Digitale Personalakte

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1 Digitale Personalakte Finny Haug / Johannes Prinz Dienstleistungszentrum Personal BruderhausDiakonie Reutlingen BeB Tagung

2 Digitale Personalakte Ausgangssituation Vorüberlegungen Umsetzung die nächsten Schritte

3 Digitale Personalakte Ausgangssituation Die BruderhausDiakonie ist ein dezentral aufgestellter Komplexträger mit Angeboten in der Behindertenhilfe, Altenhilfe, Jugendhilfe und Sozialpsychiatrie.

4 Digitale Personalakte - Ausgangsituation 27 Dienststellen verteilt auf ca. 80 Standorte ca Mitarbeitende ca WfBM-Beschäftigte für 6 weitere Unternehmen erstellen wir die Gehaltsabrechnung als Dienstleister

5 Digitale Personalakte - Ausgangssituation ca. 85 lfm Personalakten in alphabetischer Reihenfolge verteilt auf drei Büros unzählige Meter Archiv an unterschiedlichen Standorten jedes Jahr kommen weitere 5 lfm Archiv dazu jeder Brief wird mit 3 4 Durchschlägen geschrieben, verschickt und an unterschiedlichen Stellen abgelegt

6 Digitale Personalakte - Ausgangssituation Handakten in den Dienstellen vor Ort Wichtige Unterlagen werden fälschlicherweise in der Handakte abgelegt anstatt in der Personalakte. Die BruderhausDiakonie hat eine einheitlich strukturierte Personalakte (Pendelakte) mit 4 Registern. Der durchschnittliche Umfang einer Akte beläuft sich auf ca. 200 Blätter.

7 Digitale Personalakte - Ausgangssituation Der Zugriff auf die Informationen aus der Personalakte muss auch in den dezentralen Dienststellen gewährleistet sein.

8 Digitale Personalakte - Ausgangssituation Da die Personalakten nicht direkt am Arbeitsplatz sind, müssen weite Wege zurückgelegt werden. Das ist unter anderem bei telefonischen Anfragen nicht zufrieden stellend.

9 Digitale Personalakte Vorüberlegungen Die digitale Akte sollte die Struktur der Papierakte abbilden, um die Akzeptanz der Benutzer zu erhöhen. Auch durch eine stufenweise Einführung der digitalen Akte erhöht sich die Akzeptanz.

10 Digitale Personalakte - Vorüberlegungen Die digitale Akte sollte mit unserem vorhandenen Personalerfassungssystem nicht nur kompatibel sein sondern gut harmonieren.

11 Digitale Personalakte - Vorüberlegungen Der Standardschriftverkehr z.b. Dienstverträge, Arbeitszeitänderungen usw. sowie Bescheinigungen aller Art werden über das Modul FAME von Systema erstellt.

12 Digitale Personalakte Umsetzung Einrichtung eines Scan-Arbeitsplatzes Installieren der Programme Unterscheidung von Bestandsakten und Neue Akten

13 Digitale Personalakte Umsetzung Verschlagwortung Wie finde ich nach dem Scannen das einzelne Schriftstück wieder? Organigramm der Personalakte erstellen

14 Digitale Personalakte Umsetzung Bestandsakten Es muss die Entscheidung herbei geführt werden, ob man die Bestandsakten selber einscannen will oder ob man auf einen Dienstleister zurückgreift. Hinweis: Solche Dienstleistungen bieten auch einige Werkstätten für Behinderte Menschen an. Aber natürlich gibt es auch andere professionelle Anbieter.

15 Digitale Personalakte Umsetzung Hierbei muss auf die Leistungsfähigkeit des Dienstleisters geachtet werden, damit die Akte nicht wochenlang unterwegs ist. Datenschutzbestimmungen müssen eingehalten werden. Mitbestimmungsrechte der MAV beachten.

16 Digitale Personalakte - Umsetzung Vorbereiten der Papierakten Abklären, wer die Vorbereitung der Akte vornimmt. Kontrolliert die Personalabteilung die Akte vorher, damit keine Doppelungen gescannt werden? Entfernen von Heft- und Büroklammern und ggf. von Schriftstücken die nicht in die Personalakte gehören. (Achtung Beides ist sehr zeitaufwendig!!)

17 Digitale Personalakte - Umsetzung Wir haben festgestellt, dass das Scannen der Schriftstücke nicht der entscheidende Kostenfaktor ist, sondern das Vorbereiten der Akten und die Verschlagwortung. Insofern ist es billiger unnötige Seiten einscannen zu lassen, die ggf. später wieder gelöscht werden können.

18 Digitale Personalakte - Umsetzung Neue Akten Die mit FAME erstellten Dokumente werden automatisch an der richtigen Stelle in der digitalen Personalakte abgelegt, sodass nur noch die noch nicht in digitaler Form vorliegenden Dokumente eingescannt und zugeordnet werden müssen.

19 Digitale Personalakte - Umsetzung Erster Schritt der Umsetzung bei der BruderhausDiakonie war das Einscannen von ca. 120 Bestandsakten sowie das laufende Anlegen der neuen digitalen Akten für zwei Dienststellen. Die digitale Akte entsteht in 4 Schritten: 1. Einscannen der Dokumente 2. Zuordnung des Datenstapels zur Person 3. Verknüpfung in den Personalfall 4. Sortierung der Dokumente innerhalb der digitalen Akte

20 Digitale Personalakte Die nächsten Schritte Einrichten der Tagespostordner für den/die Sachbearbeiter/in Papierarmes Büro Versehen der ausgehenden Dokumente mit einem Barcode - Strichcode, dreidimensionaler Code,

21 Digitale Personalakte die nächsten Schritte Zu welchem Zeitpunkt werden die aktuellen Dokumente eingescannt? Entscheidung der BruderhausDiakonie für spätes einscannen das bedeutet: Eingehende Post wird jedem/r Sachbearbeiter/in weiterhin in Papierform zugeleitet. Es erfolgt eine normale Bearbeitung der Dokumente.

22 Digitale Personalakte die nächsten Schritte Änderungen werden auf der Gehaltsakte aufgesteckt und verbleiben dort bis zur Kontrolle der betreffenden Gehaltsabrechnung. Anschließend werden alle Dokumente durch den/die Sachbearbeiter/in eingescannt und mit der digitalen Akte des/der Mitarbeiter/in verknüpft.

23 Digitale Personalakte die nächsten Schritte Welche Teile der vorhandenen Akte können vernichtet werden? - rechtliche Bedenken z.b. beim Vernichten der unterschriebenen Dienstverträge bzw. Vertragsergänzungen; sammeln wir diese Unterlagen in einem Ordner?

24 Digitale Personalakte die nächsten Schritte Einbinden des elektronischen Bewerbungsmanagements Workflows - z.b. Arbeitszeitänderung Absprache mit Mitarbeiter/in, Antrag MAV, Bestätigung der Vertragsveränderung, Eingabe ins Abrechnungssystem Dokumentenechte/revisionsichere Archivierung

25 Digitale Personalakte Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

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