leistungsstatistiken (ID-Nr. 722ff) Bescheinigungen Sonderauswertungen zur bav (betrieblichen Altersvorsorge) Archivierung (DokuCenter) von Auswertungen / Ausdrucken Der Aufbau und die Dateihaltung im Lohnarchiv / DokuCenter im Überblick Administration - Archivierung = Einrichten / Anpassen / Umfang (Prog.ID: 702) Das DokuCenter Anzeige/Ausdruck Archivdaten (Symbol ) Versand von Ausdrucken (an Mandanten) Tägliche/monatliche Meldungen wahlweise für mehrere/alle Mandanten Praktizieren erforderlicher DEÜV-Sofortmeldung für bestimmte Branchen Personalstamm ist angelegt Eintrittsdatum ist vorhanden Aufbau SV-Meldungen (Prog.-ID 221) Ausgabe SV-Meldungen (Prog.-ID 227) Versand der SV-Meldungen mit dakota.ag Praktizieren monatlicher Beitragsschätzung und Versand BN-Aufbau / KKassenlisten berechnen und aufbereiten (ID-Nr. 666) Monatliche Aufbereitung und Versenden der Beitragsnachweise (ID-Nr. 361) Versand der Beitragsnachweise mit dakota.ag Monatsendauswertung nach erfolgter Lohn-/Gehaltsabrechnung incl. DEÜV Monatsauswertungen Krankenkassenlisten BV-Aufbau... (ID 754) Monatsauswertungen Krankenkassenlisten BV-Ausgabe... (ID 755) Druck (oder nur Anzeige) Krankenkassen-Endabruf (ID-Nr. 667) DEÜV Aufbau SV-Meldungen (ID-Nr. 221) DEÜV DEÜV-Ausgabe (ID-Nr. 227) Der Versand der Dateien mit der Software dakota.ag (ITSG) erfolgt SBS-Steuer.net / ELSTER Elektronischer Versand Lohnsteuerunterlagen Zusatzinfo ELSTER mit dem SBS-Programm Steuer.net (nur für SBS-Anwender) Zusatzinfo ELSTER des Hauses WAGO-Curadata Jahreswechsel Vor der Abrechnung des Monates Dezember Personalstammdaten (ID-Nr. 122 / Progr. 4)- AG-Lohnsteuerjahresausgleich Mit / nach der Abrechnung des Monates Dezember System- und Stammdatenaktualisierungen für das neue Jahr Installation der SBS-Programme für das neue Jahr Jahresende Kontrollzahlenwechsel (ID-Nr. 318 / Progr. 62) Jahresende Jahresendlauf (ID-Nr. 313 / Progr. 62) Anpassung Benutzerstamm (ID-Nr. 419) für Lohnformular, besondere Aktualisierungen/Einstellungen/Stammdatenüberarbeitungen Stammdaten Parameter (ID-Nr. 118 / Progr. 1) - Kontrollzahlen Monatsauswertungen Automatik Gruppen-Definition ggf. anpassen (ID-Nr. 323) Stammdaten Lohnarten Aktualisieren Systemlohnarten (ID-Nr. 074) Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm (ID-Nr. 120) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 7 / 274

8 Stammdaten Krankenkassen - Beitragssätze (ID-Nr. 126 / Progr. 8) überarbeiten Stammdaten Firmen Firmenstamm (ID-Nr. 119 / Progr. 2) überarbeiten Stammdaten Soll-Arbeitszeiten (ID-Nr. 099 ff) einrichten / aktualisieren Stammdaten Personalstamm (ID-Nr. 122 / Progr. 4) überprüfen/aktualisieren Besonderheiten für Versorgungsbezugsempfänger ab Januarabrechnung je Mandant = Jahreswechsel Stammdaten und logische Felder per Programm prüfen und sichten(id-nr. 539) Erfassung Berichtsdaten Monatswechsel (auf Monat x durchführen) Berichtsdatenerfassung neues Jahr (ID-Nr. 135 / Progr. 15) Januarabr. / spätestens März Folgejahr: DEÜV Monats-/Jahresentgeltmeldungen Anhang (Zusatzprogramme, Sonderlösungen) Datensicherung / Datenrücksicherung (Prog.-ID. 689/690) Kurzübersicht über die Beitragsschätzung mit SBS Lohn plus ab (Anhang) Stammdaten SBS Lohn plus (immer Feldnummern anspringen mit Tasten Strg+D) Praktizierung der monatlichen Beitragsschätzung mit Versand der Meldungen Monatsauswertungen zum Monatsende / Monatsanfang-Folgemonat DEÜV-Zwischenmeldungen bei Systemwechsel (Ersteinsatz SBS Lohn plus,...) DEÜV-Besonderheiten (neue Rentenversicherungsnr., Fehlermeldungen-ELENA,...) Prüfen dakota-datenpfade Dateianhänge von Maileingang in das dakota...eingang-verzeichnis kopieren Entschlüsseln des Maileinganges mit dakota.ag Lesen Drucken der entschlüsselten Dateianhänge in SBS Lohn plus ID GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Serienbriefe Lohnportal (Prog.ID 682ff) Import/Export als ASCII und/oder EXCEL-CSV Externer Datenbank-Export Einzel-DB-Export Register Ausgabe Sammel-DB-Export (nicht aktiv bei den SBS Serienbriefen) Information zur Änderung des SBS Lohn plus -Installationsverzeichnisses Zusatzprogramme Steuer.net / ELSTER - zum Versand von LSt-Anmeldung und LSt-BEscheinigungen Zuordnung der Datenpfade Prüfung der Aktualität der Anwendungsprogramme Anforderung und Einrichtung ELSTER-Zertifikat für SBS Steuer.net dakota.ag - Übermittlung SV-Beitragsnachweise und DEÜV per Installation ITSG-Software dakota.ag auf dem Arbeitsplatz mit Internet/ Zusätzliche Einrichtungs-/Ergänzungsarbeiten im SBS Lohn plus Praktischer Einsatz dakota.ag in kurzform Aktualisierung Lizenzschlüssel dakota (nach jeweils 3 Jahren Laufzeit) Schwerbehindertenabgabe REHADAT Externe Programme - Rehadat - Import Rehadat-Elan (für Schwerbehindertenabgabe) Eigene Sonderauswertungen einrichten und auswerten Liste über Mitarbeiterrabatte des Unternehmens (Rabattfreibetrag von 1.080,-) Einrichtung/Steuerungen der Lohnarten (Programm-ID.120) Erfassen der Lohnarten (Programm-ID.135) Abruf der Statistik (Programm-ID.180) Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft Sachbezugswerte 2010 für freie Verpflegung (in Euro), bundesweit Sachbezugswerte 2010 für freie Unterkunft (in Euro), bundesweit Sachbezugswerte 2009 lt. AOK-Baden-Württemberg Sachbezugswerte 2008 lt. AOK-Baden-Württemberg Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 8 / 274

9 1 Vorstellung dieses Schulungs- und Anwendungshandbuches Voraussetzung für den Einsatz sind (in Klammer die entsprechenden Schulungshandbücher): Praktische Kenntnisse in Bezug auf Installation der Anwendungen (Installation SBS Lohn Plus ) Grundlagen zu Lohn-/Gehaltsabrechnung (unabhängig vom bisherigen System). Für verschiedene Gewerke (Standardlohn, Baulohn,...) verfügen wir über vorbereitete ECHT-Musterdaten. Diese beinhalten neben fertigen Lohnartenplänen, aktuellsten Krankenkassensätzen, ZVK s,... auch unterschiedliche Mustermandanten incl. Abrechnungswerten. Diese werden hier auch so dargestellt. Auch Arbeitshilfen (Checklisten als Abrechnungsassistent) in Verbindung mit automatischen Auswertungen stehen hier als Paket zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie diese bei uns erwerben. Sofern hier die Hotline oder weitere Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, so handelt es sich hierbei um zusätzliche kostenpflichtige Leistungen, welche nicht in der Software-Wartungs- und -Pflegegebühr (Voraussetzung für kostenfreie Hotline) enthalten sind. Diese Schulungsunterlage ist als Ergänzung zur Firmen-/Kanzlei-/Seminarschulung einzusetzen. Hier werden in Schulungszentren bzw. beim Kunden vor Ort unterschiedliche Themen praktiziert. Auch wenn dieses Schulungshandbuch einen Großteil von Abrechnungsmöglichkeiten abbildet, werden verschiedene Themen nur als Sonderwunsch bzw. zu einem weiteren Termin geschult (Sonderthemen). Während der Schulung werden die unterschiedlichen Masken und deren wichtigste Felder besprochen. Zu allen Feldern steht im Programm die F1-Feldhilfe zur Verfügung. Diese wird für die wichtigsten Informationen eingesetzt. Daneben werden die Programminformationen anhand der integrierten Dokumente (Handbuch, Leitfaden,...) ausführlich besprochen. Diese werden ja auch künftig immer mit neuen Programmauslieferungen aktualisiert. Der Anwender ist nach der Schulung in der Lage, SBS Lohn plus einzurichten, Abrechnungen sowie Auswertungen zu erstellen. Auch die wichtigsten Punkte zum Jahreswechsel werden hier mit geschult. Als telefonische Unterstützung stehen spezielle Hotlinetelefonnummern zur Verfügung. Diese sind dem Ihnen vorliegenden Pflegeschreiben zu entnehmen (mit Auslieferung des aktuellen Programmstandes sowie jährlich zu Jahresbeginn) bzw. im Programm abrufbar unter dem Lohnmenüpunkt: Hilfe - Hotline-Info (oder [Strg + H]) (siehe unter Punkt ). Soweit Sie dieses Handbuch zum Selbststudium verwenden, hier folgende Kurzinformation: Zur Softwareinstallation beachten Sie die besonderen Informationen - Systemvoraussetzungen (Website: sowie - im Sonderhandbuch Installation SBS Lohn Plus (Zusatzinfo zur Installation). Sie haben die Musterdaten der CD installiert? bitte passen Sie die Grundstammdaten an (siehe im Sonderhandbuch Installation SBS Lohn Plus ). Beachten Sie hier auch die Informationen, falls Sie unsere Modellfirmen eingespielt haben. Testen Sie mit Hilfe der mitgelieferten Musterfirma (oder der eingespielten Modellfirmen) die Funktionsweise und Bedienung sowie die Ausdrucke entsprechend den Punkten 2ff und 4ff (Ersttraining / Übung) In unserer Schreibweise arbeiten wir viel mit den Feldnummern. Arbeiten Sie daher in jedem Fall Punkt vorher einmal durch, da Ihnen sonst verschiedene Hinweise unklar bleiben. Richten Sie nun Ihre Firma / Firmen / Mandanten / Arbeitnehmer / ein (Punkt 5.4ff) und rechnen diese dann ab (bei Bedarf incl. Monatswechsel, siehe Punkt 6ff). Erstellen Sie danach beliebige Auswertungen (Punkt 7ff - bzw. 3 = komplette Checkliste) Alle Angaben in diesem Handbuch wurden nach bestem Wissen erstellt. Dabei wurden sehr viele Informationen von unseren Kunden, Betriebsprüfern sowie Steuerberatern eingebracht. Trotzdem ist es unmöglich, 100%-ige vollständige Angaben zu machen. Für alle rechtlichen (rechtlich relevanten) Angaben wird daher keinerlei Gewähr übernommen werden. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an Ihren Berater bzw. die zuständigen Behörden in Ihrem Einzugsgebiet (Finanzamt, DRV, Krankenkassen, Agentur-f-Arbeit, ZVK, ). Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 9 / 274

10 1.4 Beispiele zur Schreibweise und Konventionen SCHREIBWEISE Da verschiedene Themen von anderen Themen abhängig sind, haben wir vielfach Verweise auf bereits vorhandene Beschriebene Punkte. Diese werden so gekennzeichnet. Muster:... siehe unter Punkt x.y.z oder P.x.y.z wobei der Verweis immer den Kapiteln des Handbuches entspricht. Daneben nutzen wir sehr aktiv die Möglichkeiten des schnellen Programmaufrufes (ID-Nr.yyy), um auf ausführliche Schreibweisen verzichten zu können. Damit positionieren Sie im Explorermenü sehr schnell das beschriebene Programm. Daneben werden die verfügbaren Menüs wie folgt beschrieben: - Menübaum ist die Baum-/Exploreransicht (linker-bildschirmteil) - Lohnmenü Die Menüzeile des Lohnprogrammes (oberer Bildschirmteil 2-te Zeile) - Fenstermenü Das Zusatzmenü jeden geöffneten Programmfensters z.b.: Personalstammeigenes Menü, TASTATUREIGENSCHAFTEN UND FUNKTIONSTASTEN [Strg] Die Taste "Steuerung" auch "Control" genannt. [Return] Die Taste "Return", "Eingabe", "Bestätigung" oder auch "Enter" genannt. [Umschalt] Die Taste zum Eingeben von Großbuchstaben auch "Shift" genannt. [Rückschritt] Korrekturtaste oder auch "Backspace" genannt. [a] Betätigen Sie die Taste "a". [Strg]+[a] Halten Sie [Strg] fest und zusätzlich Taste [a] drücken DARSTELLUNG DER EINGABEMÖGLICHKEITEN Beispiel: SBS Lohn plus ERFASSUNG BERICHTSDATEN STANDARD-ERFASSUNG bedeutet, im Aktenmanager (Baum, Explorer, ) sind die entsprechenden Register anzuwählen. Darstellung der Aufzählungen wie folgt: Hinweis 1 Hinweis 2 usw. Eine Folge von Ausführungsschritten: Schritt 1 Schritt 2 usw. Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 12 / 274

11 1.5.1 MUSTER MIT BILDSCHIRMAUFLÖSUNG 1440X900 HIER BETRIEBSSYSTEM WIN-SERVER-2003 MUSTER: Einzelaufruf von Programmen nach erstem Aufruf eines Programmes (hier mit Checkliste) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 15 / 274

12 1.5.2 MUSTER MIT BILDSCHIRMAUFLÖSUNG 800X600 HIER BETRIEBSSYSTEM WIN-SERVER-2003 Bei dieser Auflösung ist es ungünstig, mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet zu halten. Andererseits ist die Darstellung dann auch für ältere kleinere Monitore noch geeignet. Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 16 / 274

13 1.5.3 MUSTER MIT BILDSCHIRMAUFLÖSUNG 1440X900 (BEISPIEL: BREITBILDSCHIRM 16:9) Diese Auflösung ist für Breitbildschirme (ab einer Auflösung von 1440x900 / 16:9) einsetzbar. Dabei werden dann im Bereich-rechts immer die zuletzt aufgerufenen Dokumente/Programme angezeigt. Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 17 / 274

14 4 Oberfläche und Bedienung 4.1 Start des Programms SBS Lohn plus Windows Nach dem Aufruf des Programms wird das Anmeldefenster angezeigt. Die Kontrollzahl (Lohn bzw. Baulohn) wird automatisch gelesen, sofern sie in der ASCII-Datei LOOK-000.DAT hinterlegt ist; ansonsten ist diese hier manuell einzugeben. Beispiel: Startbildschirm ohne Logo (kann so eingestellt werden siehe Handbuch-Installation) Benutzername und Ort Hinweis Sollte die Kontrollzahl nicht in der ASCII-Datei LOOK-000.DAT hinterlegt sein, führen Sie bitte den Kontrollzahlen-Wechsel für das aktuelle Kalenderjahr durch. Hierzu öffnen Sie bitte über die Register JAHRESAUSWERTUNGEN JAHRESENDE das Dokument KONTROLLZAHLEN-WECHSEL (ID-Nr. 318). Hinweis Die Angaben Benutzer und Passwort müssen nur vorgegeben werden, wenn sie im Programm auch angelegt wurden (min. 2 Benutzer bzw. Benutzer mit Passwort); ansonsten sind die Eingabefelder nicht aktiv. Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 30 / 274

15 4.2 Bildschirmaufbau START- / MENÜ-BILDSCHIRM STANDARD Kurzerläuterung zum Basisbildschirm und seiner Inhalte: Titelleiste Menüleiste Programm-ID Symbolleiste aktuelle(r) Firma(Mandant) Abrechnungsmonat/-jahr geöffnetes Stammdatenfenster (hier Personalstamm) ausführliche Beschreibung finden Sie unter Punkt 4.2 und 4.3 Explorer Favoriten Programm- Register- Eingabe- Mini- Kurzhilfe- Folgeseite Aktenmanager (wenn aktiv) ID-Nummer karten felder button text je Register Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 31 / 274

16 7 Formulare / Verarbeiten / Auswertungen / Ausdrucke Ausführliche Informationen und Erläuterungen finden Sie unter Hilfe Handbuch Fachteil und hier unter den Themen Auswertungen, Auswertungs-Automatik sowie Drucker. 7.1 Formulare (Überweisungen, Schecks, Aufkleber,...) Passende Formulare beziehen Sie über den Formularlieferanten. Falls Sie jedoch von Ihrem bisherigen Lohnprogramm noch über Formulare verfügen (z.b.: Datev-Überweisungen,...) können Sie diese ev. noch aufbrauchen, da in den Druckprogrammen diverse Einstellmöglichkeiten verfügbar sind. Die Aktuelle Anschrift finden Sie im Programm unter dem Menüpunkt Hilfe - Handbuch - Allgemein - Formular-Händler VORDRUCKSMUSTER FÜR ÜBERWEISUNG (A4-FORMULAR FÜR LASERDRUCKER) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 208 / 274

17 7.1.2 VORDRUCKSMUSTER FÜR SCHECK (A4-FORMULAR FÜR LASERDRUCKER) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 209 / 274

18 LOHN-/GEHALTSFORMULAR - FORMULAR-5 (ID-NR. 670) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 217 / 274

19 FORMULAR-5 (ID-NR. 670) MIT KURZARBEITERGELD/WINTERAUSFALLGELD Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 218 / 274

20 LOHN-/GEHALTSFORMULAR - FORMULAR-4 (ID-NR. 433) Manfred Kusche, Birkenweg 6, Bergatreute per Seite 219 / 274

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