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1 Anlagen umbuchen (Robert Heyne, (Geschäftsführer)) Ausgabe Sommer 2013, Seite 1 Wann buche ich Anlagen um? Die Frage wann etwas umgebucht werden muss ist in den meisten Fällen recht einfach zu klären. Zum Beispiel muss umgebucht werden bei der Teilung von Grundstücken bei der Aufteilung auf verschiedene Anlagegüter bei der Aktivierung von Anlagen im Bau Eine Umbuchung von Anlagen ist weiterhin sinnvoll, wenn sich aus irgendwelchen Gründen das Bilanzkonto (Anlagenbuchungsgruppe) ändern sollte. An was ist zu denken? In der Anlagenumbuchung können die Anschaffungswerte oder die Restbuchwerte prozentual oder betragsmäßig umgebucht werden. Das Umbuchungsbuchblatt bucht nie endgültig. Es wird immer erst in das AnlagenFibuBuchblatt übertragen. Das heißt wenn man etwas falsch gemacht hat, kann man es hier immer noch löschen und/oder korrigieren. Wie geht man vor? Grundsätzlich benötigt man für eine Umbuchung mindestens zwei Anlagen, ob mehr als zwei Anlagen betroffen sind spielt keine Rolle. Somit brauch man immer eine Anlege von der etwas abgeht und mindestens eine weitere, die etwas zugeschrieben bekommen. Hierzu müssen eventuell erst neue Anlagen angelegt und mit den richtigen Informationen versehen werden. Zwei Wertigkeiten von einer Anlage lassen sich Umbuchen. Zum einen die Anschaffungskosten oder der Restbuchwert. Beispiel einer Umbuchung im Falls der Aktivierung einer Anlage im Bau auf der nächsten Seite

2 Anlagen umbuchen (Robert Heyne, (Geschäftsführer)) Ausgabe Sommer 2013, Seite 2 Beispiel einer Umbuchung im Falls der Aktivierung einer Anlage im Bau Anlagedatum: zu dem Zeitpunkt der Aktivierung 2. Belegnummer beliebig 3. Abgebende Anlage 4. Neue Anlage 5. AfA Buch(kommt automatisch) 6. Grund der Umbuchung 7. Alternative1 : Hier kann man Beträge unterschiedlich verteilen 8. Alternative2 : Hier kann man Prozente unterschiedlich verteilen 9. Mit diesem Haken aktiviert man die Umbuchung der AHK 10. Sobald dieser Haken mit gesetzt wird werden die AfA Buchungen mit berücksichtigt und es entsteht der RBW Sobald alles eingetragen ist wird hier die Umbuchung in das Anlagen Fibu Buchblatt übergeben Im Anlagen Fibu Buchblatt können die erfassten Werte nochmals geprüft werden. Die Umbuchung erkennt man an dem Haken Anlagenumbuchungsposten und wenn diese Zeilen hier heraus gelöscht werden, ist nichts passiert. Es werden hier keine Gegenkonten eingetragen. Diese hat das System schon auf den Anlagekarten erkannt. Mit F11 wird diese Umbuchung auf die Anlagekarten gebucht.

3 Ausgabe Sommer 2013, Seite 3 Aktuelles Thema: Inventuren, Haushaltsplanung und Jahresabschluss (André Kalus, Dipl. Betriebswirt (FH), (Geschäftsführer)) Einfach und bequem zur kommunalen Inventur Einfach und bequem zur kommunalen Inventur ein schöner Gedanke. Viele Kommunen orientieren sich an Richtlinien aus Nachbarkommunen oder aus dem Internet. Das Problem dieser Richtlinien ist, dass diese in der Regel keine Hilfe bei der Umsetzung der (Erst-) Inventur geben. So stehen die internen Inventurbeauftragten vor einer Aufgabe, bei der Sie noch keine Erfahrungen sammeln konnten. führt seit der Firmengründung im Jahre 2005 bereits Inventuren für Kommunen durch. Profitieren Sie von unserem Know-How. Durch ein rechtssicheres und effizientes Vorgehen sorgen wir dafür, dass Sie eine Dokumentation erhalten, die auf Ihre Verwaltung auch zutrifft. Wir bieten Ihnen zudem Schulungen an, um sich mit dem Thema Inventur vertraut zu machen. Insbesondere die Erstinventur stellt eine besondere Herausforderung dar, da noch keine Zähllisten bestehen. Wir führen für Sie gerne die Inventuren vor Ort durch und erarbeiten für Sie Zähllisten. Durch unsere Inventarverwaltung stellen wir sicher, dass Ihre Anlagengüter aus der Anlagenbuchhaltung der Inventarverwaltung zugeordnet werden. Durch einen Onlinezugang erhalten Sie bei uns alle Möglichkeiten, Zähllisten selbst zu drucken und die Inventarverwaltung zu nutzen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Sie! Gerne erhalten Sie von uns weitere Auskünfte zu diesem Thema. Die Jahresabschlussbuchungen für den Haushaltsplan Alle Jahre wieder sind die Kämmereien damit beschäftigt, einen Haushaltsplan zu erstellen. möchte Ihnen dabei helfen. Aufgrund zahlreicher Anfragen möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihren Haushaltsplan auf fehlende Jahresabschlussbuchungen zu prüfen. Oft werden bei der Erstellung von Jahresabschlüssen Mängel im Haushaltsplan festgestellt. Abschreibungen wurden nicht oder zu niedrig geplant, Rückstellungen wurden teilweise vergessen oder die Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten wurde nicht berücksichtigt. Auch weitere Fragen, wie sich beispielsweise die Anlagenverzinsung bei Gebührenhaushalten auswirkt oder eine Budgetierung optimiert werden kann, können von uns beantwortet werden. Gerne erstellen wir Ihnen eine unterjährige Finanzplanung, um genau Ihren Kassenkreditbedarf zu planen. Schneller zum kommunalen Jahresabschluss und sichere Berichterstattung unterjährig an die Gremien Gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. verfügt über Konzepte, die unterjährige Einrichtungen vorsehen, um Fehler und Anpassungen der Buchhaltung im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten zu vermeiden. Das Konzept besitzt die Eigenschaft, durch Standardauswertungen, die jede Buchhaltungssoftware zur Verfügung stellt, einen schnellen Plausibilitätstest durchzuführen. Der Arbeitseinsatz der Verwaltung beträgt maximal 15 Minuten für die Meldung der Daten. Die Überprüfung wird von uns mit den gemeldeten Zahlen vorgenommen. Sie erhalten anschließend einen Kurz-Bericht über die Ergebnisse. Vermeiden Sie auf diese Art umfangreiche Umbuchungen und zeitliche Verzögerungen im späteren Jahresabschluss. Ideal wäre eine Überprüfung vor der unterjährigen Berichterstattung an die politischen Gremien, die der Gesetzgeber mindestens zweimal im Jahr vorgesehen hat. Durch die Prüfung erhalten Sie mehr Sicherheit und Verlässlichkeit über Ihre Zahlen. Eine quartalsweise Prüfung wird von uns empfohlen und sollte Standard eines Qualitätsmanagements für die Buchhaltung sein. Sollten Sie Fragen haben, scheuen Sie sich nicht, uns anzurufen. Gerne geben wir Ihnen weitere Auskünfte.

4 Aktuelles Thema: Wie lege ich einen Benutzer für mpsnf an () Ausgabe Sommer 2013, Seite 4 Was ist vorher zu klären? Grundsätzlich gibt es vier Punkte die vorher zu klären bzw. in Erfahrung gebracht werden müssen. 1. Welches Datenbankformat habe ich? 2. Wie melden sich die Benutzer an? 3. Habe ich die Rechte um einen Benutzer anzulegen? 4. Welche Software brauche ich? Zu 1) Hierbei ist zu unterscheiden ob es sich um einen Nativ-Datenbank oder SQL-Datenbank handelt. Prüfen können Sie dies indem Sie in mpsnf auf den Menüpunkt Datei Datenbank Öffnen gehen. Beim Eintrag des Servertyp ist der entsprechende Server angehakt. Zu 2) Arbeiten die Benutzer mit einer Datenbank- Anmeldung oder mit Windowsauthentifizierung? Prüfen können Sie dies indem Sie mpsnf starten, falls Sie einen Benutzer und ein Kennwort eingeben müssen handelt sich um einen Datenbank- Anmeldung. Startet mpsnf direkt ohne eine Anmeldung arbeiten Sie mit der Windowsauthentifizierung. Zu 3) Hier sollten sie über den mps Benutzer verfügen können, dieser hat nicht nur alle nötigen Rechte innerhalb von mpsnf, sonder in 99% aller Fälle auch die passenden Rechte im SQL-Server. Zu 4) Wenn Sie bis jetzt festgestellt haben, dass Sie einen SQL-Server besitzen und sich die Benutzer per Datenbank-Anmeldung in mpsnf anmelden brauchen sie das SQL Server Management Studio. Auf dem SQL-Server ist das Programm meist vorhanden. Sollten Sie keinen zugriff auf den SQL- Server haben (Remote oder physikalisch) muss das Programm an Ihrem Arbeitsplatz installiert sein. Erster Fall: Nativ und Datenbank-Anmeldung 1. Melden Sie sich an mpsnf mit dem mps Zugriffrechte Datenbank Anmeldung. Mit F3 legen Sie einen neuen Benutzer an. 2. Anschließend markieren Sie den neuen Benutzer Lookup-Button gelangen Sie in die Rollenübersicht. Durch Markieren einer Rollen und dem Bestätigen mit Ok können Sie gezielt Rollen dem Benutzer zuweisen. Wenn Sie sich mit den Rollen nicht sicher sind, orientieren Sie sich an schon vorhanden Benutzern, welche die selben Rechte haben. 3. Nun öffnen Sie im Hauptmenü Zentraldaten selben Namen wie bei der Datenbank- Anmeldung. Anschließend verteilen Sie die entsprechende Rechte auf den einzelnen Registerkarten. Fertig! Zweiter Fall: Nativ und Windows- Authentifizierung 1. Melden Sie sich an mpsnf mit dem mps Zugriffrechte Windows Anmeldung. Mit F3 legen Sie einen neuen Zeile an. Positionieren Sie den Cursor in der Spalte ID und auf der rechten Seite erscheint ein Lookup-Button. Über den Lookup-Button gelangen Sie in die Übersicht des activ directory. Wählen Sie dort den entsprechenden Benutzer aus. 2. Anschließend markieren Sie den neuen Benutzer Lookup-Button gelangen Sie in die Rollenübersicht. Durch Markieren einer Rollen und dem Bestätigen mit Ok können Sie gezielt Rollen dem Benutzer zuweisen. Wenn Sie sich mit den Rollen nicht sicher sind, orientieren Sie sich an schon vorhanden Benutzern, welche die selben Rechte haben. 3. Nun öffnen Sie im Hauptmenü Zentraldaten

5 Aktuelles Thema: Wie lege ich einen Benutzer für mpsnf an () Ausgabe Sommer 2013, Seite 5 selben Namen wie bei der Windows Anmeldung. Anschließend verteilen Sie die entsprechende Rechte auf den einzelnen Registerkarten. Fertig! Dritter Fall: SQL und Datenbankanmeldung 1. Starten Sie das Programm SQL Server Management Studio und melden Sie sich am entsprechenden SQL-Server an. Nun erweitern Sie den Ordner Sicherheit und machen einen Rechtsklick auf Anmeldungen. Im Kontexmenü gehen Sie auf Neue Anmeldung. In der neuen Maske wählen Sie SQL Server- Authentifizierung und vergeben einen Anmeldename wie auch das Kennwort. Entfernen Sie noch die Haken Ablauf des Kennworts erzwingen, Benutzer muss das Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern und Kennwortrichtlinie erzwingen. Jetzt die Maske mit OK schließen und das Programm SQL Server Management Studio verlassen. 2. Melden Sie sich an mpsnf mit dem mps Zugriffrechte Datenbank Anmeldung. Mit F3 legen Sie einen neuen Benutzer an. Der Benutzer muss identisch mit dem Benutzer im SQL-Server sein. 3. Anschließend markieren Sie den neuen Benutzer Lookup-Button gelangen Sie in die Rollenübersicht. Durch Markieren einer Rollen und dem Bestätigen mit Ok können Sie gezielt Rollen dem Benutzer zuweisen. Wenn Sie sich mit den Rollen nicht sicher sind orientieren Sie sich an schon vorhanden Benutzern, welche die selben Rechte haben. 4. Über den Menüpunkt Extras Zugriffrechte Synchronisieren wird dem neuen Benutzer im SQL-Server die entsprechende Datenbank zugeordnet und ein Schema zugewiesen. 5. Nun öffnen Sie im Hauptmenü Zentraldaten selben Namen wie bei der Datenbank- Anmeldung. Anschließend verteilen Sie die entsprechende Rechte auf den einzelnen Registerkarten. Fertig! Vierter Fall: SQL und Windows- Authentifizierung 1. Melden Sie sich an mpsnf mit dem mps Zugriffrechte Windows Anmeldung. Mit F3 legen Sie einen neuen Zeile an. Positionieren Sie den Cursor in der Spalte ID und auf der rechten Seite erscheint ein Lookup-Button. Über den Lookup-Button gelangen Sie in die Übersicht des activ directory. Wählen Sie dort den entsprechenden Benutzer aus. 2. Anschließend markieren Sie den neuen Benutzer Lookup-Button gelangen Sie in die Rollenübersicht. Durch Markieren einer Rolle und dem Bestätigen mit Ok können Sie gezielt Rollen dem Benutzer zuweisen. Wenn Sie sich mit den Rollen nicht sicher sind, orientieren Sie sich an schon vorhanden Benutzern, welche die selben Rechte haben. 3. Über den Menüpunkt Extras Zugriffrechte Synchronisieren wird dem neuen Benutzer im SQL-Server die entsprechende Datenbank zugeordnet und ein Schema zugewiesen. 4. Nun öffnen Sie im Hauptmenü Zentraldaten selben Namen wie bei der Windows Anmeldung. Anschließend verteilen Sie die entsprechende Rechte auf den einzelnen Registerkarten. Fertig! Dies soll nur eine Kurzanleitung sein und Ihnen als Gedächtnisstütze dienen. Im WhitePaper WP_BenutzerGruppenverwaltung von mps wird genauer auf die Details eingegangen. Erhältlich ist das WhitePaper auf dem FTP-Server im Verzeichnis /dokumentation/mpsnf

6 Ausgabe Sommer 2013, Seite 6 Aktuelles Thema: Unterjährige Prüfung der Fibu und Mittelbewirtschaftung () z.b: Wir weisen Ihnen nicht nur aus welche Fehler in der Sachkontenbuchungsgruppe vorhanden sind, sondern zeigen auch die Haushaltstellen/Buchungsstellen mit den falsch gebuchten Beträgen auf. Dies ist ein Einstieg um bereits unterjährig die laufenden Buchhaltung zu prüfen. Wir haben einige Prüfroutinen entwickelt um die Qualität Ihrer Buchhaltung weiter zu verbessern. Gerne würden wir Ihnen unser Konzept vor Ort vorstellen. Vereinbaren Sie einen entsprechenden Termin. Schlank soll es sein Viele Kommunen führen unnötige Haushaltsstellen /Buchungsstellen über viele Jahre mit sich. Diese wurden meist mit einem guten Grund angelegt, sind aber mit den Jahren unwichtig geworden. Weder Ansätze noch Buchungen bedienen sich dieser Haushaltsstellen/ Buchungsstellen, aber sie werden durchgehend jedes Jahr wieder übergeben. Daher sollten Sie einmal pro Jahr kontrollieren, ob diese wirklich noch gebraucht werden. Selbiges gilt auch für die Planungsstellen in der doppischen Planung. Sie sollten aber immer dran denken das Haushaltsstellen / Buchungsstellen nur entfernt werden sollten wenn auf diesen seit mindestens 2 Jahren keine Buchung stattfand. Grund hierbei sind die zu überspielenden Rechnungsergebnisse, welche sonst nicht im aktuellen Plan dargestellt werden können. In eigner Sache: Unser langjähriger Geschäftsführer und Firmenmitbegründer Hans Knopp wird sich nun immer mehr in seinen verdienten Ruhestand zurück ziehen. Wir wollen die Gelegenheit nutzen und ihm auch an dieser Stelle nochmals zu danken. Wir werden die Firma weiterhin in seinem Sinne fortführen.

7 Ausgabe Sommer 2013, Seite 7 Schulungskalender Wann: Was: Doppische Planung Workshop Wann: Was: Doppische Planung Workshop Wann: Was: Forderungsmanagement Workshop Wann: Was: Die "geheimnisvollen" Wege der Doppik Workshop Wann: Was: Tipps & Tricks der Anlagenbuchhaltung Workshop Wann: Was: Interne Leistungsverechnung (KLR) Workshop Am Beispiel von Bauhofleistungen Wann: Wo: Kelkheim Was: Fit ins Neue Jahr

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