SEPA kommt sind Sie schon vorbereitet?

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1 SEPA kommt sind Sie schon vorbereitet? Europaweiter Zahlungsverkehr ab 2014 Christine Thoma, DATEVeG

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV- Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT- Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-RZ ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z.b. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) Umfangreicher Service rd. 2,5 Mio. Servicekontakte Rund Seminarteilnehmer pro Jahr 2

3 Das DATEV-Rechenzentrum verbindet und ist die sichere digitale Datendrehscheibe und das zuverlässige Archiv. Finanzämter sonstige Behörden Banken Sozialversicherungs- Träger DATEV-Rechenzentrum Unternehmen Kanzlei

4 DATEV-Rechenzentrum als digitale Datendrehscheibe Finanzamt UStVA, LStA, ZM, Lohnsteuerbescheinigung, ESt-, GewSt-, USt-Erklärungen/Bescheide, Registrierung, Adressenpflege, Finanzamt Elster, Steuerkonto online, ZIVIT (Übermittlung ab 2013) (19,7 Mio. Datensätze) Sozialversicherung (Datensätze aus 2010) Rentenversicherung (1,2 Mio.) Krankenkassen (74,9 Mio. ) Versorgungswerke (1,6 Mio.) Ausgleichskasse für Augenoptiker ( ) Bauhauptgewerbe (SOKA-Bau) (3,2 Mio.) Lohnausgleichskasse Sozialversicherung Dachdecker ( ) Urlaubskasse Maler und Lackierer ( ) Sozialkasse Gerüstbau ( ) Garten- und Landschaftsbau (77.763) Berufsgenossenschaften ( ) Steinmetzkasse (81.509) Bundesanzeiger Offenlegung Bundesanzeiger der Jahresabschlüsse (EHUG) elektronische elektronische Rechnungen Vodafone, Rechnungen HAVI Logistics Archiv und Datendrehscheibe zentrale Zentrale Speicherstelle Speicherstelle (ELENA, 152,1 Mio. Datensätze) Reporting z. B. McDonald s, Burger King, Reporting Intersport, SEAT, Euronics, ZEG, Honda, Hyundai Statistische Ämter Monatsbericht, verarbeitendes Gewerbe, statistische Monatserhebung, Einzel-/ Großhandel, Ämter Gastgewerbe, vierteljährlich/jährliche Verdiensterhebung ( Datensätze) Banken Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Überweisungen für: Löhne und Gehälter, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Banken Altersversorgung, Krankenkassen, Finanzamt (47 Mio. Datensätze) 5

5 DATEV-Lösungen im Einsatz beim Unternehmen Auftragsbearbeitung Angebot erstellen, Einkauf, Lieferanten, Rechnung schreiben Arbeiten mit digitalen Belegen Mitarbeiterverwaltung Rechnungsprüfung digitales (Beleg-)Buchen Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnung Löhne und Gehälter Abrechnung von Dienstreisen Rechnungswesen Offene Posten Abschreibungen Kostenrechnung Controlling Electronic Banking

6 Was passiert, wenn nichts passiert? Sind die SEPA-Vorbereitungen noch nicht abgeschlossen drohen Liquiditätsengpässe bis hin zur Zahlungsunfähigkeit 8 noch 68 Arbeitstage bis zum Umstieg auf SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift. Dann ist grundsätzlich die IBAN zur Identifizierung der Konten notwendig.

7 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 9

8 AGB-Änderung für SEPA durch die Bank Haben Sie schon die AGB-Änderung erhalten? SEPA kommt 10

9 SEPA-Verantwortung Die Bank wird s schon richten! Der Unternehmer trägt die Verantwortung! SEPA kommt 11

10 Und die Inkassovereinbarung mit der Bank? Tipp: wenn Sie Einzüge tätigen: sprechen Sie Ihre Bank an, um rechtzeitig die entscheidenden Fristen zu kennen! SEPA kommt 12

11 Sind Sie schon SEPA-fit? SEPA im Überblick IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl in den genannten 33 Ländern Datenaustausch im ISO20022 XML-Format (statt einfachem DTA-Format) Verwendungszweckfeld 140 Zeichen (statt 378 Zeichen im DTA) Vorlauffrist der SEPA-Lastschrift von bis zu 6 Tagen statt der DTA-Sichtlastschrift ohne Vorlauffrist Legitimierung des Lastschrifteinzugs per streng formalisiertem Mandat (statt locker gehandhabter Einzugsermächtigung) Infopflicht durch den Lastschrifteinreicher durch Pre-Notifikation u.a. mit Fälligkeitsdatum und Betrag sowie Mandatsreferenz und Gläubiger-ID Transport der neuen Daten-Mandatsreferenz und Gläubiger-ID mit jeder Lastschrift-Transaktion Streng geregelte Prozesse und Fristen bei der Abwicklung sowie Ausnahmebehandlung (z.b. Rückrufe und Rückweisungen) Serviceangebot der Bank an ihre Kunden, Konten gegen ungewollte Belastungen durch eingehende Lastschriften über Mechanismen (Betrag, Frequenz und Kreditoridentifikation) abzusichern Verbraucher: bis optionale Nutzung von Kontonummer und BLZ mit kostenloser Konvertierung durch die Bank SEPA kommt 13

12 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 14

13 Was ist SEPA? SEPA (oder auch S PA. Single Euro Payments Area) steht für einen europaweit einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem es keine Unterschiede zwischen nationalen und internationalen Zahlungen mehr gibt. Dadurch können bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem getätigt werden wie im Inland. Überweisungen als auch Lastschriften werden über das SEPA-Verfahren abgewickelt. Die Zahlungen im SEPA-Format können nur in der Währung Euro ausgeführt werden. Der Umstieg auf die SEPA-Verfahren ist verpflichtend. SEPA kommt 15

14 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 33 Teilnehmerländer 33 teilnehmende Länder am SEPA-Verfahren teilnehmende Länder Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern SEPA kommt 16

15 Ab wann gilt SEPA? Ab dem 1. Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsverkehrsraum nur noch als SEPA-Aufträge entgegengenommen. Bisherige europäische Auslandsüberweisungen fallen weg eine Überweisung z.b. nach Frankreich ist von einer Inlandsüberweisung nicht mehr zu unterscheiden. Bis gilt Übergangsfrist für Verbraucher und dem elektronischen Lastschriftverfahren. SEPA kommt 17

16 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Rechnungsstellung (IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Geschäftspapier, Verträge) Buchhaltung (Forderungsmanagement/ Erfassung IBAN/BICs/ Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen (Kundenanfragen) Treasury (Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Tipp: bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der sich um die SEPA-Umstellung kümmert! Andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf (Information der Geschäftspartner/ggf. neue Verträge/Formulare, Geschäftspapier Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung (insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z.b. Call Center) Informationstechnologie SEPA kommt 18

17 Die EU-Hexe packt noch ein paar Ziffern oben drauf SEPA kommt 19

18 IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Was ist eine IBAN und BIC? IBAN und BIC sind nicht nur für Zahlungen ins Ausland erforderlich, sondern lösen auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl ab. Was ist eine IBAN? International Bank Account Number ist eine international standardisierte Nummer. Jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder ist damit eindeutig bezeichnet und definiert. Die IBAN kann im umfangreichsten Fall bis zu 34 Stellen umfassen. Was ist eine BIC? Business Identifier Code ist eine von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) festgelegte, international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. Tipp: eigene IBAN/BIC den Geschäftspartnern mitteilen. Konvertieren der gespeicherten Kontoverbindungen. SEPA kommt 20

19 Wie können die Kontonummer und die Bankleitzahl umgestellt werden? Müssen Kontonummern und Bankleitzahl per Hand umgestellt werden? Fragen Sie Ihren Softwareanbieter! Beispiel: DATEV IBAN-Assistent wandelt in den DATEV-Anwendungen automatisch Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC um, die Sie im Anschluss auf Richtigkeit prüfen sollten. Der Assistent kann in den DATEV-Anwendungen an den Stellen genutzt werden, wo Kontonummer und Bankleitzahl anwendungsseitig gespeichert sind. Steht seit Januar 2013 bereit. SEPA kommt 21

20 Wie können die DATEV Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? Handling IBAN-Assistent In dieser Tabelle werden alle eingelesenen Bankverbindungen angezeigt. Die Spalten "Status IBAN" und "Status BIC" zeigen auf einen Blick, für welche Bankverbindungen IBAN und BIC ermittelt werden konnten. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden und stimmt falls bereits in den Daten der Anwendung vorhanden mit diesen überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden, Übereinstimmung mit den gespeicherten Stammdaten wurde geprüft. Die Daten stimmen nicht überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte nicht ermittelt werden. SEPA kommt 23

21 Weiterführende Infos: Servicevideo DATEV IBAN-Assistent SEPA kommt 28

22 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 29

23 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick für inländische und grenzüberschreitende EURO- Zahlungen Auftragswährung immer Euro Entgeltteilung: jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Änderung des Zeichensatzes im Verwendungszweck, Kontobezeichnung u. Name Kontoinhaber Neu: Lateinischer Zeichensatz A-Z, a-z, 0-9 / -? : ( ). ; + neu: Verwendungszweckfeld 140 Stellen (Einzelüberweisungsvordrucke 2 x 35 Stellen) 30

24 Veränderungen durch SEPA evtl. Handlungsbedarf Papier-Sammelüberweisungen : seitens Kreditinstitute gibt es für SEPA keine Sammelüberweisungs-Vordrucke mehr Unterschied - Sammelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr für n Zahlungsempfänger - Einzelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr pro Zahlungsempfänger Halb-elektronische Überweisungen (=Sammelüberweisungsverfahren mit Datenübermittlung und Freigabe durch Begleitzettel): seitens Kreditinstitute können Begleitzettel gekündigt werden Banken fordern stattdessen i.d.r. elektronische Unterschrift -> EBICS Elektronische Datenübermittlung - Dateien für den Datenträgeraustausch/ Datenübermittlung über DATEV Lohn und Gehalt/Reisekosten und LODAS Tipp: sprechen Sie Ihre Bank an, ob sich Ohne Begleitzettel nur zum Einspielen von Zahlungsaufträgen etwas in ändert. Banking-Software Ihr Steuerberater verwendbar prüft mögliche Alternativen für Sie. SEPA kommt 31

25 Beispiel: Arbeitsablauf Steuerberater stellt Zahlungen bereit und der Mandant legitimiert die Zahlungen Mandant Steuerberater SEPA kommt 33

26 Vorteile der SEPA-Überweisung gilt für inländische und grenzüberschreitende Euro-Überweisung europaweite Gutschrift innerhalb eines Tages europaweit einheitliche Kundenkennung (IBAN und BIC) SEPA kommt 34

27 es gibt auch schon SEPA-Trojaner Tipp: Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Zahlungsverkehr und beachten Sie die Sicherheitsstandards! SEPA kommt 35

28 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 36

29 SEPA-Lastschrift Durch einheitliche Standards auf Basis einer gemeinsamen Rechtsgrundlage ermöglicht die SEPA-Lastschrift inländische und grenzüberschreitende Lastschriften. Zwei Varianten für SEPA-Lastschriften SEPA-Basislastschrift = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren SEPA kommt 37

30 SEPA-Lastschriftmandat Voraussetzung neue Lastschriftvereinbarung: SEPA-Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Ersetzt die ehemalige Einzugsermächtigung in Deutschland und gilt für den gesamten SEPA- Raum Bereits bestehende Einzugsermächtigungen bleiben weiterhin gültig Bestehende Abbuchungsaufträge verlieren am ihre Gültigkeit Bei neuen Lastschriftzahlungen muss ein SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen angefordert werden Tipp: Achten Sie auf schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen! SEPA kommt 38

31 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach dem ersten bzw. letzten Einzug bei Nichtnutzung ist im Original, durch den Zahlungsempfänger, bis mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug, in der gesetzlich vorgeschrieben Form, aufzubewahren SEPA kommt 39

32 SEPA-Lastschriftmandat vorgeschriebener Aufbau 1. Daten des Lastschriftgläubigers (= Unternehmen): Name und Anschrift Gläubiger-ID-Nummer Mandatsreferenz 2. Eindeutige Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat 3. Fix vorgegebener Text und Weisung f. d. Bank des ZPf Besonderheit Firmen- Lastschrift: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. Tipp: Nutzen Sie die Musterschreiben Ihrer Bank! Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. 4. oder einmalig Daten des Zahlungspflichtigen (= Kunden): Name und Anschrift IBAN BIC Rechtsverbindliche Unterschrift mit Datum und Ort SEPA kommt 41

33 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Daten des Lastschriftgläubigers (Unternehmen) Gläubiger-ID: Für beide Lastschrift-Varianten (SEPA- Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) benötigt der Zahlungsempfänger eine einheitliche, eindeutige und standardisierte Gläubiger-Identifikationsnummer (18 Stellen). Wo kann die Gläubiger-ID beantragt werden? In Deutschland, elektronisch, über die Deutsche Bundesbank. Tipp: Wenn Sie künftig Einzüge tätigen möchten: holen Sie sich jetzt Ihre ID! SEPA kommt 42

34 Besonderheiten der SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz: Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die bei allen Lastschriften angegeben werden muss entweder direkt im Mandat oder sie wird dem Zahler nachträglich bekannt gegeben In Verbindung mit der Gläubiger-ID bezeichnet sie das Mandat eineindeutig Wie muss die Mandatsreferenz aussehen? Jedes Mandat muss mit einer frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden z. B. Debitorennummer, Kundennummer, Mitgliedsnummer, Vertragsnummer SEPA kommt 43

35 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification Zahlungspflichtiger (Kunde) Er ist vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin (auch über Jahresgrenze hinaus), zum Beispiel anhand einer Rechnung, eines Briefs/ Bescheids oder Fax zu informieren. Diese Info muss er mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erhalten. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich und muss dann aber in den AGB oder Kundenbedingungen aufgenommen werden. Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. SEPA kommt 44

36 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Bestandteile der Pre-Notification Betrag Genauer Fälligkeitstermin Gläubiger-ID Mandatsreferenz IBAN und BIC Info, dass es sich um eine SEPA-Lastschrift handelt Tipp: Kontrollieren Sie die Vollständigkeit Ihrer Mandate! SEPA kommt 45

37 SEPA-Lastschrift Erstattungsfrist neu SEPA-Basislastschrift (SDD Core) = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift (SDD B2B) = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren 8 Wochen 13 Monate bei nicht erteiltem oder gelöschtem Mandat SEPA 48

38 Was ändert sich bei bestehenden Einzugsermächtigungen? Bestehenden Einzugsermächtigungen können weiter genutzt werden, wenn folgende Ergänzungen vom Lastschrifteinreicher erfolgen: mit der Hausbank: Abschließen einer Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften. im Unternehmen: Vergabe und Einpflegen einer Mandatsreferenz(nummer) in die Kundenstammdaten für jedes Lastschriftmandat. mit dem zahlungspflichtigen Kunden: Information des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger- ID des Unternehmens, die Mandatsreferenz(nummer) des Kunden und den SEPA- Umstellungstermin ( Wandlung ). Hinweis: Das Bezahlen per Lastschrift im Onlinehandel ist weiterhin möglich. Lastschriftmandate im Internet können weiterhin erteilt werden! SEPA kommt 50

39 Musterschreiben zur Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren Tipp: Informieren Sie rechtzeitig. Kennzeichnen Sie Ihre Infopost mit wichtige Quelle: SEPA-Info SEPA kommt 51

40 Was ändert sich bei bestehenden Abbuchungsaufträgen? Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt: Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss er vom zahlungspflichtigen Kunden ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. bei der Bank, vor dem ersten Einzug, die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats bestätigen. Hinweis: SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Privatkunden als Zahlungspflichtige nicht zugelassen (fehlendes Erstattungsrecht). Hier können nur SEPA-Basis-Lastschriften verwendet werden. SEPA kommt 52

41 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification (= Vorlauffristen) Die SEPA-Lastschrift muss spätestens bei der Bank des Zahlungspflichtigen 5 Bankarbeitstage bei einmaliger bzw. Erst-Lastschrift 2 Bankarbeitstage bei Folgelastschriften vor dem Zahlungstermin vorliegen. Hinweis: Verkürzung der Vorlauffristen durch das SEPA-Begleitgesetz ab November 2013 möglich. Reduzierung auf einen Bankarbeitstag. Dies gilt nur für nationale Lastschriften. Tipp: schauen Sie in Ihre Inkassovereinbarung! SEPA kommt 53

42 Wie funktioniert es? Beispiel Frau Mustermann Firma Frankreichmuster zieht Geld von einem Kunden in Frankreich mittels SEPA-Lastschrift ein SEPA kommt 55

43 Erstlastschrift Beispiel für die späteste Einreichung einer Erstlastschrift 5 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Fälligkeitstag SEPA kommt 56

44 Folgelastschrift Beispiel für die späteste Einreichung von Folgelastschriften 2 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Tipp: schauen Sie in Ihre Inkassovereinbarung! Fälligkeitstag SEPA kommt 57

45 Vorteile der SEPA-Lastschrift europaweite Nutzung (33 EU-/EWR-Staaten) exaktes Fälligkeitsdatum für die Kontobelastung Erstattungsanspruch von acht Wochen ab Belastung, ohne Angabe von Gründen SEPA kommt 58

46 Bessere Liquiditätssteuerung und Effizienzgewinne Die SEPA-Zahlverfahren können für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden Das Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift erlaubt taggenaue Liquiditätsplanung und -steuerung Effizienzgewinne insbesondere für europaweit tätige Unternehmen durch: EU-weit vereinheitlichte Prozesse und einheitlichen Rechtsrahmen Verbesserung der Kontoabstimmung durch Wegfall der Formatvielfalt und Nutzung eines einheitlichen Datenformats einheitliche, klare Rückgaberegeln Bei international tätigen Unternehmen kann die bisherige Kontoführung in verschiedenen EU-Ländern oft entfallen. Das spart Zeit und Kosten SEPA kommt 59

47 SEPA-Mandatsverwaltung in den DATEV-Programmen SEPA Mandatsverwaltung Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum führt mit der SEPA-Lastschrift ein neues Zahlungsinstrument ein, das in den Unternehmen / Verwaltungen bzw. kommunalen Unternehmen erhebliche Änderungen bei betriebswirtschaftlichen Prozessen nach sich zieht. Dazu gehört insbesondere die Verwaltung der Mandate. Zentrale Mandatsverwaltung ab Mitte Oktober 2013 über alle DATEV Anwendungen hinweg in der "DATEV Cloud" SEPA kommt 60

48 SEPA Lastschrift SEPA Mandatsverwaltung im DATEV-Rechenzentrum Zentrale Verwaltung der SEPA-Mandate Fristüberwachung Zentraler Zugriff der DATEV Programme Stammdaten Rechnungswesen Zahlungsverkehr Geschäftsfeldforen PWS Herbst

49 SEPA-Mandatsverwaltung im Zahlungsverkehr z. B. Versicherungsnummer Name des Zahlungspflichtigen Hier wird der Unternehmensname aus den Stammdaten vorbelegt. z. B. Haftpflichtversicherung Auswahl: Basislastschrift Firmenlastschrift Die Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank beantragt werden und ist in der Mandatsverwaltung nur beim ersten Mandat einmalig zu erfassen. Datum der Unterschrift bzw. Wandlung von Einzugsermächtigung auf SEPA-Basislastschrift Erstlastschrift / Folgelastschrift / Einmallastschrift / Letztlastschrift

50 SEPA-Besonderheiten für Vereine Auch Vereine benötigen Mandate für ihre Mitgliedseinzüge: Schriftform und eigenhändige Unterschrift Mandatsreferenznummer - Empfehlung: Mitgliedsnummer Keine beleghaften Lastschriften mehr möglich! Exaktes Fälligkeitsdatum bzw. Einzug der Mitgliedsbeiträge ( Beitrag wird monatlich am tt. abgebucht) Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Mitglieder müssen von der Wandlung unterrichtet werden (z.b. Mitgliederversammlung, über Vereinsblatt oder per Brief oder im Verwendungszweckfeld der letzten DTA-Übertragung) Pre-Notifikation vor dem ersten SEPA-Einzug oder, wenn sich Beitragshöhe oder Fälligkeitstermin ändert. Hier genügt ebenfalls eine generelle Vorankündigung in der Mitgliederversammlung, Vereinsblatt, schwarzes Brett Beitrittserklärung für neue Mitglieder: Änderung der Aufnahmeformulare (Angabe Gläubiger-ID, verbindlicher Mandatstext, IBAN/BIC des Mitglieds) unterjähriger Eintritt: Info, dass der 1. Beitrag am tt.mm., danach monatlich zum tt. eingezogen wird Tipp: Nur schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen gelten! SEPA kommt 66

51 Beispieltexte Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab als SEPA-Mandat. Unsere Gläubier-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DEXXXXXXXX. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Vorabinfo (Pre-Notifikation) über die Beitragsbelastung: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1.März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Tipp: Verwenden Sie die Mustertexte Ihrer Bank! SEPA kommt 67

52 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 68

53 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten/-Ansprechpartner in Ihrer Organisation. Erstellen Sie einen Umstellungszeitplan. Soll die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen? Analysieren Sie Ihre Zahlungsströme und die Struktur Ihres Zahlungsverkehrs, um mögliche Auswirkungen von SEPA auf Ihre Organisation genauer einschätzen zu können. Setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank bezüglich der Umstellungsmöglichkeiten und Änderungen in Verbindung. Geben Sie auf Ihren Briefbögen bereits jetzt Ihre IBAN und BIC an. SEPA kommt 69

54 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Beantragen Sie die Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren Überlegen Sie sich eine Systematik für die Mandatsreferenznummern und pflegen Sie diese in Ihre Stammdaten ein. Prüfen Sie, ob Ihnen für Ihre bisherigen Lastschriften gültige Lastschrifteinzugsermächtigungen vorliegen (mit physikalischer Unterschrift), ergänzen Sie diese ggf. zu einem aktuellen Mandat Prüfen Sie ob Ihre Zahlungsverkehrs-Software (electronic banking Produkte) SEPA-ready ist Prüfen Sie ob Ihre Finanzbuchführung SEPA-ready ist SEPA kommt 70

55 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Prüfen Sie, ob Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung SEPA-fähig ist Fragen Sie Ihre Mitarbeiter für die Lohnabrechnungen nach deren neuen IBAN- und BIC-Daten Über welche anderen Software-Produkte (z. B. Kunden- oder Lieferantenverwaltungsprogramme) werden sonst noch Zahlungsdateien generiert? Kontaktieren Sie Ihre Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten Weitere Checklisten/Umstellungshilfen: Sepa-Navigator der VR-Banken Oder bei Ihrer Hausbank SEPA kommt 71

56 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 72

57 Abschaltung des nationalen Euro-Zahlverfahren zum durch EU-Gesetzgeber vorgeschrieben Die Erreichbarkeit für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften ist für die 17 Länder mit Euro-Währung gesetzlich vorgeschrieben. Viele Zahlungsdienstleister in den weiteren 15 Ländern des SEPA-Raume sind bereits erreichbar. Kunden und Zahlungsdienstleister in Deutschland müssen SEPA-ready sein. Das SEPA-Verfahren ersetzt die nationalen Euro-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Diese werden abgeschaltet. Für inländische SEPA-Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). SEPA kommt 73

58 Die Migrationsverordnung regelt IBAN only europaweit ab Auch für grenzüberschreitende SEPA- Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). Die geplante Ausnahmeregelung des deutschen Gesetzgebers für karteninitiierte Lastschriften im DTAUS- Format (ELV) läuft aus. Sofern Zahlungsdienstleister in Nicht-Euro- Ländern im Inland Zahlungen in Euro anbieten, sind diese auch zur europaweiten Erreichbarkeit verpflichtet. SEPA kommt 74

59 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 75

60 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 76

61 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Aufbau der Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 77

62 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Dialogseminare online SEPA kommt 78

63 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Anwenderseminar zum SEPA-Umstieg in den DATEV-Programmen SEPA kommt 79

64 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Beratung zu SEPA Zentrale SEPA-Hotline Für Fragen zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren steht ab 1. August 2013 die zentrale, kostenpflichtige DATEV-Hotline unter von Mo. Fr. von 7:45 18:00 Uhr zur Verfügung SEPA kommt 80

65 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Wie kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 81

66 Vergleich: SEPA-Basis-/SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Nutzungsmöglichkeit Vorlage der Lastschrift bei Bank des Zahlungspflichtigen Bestätigung der Mandatserteilung durch den Zahlungspflichtigen gegenüber der Zahlstelle SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro SEPA-Firmen-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro 2 bzw. 5 Tage vor Fälligkeit 1 Tag vor Fälligkeit nicht erforderlich erforderlich (in der mit dem Kunden vereinbarten Art und Weise) Nutzung Privatkunde ja ausgeschlossen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für autorisierte Zahlungen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für nicht autorisierte Zahlungen 8 Wochen ausgeschlossen (durch Verzicht) 13 Monate nicht relevant (durch Bestätigung gegenüber der Zahlstelle) Rückgabefrist an die Zahlstelle spätestens 5 Tage nach Fälligkeit spätestens 2 Tage nach Fälligkeit Kundenkennung IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) SEPA kommt 82

67 Vergleich: SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro Einzugsermächtigungsverfahren national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Geltungsdauer des Mandats 8 Wochen ab Belastung 8 Wochen ab Belastung* ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung nein Kontonummer und BLZ unbefristet, bis auf Widerruf Aufbewahrung des Originalmandats beim Zahlungsempfänger beim Zahlungsempfänger Nutzungsmöglichkeit national und grenzüberschreitend in Euro national in Euro *ab mit Änderung der Lastschriftbedingungen SEPA kommt 83

68 Vergleich: SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und deutsches Abbuchungsauftragsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Firmen-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro, nicht für Verbraucher Abbuchungsauftragsverfahren national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Bestätigung der Mandatserteilung gegenüber der Zahlstelle und Aufbewahrung des Originalmandats Nutzungsmöglichkeit nein ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) Bestätigung vor Einlösung erforderlich, Originalmandat verbleibt beim Zahlungsempfänger national und grenzüberschreitend in Euro, nicht für Verbraucher nein nein Kontonummer und BLZ Abbuchungsauftrag wird unmittelbar an Zahlstelle erteilt und dort verwahrt national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) SEPA kommt 84

69 Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg und beantworte jederzeit gerne Ihre Fragen! Christine Thoma DATEV eg Telefon: 0911/ Internet: SEPA kommt 85

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