Grundlagen der Abrechnung mit DATEV LODAS

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1 Grundlagen der Abrechnung mit DATEV LODAS Programmwissen (E-Book)

2 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. DATEV eg B-W Nürnberg Telefon: Telefax:

3 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Zu À Nach  So È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! diesem Kapitel diesem Kapitel können Sie... Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

4 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) DATEV LODAS Überblick Der Startbildschirm Der Programmstart aus DATEV Arbeitsplatz pro Programmteile Der Programmteil Abrechnung Der Programmteil Auswertungen (LODAS) Der Programmteil Bescheinigungen Der Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu LODAS classic/comfort Start in die Lohnabrechnung Neuanlage des Mandanten im DATEV Arbeitsplatz pro Datenübernahme von LODAS nach LODAS Datenübernahme von Lohn und Gehalt nach LODAS Datenübernahme aus Fremdsystemen DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel Vortrag von Differenz- und Schätzwerten Institutionen, Institutionsdaten/Aktualisierung der Institutionen Aktualisierung der Institutionen Mandanten- und Personaldaten Neuanlage eines Mandanten Personaldaten Besonderheiten bei der Stammdatenerfassung Eingaben in die Zukunft erfassen Verschieben von Gültigkeiten für komplette Ordnungsbegriffe Ausnahmen der Historienverwaltung der Personal- und Mandantendaten

5 5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Bewegungsdaten Erfassung von Bewegungsdaten Tipps und Tricks zur Erfassung von Bewegungsdaten Starten des Prüflaufs Probeabrechnung Lohnabrechnung Automatische Abrechnung Datenübertragung und Rolle des Rechenzentrums Auswertungen Weitergabe von Zahlungsdaten Buchungsbeleg Aufbau des Buchungsbelegs Automatische Übernahme der Konten eines Standardkontenrahmens Mitarbeitergruppen definieren Auswertungen zum Buchungsbeleg Korrekturen Wiederabrechnung Nachberechnung Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung Elektronisches Rückmeldeverfahren Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge Allgemeines Frühe Lohn- und Gehaltsabrechnung vor dem Fälligkeitstermin Späte Lohn- und Gehaltsabrechnung nach dem Fälligkeitstermin Darstellung der frühen SV-Fälligkeit auf der Auswertung 36 Beitragsnachweis Erläuterung Vortrag der Schätzwerte eines übernommenen Mandanten Sofortmeldung und RZ-Status Betriebliche Altersvorsorge Minijob Fehlzeiten Abruf einer Lohn-Archiv-DVD

6 7 Jahreswechsel in der Lohnabrechnung Checkliste Jahreswechsel DEÜV-Jahresmeldungen Lohnsteuerbescheinigungen Datenübermittlung Berufsgenossenschaften Jahreswechselversion für LODAS classic/comfort Hilfemöglichkeiten bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungs erstellung Elektronische Hilfen und Hilfesysteme Hilfethemen Direkthilfe LEXinform/Info-Datenbank pro Infoservice Personalwirtschaft Service für Anwender in Newsgroup Wissen aufbauen Experten fragen DATEV vor Ort Mustermandant Musterauswertungen Besonderheiten mit LODAS compact Programmgrundlagen Programminstallation Musterdaten Bestellung LODAS compact DATEV midentity compact und dazugehörige PIN Freischaltung/Lizenzabruf

7 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) 7

8 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN In diesem Kapitel finden Sie eine Gegenüberstellung der beiden Lohnabrechnungsprogramme LODAS und Lohn und Gehalt. Ebenso werden Ihnen die Programmpakete compact, classic und comfort von LODAS aufgezeigt. Eine Aufstellung der Programme, die für die Erstellung der Lohnabrechnung von Bedeutung sind, rundet dieses Kapitel ab. 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft Ç Notizen 8

9 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) Grundsätzlich stehen zwei unabhängige Programmlösungen zur Lohnabrechnungserstellung zur Verfügung: In dieser Unterlage lernen Sie, wie die Erstellung einer Lohnabrechnung über das Rechenzentrum mit LODAS compact/classic/comfort erfolgt. Mit LODAS nutzen Sie das Abrechnungsprogramm im DATEV Rechenzentrum in Nürnberg. Mit dem Programm LODAS (Lohn Datenerfassungs- und Dialogsystem) erfassen Sie vor Ort die erforderlichen Daten. LODAS unterstützt Sie effizient bei der Erstellung der Lohnabrechnung und den Auswertungen. Zum Senden der abrechnungsrelevanten Daten und zur Rückübertragung von Ergebnissen (Auswertungen und Rückübertragungsdaten) benötigen Sie eine Anbindung an das Rechenzentrum. Die Übermittlung findet über einen gesicherten Zugang statt. Es stehen Ihnen drei Programmpakete zur Verfügung: 9

10 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN Welche Programme noch für die Erstellung einer Lohnabrechnung von Bedeutung sind und welche Abhängigkeiten und Zusammenhänge bestehen, veranschaulicht folgende Abbildung: DATEV-Rechenzentrum: Ihre Vorteile Datenübermittlung ohne Zusatzsoftware Dies gilt für alle Datenübermittlungsverfahren wie z. B. Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldung etc. Rückmeldungen von Institutionen Sie erhalten über das Rechenzentrum u. a. die Steuerabzugsmerkmale der Mitarbeiter, mit der Möglichkeit, diese direkt in LODAS einzuspielen. Pflege der Institutionsdaten Die Daten der Institutionen (z. B. Krankenkassen) stehen Ihnen für die Lohnabrechnung zur Verfügung. Die Aktualisierung dieser Daten erfolgt per Anschaltung an das Rechenzentrum. Druck und Versand der Auswertungen Archivierung Institution Im DATEV Arbeitsplatz pro sind die Stammdaten diverser Institutionen zentral hinterlegt. Alle Institutionsdaten, die bei der Lohnabrechnung verwendet werden, werden aus dem DATEV Arbeitsplatz pro übernommen. Dazu gehören u. a. die Kreditinstitute, Krankenkassen, Versorgungswerke, Finanzämter, Berufsgenossenschaften und Gemeinden. Die Daten der einzelnen Institutionen (z. B. auch die Umlage- und Erstattungssätze der Krankenkassen) werden von DATEV im Rechenzentrum gepflegt. Die Aktualisierung per Sofortanschaltung oder termingesteuert führen Sie mit einer Anschaltung an das Rechenzentrum durch. 10

11 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN RZ-Kommunikation Die RZ-Kommunikation übernimmt die Datenfernübertragung (DFÜ) zwischen Ihrem PC und dem Rechenzentrum (RZ). Die jeweiligen Daten werden sofort im Rahmen von Einzelanschaltungen an das Rechenzentrum übertragen. Mit der Empfangszuordnung werden auch die Rückmeldedaten von Institutionen aus dem Rechenzentrum abgerufen und in LODAS eingespielt. Zahlungsverkehr An das Programm Zahlungsverkehr können Zahlungsdaten übergeben, bearbeitet und ausgegeben werden. Es ist möglich Zahlungsbelege zu drucken, Datendisketten oder Auslandsüberweisungen zu erstellen. Möglich ist auch die Daten über das Rechenzentrum an das entsprechende Kreditinstitut weiterzuleiten. Ç 11

12 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN Ç 12

13 2 DATEV LODAS Überblick 2 DATEV LODAS Überblick 2.1 Der Startbildschirm 2.2 Programmteile 2.3 Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu LODAS classic/comfort 13

14 2 DATEV LODAS Überblick Ä Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel werden der Aufbau des Programmes LODAS compact/classic/ comfort und die Programmverbindungen zu den Zusatzkomponenten erläutert. Sie lernen den DATEV Arbeitsplatz pro und die einzelnen Programmteile von LODAS compact/classic/comfort kennen. 14

15 2 DATEV LODAS Überblick 2.1 Der Startbildschirm Der Einstieg in die Lohnbearbeitung erfolgt über einen sogenannten Arbeitsplatz. Hier stehen Ihnen verschiedene Arbeitsplätze bei DATEV zur Verfügung. Je nachdem, wie die Organisation in Ihrer Kanzlei bzw. Ihrem Unternehmen aussieht. Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Einstiege in die Lohnbearbeitung Der Programmstart aus DATEV Arbeitsplatz pro Der DATEV Arbeitsplatz pro bietet Ihnen einen zentralen Einstieg in alle DATEV- Programme. Darüber öffnen Sie auch die Lohnabrechnung für den jeweiligen Mandanten bzw. für das jeweilige Unternehmen. 15

16 2 DATEV LODAS Überblick DATEV Arbeitsplatz pro für Kanzleien Klicken Sie im Arbeitsplatz auf die Navigationsschaltfläche Unsere Kanzlei, Geschäftsfeldübersichten: Personalwirtschaft. Doppelklicken Sie auf Lohnabrechnung um die Übersicht mit den Lohnmandanten zu öffnen. Markieren Sie in der Übersicht Lohnabrechnung den gewünschten Mandanten. Durch Klick auf den Eintrag Lohnabrechnung JJJJ starten im Zusatzbereich Kontextbezogene Links öffnen Sie den markierten Mandanten zur Bearbeitung. Im rechten Bildschirmbereich können Sie im Bereich Programm öffnen die einzelnen Programmteile, die für die Lohnabrechnung relevant sind, aufrufen. 16

17 2 DATEV LODAS Überblick DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen Klicken Sie im Arbeitsplatz auf die Navigationsschaltfläche Unser Unternehmen, Anwendungsübersichten: Personalwirtschaft. Doppelklicken Sie auf Lohnabrechnung um die Übersicht mit den Lohnmandanten zu öffnen. Markieren Sie in der Übersicht Lohnabrechnung das gewünschte Unternehmen. Durch Klick auf den Eintrag Lohnabrechnung JJJJ starten im Zusatzbereich Kontextbezogene Links öffnen Sie das markierte Unternehmen zur Bearbeitung. Im rechten Bildschirmbereich können Sie im Bereich Programm öffnen die einzelnen Programmteile, die für die Lohnabrechnung relevant sind, aufrufen. 17

18 2 DATEV LODAS Überblick Schnellinfo Lohn Über die Schnellinfo im DATEV Arbeitsplatz pro können Sie sich detaillierte Informationen zum markierten Mandanten anzeigen lassen. U. a. haben Sie für den Lohn die Möglichkeit, Bemerkungen oder Zusatzaufgaben zu erfassen. Wählen Sie unter den Eintrag Lohn. 18

19 2 DATEV LODAS Überblick 2.2 Programmteile Im rechten Bildschirmbereich werden die Programmteile (Bearbeitungsfunktionen für die Lohnabrechnung) von LODAS compact/classic/comfort in einer Übersicht angeboten. Die Programmteile Abrechnung, Auswertungen (LODAS) und RZ-Kommunikation sind immer vorhanden. Alle anderen Programmteile sind abhängig vom installierten Programmpaket (compact, classic oder comfort). Eine Übersicht, welche Programmteile sich hinter LODAS compact, classic und comfort verbergen, finden Sie im Kapitel 1.2. Jeder Programmteil ist in 3 Bereiche eingeteilt. Es handelt sich um die Symbolleiste, die Strukturansicht und die Menüleiste. Symbolleiste: In der Symbolleiste stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen des jeweiligen Programmteils zur Verfügung. Per Mausklick können die wichtigsten Arbeitsschritte direkt ausgeführt werden, ohne vorher Auswahlmenüs zu öffnen. Strukturansicht In der Strukturansicht stehen Ihnen alle für den jeweiligen Programmteil erforderlichen Bereiche übersichtlich zur Verfügung. Sie können alle Menüpunkte direkt aufrufen und schnell zwischen verschiedenen Bereichen wechseln. Menüleiste Über die Menüleiste stehen alle verfügbaren Funktionen des jeweiligen Programmteils zur Wahl. Durch sprechende Oberbegriffe finden Sie schnell den gewünschten Menüpunkt. Historische Werte In den historischen Werten werden die Stammdaten-Änderungen mit dem Gültig-ab-Datum angezeigt, in der Reihenfolge der erfassten Änderung. 19

20 2 DATEV LODAS Überblick Anhand vom Programmteil Abrechnung werden die Bereiche bildlich dargestellt: Auf den folgenden Seiten werden Ihnen die Programmteile Abrechnung, Auswertungen (LODAS), Bescheinigungen und Daten-Analyse-System Personalwirtschaft näher erläutert. 20

21 2 DATEV LODAS Überblick Der Programmteil Abrechnung In diesem Programmteil können Sie Bewegungsdaten (variable Daten zur Monatsabrechnung) und Stammdaten (Mandanten-, Mitarbeiterdaten) erfassen und verwalten. Ihre Daten zur Verarbeitung an das Rechenzentrum übermitteln. Probeabrechnungen zur Vorabkontrolle im Rechenzentrum erstellen lassen. Nachdem die Lohnabrechnung im Rechenzentrum erfolgt ist, geschieht alles Weitere automatisch. Es erfolgt die Aufbereitung und der Versand der Lohnauswertungen. Hier kann zwischen der Rückübertragung, Versand an die Kanzlei, den Mandanten oder für bestimmte personenbezogene Auswertungen auch direkt an den Arbeitnehmer gewählt werden. die Datensicherung und Archivierung der Auswertungen zur späteren elektronischen Bereitstellung für den Betriebsprüfer. die elektronische Datenübermittlung an Institutionen (z. B. Krankenkassen, Finanzämter, Kreditinstitute, Berufsgenossenschaften, Versorgungswerke). Durch Markieren des Mandanten und Klick auf im DATEV Arbeitsplatz pro öffnet sich LODAS mit dem gewählten Mandanten. 21

22 2 DATEV LODAS Überblick Ordner Brennpunkte: Wichtige aktuelle Themen, bei denen auf Grund gesetzlicher Vorschriften oder programmtechnischer Veränderungen aktueller Handlungsbedarf besteht, werden über den Ordner Brennpunkte hervorgehoben und können dort direkt bearbeitet werden. Ordner Auswertungen: Ergebnisse der Probeabrechnungen und Erfassungsprotokolle können im Ordner Auswertungen angesehen und bei Bedarf gedruckt werden. Auswertungen als Ergebnis der reellen Lohnabrechnung sind im Programmteil Auswertungen (LODAS) enthalten Der Programmteil Auswertungen (LODAS) Der Programmteil Auswertungen (LODAS) ermöglicht, nach erfolgter Verarbeitung im Rechenzentrum, eine schnelle elektronische Rückübertragung von Lohnauswertungen sowie von Zahlungsträgern an Ihren PC. Reduzierung der Papierablage. Kurzfristige Auskunftsbereitschaft durch komfortable Suchfunktion. Versand der Auswertungen per . Anstoß des Auftragsversandes nach Vorabkontrolle der Auswertungen. Für den Druck von Überweisungsträgern benötigen Sie zusätzlich das Programm DATEV Zahlungsverkehr. Um die Arbeitsprozesse schon im Vorfeld zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen den automatischen Datenempfang zu nutzen. Weitere Informationen, wie Sie z. B. die Auswertungen an Ihren PC bekommen und dort bearbeiten können, finden Sie direkt im Programmteil Auswertungen (LODAS) unter Hilfethemen Sie öffnen das Programm über den DATEV Arbeitsplatz pro ( Kapitel 2.1.1). 22

23 2 DATEV LODAS Überblick Der Programmteil Bescheinigungen Den Programmteil Bescheinigungen nutzen Sie zur Erstellung von zusätzlichen Lohn-Bescheinigungen. Ca. 30 in der Praxis häufig verwendete Formulare stehen zur Bearbeitung zur Verfügung. Hier können Sie: Daten aus dem Abrechnungsprogramm einlesen. Bescheinigungen bearbeiten. Bescheinigungen drucken und archivieren. Bescheinigungen bei Bedarf per versenden oder exportieren. Sie öffnen das Programm über den DATEV Arbeitsplatz pro ( Kapitel 2.1.1). Der Programmteil Bescheinigungen ist im Programmpaket LODAS compact nicht enthalten. 23

24 2 DATEV LODAS Überblick Der Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro Das Programm Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro ermöglicht die komfortable Erstellung von statistischen Auswertungen aus den Lohndaten (Stammund Ergebnisdaten). Neben diversen vordefinierten Standardauswertungen können Sie zusätzlich selbst individuelle Auswertungen erstellen. Mit Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro können Sie: Auswertungen definieren, die Datenfelder aus dem Bereich Stammdaten und Abrechnungsdaten enthalten, nach bestimmten Kriterien filtern, d. h. die Datenmenge eingrenzen, nach bestimmten Kriterien sortieren, mit Hilfe von Formeln weitere Berechnungen vornehmen, durch die Gestaltung von Berichten die Auswertung optisch aufbereitet ausgeben, Daten in andere Programme (z. B. Microsoft Excel oder Microsoft Access) exportieren und dort weiterverarbeiten. Sie öffnen das Programm über den DATEV Arbeitsplatz pro ( Kapitel 2.1.1). 24

25 2 DATEV LODAS Überblick Weitere Informationen, wie Sie z. B. Statistiken abrufen und bearbeiten können, finden Sie direkt im Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro unter dem Symbol. Der Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro ist in den Programmpaketen LODAS compact bzw. classic nicht enthalten. 2.3 Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu LODAS classic/comfort Die Paketoberfläche LODAS classic/comfort kann bei Bedarf um Zusatzkomponenten erweitert werden. Diese Zusatzkomponenten sind i. d. R. über Programmverbindungen mit LODAS verbunden. Datenübermittlung statistische Ämter Das in LODAS classic/comfort enthaltene Programm unterstützt Sie bei der Ermittlung und Aufbereitung der statistischen Daten und deren Weiterleitung an die Statistischen Landesämter. Die Versendung der Daten an die Statistischen Landesämter erfolgt auf Knopfdruck über das Rechenzentrum zur zentralen Clearingstelle des Statistischen Bundesamtes. Von dort werden die Statistiken an die zuständigen Landesämter weitergeleitet. Schwerbehindertenabgabe DATEV Schwerbehindertenabgabe unterstützt Sie bei der Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldung der beschäftigten Schwerbehinderten eines abgerechneten Jahres, indem aus LODAS und Lohn und Gehalt Daten zum Import für REHADAT-Elan aufbereitet werden. Für die Zusammenstellung der Daten für schwerbehinderte Arbeitnehmer wird auf spezielle Personaldaten-Felder aus LODAS und Lohn und Gehalt zugegriffen. Die Schwerbehindertenabgabe verfügt über eine Programmverbindung zu dem Programm REHADAT-Elan (Programm des Institutes der Deutschen Wirtschaft Köln e.v.), welches den abzugebenden Vordruck zur Meldung der beschäftigten Schwerbehinderten in elektronischer Form enthält. Der komplett ausgefüllte Vordruck kann dann entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg an die zuständige Agentur für Arbeit übermittelt werden. Personal-Managementsystem classic Im Programm sind sämtliche Informationen zu den Arbeitnehmern über die elektronischen Personalakten jederzeit verfügbar. Mitarbeiter des Personalwesens werden so bei administrativen Tätigkeiten (Schriftverkehr, Terminüberwachung, Fehlzeitenverwaltung etc.) unterstützt. Unternehmensleitung und Führungskräfte erhalten schnell die gewünschten Informationen für die Entscheidungsfindung im Personalbereich. Programmverbindungen zu und von LODAS und Lohn und Gehalt erleichtern die Datenbearbeitung durch die Vermeidung von Doppelerfassungen. 25

26 2 DATEV LODAS Überblick Reisekosten classic Das Programm ermöglicht eine effiziente Durchführung der Reisekostenabrechnung für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Alle gesetzlichen Pauschalen für Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand sind eingearbeitet. Auch Auslandsreisen können abgerechnet werden. Individuelle Pauschalen und Reiserichtlinien können angelegt werden. Mit dem Programm Reisekosten Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Reisedaten und importieren diese mit wenigen Klicks in das Programm Reisekosten. Fahrtenbuch Mit dem Programm erfassen Sie effizient Fahrten und Fahrzeugkosten für Dienst- und Privatfahrzeuge. Für Dienstfahrzeuge können die geldwerten Vorteile nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden. Für Privatfahrzeuge kann mit Hilfe des Fahrtenbuchs der Kilometersatz zur steuerfreien Erstattung von Fahrtkosten ermittelt werden. Prüfungen unterstützen Sie bei der Erfassung der Fahrten, der Fahrzeugkosten und der Erstellung der Abrechnungen. Mit dem Programm Fahrtenbuch Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Fahrten und Fahrzeugkosten und importieren diese mit wenigen Klicks in das Programm Fahrtenbuch. Lohn Vorerfassung Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Bewegungsdaten können auch außerhalb von LODAS (extern) erfasst werden. Diese Möglichkeit wird als Vorerfassung bezeichnet. DATEV Software wird für die Erfassung nicht benötigt. Erfassungstätigkeiten können aus der Kanzlei ausgelagert werden. Damit können Doppelerfassungen vermieden werden. Szenario Die Kanzlei bestellt die Lohn Vorerfassung und installiert das Tool. Anschließend wird für die betreffenden Mandanten mit Hilfe eines Assistenten eine individuelle Erfassungsdatei konfiguriert. Dabei werden die gewünschten Arbeitnehmer und Lohnarten ausgewählt. Diese Erfassungsdatei wird dem Mandanten zur Verfügung gestellt. Die erfassten Bewegungsdaten werden in der Kanzlei zur Weiterverarbeitung in LODAS eingelesen. 26

27 2 DATEV LODAS Überblick LODAS Vorerfassung online Mit dem Programm können die wichtigsten Personalstamm- und Bewegungsdaten für LODAS classic/comfort online erfasst werden. Die eingegebenen Daten werden im Rechenzentrum gespeichert und über eine Programmverbindung in LODAS eingelesen. Informationen und die Voraussetzungen zu Lohn Vorerfassung online finden Sie unter im Bereich DATEV-Shop Steuerberater Personalwirtschaft Lohndatenvorerfassung. Stundenerfassung und Zuschlagsermittlung Mit dem neuen Tool konfigurieren Sie eine Stundenerfassung individuell für Ihre Mandanten. Informationen hierzu finden Sie unter im Bereich DATEV-Shop Steuerberater Personalwirtschaft Lohndatenvorerfassung. Ç Notizen 27

28 2 DATEV LODAS Überblick Ç 28

29 3 Start in die Lohnabrechnung 3 Start in die Lohnabrechnung 3.1 Neuanlage des Mandanten im DATEV Arbeitsplatz pro 3.2 Datenübernahme von LODAS nach LODAS 3.3 Datenübernahme von Lohn und Gehalt nach LODAS 3.4 Datenübernahme aus Fremdsystemen 3.5 DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel 3.6 Vortrag von Differenz- und Schätzwerten 3.7 Institutionen, Institutionsdaten/Aktualisierung der Institutionen 29

30 3 Start in die Lohnabrechnung Ä Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel erfahren Sie die Vorgehensweise für die Datenübernahme für bereits bestehende Mandanten, d. h. der Mandant wurde bisher über ein DATEV- Lohn-Programm abgerechnet. Oder Sie wechseln das Abrechnungssystem und rechnen ab jetzt über DATEV ab. Dazu gehören auch die vorherige Stammdatenanlage im DATEV Arbeitsplatz pro, die nachgelagerte DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel und evtl. der Vortrag von Differenz- und Schätzwerten. 30

31 3 Start in die Lohnabrechnung 3.1 Neuanlage des Mandanten im DATEV Arbeitsplatz pro Vor der Stammdatenerfassung/-Übernahme des Mandanten und dessen Arbeitnehmer in LODAS ist der Mandant zentral im DATEV Arbeitsplatz pro anzulegen. Die im DATEV Arbeitsplatz pro zentral erfassten Stammdaten stehen den einzelnen DATEV-Programmen zur Verfügung und können somit auch nach LODAS übernommen werden. In LODAS selbst ergänzen Sie anschließend die lohnspezifischen Daten. Im Folgenden wird Ihnen die Anlage der zentralen Stammdaten des Mandanten unter dem DATEV Arbeitsplatz pro für Kanzleien und DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen näher dargestellt. Anlegen eines neuen Mandanten im DATEV Arbeitsplatz pro für Kanzleien 1. Wählen Sie im DATEV Arbeitsplatz pro im Navigationsbereich unter Unsere Kanzlei die Mandantenübersicht. 2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf den Link. Die nächste freie zentrale Mandantennummer im Debitorischen Bereich ( ) wird automatisch vergeben. 3. Überschreiben Sie die automatisch vergebene Mandantennummer bei Bedarf mit einer individuell vergebenen Nummer. 4. Wählen Sie den Mandantentyp Unternehmen/Vereinigung. 5. Beschriften Sie das Feld Unternehmensname. 31

32 3 Start in die Lohnabrechnung 6. Klicken Sie auf. 7. Aktivieren Sie im Dialogfenster Leistungen anlegen in der Gruppe Personalwirtschaft das Kontrollkästchen Lohnabrechnung. 8. Prüfen Sie, ob die Beraternummer korrekt ist und ändern Sie diese gegebenenfalls. 9. Klicken Sie nach dem Eintragen der Leistungen auf, um in die weiteren Arbeitsblätter des Stammdatendienstes zu gelangen. Dort können Sie die Stammdaten des Mandanten erfassen. 32

33 3 Start in die Lohnabrechnung 10. Tragen Sie in der Registerkarte Adresse in den Feldern Straße und PLZ/Ort Ihre jeweiligen Angaben ein. 11. Hinterlegen Sie in der Registerkarte Kommunikation die entsprechenden Angaben. 33

34 3 Start in die Lohnabrechnung 12. Hinterlegen Sie in der Registerkarte Bank die Bankverbindung. 13. Tragen Sie in der Registerkarte Finanzamt im Feld Finanzamt den Namen oder die amtliche Nummer des Finanzamtes ein, um das Finanzamt zu wählen. Die Behörde wird sofort eingeblendet (Schnellsuche). 14. Erfassen Sie im Feld Steuernummer die Steuernummer des Mandanten. 15. Wählen Sie Datei Speichern und Schließen. 34

35 3 Start in die Lohnabrechnung Ergebnis: Der neue Mandant ist im DATEV Arbeitsplatz pro zentral angelegt. Die programmspezifischen Stammdaten können erfasst werden. Anlegen eines neuen Mandanten im DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen 1. Wählen Sie im DATEV Arbeitsplatz pro im Navigationsbereich unter Unser Unternehmen die Unternehmensübersicht. 2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf den Link. 3. Beschriften Sie die Felder Anrede, Unternehmensname, Unternehmensname kurz und Unternehmensform. 35

36 3 Start in die Lohnabrechnung 4. Tragen Sie in der Registerkarte Adresse in den Feldern Straße und PLZ/Ort Ihre jeweiligen Angaben ein. 5. Hinterlegen Sie in der Registerkarte Kommunikation die entsprechenden Angaben. 36

37 3 Start in die Lohnabrechnung 6. Hinterlegen Sie in der Registerkarte Bank die Bankverbindung. 7. Tragen Sie in der Registerkarte Finanzamt im Feld Finanzamt den Namen oder die amtliche Nummer des Finanzamtes ein, um das Finanzamt zu wählen. Die Behörde wird sofort eingeblendet (Schnellsuche). 8. Erfassen Sie im Feld Steuernummer die Steuernummer des Mandanten. 9. Wählen Sie Datei Speichern und Schließen. 10. Aktivieren Sie im Dialogfenster Anwendungen anlegen das Kontrollkästchen Lohnabrechnung. Ergebnis: Das Unternehmen ist im DATEV Arbeitsplatz pro zentral angelegt. Die programmspezifischen Stammdaten können erfasst werden. Die Erfassung der lohnspezifischen Stammdaten in LODAS finden Sie im Kapitel

38 3 Start in die Lohnabrechnung 3.2 Datenübernahme von LODAS nach LODAS Sie möchten die Daten eines Mandats übernehmen, dessen Lohnabrechnung bisher schon mit LODAS compact/classic/comfort durchgeführt wurde. Die Stammdaten sind im Rechenzentrum gespeichert und können somit problemlos per Mandantenübertrag auf Ihre Beraternummer übertragen werden. Weitere Informationen sowie den Antrag zum Mandantenübertrag finden Sie unter LEXinform/Info-Datenbank pro im Dokument Informationen zur Übertragung von Beraternummern/Mandantendaten (Dok.-Nr ). Ist der Mandantenübertrag über DATEV erfolgt, so können Sie die im Rechenzentrum gespeicherten Stammdaten mit der Erstbestückung nach LODAS compact/ classic/comfort übernehmen. Â So führen Sie die Erstbestückung durch Voraussetzungen: Sie befinden sich im Programmteil Abrechnung und haben keinen Mandanten geöffnet. 1. Wählen Sie Mandant Daten holen Erstbestückung Mandantenliste. 2. Geben Sie Ihre Beraternummer ein. 3. Bestätigen Sie mit. Es erfolgt die Anschaltung an das Rechenzentrum und die Mandantenliste wird abgerufen. 4. Wählen Sie nach erfolgreicher Anschaltung Mandant Daten holen Erstbestückung Stammdaten. Alle in der Mandantenliste enthaltenen Mandanten werden im Dialogfenster Daten holen Erstbestückung angezeigt. 5. Markieren Sie, wenn Sie einen einzelnen Mandanten erstbestücken möchten, den Mandanten, für den Sie die Erstbestückung durchführen möchten oder wenn Sie mehrere Mandanten erstbestücken wollen, halten Sie und markieren die gewünschten Mandanten. 6. Bestätigen Sie die Eingaben mit. gedrückt Ergebnis: Sie können die eingespielten Mandanten öffnen und bearbeiten. 38

39 3 Start in die Lohnabrechnung 3.3 Datenübernahme von Lohn und Gehalt nach LODAS Sie möchten die Daten eines Mandats nach LODAS compact/classic/comfort übernehmen, das bisher mit Lohn und Gehalt compact/classic/comfort abgerechnet wurde. Eine automatische Datenübernahme über das Rechenzentrum ist in diesem Fall nicht möglich. Für weiterführende Informationen bzw. für Unterstützung bei der Datenübernahme durch den DATEV-Außendienst wenden Sie sich an Ihren Kundenverantwortlichen. Ã Hinweis: Ab voraussichtlich 2. Quartal 2012 steht Ihnen zur Datenübernahme von Lohn und Gehalt nach LODAS ein Programm unter download zur Verfügung. Oder möchten Sie die bereits über die in Lohn und Gehalt abgerechneten Lohnkontowerte im Programm LODAS compact/classic/comfort selbst vortragen? Dann gehen Sie wie in den Dokumenten Lohnkonto (Beispiele für LODAS) (Dok.-Nr ) und Lohnkonto (Dok.-Nr ) unter LEXinform/Info-Datenbank pro beschrieben vor. Beachten Sie, dass ggf. eine DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel zu erstellen ist und ggf. Vorträge zu Differenz- und Schätzwerten vorzunehmen sind. Weitere Informationen: Kapitel 3.5 DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel Kapitel 3.6 Vortrag von Differenz- und Schätzwerten LEXinform/Info-Datenbank pro: Dokument Lohnkonto (Dok.-Nr ) Dokument Lohnkonto (Beispiele für LODAS) (Dok.-Nr ) Ç 39

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