Flughafen München im Höhenflug: Dokumente einfach, schnell und professionell erstellen

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1 Flughafen München im Höhenflug: Dokumente einfach, schnell und professionell erstellen SAP-Forum für Personalmanagement, Stuttgart 22. April 2015 Dr. Torsten Schaumann

2 Der Flughafen München auf einen Blick Knapp 33 Tsd. Beschäftigte am Flughafencampus Mehr als 8 Tsd. Beschäftigte im Flughafen München Konzern (14 Beteiligungsunternehmen) Davon rund 4 Tsd. Beschäftigte bei der Flughafen München GmbH 39,7 Mio. Passagiere in 2014 (Platz 2 in Deutschland; Platz 7 in Europa) 376 Tsd. Flugbewegungen in 2014 Mehr als 300 Tsd. Tonnen Fracht pro Jahr Flugzeugabfertigungen pro Tag Drittbester Flughafen der Welt (World Airport Awards - Skytrax) Bester Flughafen in Europa (World Airport Awards - Skytrax) Erster 5-Sterne-Airport in Europa (Skytrax - März 2015) 2

3 Die Ausgangssituation und Herausforderungen Erstellung von Dokumenten für knapp 6 Tsd. Beschäftigte in fünf unterschiedlichen Konzerngesellschaften durch die Personalabteilung mit Word-Vorlagen: Onboarding: Arbeitsvertrag, Begleitdokumente, Formulare etc. Arbeitsverhältnis: Mitarbeiteranschreiben, Änderungsvereinbarungen, Zeugnisse etc. Im Laufe der Zeit entwickeln die Dokumente eine Eigendynamik durch die Nutzer (Layout, Formulierungen) Keine einheitliche Dokumentenlandschaft -> Fehleranfälligkeit Aufwendiger Prozess zur Anpassung von Dokumenten durch die jeweiligen Bearbeiter Bei Wechsel des Aufsichtsratsvorsitzenden oder der Geschäftsführung Anpassung der Signaturen erforderlich Hoher Aktualisierungsaufwand für die über 100 verwendeten Dokumente mit 700 verschiedenen Varianten Dokumentenerzeugung benötigt Zeit und Ressourcen 3

4 Die Ziele Mehr Standardisierung / Automatisierung im HR-Bereich Zentrale Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen zur Sicherstellung eines einheitlichen Layouts und rechtskonformen Inhalts Schnelle Anpassungsmöglichkeiten bei Änderungen im Grundlayout oder Textpassagen (z.b. gesetzliche Veränderungen, Vorgaben aus dem Konzernbereich, etc.) Verlässlich hohe Dokumentenqualität und Prozesssicherheit (Prozesstransparenz) Briefe auf Knopfdruck schreiben (Entlastung des HR-Personals) Konzentrierung des Sachbearbeiters auf fachliche Aspekte Reduzierung des Aufwands bei der Qualitätssicherung (Korrekturlesen) Einhaltung aller Corporate Design Vorgaben Vereinfachte Abarbeitung von Mengenaufträgen Einsparung von Personalkosten durch höheren Automatisierungsgrad 4

5 Warum aconso? Ausschreibungsverfahren für die Dokumentenerzeugung Es gab drei Anbieter Entscheidung fiel zugunsten aconso Warum? Erster Baustein mit der Digitalen Personalakte aconso bereits im Haus Vertrauen in den Lieferanten Vollständige SAP-Integration (sowie Einbindung vorhandener Stammdaten) 5

6 Die Entscheidung: Cloud oder on Premise? Möglichkeiten für den Betrieb: In einem deutschen Rechenzentrum in der aconso Private Cloud Im Unternehmen: on Premise Im Hybridmodell Entscheidung: on Premise 2008 war Cloud noch kein Thema sondern negativ behaftet Daher wurde auch die neue Dokumentenerzeugung on Premise gekauft Mittlerweile werden erste Bereiche (Abrechnung) in die Cloud verlagert 6

7 Die Umsetzung mit der aconso HR-Toolbox 7

8 Der Status Quo 96% der Dokumente wurden bis dato automatisiert und in die Dokumentenerzeugung überführt Beispiel Arbeitsvertrag: Hier werden bei Erstellung automatisch die Datenschutzverpflichtungserklärung, Empfangsbestätigungen und alle sonst für den Einstellungsprozess relevanten Dokumente erstellt und personenbezogen - mit Name, Vorname, Personalnummer und Bereich - erzeugt Nr Anzahl vor DokErz davon erl. Dokument Arbeitsbestätigung Anschreiben MA Einstellungsunterlagen zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag - Anschreiben zzgl. Anlagen Angaben Lohn- Gehaltsabrechnung SV-Beurteilung Antrag Fahrtkostenzuschuss Reisebeihilfe Einstellungsunterlagen erster Arbeitstag - Anschreiben zzgl. Anlagen Empfangsbestätigung IT-Richtlinien Mitführungs- und Vorlagepflicht Ausweispapiere Hinweis tarifliche Ausschlussfristen Datenschutzverpflichtungserklärung Einführung MA IM Anschreiben Führungskraft zzgl. Anlagen Checkliste Onboarding Fachbereichsassistenz Checkliste Onboarding Vorgesetzter Checkliste Onboarding Pate Einarbeitungsplan Anschreiben für Einführungsinformationen an Mitarbeiter Einführungsinformationen zur Info für den Mitarbeiter Einstellungsunterlagen zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag - Anschreiben zzgl. Anlagen Angaben Lohn- Gehaltsabrechnung 8

9 Das Feedback Dokumente sind heute immer aktuell, rechtssicher, die Fußzeilen jederzeit auf dem neuesten Stand Qualität der Dokumente hat sich verbessert Die Anwender wurden bei der Einführung der Dokumentenerzeugung eingebunden, was zu einer hohen Akzeptanz geführt hat Die digitale Personalakte vom selben Anbieter bereits seit 2008 im Einsatz Die Anwender erkennen eindeutig den Mehrwert der Dokumentenerzeugung: Keine manuellen Änderungen der Fußzeilen mehr Einheitliche, teamübergreifende Verwendung der hinterlegten und freigegebenen Dokumente Mehr Rechtssicherheit für die Anwender Zeitersparnis Datenschutzbeauftragter: Digitale Personalakte in jedem Fall ein Mehrwert Positive Rückmeldung vom Betriebsrat zum Einsatz der Dokumentenerzeugung 9

10 Die ROI Analyse Eine Untersuchung der Ludwig-Maximilians-Universität in München zeigt: Die Zeit- und Kostenersparnis durch den Einsatz der HR-Dokumenterzeugungssoftware ist enorm. Geldwerter Nutzen durch die Automatisierung von 4 Dokumenttypen: N = 4 Dt=1 n t w i + 4 Dt=1 i F + 4 Dt=1 i Da FK (Mt w) D w 4 Dt=1 Ersparnis bei 4 Ersparnis durch Ersparnis Kosten Kosten Vorlagen- Dokumenttypen Fehlerreduktion Vorlagenerstellung Implementierung erstellung n : Anzahl der Versendungen FK: Fixkosten Erwerb Software t: Zeitersparnis pro Dokumenterstellung D: Kosten Dokumenttyperstellung w: Lohn i: Zinssatz F: Zeitersparnis Fehler Da: Zeitersparnis Dokumentanpassung Dokumentanpassung Mt: Manntage Implementierung Quelle: Studie unter Leitung von Prof. Dr. Ingo Weller, Institut für Personalwirtschaft der Ludwig-Maximilians-Universität in München, Autorinnen: Stephanie Morawietz und Sarah Lehner 10

11 Der Ausblick: Zeugniserstellung Auch hier ist eine Ablösung der bisherigen Wordvorlagen geplant Qualitätsverbesserung, Einhaltung der Form und Vorgaben (Blocksatz) Prozessvereinfachung; festgelegte, einheitliche Zeugnisbausteine; Zeitersparnis Wichtig für Außendarstellung des Unternehmens (Flughafen München als renommierter Arbeitgeber) 11

12 Die Live Demo Wollen Sie (wirklich) eine Live Demo? 12

13 Vielen Dank

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