M.SecureTrade / Gelangensbestätigung

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1 M.SecureTrade / Gelangensbestätigung

2 Grundidee & Nutzen M.SecureTrade/Gelangensbestätigung ist das zentrales Programm für die Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen (GBs) bzw. deren Alternativnachweisen (entspr. 17a UStDV vom ). Für alle Transportvarianten, also Beförderung wie Versendung, einsetzbar. M.SecureTrade/Gelangensbestätigung übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Warenempfängern oder Transportdienstleistern. ermöglicht das Monitoring des GB-Status und die Mahnung fehlender Nachweise. Die Anwendung ist vollständig in SAP integrierbar und eine eigenständige Entwicklung im Mercoline-Namensraum. ab SAP ERP 6.0 verfügbar und UNICODE-fähig. Ihr Nutzen Unterstützung hinsichtlich der gesetzlichen Nachweispflichten nach UStDV Vollständige Integration in SAP, keine Schnittstellen zu Drittsystemen Hohe Flexibilität hinsichtlich der SAP-Vorbelege Entlastung der Mitarbeiter durch Automatisierung von Datenübernahme, GB-Versand und Rückmeldungen Schneller Überblick über den GB-Status durch proaktives Statusmonitoring Hohe Revisonssicherheit durch Dokumentenablage direkt im SAP-System Rückverfolgbarkeit von GBs durch Integration in den SAP-Belegfluss 2

3 Lösungsüberblick Versender / SAP-System Empfänger M.SecureTrade Gelangensbestätigung Druck/Paper (SAP SmartForm) Fax, mit PDF (SAP SmartForm) SAP-Beleg XSI-Tabellen Daten aus Referenzbeleg Integration in SAP-Belegfluss GB-Beleg (innergemeinschaftliche Lieferungen) GB-Beleg erstellen GB-Beleg anzeigen GB-Beleg ändern GB-Änderungsbelege Statusmonitor Fakturamonitor Upload SAPGOS XML GB-IDoc Dateiablage* Web**- portal mit Einmallink Klick Einmallink Customizing Mercoline EDI- Services** EDI, XML, EDI, XML, * Mercoline unterstützt bei der Einrichtung von technischen Lösungen für diverse Rückmeldeprozesse, z.b. Upload&Link. ** Das Webportal und die Mercoline-EDI-Services sind nicht Produktbestandteil. Sie werden als kostenpflichtige Services von Mercoline zur Verfügung gestellt. Ausgehend Eingehend 3

4 Funktionen Hohe Flexibilität Erstellen von Gelangensbestätigungen automatisch prozessbegleitend, als Batchjob oder manuell aus SAP-Belegen (z.b. Auslieferung) Variable Definition des GB-Bestätigers aus einer Partnerrolle (z.b. WE, AG, SP, ) des SAP-Vorbeleges Flexibler Versand und Empfang von GBs über verschiedensten Kommunikationsarten, z.b. mit PDF (SmartForm oder Adobe Interactive Forms*), mit Einmallink/Webportal, IDoc/EDI, Fax oder Druckausgabe Rückmeldung von Daten auf Positions-, Chargen- und Handling Unit-Ebene möglich GB-Formulare und -Textbausteine mehrsprachig (DE, EN, FR) Abbildung gesetzlicher Vereinfachungen (nach UStDV) Mehrere GB-Typen möglich: Einzel-GB oder Sammel-GB Vollautomatische elektronische Rückmeldung mittels Einmallink/Webportal bzw. IDoc Zugriff auf im SAP-System vorhandene Track- & Trace-Daten (XSI-Tabellen) von KEPs oder Speditionen Einbindung der Generischen Objekt Services (SAPGOS) zur Verknüpfung von Dokumenten mit dem SAP-Beleg * Nicht Standard. 4

5 Funktionen Nachvollziehbarkeit und Gesetzeskonformität Protokollierung aller Nachrichten/Statusänderungen direkt am GB-Beleg Automatische Ablage der originären Datei über die SAPGOS (z.b. XML-Datei aus Webportal) Erstellung von SAP-Änderungsbelegen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen Steuerung des Zugriffs über Transaktionsberechtigungen und Berechtigungsobjekte GB-Beleg-Archivierung möglich Umfangreiche Monitoring- und Steuerungsmöglichkeiten Statusmonitor zur Nachverfolgung der GBs mit Ampelfunktion und Bearbeitungsmöglichkeiten (z.b. Statuswechsel, Mahnung, Stornierung) Fakturamonitor als Kontrolle des GB-Status aus Fakturasicht. Mehrstufiges, automatisches Mahnverfahren konfigurierbar Vollständige SAP-Integration Datenübernahme aus SAP-Vorbelegen oder andern SAP-Stamm-/Bewegungsdaten GB-Belege im SAP-Belegfluss integriert Softwareauslieferung als Transporte, keine Schnittstellen zu Drittsystemen notwendig Anpassungen an die Prozesse einfach über das Customizing oder BAdIs 5

6 GB-Kommunikationswege Um die verschiedenen Kommunikationswege bei Austausch von Daten zwischen dem Lieferanten und seinen Kunden zu berücksichtigen, bietet Mercoline verschiedene Lösungsansätze an. Standard GB-Versandwege: 1. IDoc/EDI (via Mercoline EDI-Services) 2. mit PDF (SmartForms) 3. mit Einmallink/Web-Portal 4. Fax 5. Druck 6. Ohne Versand (z.b. Trackingdaten aus XSI-Tabellen) Hohe Flexibilität je nach Möglichkeit und Wunsch der WE Flexible Abb. der Alternativnachweisverfahren entspr. der neuen USt-DV) Das Web-Portal ist ein kostenpflichtiger Service von Mercoline. 6

7 Screenshots: GB-Beleg aus Vorbeleg anlegen und versenden 7

8 Screenshots: Detail- und Statusinformationen in den verschiedenen Beleg-Reitern 8

9 Screenshot: Statusmonitor 9

10 Screenshots: Fakturamonitor 10

11 Mahnverfahren Bei überfälligen Belegen kann automatisch oder manuell die Rücksendung der GB angemahnt werden. Manuelle Mahnung: Aus dem GB-Statusmonitor heraus Auf dem gleichen Kommunikationsweg wie der originäre GB-Beleg Mahnung wird protokolliert (Versandweg, Datum, Geändert von, Mahnstufe, ). Automatische Mahnung: Wenn Mahnlauf-Funktion aktiviert ist, dann werden alle GB-Belege mit Status "Versendet" geprüft. Sobald die Mahnfrist erreicht ist, wird entsprechend des Versandweges des GB-Beleges eine Mahnung erstellt. Mahnung wird protokolliert (Versandweg, Datum, Geändert von, Mahnstufe, ). 11

12 SAP-Änderungsbelege Jede Änderung eines GB-Beleges wird protokolliert. Anzeige der Änderungsbelege entweder 1. Direkt aus dem GB-Beleg heraus oder 2. Über die Transaktion Gelangensbestätigung - Änderungsbelege (/MCL/GB50) 12

13 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzung Server SAP-System Release: ab 6.0 Bei Nutzung GB-Webportal VPN-Verbindung RFC-Destination über HTTPS muss durch den Kunden sichergestellt werden Systemvoraussetzung - Client Windows-PC SAP GUI 6.40 PL 20 bzw. SAP GUI 6.20 PL 64 ( siehe SAP- Hinweis SAP GUI for Windows: Support für IE7 (Internet Explorer 7)) PDF Reader (z.b. Adobe Acrobat Reader) 13

14 Leistungen Bereitstellung der SAP-Transporte zum Einspielen in das SAP-System Bereitstellung der Dokumentation (Admin- und Benutzerhandbuch) Flexible Nutzung der Anwendung durch individuelles Customizing möglich Einbau von kundenspezifischen Anforderungen über vordefinierte BAdIs Die Bereitstellung des Moduls Gelangensbestätigung erfolgt nach Lizenzierung Mercoline stellt im Rahmen des Wartungsvertrages kostenlos Updates bereit 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. MERCOLINE GmbH Am Borsigturm 100 D Berlin Phone: +49 (0) Fax:: +49 (0) Internet: