48 Excel 2016 Makro aufzeichnen

Transkript

1 Ausgabe 27. November 2017, Woche 48 Wings Übung der Woche 48 Excel 2016 Makro aufzeichnen Diese, von Wings kostenlos zur Verfügung gestellte Übung, darf weitergegeben und im Unterricht verwendet werden. Die Ausgangslage stellt eine möglichst reale Situation im Büroalltag dar. Zur Lösung sind Programmkenntnisse nötig, die im kaufmännischen Umfeld erwartet werden. Mit dem Schwierigkeitsgrad «einfach» werden Übungen gekennzeichnet, bei denen noch nicht alle Kenntnisse nötig sind. Schwierige Aufgaben enthalten eher selten genutzte und/oder mehrstufige Vorgänge. Allfällig benötigte Übungsdateien stehen auf unter den Produktedetails als Download zur Verfügung. Im Shop registrierte Kursleiter erhalten auf Wunsch den Zugang zu den Lösungsdateien. Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

2 Übung 48 Excel 2016 Makro aufzeichnen Autorin Heidy Bischof-Reuteler Ausgangslage Sie wollen wiederkehrende Arbeiten mit nur wenigen «Klicks» effizient ausführen (automatisieren). Sie zeichnen einfache Makros auf ganz ohne Programmierkenntnisse (VBA) und erleichtern sich so die Arbeit im Alltag. Thema Makros aktivieren und deaktivieren: Sicherheitseinstellungen. Grundlagen zur Makroaufzeichnung erarbeiten, gemäss Beispiel 1 bis 3. Befehlsschritte in logischer Reihenfolge notieren, ausprobieren und ausführen, wichtige Makros in allen Arbeitsmappen verfügbar machen (Add-Ins). Die Aufzählungszeichen dienen Ihnen dazu, die gemachten Schritte «abzuhäkeln»; mit diesem Zeichen oder mit einem! Aufgabe Schwierigkeitsgrad mittel/schwierig Makros werden z. B. in der Tabellenkalkulation, in der Textverarbeitung und in Datenbanken eingesetzt. Die Arbeit mit diesen Programmen wird erleichtert und beschleunigt, indem eine Befehlsfolge, die häufig gebraucht wird, mit Hilfe eines Makros aufgerufen werden kann. Je nach Softwaretyp können Makros auch über einen Tastenschlüssel oder mit Hilfe eines Menünamens aufgerufen werden (wikipedia). Vorgehen bevor Sie ein Makro aufzeichnen Richten Sie die Entwicklertools ein: Datei, Optionen, Menüband anpassen. «Häklein» setzen und mit OK bestätigen. Jetzt haben Sie die nötige Registerkarte für Ihre Übungen. U. U. können Sie Makros erstellen, ohne dass Sie die nachstehenden Einstellungen machen probieren Sie aus! Wenn nötig, aktivieren Sie die Makros: Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code auf Makrosicherh.. Copyright Wings Lernmedien 2

3 Machen Sie gemäss Abbildung unten die Einstellungen um mit Makros zu arbeiten: Achtung: Nach Beendigung der Arbeit mit Makros, sollten Sie aus Sicherheitsgründen wieder die Standardmakroeinstellungen verwenden, gemäss Abbildung unten. Zum Ausführen bestehender Makros können Sie die Standardmakroeinstellungen beibehalten. Vorgehen beim Aufzeichnen eines Makros Vorbereitung: Überlegen Sie sich die Arbeitsschritte genau und notieren Sie diese. So können Sie Fehler beim Aufzeichnen vermeiden und viel Zeit sparen. Später können Sie zudem nachsehen, was das Makro überhaupt macht. Je besser Sie mit einem Prozess, den Sie aufzeichnen möchten, vertraut sind, desto effizienter erfolgt die Makro Wiedergabe. Statt einer langen Aufzeichnung von Aufgaben, sollten Sie mehrere relevanten kleinere Makros erstellen. Entwicklertools, Code, Makros aufzeichnen wählen. Makroname und/oder Tastenkombination und Kurzbeschreibung eingeben. Mit der Bestätigung OK (anklicken) startet die Aufzeichnung. Aktionen ausführen, die Sie aufzeichnen möchten. Entwicklertools, Code, Aufzeichnung beenden. Speichern unter: Excel-Arbeitsmappe mit Makro (*.xlsm). Makro testen: Entwicklertools, Code, Makros ausführen. Tastenkombination und/oder Ausführen. Beispiel 1: Sie erhalten (z. B. täglich/monatlich) Kundenlisten ohne Spaltenüberschriften und CHF Formatierung. Zudem möchten Sie, dass der Filter für die markierten Zellen aktiviert ist. Das Dokument Beispiel_1_Kundeneinkaufsliste.pdf in Ihrem Übungsordner dient Ihnen als Arbeitshilfe. Öffnen und/oder drucken Sie die Datei. Öffnen Sie nun Ihre Übungsdatei_Kundeneinkaufsliste.xlsx. Erstellen Sie das Makro Beispiel 1, gemäss der Anleitung Beispiel_1_Kundeneinkaufsliste.pdf Schritt für Schritt: Entwicklertools, Makro aufzeichnen, Namen vergeben, u. U. Tastaturkürzel eintragen, OK, Makro aufzeichnen, Makro beenden, Speichern (*.xlsm), testen. Copyright Wings Lernmedien 3

4 Führen Sie die vorgegebenen Schritte möglichst fehlerfrei durch. Speichern Sie die Datei mit dem ausführbaren Makro: Dateityp: Excel-Arbeitsmappe mit Makro (*.xlsm), Kundeneinkaufsliste.xlsm. Testen Sie anschliessend Ihr Ergebnis (Registerblatt Anwenden, <Ctrl>+k und Ausführen). Sollte dies nicht funktionieren, löschen Sie die Aufzeichnung und beginnen nochmals von vorne. Beispiel 2: Sie erstellen Ihren persönlichen Wochenplan: Montag bis Freitag mit Datumszeile und Zeit: 07:30 Uhr bis 18:00 Uhr. Machen Sie sich darüber Gedanken, wie Ihr persönlicher Wochenplan aussehen sollte. Notieren Sie sich die Schritte möglichst in logischer Reihenfolge ausprobieren hilft! In Ihrem Ordner finden Sie die Datei Beispiel_2_Wochenplan.pdf, welche Sie unterstützt. Studieren Sie die Schritte, bevor Sie aufzeichnen. Vielleicht möchten Sie die Schritte optimieren, dann freut sich Excel extrem! Öffnen Sie die Übungsdatei_Wochenplan.xlsx. Zeichnen Sie den Wochenplan auf, gehen Sie exakt so vor wie im Beispiel 1, und testen Sie anschliessend ihr Makro. Speichern Sie unter: Wochenplan.xlsm. Beispiel 3: Sie erstellen eine persönliche Tabelle in welcher Sie die Semesternoten eintragen können. Layout und Formeln sind bereits vorhanden. Sie können bequem nur noch Ihre Leistungsnoten eintragen und sehen sofort den Durchschnitt: unten «Mittelwert eine Dezimalstelle»; rechts «Durchschnitt gerundet auf eine halbe Note und eine Dezimalstelle». Machen Sie sich darüber Gedanken, wie Ihre Tabelle Semesternoten aussehen sollte. Notieren Sie sich die Schritte möglichst in logischer Reihenfolge erstellen Sie eine eigene Vorlage für Ihr Makro! In Ihrem Ordner finden Sie die Datei Beispiel_3_Semesternoten.pdf» welche Sie unterstützt. Studieren Sie die Schritte, bevor Sie aufzeichnen. Öffnen Sie die Übungsdatei_Semesternoten.xlsx. Zeichnen Sie die Tabelle mit den Formeln auf, gehen Sie exakt so vor wie im Beispiel 1 und 2, und testen Sie anschliessend Ihr Makro. Geben Sie Noten ein und testen Sie, ob richtig gerechnet wird. Speichern Sie unter: Semesternoten.xlsm. Ihnen sind jetzt keine Grenzen mehr gesetzt. Hoffentlich setzen Sie Ihr neues Wissen überall dort ein, wo eine Automatisierung eine Zeitersparnis ist. Versuchen Sie auch in anderen Office-Programmen Makros zu erstellen, die sinnvoll sind! Ihre Makros in allen Excel-Dateien verfügbar machen Z. B. Wochenplan.xlsm oder Semesternoten.xlsm oder Ihr eigenes Makro abgespeichert als (*.xlsm). Datei, Speichern unter, Dateityp Excel-Add-In (*.xlam) Speicherort wählt das System selber, Sie müssen den Pfad nicht eingeben (User>Muster Hans>AppData>Roaming>Microsoft>AddIns). Öffnen Sie anschliessend im Menüband, Entwicklertools, Add- Ins, Excel-Add-Ins. Copyright Wings Lernmedien 4

5 Sie sehen nun das Beispiel_2_Wochenplan_Lö.xlsm als (*.xlam) in den Excel- Add-Ins und die Kundeneinkaufsliste. Aktivieren Sie das Makro Ihrer Wünsche. «Häklein» setzen. Bestätigen Sie die Aktivierung mit OK. Test: Öffnen Sie eine leere Excel-Datei. Klicken Sie in die Zelle A1 und betätigen Sie die Tastenkombination <Ctrl>+w oder Ihre eigene Tastenkombination. Wenn Sie Durchsuchen wählen, müssen Sie den richtigen Makronamen (Wochenplan) eingeben und dann Ausführen anklicken. Tipp: Je kürzer und prägnanter der Name (*.xlam), desto besser fürs Durchsuchen. Der Wochenplan (Wochenplan.xlam) wird eingefügt stimmts? Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg mit dem geduldigen Excel! Copyright Wings Lernmedien 5