1. Einstellung Beamte und Beschäftigte Zustimmung des Personalrates einholen x Vorbereitung der Arbeitsverträge und der dazugehörenden Erklärungen

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1 Anlage zur Vereinbarung zwischen der und der Schöningen über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Personalwesens (Stand: ) Spalte Schöningen 1. Einstellung Beamte und Beschäftigte Zustimmung des Personalrates einholen Vorbereitung der Arbeitsverträge und der dazugehörenden Erklärungen Anforderung der nötigen Einstellungsunterlagen wie Lohnsteuerkarte Sozialversicherungsausweis, Familienstammbuch usw. Anlegen und Führen der Personalakten Festsetzung der Dienst- und Beschäftigungszeit Kalkulation von voraussichtlicher Personalkosten (IPAV-Programm) Umrechnung bei Übernahme von Auszubildenden ins Arbeitsverhätlnis 2. Gehaltsabrechnung für Beamte und Beschäftigte Bruttofestsetzung bei Einstellung, Höhergruppierung, Stufung, Tarifund Besoldungserhöhungen sowie bei Änderungen der persönlichen Verhältnisse Prüfung und Überwachung der Lohnabrechnungen Prüfen des Anspruchs und Festsetzung der Höhe der Jahressonderzahlung Festsetzung von Jubiläumszuwendungen Berechnung und Festsetzung von Urlaubsabgeltung Überwachung der Entgeltzahlungsfristen im Krankheitsfall, bei Mutterschutz und Elternzeit Berechnung und Zahlbarmachung des Krankengeldzuschusses bei Ablauf der Entgeltzahlungsfristen, Berechnung und Zahlbarmachung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Führung der Gehalts- und Entgeltkonten, Versand der Gehalts- u. Entgeltabrechnungen Prüfung, Festsetzung, Überwachung und Erfassung von ständigen und unständigen Entgeltbestandteilen wie Erschwernispauschalen, pauschalen Zuschlägen und Zeitzuschlägen für Überstunden-, Sonntags-, Nacht- und Feiertagsarbeit u.ä. Ermittlung des Urlaubslohnaufschlages Zahlbarmachung der Gehalts- und Entgeltzahlung 3. Familienkasse für Beamte und Beschäftigte Kindergeldfestsetzung ab Antragstellung Erstellen von Vergleichsmitteilungen an andere Familienkassen Laufende Überwachung der Anspruchsvoraussetzungen Jährliche Überprüfung und Festsetzung des Kindergeldanspruchs bei Kindern über 18 Jahre unter Berücksichtigung der jährlichen Einkommensgrenze und der Werbungskosten nach 9 EStG Zahlbarmachung 4. Sozialversicherung / Zusatzversorgung Prüfung der Pflicht zur Versicherung (Geringfügig Beschäftigte, Minijobs, Arbeitsverhältnisse innerhalb der Gleitzone) 1

2 Erstellen und Überwachen sämtlicher Meldungen zur Sozialversicherung/ Zusatzversorgungskasse (An-, Ab-, Jahres- und Unterbrechungsmeldungen) Schöningen Jahresabrechnung 5. Führung der Urlaubs- und Krankheitskartei für Beamte und Beschäftigte Prüfung, Festsetzung, Erfassung und Überwachung des Anspruchs auf Erholungsurlaub, Zusatzurlaub, Bildungsurlaub, Sonderurlaub u.ä. 1 Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 6. Verschiedene laufende Arbeiten und Zusatzarbeiten Kontrolle der Eintragung auf den Lohnstundennachweisen und Zeiterfassungskarten Führung der Personalakten Terminüberwachung z.b. für Höhergruppierungen, Arbeits- und Familienjubiläen Erstellung von Urkunden und Glückwunsch, Nachruf, Beileidschreiben Einleitung von arbeitsrechtlichen Maßnahmen bei Verstößen gegen arbeitsvertragliche Pflichten Weiterleitung der Arbeitsnachweise über gemeinnützige Arbeit Abrechnung der Regiekosten für die Beschäftigung von Sozialhilfeempfängern mit dem Landkreis Helmstedt Ermittlung der Beiträge zur Gartenbauberufsgenossenschaft Reinigungsbedarfsberechung Festsetzung der monatlichen Sollstunden Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs Beantwortung von Bewerbungen Anfertigung von Übersichten Steueranmeldung Aufnahme von VBL-Rentenanträgen 7. Prüfung, Festsetzung, Erfassung und Überwachung diversen Abzüge vermögenswirksame Leistungen, eigenen Abzüge z.b. Mieten, Lohnvorschüsse, Abschlagszahlungen, Überzahlungen usw. Abzüge Riester-Rente und Entgeltumwandlung Unterhaltspfändungen, Abtretungen und Lohnpfändungen 8. Jahresabschlussarbeiten Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen Kontrolle der durch die EDV erstellten Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und zur VBL 9. Entlassungen Beamte und Beschäftigte Prüfung Urlaubsansprüche Überprüfung und Berechnung von Urlaubsabgeltungen Prüfung und Festsetzung der Jahressonderzahlung Ausstellung Arbeitspapiere (Verdienstbescheinigung, Urlaubsbescheinigung, Lohnsteuerkarte u. ä.) 1 Die Genehmigung von Urlaubstagen sowie das Führen der Urlaubskarteien verbleiben bei der Die sonstige, abrechnungsbezogene Abwicklung wird von der Schöningen vorgenommen. 2

3 Schönin- gen Verfassen und Schreiben von Zeugnissen Umsetzung von Ruhestandsversetzungen 2 Beendigung von Arbeitsverhältnissen (Kündigung, Auflösungsverträge, Umsetzung) Altersteilzeit Fertigung der Arbeitsvertragsänderungen 4 Festsetzung und Zahlbarmachung des Aufstockungsbetrages (Erstfestsetzung, Änderung durch Tariferhöhung, Zahlung von Zuwendungen und Urlaubsgeld, Festsetzung des zusätzlichen RV- Beitrages) Beantragung der Kostenerstattung durch das Arbeitsamt 11. Abwicklung von ARGE-Maßnahmen Antragstellung beim Arbeitsamt Helmstedt Berechnung voraussichtlicher Personalkosten, Erläuterung der Maßnahme, Darstellung des öffentlichen Interesses Anmelden der tatsächlichen Personalkosten beim Arbeitsamt Überwachung der Zahlungseingänge Erstellen der Zwischenabrechnung und Endabrechnung Beantragung der Maßnahmen im Rahmen der Hilfe zur Arbeit beim Landkreis Helmstedt Anmeldung der voraussichtlichen Lohnkosten Mitwirkung bei der Durchführung der Vorstellungsgespräche Beteiligung des Personalrates Fertigung der Arbeitsverträge Zwischen- und Schlussabrechnung mit dem Landkreis Helmstedt Begleitung, Abrechnung und Erstellung von Praktikumsbescheinigungen für ATI-Maßnahmen 12. Arbeitsauflagen Annahme von zugewiesenen Arbeitsauflagen durch das Gericht, Jugendamt oder Bewährungshelfer Überwachung der Erfüllung der zugewiesenen Arbeitsauflagen Meldungen über die Erledigung oder den Abbruch einer Arbeitsauflage 13. Arbeitsplatz- und Dienstpostenbewertungen Erstellung von Arbeitsplatz- und Dienstpostenbewertungen Tarifvertragliche Umsetzung 14. Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich Tätige Festsetzung und Überwachung Datenerfassung und Erstellung von Bescheinigungen 15. Ausbildung / Umschulung (Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bäderbetriebe, Fachkraft für Abwassertechnik, Kaufmann f. Bürokommunikation) Beantwortung von Bewerbungen Vorbereitung des Auswahlverfahrens, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, Anträge auf Zustimmung des Personalrates stellen 2 Die Entscheidungshoheit und die inhaltliche Bearbeitung verbleiben bei der. Die Schöningen wickelt die abrechnungsbezogenen Modalitäten nach Vorgabe ab. 3 wie 2. 4 wie 2. 3

4 Schönin- gen Anlegen und führen der Personalakten Anforderung von Ausbildungspapieren (Jugendschutzuntersuchung, Steuerkarten u.ä.) Erstellen der Ausbildungsverträge / Umschulungsverträge einschließlich der Ausbildungspläne Anmeldung zu den jeweiligen Berufsschulen, zu Einführungs-, Zwischen- und Abschlusslehrgängen und zu Fremdausbildungen Anmeldung zu Zwischen- und Abschlussprüfungen Koordination und Erstellen der Ausbildungspläne der Auszubildenden sämtlicher Jahrgänge Überprüfung und Beantragung von Fördermöglichkeiten (Arbeitsamt, Rentenversicherungsträger, Sozialämter) Begleitung der Ausbildung durch laufende Informationen der Auszubildenden (Schulbesuch, Lehrgangsbeginn u.ä.) Antrag auf Verlängerung von Ausbildungsverträgen Überwachung des regelmäßigen Schulbesuchs und Erteilung von Entschuldigungen Bearbeitung von Fahrtkostenanträgen 16. Aus- und Fortbildung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern 17. Ausstellen von Bescheinigungen Verdienstbescheinigungen (z.b. für Arbeitslosen-. Wohn-, Kinder- Krankengeld u. ä.) sonstige Bescheinigung 18. Beurteilungen Anforderung, Auswertung und Bekanntgabe 19. Datenverarbeitung im IPAV-Programm Erfassung, Prüfung und Überwachung sämtlicher im Personalwesen notwendigen EDV-Eingaben im KOSYNUS-Programm IPAV Erstellung sämtlicher angebotener Auswertungen im IPAV 20. Direktionsrecht Umsetzungen 21. Eingruppierungen und Höhergruppierungen der Beschäftigten, Beförderung der Beamten Ehrungen Terminklärung Einladungen Anfertigung Glückwunschschreiben Erstellung von Werdegängen 23. Mittelbewirtschaftung 6 Erstellung Haushaltsplanvoranschläge Erstellung Nachträge Haushaltsplan Auflösung Sammelnachweise Festsetzung der Entgeltkosten des Bauhofes für Leistungen an Dritte (Ermittlung der Jahresarbeitsstunden, Buchungsbeträge sowie der Grundentgelt-, Verwaltungs- und Werkzeugkosten) 24. Nebentätigkeitsrecht Genehmigung 5 Die Entscheidungshoheit und die inhaltliche Bearbeitung verbleiben bei der. Die Schöningen wickelt die abrechnungsbezogenen Modalitäten nach Vorgabe ab. 6 Die n im Bereich Mittelbewirtschaftung werden durch die auf Basis der von der Schöningen gelieferten Zahlen wahrgenommen. 4

5 Schönin- gen Überwachung der Laufzeit 25. Niedersächsische Versorgungskasse, einschl. Beihilfeumlagekasse Anmeldung von Beamten Veränderungsmeldungen 26. Personalkostenerstattungen Beteiligung Dritter (Erstattung Landkreis Helmstedt, Land Niedersachsen u.ä.) Schadensersatzansprüche 27. Personalvertretung Zusammenarbeit 28. Personalwirtschaftliche Grundsatzfragen Personalbedarfsplanung Personalgewinnung (Stellenausschreibung, Bewerberauswahl) Personaleinsatz Personalführung Personalentwicklung 29. Praktikanten Beantwortung von Bewerbungen Einsatzprüfung Vorstellungstermine vereinbaren Vergabe von Schülerpraktikumsplätze und Kontaktpflege mit den Praktikumsbetreuern Ausstellung von Beurteilungen und Teilnahmebescheinigungen Vor- und Nachbereitung bei der Durchführung von Praktika im Arbeiterbereich Erstellung von Praktikumsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen 31. Schwerbehindertenrecht Nachweis- und Überwachung Anzeigeverfahren bei der Arbeitsagentur 32. Stellenplan Aufstellung und Überwachung 33. Tarifvertragsparteien Zusammenarbeit mit den Gewerkschaften, dem Kommunalen Arbeitgeberverband Niedersachsen und anderen Berufsverbänden 34. UVN-FIN Erstellung notwendiger Kassenanordnungen für Ausgaben, Einnahmen und Umbuchung mit dem UVN-FIN Finanzwesen Programm gem. sachlicher und rechnerischer Richtigkeit 35. Vertretungskräfte in den Kindergärten und im Reinigungsbereich Durchführung von Vorstellungsgesprächen Beteiligung des Personalrates Lohn- und Gehaltsabrechnung Prüfung der Versicherungspflicht sowie erstellen sämtlicher Meldungen zur Sozialversicherung und zur Zusatzversicherung 7 Die nzuordnung ergibt sich aus der Entscheidung über die Ansiedlung der sachlichen und rechnerischen Zeichnungsbefugnis. 5

6 Schöningen Vertretungsplanungen für sämtliche Kindergärten und Reinigungsbereiche Überprüfung und Festsetzung des Urlaubsanspruchs Überprüfung und Festsetzung Jahressonderzahlung 36. Zivildienst Einberufungsvorschlag Aushändigung und Einziehung Dienstausweis Anmeldung zur Einstellungsuntersuchung Erteilen der Dienstantrittsanzeige Abordnung zur Teilnahme am Einführungsdienst überwachen Festsetzung des Soldes, des Entlassungsgeldes und der Sonderzuwendung Überwachung der Steigerung der Soldstufe Führen der Krankheits- und Urlaubsliste Ausgabe von Krankenscheinen Weiterleitung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an das Bundesamt für Zivildienst Abrechnung der Kostenerstattung mit dem Bundesamt für den Zivildienst 37. Kostenrechnung Kosynus Schulung Mitarbeiter 38. Statistik Besoldungsaufwand Kindergeldstatistik Personalstatistik Schwerbehindertenstatistik Sonstige 6

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