Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen 69

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2 Inhaltsverzeichnis Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? 11 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service 12 Programmaktualisierungen wenn kein Internet Anschluss besteht 13 Datensicherungen durchführen 14 Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen 16 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten 18 Online Hilfen und Lexware know how 19 Eine neue Firma anlegen 21 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung 22 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger 24 Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen 26 Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen 26 Eine Testfirma anlegen 28 Das Reporting für Firmendaten 29 Krankenkassen einrichten 31 Anlegen einer neuen Krankenkasse 32 Bearbeiten der Krankenkassenstammdaten 34 Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm hinterlegen 35 Umlagesätze zu den U1 / U2 Umlagen hinterlegen 37 Zuweisung der Kasse zur Firma und Pflege der Zahlungsverbindung 39 Krankenkassenfusionen pflegen 40 Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen 43 Den Beschäftigungsstatus festlegen 44 Melderelevante Grunddaten erfassen 45 Die Beitragsgruppe bestimmen 47 Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen 50 Versteuerung nach Lohnsteuerkarte 51 Pauschale Lohnsteuer 52 Eintritt während des Kalenderjahres 52 Übernahme aus anderem Lohnprogramm 54 5

3 Inhaltsverzeichnis Stammdaten einer Aushilfe / eines Minijobbers erfassen 57 Geringfügige Beschäftigung 58 Kurzfristige Beschäftigung 59 Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung 61 Pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung 62 Versteuerung mit pauschalem Steuersatz 64 Versteuerung nach Lohnsteuerkarte 65 Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen 69 Status der Beschäftigung 70 Daten für die Sozialversicherungsmeldungen 72 Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 400,01 und 800 Euro 74 Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung 75 Versteuerung nach Lohnsteuerkarte 77 Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns 78 Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen 81 Den Status des Mitarbeiters hinterlegen 82 Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen 83 Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 85 Besondere Lohnsteuertabelle 88 Umlagen / Insolvenzumlage 89 Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen 93 Erfassen von festen Bezügen 94 Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn 96 Einzelerfassung von Einmalzahlungen 98 Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen 99 Lohnarten ein- und ausblenden 102 Position der Lohnarten verändern 103 Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen 105 Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern 106 Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren 107 Manuelles Anlegen einer Lohnart 109 Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart 111 Festlegen des Verrechnungskontos 113 Zuordnung der Finanzbuchhaltungskonten zu den Lohnarten 114 6

4 Inhaltsverzeichnis Krankheit oder Urlaub erfassen 115 Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung 116 Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung 117 Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse 118 Voraussetzung für die Ermittlung der Erstattung 119 Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit 120 Direkteingabe und Korrektur von genommenem Urlaub 122 Erstellen von Abwesenheitsreports 123 Hinweistexte auf die Lohnabrechnung drucken 124 Betriebliche Altersvorsorge abrechnen 127 Abrechnung einer Direktversicherung 128 Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse 129 Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen 130 Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen 132 Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen 134 Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen 135 Lohnabrechnung durchführen 137 Bruttobezüge und Abzüge erfassen 138 Zeitdaten erfassen 140 Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung 142 Lohnabrechnung mit dem Abrechnungsassistenten 143 Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen 145 Berichte zur Lohnabrechnung erstellen 146 Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern 149 Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses 150 Statuswechsel wegen Übergang von einer Aushilfe zum Auszubildenden 152 Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge 153 Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV Meldungen 154 Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel 156 Statuswechsel rückgängig machen 157 Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen 161 Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise 162 Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln 163 Beitragsnachweise mit dakota übertragen 165 7

5 Inhaltsverzeichnis Beitragsnachweise mit sv.net versenden 167 Restschuld aus Vormonaten ermitteln 169 Zahllauf für geschätzte Sozialversicherungsbeiträge durchführen 170 Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen 173 Aktualisierung des Elster Moduls 174 Elster-Zertifikat bestellen und Einlesen 175 Die Lohnsteueranmeldung mit dem Elster Modul übermitteln 176 Übertragungsprotokoll drucken 179 Zahlungsverkehr einrichten 179 Zahllauf für die Lohnsteueranmeldung durchführen 180 Elektronischer Entgeltnachweis - ELENA 183 Ergänzende Stammdaten für die ELENA Meldungen 184 Wichtige Lohnarten für die ELENA Meldungen 187 Elena Meldungen aufbereiten und mit dakota versenden 188 Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net 191 Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen 192 Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen 194 Zahlungen an Mitarbeiter, Finanzamt und Sozialversicherungen 197 Bankverbindungen anlegen 198 Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen 199 Zahlungsträger erstellen 202 Online-Banking durchführen 205 Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen 206 Zahlungsliste erstellen 207 Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen 209 Buchungsliste erstellen 210 Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen 213 Laufenden Abrechnungsmonat abschließen 214 Monatswechsel rücksetzen 215 Laufende Bezüge in den Folgemonat übernehmen 217 Beitragsnachweise und Elena- sowie Sozialversicherungsmeldungen verwerfen 218 Korrekturen in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten 221 Korrektur von Mitarbeiterstammdaten 222 8

6 Inhaltsverzeichnis Korrektur von Abrechnungsdaten 224 Korrekturen in den Krankenkassenstammdaten 225 Korrekturen im vorangegangenen Abrechnungsjahr 226 Korrekturberichte 227 Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen 228 Jahresabschluss durchführen 231 Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen 232 Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen 233 Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen 238 Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen 240 Lohnnachweise für die Berufsgenossenschaft erstellen 240 Stichwortverzeichnis 243 9

7 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es enorm wichtig, mit einer aktuellen Programmversion zu arbeiten. Gesetzliche Änderungen, neue Beitragssätze der Krankenkassen, Fusionen von Berufsgenossenschaften oder Krankenkassen sowie die Aktualisierungen der elektronischen Übermittlungsmodule werden regelmäßig von Lexware über das Internet bereit gestellt. Durch die Vielzahl der Änderungen und die Möglichkeit, rückwirkende Korrekturen durchzuführen, kommt der Datensicherung eine hohe Bedeutung zu. Zu allen Programmfunktionen gibt es zahlreiche inhaltliche und technische Hilfen, die regelmäßig über das Internet aktualisiert werden. Lesen Sie in diesem Kapitel alles Wissenswerte über Programmaktualisierungen und die Möglichkeiten der Datensicherung. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Hilfefunktionen des Programms nutzen können. Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen wenn kein Internet Anschluss besteht Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Schritt 3: Navigieren im Programm und in den Hilfen Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Online Hilfen und Lexware know how 11

8 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service In den ersten Monaten des Jahres werden häufig Neuerungen und Programmverbesserungen ausgeliefert. Die sogenannten Updates werden in aller Regel über das Internet bereitgestellt. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung sollte deshalb in der Überprüfung auf Programmaktualisierungen bestehen. Die Überprüfung lässt sich mit dem Aufruf des Lexware Service Center vornehmen. Ist Ihr Computer an das Internet angeschlossen und wurde der Lexware Info Service aktiviert, finden Sie in der Taskleiste am unteren rechten Bildschirmrand eine kleine grüne Weltkugel. 2 1 Abb. 1: Internet Aktualisierung 1 über das Lexware Service Center 2 Wurde der Lexware Info Service nicht automatisch mit dem Programmstart aktiviert, kann die Funktion über den Menüpfad? Lexware Info Service aufgerufen werden. Per Mausklick auf die Schaltfläche Jetzt suchen wird die Internetverbindung zum Lexware Service Center hergestellt und nach möglichen 12

9 Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Programmaktualisierungen gesucht. Sind aktuelle Updates vorhanden, werden diese dargestellt und können auf den Computer heruntergeladen und anschließend installiert werden. Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie die Suche nach Aktualisierungen automatisieren. Mit der Option automatisch wählen Sie den automatischen Aufbau einer Verbindung zum Lexware Service Center und die Suche nach Updates beim Programmstart. Programmaktualisierungen wenn kein Internet Anschluss besteht Zum Jahreswechsel wird eine Kaufaktualisierung bereit gestellt, die Sie über die ausgelieferte DVD durchführen können. Verfügt der Computer mit dem Lohnprogramm nicht über einen Internetzugang, mit dem Sie die gesetzlichen Aktualisierungen per Internet Update aktualisieren können, haben Sie aber auch die Möglichkeit, diese Aktualisierung über einen anderen Rechner mit Internetanschluss auszuführen. Öffnen Sie dazu im Internet die Seite Wählen Sie auf der Seite im oberen Bereich die Option Support und anschließend unter der Option Service und Support Ihr Programm (z. B. lohn+gehalt plus) sowie die Versionsnummer aus. Klicken Sie im folgenden Dialog links im Bereich Übersicht auf die Option Service- Packs und wählen dort die gewünschte Aktualisierung aus. Das Service Pack speichern Sie auf der lokalen Festplatte und übertragen es mit einer CD-Rom oder einem USB Stick auf den Rechner, auf dem Sie lohn+gehalt einsetzen. Tipp Die aktuell installierte Programmversion finden Sie über den Menüpfad? Info Achtung Zum Jahresbeginn werden auch Aktualisierungen des Elster Moduls, Fusionen von Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, sowie Änderungen in dakota und dem Elena Modul über Internet Aktualisierungen ausgeliefert. Ist der Rechner nicht direkt an das Internet angeschlossen sollten Sie vor jedem Abrechnungslauf die Lexware Internet-Seite aufsuchen und auf Aktualisierungen prüfen. Übung Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Modul Lexware Info Service. 13

10 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? Lösung Klicken Sie auf die grüne Weltkugel in Ihrer Taskleiste oder gehen Sie über den Menüpfad? Lexware Info Service. Ist das Fenster geöffnet, finden Sie ganz unten die Schaltfläche Einstellungen. Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen Datensicherungen durchführen Lexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. In den Versionen professional und premium muss der Anwender selbst auf eine regelmäßige Datensicherung achten. Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädigung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, sollten Sie das folgende doppelte Sicherungskonzept durchführen: 1. Verwenden Sie für die Datensicherung ein externes Laufwerk oder brennen die Daten regelmäßig auf eine CD oder DVD. 2. Legen Sie zusätzlich eine Datensicherung auf der Festplatte unter dem Verzeichnis Lexware an. Erstellen Sie mit dem Windows Explorer ein Unterverzeichnis Datensicherung, in welchem Sie eine aktuelle Gesamtsicherung speichern. Bei der Datensicherung werden alle Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis kopiert und komprimiert. Das heißt, die Datensicherung sichert alle Firmen (Mandant) mit allen Arbeitnehmern und alle bis dahin eingegebenen Stamm- und Abrechnungsdaten des gesamten laufenden Jahres und von abgerechneten Vorjahren. Dabei wird der aktuelle Stand der Daten gespeichert. In der Version financial office sichern Sie bei der Datensicherung den Datenbestand über alle drei Module buchhalter, faktura, und lohn+gehalt. Eine Sicherung nur einer Firma oder nur des Teiles lohn+gehalt ist in den Versionen standard und plus nicht möglich. Hier wird immer eine vollständige Datensicherung des gesamten Datenbestandes durchgeführt. In den Versionen lohn+gehalt professional und premium ist eine Firmensicherung möglich. 14

11 Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen Abb. 2: Datensicherung durchführen 1 und Sicherungsverzeichnis 2 festlegen. Die Datensicherung lässt sich über den Menüpfad Datei Datensicherung Sicherung vornehmen. Nachdem Sie über die Schaltfläche Durchsuchen das Verzeichnis auf der Festplatte festgelegt haben, gelangen Sie im dritten Schritt des Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Weiter in den Sicherungsdialog. Per Mausklick auf die Schaltfläche Sicherung wird anschließend der gesamte Datenbestand in das zuvor angegebene Verzeichnis in komprimierter Form gesichert. Bei der Datensicherung wird eine Datei LGjjjjmmtt_hhmmss.zip bzw. (LxOfficejjjjmmtt_hhmmss.zip (Lexware financial office) angelegt. Dieser Dateiname beinhaltet neben dem festen Teil LG das Jahr, Monat und Tag sowie die sekundengenaue Systemzeit (Stunde, Minute, Sekunde). Nehmen Sie mehrmals eine Datensicherung auf das gleiche Medium oder in das gleiche Verzeichnis vor, erstellt das Lohnprogramm immer eine neue Sicherungsdatei mit fortlaufendem Datum und Uhrzeit. In den Versionen professional und premium lässt sich neben einer Gesamtsicherung auch eine Sicherung pro Firma durchführen Firmensicherung. Nach der Bestätigung des Infodialogs Hinweise zur Sicherung wird der gesamte Datenbestand bzw. die Firma gesichert. Beachten Sie: nur bei einer bestehenden 15

12 Stichwortverzeichnis A Abrechnungsassistent 143 Altvertragsregelung 130 Ansicht erweitern 95 Aushilfe auf Lohnsteuerkarte 65 B Bankverbindung 26, 39 Bankverbindung - neu 198 Beitragsgruppe Sozialversicherungen 47 Beitragsnachweis erstellen 163 Berufsgenossenschaft 241 Besondere Lohnsteuertabelle 88 Betriebsnummer 24 D DAKOTA 165 Datenrücksicherung 16 Datensicherung 14, 15 Direktversicherung 128 E Einmalzahlungen 98 Einzelsicherung 15 ELENA 229 Elster 174 Elster Zertifikat 175, 236 Entgeltumwandlung 129 Ermäßigter Krankenkassensatz 36 Erstattung von Lohnfortzahlung 119 etin 236 Export in Excel 30 F Finanzamtsnummer 23 Firmenbankkonto 26 Firmensicherung 15 Firmenwagen 108, 140 Freiwilliger Beitrag zur Krankenkasse 36 G Geldwerter Vorteil 107, 139 Gleitzonenregelung 45, 70, 74 GmbH Geschäftsführer 82 H Hilfen 19 Hinweistext auf Lohnabrechnung 124 I Insolvenzgeldumlage 25 J Jahresmeldung zur Sozialversicherung 237 K Kassenfusion 40 Kontenrahmen

13 Stichwortverzeichnis Korrektur in Vorjahren 226 Korrekturen 222 Korrekturmodus 234 Krankenkasse anlegen 33 Krankenkassen korrigierten 225 Krankenkassenverwaltung 32 Krankheit mit Lohnfortzahlung 116 Kürzungen bei Lohnarten 110 L Laufendes Arbeitsentgelt 94 Linke Maustaste 18 Lohnarten Verwaltung 224 Lohnkonto 240 Lohnsteueranmeldung 235 Lohnsteuerbescheinigung 237 Lohnsteuerjahresausgleich 232, 240 M Mehrfachbeschäftigung 45, 75 Meldewesen 229 Mitarbeiterstammdaten 44 Mutterschutz 38 N Neuvertragsregelung 130 O Online Banking 205 P Pauschale Versteuerung 135 Pensionsfonds 128 Pensionskasse 128 Personengruppe Pflegeversicherung 37 Private Krankenversicherung 49 Protokollabholung 237 R Resturlaub 233 S Service Center 12 Sonn- und Feiertagszuschläge 111 Sozialversicherungsnummer 46, 60 Sozialversicherungsträger 62 Spalten aus Anzeige entfernen 96 Steuernummer 23 Steuertage 54 sv,net 167 T Teilzeitbeschäftigter 59 Testfirma anlegen 28 U Übertragungsprotokoll 236 Umlagen U1/U2 50, 63 Umlageverfahren U1/U2 37 Update 13 Urlaub korrigieren 121, 233 V Vorträge erfassen 52 Z Zahlung Lohnsteuer

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