MITTELSTAND KOMPAKT. Fortschritt durch Cloud. Cloud Cloud Cloud! Interview mit Sonax Silberlöffel und Autowaschen ohne Wasser

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1 003 Comarch Magazin März MITTELSTAND KOMPAKT Cloud Cloud Cloud! Interview mit Sonax Silberlöffel und Autowaschen ohne Wasser Welches Cloud-Angebot passt zu meinem Unternehmen? ECM in der Cloud Status und Nutzung

2 Inhalt Grußwort Comarch Aktuell Cloud Cloud Cloud! Dr. Christoph Kurpinski im Gespräch mit Mittelstand Kompakt SSP entscheidet sich für Comarch EDI und Comarch ECM B&K GmbH & Co. KG optimiert Geschäftsprozesse mit Comarch ECM Comarch Network Operation Center Überwachung der IT-Infrastruktur und technischer Support London Heathrow entscheidet sich für Comarch CRM & Marketing Eröffnung des neuen Comarch Data Center in Dresden Eigene Erweiterungen von Comarch ERP Enterprise mit dem Application Development Kit "Was bedeutet Cloud für Sie?" Cloud-Computing erobert die Unternehmens IT Welches Cloud-Angebot passt zu meinem Unternehmen? Warenwirtschaftslösungen aus der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen Eine Lösung für alle Best Practices in der Public Cloud nutzen Was ist zu tun, wenn? EDI aus der Cloud löst klassische EDI-Lösungen ab Marketing für Onlineshops Digitale Akten und Ad-Hoc-Workflow ECM in der Cloud: Status und Nutzung Herausforderungen in der Mode- & Lifestyle-Branche Impressum MITTELSTAND KOMPAKT Comarch Magazin 003/März 2013 Hausanschrift: Comarch Software und Beratung AG Messerschmittstraße München Herausgeber und Verleger: Comarch Software und Beratung AG Redaktion: Magda Duda, Martina List, Philipp Erdkönig DTP: Nuno Laranja SoInteractive GmbH Messerschmittstraße München Redaktion: Internet: Erscheinungsnachweise: 2x jährlich Auflage: Die Wolke Die Cloud, die Datenwolke, ist laut Analysten der wichtigste Langzeittrend in der IT. Das heißt keine lokale Festplatte, kein bestimmter Server, kein konkreter Ort. Privat nutzen viele von uns bereits kostenlose Angebote wie beispielsweise Dropbox oder Google Drive. Auch für Mittelständler gewinnt dieses Thema immer mehr an Bedeutung: statt selbst ein aufwendig zu wartendes Rechenzentrum zu bauen, mieten Unternehmen je nach Bedarf Rechenkapazität, Software oder Speicher- zitäten und vor allem Geld in die Installation und Instandhaltung der Hard- und Software zu stecken. Doch so sinnvoll der Schritt in die Wolke ist er muss sorgfältig geplant werden. Denn wie zuverlässig funktioniert die Wolke eigentlich? Wie geht die Datenmigration vonstatten und welche rechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen? In dieser Ausgabe von Mittelstand Kompakt zeigen Ihnen Comarch und Cloud Computing- Experten, was bei dem Umstieg auf die Wolke Mittelstand Success Story Silberlöffel und Autowaschen ohne Wasser Digitaler Workflow für schnelle Prozesse Die Zeitschrift und alle in ihr enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung des Verlags strafbar. platz bei einem Cloud Computing-Anbieter. Unternehmen können auf diese Weise gleich richtig durchstarten, statt wertvolle Kapa- zu beachten ist und welche Vorteile die Auslagerung der IT für Sie bietet. Viel Spaß beim Lesen! Redaktion 3

3 Comarch Aktuell Comarch Aktuell Cloud Cloud Cloud! Dr. Christoph Kurpinski im Gespräch mit Mittelstand Kompakt. In dieser Ausgabe hat die Mittelstand Kompakt-Redaktion mit Dr. Christoph Kurpinski über die aktuellen Erfolge, die deutsch-polnische Zusammenarbeit und das neue Cloud-Angebot gesprochen. Mittelstand Kompakt: In diesem Jahr wird Polen Partnerland der CeBIT sein. Ist es für Comarch daher etwas Besonderes in diesem Jahr auf die CeBIT zu gehen? Dr. Kurpinski: Es freut uns sehr, dass Polen in diesem Jahr Partnerland der CeBIT ist. Als deutsche Tochtergesellschaft eines polnischen IT-Unternehmens wollen wir mit neuen und innovativen Produkten überzeugen und damit den Beweis antreten, dass die Mischung aus hoher IT- Kompetenz mit lokalem Branchen-Know-how unschlagbar sein kann. Comarch ist aber schon sehr lange in Deutschland aktiv und keinesfalls zum ersten Mal auf der CeBIT. Seit Jahren zählt Comarch zu den wenigen, erfolgreichen polnischen Unternehmen in Deutschland. Dr. Christoph Kurpinski Mittelstand Kompakt: Und was macht Comarch anders bzw. warum ist gerade Comarch in Deutschland erfolgreich? Vorstandsvorsitzender der Dr. Kurpinski: Comarch hat von Anfang an erkannt, dass man in Deutschland auch eine deutsche Firma aufbauen muss. Uns stehen hier in Deutschland zwar die Produkte, Entwicklungs- Comarch Software und Beratung AG ressourcen und die finanziellen Mittel unserer polnischen Muttergesellschaft zur Verfügung, aber wir bedienen den deutschen Markt mit unseren Mitarbeitern vor Ort selber. Dieses Prinzip trifft auch auf aktuelle Entwicklungen wie zum Beispiel unsere Comarch Cloud-Lösung zu. Die Software für die Cloud haben wir in Deutschland konzipiert und entwickelt, bei den Betriebsthemen haben wir auf die Erfahrungen unserer polnischen Kollegen zurückgegriffen. Cloud Computing spielt mittlerweile eine immer wichtigere Rolle bei unseren Kundenprojekten, da immer mehr Unternehmen die Vorzüge der IT aus der Steckdose für sich entdecken. Die Vorteile wie geringere Kosten, höhere Verfügbarkeit und Sicherheit sprechen für sich. Im Mittelpunkt des diesjährigen Auftritts auf der CeBIT steht das breite Cloud-Angebot für den Mittelstand mit dem Motto Weil Wachstum flexible IT braucht. Wir wollen unseren Kunden in der DACH-Region ein adäquates und sicheres Produkt anbieten. Mittelstand Kompakt: Apropos sichere Cloud - wo genau werden diese Cloud-Services erbracht? Dr. Kurpinski: Aus unserem neuen Rechenzentrum in Dresden, das gerade mit einem Aufwand von mehreren Millionen Euro fertiggestellt wurde. Es ist eines der sichersten Rechenzentren der Region Dresden und Mitteldeutschlands und entspricht dem Tier-3-Standard. Aus diesem Rechenzentrum können sowohl Business-Anwendungen im Software as a Service (SaaS)-Modell als auch direkte IT-Services mit hohen Ansprüchen an Verfügbarkeit, Sicherheit, Performance und Skalierbarkeit bezogen werden. Die Data Center Services von Comarch sind die ideale Alternative zu eigenen IT-Ressourcen. Unser Ziel ist es, mit zuverlässigen und leistungsfähigen Lösungen eine unterbrechungsfreie Geschäftstätigkeit sicherzustellen. Neben dem Private Cloud-Angebot, bieten wir auch unsere bewährte ERP- und Finanzsoftware im Public Cloud- Modell an. Auf zwei Stockwerken des Data Center haben wir Platz für ca. 60 Serverschränke und können damit etwa 800 Serversysteme fassen. Wir haben also genug Platz für unsere Kunden, egal ob sie Private Cloud- oder Public Cloud-Lösungen wählen. Mittelstand Kompakt: Warum bietet Comarch aktuell in erster Linie ERP und Financials aus der Cloud an? Dr. Kurpinski: Für den gehobenen Mittelstand bieten wir unser komplettes IT-Portfolio mit ERP, Financials, ECM und EDI in der Private Cloud an, weil diese Kunden oft auch unternehmensspezifische Erweiterungen und Anpassungen von uns beziehen. Für kleinere Unternehmen haben wir ein optimales und kostengünstiges Standardangebot erstellt, das wir als Public Cloud-Lösung anbieten. Dieses beinhaltet aktuell Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise. Zum einen wollen wir mit der Comarch Financials Cloud unseren Bestandskunden, die zum Beispiel Comarch Financials DKS im Einsatz haben, eine günstige Alternative bieten, um ihre in die Jahre gekommenen Finanzbuchhaltungen abzulösen. Die Finanzbuchhaltung allein - Comarch Financials Cloud - können Unternehmen zum Beispiel schon pro Benutzer für unter 40 / Monat erwerben. Allen anderen Interessenten empfehlen wir aber die Kombination aus Comarch ERP Cloud und Comarch Financials Cloud. Besonders attraktiv ist dieses Angebot, da die Anwendungen bereits innerhalb eines Arbeitstages produktiv zur Verfügung stehen und Unternehmen jederzeit die benötigten Zugänge aufstocken können. Im Übrigen werden wir auch noch in diesem Jahr Comarch ECM aus der Cloud anbieten. Mittelstand Kompakt: Welche weiteren Neuerungen gibt es bei Comarch ECM und was bieten sie dem Kunden? Dr. Kurpinski: In diesem Jahr ist ein weiteres Release für Comarch ECM geplant. Dabei stehen unter anderem im Vordergrund: die Weiterentwicklung des Moduls für Dossier- und Fallmanagement inklusive Vorlagenmanagement sowie die Erweiterung des BPM-Moduls (Business Process Management) inklusive des Designers für elektronische Formulare (BPM eforms) und einsatzbereiten Workflow-Vorlagen. Bereits in der aktuellen Version von Comarch ECM sind hier die Funktionen wesentlich breiter angelegt als bei einem herkömmlichen ERP-System. Geplant sind außerdem neue Funktionen für das Aktenmanagement und die Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus. So kann in Zukunft die elektronische Archivierung von Akten und Dokumenten noch effizienter ablaufen. Die bereits im ECM-System umgesetzte MS Office-Integration soll um weitere Plugins ergänzt und die verteilte Ablage ausgebaut werden. Damit können Geschäftsprozesse noch schneller, transparenter und effizienter gestaltet werden. Mittelstand Kompakt: Gibt es Neuigkeiten auch bei den anderen Produkten? Dr. Kurpinski: Auf der CeBIT zeigen wir in Halle 5, Stand A16 traditionell auch die Comarch e-enterprise Produkte, das Rundum-Paket für den Mittelstand mit voll integrierten Anwendungen für ERP, Finanzen, ECM/DMS, Business Intelligence und EDI. Jeder Kunde kann die Bestandteile seiner integrierten Prozessplattform individuell aus diesem breiten Softwareangebot auswählen. Diese integrierte Lösung haben wir schon im vergangenen Jahr erstmals gezeigt und inzwischen auch bei einigen Kunden eingesetzt. Victorinox ist beispielsweise einer dieser langjährigen Kunden, der sich neben ERP und Financials auch für die übrigen e-enterprise Produkte von Comarch entschieden hat. Sie profitieren von der einmaligen Integration dieser Produkte, die nur mit unserer webbasierten Technologie möglich ist. Mittelstand Kompakt: Wie sieht die Produktstrategie für 2013 aus? Dr. Kurpinski: Aktuell sind wir dabei, unsere Funktionalitäten im Bereich Online-Handel weiter auszubauen. Viele Online- Händler sind derzeit in einer Pattsituation, da ihre oft selbstentwickelten Webshop-Lösungen für die steigenden Prozessanforderungen nicht mehr ausreichen. Hier wollen wir mit einem starken Warenwirtschaftssystem, das im Hintergrund einer kundenorientierten Onlinehandelslösung läuft, helfen. 4 5

4 Comarch Aktuell Daher entwickeln wir auf Basis unserer Erfahrungen eine leistungsstarke Lösung für Online-Händler rund um Comarch ERP und Comarch Financials Enterprise mit neuen branchenspezifischen Funktionalitäten. Bereits in 2011 wurde Comarch ERP Enterprise und damit auch unser Projekt bei Zalando vom Center for Enterprise Research in der Kategorie E-Business ausgezeichnet. In der Zwischenzeit haben wir zahlreiche weitere Projekte im ecommerce-umfeld gewonnen und erfolgreich realisiert. Dabei liefern wir Lösungen für zwei unterschiedliche Problemstellungen. Auf der einen Seite haben wir große Handelshäuser, die mit ihrer ausgefeilten, aber auch schwerfälligen IT-Architektur machtlos gegenüber den Anforderungen eines Online-Handels stehen. Mit zwei Releases pro Jahr und einer Release-Vorlaufzeit von zwei Jahren kann man keinen Webshop betreiben. Hier bieten wir mit unserem ERP-System eine flexible Plattform an, die auf der einen Seite mit der alten IT kommuniziert und auf der anderen Seite die Offenheit und Flexibilität eines webbasierten Systems dem Shop zur Verfügung stellt. Die andere Gruppe umfasst die schnell wachsenden Online-Händler, die plötzlich ein echtes Warenwirtschaftssystem im Hintergrund benötigen. Wenn Waren im Wert von mehreren Zehntausend Euro pro Tag bestellt, versandt, aber auch zum Teil zurückgenommen werden, kann man sich auf die Prozesslogik eines Webshops nicht mehr verlassen. Diese Gründe haben vor ein paar Jahren Zalando und Comarch zusammengebracht. Heute ist es z.b. BeamerShop24 (www. beamershop24.net), der sich aus den gleichen Gründen für unsere Lösung entschieden hat. Auch hier hoffen wir, dass BeamerShop24 einen rasanten Aufschwung mit unserer Lösung zeigen wird. Diese Lösung wollen wir natürlich nicht nur den großen und etablierten Online-Händlern anbieten. Daher planen wir für die zweite Hälfte des Jahres eine spezielle Comarch ERP Cloud-Lösung für den Online-Handel. Mittelstand Kompakt: Und was wird das Besondere daran sein? Dr. Kurpinski: Das Lizenzmodell. Es eignet sich für Unternehmen mit geringer Useranzahl und wird kostengünstig angeboten werden. Die Kosten werden nämlich pro Transaktion verrechnet. Das spiegelt auch das Online-Shop-Modell meines Erachtens am besten wider. Mittelstand Kompakt: Sie haben sich hier viele verschiedene und auch herausfordernde Themen vorgenommen. Zu Viele? Dr. Kurpinski: Zunächst befinden wir uns wirtschaftlich auf einem sehr guten Weg. Das Jahr 2012 haben wir mit einem guten Ergebnis abgeschlossen. Wir haben aber auch die Zeit genutzt, um unsere Vertriebs- und Consultingstrukturen auszubauen. Damit werden wir dieses Jahr noch näher am Kunden sein, als in den Jahren zuvor. Wir schließen einige große Projekte, wie z. B. die Implementierung von Comarch Financials Enterprise bei der Finanz Informatik, ab. Damit werden wir Ressourcen frei haben, die für die Entwicklung neuer Produkte und Funktionalitäten eingesetzt werden können. Übrigens verfügen wir heute auch über eigene exklusive Entwicklungsressourcen in Polen, die uns seit einigen Monaten tatkräftig unterstützen. Kurzum, wir sind auf dem Wachstumspfad und möchten mit neuen Lösungen und Produkten unsere Marktposition ausbauen. Mittelstand Kompakt: Vielen Dank für das Gespräch. 6

5 Comarch Aktuell Comarch Aktuell SSP entscheidet sich für Comarch EDI und Comarch ECM SSP, der führende Dienstleister in der Verkehrsgastronomie jetzt Bestellungen elektronisch an unsere Partner und verarbeiten papiergebundene und elektronische Rechnungen und mit ca. 80 Niederlassungen in Deutschland, hat 2011 beschlossen, die Geschäftspartnerkommunikation erheblich zu Dokumente zentral am Standort Eschborn, betont Andreas verändern und zu zentralisieren. Zur Umsetzung hat sich SSP Kühne, Division IT-Manager bei der SSP Deutschland GmbH. für den IT-Dienstleister Comarch entschieden. Mit der Umsetzung des Projekts und dem Engagement von Comarch sind wir sehr zufrieden. Besonders überzeugt hat Comarch bekam den Auftrag, den elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten zu realisieren und anschließend die ben, erklärt Kühne. uns, dass wir nur einen Ansprechpartner für EDI und ECM ha- gesamte Verwaltung der empfangenen Geschäftsdokumente, wie beispielsweise Rechnungen, durch Comarch ECM umzusetzen. Die Wahl fiel auf Comarch, da SSP neben den überzeudelsdokumente wie Bestellung, Bestellbestätigung, Liefer- Im Rahmen des EDI-Projekts wurden zunächst Standardhangenden EDI- und ECM-Lösungen auch die fachkundige Implementierung aus einer Hand beziehen wollte. können elektronisch via Comarch EDI an Lieferanten übermitschein, Rechnung und Preiskatalog umgesetzt. Bestellungen telt werden und diese können ihre Rechnungen elektronisch Das Projekt startete bereits im August Zuvor haben unsere Niederlassungen die Geschäftspartnerkommunikation tung und Archivierung aller empfangenen Geschäftsprozesse zurücksenden. Comarch ECM übernimmt die gesamte Verwal- ausschließlich per Papier und dezentral durchgeführt. Durch bei SSP. die Einführung von Comarch EDI und Comarch ECM senden wir Comarch Network Operation Center Überwachung der IT-Infrastruktur und technischer Support Das Comarch Network Operation Center (CNOC) erbringt weltweit vielseitige Supportleistungen für Unternehmen verschiedener Branchen. Mit einem weit reichenden Leistungsspektrum und einem zuverlässigen, automatisierten Überwachungssystem für die EDV des Kunden unterstützt das CNOC sowohl IT-Administratoren als auch IT-Manager. Neben der Erkennung und Behebung von Störungen dient es den Kundenunternehmen als zentrale Anlaufstelle bei Problemen aller IT-Systeme. Wie gehen wir vor? Jedwede Meldung wird im Comarch Network Operation Center zentral erfasst. Abhängig vom Ergebnis der Vorqualifizierung London Heathrow entscheidet sich für Comarch CRM & Marketing wird ein Incident über einen Fernzugriff behoben oder ein Comarch-Mitarbeiter ermittelt die Ursache des Vorfalls beim Kunden vor Ort. In jedem Fall steht das CNOC mit dem Kunden in Kontakt und informiert ihn über den Fortschritt und die Ursache. Das Dienstleistungsniveau wird mit Hilfe periodisch erstellter Berichte nachgewiesen. Anhand dieser Berichte lässt sich zudem die Bearbeitungszeit, die Auslastung der IT-Komponenten, IT-Dienstleistungen usw. überprüfen. Es lässt sich ein Ausblick auf die Zuverlässigkeit der IT-Systeme erstellen und die Erweiterung der IT-Umgebung planen. B&K GmbH & Co. KG optimiert Geschäftsprozesse mit Comarch ECM Seit Juli 2012 nutzt B&K das unter dem Betriebssystem MS Windows installierte Comarch ECM mit 100 Benutzern für die Archivierung und die Rechnungseingangsbearbeitung. Comarch ECM löste bei B&K ein bis dato eingesetztes Wettbewerbsprodukt ab. B&K war bereits zuvor zufriedener Kunde von Comarch und hatte die Finanzsoftware Comarch Financials Schilling im Einsatz. Diese Tatsache hat entscheidend dazu beigetragen, dass sich B&K erneut für die Einführung eines Comarch-Produkts entschlossen hat. Eine entsprechende Schnittstelle zwischen den beiden Systemen ermöglicht es, Inhalte der Financials-Lösung mit History-Funktion via Viewer in Comarch ECM anzuzeigen. Für die Dokumentenarchivierung und deren automatisierte Verarbeitung wird Comarch WorkstationScan und Insiders smartfix als OCR-Modul verwendet. Auch hierbei kommt die bereits angesprochene Schnittstelle zwischen Comarch ECM und Comarch Financials Schilling zum Einsatz. Mittels OCR werden die Kreditorendaten einer jeden Rechnung automatisch mit den Informationen aus Comarch Financials Schilling abgeglichen. Dieser Prozess hat die Verarbeitung von Eingangsrechnungen signifikant verbessert. So prozessiert B&K aktuell durchschnittlich 300 mehrseitige Dokumente pro Tag. Derzeit wird das System noch durch die Funktionen Spool-File-Archivierung sowie dynamische Fahrzeug- und Service-Akten vervollständigt. B&K hat sich zusätzlich noch für das neue Comarch HMS entschieden. Dabei handelt es sich um ein Urlaubsmanagementsystem, das neben der Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsprozess, auch die Erfassung von Krankmeldungen ermöglicht. Das System besitzt eine eigenständige Benutzerverwaltung. Die Login-Daten können mit dem Comarch ECM synchronisiert werden. Der Flughafen Heathrow und die Comarch UK Ltd haben einen Vertrag über die Implementierung des neuen Loyalty Management Systems für das Bonusprogramm WorldPoints unterzeichnet. Comarch wird das System anpassen und implementieren. Der Flughafen London Heathrow ist das weltweit am höchsten frequentierte Drehkreuz und unter anderem die Basis von British Airways. Neben der Besucherfrequenz ist der Flughafen auch führend, was die Handelsumsätze der Flughafen-Shops betrifft. Dies wird unter anderem durch das WorldPoints-Bonusprogramm erreicht. Mit dem Loyaltyprogramm können die Fluggäste beim Kauf in allen Geschäften vor Ort, bei der Nutzung der Parkhäuser und auf dem Weg mit dem Heathrow Express zum Flughafen Heathrow Punkte sammeln. Die Programmteilnehmer können die Punkte auf verschiedene Weisen einlösen zum Beispiel in Form von Einkaufsgutscheinen und Meilen-Gutschriften bei British Airways, Virgin Atlantic und den Miles & More-Airlines. Comarch begleitet als Generalunternehmer den kompletten Relaunch des WorldPoint-Bonusprogramms. Das bedeutet im ersten Schritt die Einführung des Comarch Loyalty Management Systems mit den Modulen Business Administration, Contact Center und Business-to-Partner. Anschließend die Migration der bestehenden Kundendaten auf das System. In einem weiteren Projektschritt werden Servicedienstleistungen, wie zum Beispiel Callcenter von Comarch als Generalunternehmer erbracht. Dieser Auftrag von Heathrow Airport stärkt die Position von Comarch als Full-Service-Provider in der Airline- und Reisebranche. Heathrow, einer der größten Flughäfen weltweit, reiht sich somit in die Liste der Comarch-Kunden im Loyalty-Bereich ein. Weitere Kunden der Luftfahrtbranche sind beispielsweise Jet- Blue, S7, LOT Polish Airlines und 40 weitere Kunden auf fünf Kontinenten. 8 9

6 Comarch Aktuell Comarch Aktuell Eröffnung des neuen Comarch Data Center in Dresden Ende April ist es soweit! In Dresden wird das neue Data Center In der Gebäudekombination aus Gründerzeit- und moderner der Comarch AG feierlich eröffnet. Architektur sind drei Gewerbeeinheiten mit einer Gesamtfläche von etwa m² entstanden. Auf m² Bürofläche Ab dem 1. Quartal 2013 steht in Dresden das neueste Comarch finden rund 90 Mitarbeiter Platz und ca. 320 m² Nutzungsfläche stehen für zwei Rechenzentren zur Verfügung. Auf zwei Data Center zur Verfügung. Direkt angeschlossen an die neue Deutschlandzentrale baute Comarch ein weiteres Rechenzentrum, das verteilt über zwei Stockwerke über getrennte Platz für ca. 60 Serverschränke und kann damit etwa 800 Ser- Stockwerken bietet jedes der beiden Comarch Data Center Brandabschnitte verfügt. Das Rechenzentrum entspricht dem versysteme fassen. Tier-3-Standard und ist eines der sichersten Rechenzentren der Region Dresden und Mitteldeutschland. Von diesem Rechenzentrum können Business-Softwarelösungen as a Ser- für den Mittelstand für ERP, Financials, ECM und EDI im Virtual Comarch bietet ab März seine erprobten Software-Lösungen vice (SaaS) ebenso wie IT-Services von Comarch mit hohen Private Cloud-Modell an. Ebenfalls werden aus den deutschen Ansprüchen an Verfügbarkeit, Sicherheit, Performance und Rechenzentren ab sofort Public Cloud-Services kostengünstig Skalierbarkeit bezogen werden. Die Data Center Services (Rechenzentrumsleistungen) von Comarch sind die ideale Alterschaft, die Comarch ERP Cloud, liefert Best-Practice-Prozesse für kleine Unternehmen angeboten: Die Lösung für Warenwirtnative zu eigenen Ressourcen. Unser Ziel ist, mit zuverlässigen und leistungsfähigen Lösungen eine unterbrechungsfreie grierte Finanzbuchhaltung. Eine Finanzbuchhaltung allein, die in den Bereichen Einkauf, Vertrieb und Logistik sowie eine inte- Geschäftstätigkeit sicherzustellen. Comarch Financials Cloud, können Unternehmen schon pro Benutzer für unter 40 /Monat erwerben. Eigene Erweiterungen von Comarch ERP Enterprise mit dem Application Development Kit Ein großes Stück Entwicklungsfreiheit Immer mehr Kunden haben den Wunsch, ihre ERP-Anwendung eigenständig weiterzuentwickeln. Mit dem neuen Application Development Kit (ADK) von Comarch ist das ganz einfach und ohne tiefe Spezialkenntnisse in Comarch ERP Enterprise möglich. Kundenspezifische Anforderungen können mit dem Application Development Kit (ADK) in einem Endkunden-Entwicklungssystem realisiert werden. Neues entwickeln oder Bestehendes erweitern In diesem Endkunden-Entwicklungssystem können beliebig viele eigene Anwendungen erstellt werden. Damit stehen dem Kunden alle Möglichkeiten zur Entwicklung eigener Berichte zur Verfügung. Mit dem ADK können jedoch auch bereits bestehende Anwendungen über stabile Schnittstellen erweitert werden. Freie Entwicklung durch stabile Schnittstellen Comarch ERP Enterprise bietet dazu zusätzlich zahlreiche Schnittstellen zum Erweitern bestehender Anwendungen und Prozesse. Die Schnittstellen sind in Java-Doc sowie in der Online-Hilfe dokumentiert. Der Kunde kann seine eigenen Lösungen ebenfalls mithilfe dieser Schnittstellen entwickeln. Auf Basis dieser bewährten Schnittstellentechnologie entwickelt Comarch komplexe Apps wie Comarch Financials Enterprise, Projekte, Service und viele mehr. Die Einordnung in die Systemlandschaft Kundenspezifische Anforderungen können mit dem Application Development Kit (ADK) ganz einfach im Endkunden- Entwicklungssystem realisiert werden. Zusätzlich können Solution Partner kundenspezifische Anforderungen in einem Kunden-Entwicklungssystem umsetzen. Die Vorteile auf einen Blick Unabhängig von Releasewechseln Die Verwendung stabiler Schnittstellen gewährleistet die weitgehende Unabhängigkeit bei Änderungen wie z.b. Releasewechseln. Dies reduziert auch die Wartungskosten der Kundenerweiterungen. Geringerer Wartungsaufwand Softwareaktualisierungen können im Endkunden-Entwicklungssystem ganz einfach durch einen Systemadministrator ohne Kenntnisse der Softwareentwicklung installiert werden. Kürzere Reaktionszeiten Der Kunde kann viele seiner Anforderungen nach seinen Bedürfnissen umsetzen, ohne dabei externe Ressourcen zu beanspruchen. Reduzierter Ausbildungsaufwand Es ist nicht notwendig, die gesamte Komplexität der ERP- Anwendungen zu kennen. Die stabilen Schnittstellen in Comarch ERP Enterprise sind dokumentiert und werden von Comarch gewartet. Klare Verantwortlichkeiten Die Verantwortlichkeit für die Stabilität der Schnittstellen liegt beim Solution Partner. Der Kunde verantwortet seine Eigenentwicklungen. Abb. 1: Entwicklungsobjekte im ADK 10 11

7 "Was bedeutet Cloud für Sie?" Seit Jahren hat das Thema Cloud Hochkonjunktur. Befürworter wie Skeptiker diskutieren das Thema rauf und runter. Mittelstand Kompakt hat mit Experten und IT-Leitern über die Cloud und deren Bedeutung gesprochen und nach ihrer Meinung gefragt: Bei Lichtblick setzen wir verstärkt auf unsere Private Cloud, um Software- und Rechenkapazitäten schnell und flexibel bereitzustellen. Auch unseren Kunden wollen wir in Zukunft verstärkt Services aus der Cloud bereitstellen. Externe Cloud-Lösungen nutzen wir derzeit noch weniger, sehen darin aber eine große Chance, zukünftig leicht und schnell auf leistungsfähige Produkte zuzugreifen. Cloud ist ein neuer flexiblerer Weg im Vergleich Claus Sprave zu herkömmlichen Lösungen, Technologie zu nut- Leiter Informationstechnologie zen und Dienstleistungen anzubieten. Doch nicht LichtBlick AG die Technik, sondern das Umdenken in den Unter- Die größte Herausforderung für einen Cloud-An- nehmen ist der entscheidende Erfolgsfaktor: end- bieter wird es sein, das Vertrauen des Kunden zu lich wird konsequent geprüft, welche Funktionen gewinnen, oder besser noch, ihm ein Werkzeug selbst bereitgestellt werden müssen und welche an die Hand geben zu können, mit dem er in der über Cloud-Anbieter bedarfsgerecht in Anspruch Lage ist, seine Daten, die in die Cloud fließen, si- Sabine Kraus Analystin und Beraterin genommen werden. Neben den Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenverfügbarkeit sind die oft unklaren Prozessstrukturen und Ver- Martin Böhn Head of Enterprise Gerhard Jahn cher zu verschlüsseln, und den Schlüssel dafür in der Hand zu behalten, ähnlich der Logik mit einem Bankschließfach. Business Application Research antwortlichkeiten Hemmnisse des tatsächlichen Content Management Controller und CIO Center BARC GmbH Cloud-Einsatzes. Nur dann kann man sich aus den Business Application Research SONAX GmbH passenden Bausteinen seine Zielstrukturen bauen, Center BARC GmbH wenn man eine klare Vorstellung davon hat, was man erreichen will. Cloud-Lösungen erhöhen die Flexibilität. Neue Systeme stehen schnell zur Verfügung, werden professionell betrieben und können mit der Organisation wachsen. Das ist heute ein ganz wichtiger Aspekt. Viele Organisationen brauchen atmungsfähige Systemlandschaften. Da Systeme nicht im Unternehmen vorgehalten werden, sind die Fixkosten sehr gering. Unternehmen zahlen Einerseits bedeutet Cloud ein hohes Maß an Flexibilität und Kostenkontrol- bei Bedarf wie für den Strom aus der Steckdose. In Zeiten schwankender le durch bedarfsorientierten Einsatz der Cloud-Infrastrukturen, andererseits Auftragslagen kann dies ein großer Vorteil sein. Gerade für den Mittelstand bewegt man sich in Hinblick auf Datensicherheit, -schutz, -integrität und sind die geringe Kapitalbindung und die Professionalität der Systeme sehr kontrolle in einem höchst fragwürdigen Graubereich. Revolutionär ist die Cloud nicht wirklich, da jedes Unternehmen ab einer gewissen Größe seit attraktiv. Neue Geschäftsideen können schnell umgesetzt und mit geringem Investment erprobt werden. Was aber sind die Hemmnisse? Gute Geschäfts- Prof. Jan vom Brocke vielen Jahren schon eine Art Private Cloud betreibt und die betriebsinter- partner sind wichtig, um verlässliche Beziehungen aufzubauen. Rechtliche Direktor des Instituts für nen Server-Dienste daraus bedient (Virtualisierung, SAN, LAN, ). Durch den Aspekte und die Vertragsgestaltung spielen eine Rolle. Unternehmensintern Wirtschaftsinformatik und ständigen Anstieg der Bandbreiten ins Trägermedium Internet war es nur sollten die Prozesse gut beherrscht werden, um die Integration der Cloud-Lö- Inhaber des Hilti Lehrstuhls für Reinhard Sojer eine Frage der Zeit, bis auch datenintensivere Dienste über das World Wide Web bedient werden. Für Kleinunternehmen ist die Cloud eine kostengüns- sungen erfolgreich zu gestalten. In einer Studie haben wir kürzlich Kriterien erhoben, nach denen Unternehmen entscheiden können, welche Systeme und Business Process Management Universität Liechtenstein IT-Systemadministrator tige Einstiegslösung, doch für größere Betriebe sind noch zu viele Fragen Daten sie in die Cloud geben wollen. Insgesamt ein spannendes Gebiet mit viel Steinbacher Dämmstoffe GmbH ungeklärt. Zukunftspotenzial, gerade für den Mittelstand

8 Andreas Zilch Vorstand Experton Group AG Cloud bedeutet das dritte IT-Paradigma nach Mainframe und Client/Server. Entsprechend wichtig ist dieser Trend für Anbieter und Anwender von IT. Die Anbieterlandschaft wird sich in den nächsten Jahren radikal ändern wer die Trends verschläft, wird vom Markt verschwinden oder bedeutungslos. Andererseits haben neue Anbieter viel geringere Markteintrittsbarrieren und damit höhere Erfolgschancen. Für Anwender Unternehmen und Personen ergeben sich viele neue Chancen, insbesondere durch SaaS und mobile Anwendungen. Aber auch hier werden die einen die positiven Aspekte nutzen und andere zurückfallen. Cloud-Computing erobert die Unternehmens IT Anfänglich als Marketingbegriff und Hype verschrien, führt Cloud-Computing zu einem neuen Verständnis von IT innerhalb eines Unternehmens. Demnach wird die IT wieder als ein ganzheitlicher Service angesehen. Seit nunmehr drei bis vier Jahren erobert ein neuer Schnittstellen einen Datenaustausch zwischen Trend die Unternehmen, der die IT nachhaltig verändert. Ein schneller, immer und überall verfügbarer Zugang zum World Wide Web erlaubt es, IT- lassen, werden als Hyb- den Anwendungen zu- Ressourcen dynamisch über das Internet bereitzustellen, zu rid Cloud bezeichnet. verwalten und abzurechnen. Als Symbol dieser Dynamik, der Einfachheit und Leichtigkeit ist die Wolke (eng. Cloud) zugleich Innerhalb der dargestellten auch Sinnbild einer vollumfänglich serviceorientierten, immer Cloud-Modelle bilden Michael Lehmann erreichbaren neuen IT-Welt. Cloud-Computing das ist IT aus jeweils drei Cloud-Services der Steckdose. eine Schichtenstruktur. Consulting Director DACH-Region Cloud-Lösungen eignen sich aktuell sehr gut, Mit jeder Schicht nimmt Comarch IT Services punktuell funktionale Lücken zu schließen. Aufpas- Das passende Cloud-Modell und den richtigen Cloud-Service der Leistungsumfang des sen müssen die Anwender, dass sie sich durch für ein Unternehmen auszuwählen, ist nicht immer leicht. Da- Cloud-Anbieters zu, wobei massenhaften Cloud-Einsatz nicht eine Best-of- bei bestimmen die unterschiedlichen Cloud-Modelle, welche diese Leistung nutzungsabhängig abgerechnet werden kann. Breed-Hölle schaffen, aus der sie nur sehr teuer Anwendergruppen mit welchen Methoden auf die darin bereit- Der Cloud-Service mit dem geringsten Leistungsumfang, und mühsam entrinnen können. Zu klären sind auch mobiler und Offline-Einsatz der Anwendun- Frank Naujoks gestellten Cloud-Services zugreifen können. gleichzeitig jedoch der kürzesten nutzungsabhängigen Abrechnungsperiode ist die ausschließliche Bereitstellung von gen. Director Research & Market Es werden typischerweise vier Cloud-Modelle unterschieden: virtuellen IT-Ressourcen (CPU, RAM, Plattenspeicher), die so- Intelligence IT-Services innerhalb einer Public Cloud werden einer genannten Infrastructure as a Service-Leistungen (IaaS). Da- intelligent systems solutions breiten Öffentlichkeit frei zugänglich zur Verfügung ge- rauf aufbauend werden dem Benutzer Betriebssysteme, Da- (i2s) GmbH stellt. Nach dieser Definition kann das Internet als größte tenbanken, Middleware-Anwendungen, Überwachungs- und Wir sind ein KMU-Industriebetrieb und arbeiten Public Cloud-Umgebung angesehen werden. Datensicherungssysteme als selbst konfigurierbare Platform 7x24 Stunden. Die Produktion ist stark Just in Time Cloud-Services, die sich exklusiv an ein einzelnes Unter- as a Service (PaaS) zur Verfügung gestellt. Diese Dienstleis- ausgerichtet. Dies und eine sehr große Flexibilität nehmen richten, werden über eine Private Cloud-Umge- tungsschicht kann der Benutzer mit Hilfe eines Self-Service- im Kundendienst sind unsere Stärken. Ausfälle (ob bung geliefert. Portals eigenständig verwalten. Besonders verbreitet ist Hardware, Software oder Netzwerk), die länger als Verbände, Organisationen oder Unternehmenseinheiten das Software as a Service-Konzept (SaaS). Vor allem stan- ca. 6 Stunden dauern, können wir uns nicht erlau- mit gleichen Sicherheitsanforderungen, Richtlinien oder dardisierte Anwendungen sind in dieser Form erhältlich. An- ben. Aus diesem Grund haben wir unsere gesamte Visionen können ihre IT-Strukturen nachhaltig in einer wendungen aus den Bereichen CRM, HR, ERP oder Finanzen IT (Infrastruktur, Plattform, Applikationen) seit 30 Community Cloud bündeln. Ebenso lassen sich - werden von Softwareherstellern als Rundum-sorglos-Paket Bruno Honegger Jahren immer auf dieses Ziel ausgerichtet. Sie als Ganzes, oder Teile davon, in die Cloud auszulagern, Dienste für einen Unternehmensverbund über eine Community Cloud einfach zentralisiert bereitstellen. aus der IP-Dose angeboten. Unternehmen zahlen dabei für die Bereitstellung des Dienstes eine monatliche Vergütung je Leiter Informatik kann ich mir zum heutigen Zeitpunkt für unseren Cloud-Umgebungen, die aus zwei oder mehreren un- Named/Concurrent User und nutzen die Software, ohne diese Flumroc AG Betrieb nur sehr schwer vorstellen." terschiedlichen Modellen bestehen, die wiederum eine selbstständig betreiben zu müssen. Einheit bilden und durch standardisierte oder proprietäre 14 15

9 Welches Cloud-Angebot passt zu meinem Unternehmen? Das Angebot an Software-Services aus der Comarch Cloud konzentriert sich auf die Kernanforderungen kleiner sowie mittelständischer Unternehmen. Die angebotenen Lösungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, ECM, EDI und Datensicherung werden in Public sowie Virtual Private Cloud-Modellen angeboten. Dieser kurze Überblick über das Angebot der Comarch Cloud soll dabei helfen, die optimale Auswahl aus den verfügbaren Cloud-Services zu treffen. Eine der grundsätzlichen Fragen bei der Auswahl von Cloud- Lösungen lautet: Public oder Private Cloud? Die Comarch Cloud bietet beides. Zum einen die vorkonfigurierten und sofort einsatzbereiten Public Cloud-Lösungen Philipp Erdkönig und andererseits Lösungen aus der Virtual Private Cloud, Department Director die auf die speziellen Anforderungen eines Unterneh- Business Development Center DACH mens zugeschnitten werden können. Beide Lösungen haben eines gemeinsam: Sie sind die Umsetzung des Ideals von der sorgenfreien IT, die sinnbildlich wie Strom aus der Steckdose bezogen wird mit garantierter Datensicherheit und Verfügbarkeit ohne das Zutun des Anwenders. Doch gibt es Unterschiede, die Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten: Anpassbarkeit Wie individuell muss meine Software sein? Die Public Cloud-Lösungen von Comarch liefern Best Practice- Prozesse, die Unternehmen dabei unterstützen, täglich anfallende Aufgaben einfach und unter optimaler Nutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen zu erledigen. Egal, ob bei der internen Abwicklung eines Auftrags oder der Kommunikation mit Lieferanten und Kunden. Der Vorteil dieser Lösungen ist, dass sie bereits vorkonfiguriert sind und daher schnell produktiv eingesetzt werden können. In der Private Cloud können hingegen unternehmensspezifische Funktionalitäten auf Basis einer vorkonfigurierten Lösung schnell umgesetzt werden. Will ein Unternehmen beispielsweise sein Hochregallager oder die Fertigung seiner Produkte über Comarch ERP Cloud steuern oder Prozesse in der Administration mit Comarch ECM Cloud automatisieren, kann eine vorkonfigurierte Lösung die nötige Funktionalität niemals bieten. Die bereits in der Cloud bereitstehende Lösung muss also entsprechend für das Unternehmen konfiguriert werden und es entsteht eine kundenindividuelle Lösung, die nun sorgenfrei wie der Strom aus der Steckdose bezogen werden kann. Skalierbarkeit Immer die benötigten Ressourcen zur Hand Die Benutzeranzahl für die Public Cloud-Lösungen von Comarch ist jederzeit flexibel anpassbar. In Ihrem Unternehmen kann beispielsweise aufgrund saisonaler Schwankungen eine wechselnde Anzahl an Mitarbeitern Zugriff zum System benötigen - entsprechend können mehr oder weniger Zugänge bezogen werden. Damit lassen sich Ihre Ausgaben für die IT an die jeweils aktuelle Auslastung anpassen. Kommt einmal unerwartet ein Großauftrag ins Haus, können blitzschnell alle Mitarbeiter mit den nötigen Werkzeugen ausgestattet werden. In der Private Cloud ist natürlich die gleiche Flexibilität bezüglich der Benutzerzahlen gegeben wie in der Public Cloud. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, jederzeit neue Funktionalitäten in den verwendeten Anwendungen freizuschalten, und das ganz ohne Verzögerung, weil im Comarch-Rechenzentrum die nötigen Hardwareressourcen ja jederzeit verfügbar sind. Offenheit Integration mit bestehenden IT- Systemen Die in der Public Cloud angebotenen Anwendungen verfügen teilweise über standardisierte Schnittstellen für den Import und Export von Daten. Dadurch ist die Anbindung an bereits bestehende IT-Systeme in Ihrem Unternehmen möglich. Da die Public Cloud auf die Erzielung von Skaleneffekten ausgerichtet ist, können hier keine kundenindividuellen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden. Anders bei der Private Cloud, wo im Zuge der Anwendungskonfiguration Schnittstellen zu bereits bestehenden Drittsystemen erstellt und nach Vereinbarung auch gewartet werden. Benötigt das Unternehmen also eine Anbindung seiner Comarch Cloud-Anwendungen an Drittsysteme, die im Unternehmen oder in einer anderen Cloud betrieben werden, so ist hier die Private Cloud-Variante eindeutig vorzuziehen. Wechsel von der Public in die Private Cloud einfach und schnell Die Lösungen von Comarch sind darauf ausgelegt, das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben. Dies kann dazu führen, dass die von Ihnen gewählte Public Cloud-Lösung irgendwann nicht mehr ausreicht, um Ihren gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden und ein Wechsel zu einer individuellen Lösung in der Virtual Private Cloud unausweichlich wird. Comarch hat für diesen Fall vorgesorgt: Dank einer erprobten Migrationsstrategie können Sie problemlos und binnen kürzester Zeit auf eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung wechseln, und das, ohne Ihre Mitarbeiter neu schulen zu müssen denn die Systemoberfläche und die Bedienlogik bleiben gleich. Sie müssen nur die eventuell neu definierten Abläufe bei der Verrichtung einzelner Aufgaben mit Hilfe neu hinzugekommener Funktionalitäten kennenlernen und können so schnell produktiv arbeiten, was bei Systemwechseln nicht immer selbstverständlich ist. Fazit Für welches Modell sollten Sie sich nun entscheiden? Allgemein reicht für kleine Unternehmen eine Public Cloud-Lösung vollkommen aus, da die vordefinierten Prozesse alle erfolgskritischen Abläufe im Unternehmen optimal unterstützen. Sollten sich die Anforderungen an das verwendete System im Laufe der Zeit ändern, lässt sich die Public Cloud-Lösung jederzeit schnell und einfach zu einer Virtual Private Cloud upgraden, womit unbegrenzte Möglichkeiten zur Individualisierung der Software gegeben sind. Die Virtual Private Cloud empfiehlt sich für kleine Unternehmen mit speziellen Anforderungen ebenso wie für mittelständische Unternehmen, die ihre IT-Abteilung entlasten und ihre Anwendungen sicher und zuverlässig aus der Cloud beziehen möchten. Übersicht Welche Lösungen bietet die Comarch Cloud? Comarch ERP Cloud Holen Sie das Beste aus Ihren bestehenden Unternehmensressourcen in den Bereichen Vertrieb, Beschaffung, Lagerlogistik und Fertigung. Dank integriertem Rechnungswesen haben Sie auch die Finanzen Ihres Unternehmens fest im Griff. Comarch Financials Cloud Stellen Sie Ihrer Finanzabteilung umfassende Funktionalitäten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling verpackt in einer ergonomischen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Comarch EDI Cloud Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden durch den Austausch elektronischer Dokumente online, einfach und kostensparend. Comarch ECM Cloud Automatisieren Sie den Fluss und die Archivierung von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens und steuern Sie die optimale Erledigung damit verbundener Aufgaben. Comarch Backup Cloud Sichern Sie Ihre Dokumente und Dateien automatisch. Teilen Sie Informationen mit Ihren Kollegen und arbeiten Sie in Gruppen an Dokumenten. Dank der Versionierung bleiben bis zu 20 Änderungen Ihrer Dateien nachverfolgbar

10 Warenwirtschaftslösungen aus der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen Jürgen Falkner Leiter Softwaretechnik Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Warenwirtschaft in KMU Warenwirtschaftssysteme oder Enterprise Resource Planning Systeme gehören keineswegs zur Standardausstattung kleiner und teilweise auch mittelständischer Unternehmen, obwohl auch diese in den allermeisten Fällen von einer entsprechend strukturierten IT-Unterstützung profitieren könnten. Stattdessen kommt oftmals eine Vielzahl an Anwendungen meist aus dem Office-Bereich zum Einsatz, mit deren Hilfe einzelne Funktionen eines ERP-Systems umgesetzt werden. Das Problem hierbei ist nicht nur der Umgang mit dieser Vielzahl an Anwendungen und selbstgemachten Tabellen, das Problem liegt vor allem in der mangelnden Integration dieser Anwendungen und der darin verarbeiteten Daten. Der bunte Zoo an Hilfsmitteln erfordert nicht nur viel Administration und Wartung. Er kostet vor allem Zeit. Zeit durch das Wechseln der Anwendungen, Zeit für manuelle Datenabgleiche und Datenübernahmen, Zeit für die Eigenentwicklung von Schnittstellen und nicht zuletzt Zeit für die Auswertung von Daten, die über verschiedene Anwendungen und Datenquellen hinweg verteilt sind. Welche Gründe gibt es für die Einführung einer echten WW/ERP-Lösung? Veraltete Geschäftszahlen stellen insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen ein reales Insolvenzrisiko dar. Nicht selten versagen Unternehmen mit an sich guten und erfolgreichen Produkten und Dienstleistungen an mangelnder Organisation bei Angeboten, Rechnungen, Materialbedarfsplanung und Einkauf. Je komplexer ein Produkt wird, umso mehr Bauteile hat es auch und umso mehr verschiedene Materialien werden zur Herstellung benötigt. Die Komplexität der Beschaffungsprozesse, der Kalkulationsaufwände, etc. steigt somit. Unstrukturierte Verfahren zum Unternehmensmanagement versagen also zunehmend. Warenwirtschafts- und ERP-Systeme bieten hingegen nicht nur Lösungen für die oben genannten Problemstellungen, sondern zusätzlich auch eingebaute Schnittstellen zu vielen angrenzenden Bereichen. Neben der besseren Integration nach außen bieten sie eine professionelle Lösung, die auch nach innen besser integriert und durchdacht ist als selbstgemachte Lösungen. Zudem reduzieren sie die Order-to-Cash Zyklen, was sich positiv auf die Liquidität der Unternehmen auswirkt. Spätestens hier wäre die Zeit also reif für eine Warenwirtschafts- bzw. ERP-Lösung und doch spricht die Realität oftmals eine andere Sprache. Wo liegen die Hindernisse bzgl. WW/ERP-Lösungen allgemein? Ein Grund für die Zurückhaltung bei der Einführung von ERP- Systemen ist der Aufwand, der mit ihrer Einführung verbunden ist. Der erste Gedanke an ERP führt den ERP-Laien zunächst zur SAP-Standardlösung für große Unternehmen und weckt diffuse Ängste vor einem unüberschaubaren IT-Großprojekt mit nicht kalkulierbaren Folgekosten für Betrieb und Wartung. Der Markt bietet allerdings eine große Vielfalt an Warenwirtschafts- und ERP-Lösungen, auch für kleinere Unternehmen. Für die Bewältigung von Migrationsaufwänden vorhandene Daten müssen für das neue System nutzbar aufbereitet und eingespielt werden gibt es ebenfalls zahlreiche Dienstleister, die die Herausforderung professionell und effizient angehen können. Ein weiteres Hemmnis ist die Langfristigkeit der Entscheidung für ein bestimmtes System. Wenn man sich erst für eines entschieden hat, sollte man auch an der Lösung festhalten, da ein Wechsel wie bei der initialen Migration Aufwand und Kosten mit sich bringt. Wo liegen die Vorteile von Cloud Lösungen v.a. für KMU? In Zeiten der Cloud IT, die wir alle bewusst oder unbewusst mittels Gmail, Google Docs, icloud, sozialen Netzwerken und diversen anderen praktischen Webanwendungen und Apps längst nutzen gibt es aber auch hier Möglichkeiten, sich das Firmenleben einfacher zu gestalten. Wie ein Praxistest des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation gezeigt hat, gibt es mittlerweile für fast alle Unternehmensanwendungen auch professionelle Cloud-Lösungen. Diese kennzeichnen sich dadurch, dass die erforderliche IT-Infrastruktur nicht mehr durch das Anwender-Unternehmen gekauft, installiert, betrieben und gewartet werden muss, sondern dass ein professioneller Anbieter diese Aufgaben übernimmt und die Hardware samt Anwendung gemietet werden kann. Die Cloud-typische Skalierbarkeit der Infrastruktur ermöglicht als Zusatznutzen ein sorgenfreies Wachstum und mit der ebenfalls cloud-typischen Mandantenfähigkeit der Systeme geht eine Trennung der Unternehmensdaten von den Daten anderer Cloud-Nutzer einher trotz gemeinsamer und kosteneffizienter Ressourcennutzung. Je nach dem individuellen Sicherheits- und Datenschutzbedarf eines Unternehmens stehen verschiedene Modelle der Cloud-Nutzung zur Verfügung. So kann die Cloud-Lösung komplett von einem öffentlichen Anbieter aus der Public Cloud bezogen werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, Cloud Services aus der sogenannten Virtual Private Cloud zu beziehen und somit eine noch stärkere Trennung von anderen Cloud-Nutzern umzusetzen. Die Tatsache, dass laut einer Studie der TU Dresden 1 50% der 1 D%20MITTELSTAENDISCHEN%20UNTERNEHMEN.pdf 18 19

11 kleinen und mittelständischen Unternehmen, die (nicht cloudbasierte) ERP-Systeme nutzen, diese ohnehin nicht selbst pflegen zeigt, dass eine Evaluierung der Cloud-Option durchaus angebracht erscheint. Ein kleiner positiver Nebeneffekt einer Cloud-Lösung ist neben der Befreiung von Installation, Wartung und Betrieb die Tatsache, dass die Lösung jederzeit und von überall her genutzt werden kann genauso wie der private Webmailer immer und überall erreichbar ist. Welche Herausforderungen oder Hindernisse gibt es? Der Vorteil der immer-und-überall-erreichbarkeit hat natürlich seine Grenzen in der Verfügbarkeit eines Netzwerkes mit ausreichender Bandbreite. Da der notwendige Breitbandinternetzugang aber laut einer aktuellen Studie des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten CLOUDwerker Projekts 2 bereits jetzt bei 94% aller befragten Handwerksunternehmen vorhanden ist, dürfte dies in den allermeisten Fällen keine echte Herausforderung darstellen. Grundsätzlich sollte vor der Einführung einer Cloud-Lösung die prinzipielle Eignung des Cloud Paradigmas in Ruhe durchdacht werden und eine Entscheidung für das individuell geeignete Liefer-Modell (public, hybrid, virtual private, private) getroffen werden. Anschließend sollte wie bei jeder anderen Systementscheidung die Frage nach der fachlichen Eignung der Cloud-Lösung gestellt werden. Der nächste Schritt bei der Anbieterauswahl ist die Überprüfung der technischen Eignung des Anbieters. Hierzu sollten Fragen nach Verfügbarkeiten, Schnittstellen, Integrationsmöglichkeiten mit bereits im Unternehmen vorhandener Software und externen Diensten gestellt werden und eine ausführliche Überprüfung der Service Level Agreements also der Nutzungsbedingungen bzw. Dienstgütevereinbarungen des Anbieters vorgenommen werden. Als letzte Hürde vor der erfolgreichen Cloud Nutzung steht die Frage nach der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters. Alle Fragen zum Thema Datenschutz und Sicherheit sollten hier geklärt werden, ebenso wie die Frage nach dem persönlichen Bauchgefühl. Letztendlich ist Vertrauen nur selten eine rein rationale Entscheidung. Nach einhelliger Meinung der meisten auf Cloud-Recht spezialisierten Anwaltskanzleien stellt auch die Nutzung von außereuropäischen Anbietern selbst bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten kein rechtliches Hindernis dar. Ausnahmen gibt es z.b. im Bereich der Verarbeitung medizinischer Patientendaten und selbstverständlich beim persönlichen Wohlbefinden. Die Frage, ob man seine Daten außerhalb Deutschlands oder der EU verarbeiten möchte, ist insofern oftmals eher eine persönliche als eine rechtliche. Vielfach wird auch das Thema Vendor-Lockin, also die zu enge Bindung an einen Anbieter als Hindernis bei der Nutzung von Cloud-Services ins Feld geführt. Die Realität zeigt aber, dass man dieser Bindung und den damit verbundenen hohen Kosten bei einem Anbieterwechsel auch in der klassischen On Premise-Welt selten aus dem Weg gehen kann. Drum prüfe wer sich länger bindet aber bitte nicht nur in der Cloud! Unterm Strich besteht die größte Herausforderung in aller Regel in der Integration ein weiterer Punkt, der einem auch ohne Cloud leider nicht erspart bleibt. Fazit 2 ERP-Lösungen und Warenwirtschaftssysteme haben auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine Reihe von fachlichen Vorteilen und das Potenzial, dem Unternehmen viel Zeit, Geld und vor allem Stress zu ersparen. Die Befürchtungen vor übergroßen Einführungsaufwänden und dem Betrieb einer mächtigen und Ehrfurcht gebietenden IT-Lösung verlieren an Schrecken durch die Option, sie als skalierbare Cloud- Lösung einfach anzumieten. Die durchdachte, optimierte und professionell betriebene Cloud-ERP-Lösung steht bereit und wartet auf ihren Einsatz. Ihre kleineren Geschwister ob auf dem Smartphone oder im Webbrowser nutzen wir alle schon längst. Eine Lösung für alle Best Practices in der Public Cloud nutzen Cloud Computing verspricht die Möglichkeit, IT für Unternehmen aus der Steckdose zu Philipp Erdkönig beziehen. Public Cloud-Anbieter gehen hier noch weiter und behaupten, mit vordefinierten Lösungen die Bedürfnisse tausender Unternehmen befriedigen zu können. Mittelstank Kompakt hat mit Philipp Erdkönig, verantwortlich für das Softwareangebot der Comarch Cloud, gesprochen. Department Director Business Development Center DACH Mittelstand Kompakt: Herr Erdkönig, ganz zu Anfang hätte ich Mittelstand Kompakt: Wie jetzt? Public Cloud kann doch nur von Ihnen gerne eine Definition des Begriffs Public Cloud. funktionieren, wenn alle die gleichen Software-Services Philipp Erdkönig: Grundsätzlich wird als Public Cloud jener verwenden, wegen der von Ihnen schon genannten Skaleneffekte. öffentliche Bereich bezeichnet, in dem Unternehmen oder auch private Benutzer auf standardisierte Software Services Philipp Erdkönig: Das stimmt schon, unsere Kunden greifen ja zugreifen. Aufgrund der Skaleneffekte, die durch die massenhafte auch auf dieselben Services zu, jedoch liefern diese mehr als Nutzung der Services entstehen, können diese im nur Standardfunktionen. Sie bieten Best Practices, die sich in Vergleich zum Inhouse oder auch Private Cloud-Betrieb sehr zahlreichen Projekten herauskristallisiert haben. kostengünstig angeboten werden. Mittelstand Kompakt: Und wo liegt jetzt der Unterschied zwischen Mittelstand Kompakt: Wie wichtig ist das Thema Cloud für dem Standard und Best Practices? Comarch? Philipp Erdkönig: Am besten erkläre ich das anhand des Standard-Vertriebsprozess: Philipp Erdkönig: Das Thema Cloud genießt derzeit bei Comarch Zunächst erfolgt die Erfassung einer höchste Priorität. Wir sind in der außergewöhnlichen Bestellung, dann wird die Ware geliefert und zum Schluss Lage, dass wir hauseigene Software haben, die dank neuester kommt die Rechnungsstellung. Standardsoftware liefert die Technologien bereit für die Cloud ist, während viele Mitbewerber dazu nötigen Hilfsmittel. Best Practice bedeutet für mich, dem noch dabei sind, ihre in die Jahre gekommenen Lösungen Anwender für verschiedene Arten von Vertriebsprozessen den fit für die Cloud zu machen. Außerdem verfügt Comarch in jeweils passenden Ablauf zur Verfügung zu stellen, egal ob er Deutschland über eigene Rechenzentren, von denen aus wir einen Kunde aus dem Inland, der EU oder einem Drittland bedient, für den Kunden Services aus der Cloud anbieten können. Diesen die Ware direkt zum Kunden sendet oder er sie selbst Vorsprung gilt es zu nutzen, um den Unternehmen, die die abholt. Der Mitarbeiter im Vertrieb soll sich nicht damit beschäftigen Möglichkeiten und die Vorteile der Cloud schon heute nutzen müssen, jedes Mal einzelne Parameter im System wollen, ein attraktives Angebot zu machen. Dafür reichen bloße anzupassen, sondern diese Abläufe sollen bereits im System standardisierte Software Services, wie zuvor in der Defini- enthalten sein. tion erwähnt, meiner Meinung nach aber nicht aus

12 Mittelstand Kompakt: Und wie kommen diese Best Practices in die Services, die Sie anbieten? Philipp Erdkönig: Unsere Berater, die jeden Tag gemeinsam mit unseren Großkunden Prozesse optimieren, konfigurieren in gemeinsamen Projekten unsere hauseigenen Softwarelösungen. Was am Schluss dabei herauskommt, ist das Best-of unseres Prozess-Know-hows verpackt in einfach bedienbarer und verlässlicher Software, die wir in unseren Rechenzentren als Service für die Öffentlichkeit anbieten. Mittelstand Kompakt: Warum sollte ein Kunde auf die Public Cloud-Lösung von Comarch zurückgreifen? Philipp Erdkönig: Dafür gibt es mehrere gute Gründe: Erstens bezieht ein Kunde mit unseren Lösungen nicht nur die reine Softwarefunktionalität, sondern erprobtes Business-Knowhow. Dieses fehlt vor allem in Start-Up-Unternehmen oft fehlt, oder in bereits etablierten Unternehmen häufig einfach nicht umgesetzt wird.. Wir zwingen die Mitarbeiter unserer Kunden quasi dazu den Best Practices zu folgen. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass es durch den Einsatz von Comarch Cloud Services seine Effizienz messbar steigern kann. Ein weiterer guter Grund für die Public Cloud-Lösung von Comarch ist die Datensicherheit. Wir garantieren für jede Anwendung den optimalen Sicherheitsgrad. Da wir unsere eigenen Rechenzentren betreiben, können wir auch sicherstellen, dass die Daten unserer Kunden Deutschland und somit den deutschen Rechtsraum nicht verlassen. Grundsätzlich rate ich jedem Unternehmen, sich die Geschäftsbedingungen eines potentiellen Cloud-Dienstleisters genau anzusehen und darauf zu achten, wie die Daten geschützt werden und wer darauf zugreifen kann Stichwort USA Patriot Act. Dann ist als wichtiges Argument zu nennen, dass ein Unternehmen ja nicht nur eine Software verwendet, sondern mehrere. In der Comarch Cloud findet sich eine breite Palette an Software für ERP, Rechnungswesen, ECM und EDI, die ein Unternehmen von einem einzigen Anbieter beziehen kann. Ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist die Perspektive, jederzeit ohne großen Aufwand von der Comarch Public Cloud in die Comarch Private Cloud umzuziehen. Philipp Erdkönig: Wenn die Anforderungen des Unternehmens an die Software mit der Public Cloud-Version, die ja für eine Vielzahl an Unternehmen gedacht ist, nicht mehr gedeckt werden können. Wachsen Unternehmen, werden die Anforderungen an einzelne Prozesse immer spezifischer, und irgendwann ist man an einem Punkt angelangt, an dem man das Wachstum des Unternehmens selbst mit branchenspezifischen Best Practices ausbremst. Das ist der Zeitpunkt, an dem viele Unternehmen feststellen, dass sie eine maßgeschneiderte Lösung brauchen, die sie nur in einer Private Cloud bekommen. Da diese Einsicht oft spät kommt, muss der Wechsel von Public auf Private so schnell wie möglich geschehen in der Comarch Cloud ist der schnelle Wechsel kein Problem, da zeitaufwändige Aufgaben wie die Grundkonfiguration des Systems, Datenmigrationen oder Schulungen der Mitarbeiter entfallen. Mittelstand Kompakt: Bei welchen Kunden erwarten Sie die größte Nachfrage nach Public Cloud Lösungen? Philipp Erdkönig: Vor allem bei kleineren Unternehmen, die derzeit nicht in aufwendige IT-Projekte investieren wollen, aber andererseits nicht auf die Prozessunterstützung durch Software verzichten können. Man denke beispielsweise an all die Onlinehändler, die sich mit guten Geschäftsmodellen erfolgreich am Markt positioniert haben, aber bei der Abwicklung von Bestellungen an die Grenzen der Back-Office-Lösungen stoßen. Für sie ist die Möglichkeit auf erprobte Best Practices in der Logistik, Fakturierung und im Zahlungsmanagement zurückgreifen zu können natürlich äußerst attraktiv. Mittelstand Kompakt: Ab wann können diese Kunden denn Services aus der Comarch Cloud beziehen? Philipp Erdkönig: Nachdem wir im Private Cloud-Bereich bereits mit mehreren Unternehmen zusammenarbeiten, werden wir auf der diesjährigen CeBIT offiziell den Startschuss für unser Public Cloud-Angebot geben. Mittelstand Kompakt: Vielen Dank für das Gespräch. Was ist zu tun, wenn? Der Dipl.-Kfm. Martin Deppenkemper ist seit 2010 als Unternehmensberater mit Fokus auf Ertrag, Liquidität, Organisation und Personal tätig. Er verfügt über umfangreiche Kenntnisse im Bereich Reorganisationen und ist ebenfalls Lehrbeauftragter der SRH Hochschule für Logistik und Wirtschaft sowie der HSHL Hochschule Hamm-Lippstadt. Des Weiteren war er viele Jahre als Geschäftsführer in der produzierenden Industrie (zahlreiche Standorte, mehrere Tsd. Mitarbeiter) tätig. Martin Deppenkemper hat für Mittelstand Kompakt zwei mittelständische Unternehmen zu ihrer aktuellen Situation Beraten. Das expandierende Familienunternehmen Das traditionelle Familienunternehmen Elektro Müller GmbH mit Sitz in Baden-Württemberg wurde 1980 gegründet und ist Hersteller von Elektrobauteilen. Das Unternehmen hat aktuell 100 Mitarbeiter und wird nun in zweiter Generation geführt. In 2010 übernahmen die beiden Söhne des Gründers dessen bisherige Funktion als Geschäftsführer wie auch Gesellschafter der GmbH. In den 80er Jahren startete das Unternehmen zunächst sehr zögerliche Schritte im IT- Bereich: Sukzessive wurden einzelne PCs erworben, welche als Einzelgeräte einen Teil der Martin Deppenkemper Arbeitsprozesse abdeckten. Diese wurden aufgrund des technischen Fortschritts sowie des gegebenen Bedarfs in dem wachsenden Unternehmen regelmäßig durch neue Geräte ersetzt. -entwicklung Unternehmensberatung und Im Jahr 1995 wurde dann in eine Warenwirtschaftslösung der iseries investiert, um fortan alle Unternehmensbereiche mit Unterstützung von Software zu betreiben. Diese Lösung bot zudem den Vorteil der Skalierbarkeit, so dass man bei konstantem Wachstum flexibel bleiben konnte. Die derzeitige Warenwirtschaftslösung sowie die Finanzbuchhaltung auf Basis dieser iseries wuchsen dank dem enormen zeitlichen und inhaltlichen Engagement der Beteiligten im Unternehmen ständig weiter und auch jetzt erbringen sie grundsätzlich zufriedenstellende Dienste. Allerdings gehen die Systemadministratoren bald in den Ruhestand und mit ihnen wird sowohl das technische als auch prozessbezogene Know-how das Unternehmen innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre verlassen. Somit kann die derzeitige Lösung, die über die Jahre hinweg ständig in Eigenentwicklung um neue Funktionen erweitert und in den Abläufen optimiert wurde, nicht mehr ohne Weiteres betrieben werden es sei denn eine komplette IT-Mannschaft würde neu eingestellt. Mittelstand Kompakt: Wann sollte denn ein Unternehmen von der Public Cloud in die Private Cloud wechseln? Das Problem hierbei ist nicht nur die Serveradministration (diese lässt sich auslagern), sondern die Komplexität der Lösung, die für einen Außenstehenden schwer zu durch

13 schauen ist. Eine Weiterführung der bisherigen IT-Situati- gibt jedoch Bedenken, ob der erneute Aufbau einer eige- on würde also damit einhergehen, mehrere Personen un- nen Server-Infrastruktur mitsamt neu einzustellendem ter enormem Aufwand einzuarbeiten sowie bisher sehr Personal heutzutage noch sinnvoll ist (neben den drei individuelle Lösungen zu zementieren, die weder durch- IT-Mitarbeitern, die bald in den Ruhestand gehen, gibt es weg gut dokumentiert sind noch mit einem akzeptablen nur einen Auszubildenden, der mit der Übernahme einer Aufwand bei Bedarf reproduziert werden können (zum solchen Aufgabe überfordert wäre). Beispiel zwecks eines neuen Standorts im Ausland). Martin Deppenkempers Rat: Letztlich mündet alles in einer Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Liquidität, Frage: In-house oder Cloud? welche aufgrund der Planung des neuen Standorts im Ausland nur wenig Spielraum lässt. So soll 2013 ein Die Voraussetzungen für eine Cloud-Lösung sind meines komplett neuer Standort in Polen errichtet werden. Das Erachtens gegeben, sowohl was ERP als auch Rech- Unternehmen hatte zuvor erhebliche Probleme mit der nungswesen angeht der Mangel an IT-Kräften ist vor- unzuverlässigen Lieferung von Basisteilen für die eigene hersehbar (der jetzige Azubi kann in Zukunft die Wartung Unwägbarkeiten aufkommen können als schon im Inland. dischen Unternehmens in Baden-Württemberg stehen so- Produktion. Neben nicht eingehaltenen Lieferterminen lokaler Geräte übernehmen). Die lokale Abgeschieden- Bei mehreren Niederlassungen, die miteinander vernetzt mit keinerlei Hindernisse im Weg und die Aussichten für die und Fälschungen waren generell qualitative Mängel das heit des zu errichtenden Produktionsstandorts spricht sein müssen, bringt es enorme Vorteile, sich auf Sicher- Entwicklung einer zukunftsträchtigen Collaboration-Strategie Hauptthema. Aus dieser Erfahrung heraus bemüht sich zusätzlich für eine internetbasierte Lösung, wobei hier heitsstandards des Cloud-Dienstleisters zu verlassen, sind vielversprechend. Bei entsprechender Anbindung kann das Unternehmen nunmehr, eine eigene Produktion in darauf zu achten ist, dass die Software die spezifischen die so für das Unternehmen nie zu leisten wären. Weiter- der Industriekunde z.b. bereits zum Zeitpunkt der eigenen Polen zu errichten, so dass u.a. der Zukauf an Basisteilen sprachlichen sowie rechtlichen Anforderungen für Aus- hin kann ein Cloud-Dienstleister rechtliche Unsicherhei- Produktionsplanung die Informationen über voraussichtlich von Dritten kaum noch erforderlich ist. Die Geschäftsfüh- landsstandorte unterstützt. Ebenso sollte die Skalierbar- ten einschätzen und diese kompetent lösen so auch benötigte Elektronikbauteile melden, was deutliche Vorteile für rung ist davon überzeugt, dass in der polnischen Pro- keit sowohl der Cloud als auch der darin befindlichen die Frage, wo welche Daten gespeichert werden (kein beide Seiten bringt. Die Attraktivität einer Zusammenarbeit mit duktionsstätte Dreischichtarbeit erforderlich ist, um die Lösungen gegeben sein, um ein zukünftiges Wachstum Verlassen des europäischen Rechtsraumes). dem Unternehmen wird durch diesen Collaboration-Ansatz er- hohen Fixkosten angesichts der überschaubaren Mar- nicht durch die IT einzugrenzen. heblich gesteigert. gen zu decken. Ende 2013 soll der neue Standort zwar Letztlich ist es vor allem eine bewusste Entscheidung zunächst mit nur einer Schicht starten, aber bereits Mitte Trotz der anstehenden Investitionen sollte die Eigen- des Unternehmens, ein Fachgebiet wie den IT-Bereich in Nachdem die Geschäftsführung beschlossen hat, die Un ist eine Produktion in drei Schichten (sieben Tage kapitalquote jedoch nicht unnötig verringert werden professionelle Hände zu geben, da dieser nicht die Kern- ternehmens-it vollständig in eine Cloud auszulagern, fiel im die Woche) zu erwarten. Demzufolge muss auch die IT Stichwort Basel III. Mit Private Cloud wird genau dies kompetenz des Unternehmens verkörpert und der Fokus Laufe der Ausschreibung die Auswahl ziemlich bald auf den durchgängig (24/7) zur Verfügung stehen. Entsprechend vermieden, da nicht in Infrastruktur und Softwarelizen- stattdessen auf die eigenen Produkte und Kunden ge- Anbieter Comarch. Zum einen bietet Comarch Rechenzentren würden mindestens vier bzw. eher fünf Mitarbeiter/Mit- zen investiert wird (und somit keine Kosten aktiviert setzt werden kann. in Deutschland, die auf die Verfügbarkeits- und Sicherheits- arbeiterinnen über die gesamte Woche benötigt, damit werden), sondern dafür monatliche Gebühren zu zahlen ansprüche mittelständischer Unternehmen zugeschnitten stets ein Ansprechpartner vor Ort ist (wöchentlich 168 h; sind. Zu tragen sind lediglich die Kosten der Systeman- Häufig ist es auch ein gutes Verkaufsargument, wenn sind. Zum anderen besitzt Comarch als Softwarehaus auch Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheitszeiten wä- passung, wobei sich hier der externe Beratungsaufwand man auf eine so professionelle Private Cloud-Lösung ver- die erforderlichen Lösungen für ERP, Rechnungswesen und ren gesondert zu berücksichtigen). durch das vorhandene Know-how im Unternehmen auf weisen kann. Schließlich möchte der Kunde, dass seine EDI sowie die nötige Branchen- und Projekterfahrung. Dank ein Minimum reduzieren lässt. Das finanzielle Risiko kann Daten geschützt sind zumal es üblicherweise zu di- seiner 3500 Mitarbeiter weltweit kann Comarch den in der Die Geschäftsführung ist schließlich zu der Erkenntnis also in jeder Form eingeschränkt werden. Zudem ist kei- rekten Datenanbindungen zwischen Kunden und Unter- Anfangsphase benötigten Vor-Ort-Support am neuen Stand- gekommen, dass die bisher vorhandene Software er- ne Überzeugung der eigenen Bank notwendig, um eine nehmen kommt. Des Weiteren akzeptiert der Kunde eine ort in Polen liefern. Außerdem steht durch den direkten Bezug setzt werden muss, bevor die IT-Verantwortlichen und Investition finanziert zu bekommen. Cloud-Lösung oft als zuverlässiger als eine eigene IT in von Daten und Diensten aus der hauseigenen Cloud des Soft- mit Ihnen das Prozess-Know-how das Unternehmen ver- einem mittelständischen Unternehmensumfeld. wareanbieters zugleich ein verantwortlicher Ansprechpartner lassen. Dabei ist es ebenfalls unverzichtbar, das Wissen Für das Unternehmen spielt aber auch das Thema Indus- für die gesamte IT-Lösung zur Seite, was sich in jeder Hinsicht der IT-Mitarbeiter beim Transfer der Prozessstrukturen triespionage eine wichtige Rolle, zumal beim Bau eines Einer direkten Anbindung der relevanten Daten eines Indus- positiv auf das Einführungsprojekt und den Betrieb der Soft- vom alten System auf das neue System zu nutzen. Es Standorts auf der grünen Wiese im Ausland noch mehr triekunden an die eigenen Datenstrukturen des mittelstän- ware auswirkt

14 IT-Herausforderungen für kleine Unternehmen Eine integrierte Warenwirtschaft fehlt bislang. Da Daten beginnt nach weiteren 20 Tagen der Mahnprozess. Erst bezahlen, also entsprechend der tatsächlichen Nutzung. Das Unternehmen ElektroHANDEL, ein Großhändler für hierdurch nicht direkt übernommen werden, liegen teil- im Rahmen der nochmals 20 Tage später erstellten zwei- Dies ist ein Aspekt, der mittlerweile in vielen Unterneh- Elektroartikel, mit Sitz in Nordrhein-Westfalen existiert weise nicht abgestimmte Werte vor. Die Folge sind zum ten Mahnung wird der Sachverhalt dann im Unternehmen men eine Rolle spielt. Oberstes Ziel ist es, die Liquidität seit 2006 und konnte sich in den ersten Jahren auch sta- Beispiel Lagerbestände, die mangels korrekter Artikelda- besprochen. Somit vergehen etwa 70 Tage, bevor Maß- zu schonen und die Fixkosten des Unternehmens so ge- bil entwickeln. Aktuell beschäftigt es zehn Mitarbeiter. ten falsch ausgewiesen werden. So kann es vorkommen, nahmen ergriffen werden. ring wie möglich zu halten, um kostengünstig und flexibel dass Waren verkauft werden, die mit einem falschen agieren zu können. Ab 2010 gab es aufgrund eines Auftragseinbruchs, der Preis versehen sind. Aufgrund der fehlenden Durchgän- Eine angemessene Kundendatenverwaltung ist ebenfalls aus dem Verlust des früheren Hauptkunden als Folge der gigkeit wird bei der Aktualisierung der Preislisten kein nicht möglich. Im Vergleich zu den heute existierenden Martin Deppenkempers Rat: Finanz- und Wirtschaftskrise resultierte, wirtschaftliche Bezug zu den sich gerade im Elektrobereich ständig än- Möglichkeiten eines umfassenden Customer Relation- Mit Hilfe der Public Cloud-Lösung für ERP und Buchhal- Probleme. Dieser Kundenverlust verursachte einen ge- dernden Artikelnummern hergestellt. ship Management steckt dieser Bereich im Unternehmen tung von Comarch lassen sich die Prozesse des Unter- waltigen Umsatzeinbruch von 30% bei einer inflexiblen noch in den Kinderschuhen. Das praktizierte CRM bietet nehmens optimieren. Die Lösung liefert Best Practices Kostenstruktur, die kaum Möglichkeiten einer Anpassung Kundenbezogene Auswertungen sind stets zweifach nur einen Bruchteil der Chancen, welche im Wettbewerb aus der Branche und bietet somit echten Mehrwert durch der Fixkosten bot. Bis heute hat das Unternehmen den notwendig. Zum einen werden sie in der eigenständigen längst genutzt werden. Ein deutliches Zeichen der Ver- Effizienzsteigerungen. Verlust seines Großkunden nicht ganz wettmachen kön- Buchhaltung benötigt. Dort wird anhand der Auswertun- säumnisse in diesem Bereich ist die wachsende Zahl von nen. Die wirtschaftliche Situation erforderte schließlich gen betragsmäßig nachvollzogen, welche Rechnungen Ladenhütern. Im Markt ist es mittlerweile üblich, bei Neu- Dank des Public Cloud-Modells werden die Risiken des den Abbau von drei Arbeitsplätzen. Dies war jedoch noch ausgestellt und welche beglichen wurden. Weitere Ana- erscheinungen oder Weiterentwicklungen von Produkten Unternehmens von Comarch abgefangen. Es entsteht nicht ausreichend, um wieder dauerhaft in die schwar- lysen sind nicht möglich. Zum anderen sind in der Materi- automatisch per zu versuchen, die noch vorhan- weder Projektaufwand, noch muss zusätzliche Hardware zen Zahlen zu kommen. Die Auftragslage ist zudem nicht alwirtschaft Auswertungen notwendig, die sich von den denen Altbestände mit einem Abschlag zu verkaufen oder Software angeschafft werden. Im Gegenteil ist es beständig. So kann auch ein genereller Auftragsrück- buchhalterischen deutlich unterscheiden. Leider stim- genau an diejenigen Kunden, welche bislang diese Pro- sogar möglich, die derzeit in Betrieb befindlichen Server gang ab 2013 nicht ganz ausgeschlossen werden, zumal men beide Auswertungen häufig nicht überein. dukte erworben haben. Aufgrund der schlechten Qualität abzuschaffen. Zudem zahlt das Unternehmen im für die die allgemeinen volkswirtschaftlichen Prognosedaten von Stamm- und Bewegungsdaten sowie der fehlenden Cloud typischen Pay-per-Use-Modell, welches im Waren- derzeit eher zurückhaltend sind. Immer wieder ist das Unternehmen auch mit der Unzu- automatisierten Vernetzung mit dem CRM ist diese Ver- wirtschaftsbereich bisher nur von wenigen Dienstleis- friedenheit seiner Kunden konfrontiert. In Fällen von Be- kaufsoption bei dem Unternehmen jedoch nicht gegeben. tern angeboten wird. Kosten fallen demnach nur für jene Darüber hinaus ist die Organisation nicht auf dem tech- anstandungen der Warenlieferungen werden diese durch Funktionalitäten an, die das Unternehmen auch wirklich nischen Stand, der heute möglich und sinnvoll ist. Bei die Kunden natürlich nicht bezahlt. Häufig erfolgt dann Die Geschäftsführung weiß um die Effizienzsteigerun- nutzt und dies abhängig von der Intensität der Nutzung. der Unternehmensgründung im Jahr 2006 wurden die zunächst keinerlei Reaktion. Die Kunden zahlen einfach gen, die mit einem ERP-System erzielt werden könnten. Sollte sich also gemäß den Befürchtungen die Auftrags- üblichen Office-Produkte installiert und grundsätzlich bis nicht und lassen die Ware bei sich liegen. Hier kann es Sie fürchtet jedoch aufgrund der derzeit unsicheren lage verschlechtern, sinken mit der Anzahl der Aufträge heute beibehalten. Dies ist mittlerweile Ursache für ver- sich um Falschlieferungen handeln oder auch um man- Nachfragesituation die dafür notwendigen Investitionen. auch die Kosten für das ERP-System. schiedene Schwierigkeiten. gelhafte Lieferungen. Da sich die B2B-Kunden nicht von Die Bank möchte keine größeren Investitionen finanzie- einem einzigen Lieferanten abhängig machen und die ren; hier spürt man schon den Basel III-Ansatz. Für das Sollte das Unternehmen wie erhofft in Zukunft wachsen Organisatorische Probleme führen zu Effizienzverlusten. Produkte am Markt austauschbar sind, können sie die Unternehmen ist es zudem schwierig, eine größere In- und erhöhte Anforderungen an das ERP-System haben, Da die Office-Produkte u.a. für die Verwaltung von Kun- benötigte Ware ohne weiteres von einem alternativen vestition als kurzfristige Amortisation darzustellen. Und etwa speziell definierte Prozesse oder Aufgabenberei- dendaten, die Erstellung von Rechnungen, die Pflege von Lieferanten beziehen. selbst wenn das Unternehmen eine Investition mit aus- che zu unterstützen, besteht jederzeit die Möglichkeit, Lagerbeständen, Artikeldaten und Preislisten eingesetzt reichend Liquidität durchführen könnte, würde dies nur im Rahmen eines überschaubaren Projektes von der und zusätzlich alleinstehende Lösungen für Buchhaltung Statt festzustellen, dass eine Rechnung für bestimm- zu einer Verschlechterung der Eigenkapitalquote führen, Public Cloud-Lösung zu einer auf das Unternehmen zu- und CRM verwendet werden, die aufwendig gewartet te Materialien nicht innerhalb von 10 Tagen unter Abzug welche wiederum Einfluss auf das Rating hätte. Eine geschnittenen Private Cloud-Lösung zu wechseln. Eine werden müssen, lässt sich keine wirtschaftlich vernünf- von Skonto durch den Kunden beglichen wird, passiert Auswirkung dieser Entwicklung ist, dass Firmenwagen aufwendige Datenmigration ist hierfür nicht notwendig. tige Lösung umsetzen. Der Zeitaufwand, welcher intern bei dem Unternehmen des Elektrogroßhandels erst zu- für Geschäftsführer und Verkäufer, die bislang stets ge- Zudem kann die gleiche Bedienoberfläche weiter genutzt für Schnittstellenprobleme und die Fehlersuche anfällt, nächst gar nichts. Es gibt kein Frühwarnsystem mit einer kauft wurden, zukünftig geleast und nicht mehr auf einen werden, so dass eine Umstellung für die Benutzer ent- ist zu hoch. Vernetzung der verschiedenen Programme. Nachdem die Schlag bezahlt werden. Das Unternehmen ist bestrebt, in fällt. Und natürlich muss auch künftig kein Eigenkapital in üblicherweise 30-tägige Zahlungsfrist überschritten ist, Anspruch genommene Leistungen künftig sukzessive zu Hardware oder Softwarelizenzen investiert werden

15 EDI aus der Cloud löst klassische EDI-Lösungen ab Seit mehr als 30 Jahren gehört Electronic Data Interchange (EDI) zum Alltag großer Konzerne. Das Verfahren ist eine wichtige Säule für die moderne Just-In-Time-Logistik und den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Der Trend geht derzeit dahin, die EDI-Kommunikation an einen Dienstleister auszulagern (EDI aus der Cloud), statt die Lösung selbst zu betreiben. EDI als automatisierter elektronischer Geschäftsdatenaustausch ersetzt die Kommunikation zwischen Handelspartnern per Fax, Post oder Telefon. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden so direkt zwischen den ERP-Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht. Christian Otten Dies spart Übertragungs- und Bearbeitungskosten und senkt die Fehlerquote, da die Vorgänge nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Zudem lassen sich logistische Prozesse Projektmanager EDI Comarch EDI frühzeitig planen und koordinieren, mithin die betriebsinternen Kapazitäten optimal auslasten. Bislang kamen EDI-Systeme für den Austausch von Geschäftsdaten vor allem in beschaffungsintensiven Branchen, etwa in der Automobilindustrie oder im Handel, zum Einsatz. Der Grund: Die bisher übliche Inhouse-Installation ist komplex, aufwendig, ressourcenfressend und entsprechend kostspielig. Momentan ist ein Trend von selbst betriebenen Inhouse-Lösungen hin zum Outsourcing von EDI zu beobachten. Dies ist erheblich günstiger und EDI wird somit auch für kleinere Unternehmen interessanter. EDI aus der Cloud versus Inhouse-Lösung Ein großer Posten auf der Ausgabenseite von modernen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur. Sie wächst historisch aufgrund von Expansion, mit sich ändernden länderbezogenen rechtlichen Gegebenheiten und nicht zu vergessen mit den Anforderungen von Handelspartnern. Das hat zur Folge, dass auch mittelständische Handelsunternehmen eine große IT-Mannschaft einsetzen müssen, um ihre IT-Infrastruktur das Herz eines Unternehmens zu verwalten. Für Lieferanten verschärft sich die Situation noch einmal, da sie förmlich gezwungen werden, die unterschiedlichen Anforderungen der Handelsketten zu erfüllen. Verschiedene EDI-Portale und die eigene IT-Infrastruktur zu konsolidieren, ist mit hohen technischen Anforderungen verbunden deshalb schrecken viele Unternehmen vor dem Einsatz von EDI zurück. Aufgrund dieses Befunds hat sich der IT-Anbieter Comarch bereits vor über 15 Jahren dafür entschieden, EDI nicht nur als traditionelles Inhouse-System, sondern auch als Dienstleistung anzubieten: EDI aus der Cloud (EDI as a Service EDI aas). Das Angebot sollte genau wie Telefonie, Strom oder Internet einfach zu beziehen und zu nutzen sein. Kosten und Komplexität bei der EDI-Einführung SUPERMARKT TRACKING-SYSTEM Lieferant Wien Produkt fehlt powered by ANBIETER Nulla ultrices Mauris ut BESTELLEN Maecenas nec Nulla rhoncus Nulla ultrices reduzieren sich dabei erheblich, da Investitionen in Hardware, Infrastruktur und Personalkosten für die EDI-Betreuung gänzlich entfallen. Die Entscheidung, welche Bereitstellungsform Lieferant und Handelskette für EDI wählen Cloud-Computing oder eine Inhouse-Lösung hängt im Wesentlichen von Faktoren wie der Unternehmensstruktur und der Einbindung der Geschäftspartner ab. Wenn die Verlagerung der Infrastruktur an einen externen Dienstleister generell möglich ist, bietet die Cloud-Variante jedoch viele Vorteile gegenüber dem selbst gehosteten Dienst. Das sind vor allem die technische Machbarkeit sowie die Projekterfahrung des Dienstleisters. Kostenreduzierung mit EDI aus der Cloud Beim Outsourcing von EDI übernimmt der Dienstleister die Partnerrekrutierung, das Projektmanagement, die Anbindung der Partner inklusive Mapping, Monitoring, Helpdesk-Dienste und den Support. Je nach Modell fallen die laufenden Kosten abhängig von der Anzahl der ausgetauschten Dokumente, der angebundenen Partner oder auch dienstleistungsabhängig an. Ausgaben für eigenes Personal oder neue Hard- und Software und die damit verbundenen Folgekosten entstehen nicht, wie das bei der Inhouse-Variante der Fall ist. Unter dieser Prämisse ist Outsourcing generell die günstigere Variante. Zudem erkennen Unternehmen über die Service-Verträge genau, was sie zu bezahlen haben und das schon im Voraus. Somit können sie besser kalkulieren und verfügen über mehr Transparenz im EDI-System. Unterschiedlichen EDI-Standards genügen Durch die schon genannten unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Handelsketten an Kommunikationskanäle, Formate, Standards und Prozesse entsteht besonders bei Lieferanten mit einer Inhouse-EDI-Lösung ein immenser Aufwand, um die verschiedenen Schnittstellen zu verwalten und zu pflegen. Erschwerend kommt hinzu, dass es für EDI verschiedene länder- und branchenspezifische Standards gibt. Sie sind hinsichtlich ihrer Struktur oder der eingesetzten Dokumententypen nicht zwingend kompatibel zueinander. Bei der Anbindung seiner weltweiten Handelspartner muss daher jedes Unternehmen darauf achten, genau diese unterschiedlichen Standards zu integrieren. Verschiedene Anforderungen und Standards in eine einheitliche EDI-Infrastruktur zu integrieren, übernimmt bei einem EDI-Angebot aus der Cloud der Outsourcing-Partner. Das Handelsunternehmen kann sich somit auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, ohne sich in großem Umfang mit IT-Anforderungen beschäftigen zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt: EDI aas bietet bessere Möglichkeiten, den Datenaustausch zu überwachen, da ein externer Dienstleister in der Regel über bewährte Support-Systeme und Eskalationsszenarien verfügt. Darüber hinaus sorgen hier Service Level Agreements und zuverlässige Helpdesk-Strukturen für zusätzliche Stabilität. Auswahl eines EDI-Anbieters Handelsunternehmen mit einer Inhouse-EDI-Lösung haben in der Regel eine große eigene IT-Abteilung, die die Infrastruktur unterhält. Daraus sind teilweise Ausgründungen entstanden; diese Unternehmen bieten ihre Dienste und ihr Know-how als externen Service auch anderen Unternehmen an. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu refinanzieren. Wegen des Fokus auf EDI und aufgrund ihrer Branchenkompetenz sind diese Anbieter willkommene Partner für ein EDI-as-a-Service-Projekt. Ein anderer Ansatz setzt bei der Auswahl eines externen Dienstleisters auf IT-Unternehmen, die ein möglichst breites Spektrum an IT-Lösungen anbieten. Besonders vorteilhaft 28 29

16 ist das, wenn das Portfolio neben EDI-Dienstleistungen beispielsweise auch eigene Warenwirtschaftslösungen umfasst. Die Projektimplementierung wird einfacher und es entstehen weniger Fehlerquellen: Stammen ERP-System und EDI-Service von einem Anbieter, müssen projektabhängige Schritte, beispielsweise die Definition und Umsetzung der Verpackungseinheiten wie Displays, Gebinde, Identifikation der Artikel, nicht mehr doppelt geklärt und ausgeführt werden. Hier liegt ein enormes Einsparpotenzial, da sich die Projektzeit verkürzt. Zudem reduziert der Ein-Anbieter-Ansatz mögliche Fehlerquellen, die auf Missverständnisse zwischen verschiedenen Projektpartnern zurückgehen. Treten dennoch Fehler auf, übernimmt der EDI-Dienstleister die Lösung der Probleme. Auswahlkriterien für einen externen EDI-Anbieter Datensicherheit ist ein besonders wichtiges Kriterium beim EDI-Outsourcing. Weil die eigenen Daten extern gehostet werden, sollten Unternehmen deshalb genau auf die Vertrauenswürdigkeit der in Frage kommenden Dienstleister achten. Ein wichtiges Kriterium sind dabei die Sicherheitsklassen für EDI-Rechenzentrum, die Aufschluss über die Datenhaltung und verfügbarkeit, über die unterstützten Kommunikationskanäle sowie über Zertifizierungen des Prozessablaufes etwa nach Global Standards One (GS1) geben. Auch Informationen über die Mitarbeiter, die auf die EDI-Daten Zugriff haben, können helfen, die Bedenken zu zerstreuen. Zudem verfügen EDI-Dienstleister über verschiedene Prozesszertifizierungen. Um die Service-Qualität zu garantieren, sollte ein Handelsunternehmen nur auf EDI-Anbieter setzen, die bereits eine EDI- Infrastruktur haben, und Referenzen auch aus der eigenen Branche anfordern. Die Pflege des EDI-Systems hört nicht mit dessen Implementierung auf. Vielmehr sollten Unternehmen ihren elektronischen Geschäftsdatenaustausch an die Geschäftsentwicklung laufend anpassen. Spätestens hier werden die Vorteile von EDI aas deutlich: Das notwendige Know-how im Unternehmen vorzuhalten, ist aufwendig und teuer. Daher bietet es sich an, die EDI-Infrastruktur weitestgehend an einen Dienstleister abzugeben. Bedenken, die eigenen Daten an eine externe Plattform zu geben, können mit den richtigen Auswahlkriterien zerstreut werden. Das hat auch den Vorteil, dass sich der Outsourcing-Partner um die zahlreichen rechtlichen und technischen Schwierigkeiten des elektronischen Datenaustauschs kümmert, die es im Umfeld von EDI trotz Standardisierung gibt. Insgesamt profitieren Unternehmen von EDI aus der Cloud in vielerlei Hinsicht, vor allem aber finanziell. EDI aus der Cloud in der Praxis Der Kerzenhersteller Bolsius setzt seit 2011 auf EDI aus der Cloud von Comarch. Als Zulieferer der großen europäischen Handelsketten ist das über 900 Mitarbeiter starke Unternehmen mit Hauptsitz im niederländischen Kerkendijk auf reibungslose Kommunikation mit seinen Geschäftspartnern angewiesen. Dabei handelt es sich um eine Vielzahl von Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen sowie verschiedenen Standards und Formaten. In der Vergangenheit lief der geschäftliche Dokumentenaustausch bei Bolsius mit einer Inhouse-Lösung, die erheblichen Anpassungsaufwand verursachte. Problematisch war beispielsweise, dass die Handelsketten ihre Bestellungen auf Stückebene aufgeben, während Bolsius selbst im ERP-System mit größeren Einheiten wie Boxen oder Displays rechnet. Der nötige Abgleich war nur mit erheblichem Ressourceneinsatz möglich. Heute arbeitet Bolsius mit der innovativen EDI-Lösung von Comarch und konnte so den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch mit seinen Partnern spürbar vereinfachen und beschleunigen. Der Austausch der Dokumente unter anderem Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise erfolgt über Comarchs EDI-Plattform im eigenen Rechenzentrum, die als zentrales Clearing-Center fungiert. Dort werden diese Nachrichten in das vom jeweiligen Geschäftspartner gewünschte Format umgewandelt und an diesen über seinen bevorzugten Kommunikationskanal versandt. Neue Geschäftspartner lassen sich schnell und ohne zusätzlichen Aufwand für Bolsius anbinden. Die Implementierung von Inhouse-Konvertern entfällt. Marketing für Onlineshops Zweistellige Wachstumsraten und Rekordumsätze ecommerce gilt als der Wachstumsbereichs des Handels schlechthin. Online-Shopping ist ein Teil unseres Alltags geworden. Etwa 70 Prozent der deutschen Bevölkerung nutzen ihren Internetzugang auch für Online-Einkäufe. 1 Vor diesem Hintergrund verwundert es wenig, dass auch viele traditionelle Handelsunternehmen ihr Geschäftsmodell um einen Onlineshop erweitern. Entscheidend für den Erfolg sind jedoch nicht nur eine gut programmierte Seite und ein ansprechendes Angebot, sondern vor allem auch ein gut durchdachtes Marketing. 2 Dieser Artikel soll sich der Frage widmen, auf welche Weise die Betreiber von Webshops besonders effizient auf sich aufmerksam machen können. Suchmaschinenmarketing Suchmaschinen sind der Haupt-Ausgangspunkt für Online-Shopping und die Sichtbarkeit in diesen ist ein kritischer Erfolgsfaktor im ecommerce. 3 Zum einen werden Käufe im Web häufig von längeren Suchprozessen begleitet (je teurer ein Gut, desto umfangreicher der Suchprozess), zum anderen dienen Suchmaschinen als wesentliche Orientierungshilfe für Verbraucher, wenn sie ein bestimmtes Produkt finden möchten. Für den Werbetreibenden in diesem Zusammenhang relevant ist die Unterscheidung in die organischen (regulären) Suchergebnisse einerseits und bezahlten Anzeigen (Paid Listings) andererseits. Während die organischen Björn Rimpel Suchergebnisse nach Relevanz der Zielseiten sortiert werden, wird die Sichtbarkeit der Paid Listings über ein Gebotsverfahren gesteuert. Mit einem Marktanteil von 80% ist Google in diesem Bereich der bedeutendste Anbieter und bietet mit Google Adwords die Schaltung von Paid bei Sointeractive GmbH Online Marketing Manager Listings an, die im rechten und oberen Bereich der Suchmaschinenergebnisse angezeigt werden. Das Schalten von Werbung in einer Suchmaschine wird üblicherweise als Search Engine Marketing (SEM), oder noch etwas korrekter, als Search Engine Advertising (SEA) bezeichnet. Die Suchmaschine ist für Shopbetreiber so ein attraktiver Werbekanal, weil sie eine Win-Win- Situation zwischen dem Konsumenten und dem Händler herstellt. Wer beispielsweise nach Bruce Springsteen Tickets sucht, möchte diese höchst wahrscheinlich auch kaufen. Der Verbraucher fühlt sich insofern von bezahlten Werbeanzeigen, die seiner Suchanfrage entsprechen, nicht belästigt, sie dienen ihm im Gegenteil als willkommener Anhaltspunkt, während der Händler sich darüber freuen kann, dass Paid Listings im ecommerce-bereich überdurchschnittlich hohe Klick- und Konversionsraten aufweisen. Eine gut gesteuerte Adwords-Kampagne kann sich als bedeutender Umsatzmotor für einen Onlineshop erweisen

17 Suchmaschinenoptimierung für die Keywords, bei denen mittels SEO eine gute Platzierung Display Werbung beispielsweise auf der Homepage eines Baumarktes nach Neben der Investition in die bezahlten Suchergebnisse be- nur schwer erreichbar ist, auf bezahlte Anzeigen in Suchma- Die klassische Variante des Online-Marketings ist nach wie Rasenmähern umgeschaut hat, könnte im Anschluss auf an- steht selbstverständlich die Möglichkeit, auf eine gute Sicht- schinen zu setzen. vor Bannerwerbung. Bannerwerbung bietet den Vorteil einer deren Seiten Werbebanner für Rasenmäher sehen. Technisch barkeit in den organischen Suchergebnissen zu setzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Während Paid Listings über Klick- Social Media visuellen Ansprache, ist aber in der Regel mit dem Nachteil eines großen Streuverlustes verbunden. Dies bedeutet kon- gesehen funktioniert Remarketing über ein Cookie, das an Seitenbesucher eines Onlineshops verteilt wird. Bewegen sich preise abgerechnet werden, führen organische Suchergeb- Mittlerweile eng verwoben mit dem Bereich der Suchmaschi- kret, dass Werbebanner meist relativ unspezifisch auf Dritt- diese anschließend im Werbenetzwerk, bekommen sie Wer- nisse zu einem kostenlosen Besucherstrom. Entscheidend nenoptimierung ist ein gelungener Social Media Auftritt. Da homepages geschaltet werden und dort zwangsläufig auch bung angezeigt, die ihren Remarketing-Cookies entspricht. für den Erfolg ist eine Sichtbarkeit auf der ersten Seite der Google die Präsenz eines Unternehmens in sozialen Netz- für viele Menschen sichtbar sind, die kein Interesse an dem Remarketing weist in der Regel deutlich höhere Konversions- Google-Suchergebnisse. Die Klickrate auf die Suchergebnisse werken wie Facebook, oder Twitter auch beim Ranking der beworbenen Angebot haben. Problematisch ist dies für den raten als reguläre Bannerwerbung auf, ist jedoch aufgrund nimmt stark von oben nach unten ab, die zweite Seite wird bei Unternehmenswebseite berücksichtigt, ist es schon alleine Werbetreibenden jedoch nur dann, wenn der Werbepartner seines sehr spezifischen Targetings lediglich als flankierende Kaufvorgängen in der Regel nur im Rahmen eines langen und aus diesem Grund sinnvoll, Social Media nicht außen vor zu nach Impressions abrechnet, also danach, wie häufig ein Werbemaßnahme geeignet. ausführlichen Suchprozesses aufgerufen, wie er lediglich bei teuren Produkten vorgenommen wird. Wer eine Sichtbarkeit lassen. Gerade im ecommerce-bereich bieten sich davon unabhängig jedoch weitere interessante Anwendungsmöglich- Werbebanner angesehen wurde. Bei einer Abrechnung nach Klicks kann davon ausgegangen werden, dass überwiegend Marketing auf der ersten Seite von Google erreichen möchte, muss sich keiten zu Kundenbindung und Neukundengewinnung. Eine Personen auf den Werbebanner klicken, die auch ein Interesse Marketing ist die älteste Form des Onlinemarketings dort also gegen zehn Konkurrenten durchsetzen. Facebook-Seite stellt einen hervorragenden Multiplikator für am Angebot haben. und wurde bereits vielfach totgesagt. Probleme in diesem Be- Promotion-Aktionen mit beispielsweise Bonuspunkten oder reich sind Spam, juristische Einschränkungen und vergleichs- Suchmaschinenoptimierung (SEO) versteht sich als eine An- Rabatten dar und kann darüber hinaus zur direkten Kunden- Bannerwerbung wird in der Regel über Werbenetzwerke ge- weise hohe Investitionskosten, denen eine geringe Klickrate passung von Webseiten an die Relevanzkriterien von Such- betreuung genutzt werden. schaltet. Ein sogenannter Affiliate-Partner stellt hierbei die in s gegenüber steht. Dass Marketing im Zusam- maschinen und wird weiter untergliedert in Onpage- und Schnittstelle zwischen Werbetreibenden und Anbietern von menhang mit Online-Shops dennoch gut funktionieren kann, Offpage-Optimierung. Onpage-SEO fasst alle Maßnahmen Darüber hinaus besteht auf Facebook die Möglichkeit, ziel- Werbefläche dar. Dies bietet den Beteiligten den Vorteil, nicht zeigen Positivbeispiele wie der Newsletter des ecommerce- zusammen, die am Quelltext einer Seite selbst vorgenommen gerichtete Werbeanzeigen zu schalten. Facebook bietet bei eine Vielzahl von Einzelverträgen schließen zu müssen. Auch Riesen Amazon. Voraussetzung für einen gut funktionierenden werden können, während Offpage-SEO externe Maßnahmen seinen Werbeanzeigen zahlreiche Möglichkeiten des Targe- Google hat diesen Markt für sich erschlossen und bietet ein ei- Newsletter im ecommerce ist der Betrieb einer CRM-Software, wie Linkbuilding oder Blogging zusammenfasst. Innerhalb der tings aufgrund der Profilinformationen und ermöglicht so die genes Display-Netzwerk an, auf welches via Google Adwords die in der Lage ist, die Erstellung von personalisierten News- letzten zwei Jahre hat Google viele Änderungen eingeführt, die Erstellung spezifischer Kampagnen, die beispielsweise ge- zugegriffen werden kann. Alternativ zu diesen Varianten be- lettern zu unterstützen. Basiert ein solcher Newsletter auf bis- dem ecommerce zugutekommen, beispielsweise die direkte schlechtsspezifisch ausgerichtet sind oder nur Personen mit steht die Möglichkeit, sich an eine Mediaagentur zu wenden, herigen Käufen und Klicks eines Users, funktioniert er ähnlich Anzeige von Produktvorschaubildern und Preisen in den Such- bestimmten Interessen ansprechen. 4 Um das Beispiel "Bruce welche sich um die Verteilung des Werbebudgets an verschie- gut wie eine Remarketing-Kampagne. ergebnissen. SEO-Maßnahmen in diesem Bereich zielen unter Spingsteen Tickets" wieder aufzugreifen, könnten Tickets für dene Vermarkter kümmert. Insbesondere für Anbieter von Ni- anderem auch darauf ab, diese Möglichkeiten optimal auszu- ein Konzert speziell für Fans von Bruce Springsteen angezeigt schenprodukten, die innerhalb eines übersichtlichen Marktes Stets in diesem Bereich zu beachten sind die rechtlichen nutzen. Da Google beständig daran arbeitet, die Relevanzkri- werden und die Anzeigentexte sogar an den Wohnort des je- auf fachlich relevanten Seiten werben möchten, kann es je- Rahmenbedingungen. An Privatpersonen darf eine le- terien der Suchmaschine an das Verhalten echter User anzu- weiligen Users angepasst werden. doch auch sinnvoll sein, direkt mit ausgewählten Werbeträ- diglich verschickt werden, wenn es sich bei diesen bereits passen, ist eine gute SEO kein reiner Selbstzweck, sondern gern in Kontakt zu treten. um Bestandskunden eines Händlers handelt. Für Newsletter auch die Optimierung der Benutzerfreundlichkeit einer Seite. Wird Social Media konsequent als Kundenbindungsinstrument muss der User ausdrücklich seine Erlaubnis erteilt haben und So ist beispielsweise die Ladezeit einer Website ein bedeuten- eingesetzt besteht last but not least die Möglichkeit, über den Eine Spezialform von Display Werbung stellt Remarketing dar, jederzeit die Möglichkeit besitzen, diesen wieder abzubestel- der Rankingfaktor bei Google. Einsatz einer Social CRM Software, vorhandene Kundendaten wie es beispielsweise Google Adwords anbietet. Auch Remar- len. Trotz dieser Einschränkungen kann sich der Versand von in einem CRM-System mit den umfangreichen Daten aus den keting-werbung besteht aus Bannern, die innerhalb des Wer- Newslettern zur Bestandskundenpflege jedoch für Betreiber Insbesondere in Ergänzung mit Paid Listings ist Suchmaschi- Communities zu ergänzen. Diese können wiederum für Loyal- benetzwerkes geschaltet werden. Ihre Besonderheit besteht eines Online-Shops auszahlen. Der Schlüssel zum Erfolg be- nenoptimierung für Onlineshops sehr empfehlenswert. Es ist ty-kampagen verwendet werden. darin, dass sie nur Personen angezeigt werden, die vorher die steht darin, den Kunden mit für ihn interessanten Informatio- von Vorteil, beide Maßnahmen aufeinander abzustimmen und Website des Shopbetreibers besucht haben. Wer sich also nen zu versorgen, statt ihn mit Massenmailings zu belästigen

18 Erfolgsmessung Das A und O des Marketings für Online-Shops ist eine stetige Erfolgsmessung gleichzeitig ist es auch ein großer Vorteil, dass diese im ecommerce überhaupt möglich ist. Die Klicks im Web lassen sich exakt nachvollziehen und so weiß der Betreiber eines Webshops nicht nur, wie viele Besucher tagtäglich auf seiner Seite wie lange unterwegs sind, er kann auch untersuchen auf welchen Wegen sie sich durch seine Homepage klicken, an welchen Stolpersteinen sie abspringen und woher sie kommen. Dies erlaubt auch eine präzise Wirkungsmessung aller Werbemaßnahmen, die online stattfinden. Die zentrale Kennzahl der Erfolgsmessung ist hierbei die Konversion, also Klicks, die zu einer Kaufhandlung geführt haben. Der Online-Marketer hat so die Möglichkeit, stetig zu messen, welche seiner Maßnahmen tatsächlich Umsatz generieren und kann seine Strategie entsprechend daran anpassen. Voraussetzung zur Erfolgsmessung ist der Einsatz einer Web Ana- lytics Software. Zum Standard gemausert hat sich in diesem Bereich das kostenlose Tool Google Analytics, nennenswerte Alternativen sind beispielsweise das ebenfalls kostenlose Piwik, econda oder SiteCatalyst von Adobe. Diese unterstützen einerseits bei der Werbewirkungsmessung und andererseits bei der stetigen Optimierung des Webshops. Die weitere Ausgestaltung des Marketing-Mix hängt von den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens ab und sollte gegebenenfalls auch Offline-Maßnahmen wie Messeauftritte oder Printwerbung beinhalten. Ein Online-Händler für Tiernahrung weist hier selbstverständlich andere Spezifika auf, als ein Vertrieb für Baumaschinen. Zusammenfassend lässt sich jedoch festhalten, dass die hier genannten Maßnahmen sich branchenübergreifend für ecommerce als sehr effektiv erwiesen haben. Digitale Akten und Ad-Hoc-Workflow Elektronische Dokumente, Aufgaben und Termine, die Geschäftsprozesse betreffen, gehören nicht in -Clients wie MS Outlook oder auf Fileserver. Für das digitale Akten- und Aufgabenmanagement sind ECM-Systeme eine hervorragende Lösung. Wir zeigen Ihnen im Folgenden wie Sie vom Einsatz eines solchen Systems profitieren können. Viele Unternehmen haben innerhalb von ERP- oder Finanzlösungen Daten, Dokumente und Prozesse bereits gut organisiert. Wie sieht es aber in Geschäftsbereichen aus, die nicht mit ERP- oder Finanzbuchhaltungssoftware arbeiten? Mangels geeigneter Lösungen benutzen Unternehmen und deren Mitarbeiter oft Programme wie MS Outlook, Lotus Notes, Groupwise und MS Excel, um ihre Aufgaben zu organisieren und Dokumente oder Informationen zur Prüfung und Bearbeitung an andere Mitarbeiter weiterzuleiten. Dokumente werden auf der eigenen Festplatte oder auf Fileservern abgelegt. Dabei gehen die Mitarbeiter sehr individuell vor und ignorieren häufig die bestehenden Organisationsrichtlinien. Dies führt dazu, dass Unternehmen aufgrund fehlender Informationen und langer Reaktionszeiten unflexibel auf Anforderungen reagieren, ineffizient arbeiten und damit Nachteile gegenüber dem Wettbewerb entstehen. Der übliche Ablauf in einem Unternehmen könnte wie folgt aussehen: Es ist 7:30 Uhr. Ein Mitarbeiter aus der Marketingabteilung hat die neue Preisliste für 2013 erstellt und versendet diese als E- Mail-Anhang mit dem Betreff Bitte freigeben und bestätigen an den Abteilungsleiter Marketing sowie in Kopie an den Vertriebsleiter und den Geschäftsführer. Das Dokument befindet sich jetzt auf der Festplatte des Marketingmitarbeiters (oder auf dem Fileserver), im Postausgang des Mitarbeiters sowie bei drei weiteren Personen im Posteingang. Der Vertriebsleiter speichert sich gleich das Dokument auf sein Notebook, da er oft unterwegs ist und keinen Zugriff auf das Firmennetzwerk hat. Das Dokument liegt bereits jetzt fünffach kopiert im Unternehmen vor. Im Laufe des Tages erhält der Marketingmitarbeiter von seinem Vorgesetzten und den anderen Kollegen per die Bestätigung alles ok, freigegeben und schiebt diese s zusammen mit seiner ursprünglichen in einen per Hand im - Client angelegten Ordner. Insgesamt existieren im Unternehmen jetzt fünf Dokumente und sieben s zu diesem Vorgang. Daniel Taborek Director Competence Center Comarch ECM So etwas gibt es in Ihrem Unternehmen nicht? Und wie sieht es mit elektronisch eingehenden Bewerbungsunterlagen aus, Anfragen von Kunden, neuen Preislisten von Lieferanten? Das Versenden von Dokumenten als -Anhang kann zu ineffizienter Arbeitsweise und Fehlern führen, vor allem wenn diese zu einem Geschäftsprozess gehören, an dem mehrere Mitarbeiter beteiligt sind. Werden wichtige geschäftsrelevante Dokumente wie Preislisten, neue Prospekte, Geschäftsbedingungen, Verträge, Angebote etc. als -Anhang im - Client der Mitarbeiter gespeichert, werden diese Dokumente dann bei Bedarf häufig auch wieder über den -Client gesucht und aufgerufen. Dieses Vorgehen erscheint den Mitarbeitern häufig schneller als der Zugriff auf den eventuell vorhandenen zentralen Server, birgt jedoch Risiken. Zum einen liegt auf dem Server vielleicht eine neuere gültige Version des benötigten Dokuments vor. Zum anderen ist nicht garantiert, 34 35

19 deckblatt erstellt, das Indexwerte wie Nummer, Name, Adresse kann Comarch ECM Workflow anhand von Vertreterregelungen AKTENSTRUKTUR 1 3 AUFGABENLISTE und andere relevante Daten sowie ein Register zur Inhaltssortierung und eine Aufzählung der Dokumentenklassen enthält, dessen Aufgaben freien Mitarbeitern zuweisen. Einen Überblick über ihre Aufgaben oder Erinnerungen erhalten die Mit- die automatisch einzusortieren sind. Außerdem können für arbeiter im ECM-Client, als -Benachrichtigung sowie auf AKTENSYMBOLE 2 NEUES DOKUMENT ERSTELLEN 4 5 SUCHE 6 DRUCKEN 7 SENDEN jedes Aktenregister Pflichtdokumente festgelegt werden, die eine Akte enthalten muss, damit sie als vollständig gilt. Sobald diese Konfigurationen vorgenommen wurden, werden Dokumente aus ERP- oder anderen Anwendungen, MS Office- Dokumente, s und eingescannte Dokumente automa- der Startseite einer Collaboration-Lösung wie MS SharePoint. Vorgänge können automatisiert nach dem Anlegen einer Akte oder der Ablage eines bestimmten Dokuments sowie durch Überwachung von Fristen gestartet werden. tisch beim Archivieren in die Akten einsortiert. Der Aufwand, Akten und Geschäftsprozesse mit einem ECM- System zu organisieren, lohnt sich. Bei jedem Suchen und An- Ein Dokument kann je nach Konfiguration sofort oder im Laufe zeigen von Dokumenten oder Akten ergeben sich Zeiterspar- dass im -Client überhaupt das richtige Dokument ge- Vorteile von digitalen Akten der Zeit automatisch in beliebig vielen Akten angezeigt werden, ohne dass dieses Dokument mehrfach gespeichert wird. nisse. Vor allem in der Kombination aus digitalen Akten und Workflow-Funktionen summieren sich die Einsparungsmög- funden wird. Da -Text und -Betreff individuell per Hand Aktenmodule sorgen für die Archivierung sämtlicher Unter- Eine Rechnung über IT-Anlagevermögen lässt sich so nach lichkeiten mit jedem einzelnen Prozessschritt. Regeln werden eingegeben werden, können Tippfehler und die Verwendung nehmensdaten aus IT-Anwendungen. Sie bringen diese Daten der Kontierung in der Buchhaltung automatisch sowohl in der besser eingehalten und Fehler werden minimiert. Das führt zu unterschiedlicher Formulierungen (wie z.b. Freigabe und mit elektronisch erstellten und eingescannten Dokumenten Akte Anlagevermögen als auch in der Akte des IT-Leiters an- zufriedenen Geschäftspartnern und motivierten Mitarbeitern Freigeben ) zu unvollständigen Suchergebnissen führen. aus unterschiedlichsten Anwendungen und Abteilungen au- zeigen. Letztere enthält in der Regel eine Kopie aller Rechnun- und steigert den Geschäftserfolg. tomatisiert in einen Kontext (virtuelle Akten). Darüber hinaus gen über angeschaffte Hardware, um in Servicefällen schnell Laut einer Studie schlummern bei jedem zehnten Mitarbeiter initiieren und überwachen sie komplette Arbeitsabläufe. Serien- oder Lizenznummern parat zu haben. im Unternehmen mehr als s im Posteingang. Zu- Einsatzbereiche für digitale Akten: dem klagen Mitarbeiter immer häufiger über mangelnde Zeit, Mitarbeiter finden nicht nur schnell einzelne Dokumente wie- Den Einsatzmöglichkeiten der automatischen regelbasierten Kundenakten Maschinenakten ihr -Postfach systematisch in Ordnung zu halten. der, sondern alle Daten und Dokumente, die zu einer Akte ge- Aktenbildung sind keine Grenzen gesetzt. In Verbindung mit Lieferantenakten Vertragsakten Nachteile der Versendung geschäftsprozessrelevanter Aufgaben und Dokumente per E- Mail: Kopien von s und Dokumenten im Postausgang und im Posteingang jedes Empfängers hören. So lassen sich auch Dokumente aufrufen, die bei einer Suche nach Indexwerten wie Kunden- oder Belegnummer nicht auffindbar sind. ECM-Systeme bieten zudem Ad-Hoc-Workflow-Funktionen. Mit diesen können Akten oder einzelne Dokumente nach vorgefer- einer Ad-Hoc-Workflow-Funktion sorgt sie dafür, dass Aufgaben, Informationen und Dokumente nicht mehr als durch das Unternehmen wandern. Wie funktioniert (Ad-Hoc)-Workflow in Verbindung mit Akten und Dokumenten? Partnerakten Auftragsakten Projektakten Personalakten Fuhrparkakten Mitarbeiter werden verleitet, Dokumente aus ihrem E- tigten Vorgängen, wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen Abläufe, die verschiedene Abteilungen betreffen und bei de- Digitale Akten in Comarch ECM Ihr Nutzen: Mail-Client oder von ihrer Festplatte zu verwenden, an- prüfen, Neue Preisliste freigeben, zur Kenntnisnahme, Kom- nen Akten bzw. Dokumente zum Einsatz kommen und von ver- Kosteneinsparung bei der Aktenverwaltung statt sie von zentralen Servern abzurufen mentierung oder Bearbeitung an eine Anzahl von Mitarbeitern schiedenen Mitarbeitern nach bestimmten Regeln bearbeitet Zeiteinsparung bei der Bearbeitung von Vorgängen Keine Kontrolle über die Reihenfolge der Bearbeitung und in einer bestimmten Reihenfolge gesendet werden. Die voll- werden, können mit Hilfe des Workflow-Designers transparent Ortsunabhängiger einfacher Zugriff auf Akten Kenntnisnahme bei mehreren Empfängern ständige Bearbeitung des Vorgangs, jeder einzelne Kommen- abgebildet werden. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass Vor- Einhaltung von Fristen Keine standardisierten Texte für Betreff und Aufgaben tar sowie die Anzahl der Aufrufe und der Zeitpunkt der Anzeige gänge in der richtigen Reihenfolge erledigt, bearbeitete Vor- Sicherung der Einhaltung von Bearbeitungsvor- Qualität der Rückmeldungen und Lesebestätigungen eines einzelnen Dokuments wird als Historie gespeichert. gänge sofort an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet wer- schriften hängen vom Einzelnen ab Keine automatische Erinnerung an Aufgaben Wie funktionieren digitale Akten? den und alle zur Bearbeitung notwendigen Dokumente ohne Suche jederzeit zur Verfügung stehen. Kurze Reaktionszeiten Hohe Zufriedenheit von Mitarbeitern und Ge- Bei Abwesenheit können andere Mitarbeiter Aufgaben Im System Comarch ECM lassen sich Aktenpläne für alle Ab- schäftspartnern nicht automatisch übernehmen teilungen eines Unternehmens anlegen. In diesen wird jeweils Innerhalb eines Prozesses können befristete Zugriffsrechte er- s oder Antworten auf s sowie Anhänge kön- definiert, welche Struktur Kunden-, Lieferanten-, Personal- und teilt werden. Das Workflow-Modul unterstützt zudem die Mitar- nen leicht gelöscht oder falsch einsortiert werden sonstige Akten aufweisen sollen. Zusätzlich wird ein Akten- beiter dabei, Fristen einzuhalten. Ist ein Mitarbeiter abwesend, 36 37

20 ECM in der Cloud: Status und Nutzung Der Einstieg in die Nutzung von Cloud-Lösungen etwa über Angebote von Amazon oder Dropbox ist heutzutage einfach. Selbst Privatnutzer können Speicherkapazitäten im Gigabyte-Bereich teilweise kostenlos verwenden, um etwa ihre Fotos oder gemeinsame Dokumente in der Cloud zu verwalten. Unternehmen hingegen bleiben aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes skeptisch gegenüber einer Datenverwaltung via Cloud Services. Modernes Dokumentenmanagement, neudeutsch: Enterprise Content Management (ECM), umfasst den gesamten Lebenszyklus (Information Lifecycle Management, ILM) eines Dokuments. Sabine Kraus Dieser beginnt bei der Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und der Ablage Analystin und Beraterin über die Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung zur Veröffentlichung, Langzeitarchivierung Business Application Research und bis hin zu der (nachweislichen) Zerstörung der Dokumente. ECM bedeutet somit nicht nur, Center BARC GmbH Informationen zu archivieren und zu verwalten, sondern Dokumente in die operativen Prozesse und Workflows der Mitarbeiter einzubinden Nutzungsformen der Cloud Cloud Computing kann in diesem Zusammenhang eine flexible und bedarfsgerechte Nutzung von IT-Leistungen ermöglichen. Diese werden in Echtzeit über das Internet bereitgestellt und in den meisten Anwendungsfällen nach Nutzung abgerechnet. Martin Böhn Head of Enterprise Content Management Business Application Research Center BARC GmbH Cloud-Services und eine Auswahl ihrer ECM-Anwendungen (Quelle: BARC GmbH) Grundsätzlich lassen sich hierbei Cloud-Services in drei Kategorien unterteilen: Die reine Auslagerung von Infrastrukturkomponenten von Speicherkapazitäten (Storage) bis hin zu Rechnersystemen, wird als Infrastructure as a Service (IaaS) bezeichnet; Werden Datenbanken oder komplette Entwicklungsplattformen ausgelagert, wird von Platform as a Service (PaaS) gesprochen; Sowohl IaaS als auch PaaS sind Bestandteil der dritten Kategorie Software as a Service (SaaS). Hierbei werden ausgewählte ECM-Komponenten, wie zum Beispiel das -Management, ausgelagert und sind über das Internet nutzbar. Zudem können aus dem über die Cloud bereitgestellten Anbieter-Pool bei Bedarf jederzeit weitere Services zugebucht werden. Die eigentliche Ressourcenbeanspruchung kann gemessen und gemäß der Nutzung abgerechnet werden. ECM- und Cloud-Lösungen Auch bekannte Software-Hersteller im deutschsprachigen Markt wie Fabasoft oder Comarch bieten mittlerweile neben ihren klassischen ECM-Lösungen auch Lösungen in der Cloud an. Die Software wird hierzu dem Kunden über unternehmenseigene Server zur Nutzung bereitgestellt. Die Optionen reichen dabei von der Nutzung einzelner Funktionsgebiete wie Dokumentenverwaltung, Collaboration-Austauschplattformen oder -Management bis hin zu umfassenden Lösungen, die den Dokumentenlebenszyklus für unterschiedliche Aufgabengebiete abdecken. Ferner finden sich zunehmend auch branchenspezifische Lösungen im Portfolio von ECM-Anbietern. Allerdings erkennt man beim näheren Hinsehen, dass längst nicht alle Hersteller tatsächlich das komplette Produktportfolio in vollem Umfang in der Cloud anbieten können, sondern beispielsweise Workflow-Funktionen aussparen. Zusätzlich sollten Unternehmen bei diesen Angeboten die Möglichkeiten zur Kopplung mit Drittsystemen prüfen, also ob beispielsweise ein Abgleich mit Referenzdaten in ERP-Systemen möglich ist oder die Integration in Office- und Mail-Programme gegeben ist. Auch internationale Anbieter setzen ihren Entwicklungsfokus auf die Cloud und bieten hier teilweise umfassende ECM- Systeme (z. B. Lotus Live von IBM) an. Tipps für die Umsetzung von Cloud-Projekten Unternehmen, die ECM oder Teilprozesse im Dokumentenmanagement über die Cloud betreiben wollen, sollten bei der Suche nach der passenden Cloud-Lösung schrittweise vorgehen. Folgende Phasen ergeben sich dabei: Definition der Ziele des Cloud-Projekts und der Einsatzszenarien; Ableitung der (Mindest-)Anforderungen (in punkto Technik, Funktionen, Prozessunterstützung und Handhabung); Beschreibung und Definition weitere Projektanforderungen wie Abrechnungsmodelle, Anforderungen an den Service, Datenschutz, Datensicherheit, Datenverfügbarkeit; Gewichtung der Kriterien und klare Beschreibung des Soll-Zustands. Mit diesen Vorarbeiten können anschließend die verschiedenen Lösungen untersucht und bewertet werden. Anhand festgelegter unternehmensspezifischer K.O.-Kriterien lassen sich die Anbieter eingrenzen und die Kosten der gefunden Lösungen vergleichen. In den meisten Fällen können Unternehmen zudem verschiedene Preismodelle mit Cloud-Anbietern in Service Level Agreements (SLA) vereinbaren, wie zum Beispiel eine monatlich festgelegte Rate oder eine intelligente Zahlung gemäß der tatsächlichen Inanspruchnahme der Dienste. Besonders groß sind bei Unternehmen die Befürchtungen, ihre Daten könnten in einer Cloud-Lösung nicht ausreichend gesichert und geschützt sein. Hinzu kommt die Sorge, dass aufgrund des Ablageorts der Daten Probleme und Gefahren bei der Datensicherung und -verfügbarkeit drohen, da die Cloud-Anbieter oft weltweit agieren, aber nur regionale Datacenter betreiben. In Bezug auf Cloud-Lösung bestehen mittlerweile nationale und internationale Abkommen und gesetzliche Regelungen. Diese beinhalten Bestimmungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Sicherheitsempfehlungen, z. B. zum Grundschutz sowie zur Notfallorganisation bei hohem Schutzbedarf von Daten in der Cloud, werden auf nationaler Ebene vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ausgesprochen. Zudem bieten Cloud-Anbieter auch verstärkt an, dass die Kunden über den Ablageort der Daten (mit-)bestimmen können. Ein Cloud-Einsatz kann aber auch den Vorteil bieten, dass man 38 39

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