SVcompact. Schnell und sicher durch die Sozialversicherung. Maschinelles Meldeverfahren im Überblick

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1 SVcompact Schnell und sicher durch die Sozialversicherung Maschinelles Meldeverfahren im Überblick

2 Vorwort Unser System der sozialen Sicherung umfasst mehrere Versicherungsträger. Allen gemein ist, dass sie ihren Mitgliedern unterschiedlichste Leistungen zur Verfügung stellen. Damit dies überhaupt möglich wird, benötigen die Sozialversicherungsträger von den Unternehmen Informationen über die bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer. Daher sind von allen Arbeitgebern für ihre Mitarbeiter Meldungen zu erstatten. Gesetzliche Grundlage für das Meldeverfahren ist die Datenerfassungsund -übermittlungsverordnung (DEÜV). Dabei sind seit einigen hren Meldungen, die der Arbeitgeber für seine sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten abzu geben hat, nur noch als gesicherte und verschlüsselte elektronische Daten vom Arbeitgeber an die zuständige Datenannahmestelle zu übermitteln. Die wichtigsten Informationen zum maschinellen Meldeverfahren finden Sie in dieser Broschüre. Die Redaktion Herausgeber und Verlag: inside partner Verlag und Agentur GmbH Am Bahndamm Legden Telefon Telefax Stand: nuar 2015 Alle Angaben nach bestem Wissen und Gewissen, jedoch ohne Gewähr. inside partner Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt auf chlorfrei gebleichtem Papier. 2

3 Inhalt 1 Voraussetzung für das maschinelle Meldeverfahren 4 2 sv.net die elektronische Ausfüllhilfe sv.net/online sv.net/classic Die richtige Produktwahl Gemeinsamkeiten beider Programme sv.net/online sv.net/classic Kosten 7 3 Meldetatbestände Meldungen Meldedialog bei Mehrfachbeschäftigten Ausnahmen vom Meldedialog Meldezeiträume bis Meldefristen 11 5 Daten der Unfallversicherung Datenbaustein DBUV Welche Meldungen erfordern den Datenbaustein DBUV? 13 6 Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme Meldefrist und Meldeweg Folgen unterlassener Sofortmeldungen 14 7 Meldeverfahren Sozialausgleich 15 3

4 1 Voraussetzung für das maschinelle Meldeverfahren Die Abgabe von Meldungen erfolgt durch Datenübertragung oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Daten über die Beschäftigungszeiten und die Höhe der beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelte aus maschinell geführten Entgeltunterlagen stammen und die Arbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die den Meldungen zugrunde liegenden Tatbestände müssen maschinell erkannt werden. Ob die eingesetzte Software die Voraussetzungen für eine Teilnahme am elektronischen Datenaustausch erfüllt, wird im Rahmen einer System untersuchung festgestellt. Dazu muss sich der Software-Ersteller an die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG), Seligenstädter Grund 11, Heusenstamm, wenden. Ein Pflichtenheft zu den inhaltlichen Anforderungen an die Software steht in der jeweils aktuellen Fassung zum kostenlosen Download im Internet unter zur Verfügung. 2 sv.net die elektronische Ausfüllhilfe Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen die Meldungen zur Sozialversicherung mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln. Ein hierfür bestens geeignetes Programm steht den Arbeitgebern kostenfrei zur Verfügung sv.net ( Sozialversicherung im Internet ). Diese maschinelle Ausfüllhilfe wurde von den Krankenkassen zusammen mit der ITSG entwickelt und unterstützt den Arbeitgeber dabei, die erforderlichen Meldungen manuell zu erfassen und sicher elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Umfangreiche Informationen zum sv.net finden Arbeitgeber unter 4

5 Wichtig: sv.net ist kein Ersatz für ein Entgeltabrechnungsprogramm. Die Entgelte sowie die Sozialversicherungs- und Steueranteile werden nicht errechnet. Das Produkt konkurriert also nicht mit ggf. vorhandenen Anwendungen, sondern bietet die Möglichkeit, Meldungen und Beitragsnachweise manuell zu erstellen und via Internet an die Krankenkassen zu übermitteln. Der Arbeitgeber kann zwei unterschiedliche Varianten von sv.net nutzen sv.net/online sowie sv.net/classic. 2.1 sv.net/online Hierbei handelt es sich um eine vom Betriebssystem unabhängige Internetanwendung mit deren Hilfe Arbeitgeber mittels ihrer Betriebsnummer Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise und Entgeltbescheinigungen schnell und kostenfrei online erstellen und an die gesetzlichen Krankenkassen übermitteln können. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen werden während der Erstellung durchgeführt. Es erfolgt keine Installation des Programms, da die Anwendung direkt im Internet unter der Adresse https://www.gkvnet-ag.de/svnet-online/ gestartet werden kann. 2.2 sv.net/classic Die Alternative zum sv.net/online heißt sv.net/classic. Hierbei handelt es sich um eine auf MS Windows-PCs lokal zu installierende Anwendung, die der Arbeitgeber aus dem Internet herunterladen kann. Nach Eingabe der Personaldaten werden alle für die Meldungen zur Sozialversicherung (An- und Abmeldungen, hresmeldungen usw.) sowie für Beitragsnachweise relevanten Beschäftigungsdaten von sv.net/classic verwaltet. Dadurch wird bei der Erstellung der Sozialversicherungsmeldungen die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung anhand der individuellen Beschäftigungsverhältnisse automatisch vorgenommen. Die Meldungen werden nach der Erstellung ausschließlich via Internet an die Krankenkassen übermittelt. Ein eigener Internetanschluss ist daher zwingend erforderlich. Aufgrund der Verpflichtung zur elektronischen Abgabe von Meldungen und Beitragsnachweisen wird die Ausgabe von Papier belegen nicht mehr unterstützt. 5

6 Das Produkt ist mandantenfähig, d. h. es unterstützt bei der Erstellung der Meldungen die Verwendung von unterschiedlichen Betriebsnummern. 2.3 Die richtige Produktwahl Gemeinsamkeiten beider Programme In beiden Varianten stehen alle relevanten Schlüsselverzeichnisse zur Verfügung, also insbesondere der Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit, der Beitragsgruppenschlüssel, der Personengruppenschlüssel und die Meldegründe. Die classic-version bietet zusätzlich die Möglichkeit, Entgeltbescheinigungen sowie Erstattungsanträge nach dem AAG am Computer auszufüllen und elektronisch zu übermitteln. Außerdem steht ein Fristenrechner zur Bestimmung von Fristen z. B. im Mutterschutzrecht zur Verfügung sv.net/online Wer eher selten eine Meldung abzugeben hat, für den ist die Variante sv.net/ online die richtige. Hierbei handelt es sich um eine reine Internetanwendung. Eine Installation des Programms ist nicht erforderlich, da die Anwendung direkt im Internet gestartet wird. sv.net/online bietet die zurzeit schnellste Möglichkeit, Sozialversicherungsdaten online zu bearbeiten bzw. zu verwalten. Um einen Überblick über die Online-Aktivitäten zu haben, erhält der Arbeitgeber nach Übermittlung der Daten an die zuständige Krankenkasse einen Beleg über die Meldungen/ Beitragsnachweise als PDF-Datei. Außerdem können sämtliche Vorgänge ausgedruckt werden. Allerdings können keine Personaldaten für zukünftige Erfassungen zwischengespeichert werden, sodass bei einer neuen Meldung für denselben Arbeitnehmer die persönlichen Daten erneut eingegeben werden müssen. 6

7 2.3.3 sv.net/classic sv.net/classic muss lokal, d. h. auf der Festplatte des PCs installiert werden. Es ist komfortabler als sv.net/online. Alle bereits eingegebenen Daten werden abgespeichert. In jeder Funktion kann auf diese Daten zugegriffen werden. Darüber hinaus führt sv.net/classic automatisch eine sozialversicherungsrechtliche Beurteilung anhand der individuellen Beschäftigungsverhältnisse durch. sv.net/online und sv.net/classic im Vergleich Vorgang sv.net/online sv.net/classic Geeignet für das maschinelle Meldeund Beitragsnachweisverfahren Meldung zur Sozialversicherung für die Mitglieder der Krankenkassen Beitragsnachweis für die Mitglieder der Krankenkassen Speichern der erstellten Dokumente/Formulare Erfassen/Speichern von Personaldaten, Beschäftigungszeiten Mandantenfähigkeit (mehrere Betriebe verwalten) Nein (nur Ausdruck) Nein Nein Versicherungsrechtliche Beurteilung Nein 2.4 Kosten sv.net/classic und sv.net/online ist für die Arbeitgeber zurzeit kostenfrei. Es fallen lediglich die üblichen Verbindungsentgelte für den Zugang ins Internet bzw. für den Versand und die Annahme von s an. 7

8 3 Meldetatbestände Die Arbeitgeber müssen für jeden in der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten und für jeden geringfügig Beschäftigten u. a. zu folgenden Anlässen eine Meldung erstatten: Aufnahme einer Beschäftigung in bestimmten Wirtschaftszweigen (Sofortmeldung), Beginn und Ende der Beschäftigung, Änderung der Beitragspflicht, Wechsel der Krankenkasse (Einzugsstelle), Unterbrechung der Beschäftigung oder Entgeltzahlung, Auflösung des Arbeitsverhältnisses, hresentgelt für jeden Beschäftigten, einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, sofern es nicht in einer Meldung aus anderem Anlass erfasst wird, beitragspflichtige Einnahme im Rahmen des Rentenantragsverfahrens, Beginn und Ende der Berufsausbildung, Wechsel von einer Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt (Änderung des Rechtskreises), Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit, Wechsel von einer geringfügigen in eine versicherungspflichtige Beschäftigung oder umgekehrt. 3.1 Meldungen Die bis erforderlichen Rückmeldungen zur Anwendung der Gleitzone bei Mehrfachbeschäftigten gibt es seit Anfang 2015 nicht mehr, da die damit verbundene Gleitzonenprüfung in der Praxis nicht die erwartete Wirkung gezeigt hatte. Arbeitgeber wurden hierdurch entlastet. Sie müssen die jeweilige Krankenkasse seitdem nicht mehr monatlich über die Höhe des gezahlten Entgelts informieren Meldedialog bei Mehrfachbeschäftigten Änderungen gibt es zudem bei den GKV-Monatsmeldungen im Falle einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung. So wurde die bisherige Regelung zur Rückmeldung der Gesamtentgelte in den Fällen, in denen durch Mehrfachbeschäftigung die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten wurden, durch ein neues Verfahren ersetzt. 8

9 Neuer Ablauf des Meldedialogs bei Mehrfachbeschäftigten Krankenkasse prüft, ob durch die erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungs grenze in der gesetzlichen Krankenversicherung überschritten wird. Falls ja: Aufforderung an die beteiligten Arbeitgeber, für den zu beurteilenden Zeitraum GKV-Monatsmeldungen abzugeben. Krankenkasse prüft die eingegangenen GKV-Monatsmeldungen und meldet das Ergebnis den beteiligten Arbeitgebern. Arbeitgeber nehmen auf Basis des Prüfergebnisses ggf. eine anteilmäßige Aufteilung der Arbeitsentgelte vor. Der Meldedialog sieht nun vor, dass die Krankenkassen bei einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung auf Grundlage der eingegangenen Entgeltmeldungen prüfen, ob durch die in dem sich überschneidenden Meldezeitraum erzielten Arbeitsentgelte insgesamt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung überschritten wird. Ist dies der Fall, fordert die Krankenkasse die beteiligten Arbeitgeber auf, für den zu beurteilenden Zeitraum GKV-Monatsmeldungen abzugeben. Diese sind mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung nach Aufforderung der Krankenkasse, spätestens innerhalb von sechs Wochen, für den von der Krankenkasse angeforderten Zeitraum zu erstatten. Innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der angeforderten GKV-Monatsmeldungen prüft die Krankenkasse, ob und inwieweit die laufenden und einmalig erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungsgrenzen in den einzelnen Sozialversicherungszweigen überschreiten und meldet das Prüfergebnis den beteiligten Arbeitgebern. Diese Rückmeldung erfolgt mit dem Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) und dem Datenbaustein Meldesachverhalt Beitragsbemessungsgrenze (DBBG). 9

10 Soweit aufgrund der versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten wurden, haben die Arbeitgeber auf Basis des Prüfergebnisses eine anteilmäßige Aufteilung der Arbeitsentgelte vorzunehmen Ausnahmen vom Meldedialog Der Qualifizierte Meldedialog ist grundsätzlich nur für versicherungspflichtige Mehrfachbeschäftigte durchzuführen. Demnach sind beispielsweise versicherungsfreie kurzfristig Beschäftige vom Qualifizierten Meldedialog ausgenommen. Darüber hinaus sind Arbeitnehmer, die Mitglied der landwirtschaftlichen Krankenkasse sind, sowie geringfügig entlohnte Beschäftigte aufgrund mangelnder Praxisrelevanz und der insoweit gebotenen Verfahrensvereinfachung vom Qualifizierten Meldedialog ausgenommen. Dies gilt selbst dann, wenn in der geringfügig entlohnten Beschäftigung Rentenversicherungspflicht besteht. Die vorgenannten Ausnahmetatbestände gelten sowohl für Meldezeiträume bis zum als auch für Meldezeiträume seit dem Meldezeiträume bis 2014 Durch den Wegfall der für Mehrfachbeschäftigte generell zu erstattenden GKV-Monatsmeldung für Zeiten bis zum sind seit Anfang 2015 keine Meldungen oder Stornierungen mehr zu erstatten, die Zeiträume bis betreffen. Mithin endeten auch die durch die Krankenkassen übermittelten Informationen zur Anwendung der Gleitzone, zur Abgabe der GKV-Monatsmeldungen und den zu berücksichtigenden Gesamtentgelten zur Anwendung des 22 Abs. 2 SGB IV zum 31. Dezember 2014, ohne dass es hierfür einer gesonderten Ende-Meldung seitens der Krankenkasse bedurfte. Von den Krankenkassen noch nicht geprüfte Zeiträume und Korrekturen, die Zeiten bis zum betreffen, werden seit dem außerhalb des Qualifizierten Meldedialogs mit den betroffenen Arbeitgebern geklärt. 10

11 4 Meldefristen Übersicht über Meldegründe und -fristen: Anmeldung Abmeldung Unterbrechungsmeldung hresmeldung Sofortmeldung Sondermeldung (Einmalzahlung) GKV-Monatsmeldung Sonstige Meldungen (z. B. BGR-Wechsel) Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beendigung der Beschäftigung 2 Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalender monats der Unterbrechung Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung nach dem , spätestens am des Folgejahres Spätestens bei Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Aufforderung der Krankenkasse Mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Änderungen des Namens der Staatsangehörigkeit der Anschrift Stornierung einer Meldung Unverzüglich Mit der nächsten Unterbrechungsmeldung, Abmeldung oder hresmeldung 11

12 Die folgenden Beispiele sollen die Meldefristen verdeutlichen: Beispiel 1: Beginn der Beschäftigung zum Der Arbeitgeber (AG) erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung am letzten Arbeitstag des Monats. Der AG hat eine Anmeldung mit Abgabegrund 10 am vorzunehmen. Beispiel 2: hresmeldung für das hr Der AG erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung am 4. für den Vormonat. Der AG hat die hresmeldung mit Abgabegrund 50 am , spätestens am ( = Sonntag) vorzunehmen. Beispiel 3: Der Arbeitnehmer bezieht vom bis Krankengeld. Der AG hat eine Unterbrechungsmeldung zum mit Abgabegrund 51 vorzunehmen. Die Meldung hat spätestens bis zum zu erfolgen. Beispiel 4: Das Beschäftigungsverhältnis endet am Der AG erstellt die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung alle zwei Monate. Die nächste Abrechnung erfolgt am Der AG hat eine Abmeldung zum mit Abgabegrund 30 spätestens bis zum vorzunehmen (sechs Wochen nach Beschäftigungsende). 12

13 5 Daten der Unfallversicherung Mit dem Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Unfallversicherung (Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz UVMG) wurde das DEÜV-Meldeverfahren um Angaben der Unfallversicherung (UV) erweitert. Hintergrund ist die Verlagerung der Betriebsprüfung von den Berufsgenossenschaften auf die Deutsche Rentenversicherung Anfang Datenbaustein DBUV Damit eine Überprüfung der Beitragszahlung an die Unfallversicherung möglich ist, sind in allen Entgeltmeldungen mittels Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) folgende Daten zusätzlich an die Einzugsstellen zu übermitteln: Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers Mitgliedsnummer des Unternehmens Gefahrtarifstelle Entgelt im Sinne der Unfallversicherung Arbeitsstunden Die meisten dieser Daten finden Arbeitgeber in den Dokumenten der Unfallversicherungsträger beispielsweise im sogenannten Zuständigkeitsbescheid sowie im Veranlagungs- oder Beitragsbescheid. 5.2 Welche Meldungen erfordern den Datenbaustein DBUV? Der Datenbaustein DBUV ist grundsätzlich bei jeder Entgeltmeldung mitzuliefern. Folgende Meldungen müssen ihn enthalten: hresmeldungen (Meldegrund 50) Unterbrechungsmeldungen (Meldegründe 51 53) sonstige Entgeltmeldungen (Meldegründe 54 58) Abmeldungen (Meldegründe 30 49) Meldungen in Insolvenzfällen (Meldegründe 70 72) 13

14 6 Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme In den Branchen, die der Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren unterliegen, besteht gleichzeitig die Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen. Hierbei handelt es sich um folgende Branchen: Baugewerbe Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Personenbeförderungsgewerbe Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe Schaustellergewerbe Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigungsgewerbe Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen Fleischwirtschaft 6.1 Meldefrist und Meldeweg Der Arbeitgeber muss die Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abgeben. Die Meldung wird mittels des Datenbausteins Sofortmeldung (DBSO) und dem Meldegrund 20 über das DEÜV-Verfahren unmittelbar der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) zugeleitet. 6.2 Folgen unterlassener Sofortmeldungen Erfolgt keine Meldung, ist dies zuerst einmal ein Verstoß gegen die Meldepflicht und kann mit einem Bußgeld von bis zu ,00 Euro geahndet werden. Darüber hinaus besteht bei Unterlassung der Sofortmeldung im Fall einer Prüfung der Verdacht auf Schwarzarbeit. In diesen Fällen kann es neben strafrechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen zur Nachzahlung von Steuern und Beiträgen sowie zu Säumniszuschlägen kommen. 14

15 7 Meldeverfahren Sozialausgleich Bis Ende 2014 konnten die Krankenkassen bei entsprechendem Finanzbedarf einen pauschalen Zusatzbeitrag erheben. Um eine hierdurch mögliche finanzielle Überforderung der Mitglieder zu verhindern, wurde 2011 im Rahmen des GKV-Finanzierungsgesetzes ein steuerfinanzierter Sozialausgleich eingeführt. Dieser kam jedoch nie zum Tragen und wurde Ende 2014 endgültig abgeschafft. Durch die Abschaffung des Sozialausgleichs entfallen die in diesem Zusammenhang eingeführten Meldepflichten und eingerichteten Dialogverfahren. Dazu gehören insbesondere die Meldungen der Krankenkassen, wenn aufgrund mehrerer beitragspflichtiger Einnahmen kein Sozialausgleich durchzuführen oder ein erhöhter Beitrag abzuführen gewesen wäre. 15

16 Kompetenz für Ihr Unternehmen Der starke Partner für Arbeitgeber: Versicherte Rund Firmenkunden 250 namhafte Trägerunternehmen über Mitarbeiter an 70 Standorten persönlich erreichbar drittgrößte Betriebskrankenkasse in Deutschland attraktives Leistungsangebot kundennahe Betreuung Auszeichnung Deutschlands kundenorientierteste Dienstleister BKK vor Ort Universitätsstraße Bochum Kostenlose Servicenummer

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