VIS-Akte. Ergonomisch, einfach und sicher.

Transkript

1 VIS-Akte Ergonomisch, einfach und sicher.

2 E-Verwaltung so einfach wie nie. Die Vorteile auf einen Blick: Konform zum Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Hohe Akzeptanz dank spezialisierter Client-Anwendungen für unterschiedliche Nutzergruppen (WebClient, SmartClient, MobileClient, PortalClient, TaskClient) Leicht integrierbar in vorhandene IT-Infrastrukturen Flexibel erweiterbar um E-Verwaltungsmodule wie VIS-Vorgangsbearbeitung, VIS für SharePoint, VIS-Poststelle und VIS-Archiv Nach Bedarf skalierbar Anbindung an Microsoft Office Einfache Mitnahme von Schriftstücken auf Tablet-PCs Bewährte Einführungs- und Migrationskonzepte 2

3 Die Herausforderung Vor den öffentlichen Verwaltungen in Deutschland steht die Aufgabe, die Aktenführung auf Papierbasis durch die elektronische Aktenführung zu ersetzen. Dabei unterliegt die Verwaltung dem Prinzip der Aktenmäßigkeit, welches auch bei der elektronischen Arbeit zu beachten ist. Eine E-Akte ist nur dann verwaltungstauglich, wenn komplexe rechtliche Vorgaben für das Verwaltungshandeln berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind anwenderfreundliche Lösungen gefragt, um die Akzeptanz der Nutzer zu sichern. Gefordert werden Systeme, die sich durch eine schnelle und einfache Handhabung auszeichnen und die anfallenden Arbeitsprozesse in der öffentlichen Verwaltung nachhaltig optimieren. Die Lösung Die VIS-Akte stellt ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) dar. Mithilfe des Produkts gelingt ein einfacher, schneller und sicherer Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Schriftgutverwaltung. Das DMS bildet elektronisch die behördliche Schriftgutverwaltung ab und sichert eine vollständige elektronische Aktenführung. Die VIS-Akte ist nach der mehrstufigen Objekthierarchie konzipiert und hält alle Metadaten als notwendige beschreibende Informationen zu den Objekten bereit. Die neue Bedienphilisophie begeistert: Menüführung und Navigationssicht wurden so gestaltet, dass mit wenigen Klicks die Erledigung der Aufgabe beginnen kann. 3

4 VIS-Akte. Anwenderfreundlich und leistungsfähig. Die VIS-Akte bildet das Herz der E-Verwaltung. Mit der neuen E-Akte wird die Aktenführung auf Papierbasis in der öffentlichen Verwaltung elektronisch nachgebildet und gemäß den rechtlichen Vorgaben ersetzt. Die aus der Papierwelt bekannte mehrstufige Objekthierarchie wird in VIS-Akte übersichtlich elektronisch visualisiert. Ihre Akte zum Geschäftsvorfall enthält sämtliche entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte, die für Dritte nachvollziehbar dokumentiert werden. MS-Office-Anbindung, gute Recherchemöglichkeiten und eine fristgemäße Aufbewahrung vereinfachen die Arbeit. So liegen die Vorteile klar auf der Hand: Kein endloses Managen von Dokumenten, kein stundenlanges Abheften von Berichten, kein Suchen in dicken, verstaubten Aktenordnern. Ihre Mitarbeiter haben mit VIS-Akte effektiv mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit und Aufgabenerledigung. Denn das ist es doch, worauf es ankommt. Wir passen auf Wunsch Ihre E-Akte-Lösung an den speziellen Bedarf Ihrer Organisation an. Ganz gleich, ob Sie für Ihre Verwaltung eine separate E-Akte- Lösung suchen oder VIS-Akte noch um die Bausteine E-Vorgangsbearbeitung oder um Tools der elektronischen Zusammenarbeit ergänzen bzw. Fachverfahren anbinden möchten VIS-Akte bildet die optimale Grundlage für eine nachhaltige und durchgängige Digitalisierung Ihrer Verwaltung. Sprechen Sie uns an! 4

5 Aktenaufgaben effizient erledigen. Dateivoransicht im SmartClient. Bedienkomfort und Nutzerfreundlichkeit VIS-Akte deckt nicht nur das gesamte Spektrum der behördenspezifischen Anforderungen ab, sondern vereint in einer homogen integrierten Lösung sämtliche Dienste, welche zur effizienten und sicheren Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten notwendig sind. Durch die innovative und schlanke Benutzeroberfläche wird allen Anwendern ein leicht verständliches Bedienkonzept angeboten. Was für den Anwender bedeutet: einfacheres elektronisches Verwalten, Archivieren, Recherchieren und Bereitstellen von Dokumenten und zugehörigen Daten. Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten bewirken klar gestaltete Ansichten. Eingeblendet werden nur die Elemente, welche auch tatsächlich für die Aufgabenlösung benötigt werden. VIS-Akte ist dabei besonders einfach in der Handhabung und ergebnisorientiert. Die Arbeit mit VIS-Akte macht einfach Spaß! Die VIS-Akte basiert auf einem effizienten und schlanken Backend, welches insbesondere für die Belange eines Dokumentenmanagementsystems optimiert wurde. Hierzu zählen ein integriertes, hoch performantes Rechtesystem, eine flexible Dateiablage, welche eine Anbindung an marktrelevante Speichersysteme ermöglicht sowie eine hohe Plattformunabhängigkeit. 5

6 Dokumente immer und überall griffbereit. Sie sind viel unterwegs und möchten medienbruchfrei die wichtigsten Dokumente mitnehmen? Zur VIS-Akte wird das Produkt MobileClient zur Mitnahme von Schriftgut auf Tablet-PCs angeboten. Über ihre persönliche Aktenmappe entscheiden Sie selbst, welche Objekte Sie jederzeit mobil verfügbar haben möchten. Das können einzelne Dokumente, ausgewählte Vorgänge oder gesamte Akten sein. Über die Synchronisation steht Ihnen das Schriftgut auf dem mobilen Endgerät zur Verfügung. Dort können Sie es nicht nur jederzeit und überall einsehen, sondern auch beliebig weiterbearbeiten und sogar neue Dateien erstellen. Stets auf dem aktuellen Stand Die Synchronisation mit der zentralen VIS-Akte ist mit einem einzigen Mausklick erledigt. Dabei werden Ihre Änderungen vom mobilen Gerät in die E-Akte übertragen und gleichzeitig Aktualisierungen aus der E-Akte auf Ihrem Tablet-PC vorgenommen. Damit verfügen die mobil arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über vollständige und aktuelle Informationen. Der Effekt ist schnell spürbar: Sie haben alle Daten im kleinen Gerät komfortabel verfügbar. Papierausdrucke werden damit überflüssig. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern verringert auch Ihr Gepäck auf Dienstreisen und die Aktenberge in den Sitzungen. 6

7 Das Serviceangebot von PDV. Die PDV-Systeme legt großen Wert auf eine umfassende Kundenberatung und -betreuung. Bereits in der Planungsphase arbeiten unsere Projektmanager gemeinsam mit dem Kunden ein Kooperationskonzept aus, das während der Produkteinführung umgesetzt wird. Diese intensive Projektbetreuung hat sich bewährt und führt zu einer hohen Akzeptanz der eingeführten Lösung bei den Endanwendern in den öffentlichen Verwaltungen. Service aus erster Hand. Unser Serviceangebot für Sie. Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase. Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der erforderlichen Software und ggf. auch Hardware. Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplikationen oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an. Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen rund um unsere Softwareprodukte. Zertifizierte Dozenten der PDV-Akademie bereiten die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor. 7

8 März 2015 PDV-Systeme GmbH Haarbergstraße Erfurt Telefon: Infoline: Telefax: März