Einführung und Aufbau eines integrierten Prozessmanagment- Systems bei OTTO FUCHS 1 sycat IMS GmbH BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SOFTWARE

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1 Hamburg Einführung und Aufbau eines integrierten Prozessmanagment- Systems bei OTTO FUCHS 1

2 Business Process Management Seit 30 Jahren stehen wir für Qualität in Prozessen! GRÜNDUNG Standort Schweiz synoga GmbH NEUGRÜNDUNG prowert Consulting GmbH 2006 NEUGRÜNDUNG binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions UMBENENNUNG sycat IMS GmbH 2005 GRÜNDUNG Prof. Binner Akademie UNTERNEHMENSENTWICKLUNG HISTORIE UMBENENNUNG Dr. Binner Consulting & Software GRÜNDUNG Dr. Binner CIM-House GmbH 1988 ERSTVORSTELLUNG SYCAT Präsentation des Prototyps sycat Erste PM Software am Markt DER ANFANG 1985 GRÜNDUNG Dr. Binner Unternehmensberatung 2

3 Marktsituation Kunden weltweit Über Lizenzen Mehr als 765 TSD Anwender Branchenübergreifend Know How aus knapp 30 Jahren 30 Jahre Erfahrung Kunden weltweit Lizenzen im Einsatz Anwender international 3

4 Software und Beratung aus einer Hand BPM Software BPM Integration Prozessmanagement Prozessautomatisierung Dokumentenmanagement QM-Handbuch portalbasierte QM-Dokumentation Integrierte Managementsysteme Wertschöpfendes Business Process Management Aufbau und Optimierung von Managementsystemen Prozessharmonisierung und -standardisierung Prozessoptimierung und Reorganisation Organisatorische ERP- und IT-Auswahl und Einführung Externe Projektleitung 4

5 Unsere Beratungsleistungen Aufbau und Optimierung von QM/ IM Systemen Prozessharmonisierung und Standardisierung Prozessoptimierung und Reorganisation Projekt- und Interimsmanagement Methodisches Konzept und Vorgehensweise Anforderungskonzept mit Organisationsabläufen Anbieterneutrale Selektion Einführung Controlling und Produktivstart immer gut beraten UNSERE KOMPETENZ FÜR IHREN ERFOLG Wir sind Ihr unabhängiger Berater und Partner mit Leidenschaft und Teamwork. 5 prowert ConsultingGmbH Unternehmensentwicklung proaktiv und wertsteigernd begleiten

6 Auszug unserer Referenzkunden 6 Halle 5 Stand 5430

7 Produktportfolio sycat BPM Software 7

8 Vorstellung OTTO FUCHS Gruppe Kernkompetenzen der OTTO FUCHS KG - Managementsysteme Meinerzhagen Gründung: 1910 als Messinggießerei Umsatz: 621 Mio. (ges. Umsatz Gruppe 2,5 Mrd) Mitarbeiter: Mitarbeiter Werksfläche: m² Werkstoffe: Zahlen, Daten, Fakten (Stand 2015) 68 Aluminiumlegierungen 12 Magnesiumlegierungen 12 Titanlegierungen 4 Nickellegierungen Mit freundlicher Genehmigung von Folien vom Vortrag 8

9 Vorstellung OTTO FUCHS Gruppe Kernkompetenzen der OTTO FUCHS KG - Managementsysteme Schmieden Strangpressen Ringwalzen 9

10 Vorstellung OTTO FUCHS Gruppe Kernkompetenzen der OTTO FUCHS KG - Managementsysteme DIN EN ISO 9001:2008 Luft- & Raumfahrt EN 9100 Automotive ISO/TS 16949:2009 Bahn IRIS Rev. 02:2009 Erdöl- & Erdgasindustr ie ISO/TS 29001:2010 Umweltmanagement ISO 14001:2004 Arbeits- & Gesundheitsschutz BS OHSAS 18001:2007 Energiemanagement ISO 50001:2011 NADCAP NDT NADCAP MT NADCAP HT NADCAP CP 10

11 Projekt IMS - Ausgangssituation Prozesslandkarte und Prozesse sind mit unterschiedlicher Softwareunterstützung erstellt Es gibt keine übergreifenden Standards Prozessbeschreibungen in vielen Verfahrensanweisungen Verfahrensanweisungen bestehen zum großen Teil aus viel Text Keine Verknüpfungen der Prozesse Fehlende Verknüpfung zu Formularen und internen Anweisungen Keine automatisierten Verbindungen zwischen Prozesskennzahlen und Prozessen Hoher Pflegeaufwand der Verfahrensanweisungen bei Änderungen von Normen und Kundenforderungen Schlechte Auffindbarkeit der Unterprozesse und Arbeitsanweisungen Geringe Akzeptanz und somit Erfüllung der Vorgaben 11

12 Altes Managementsystem Aufbau & Struktur: Prozesse 12

13 Projekt IMS - Ziel Eine durchgängige, nachhaltige Prozesslandschaft ausgerichtet auf die Unternehmensziele Abbildung von Unterprozessen für Führungs-, Management-, Kern- und unterstützende Prozesse Aufbau eines Integrierten Management Systems (IMS) Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung und Auffindbarkeit Reduzierung des Aufwandes zur Erstellung und Aufrechterhaltung der Prozesse gem. Norm- und Kundenforderungen Grundlage zur Prozess Auditierung und Optimierung Erkennung von Wechselwirkungen Einbindung von Verbesserungsmethoden Nachvollziehbarer Status von freigegebenen und in Prüfung befindlichen Dokumenten 13

14 Projekt IMS - Auswahl der bpm Software Auswahlkriterien 14

15 Projekt IMS Projektumsetzung - Timing und Ressourcen 4 Moderatoren 1 Praktikantin und folgend Bachelorantin Kapazität der Moderatoren 2 Tage/Woche Geplante Zeit pro Prozess 14 Std. - 1h Vorbereitung, 2h 1. Meeting, 4h Nachbereitung, - 2h 2. Meeting, 2h Nachbereitung, - 2h 3. Meeting, 2h Finish) Annahme zur Anzahl der Unterprozesse in Prio A, B und C (A: 150, B: 200; C: 200) Aufteilung der Moderatoren zu den Prozesse Erweiterung der Moderatoren um UMS, ASM, EnMS, ISMS 15

16 IMS mit Dokumentenlenkung und bpm (sycat) Dokumente was wollten wir erreichen Flexible Struktur ( ) Gezielte, dynamische Mehrsprachigkeit ( ) Verknüpfung von Dokumenten zu Prozessen in einem System ( ) Dezentrale Erstellung / Änderung der Dokumente (mit Word, Excel, etc.) ( ) Zentrale Verwaltung, Prüfung, Freigaben und Lenkung über einen mehrschichtigen Workflow-Prozess über das Intranet ( ) Direkte Initiierung eines Dokumentenänderungsantrages aus dem Portal ( ) Arbeitsplatz- / Abteilungs- / Personenbezogene Freigabe ( ) Integriertes Berechtigungskonzept für Gruppen, Bereiche oder Personen ( ) Gezielte Mitteilung bei Änderungen: Benachrichtigung aller Betroffenen über Neu-Erstellung bzw. Änderung eines oder mehrerer Dokumente oder Prozesse ( ) Einfachste Auffindbarkeit durch Volltextsuche, Stichwortverknüpfung und persönliche Favoriten ( ) 16

17 IMS mit Dokumentenlenkung und bpm (sycat) a) Dokumente Arbeitsplatz- / Abteilungs- / Personenbezogene Freigabe Integriertes Berechtigungskonzept für Gruppen, Bereiche oder Personen Gezielte, dynamische Mehrsprachigkeit Einfachste Auffindbarkeit durch Volltextsuche, Stichwortverknüpfung Flexible Struktur Hierarchische Aufbau der Dokumentenstruktur - Konzernweit (OF-Gruppe) - Standortbezogen (OFM) - Bereichsbezogen (EK, QM) Dokumentenarten - Verfahrensanweisungen (VAs) - Arbeitsanweisungen (AAs) - Kontrollanweisungen (KAs) - Formulare / Vorlagen - Benutzerhilfen - Anlagen - Handbücher - Prozessbeschreibungen 17 Informationen zum Alt-System Verknüpfung von Dokumenten zu Prozessen in einem System

18 Einführung eines integrierten Managementsystems Einführung Änderungsmanagement Einweisung Prozessüberwachung Betrieb Sicherstellen der Nachhaltigkeit Prozesssteuerung Kontinuierliche Weiterentwicklung KPIs Prozessmanagement operativ/strategisch REDESIGN Projekt-Scoping Vorbereitung Initialisierung Projektmanagement IST-Analyse GO LIVE Übernahme der Dokumente Prozess Ist Aufnahme/ Prozessanalyse 19 Implementierung/ Aufbau Anpassung Organisation/Umsetzung, Prozesse Schulung und Qualifikation Schulung/ Motivation Etablierung der Rollen Einbindung der Führungskräfte/ Projektmarketing Konzeption Rollen, organisatorische Voraussetzungen Änderungsmanagement Nutzungskonzept sycat Aufbau IMS, Prozessmodell/-ebenen

19 Hamburg Einführung und Aufbau eines integrierten Prozessmanagment- Systems bei OTTO FUCHS 20