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1 Änderungen von V7.0 auf V8.0 1 Datenübername von V7.X auf V Was ist zu beachten, bevor die Daten konvertiert werden Versicherungen Was ist zu tun, nachdem die Daten konvertiert wurden Unternehmerdaten, Bereich Statistik, BUR-Nummer Versicherungen (UVGZ und KTG) Personalstamm Die Lohnart BVG-Abzug Lohndatenübermittlung, Einstellungen Erfüllte Wünsche Lohnbuchhaltung Unternehmerdaten Versicherungen Lohnartenstamm Personalstamm Gehaltsabrechnungen erstellen Gehaltsabrechnungen drucken Monats- und Jahresendlisten drucken Lohndatenübermittlung mit ELM-Transmitter Projekt Projekt erfassen, Projektkontrolle, Aufwandkontrolle Mitarbeiteransätze erfassen Mitarbeiteransätze drucken Überzeit / Ferienguthaben Liste drucken Krankheit- und Unfallstundenliste drucken Bewegungen erfassen, Stunden Sollstundenkontrolle... 15

2 1 Datenübername von V7.X auf V8.0 Vor dem Installieren des Updates ist in jedem Fall eine Datensicherung zu erstellen. Folgendes betrifft nur Anwender mit Lohnbuchhaltung 1.1 Was ist zu beachten, bevor die Daten konvertiert werden Wenn in den Versicherungen die Institutionen UVGZ und KTG verwendet wurden, muss folgendes vor der Datenübernahme (Konvertierung) in die Version 8 kontrolliert und allenfalls nachbearbeitet werden: Versicherungen UVGZ Pro Kalenderjahr müssen die UVGZ Codes einen gültigen und eindeutigen Wert haben. Kann der Versicherer die Abrechnung via ELM (swissdec) empfangen, hat er Sie bestimmt mit einem Versicherungsprofil beliefert, aus welchem die Codes entnommen werden können. Jede Versicherungslösung muss einen eindeutigen Code haben. Der Code ist zweistellig. Die erste Stelle wird für die Zugehörigkeit zu einer Personengruppe verwendet, die zweite entspricht der Versicherungslösung innerhalb der Gruppe. Codes wie 10 oder 20 können hier noch nicht erfasst werden. Details dazu finden Sie weiter unten in diesem Dokument oder im Handbuch KTG Ab Version 8.0 (P-Office) resp. 3.0 (swissdec-richtlinien), funktioniert die UVGZ und die KTG absolut identisch. Also kontrollieren Sie bitte auch beim KTG, dass jede verwendete Versicherungslösung einen zweistelligen Code besitzt. 1.2 Was ist zu tun, nachdem die Daten konvertiert wurden Unternehmerdaten, Bereich Statistik, BUR-Nummer Wenn die BUR-Nummer nicht bekannt ist, wird das Feld leer belassen. Die wöchentliche Arbeitszeit des Personals wird aufgrund der BUR-Nummernzuordnung im Personalstamm und des Beschäftigungsgrades der Person bestimmt. Daher ist zu beachten, dass wenn hier ein Wert angegeben wird, dieser dann den Personen auch korrekt zugewiesen wird Versicherungen (UVGZ und KTG) Nun können die Versicherungslösungen mit den Codes wie Bsp. 10, 20, A0, B0 ergänzt werden. Diese Codes dienen zwar nicht der Angabe einer Versicherungslösung im üblichen Sinn, aber sie ermöglichen im Personalstamm die Angabe einer Gruppenzugehörigkeit auch dann, wenn eine Person nicht versichert ist. Es können bis zu 12 verschiedene Lösungen erfasst werden, Platz hat es also mehr als genug. Technisch gesehen spielt die Reihenfolge keine Rolle, aber eine gute Übersicht kann nicht schaden Personalstamm Nachdem die UVGZ- und KTG- Codes in den Versicherungen korrekt erfasst wurden, empfiehlt es sich, die Codezuweisung im Personalstamm zu kontrollieren. Nichtversicherte, welche aber zu einer Personengruppe gehören, haben Code 0 als Lösung innerhalb der zutreffenden Personengruppe. Der zweistellige Code sieht dann in etwa so aus: 10 oder 20 oder A0 oder B0 etc. Den Korrekten Wert, finden Sie auf dem Versicherungsprofil des Versicherers (weder der Softwarehersteller noch der Supporter kennen diese Werte). Im Register Statistik muss allenfalls noch die zutreffende BUR-Nummer zugeordnet werden, damit die individuell vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit berechnet werden kann Die Lohnart BVG-Abzug Mit dem Beginn eines neuen Kalenderjahres sollte die Lohnart BVG-Abzug nicht mehr verwendet werden. Der abzuziehende BVG-Beitrag wird dann im Personalstamm unter Versicherungen hinterlegt, er wird dann bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen automatisch mitberücksichtigt. Demzufolge wird die Lohnart BVG-Beitrag im Lohnartenstamm so nicht mehr benötigt. Nachdem der BVG-Beitrag im Personalstamm hinterlegt worden ist, stellen Sie sicher, dass beim Gehaltsabrechnungen erstellen, bei den Nettolohnbildenden Lohnarten die Lohart BVG-Beitrag (aus dem Lohnartenstamm stammend, nicht mehr

3 enthalten ist. Der BVG-Beitrag wird sonst doppelt abgerechnet. Löschen Sie aber die Lohnart noch nicht aus dem Lohnartenstamm, da sonst ältere Lohndaten den BVG-Abzug nicht mehr darstellen können Lohndatenübermittlung, Einstellungen Vor dem nächsten Sendevorgang muss die neue Standard URL mittels einem Klick auf Standard URL angegeben werden.

4 2 Erfüllte Wünsche 2.1 Lohnbuchhaltung Die Lohnbuchhaltung erfüllt neu die Richtlinien der Version 3.0 des Lohnstandard-CH. Im nachfolgenden Text werden öfters Versionsangaben gemacht, welche zu Verwirrungen führen könnten. Das eine Mal beziehen sie sich auf P-Office und das andere Mal auf die swissdec-richtlinien gemäss Lohnstandard-CH. Deshalb hier zuerst ein Versionsüberblick: P-Office Lohnstandard-CH Version Version 5.0 bis 7.X Erfüllt die Richtlinien Version 2.1 Version 8.0 Erfüllt die Richtlinien Version Unternehmerdaten Allgemeine Angaben Aus der Unternehmensidentifikation (UID) ist neu das Feld Handelsregisternummer (UID EHRA) geworden. Sie wird vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister (EHRA) vergeben. Inhalt und Plausibilisierung werden bei der Konvertierung übernommen. Neu gibt es die voraussichtlich im 2011 eingeführte offizielle UID. Sie beginnt mit «CHE» (= Länder-Code), gefolgt von einer 9 stelligen Nummer (letzte Stelle = Prüfziffer) und wird als Feld Unternehmens-Ident.Nr (UID BFS) bezeichnet. Die BUR-Nummer ist in das Register Bereich Statistik verlegt worden Bereich Statistik, BUR-Nummer-Verwaltung In der Version 2.1 des Lohnstandard-CH wurde die BUR-Nummer auf der Stufe Unternehmung geführt. Dies ist in vielen Fällen auch korrekt, weil ein Unternehmen nur eine Arbeitsstätte hat. Vor allem grössere Firmen haben jedoch mehrere Arbeitsstätten (z.b. Filialen, Agenturen). In der Version 3.0 kann eine Unternehmung auch mehrere BUR-Nummern haben. Diese müssen pro Person zugeteilt werden können, damit eine Zuteilung nach Arbeitsstätte möglich ist. Die betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit in Stunden oder Lektionen kann in solchen Firmen auch nach Arbeitsstätte unterschiedlich sein. Deshalb muss jeder BUR-Nummer auch zwingend eine Arbeitszeit zugeordnet werden können. Die Angabe einer Adresse ist hingegen optional. Um dieser neuen Anforderung gerecht zu werden gibt es neu eine BUR- Nummernverwaltung. Mit Hilfe des Tabellennavigators, können hier mehrere BUR-Nummern mit den dazugehörigen Angaben erfasst werden Unternehmerdaten drucken Die Veränderungen beim Erfassen der Unternehmerdaten sind für die Druckliste entsprechend mitberücksichtig worden Versicherungen Von den Versicherungen, welche via ELM-Transmitter Lohndaten empfangen können, erhalten Sie neu jährlich ein entsprechendes Versicherungsprofil in Papierform, welches hier erfasst werden sollte UVGZ Neu können bis zu 12 Lösungen hinterlegt werden. Der UVGZ Code hat eine neue Bedeutung erhalten. Er besteht aus zwei Stellen. Die erste steht für die Personengruppe welche mit einem Buchstaben (A Z) oder allenfalls einer Zahl (1 9) beschrieben wird. Die zweite ist für die Versicherungs-Kategorie bestimmt. Auch hier kann ein Buchstabe oder eine Zahl stehen. Als Standard ist nur die Zahl 0 reserviert. Sie wird immer dann verwendet, wenn eine Person wohl einer Personengruppe angehört (z.b. Produktion), jedoch aufgrund des Vertrages ausgeschlossen ist (z.b. Aushilfe) oder für Personen mit fest versichertem Jahreslohn. Die Zuteilung des UVGZ-Codes zu einer Person erfolgt im Personalstamm. Pro Person können bis zu vier Codes gleichzeitig zugeteilt werden.

5 Beispiel einer Personengruppe in einem UVGZ-Vertrag Personengruppe A Personal, Kategorie 1 (UVG-Lohn) Taggeld 20% ab 15. Tag Tod 1-facher Jahreslohn Invalidität 1-facher Jahreslohn Personengruppe A Personal, Kategorie 2 (Überschusslohn) Taggeld 100% ab 31. Tag über UVG Maximum Heilungskosten Privat Tod 3-facher Jahreslohn Invalidität 3-facher Jahreslohn Beispiel der UVGZ-Versicherungslösungen in den Unternehmensdaten UVGZ- Code Versicherungslösung Lohn ab Höchstlohn bis Beiträge % Männer Beiträge % Frauen A0 Personal, Nicht versichert A1 Personal, UVG-Lohn A2 Personal, Überschuss-Lohn B0 Geschäftsleitung, Nicht versichert B1 Geschäftsleitung, UVG-Lohn B2 Geschäftsleitung, Überschuss-Lohn KTG Die KTG funktioniert neu absolut identisch wie die UVGZ. Das heisst, es können ebenfalls bis zu 12 Lösungen erfasst werden, und die Angabe eines Höchstlohnes ist nun auch hier möglich BVG Neu können zwei statt wie bisher nur ein BVG Versicherer erfasst werden. Nebst den bestehenden Feldern (Versicherernummer, Kundennummer, Vertragsnummer und Adresse) können pro Versicherer neu bis zu 4 Lösungen (Codes mit Versicherungslösung) erfasst werden. Beispiel: BVG Code Versicherungslösung Personal nicht zu versichern Personal zu versichern Kader Was auch immer Pro Versicherer kann ein FIBU-Konto angegeben werden Versicherungen drucken Die Veränderungen beim Erfassen der Versicherungen sind für die Druckliste entsprechend mitberücksichtig worden.

6 2.1.3 Lohnartenstamm Neuer Felder und deren Funktionen In Bezug auf die BVG hat der Lohnartenstamm eine wesentliche Veränderung erhalten, denn die Lohnbuchhaltung ist neu in der Lage, für den grossen Teil der Angestellten automatisch eine BVG-Basis zu berechnen. Diese BVG-Basis beinhaltet die BVG-pflichtigen Lohnarten für die Dauer eines Kalenderjahres. Als Grundlage dienen die aktuellen und/oder die vergangenen Bezüge. Der Lohnbuchhalter soll dann die berechneten Daten prüfen können und allenfalls korrigieren. Der Versicherer berechnet dann aufgrund der zugestellten BVG-Basen pro Person den BVG-Lohn, welcher als Grundlage für die Berechnung der BVG- Beiträge dient. Dazu mussten folgende Änderungen am Lohnartenstamm vorgenommen werden: Das bestehende Feld BVG-Pflicht musste aus der Box Pflichten/Zuordnung entfernt werden. Dafür ist eine neue Box mit der Bezeichnung Betrachtung für Basisberechnung Sie beinhaltet folgende Felder: BVG-Rückwirkend BVG-Voraussichtich Vorkommnisse pro Kalenderjahr (Faktor) Wird bei einer Lohnart das Feld BVG-Rückwirkend aktiviert, werden die Beträge der Lohnart vom Abrechnungsjahr (BVG-Meldejahr 1) für die Berechnung der BVG-Basis hinzugezogen. Die BVG-Meldung verlangt letztlich immer einen Jahreswert, so als ob eine Person das ganze Jahr beschäftig gewesen ist. Ist eine Person also nicht währen des gesamten Abrechnungsjahr beschäftigt gewesen, wird dies entsprechend aufgerechnet. Wird bei einer Lohnart das Feld BVG-Voraussichtlich aktiviert, wird der aktuelle Betrag aus der Gehaltsabrechnungserstellung für die Berechnung der BVG-Basis hinzugezogen. Mit Hilfe des Feldes Vorkommnisse pro Kalenderjahr (Faktor) wird dann der Jahreswert sprich die BVG-Basis berechnet. Sind die Beiden Felder BVG-Rückwirkend und Voraussichtlich leer bedeutet dies, dass die betreffende Lohnart nicht BVG - pflichtig sind. Voraussichtlich und Rückwirkend schliessen sich gegenseitig aus. Beispiele: Ein Monatslohn wird voraussichtlich betrachtet und kommt in der Regel 13 Mal zu Anwendung. Daher wird bei dieser Lohnart das Feld BVG-Voraussichtlich aktiviert und das Feld Faktor mit der Zahl 13 abgefüllt. Eine Ortszulage wird voraussichtlich betrachtet und kommt in der Regel 12 Mal zu Anwendung. Daher wird bei dieser Lohnart das Feld BVG-Voraussichtlich aktiviert und das Feld Faktor mit der Zahl 12 abgefüllt. Ein Stundenlohn wird rückwirkend betrachtet. Daher wird bei dieser Lohnart das Feld BVG-Rückwirkend aktiviert. Der 13. Monatslohn wird weder vor- noch rückwirkend betrachtet. Er ist mit dem Faktor 13 beim Monatslohn bereits mitberücksichtigt und ist daher nicht BVG-pflichtig. Im Handbuch unter Lohnartenstamm finden Sie eine Tabelle mit den üblichen Lohnarten und deren Steuerung. Diese Tabelle ist je nach Versicherer (insbesondere BVG-Pflichtigkeit) eventuell nicht korrekt. Wir haben einfach versucht, das der Norm entsprechende abzubilden. Bei Unklarheiten fragen Sie am besten Ihren Versicherer oder Ihren Treuhänder. Falls zwei BVG-Versicherer erfasst wurden, z.b. einen für das Personal und einen weiteren für die Kaderversicherung, wäre es möglich, dass die beiden Versicherer unterschiedliche Lohnarten als versichert betrachten. Dies würde bedeuten, dass in der Lohnartensteuerung 2 BVG's aufgeführt sein müssten, damit eben diese unterschiedliche Auswahl getroffen werden kann. Diese Problematik gibt es zwar, ist aber nicht gesetzeskonform. Falls Sie bestimmte Lohnarten (Bonus etc) für eine Personengruppe (Kader) nicht BVGpflichtig steuern wollen, können Sie dies ja auch mit zusätzlichen Lohnarten lösen Lohnartenstamm drucken Die Veränderungen beim Erfassen des Lohnartenstammes sind für die Druckliste entsprechend mitberücksichtig worden.

7 2.1.4 Personalstamm Register Person Adressnummer Aufgrund einiger ungewollter Fehlmanipulationen ist die Adressnummer nur noch mutierbar, wenn eine neue Person erfasst wird. Danach bleibt die Verbindung zur Adresse fixiert Ein- und Austrittsdaten Es können neu mehrere Ein- und Austrittsdaten erfasst werden. Dies ist sicherlich in vieler Hinsicht von Nutzen, mit der neun BVG Berechnung (sie beruht auf Erfahrungswerte welche mehrere Beschäftigungsperioden berücksichtigt) ist dies aber zwingend geworden Ferien gemäss Arbeitsvertrag (Tage pro Jahr) Dieses neue Feld ist wie folgt abzufüllen. Hier ist die Anzahl der nach Arbeitsvertrag gutgeschriebenen Ferientage pro Person und Jahr auszuweisen. Die Information ist optional bei Personen, die unregelmässig arbeiten, da Feriengutschriften meist mit dem Stundenlohn ausbezahlt werden. Diese Information betrifft den Ferienanspruch für die Stelle und nicht den unbezahlten Urlaub oder die tatsächlichen Ferientage. Bei einem Beschäftigungsgrad unter 100%, sind alle Ferientage anzugeben (keine Umrechnung): 100% Beschäftigungsgrad = 20 Ferientage 50% Beschäftigungsgrad = 20 Ferientage Bei Eintritt während des Jahres sind ebenfalls alle Ferientage anzugeben: = 20 Ferientage Eintritt = 20 Ferientage Bei Austritt während des Jahres sind die Ferientage auszuweisen, die am Anfang des Jahres oder beim ersten Eintritt im aktuellen Jahr gutgeschrieben wurden Austritt = 20 Ferientage Bei Aus- und Wiedereintritt mit gleicher Personal-Nummer sind die Ferientage auszuweisen, die am Anfang des Jahres oder beim ersten Eintritt im aktuellen Jahr gutgeschrieben wurden = 20 Ferientage Wiedereintritt = Register Versicherungen UVGZ Hier kann eine Auswahl der UVGZ-Codes getroffen werden. Diese Werte wurden vorher als Versicherungslösung in den Versicherungen hinterlegt. Je nachdem wie die Person versichert ist, können ihr ein oder mehrere Codes zugeteilt werden. Allgemein gilt, dass die erste Ziffer des zweistelligen Codes der Personengruppenzugehörigkeit entspricht und die zweite Stelle die Lösung innerhalb der Gruppe darstellt. Dabei wird die Lösung 0 als nicht versichert interpretiert. So besteht die Möglichkeit, eine nicht versicherte Person einer Personengruppe zuzuordnen. Beispiel: Code Versicherungslösung A0 Personal, Nicht versichert Es können bis zu vier Lösungen gleichzeitig zugeteilt werden. Beispiel: Code Versicherungslösung A1 Personal, UVG-Lohn A2 Personal, Überschuss Lohn

8 Mehrere Lösungen aus unterschiedlichen Personengruppen sind nicht erlaubt und werden daher mit einer entsprechenden Plausibilisierung geprüft. Bleiben alle Felder leer, ist die Person weder Versichert noch einer Gruppe zugeordnet (es besteht keine Versicherung). Die alten UVGZ-Codes wurden entfernt. Damit eine Datenübername der Codes in die vorliegende Version möglich ist, müssen diese einen Gültigen und eindeutigen Wert haben. Kontrollieren Sie, dass nach der Konvertierung die Zuteilung korrekt ist KTG Für die KTG gilt ab Version 3.0 der Richtlinien genau das gleiche wie für die UVGZ. Deshalb wird hier auf eine weitere Erklärung verzichtet BVG Die BVG-Versicherungsnummer wurde ersatzlos entfernt, sie ist hinfällig geworden, da der Versicherte über die neue Sozialversicherungsnummer identifiziert wird. Das Feld BVG-Code aus den Richtlinien 2.1 stammend wurde entfernt und durch die nachfolgenden aus Richtlinie 3.0 ersetzt. Neues Feld: Nicht BVG -unterstellt. Ist das Feld aktiviert, können alle anderen Felder nicht mutiert werden, sie sind inaktiv gesetzt. Ist das Feld inaktiv, muss mindestens eine Lösung erfasst sein. Felder Versichert bei Versicherer 1 resp. 2 Um eine Person einer Versicherung zuzuordnen, muss hier das Zutreffende Feld aktiviert sein. Eine Person kann theoretisch gleichzeitig auch bei beiden Versicherern versichert sein (wird eher selten bis gar nicht vorkommen). Code Pro Versicherer können maximal zwei Lösungen zugeteilt werden. Da die Bedeutung der Codes pro Institution unterschiedlich sein kann, ist eine Plausibilisierung nicht möglich. Sind die Codes mit ihren Lösungen bei den Versicherungen hinterlegt, kann hier eine entsprechende Auswahl getroffen werden. Beispiel: BVG-Versicherer 1 BVG-Versicherer 2 Code Versicherungslösung Code Versicherungslösung Personal nicht zu versichern Personal zu versichern Kader Basis-Korrekturbetrag Wie weiter oben bereits erwähnt, werden für die BVG-Meldung die Lohnarten mit den voraussichtlichen und rückwirkenden Berechnungsgrundlagen für die BVG- Basisberechnung hinzugezogen. Falls die daraus resultierenden BVG-Basen nicht mit Ihren Vorstellungen übereinstimmen, können diese mittels des Korrekturbetrags noch vor der Meldung abgeändert werden. Eine gute Übersicht erhalten Sie durch das Drucken der BVG-Meldung. Monatlicher Beitrag Vorschlag und definitiv Nachdem die Lohndaten übermittelt worden sind, können mit der Funktion BVG-Abholung die berechneten Beiträge dem Personal automatisch zugeordnet werden. Diese werden dann in der Spalte Vorschlag und definitiv angezeigt. Der Betrag in der Spalte definitiv kann mutiert werden. Er ist es, welcher letztlich definitive als Beitrag in die monatlichen Gehaltsabrechnungen fliest. Demzufolge wird diel Lohnart BVG-Beitrag im Lohnartenstamm so nicht mehr benötigt. Stellen Sie sicher, dass beim Gehaltsabrechnungen erstellen, bei den Nettolohnbildenden Lohnarten die Lohart BVG-Beitrag (aus dem Lohnartenstamm stammend, nicht mehr enthalten ist. Der BVG-Beitrag wird sonst doppelt abgerechnet. Löschen Sie aber die Lohnart noch nicht aus dem Lohnartenstamm, da sonst ältere Lohndaten den BVG-Abzug nicht mehr darstellen können.

9 Register Familie Die Optionen für den Zivilstand ist sind wie folgt erweitert worden: Eingetragene Partnerschaft Gerichtlich aufgelöste Partnerschaft Durch Tod aufgelöste Partnerschaft Durch Verschollenenerklärung aufgelöste Partnerschaft Register Lohnausweis Zu dem ohnehin schon überladenen Erfassungsfenster sind noch weitere Felder hinzugekommen, deshalb ist dieses nun in drei Unterregister aufgeteilt Diverses Dieses Register beinhaltet alle bisherigen Felder, mit Ausnahme der Felder zur Ziffer 15 des Lohnausweises Bemerkungen (automatisch generierte Texte) Dieses Register enthält alle Felder zur Ziffer 15 des Lohnausweises, welche automatisch generiert werden. Neu finden Sie hier das Pflichtfeld Mitarbeiter bezahlt (mind.) 0.8% pro Monat Privatanteil Geschäftswagen. Dazu folgendes: Grundsätzlich ist auf dem Lohnausweis in Ziffer 2.2 der Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass er einen Geschäftswagen auch privat benützen darf. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten und hat der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0.8 % des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer) mindestens aber CHF 150 pro Monat. Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barverkaufspreis oder Objektpreis (exkl. Mehrwertsteuer). Der so ermittelte Betrag ist wie eine zusätzliche Lohnzahlung zu betrachten. Wer dem dem Arbeitnehmer mindestens die oben erwähnten 0.8 % pro Monat vom Lohn abgezogen, muss dieses Feld aktiviert werden. Übernimmt der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten (z. B. sämtliche Kosten für Unterhalt, Versicherungen, Benzin und Reparaturen; die Übernahme der Bezinkosten allein dagegen genügen nicht), so ist im entsprechenden Feld 2.2 des Lohnausweises keine Aufrechnung vorzunehmen Berechnungsbeispiele Kaufpreis 9.6 % pro Jahr Arbeitnehmer-Anteil pro Jahr zu deklarieren Kaufpreis 0.8 % pro Jahr Arbeitnehmer-Anteil pro Jahr zu deklarieren Je nach Berechnung wird der ermittelte Betrag mit einer entsprechenden Lohnart monatlich oder jährlich verarbeitet. Formular Lohnausweis Der Totalbetrag dieser Lohnart muss in der Formular-Lösung unter Ziffer 2.2 ausgewiesen werden. Falls dem Mitarbeiter der Anteil für den Geschäftswagen (mindestens 0.8% pro Monat) vom Lohn abgezogen wurde, bleibt Ziffer 2.2 leer. Dafür muss in Ziffer 15 der entsprechende freie Text angegeben werden (siehe vorstehenden Vorschlag). Zudem muss das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) immer angekreuzt werden Bemerkungen (manuell) Dieses Register enthält das neue Bemerkungsfeld zur Ziffer 15 des Lohnausweises, in welchem frei Text verfasst werden kann.

10 Register Statistik Ausbildung des Arbeitnehmers Das Feld Ausbildung des Arbeitnehmers hat zusätzlich die Option Doktorat erhalten Vertragsart Das Feld Vertragsart ist neu und stellt folgende Optionen zur Auswahl: Unbefristet mit Monatslohn Unbefristet mit Monatslohn und Jahresarbeitszeit Unbefristet mit Stundenlohn Befristet mit Monatslohn Befristet mit Stundenlohn Lehrvertrag Individuell vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und BUR-Nummer Das Feld BUR-Nummer ist an dieser Stelle neu. Es ersetzt die Angabe der individuellen vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit, da diese durch die Angabe der BUR-Nummer automatisch aus den Unternehmerdaten und dem Beschäftigungsgrad berechnet wird Personalstamm und Personalblätter drucken Die Veränderungen beim Erfassen des Personals sind für die Druckliste entsprechend mitberücksichtig worden Gehaltsabrechnungen erstellen Mehrfach Ein- und Austritte Für die Berechnung der pflichtigen Löhne von Lohnarten mit Höchstlohn, musste die Beschäftigungszeit in Bezug auf die mehrfachen Ein- und Austritte mitberücksichtigt werden Neue Codes für die Institutionen UVGZ, KTG und BVG Die Berechnung und Zuordnung der Beiträge für die Institutionen UVGZ. KTG und BVG sind den Erfassungsmöglichkeiten im Personalstamm angepasst. Achtung: Die Lohnart BVG Abzug aus dem Lohnartenstamm sollte nicht mehr verwendet werden. Der abzuziehende BVG-Beitrag wird im Personalstamm unter Versicherungen hinterlegt und hier automatisch mitberücksichtigt. Die Gehaltsabrechnungen der P-Office Version V7.X werden beim Konvertieren der Daten auf V8.0 entsprechend umgewandelt. Voraussetzung ist, dass die Zuordnung bereits bei V7.X korrekt war Gehaltsabrechnungen drucken Alle Änderungen im Personalstamm und bei der Gehaltsabrechnungserstellung sind beim Drucken der Gehaltsabrechnungen entsprechend berücksichtigt.

11 2.1.7 Monats- und Jahresendlisten drucken Sämtliche Monats- und Jahresendlisten sind den Richtlinien V3.0 angepasst worden. Mehrheitlich sind Anpassungen in Bezug auf die mehrfachen Ein- und Austritte, der neuen UGVZ-, KTG- und BVG-Codes und die neuen BVG-Beiträge nötig gewesen. Da bei den Versicherungen die UVGZ und KTG neu absolut identisch funktionieren, sind auch die Auswertungen in Ihrer Darstellung identisch geworden. Hier noch eine Auflistung der betroffenen Listen. Monatslisten Lohnjournal drucken Lohnartenrekapitulation drucken Zahlungsauftrag drucken Verbuchen in Fibu Jahreslisten Jahres-/ Semester-Lohnkonti drucken UVG Jahresabrechnung UVGZ - Jahresabrechnung drucken (für 2.2) AHV - Lohnbescheinigung FAK - Abrechnung KTG - Jahresabrechnung drucken Aus BVG-Abrechnung wird BVG-Meldung Die BVG-Abrechnung wurde durch die BVG-Meldung ersetzt. Diese Liste soll helfen, die definitiv zu meldende BVG-Basis für das Meldejahr pro Person zu ermitteln. Dazu dienen die verwendeten Lohnarten (rückwirkend und voraussichtlich) und der BVG-Basis-Korrekturbetrag. In den Kapiteln Personalstamm und Lohnartenstamm ist die Funktionsweise bezüglich rückwirkender und voraussichtlicher Berechnung zu genüge erklärt, so auch das Verwenden des Basis-Korrekturbetrages. Pro BVG-Institution wird eine separate Meldeliste erstellt. Üblicherweise hat eine Unternehmung nur eine BVG-Versicherung Lohndatenübermittlung mit ELM-Transmitter Wie gehabt, dient der ELM-Transitter der Lohndatenübermittlung an sämtliche Institutionen, welche unter den Versicherungen entsprechend erfasst worden sind. Grundsätzlich funktioniert der ELM-Transmitter gleich wie vorher Register Einstellungen URL Um all die oben erwähnten Erweiterungen übermitteln zu können mussten einige Anpassungen in der zu übermittelnden Datenstruktur vorgenommen werden. Damit der Empfänger diese Struktur von der vorherigen unterscheiden kann, wurde eine neue Standard-URL in den Einstellungen festgelegt. Klicken Sie vor dem nächsten Sendevorgang auf den Knopf Standard URL um diese richtig zu stellen Zertifikat installieren Mit einem Klick auf den Knopf Zertifikate installieren, werden die nötigen Zertifikate zur Signierung und Verschlüsselung der Lohndaten installiert. Dazu müssen sich die Zertifikate im gleichnamigen Ordner innerhalb des Transmitter - Pfades befinden. Mit der korrekten Installation des Transmitters sollte dies sichergestellt sein.

12 Uploadpfad Die im Uploadpfad gespeicherten XML-Dokumente haben neu andere Nahmen. Dateien die durch den Sendevorgang entstehen _EIV.XML Dient dem Export- Importverfahren. Die Datei ist signiert jedoch nicht verschlüsselt _PIV.XML Entsteht durch das Prozessintegrierte Verfahren. Datei ist signiert und verschlüsselt _Res.XML Entspricht dem Respons = Antwort auf Meldung Dateien, welche durch die BVG-Abholung entstehen. _BVG_Req.xml BVG-Abholungsanforderung _BVG_Res.xml Antwort auf BVG-Abholungsanforderung Dateien, welche durch die Drucklistenfunktionen entstehen. MeldungsID_Lohnausweise.PDF MeldungsID_AHV_Lohnbescheinigung.PDF MeldungsID_AHV_Freie_Personen.PDF MeldungsID_FAK_Abrechnung.PDF MeldungsID_FAK_Abrechnung_Detailiert.PDF MeldungsID_KTG_Abrechnung.PDF MeldungsID_UVG_Jahresrechnung.PDF MeldungsID_UVGZ_Jahresrechnung.PDF Datei die durch die Speicherung des Protokolls entsteht. MeldungsID_Protokoll_Lohnmeldung.txt Register Empfänger Neue Empfängerwahl: BVG Vorabgleich Möglicherweise sind die Datenstände in der Lohnbuchhaltung und im System des BVG-Versicherers unterschiedlich. Ein BVG-Versicherer benötigt für den Berechnungslauf korrekte und vollständige Personendaten. Das Bereinigen von Differenzen erfordert oft separate Mutationen, welche in den Meldezeitpunkt fallen und damit zu unerwünschten Verzögerungen führen. Zur Optimierung der Datenqualität und um die Datenprüfung vom Meldezeitpunkt loszulösen, besteht die Möglichkeit eines Vorabgleichs der Personenstammdaten. Grundsätze zum Vorabgleich Ein Vorabgleich der Daten ist jederzeit möglich Der Vorabgleich bewirkt beim Versicherer keine Mutationen Der Ablauf beim Vorabgleich ist dem der Lohnmeldung identisch. Beim Vorabgleich übermittelt das Unternehmen die BVG-relevanten Personenstammdaten. Nachdem der Versicherer die Personen identifiziert hat, kann sein Datenbestand mit der Funktion BVG-Abholung (befindet sich im Register Senden ) abgerufen werden. Wenn sich das Unternehmen und der Versicherer auf das Führen von BVG-Codes geeinigt haben, dient der Vorabgleich zur Initialisierung der Lohnbuchhaltung (Import der BVG-Codes pro Person ins Lohnsystem) Die Komplettierung (Freigabe) ist optional, standardmässig ist sie aktiviert, so dass eine Freigabe stattfinden kann. Um einen BVG Vorabgleich zu starten muss das gleichnamige Feld aktiviert sein. Alle anderen Empfänger sind dann automatisch ausgeblendet, sie erhalten keine Daten. Wahlweise kann nun die Komplettierung aktiviert respektive deaktiviert werden. Üblicherweise ist sie aktiviert. Ist eine Komplettierung nicht erwünscht kann das Feld deaktiviert werden. Es bleibt dann dem BVG-Versicherer überlassen, ob er trotzdem eine Komplettierung verlangt. Um den Vorabgleich auszulösen, muss im Register Senden die Funktion Senden gestartet werden. Der Vorabgleich wird dann im Journal eingetragen, wie dies beim üblichen Datenversand auch der Fall ist. Der nächste Schritt ist dann die BVG-Abholung. Lesen Sie dazu das entsprechende Kapitel (Register Senden, Funktion BVG-Abholung ).

13 Register Senden Neu Funktion: BVG Abholen Die BVG-Abholung basiert immer auf einen zuvor ausgeführten Sendevorgang in welchem das BVG als Empfänger angegeben wurde. Wie dies im Detail bewerkstelligt wird ist im Kapitel bezüglich dem Register Empfänger erklärt. Daraus lässt sich entnehmen, dass nebst der üblichen BVG-Meldung auch ein BVG- Vorabgleich gesendet werden kann. Dementsprechend sind für die BVG-Abholung zwei Fälle zu unterscheiden. Vor dem Ausführen der Funktion muss im Register Journal der Datensatzzeiger auf jene Meldung gesetzt werden, für welche die Abholung (Rückmeldung) stattfinden soll Rückmeldung beim Vorabgleich Nachdem die Personen identifiziert wurden, können die Stammdaten des Versicherers (ohne BVG-Beiträge) elektronisch abgerufen werden. Die Lohnbuchhaltung gleicht nun die Daten der Rückmeldung mit den Personal-Stammdaten ab. Bei Differenzen sind die folgenden Aktionen möglich: Sind die Stammdaten in der Lohnbuchhaltung korrekt, erfolgt eine Mutation an den Versicherer Sind die Stammdaten des Versicherers korrekt, erfolgt eine Korrektur in der Lohnbuchhaltung Die BVG-Codes mit Beschreibung können automatisch initialisiert werden (das heisst den Personen im Personalstamm zugewiesen werden) Rückmeldung bei der Lohnmeldung Nachdem die Personen identifiziert wurden, die BVG-Löhne berechnet wurden, werden die Stammdaten des Versicherers und die neuen BVG-Jahres-Beiträge elektronisch abgerufen und in die Software importiert. Importieren der Beiträge Die Lohnbuchhaltung überprüft die Rückmeldung Der Lohnbuchhalter überprüft die allgemeinen Informationen und Hinweise Für alle aktiven Personen mit übereinstimmenden Daten werden die BVG-Beiträge automatisch zugeteilt Personen mit einer Bemerkung werden manuell weiterverarbeitet Enthält die Rückmeldung Personen mit zwischenzeitlichem Austritt, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Die Austrittsmeldung erfolgt separat. Sind in der Lohnbuchhaltung Personen neu erfasst und fehlen deshalb in der Rückmeldung, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Die Eintrittsmeldung erfolgt separat. Bei Personen welche vor der Meldung ein- oder ausgetreten sind, erscheint eine Fehlermeldung. Bei Personen mit mehreren Anstellungen bei demselben Arbeitergeber (Mehrfachbeschäftigte) sind mehrere unterschiedliche Löhne in demselben BVG-Vertrag, mit identischen Sozialversicherungsnummern möglich. Die Rückmeldung der BVG-Beiträge ist ebenfalls mehrfach, jedoch ohne eindeutige Zuordnung. In der Lohnbuchhaltung werden die BVG-Beiträge manuell zugeordnet, da keine Personalnummer zurückgemeldet wird.

14 Register Drucklisten Das Register Lohnausweis wurde in Drucklisten umbenannt. Neu können hier nebst dem Lohnausweis auch all die andern Drucklisten generiert werden. Inhaltlich sind sie identisch mit jenen, welche in P-Office erstellt werden können. Mögliche Drucklisten Lohnausweis AHV-Lohnbescheinigung AHV-Lohnbescheinigung für AHV-freie Personen FAK-Abrechnung FAK-Abrechnung mit Details KTG-Abrechnung UVG-Jahresrechnung UVGZ-Jahresrechnung Wichtig! Alle hier generierbaren Drucklisten basieren auf Daten, die durch den Sendevorgang generiert worden sind. Sie beziehen sich also auf jenen Eintrag im Journal welcher den Datensatzzeiger besitzt. Werden also in P-Office Lohndaten verändert, muss durch einen erneuten Sendevorgang (online oder offline) ein neuer Eintrag generiert werden, um aktuelle Daten mit den vorliegenden Drucklisten abbilden zu können.

15 2.2 Projekt Projekt erfassen, Projektkontrolle, Aufwandkontrolle Die Kreditoren-Rechnungen werden neu wie folgt aufgeteilt und gegliedert dargestellt: Materialkosten, Unterakkordanten, Fremdarbeiten und Sonstiges. Diese Aufteilung wird aufgrund des Kontenplans und den entsprechenden Soll-Konto-Angaben bei den Kreditoren-Rechnungen ermöglicht. Parametrisiert wird diese, mit den neuen Eingabemöglichkeiten im Menu Allgemein, Parameter, Allgemeine Einstellungen, Register Projekt, Box Aufteilung der Kreditoren in. Durch die Angabe von Kontengruppen, können mehrere Konten derselben Gliederung zugeordnet werden Mitarbeiteransätze erfassen Ein- und Austrittsdaten Analog zum Personalstamm können neu mehrere Ein- und Austrittsdaten erfasst werden Mitarbeiteransätze drucken Hat ein Mitarbeiter mehr als eine Beschäftigungsperiode, wird diese mit zusätzlichen Zeilen abgebildet Überzeit / Ferienguthaben Liste drucken Mitberücksichtigung der Mehrfach Ein- und Austritte für die Berechnung der Sollstunden Krankheit- und Unfallstundenliste drucken Mitberücksichtigung der Mehrfach Ein- und Austritte für die Berechnung der Sollstunden Bewegungen erfassen, Stunden Mitberücksichtigung der Mehrfach Ein- und Austritte für die Berechnung der Sollstunden und für die Plausibilisierung des Bewegungsdatums Sollstundenkontrolle Auf sämtlichen Stundenkontrolllisten sind für die Berechnung der Sollstunden die Mehrfach Ein- und Austritte mitberücksichtigt.

Klicken Sie in P-Office im Menu Lohn auf die Lohndatenübermittlung. Bei Korrekter Installation und genügenden Rechten erscheint folgendes Fenster:

Klicken Sie in P-Office im Menu Lohn auf die Lohndatenübermittlung. Bei Korrekter Installation und genügenden Rechten erscheint folgendes Fenster: ELM-Wegleitung Diese Wegleitung soll als Kurzinstruktion resp. Checkliste verstanden werden. Das ausführliche Handbuch ist in P-Office selbst im Menu unter Handbücher zu finden. 1. Lohndatenübermittlung

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