Behandlung von Fehlerfällen Meldefristen Zulassungsverfahren... 4

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1 Inhaltsangabe: Seite Behandlung von Fehlerfällen... 2 Meldefristen... 3 Zulassungsverfahren... 4 Ausfüllhilfe als Alternative zur kommerziellen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware... 5 DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 1

2 Behandlung von Fehlerfällen Dateien und Datensätze werden bei der Verarbeitung durch die zuständige Annahmestelle einer Fehlerprüfung unterzogen. Werden bereits bei der Entgegennahme von Datenlieferungen solche Mängel festgestellt, dass eine Verarbeitung nicht möglich ist, erfolgt eine Rückgabe an den Einsender mit der Bitte um Vervollständigung bzw. Berichtigung. Werden bei der Verarbeitung der Datensätze Fehler festgestellt, erfolgt der Andruck eines Fehlerprotokolls. Der Andruck des Fehlerprotokolls erfolgt im Datensatzformat. Das Fehlerprotokoll enthält die gemeldeten Daten mit den festgestellten Fehlern (Fehler- Nummer und erläuternden Text). Bei den Fehlerprotokollen handelt es sich nicht um Korrekturbelege. Zur Korrektur der gemeldeten Daten ist es erforderlich, die korrekten Daten mit einem neuen Datensatz zu melden, wobei die Vorgabe auch der nicht als Fehler abgewiesenen Daten erforderlich ist. Die korrekte Meldung ist folglich komplett neu zu erstellen. DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 2

3 Meldefristen Anmeldung mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Abmeldung mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen Ab- und Anmeldung können innerhalb von 6 Wochen kombiniert werden, wenn bis zur Abmeldung noch keine Anmeldung erfolgt ist. Unterbrechungsmeldung bei Fortbestehen des Beschäftigungsverhältnisses 2 Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats ohne Entgeltzahlung Unterbrechungsmeldung bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses innerhalb des Kalendermonats ohne Entgeltzahlung Unterbrechungsmeldung innerhalb von 6 Wochen nach Ende der Entgeltzahlung, Abmeldung innerhalb von 6 Wochen nach dem Ende der Beschäftigung Jahresmeldung mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres Stornierung, Berichtigung unverzüglich Anschriftenänderung, Namensänderung, Änderung der Staatsangehörigkeit mit der folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Änderung DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 3

4 Zulassungsverfahren Die Datenübermittlung bedarf im seemännischen Meldeverfahren zunächst der Zulassung durch die ITSG. Anschließend ist eine gesonderte Zulassung durch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn See erforderlich, um den Besonderheiten in der maschinellen Erstellung und Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen im Seefahrtsbereich Rechnung zu tragen. Die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn See hat diese Zulassung zu erteilen, wenn die Meldungen aus maschinell geführten Lohn- und Gehaltsunterlagen hervorgehen, erstellt und ausgelöst werden und das Abrechnungsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die verwendeten Programme sind vor ihrer Zulassung auf die korrekte Ausführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Erstellung der Meldungen zu prüfen. Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der Beitragsverfahrensverordnung. Über die Prüfung ist ein Protokoll zu erstellen, das bis zum Abschluss der nächsten Prüfung aufzubewahren ist. Werden die Programme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Erstellung der Meldungen mit Auswirkungen auf die Verarbeitungsergebnisse verändert oder durch neue Programme ersetzt, ist eine erneute Prüfung zu beantragen. Wird für eine Software die Zulassung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen für Seeleute beantragt, ist Grundvoraussetzung, dass die ITSG bereits eine gültige Prod-/Mod-ID vergeben hat und somit die Berechtigung besteht, Meldungen und Beitragsnachweise maschinell zu erstellen und zu übermitteln. Die Zulassung, auch für Seeleute Meldungen und Beitragsnachweise maschinell abgeben zu können, wird auf die Arbeitgeberbedürfnisse abgestellt. Getestet wird beim Arbeitgeber. Sollte ein Softwareunternehmen noch keinen Kunden haben, wird dort getestet. Anträge auf Zulassung zum maschinellen Verfahren sind an die ITSG oder an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, Dezernat VII.9.1, Essen, zu richten. DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 4

5 Ausfüllhilfe als Alternative zur kommerziellen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Ab dem 1. Januar 2006 dürfen Meldungen und Beitragsnachweise nur noch durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt werden. Eine Übermittlung der Daten in Papierform ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig. Für Arbeitgeber, die nicht über ein systemgeprüftes und für das seemännische Meldeverfahren zugelassenes Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm verfügen, bieten die Krankenkassen einen zusätzlichen Service. Gemeinsam mit der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Krankenversicherung GmbH) haben sie ein Produkt entwickelt, das alle Arbeitgeber kostenfrei beziehen und einsetzen können: sv.net. Diese "Sozialversicherung im Internet" unterstützt Arbeitgeber dabei, ihre Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise manuell zu erstellen und sicher elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Neben den Meldungen zur Sozialversicherung im allgemeinen Meldeverfahren können mit diesem Produkt auch die Meldungen für den seemännischen Bereich erstellt werden. Die Anwendung steht in den Varianten sv.net/classic (Software für PC-Installation) und sv.net/online (internetbasierende Online-Anwendung) zur Verfügung. Das Programm sv.net/online ist eine reine Internet-Anwendung, für die der Benutzer nur einen Internet-Zugang und einen Standard-Browser benötigt, eine Installation auf dem Rechner ist nicht notwendig. Das Programm sv.net/classic hingegen ist eine eigenständige Anwendung für Windows- PCs, bei der alle Stammdaten und Beschäftigungszeiten der Mitarbeiter lokal auf dem PC gespeichert werden. Arbeitgeber können die Version sv.net/classic ganz einfach bei der ITSG ( beziehen. DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 5

6 Beide Programm-Varianten garantieren neben einer komfortablen Benutzerführung ein Höchstmaß an Sicherheit: Sämtliche Daten werden verschlüsselt an den ITSG-Server und von dort an die Annahmestellen der Krankenkassen gesendet. Zudem bieten beide Versionen umfangreiche Hilfen an, die bei der Erstellung von Meldungen und Beitragsnachweisen nützlich sind. So sind u.a. Tätigkeitsschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel etc. anhand hinterlegter Listen ermittelbar. Die Programme sv.net/classic und sv.net/online sind allerdings kein Ersatz für klassische Entgeltabrechnungsprogramme, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile errechnet werden. Sv.net bietet dem Arbeitgeber jedoch die Möglichkeit, die bisherigen Papiervordrucke wie ab dem 1. Januar 2006 vom Gesetz vorgeschrieben durch elektronische Hilfen zu ersetzen. Wichtig: Für die Nutzung beider Programmvarianten ist eine Registrierung bei der ITSG erforderlich. Diese Registrierung ist wie auch die beiden Programmvarianten für den Benutzer kostenlos. Weitere Informationen zu sv.net befinden sich auf der Internetseite DEÜV Stand: Januar 2014 Allgemeines Seite 6