GS-SHOP. 4., vollständig überarbeitete Auflage

Transkript

1 GS-SHOP 4., vollständig überarbeitete Auflage

2 Copyright Gandke & Schubert GmbH, Postfach , Mönchengladbach Alle Rechte vorbehalten, besonders die der Verbreitung und Vervielfältigung durch (auszugsweisen) Nachdruck, fotomechanische Wiedergabe, Film, Funk und Fernsehen, Ton-, Bild- oder Datenträger jeder Art auch CD-ROM, Einspeicherung und Rückgewinnung in Datenverarbeitungsanlagen aller Art. Programmautoren GS-SHOP für Windows: Carsten Willems (Wolfram Schubert) Handbuch: Lutz Heiwolt, Carsten Willems Wir haben uns größte Mühe mit dem Text und den Abbildungen in diesem Buch gegeben. Trotz aller Sorgfalt und der Mithilfe von Computern - dieses Handbuch wurde von Menschen gemacht. Daher können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Weder der Verlag noch die Autoren haften für fehlerhafte Angaben oder deren Folgen. Über konstruktive Kritik und Anregungen freut sich der Verlag.

3 Inhaltsverzeichnis Seite Inhaltsverzeichnis Einführung Systemvoraussetzungen Installation Borland Database Engine (BDE) Von der Testversion zur Vollversion Programmupdate / Aktualisierung Handhabung Die Hauptmaske von GS-SHOP Verwendung der Maus Verwendung der Tastatur Die Menüleiste Die Schnellstartleiste Die Statuszeile Programm beenden Schnellstart Erste Shopeinrichtung Erster Aufruf Ihres Online-Shops Aufruf des Shops von Ihrer Homepage aus Erste Stammdaten Die erste Online-Bestellung Accountdaten Neuanlage Importieren Passwort ändern Trennen Löschen

4 6. Shopeinstellungen Allgemeine Einstellungen Design und Aufruf Makros und Texte Suchmaschinensupport Stammdaten Der Stammdaten-Dialog Artikel Warengruppen Kataloge Kunden Kundengruppen Zahlweisen Versandarten Steuersätze Preisermittlung für die Bestellung Bestellungen Anzeige der Bestellungen Datensatz Bestelldaten Positionen Kundendaten Versandstatus Markierungen Auswertungen Lokale Auswertungen Auswertungsexport Online-Auswertungen Datenabgleich Datenabgleich mit dem Shopserver Dienste Alle Thumbnails neu erzeugen Alle Bilder löschen

5 11.3 Daten erneut an den Server übertragen Shop sperren / entsperren Datenbank reorganisieren Eigene Menüpunkte Administration Clienteinstellungen Client-/Shopdaten Verbindung Kommunikation Freie Menüpunkte Bilder Freifelder Batchbetrieb Variantenvorgaben Servereinstellungen GS-SHOP-Server Eigener FTP-Server Schnittstelle (Im-/Export: Stammdaten) Neues Import/Export-Format erstellen GS-AUFTRAG für Windows 2.xx Sage PC-Kaufmann ab Version 6.x GS-AUFTRAG für Windows 1.xx Andere Import-Formate Schnittstelle (Im-/Export: Artikelbilder) Auf Default-Werte setzen Grideinstellungen auf Defaultwerte setzen Deaktivierte Hinweismeldungen wieder einschalten Alle GS-SHOP Online-Meldungen erneut abrufen Alle Besucherstatistikdaten erneut abrufen Das Hilfe - Menü Hilfe-Assistent Bestellformular Registrierungscode eingeben Automatisches Programmupdate über das Internet Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft

6 Einstellungen in GS-SHOP Einstellungen in GS-AUFTRAG Übernahme von Bestellungen in GS-AUFTRAG Einstellungen in PC-Kaufmann Übernahme von Bestellungen in PC-Kaufmann Besonderheiten der Schnittstelle PC-Kaufmann GS-SHOP Unterstützte Zahlungssysteme Online-Zahlungen per Kreditkarte und Bankeinzug über ipayment (Schlund+Partner) Einrichtung des ipayment-systems Verwaltung von Online-Zahlungen Manuelle Zahlungen Online-Zahlungen per Kreditkarte und Bankeinzug über transact Caesar-IPS Freischaltung des Online-Shops Verwaltung von Online-Zahlungen Online-Clearing über iclear Zertifizierung von GS-SHOP Trusted-Shops: Sicheres Online-Shopping Anhang Verwendung eines eigenen SHOP-Servers Die Komponenten Shop-Client und -Server Technische Voraussetzungen für den Serverbetrieb: Verzeichnisstruktur und Dateien von GS-SHOP Häufige Probleme (und die zugehörigen Lösungen) Probleme mit der BDE unter Windows NT Logo mit SSL-Zertifikat in eigenem Template anzeigen Eingabefeld Firma verstecken Shopaufruf mit bestimmtem Artikel / Katalog / Warengruppe auf der Startseite Was passiert, wenn mein Shop mehr als 4 GB Traffic verursacht URL des Shopservers verbergen Wofür verwendet der Shop Cookies? Wie kann ich GS-Shop von zwei Rechnern aus administrieren? Wie berechnet sich der Shoptraffic Was Sie sonst noch wissen sollten Was ist eigentlich Shareware?...245

7 18.2 Wer ist Gandke & Schubert? Weitere GS-Programme Kleines Glossar Index

8 Kapitel 1 Einführung 8

9 Einführung 1. Einführung Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, GS-SHOP einzusetzen. Mit GS-SHOP richten Sie in kürzester Zeit Ihr eigenes, komplettes Online-Shopsystem ein (dabei hilft das Kapitel Schnellstart ab S. 24. Die Schnellstartanleitung finden Sie nach der Installation auch im Programmverzeichnis unter \DOC\SCHNELLSTART). Das Onlineshop-System GS-SHOP besteht, genau genommen, aus mehreren Komponenten. Herz des Systems ist der GS-SHOP-Server. Dies ist ein System aus einigen Computern, die vom Provider (für GS-SHOP also i.d.r. Gandke & Schubert) im Internet weltweit und rund um die Uhr zur Verfügung gestellt werden. Hier werden die Angebote, Waren und Dienstleistungen der angeschlossenen Internet-Shops ständig für alle Kunden verfügbar gehalten. Das vorliegende Programm GS-SHOP ist die Software, die auf Ihrem Rechner zu Hause installiert ist und mit der Sie den GS-SHOP-Server gleichsam fernsteuern. Die bei Ihnen eingesetzte Software GS-SHOP ist der GS-SHOP-Client. Zur Vereinfachung sprechen wir in dieser Dokumentation meistens einfach nur von GS-SHOP, wenn der lokal bei Ihnen installierte GS-SHOP-Client gemeint ist. Die Pflege der Daten erfolgt offline in GS-SHOP bzw. in Ihrem Warenwirtschaftssystem GS-AUFTRAG oder Sage PC-Kaufmann. Es ist also weder eine Standleitung ins Internet erforderlich, noch müssen Sie während der Änderung von Artikeldaten permanent mit dem Internet verbunden sein. Der Abgleich zwischen Ihrem Rechner und dem Internet-Server erfolgt statt dessen am Stück, und zwar nur zur Aktualisierung der Daten auf dem GS-SHOP-Server und zur Abholung der Bestellungen vom GS-SHOP- Server, also so zeit- und kostensparend wie möglich. Durch die Schnittstelle zu GS-AUFTRAG bzw. zu PC-Kaufmann binden Sie Ihren Shop komfortabel an die Fakturierung aus dem Hause Gandke & Schubert an. Aber natürlich ist auch der Einsatz als Stand-Alone- System oder der Artikelimport aus verschiedenen Datenquellen problemlos möglich. Um Artikel und Kunden online im Internet verfügbar zu haben, setzen Sie in den Stammdaten von GS- AUFTRAG einfach den Schalter Online-Artikel bzw. Online-Kunde. Beim nächsten Datenimport über die Schnittstelle zwischen Ihrer Warenwirtschaft und GS-SHOP werden diese Datensätze (bei Verwendung des PC-Kaufmann: alle Daten) dann automatisch an GS-SHOP übertragen. Ändern Sie die Daten von Online-Artikeln in GS-AUFTRAG oder im PC-Kaufmann, führt GS-SHOP diese selbstverständlich ebenfalls mit. 9

10 Einführung Auch die Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden über die Schnittstelle an GS-AUFTRAG oder PC- Kaufmann übergeben. Sie brauchen die Rechnungen nur noch auszudrucken. So ist gewährleistet, dass mit minimalem Aufwand immer Ihr aktueller Artikelbestand im Internet liegt und Ihre Kunden schnell bedient werden. Vordefinierte Shop-Designs (Templates) machen den Einstieg denkbar einfach und können durch vielfältige Einstellmöglichkeiten individuell angepasst werden. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. Zusätzlich zu den fertigen Designs besteht auch die Möglichkeit, den Online-Shop komplett frei zu gestalten: Mit HTML und Javascript stehen Ihnen dabei alle Möglichkeiten offen. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie nach der Installation im Programmverzeichnis unter \DOC\ANLEITUNG_ZUR_HTML-GESTALTUNG oder im Internet unter Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Betreiben Ihres eigenen Online-Shops. Mönchengladbach, im Januar 2004 Lutz Heiwolt Carsten Willems 10

11 Einführung 1.1 Systemvoraussetzungen Für Installation und Betrieb des GS-SHOP-Client gelten ähnliche Systemvoraussetzungen wie für GS- AUFTRAG oder PC-Kaufmann. Wenn eines dieser Systeme auf Ihrem Rechner läuft, dürfte es keine Hindernisse für GS-SHOP geben. Hinzu kommen Anforderungen, die den Internetzugang betreffen. Mindestanforderungen Pentium III kompatibler PC (ab 450 MHz) 128 MB Arbeitsspeicher. 20 MB freier Festplattenplatz (plus Platz für die in GS-SHOP verwalteten Artikel- und Kundendaten). WINDOWS 98 SE, NT 4.0 (letztes SP), XP, 2000 SVGA-Grafikkarte - (Auflösung 800 x 600) Maus & CD-ROM Laufwerk Internet Explorer 5.0, Internet-Zugang Eigene Homepage wird benötigt, um den Shop aufzurufen. Zugang zu einem GS-SHOP-Server für die Datenbank Ihres Shops. Die Standardvorgabe dafür ist Informationen über andere GS-SHOP-Server finden Sie unter Optional Auch Artikelbilder können auf Wunsch auf dem Shopserver abgelegt werden. Alternativ verfügen Sie über ein Verzeichnis im Internet, auf das per FTP- und HTTP-Protokoll zugegriffen werden kann. Normalerweise gehört dieses zu jeder Homepage. Im Zweifel fragen Sie einfach Ihren Internet- Provider. Für die Schnittstelle zur Fakturierung: GS-AUFTRAG oder Sage PC-Kaufmann. 11

12 Kapitel 2 Installation 12

13 Installation 2. Installation Bei der Installation von CD wird normalerweise beim Einlegen des Datenträgers automatisch das Auswahlmenü geöffnet. Startet das Programm nicht von selbst, rufen Sie bitte die Datei STARTCD.EXE im Stammverzeichnis der CD über START AUSFÜHREN auf. In der Liste der Programme finden Sie einen Eintrag für GS-SHOP. Klicken Sie auf den Eintrag und bestätigen Sie zum Start der Installation die folgende Frage mit JA. Haben Sie das Programm aus dem Internet heruntergeladen, starten Sie nur die auf Ihren Rechner heruntergeladene Datei GSSHOP210.EXE. Hinweis: Im Internet wird ggf. ebenfalls eine Datei GSSHOPxxxUPDATER.EXE angeboten. Diese enthält lediglich die aktuelle EXE-Datei sowie eine aktuelle Muster-Datenbank. Haben Sie GS-SHOP bereits auf Ihrem Rechner installiert, reicht es in der Regel aus, diese deutlich kleinere Datei herunterzuladen. Vergewissern Sie sich zuvor, dass Sie über genügend freien Festplattenspeicher verfügen. Für die reine Installation von GS-SHOP (ohne die BDE und natürlich ohne Daten) benötigen Sie ca. 20 MB freien Speicher auf Ihrer Festplatte. Zur Speicherung von Daten (Artikel, Kunden, Bestellungen etc.) benötigen Sie natürlich weiteren Platz, der abhängig von der Datenmenge ist. Sie können den freien Speicher prüfen, indem Sie im Ordner ARBEITSPLATZ mit der rechten Maustaste auf Ihre Festplatte (z. B. C:\) klicken und EIGENSCHAFTEN auswählen. 13

14 Installation Nach dem Eröffnungsbildschirm der Installation wird das gewünschte Programmverzeichnis erfragt. Von diesem Verzeichnis abzweigend werden die Programm- und Datenverzeichnisse der verschiedenen GS- Programme angelegt. Das vorgeschlagene Verzeichnis ist der Pfad C:\GSWIN\SHOPxxx, wobei das xxx für die Versionsnummer der Programmversion steht. GS-SHOP trägt sich in die Programmgruppe GS-BÜRO 32 ein, die standardmäßig auch für die anderen kaufmännischen GS-Programme verwendet wird. Auf Wunsch können aber auch Änderungen vorgenommen werden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die vorgeschlagenen Einstellungen beizubehalten. Nach der Bestätigung mit < > beginnt der Installationsvorgang. Nach der Installation der BDE (s.u.) und des Programms kann GS-SHOP dann über das Icon in der Programmgruppe gestartet werden. 2.1 Borland Database Engine (BDE) GS-SHOP verwendet die Borland Database Engine (BDE) für den Zugriff auf die Datenbankdateien. Damit das Programm funktionieren kann, wird also eine installierte 32-Bit-Version der BDE vorausgesetzt. 14

15 Installation Installieren Sie GS-SHOP von der CD, prüft die Menüoberfläche zunächst, ob die BDE bereits auf Ihrem Rechner vorhanden ist. Falls nicht, wird Ihnen zunächst die Installation der BDE angeboten, wenn Sie versuchen die Software zu installieren (s.u.). Ist keine BDE auf Ihrem Rechnersystem vorhanden und installieren Sie GS-SHOP erstmalig direkt von den Aktualisierungsdisketten, erhalten Sie beim Programmstart eine entsprechende Meldung, dass die BDE nicht initialisiert werden konnte. In diesem Fall starten Sie das BDE-Setup bitte manuell von der CD Sie finden den entsprechenden Auswahlpunkt auf der CD unter TOOLS / ZUSATZ BDE (32-BIT). Beantworten Sie die anschließende Frage mit JA und klicken Sie im Begrüßungsbildschirm des Installationsprogramms auf WEITER. Nach Abschluss des BDE-Setups kehren Sie zur Menüoberfläche zurück und können die Installation von GS-SHOP fortsetzen. Wichtig: Wenn Sie Windows 2000 oder NT einsetzen, sollten Sie auf Ihrem lokalen Rechner Administratorrechte haben, da die Borland-Database-Engine (BDE), über die der Zugriff auf die lokalen Datenbanken erfolgt, sonst nicht die erforderlichen Einträge in die Windows- Registrierungsdatenbank eintragen kann. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Kap Von der Testversion zur Vollversion Wie bei allen GS-Programmen müssen Sie auch bei GS-SHOP nicht die Katze im Sack kaufen. Die kostenlose 60-Tage-Testversion bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programm gründlich auf Eignung für Ihre Zwecke zu prüfen und auch einen eigenen Test-Shop im Internet anzulegen. Nach diesen 60 Tagen wird Ihr Server-Account automatisch deaktiviert. Haben Sie einen Test-Shop angelegt, bleibt dieser noch für einige Zeit erreichbar, Sie können allerdings keine Änderungen mehr an den Stammdaten vornehmen und auch keine Bestellungen abrufen. Erwerben Sie die Vollversion von GS-SHOP, ist der Zugriff auf den Online-Shop wieder möglich, vorausgesetzt natürlich, es ist nicht soviel Zeit vergangen, dass der Serverbetreiber ihn komplett gelöscht hat. 15

16 Installation Wichtig: Ein Shop, der mit einer Vollversion verwaltet wird, ist fest mit dem dort registrierten Anwender verbunden. Sie können diesen Shop nicht in eine Testversion des GS-SHOP- Clients oder eine andere Vollversion importieren! Zusammen mit der Vollversion wird Ihnen von Gandke & Schubert oder Ihrem Software-Händler ein Registrierungscode sowie der dazu gehörende Anwendername bzw. eine Seriennummer mitgeteilt. Diese Daten sind erforderlich, um aus der Testversion eine registrierte Vollversion zu machen. Dazu klicken Sie in der Testversions-Meldung, die beim Programmstart und -ende angezeigt wird, auf die Schaltfläche Registrierungscode eingeben. Bitte achten Sie darauf, Ihren Anwendernamen exakt so einzugeben, wie von Gandke & Schubert oder Ihrem Software-Händler mitgeteilt, inkl. Leerzeichen, Kommata etc. Der Registrierungscode ist nur zusammen mit dem jeweiligen Anwendernamen gültig. Bei Shoplösungen, die über den Handel vertrieben werden, wird in der Regel statt eines Anwendernamens eine Seriennummer verwendet. 2.3 Programmupdate / Aktualisierung Das Aufspielen einer neueren Programmversion von GS-SHOP läuft generell wie eine Neuinstallation des Programms ab. Installieren Sie das Update (die neue Programmversion) einfach über die bereits bestehende Programmversion von GS-SHOP. Das Programm bleibt dabei als Vollversion registriert, alle vorhandenen Daten 16

17 Installation werden komplett übernommen. Nach dem Neustart von GS-SHOP können Sie, soweit vorhanden, den mitgelieferten Registrierungscode zur Freischaltung des Updates (wie in Kap. 2.2 beschrieben) eingeben. Achtung: Beim Update von einer älteren Programmversion (GS-SHOP 1.xx) wird die neue Programmversion GS-SHOP 2.xx in ein separates Verzeichnis installiert. Nach dem ersten Programmstart können mit Hilfe des Assistenten die Daten der Vorgängerversion übernommen werden (vgl. Kap. 4.1). Sie erhalten neue Programmversionen nicht nur in Form von kostenpflichtigen Updates, die Sie bei Gandke & Schubert oder ihrem Softwarehändler bestellen können, sondern auch als Service-Versionen, die Sie zur Aktualisierung Ihres Programmcodes verwenden können. Solche kostenlosen neuen Versionen entsprechen vom Leistungsumfang her im großen und ganzen dem Stand der von Ihnen eingesetzten und bezahlten Software, enthalten aber Korrekturen und kleinere Verbesserungen und Änderungen der neuen Version, die z. B. bei Anpassungen der Dateistruktur auf dem Server erforderlich werden können. So erkennt GS-SHOP selbstständig, ob auf dem Server eine neuere Programmversion verfügbar ist und bietet bei kostenfreien Updates die Möglichkeit, diese automatisch herunterzuladen (vgl. Kap. 13.4). In unregelmäßigen Abständen kann aus technischen Gründen ein Zwangsupdate erforderlich sein. Auch in diesem Fall bekommen Sie auf diesem Wege eine kostenlose Aktualisierung Ihrer Programmversion. Im Internet erhalten Sie jeweils aktuelle Programmversionen unter der Adresse Bei jeder Datenübertragung wird grundsätzlich geprüft, ob eine neue Programmversion vorliegt und diese ggf. direkt zum Download angeboten. Alternativ kann das Update jederzeit manuell herunter geladen werden. Abgesehen von Ihren Verbindungskosten zum Internet sind diese Versionen für Sie kostenfrei (vgl. Kap. 13.4). Informationen zu GS-SHOP erhalten Sie auch auf unserem News-Server unter news.gsn.de im Forum GSN.KUNDE.FORUM.AUFTRAG.ONLINESHOP. Hier werden regelmäßig Informationen über neue Funktionen oder Updates veröffentlicht. Problemlösungen werden ebenfalls über diesen Weg angeboten. Wichtig: Hinweis: Bitte legen Sie unbedingt vor dem Update eine Datensicherung Ihrer bereits vorhandenen Daten an. Falls während des Updates ein Unglück geschieht, etwa ein Systemabsturz oder ein Stromausfall, könnten Sie Ihre Daten schlimmstenfalls verlieren. Für die Dateikonvertierung benötigt das Programm zeitweilig den doppelten Speicherplatz auf Ihrer Festplatte, da sowohl die alten Daten als auch die bereits konvertierten neuen Daten zur Verfügung stehen müssen. 17

18 Kapitel 3 Handhabung 18

19 Handhabung 3. Handhabung Bei jedem Programmstart erscheint automatisch die Hauptmaske von GS-SHOP. 3.1 Die Hauptmaske von GS-SHOP In der obersten Bildschirmleiste wird der Programmname und die Versionsnummer angegeben. Die darunter liegende Zeile mit den Hauptmenüpunkten können Sie über Maus oder Tastatur ansteuern (vgl. Kap. 3.2f). Über eine Schnellstartleiste im Outlook-Style am linken Fensterrand können die Shopfunktionen schnell aufgerufen werden. Der größte Teil der Hauptmaske von GS-SHOP beinhaltet einen integrierten Webbrowser. Standardmäßig wird hier neben der URL zum Aufruf Ihres Shops sowie einer Schnellübersicht auch eine grafische Auswertung der Shopbesucher und der Bestellumsatz nach Datum angezeigt. Zusätzlich kann natürlich der eigene Shop betrachtet, aber auch ganz normal gesurft werden. Die üblichen Browser-Funktionen sind über die Schaltflächen in der Titelleiste aufrufbar. 19

20 Handhabung Aus Sicherheitsgründen kann der integrierte Browser derart eingeschränkt werden, dass sich nur lokale Webseiten aufrufen lassen (s. Kap ). In der untersten Bildschirmzeile, der Statuszeile, wird Ihnen u. a. Ihre Anbieter-ID (Die Nummer Ihres persönlichen Shop-Accounts) angezeigt. 3.2 Verwendung der Maus Mit der Maus können Sie den Zeiger auf dem Bildschirm steuern. In GS-SHOP verwenden Sie für alle durchzuführenden Aktionen nur die linke Maustaste. Durch das Betätigen der linken Maustaste, z. B. durch Einzelklick, werden Bildelemente auf dem Bildschirm markiert. Durch Doppelklick wird eine gewählte Aktion gestartet oder ein Menüpunkt geöffnet. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich ein Fenster mit mehreren Begriffen, von denen einer durch Klick der linken Maustaste in das zu füllende Feld übernommen werden kann. Über die rechte Maustaste erhalten Sie an vielen Stellen im Programm ein so genanntes Popup-Menü, das ebenfalls die jeweils wichtigsten Befehle oder Menüpunkte enthält. 3.3 Verwendung der Tastatur Sie können das Programm zum großen Teil auch über die Tastatur bedienen. Im Hauptmenü (oberste Menüleiste, s. Kap. 3.4) öffnen Sie das entsprechende Untermenü über die Tastenkombination <ALT+UNTERSTRICHENER BUCHSTABE>. Im Untermenü aktivieren Sie die angegebenen Funktionen z. B. durch das Eingeben des unterstrichenen Buchstabens oder über Hotkeys, d. h. 20

21 Handhabung durch das Betätigen von verschiedenen Tastenkombinationen mit z. B. <EINFG>, <ENTF>, <STRG> oder <ESC>. Mit den Pfeiltasten können Sie sich z. B. in Untermenüs von Menüpunkt zu Menüpunkt nach oben und nach unten bewegen. Sind weitere Hotkeys vorhanden, finden Sie diese ebenfalls hinter den Bezeichnungen der Menüpunkte. 3.4 Die Menüleiste Die verschiedenen Programmfunktionen von GS-SHOP sind in Menüs zusammengefasst, die Sie in der Menüleiste per Mausklick oder per Tastenkombination aktivieren können. Hinter den meisten Hauptmenüpunkten verbergen sich weitere Funktionen, die sich in Form eines weiteren Fensters, eines so genannten Untermenüs zeigen. Die einzelnen Menüpunkte werden ausführlich in den folgenden Kapiteln beschrieben. 3.5 Die Schnellstartleiste Über eine Schnellstartleiste im Outlook-Style am linken Fensterrand können alle Shopfunktionen schnell aufgerufen werden. Die einzelnen Funktionen sind in Gruppen übersichtlich strukturiert; jede gewünschte Funktionsgruppe öffnet sich über einen Mausklick auf den zugehörigen Gruppentitel und enthält spezielle Schaltflächen ( Icons ), mit deren Hilfe Sie direkten und schnellen Zugriff auf bestimmte Programmfunktionen haben. Die jeweiligen Funktionen aktivieren Sie durch das Anklicken des entsprechenden Icons mit der linken Maustaste. 3.6 Die Statuszeile In der letzten Bildschirmzeile wird Ihnen die Anbieter-ID Ihres Online-Shops angezeigt. Zusätzlich weist die Statuszeile auf die Notwendigkeit eines Datenabgleichs mit dem Shopserver hin: Wurden beispielsweise lokale Stammdaten geändert, ist ein Datenabgleich erforderlich, um die Änderungen auch auf dem Shopserver sichtbar zu machen. Wenn Sie auf die Statuszeile doppelklicken, so werden Ihnen übrigens alle im Client geänderten Datensätze angezeigt, die noch an den Shopserver übertragen werden müssen. 21

22 Handhabung 3.7 Programm beenden Sie können GS-SHOP mit dem Hotkey <ALT+F4> oder einfach über <ESC> verlassen. Bevor das Programm beendet wird, erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit <OK> bzw. <ENTER> bestätigen müssen, um das Programm endgültig zu verlassen. 22

23 Kapitel 4 Schnellstart 23

24 Schnellstart 4. Schnellstart Gehören Sie auch zu den Anwendern, die ungern umfangreiche Dokumentationen durcharbeiten? Damit sind Sie nicht alleine: Der Einrichtungsassistent in GS-SHOP führt Sie in wenigen Schritten bis zum funktionsfähigen Shop. Hinweis: Die Hilfe über den Einrichtungsassistenten können Sie jederzeit abbrechen. Natürlich kann diese gestraffte Anleitung zum Schnellstart nicht alle Punkte umfassend behandeln. Ausführliche Funktionsbeschreibungen finden Sie ab Kap. 3. Informationen zur Gestaltung komplett eigener Shopdesigns ( Templates ) finden Sie nach der Installation im Verzeichnis \SHOP200\DOC\ANLEITUNG ZUR HTML-GESTALTUNG. Neben dem Handbuch zur Templategestaltung ( ANLEITUNG ZUR HTML- GESTALTUNG.PDF ) enthält dieses Verzeichnis auch die dort beschriebenen Beispiel- Templates (vgl. Kap ). 4.1 Erste Shopeinrichtung Starten Sie GS-SHOP, z. B. über START PROGRAMME GS-BÜRO 32 GS-SHOP. Haben Sie noch keinen Shop-Account angelegt, so wie das nach der Neuinstallation der Fall ist, startet das Programm automatisch den Einrichtungs-Assistenten. 24

25 Schnellstart Klicken Sie auf WEITER um den Vorgang zu starten. Anschließend haben Sie die Auswahl, einen neuen Shopaccount anzulegen oder die Daten aus einer älteren Version von GS-SHOP zu übernehmen. Achtung: Nur beim Update einer älteren Programmversion (GS-SHOP 1.xx) ist die gesonderte Übernahme der Daten erforderlich. Beim Update von GS-SHOP 2.xx auf GS-SHOP 2.10 wird die neue Programmversion einfach über die bestehende Programmversion installiert, eine Datenübernahme ist somit nicht erforderlich (vgl. Kap. 2.3). Wählen Sie "einen neuen Shopaccount einrichten" und klicken Sie auf WEITER. Hinweis: Das Vorgehen bei der Datenübernahme aus einer alten Version von GS-SHOP entspricht weitgehend dem im Folgenden Beschriebenen. Zusätzlich werden die Daten der alten Installation übernommen. Um eine lückenlose Nummerierung der Bestellungen zu gewährleisten, kann die Bestellungsnummer manuell editiert werden: 25

26 Schnellstart Sie benötigen einen Internetzugang, um Ihren Online-Shop betreiben zu können. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER um eine Internetverbindung aufzubauen. Hinweis: Wenn Sie sich über einen normalen Internet-Provider wie T-Online, AOL etc. einwählen, benötigen Sie keine Proxy-Einstellungen, können also gleich mit WEITER auf die nächste Seite wechseln. Proxy-Einstellungen sind in der Regel nur nötig, wenn Sie in einem Firmennetzwerk arbeiten, das einen speziellen Proxy-Server für den zentralen Internet-Zugang über eine einzige Firmenleitung verwendet. Optional können Sie hier in diesem Fall die Zugangsdaten dafür eingeben. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihren System-Administrator. 26

27 Schnellstart GS-SHOP erstellt daraufhin eine Internetverbindung zu Ihrem Shopbetreiber. Zunächst werden dessen Geschäftsbedingungen angezeigt. Bestätigen Sie Ihr Einverständnis mit JA, anschließend werden Sie zur Eingabe Ihres Usernamens und eines geheimen Passwortes aufgefordert. Geben Sie einen beliebigen Anwendernamen ein. Natürlich können Sie Ihr aus mindestens 6 Zeichen bestehendes Passwort frei wählen. Zur Sicherheit geben Sie Ihr Passwort zweimal ein: Jeder Online-Shop, der mit der Software GS-SHOP verwaltet wird, bekommt eine eindeutige Identifizierung in Form einer Anbieter-ID. Diese Nummer wird Ihnen bei der Anmeldung Ihres Shopaccounts vom Shop-Server Ihres Shopbetreibers zugewiesen. Klicken Sie hierfür auf OK. GS-Shop verbindet sich mit dem Shopserver und legt dort einen neuen Shopaccount an. 27

28 Schnellstart Im nächsten Schritt geben Sie wesentliche Shopdaten ein. Über WEITER gelangen Sie in den Einstellbereich für die Standardvorgaben Ihres Shops. Natürlich ist auch später noch alles änderbar. Es genügt zunächst, wenn Sie hier Ihre eigenen Anbieterdaten eingeben: Klicken Sie dann auf OK, um die Gestaltung Ihres Shops im Internet festzulegen. Wählen Sie jetzt ein Shopdesign für das Erscheinungsbild Ihres Online-Shops aus. GS-SHOP zeigt eine Liste der auf dem Shop-Server vorhandenen Designmuster an. Diese Templates genannten Layouts für Ihren Shop können Sie später noch u. a. durch Farb- und Schemawahl individuell verändern. 28

29 Schnellstart Mit dem Button VERWENDEN entscheiden Sie sich einfach für ein beliebiges Template (natürlich können Sie diese Auswahl jederzeit problemlos ändern; darüber hinaus ist eine vollständig eigene Gestaltung Ihres Shopdesigns möglich). Danach werden Sie zum Einstellen der Shopmakros aufgefordert. Über diese Makros können Sie z. B. den Namen Ihres Shops oder Ihr Firmenlogo eingeben und damit das Erscheinungsbild Ihres Internetshops beeinflussen. Wählen Sie einmal das Makro TXT_SHOPNAME und klicken Sie dann auf EIGENSCHAFTEN: Hier können Sie nun Ihren Shopnamen eingeben und mit OK übernehmen. Damit sind die Grundeinstellungen für Ihren eigenen Online-Shop schon komplett. Schließen Sie das Eingabefenster mit OK und klicken Sie im Assistenten auf weiter. 29

30 Schnellstart Für die Inbetriebnahme Ihres Onlineshops ist ein Import vorhandener Stammdaten nicht zwingend erforderlich. Überspringen Sie diesen Punkt daher zunächst (externe Stammdaten und Bilder können später jederzeit importiert werden) mit WEITER. Sie haben nun alle erforderlichen Einstellungen für den ersten Aufruf Ihres Internetshops angegeben. Alle Änderungen Ihrer Vorgaben in GS-SHOP müssen grundsätzlich zunächst mit dem Shopserver abgeglichen werden. Klicken Sie im Assistenten auf WEITER, öffnet sich der Dialog für die Datenübertragung zum Server. Hier sehen Sie auch Ihre "Anbieter-ID", die der Shopserver dem GS-SHOP-Client beim Anlegen Ihres Accounts mitgeteilt hat. Über diese Zahl wird Ihr Shop in der Datenbank eindeutig identifiziert. Für die Datenübertragung geben Sie Ihr bei der Anmeldung eingetragenes Passwort ein und klicken auf OK. Als Ende der Stammdatenübertragung zeigt GS-SHOP Ihnen ein Ergebnisfenster an. Klicken Sie dort auf 30

31 Schnellstart SCHLIESSEN, beenden Sie den Assistenten mit FERTIGSTELLEN. Damit ist Ihr neuer Shop-Account zunächst fertig. Schließen Sie das Fenster SHOPACCOUNT mit der gleichnamigen Schaltfläche. Im integrierten Browser wird daraufhin automatisch Ihr Onlineshop aufgerufen. 4.2 Erster Aufruf Ihres Online-Shops Ihr Shop ist jetzt bereits im Internet aufrufbar. Wählen Sie dafür in der Schnellstartleiste im Outlook-Style am linken Fensterrand die Rubrik Onlineshop aufrufen. Dort können Sie Ihren Onlineshop wahlweise über den internen Browser oder über Ihren Standardbrowser ansehen. Natürlich sind noch keine Artikel darin wählbar und vermutlich entsprechen Texte, Farben und andere Einstellungen noch nicht Ihren Vorstellungen, es sei denn, Sie haben bei den "Texten und Makros" schon alles individuell für sich eingegeben. Änderungen und Dateneingaben sind aber genauso leicht möglich wie die bisherige Shopeinrichtung war. Die URL-Adresse für den späteren Shopaufruf finden Sie unter dem Menüpunkt SHOPEINSTELLUNGEN DESIGN UND AUFRUF. Damit Sie Ihren Shop immer wieder leicht aufrufen können, ohne die lange URL neu eingeben zu müssen, sollten Sie diese einfach in Ihrem Browser speichern. Beim Internet- Explorer wählen Sie dafür in dem Browserfenster, das Ihren Shop anzeigt, den Menüpunkt FAVORITEN ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN. Bei Netscape ist der Menüpunkt dafür COMMUNICATOR LESE- ZEICHEN LESEZEICHEN HINZUFÜGEN oder noch einfacher mit dem Tastenkürzel STRG+D. 4.3 Aufruf des Shops von Ihrer Homepage aus Damit Ihr Shop im Internet verfügbar ist, muss er natürlich über einen Link auf Ihrer Homepage aufrufbar sein. Sie können dabei ganz normal auf die Internet-Adresse zum Aufruf Ihres Shops (URL) linken. Diese haben Sie ja - wenn Sie obige Anleitung durchgegangen sind - in Ihrem Browser gespeichert. Außerdem gibt es unter SHOPEINSTELLUNGEN DESIGN UND AUFRUF den Button IN DIE ZWISCHENABLAGE KOPIEREN. Dieser kopiert die komplette Shop-URL in die Windows-Zwischenablage. Starten Sie im 31

32 Schnellstart Anschluss daran einfach Ihren Internet-Browser, klicken oben auf die Zeile zur direkten Eingabe der Internet-Adresse und drücken die Tastenkombination <STRG+V>: Ihr Online-Shop wird aufgerufen. Genauso einfach ist es, den Shopaufruf in eine Internetseite zu integrieren. Verwenden Sie zum Bearbeiten Ihrer HTML-Seiten z. B. "Microsoft Frontpage Express", markieren Sie den Text, der zu einem Link auf Ihren Online-Shop werden soll und wählen den Menüpunkt "Einfügen Hyperlink". Beim Eingabefeld "URL" geben Sie an, wie der Shop gestartet werden soll, am einfachsten, indem Sie auch hier die Tastenkombination <STRG+V> drücken und den Inhalt aus der Zwischenablage kopieren. Ähnlich ist die Vorgehensweise, wenn der Link von einem Button oder einer Grafik ausgehen soll. Auch hier gibt es Eingabefelder für die URL. Zum Testen des Shopaufrufs ist es nicht erforderlich, die Webseite, die den Link auf den Shop enthält, sofort ins Internet zu stellen. Statt dessen können Sie sie auch als ganz normale Datei auf Ihrem Rechner speichern und dann im Browser öffnen. Dies geschieht abhängig von Browser und Version über den Menüpunkt "File Open" oder "Datei Öffnen". Wichtig: Wenn Sie die Shop-Server von Gandke & Schubert einsetzen, dann wird im Normalfall Ihr Shop nicht nur auf einem Rechner, sondern auf einer ganzen Server-Farm gehostet. Verwenden Sie für den Shopaufruf auf keinen Fall eine URL, in der einer der Arbeitsserver direkt angesprochen wird (z.b. Damit der richtiger Server automatisch ausgewählt werden kann und immer die aktuellen Cache-Daten zu sehen sind, müssen Sie immer die vom GS-SHOP-Client angezeigte Aufruf-URL über das Portal ( verwenden. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Besucher Ihres Shops immer die aktuellen Daten zu sehen bekommen! 4.4 Erste Stammdaten Setzen Sie auch GS-AUFTRAG oder Sage PC-Kaufmann ein, können Sie über die Datenschnittstelle vorhandene Artikel und Warengruppen problemlos in GS-SHOP importieren (s. Kap. 12.3). Warengruppen Für den "Schnellstart" legen wir einfach ein paar Warengruppen und Artikel von Hand in GS-SHOP an. 32

33 Schnellstart Rufen Sie unter STAMMDATEN den Menüpunkt WARENGRUPPEN auf. Als Vorgabe ist dort bereits Artikel (Standard)" oder Standardartikel zu finden. Legen Sie über die Schaltfläche NEU oder <EINFG> einfach noch ein paar weitere Warengruppen an. Artikel Wählen Sie anschließend die Dialogseite "Artikel" und fügen auch ein paar Artikel hinzu. Lassen Sie sich dabei nicht von den vielen Eingabefeldern irritieren, zwingend erforderlich sind nur einige wenige: Die Bestellnummer dient der Identifizierung jedes Artikels. Deshalb muss sie eindeutig sein. GS-SHOP überprüft das im Anschluss an die Artikeleingabe. Wählen Sie für Ihre Artikel außerdem noch eine Warengruppe und geben Sie die Bezeichnung und Beschreibung ein. Preise verwaltet GS-SHOP standardmäßig als so genannte "Staffeln", d. h. Sie können angeben, welcher Preis bei Abnahme eines einzelnen Artikels gilt und wie sich der Preis bei bestimmten Abnahmemengen reduziert (s. Kap ). Wir gehen erst einmal davon aus, dass der Preis unserer Artikel unabhängig von der Anzahl immer gleich bleibt. Tragen Sie einfach bei der schon automatisch angelegten Preisstaffel "Ab Menge 1" den entsprechenden Preis als "VK-Preis 1" (Verkaufspreis 1) ein. Nach Eingabe der Artikeldaten führen Sie noch eine Datenübertragung an den Shop-Server durch, damit die vorgenommenen Einstellungen und neu angelegten Daten auch dort verfügbar sind. Dazu rufen Sie den Menüpunkt DATENABGLEICH STAMMDATEN AN DEN SERVER SCHICKEN auf. 33

34 Schnellstart Artikelbilder Damit der Shop-Server entlastet wird, legt GS-Shop Artikelbilder normalerweise auf einem anderen Server ab, der sich an beliebiger Stelle im Internet befinden kann. In der Regel wird das der Server sein, wo auch Ihre Homepage liegt und wo Sie ohnehin über kostenfreien Speicherplatz ( Webspace ) verfügen. Auch das lässt sich ohne viel Aufwand einrichten, aber um den "Schnellstart" nicht zu überfrachten, verzichten wir hier auf eine weitere Erläuterung. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Kap f. 4.5 Die erste Online-Bestellung Rufen Sie Ihren Online-Shop auf, indem Sie unter SHOPEINSTELLUNGEN DESIGN UND AUFRUF den Button IM STANDARD-BROWSER AUFRUFEN anklicken oder den entsprechenden Link auf Ihrer HTML- Seite anwählen. Führen Sie eine Bestellung durch, indem Sie Artikel bestellen, Ihre Adresse eingeben, die gewünschte Zahlweise wählen etc. Nach dem Absenden der Bestellung wechseln Sie wieder in GS-SHOP und dort in den Menüpunkt DATENABGLEICH. Über den Button BESTELLUNGEN/NEUKUNDEN ANFRAGEN rufen Sie neue Kunden und neue Bestellungen vom Shopserver ab. Sie können sich vorhandene Bestellungen über den Menüpunkt BESTELLUNGEN in Listenform anzeigen lassen, als übersichtliche Zusammenfassung ausdrucken oder auch inklusive der neuen Kunden an GS- AUFTRAG bzw. PC-Kaufmann übergeben und dort weiter bearbeiten. 34

35 Kapitel 5 Accountdaten 35

36 Accountdaten 5. Accountdaten Über diesen Menüpunkt führen Sie Aktionen durch, die Ihren Shop-Account als solchen betreffen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie unter ADMINISTRATION SERVEREINSTELLUNGEN den GS-SHOP- Server angegeben haben, auf dem sich Ihr Account befindet bzw. auf dem er angelegt werden soll (vgl. Kap ). Wenn Sie in Ihrem Shop Artikelbilder anzeigen wollen, sollten Sie auch die Zugangsdaten zu Ihrem eigenen FTP-Server angeben, damit die Bilder dorthin übertragen werden können Neuanlage Da der GS-SHOP-Client nur einen Shop gleichzeitig verwalten kann, ist Voraussetzung für das Anlegen eines neuen Accounts, dass momentan kein Account im Client aktiv ist. Das ist der Fall, wenn Sie GS- SHOP gerade neu installiert haben oder wenn der bisherige Account gelöscht bzw. die Verbindung dazu getrennt wurde. Drücken Sie den Button NEUEN ACCOUNT ANLEGEN oder wählen den Menüpunkt NEUANLAGE, öffnet sich ein Dialog, der Sie auffordert, einen Usernamen zu wählen und ein Passwort für den neuen Account anzugeben. Das Passwort sollten Sie sich unbedingt merken, da Sie bei wichtigen Aktionen, die Ihren Account betreffen, danach gefragt werden. Aus Sicherheitsgründen muss es mindestens 6 Zeichen lang sein, und wir empfehlen, eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen zu verwenden. GS-SHOP übermittelt die von Ihnen eingegebenen Daten an den Server und erhält von dort eine Rückmeldung: Konnte der neue Account angelegt werden, zeigt GS-SHOP Ihre persönliche, vom Server vergebene AnbieterID an. Beim Neuanlegen oder Importieren eines Shops kann es zu folgenden Fehlersituationen kommen: Da von einem GS-SHOP-Server sehr viele Shops parallel verwaltet werden können, wird über die AnbieterID jeder Shop eindeutig identifiziert. Jede registrierte Vollversion GS-SHOP verwaltet auf einem Shopserver (in der Regel portal.gs-shop.de) genau einen Shop-Account. Daher kann mit GS- SHOP jeweils nur ein Account eingerichtet oder importiert werden. Jeder Username kann nur einmal existieren. Bei einem Fehler, z. B. weil der gewünschte Username schon vorhanden ist, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. 36

37 Accountdaten Importieren Wie bei der Neuanlage, ist es Voraussetzung für den Import eines bestehenden Online-Shops, dass momentan kein Shop vom Client verwaltet wird. Über den Import können Sie die Stammdaten eines bestehenden GS-SHOP-Accounts einlesen. Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie die Verwaltung Ihres Shops auf einen anderen Rechner übertragen wollen oder wenn der GS-SHOP-Client aus irgendeinem Grund gelöscht und dann neu installiert wurde. In den Import-Dialog geben Sie Ihre Anbieter-ID sowie Usernamen und Passwort ein. Bitte achten Sie dabei auch auf die Groß- / Kleinschreibung. Nach Bestätigung der Zugangsdaten mit OK baut GS-SHOP eine Verbindung zum GS-SHOP-Server auf, und die Daten werden auf Ihren Rechner übertragen. Anschließend fragt GS-SHOP, ob auch die Artikelbilder importiert werden sollen. Da Artikelbilder nicht unbedingt auf dem gleichen Server liegen wie die Shop-Datenbank, ist die Voraussetzung dafür, dass Sie bei ADMINISTRATION SERVEREINSTELLUN- GEN die Zugangsdaten für Ihren eigenen FTP-Server eingetragen haben (s. Kap. 12.2). Wichtig: Hinweis: Es darf immer nur ein einziger GS-SHOP-Client mit einem bestimmten Server-Account arbeiten, damit die Synchronisation zwischen Client und Server nicht durcheinander gerät. Wenn Sie an einem neuen Rechner Ihren Shop-Account importieren, sollten Sie nicht mehr weiter von dem alten Rechner aus darauf zugreifen. Der einfachste Weg, das zu gewährleisten, ist der Aufruf der Funktion SHOPACCOUNT TRENNEN. Nur mit einer registrierten Vollversion ist die Anmeldung bei einem Account möglich, der bereits registriert ist. Wurde ein Shopaccount also einmal mit einem registrierten Shopclient verbunden, ist eine spätere Bearbeitung dieses Shopaccounts mit einer Sharewareversion von GS-SHOP nicht mehr möglich. 37

38 Accountdaten Wenn Sie GS-SHOP erneut installieren mussten, so achten Sie also darauf, dass Sie denselben Registrierungscode bzw. dieselbe Registrierungsdatei KUNDE wie vorher wenden. Wie der notwendige Registrierungseintrag lauten muss, können Sie direkt in Ihrem Onlineshop erfahren. Schauen Sie sich dafür den Quelltext Ihrer Shopseiten an (bzw. den Quelltext der Haupseite, wenn Sie ein Frameset verwenden). Dort finden Sie ganz oben den Eintrag: <!-- Client: Registrierung "Lutz Heiwolt" --> Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen ist es empfehlenswert, das Account-Passwort von Zeit zu Zeit über diesen Menüpunkt zu ändern Trennen Die Datenbestände von GS-SHOP-Client und Server sind identisch, zumindest unmittelbar nach der Datenübertragung, d. h. der Synchronisation zwischen beiden Datenbanken. Trennen Sie den Client vom Serveraccount, werden die lokalen Daten auf Ihrem Rechner gelöscht, während sie in der Serverdatenbank erhalten bleiben. GS-SHOP fragt beim Trennen, ob auch die Shopdaten gelöscht werden sollen. Das sind lokale Daten, die nicht zu den eigentlichen Stammdaten gehören, z. B. Makros, wie der Name und das Logo Ihres Shops, Ihre Anschrift und die Servereinstellungen. Antworten Sie hier mit Nein, bleiben diese Angaben erhalten und müssen nicht mehr neu eingegeben werden, wenn Sie anschließend einen neuen Shop anlegen. Ein Account, von dem Sie sich getrennt haben, lässt sich wieder in einen GS-SHOP-Client importieren, der natürlich auch auf einem anderen Rechner liegen kann (siehe Kapitel Importieren ) Löschen Über diesen Menüpunkt löschen Sie den aktuellen Shopaccount auf Client und Server. Wie beim Trennen werden Sie auch hier gefragt, ob auch die sonstigen Shopdaten gelöscht werden sollen oder für eine neue Shopinstallation verfügbar sein sollen. Wichtig: Das Löschen eines Shop-Accounts löscht Artikel, Kunden und Bestellungen und kann nicht rückgängig gemacht werden! 38

39 Kapitel 6 Shopeinstellungen 39

40 Shopeinstellungen 6. Shopeinstellungen In diesem Menü definieren Sie alle relevanten Grundeinstellungen für Ihren Shop Allgemeine Einstellungen Tragen Sie hier Ihre eigenen Daten und grundsätzlich gültige Vorgaben für den Besuch Ihres Online- Shops ein Anbieterdaten Geben Sie Ihre Anschrift ein. Diese steht anschließend nicht im Online-Shop selbst zur Verfügung, sondern ist lediglich für den Serverbetreiber bestimmt. Die -Adresse wird als Absender verwendet, wenn Shopbesucher automatisierte Mails bekommen, z. B. als Bestätigung einer Bestellung. Bei Mails an den Shopbetreiber ist sie der Empfänger. Das gilt beispielsweise dann, wenn Sie eingestellt haben, bei eingegangenen Bestellungen per benachrichtigt zu werden (s. Kap ). 40

41 Shopeinstellungen Kunden Username/Passwort Sie können es Besuchern ermöglichen, ihre Adressdaten zu speichern und bei späteren Besuchen wieder abzurufen. Außer der ersparten doppelten Dateneingabe auf Seiten des Besuchers haben Sie als Shopbetreiber so eine korrekte Zuordnung neuer Bestellungen zu bereits existierenden Kunden. Vor allem im Zusammenspiel mit GS-AUFTRAG ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Hier geben Sie an, aus wie vielen Zeichen Username und Passwort des Shopbesuchers mindestens bestehen müssen. Geben Sie den Wert 0 ein, ist es Besuchern freigestellt, sich einzutragen oder diese Angaben leer zu lassen. Hinweis: Haben Sie über das Makro [BOOL_LOOKUP] die Möglichkeit des Nachschlagens in der Datenbank abgeschaltet, werden Username und Passwort nicht überprüft, auch wenn Sie Mindestlängen für die Eingabe definiert haben (vgl. Makros, Kap ). Standardkundengruppe Über die Kundengruppe sind einige für den Einkauf entscheidende Eigenschaften definierbar. Wählen Sie hier die Kundengruppe, die automatisch für alle Neukunden oder Kunden, denen bisher keine Kundengruppe zugeordnet war, Gültigkeit haben soll (vgl. Kap Kundengruppen ). 41

42 Shopeinstellungen Sonderpreise Normalerweise wird bei der Preisfindung immer automatisch der für den Kunden günstigste Preis errechnet und angezeigt (s. Kap ). Wählen Sie SONDERPREISE HABEN VORRANG, wenn vorhandene Kunden-Sonderpreise grundsätzlich berücksichtigt werden sollen, dies insbesondere auch dann, wenn der Sonderpreis nicht den günstigsten Kaufpreis darstellt Artikel Vorgabeartikel Hier können Sie bis zu drei Artikel angeben, die als Vorgabe in jedem Warenkorb liegen sollen. Ideal ist das z. B. für einen Artikel Katalog, der als Artikel zum Preis von 0,00 fakturiert wird, oder für ein spezielles Angebot, das Sie dem Kunden besonders ans Herz legen möchten. Es versteht sich von selbst, dass diese Artikel, wie jeder andere Artikel im Warenkorb auch, vom Shopbesucher problemlos aus der Liste gelöscht werden können. Externe Artikellinks Bei jedem Artikel können Sie eine beliebige HTML-Seite angeben, die für den Link auf eine Externe URL verwendet werden soll (s. Kap ). Dabei kann es sich um eine Seite handeln, die weitere Informationen zum jeweiligen Artikel enthält und an beliebiger Stelle im Internet liegen kann. Haben Sie 42

43 Shopeinstellungen keinen kompletten Pfad dafür in den Artikelstammdaten angegeben, sondern nur den Dateinamen, wird dieser automatisch durch das Stammverzeichnis für externe Artikellinks ergänzt. Hinweis: Artikelbezogene HTML-Seiten können bereits im Artikelstamm von GS-AUFTRAG, beispielsweise in einem der Artikel-Freifelder hinterlegt werden. Diese Informationen können in GS-SHOP unmittelbar als externer Artikellink genutzt werden (s. Kap ). Aktionspreise rabattieren? Aktionspreise sind oftmals nicht im Hinblick auf optimalen Gewinn kalkuliert, eine weitere Rabattierung könnte möglicherweise sogar zu Verlusten führen. Um dies zu verhindern, kann hier angegeben werden, dass bei Aktionspreisen jegliche weitere Rabattierung verboten ist (vgl. Rabatteinstellungen, Kap und ) Kundengruppen Über die Zugehörigkeit zu Kundengruppen können Sie den Kunden Zugriffsberechtigungen auf Kataloge und Warengruppen vergeben (s. Kap ). Damit können Sie die verfügbaren Artikel in Ihrem Onlineshop je nach Kundengruppe auf bestimmte Kataloge bzw. Warengruppen beschränken. 43

44 Shopeinstellungen Bei der Auswahl ALLER Artikel oder einer globale Suche über ALLE Artikel (bzw. bei der Anzeige von Zubehörartikeln) kann eine Beschränkung der Artikelliste aus Performancegründen nur nach einem Kriterium erfolgen. Geben Sie daher hier an, ob in diesem Fall nur Artikel erlaubter Warengruppen oder nur erlaubter Kataloge angezeigt werden sollen Zahlweise/Währung Die in Ihrem Shop nutzbaren Zahlweisen sind in den Stammdaten hinterlegt. Dort können Sie für jede Zahlweise u. a. festlegen, welche Versandkosten jeweils gelten sollen, ob es sich um eine Inlands- oder Auslands-Zahlweise handelt, etc. (vgl. Kap ). Die verfügbaren Zahlweisen können Sie sodann für die einzelnen Kundengruppen erlauben oder verbieten. Auch die dem Shopkunden bei seiner Bestellung zunächst vorgeschlagene Standardzahlweise ist in der zugehörigen Kundengruppe eingestellt (vgl. Kap ). Bieten Sie im Shop für die Kundengruppe des Kunden mehrere Zahlweisen an, kann der Kunde die als Vorgabe vorgeschlagene Zahlweise selbst ändern, z. B. von Nachnahme auf Kreditkarte. Vorgaben für die Kreditkarte Stellen Sie hier ein, welche Kreditkarten Sie in Ihrem Onlineshop zulassen und welche dieser Karten grundsätzlich vorgeschlagen werden soll. Wie für die Zahlweisen gilt auch für die Standardkreditkarte, 44

45 Shopeinstellungen dass diese Voreinstellung vom Kunden jederzeit geändert werden kann. Vorausgesetzt natürlich, dass Ihr Shop-Template die entsprechende Auswahloption unterstützt. Weitere Möglichkeiten zur Kreditkartenabrechnung finden Sie im Kap. 15. Landes- und Währungseinstellungen Wählen Sie aus der Liste Ihr eigenes Land aus, damit GS-SHOP bei Kundenadressen erkennen kann, wer aus dem Inland und wer aus dem Ausland bestellt. Gleichzeitig werden die gültigen Landes-Steuersätze hinterlegt, die Sie später bei den einzelnen Steuercodes auswählen (vgl. Kap ). Klicken Sie WÄHRUNG WIRD ANGEZEIGT an, zeigt der Online-Shop bei allen Preisen das Währungskennzeichen. Geben Sie bei BEZEICHNUNG DER WÄHRUNG an, wie das Währungskennzeichen im Shop angezeigt werden soll. Hierfür stehen bis zu 5 Zeichen zur Verfügung, somit ist beispielsweise sowohl als auch die Bezeichnung Euro möglich. 45

46 Shopeinstellungen s GS-SHOP versendet automatisch s, z. B. als Bestellbestätigung für den Kunden. Welche Mails gesendet werden sollen und welchen Inhalt sie haben, stellen Sie hier ein. Sämtliche Mails werden ausschließlich über den Shop-Server eigenen Mailserver versandt. Als Absenderadresse werden automatisch die von Ihnen eingegebenen Anschriftsdaten und die Mailadresse verwendet. Achtung: Bestätigungsmails werden nur dann versandt, wenn Sie die eigene gültige Mailadresse des Shopbetreibers in den Shopeinstellungen eingetragen haben (vgl. Kap ). -Templates Bei jeder der möglichen -Arten können Sie angeben, ob eine Mail geschickt und welches Template verwendet werden soll, d. h. welchen Inhalt die Mail hat. Wenn Sie mit Shop-Templates arbeiten, werden bei deren Auswahl gleichzeitig auch die - Templates mit gewählt. In diesem Fall reicht es also anzugeben, welche Art geschickt werden soll. Bei den Standardtemplates werden grundsätzlich HTML-Mails versendet. Wenn Sie stattdessen lieber reine Textmails senden wollen, können Sie einfach die jeweiligen Templatenamen um den Zusatz _txt erweitern. Aus..\standard\bestaetigung.mail wird dann z.b...\standard\bestaetigung_txt.mail 46

47 Shopeinstellungen Voraussetzung dafür, dass der Kunde sich seine Zugangsdaten per schicken lassen kann, ist natürlich, dass das von Ihnen gewählte Shop-Template dies unterstützt. Für Spezialisten Wollen Sie den Inhalt der Mails frei definieren, sehen Sie sich einmal eine fertige Mail-Definition an. Dort wird über Makros und XML-Markierungen auf die aktuelle Bestellung und weitere Shopdaten zugegriffen, vergleichbar mit dem Aufbau der normalen Shopseiten. Sie finden Beispiele für solche Mail-Definitionen und weitere Informationen dazu in der Datei Anleitung zur HTML-Gestaltung.PDF, die bei der Installation mit auf Ihre Festplatte kopiert wurde. Hinweis: Achtung: Nur in der Vollversion können benutzerdefinierte s versandt werden. In der Testversion wird immer das entsprechende Standard-Mailtemplate des Shopservers verwendet. Bitte beachten Sie, dass Ihr Onlineshop nach Aufnahme in die Suchmaschinen vielleicht besser gefunden wird, als Sie zunächst annehmen und dass er grundsätzlich für jedermann zugängig ist, auch wenn aktuell kein direkter Link von einer Homepage auf die Startseite des Shops verweist. (vgl. Kap ). Handelt es sich um einen Testshop und bieten Sie in diesem Zusammenhang irreale Artikel zu möglicherweise extremen Konditionen an, können Sie die Bestellbestätigungsmail um einen entsprechenden Text ("Dieses ist eine Test-Bestätigungsmail. Die Bestellung wird nicht ausgeführt...") erweitern. Ein bereits vorgefertigtes - Template wird automatisch verwendet, wenn Sie den Namen des Bestätigungs-Templates von "..\standard\bestaetigung.mail" nach "..\standard\testbestaetigung.mail" ändern (vgl. Kap ) Sonstiges Browsercache Hier können Sie einstellen, ob der Browser Ihrer Kunden die Shopseiten zwischenspeichern soll. Ist diese Option aktiviert, kann der Kunde mit den Schaltflächen Vorwärts und Rückwärts in Ihren Shopseiten blättern. Möglicherweise werden ihm dann jedoch nicht mehr aktuelle Seiten angezeigt, wenn der Kunde z. B. in einem älteren Warenkorb blättert, der nur noch im Cache aber nicht mehr in der Realität vorhanden ist. Zusätzlich kann beim Vor- oder Zurückblättern eine Meldung auf weißem Grund angezeigt 47

48 Shopeinstellungen werden, dass diese Seite neu vom Server geladen werden muss. Die Funktionalität des Shops wird dadurch jedoch nicht beeinträchtigt: In dem Moment, wo Sie die Bestellung weiterführen, werden automatisch wieder die richtigen Werte angezeigt. Shopumleitung Während umfangreicher Änderungen an Ihrem Shop haben Sie die Möglichkeit Ihren Shop vorübergehend zu sperren, wenn Sie Ihren Kunden nicht zumuten möchten, dass diese sich innerhalb einer Baustelle bewegen (dann verlieren nämlich Internetkunden schnell wieder die Lust). Hier geben Sie eine URL an, zu der Ihre Kunden bei gesperrtem Shop weitergeleitet werden sollen. Die Shopsperrung bei gleichzeitiger Umleitung aktivieren Sie unter DIENSTE SHOP SPERREN / ENTSPER- REN (vgl. Kap. 11.4). Bewertungen Der Shopbetreiber kann angeben, ob neue oder geänderte Produktbewertungen erst einmal von ihm autorisiert werden müssen, oder ob diese automatisch in seinem Shop auftauchen sollen. Beim Abholen neuer Bestellungen werden automatisch auch neue Artikelbewertungen (vgl. Kap ) vom Shopserver übertragen. Diese werden dann unmittelbar angezeigt und können vom Shopbetreiber autorisiert und frei geschaltet oder gelöscht werden. 48

49 Shopeinstellungen Service Newsletter Das GS-SHOP-Team informiert Shopbetreiber regelmäßig über Neuigkeiten und Änderungen rund um GS- SHOP. Abbonieren Sie den GS-SHOP-Newsletter einfach durch Anklicken der Checkbox. Hinweis: Unabhängig von dieser Einstellung werden Shopbetreiber bei dringenden Nachrichten grundsätzlich informiert! Shopmall Auf wird eine Onlineshopmall eingerichtet, die GS-SHOP-Betreibern erfolgreiche Marketingunterstützung bietet. Auf Wunsch wird Ihr Online-Shop dort unter bis zu drei frei wählbaren Kategorien aufgelistet. Optional (ab der Programmversion 2.10) kann eine abweichende URL für die Auflistung in der Shopmall angegeben werden, wenn die Kunden nicht direkt im Online-Shop, sondern erst auf die eigentliche Website gelangen sollen. 49

50 Shopeinstellungen Design und Aufruf Der Aufruf von GS-SHOP unterscheidet sich nicht vom Aufruf bzw. Link auf eine normale HTML-Seite. Statt einer Datei geben Sie allerdings die ausführbare Datei PORTAL.DLL an, der über Parameter noch mitgeteilt wird, welche AnbieterID der zu startende Shop hat. Handelt es sich um einen Shop, der auf einer Frameseite basiert, ist als weiterer Parameter die Seite erforderlich, die das Frameset enthält. Beispiel für den Aufruf des Online-Shops (mit Frameset) Beispiel für den Aufruf des Online-Shops (ohne Frameset) /200/cgi-bin/portal.dll?AnbieterID=1 Genug der komplizierten Vorrede: GS-SHOP nimmt Ihnen die Aufgabe ab, die Parameter von Hand einzugeben, indem die richtige URL automatisch generiert wird. Nach Auswahl des gewünschten Shop-Templates kopieren Sie den von GS-SHOP ermittelten Aufruf Ihres Online-Shops über die gleichnamige Schaltfläche in die Zwischenablage. Für die Adresseingabe in Ihrem Internet-Browser müssen Sie die Daten dann nur noch mit der Tastenkombination <STRG+V> aus der Zwischenablage einfügen. Ebenso können Sie den Befehl zum Aufruf Ihres Shops aus der Zwischenablage als Link in Ihre Internetseite einfügen. Alternativ rufen Sie Ihren Online-Shop direkt über IM STANDARD-BROWSER AUFRUFEN auf. Hinweis: Für eine optimale Performance sämtlicher Onlineshops ist die korrekte URL zum Aufruf des Shops erforderlich. Möglicherweise abweichende Links, die die dynamische Lastverteilung auf dem Shopserver umgehen, könnten zu Spitzenzeiten zu einem langsameren 50

51 Shopeinstellungen Seitenaufbau sämtlicher Shops führen. Fehlerhafte Shopaufrufe werden daher vom Shopserver erkannt. Eine entsprechende Meldung im Browser weist in diesem Fall den Shopbesucher auf den korrekten Shopaufruf hin. Wichtig: Die dynamische Lastverteilung sorgt für einen optimalen Seitenaufbau sämtlicher Shops. Bei sprunghaft ansteigendem, extrem großen Traffic eines einzelnen Shops, in der Vergangenheit meist durch besondere Aktionen, beispielsweise einer TV-Sendung oder einem Massenmailing hervorgerufen, sollte die Lastverteilung vom Shop-Serverbetreiber überwacht und ggf. manuell angepasst werden. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie als Shopbetreiber große Aktionen im Vorfeld beim Serverbetreiber (in der Regel also bei Gandke&Schubert) vorher rechtzeitig ankündigen (per oder Telefon), um eine Überlast oder schlimmstenfalls drohenden Totalausfall zu vermeiden Templateauswahl (vordefiniertes Design) Auf dem GS-SHOP-Server stehen Ihnen verschiedene vorgefertigte Shop-Templates (= Shopdesigns) zur Auswahl. Markieren Sie die Einstellung VORGEFERTIGTES SHOP-TEMPLATE VERWENDEN, können Sie sich mit dem Button TEMPLATE AUSWÄHLEN eine Auswahlliste der auf dem Server verfügbaren Templates anzeigen lassen. Haben Sie ausgewählt, dass eines der GS-SHOP Templates verwendet werden soll, werden die weiteren Felder für den Shopaufruf entsprechend der Template-Auswahl automatisch gefüllt und sind für manuelle Eingaben gesperrt. Wie Ihr Shop bei dem aktuell gewählten Template aussieht, überprüfen Sie am einfachsten, indem Sie den Button IM STANDARD-BROWSER AUFRUFEN anklicken. Falls erforderlich, wird vor dem Aufruf des Shops automatisch eine Datenübertragung zum Server durchgeführt und im Anschluss daran Ihr Shop mit den eben eingegebenen Artikeln und dem von Ihnen gewählten Design aufgerufen. 51

52 Shopeinstellungen Hinweis: Die Funktion IM STANDARD-BROWSER AUFRUFEN dient nur der Kontrolle des Shopdesigns. Die automatische Datenübertragung zum Server wird nur dann durchgeführt, wenn für die Gestaltung des Shops relevante Änderungen, beispielsweise an den Templates oder den Shop-Makros vorgenommen wurden, die unmittelbar beim Shopaufruf im Browser sichtbar sein sollen. Wurden nur Stammdaten geändert, wird kein Datenabgleich vorgenommen, da sich das Shopdesign dadurch nicht verändert. Um den ausgewählten Online-Shop von Ihrer eigenen Homepage aus aufzurufen, können Sie dort einfach einen Link auf die URL einfügen. Am einfachsten geht das, indem Sie in GS-SHOP den Button IN DIE ZWISCHENABLAGE KOPIEREN anklicken und dann die Shop-URL aus der Zwischenablage in den HTML- Code der Homepage einfügen (siehe Kap. 4.3) Freie Gestaltung (eigenes Design) Das Erscheinungsbild der auf dem Shopserver standardmäßig zur Auswahl stehenden Shop-Templates ist über Makroeinstellungen des Shopclients in gewissen Grenzen beeinflussbar (Farben, Texte etc.). Wollen Sie das Aussehen Ihres Shops völlig frei gestalten, sodass er sich nahtlos in Ihre sonstige Homepage einfügt, haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, ein eigenes Shop-Template zu verwenden. 52

53 Shopeinstellungen Informationen zu eigenen Templates finden Sie in Form einer Anleitung zur HTML-Gestaltung und in einigen Template-Beispielen im Verzeichnis doc innerhalb des Installationsverzeichnisses von GS-SHOP auf Ihrer Festplatte (..\gsshop\doc\). Diese Dokumentation beschreibt, wie ein eigenes Template einzurichten ist und welche Erweiterungen gegenüber normalem HTML-Code bei GS-SHOP Verwendung finden. Grundlegende HTML- und Javascript-Kenntnisse werden vorausgesetzt, genauso wie Wissen um das Internet an sich, vor allem auch, wie Dateien per FTP übertragen und in die Verzeichnisstruktur der eigenen Homepage eingebunden werden. URL-Stammverzeichnis Verwenden Sie eigene Templates, geben Sie im URL STAMMVERZEICHNIS an, welcher Server und welches seiner Verzeichnisse als Stammverzeichnis für Ihren Shop verwendet werden soll. Alle Pfadangaben, die Sie innerhalb Ihres Shops machen, werden um das Stammverzeichnis ergänzt, wenn sie nicht mit beginnen. URL Startseite Die URL STARTSEITE DES SHOPS gibt an, welche HTML-Seite beim Shopaufruf zuerst angezeigt werden soll. Start mit Frameset Basiert Ihr Shop auf einem Frameset, wählen Sie START MIT FRAMESET und geben daneben die Frameset-Seite an. In diesem Fall ist URL STARTSEITE DES SHOPS die Seite des Framesets, die den eigentlichen Shopinhalt enthält, also Artikelliste, Warenkorb etc. Erweiterte Einstellungen Für die Verwendung eines eigenen Design-Templates können Sie weitere Einstellungen vornehmen. 53

54 Shopeinstellungen Bei Verwendung des auf der Basis eines veränderten Standardtemplates erstellte Shopdesigns können Sie hier das Templateschema sowie ein vordefiniertes Farbschema wählen. Damit der Aufruf Ihres Internetshops noch schneller erfolgen kann, können Sie den Server anweisen, Ihre Templateseiten in einem Cache-Speicher zu verwalten. Somit müssen diese bei dem Aufruf Ihres Shops nicht erst von Ihrem FTP-Server geladen werden, sondern liegen augenblicklich vor. Während Sie Ihr Template verändern, sollten Sie das Caching auf jeden Fall ausschalten, da ansonsten vom Server nur die alten, gecachten Daten verwendet werden. Bei der Verwendung eines eigenen Shoptemplates kann als Vorgabe für die internen Shopmeldungen eine Sprache (Deutsch, Englisch, Spanisch) vorgegeben werden Makros und Texte Damit Ihr Online-Shop trotz Verwendung vordefinierter Shop-Templates ein individuelles Erscheinungsbild hat, können Sie über eine Reihe von Einstellungen zusätzliche Anpassungen vornehmen. GS-SHOP tauscht die entsprechenden Makros beim Anzeigen des Shops gegen die von Ihnen hier angegebenen Daten aus. 54

55 Shopeinstellungen Verwenden Sie vordefinierte Shop-Templates, werden in dieser Makro-Liste nur die vom jeweils gewählten Template unterstützten Makros angezeigt. Arbeiten Sie mit einer eigenen, freien Shopdefinition, sehen Sie alle verfügbaren Makros, unabhängig davon, ob Sie sie in Ihrem Shop verwenden. Je nach Datentyp des jeweiligen Makros zeigt GS-SHOP unterschiedliche Eingabedialoge an. Um welche Art von Makro es sich handelt, können Sie in etwa schon an seinem Namen, noch präziser an seiner Beschreibung erkennen: URL_* Einzeiliges Textfeld zur Eingabe einer URL, der Internetadresse, die den gewünschten Inhalt bereitstellt. Legen Sie diese Dateien einfach dort ab, wo Sie auch Ihre Homepage haben. Möglich ist das beispielsweise für: Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihr Firmenlogo Hintergrundbild Hinweismeldung für Anwender, die in ihrem Browser die Cookies deaktiviert haben 55

56 Shopeinstellungen BREITE_LOGO / HOEHE_LOGO Geben Sie an, wie breit und hoch (Pixel) die Grafik mit Ihrem Firmenlogo ist. Nur so kann während des Ladens Ihres Bildes auch schon ein korrektes Layout generiert werden. Anderenfalls ändert sich der Aufbau der Seite noch einmal komplett in dem Moment, wenn das Bild vollständig geladen wird. TXT_* Einzeiliges Textfeld zur Eingabe bestimmter Werte, beispielsweise für: Name des Shops (der Name Ihres Online-Shops wird z. B. für die Anzeige des Dokument-Titels im Browser verwendet). Hinweis bei nicht lieferbaren Artikeln Eingabe der Framebreite usw. UEBERSCHRIFT_* Überschriften für die einzelnen Shopbereiche. Sie werden zusammen mit dem korrespondierenden Text MEMO_* angezeigt. MEMO_* Mehrzeiliges Textfeld, das Fließtext enthält, z. B. für die Begrüßung auf der Startseite. BOOL_* Bei diesen Makros handelt es sich um logische (Boolsche) Felder, die den Wert wahr oder falsch annehmen können, indem Sie bei Wert das Häkchen ein- oder ausschalten. Über diese Felder schalten Sie Shopbereiche ein oder aus. Möglich ist das beispielsweise für: Artikelbild. Schalten Sie die Anzeige von Artikelbildern einfach aus, z. B. wenn Sie ein Template verwenden wollen, das standardmäßig Artikelbilder unterstützt, aber Sie selbst keine Artikelbilder im Shop benötigen. Einheit_zeigen. Die im Artikelstamm eingetragene Mengeneinheit wird auch in Ihrem Online- Shop angezeigt. Lookup. Erlauben Sie dem Besucher, seine Adressdaten mit Usernamen und Passwort abzuspeichen und bei der nächsten Bestellung wieder abzurufen. Login_Erforderlich. Kunden müssen sich vorher anmelden, um den Shop betreten zu dürfen. Diese Option macht aus Ihrem Shop eine geschlossene B2B-Lösung. 56

57 Shopeinstellungen Anmerkung bei der Bestellung. Der Shopbesucher bekommt optional das Eingabefeld Anmerkung bei der Eingabe der Bestelldaten angeboten. Makros, die im Shop-Template vorhanden sind, für die aber im GS-SHOP-Client noch kein Wert eingetragen ist, werden mit Ihrem Makronamen angezeigt. Auf diese Art sehen Sie beim Aufruf des Shops in Ihrem Browser sofort, wo das entsprechende Makro angezeigt werden soll. Haben Sie z. B. noch keinen Begrüßungstext bei MEMO_STARTSEITE eingetragen, sehen Sie beim Aufruf Ihres Shops auf der Startseite einfach den Text [MEMO_STARTSEITE] beziehungsweise die vorab eingetragenen Standardtexte. Wollen Sie ein Makro mit Absicht leer lassen, tragen Sie als Wert einfach nur ein Semikolon ; ein. GS-SHOP zeigt das entsprechende Makro dann nicht an Suchmaschinensupport Suchmaschinen können und wollen im Normalfall nicht mit dynamischen Seiten und auch nicht mit Javascript-Navigation arbeiten. Ab jetzt wird neben dem eigentlichen Onlineshop ein statischer Artikelindex geführt. Dieser kann von den Suchmaschinen indiziert werden und leitet beim Aufruf die Besucher automatisch in Ihren Onlineshop auf die korrekte Artikeldetailseite (soweit das Template darauf vorbereitet ist, d.h. den Parameter &bnr beim Shopaufruf verarbeiten kann; die Standardtemplates sind darauf natürlich eingerichtet). Hinweis: Die Suchmaschinenunterstützung funktioniert nur mit der registrierten Vollversion ab Version GS-SHOP

58 Shopeinstellungen Das Erstellen des Artikelindexes wird vollständig durch einen Assistenten durchgeführt. Diese erzeugten Suchindexseiten werden nach den von Ihnen gemachten Vorgaben automatisch nachts auf dem Shopserver erstellt und auch automatisch bei den wichtigsten Suchmaschinen angemeldet. Im Verlauf des Assistenten legen Sie die gewünschten Optionen fest. Dazu gehört die Auswahl der zu verwendenden Datenquellen für die Meta-Tag Keywords und der Descriptions. Nach dem Fertigstel- 58

59 Shopeinstellungen len des Assistenten und dem nächsten Datenabgleich mit dem Server (vgl. Kap ) und auch in der Zukunft nach allen Artikeländerungen wird dieser bei nächster Gelegenheit den Suchindex für Ihren Onlineshop neu erstellen bzw. aktualisieren. Normalerweise wird dieses jede Nacht durchgeführt. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Ihr Onlineshop nach Aufnahme in die Suchmaschinen grundsätzlich für jedermann zugängig ist, auch wenn aktuell kein direkter Link von einer Homepage auf die Startseite des Shops verweist. Wenn Sie dann reguläre Artikel zu sehr niedrigen Preisen anbieten, könnte es möglicherweise zu Problemen kommen, wenn diese bestellt werden. Kennzeichnen Sie daher unverkäufliche oder nicht zu den dargestellten Konditionen verkäufliche Artikel oder platzieren Sie ggf. auf der Startseite und der Bestellungsseite einen geeigneten Text ("Dieses ist ein Testshop. Bestellungen werden nicht ausgeführt..."). Zusätzlich können Sie die Bestellbestätigungsmail um einen entsprechenden Text ("Dieses ist eine Test-Bestätigungsmail. Die Bestellung wird nicht ausgeführt...") erweitern. Ein bereits vorgefertigtes - Template wird automatisch verwendet, wenn Sie den Namens des Bestellmail-Templates von "..\standard\bestaetigung.mail" nach "..\standard\testbestaetigung.mail" ändern (vgl. Kap ). Die einfachste Möglichkeit ist es, für Testartikel einfach sehr hohe Preise zu verwenden. Das minimiert die Bestellwahrscheinlichkeit, und im Notfall kann man den entsprechenden Artikel dann günstig einkaufen und teuer weiterverkaufen. 59

60 Kapitel 7 Stammdaten 60

61 Stammdaten 7. Stammdaten Hier geben Sie Ihre Artikel und Zahlweisen an, die in Ihrem Shop angeboten werden sollen. Kunden, die sich im Shop anmelden, werden automatisch angelegt. Organisieren Sie Ihre Artikel darüber hinaus in Warengruppen und/oder Katalogen und legen Sie Kundengruppen mit eigenen Standardvorgaben an, denen Ihre Kunden zugeordnet werden. Setzen Sie GS-SHOP in Verbindung mit der Warenwirtschaft GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann ein, können Sie Artikel und Warengruppen, Kunden und Kundengruppen sowie die Steuersätze von dort über die Schnittstelle übernehmen. Zahlweisen und Kataloge müssen in jedem Fall in GS-SHOP separat angelegt werden. HINWEIS: Wenn Sie die Schnittstelle zu GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann verwenden, sollten Sie Artikeldaten und Warengruppen immer dort und nicht in GS-SHOP editieren, da Änderungen beim nächsten Datenimport aus der Warenwirtschaft wieder überschrieben werden, wenn sie Felder betreffen, die in beiden Programmen vorhanden sind. Anders dagegen verhält es sich mit Änderungen von Adressen, die Kunden auf der Website vorgenommen haben. Diese werden nämlich mit der Bestellung an GS-AUFTRAG oder PC- Kaufmann übergeben, dort dann vorgenommen und beim nächsten Datenabgleich mit GS- SHOP auch an diesen zurückgeliefert Der Stammdaten-Dialog Alle Stammdaten-Listen haben ein gemeinsames Menü und die gleichen Schnellstart-Buttons. Auf welche Stammdaten sich ausgewählte Aktionen beziehen, ist abhängig davon, welche Stammdaten-Liste aktuell aufgerufen ist. Bei den meisten Listen sind unterschiedliche Sortierreihenfolgen möglich. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Spaltenüberschrift, um die Sortierung zu ändern. Bei Feldern, die keine Sortierung unterstützen, erscheint eine Hinweismeldung. Die Spalte, nach der die Liste aktuell sortiert ist, erkennen Sie an der Überschrift in Fettschrift. 61

62 Stammdaten Die Menüpunkte der Stammdaten im einzelnen: Datensatz Hier legen Sie neue Datensätze an und bearbeiten oder kopieren bestehende. Alle Änderungen werden lokal gespeichert und in der Spalte STATUS mit einem entsprechenden Buchstabenkürzel gekennzeichnet. Erst mit dem nächsten Datenabgleich mit dem Server stehen die Änderungen im Internetshop zur Verfügung (s. Kap ) Eine Besonderheit gibt es beim Löschen: Löschen Sie Daten, die sich bereits auf dem Server befinden, erhalten diese zunächst den Status L für gelöscht und werden erst bei der nächsten Datenübertragung zum Server entfernt. Solche Datensätze können Sie über den Menüpunkt LÖSCHUNG ZURÜCKNEHMEN wieder entlöschen, natürlich nur vor dem nächsten Datenabgleich. Neue Datensätze mit Status N hingegen werden beim Löschen sofort aus der Liste entfernt Suchen Gesucht wird grundsätzlich nach Datensätzen, bei denen der eingegebene Suchbegriff mit dem Datenfeld übereinstimmt, nach dem die Liste aktuell sortiert ist. Wählen Sie also für die Datensatzsuche zunächst die gewünschte Sortierreihenfolge (beispielsweise durch Anklicken der entsprechenden Spaltenüberschrift). Geben Sie dann einfach die gesuchte Zeichenfolge ein - der Suchdialog öffnet sich dabei automatisch! 62

63 Stammdaten Markierungen Das Markieren von Datensätzen erleichtert es, bestimmte Aktionen mit einer Gruppe von Datensätzen durchzuführen. Am einfachsten setzen Sie Markierungen mit der <SPACE>-Taste oder der Tastenkombination <STRG>+<M>. Auf die gleiche Art können markierte Datensätze auch wieder entmarkiert werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Markierungen umzukehren bzw. alle Datensätze zu markieren oder gesetzte Markierungen wieder zu löschen. Bei allen Stammdaten-Listen gibt es die Menüpunkte Markierte Datensätze löschen und Markierte Datensätze Löschung zurücknehmen. Eventuell weitere vorhandene Menüpunkte sind weiter unten erläutert Selektion Über den Menüpunkt SELEKTION BENUTZERDEFINIERT oder <STRG>+<F> können Sie die Stammdatenanzeige über eine Filterfunktion einschränken bzw. einzelne Datensätze anhand bestimmter Einträge suchen. Nach der Aktivierung erscheint ein Fenster, in dem Sie zunächst über die Auswahlliste ein Feld definieren, nach dessen Inhalt selektiert werden soll. 63

64 Stammdaten Mögliche Felder sind u. a. Bestellnummer, Bezeichnung usw., Bestand, Einheit, Umsatz, Einkauf, Steuersatz usw. Geben Sie anschließend unter Vergleich den gewünschten Operator ein. Suchen Sie z. B. nach Artikeln, deren Lieferzeit weniger als 3 Tage beträgt, geben Sie hier kleiner als oder kleiner/gleich an. Im Feld Wert werden dann die gewünschten Liefertage eingetragen. Auf diese Weise ist es auch kein Problem, nach leeren Feldern zu suchen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, nach Artikeln zu suchen, bei denen in dem von Ihnen ausgewählten Feld kein Eintrag vorgenommen wurde - unter Vergleich wird ist leer angegeben. Die Suche nach leeren Feldinhalten eignet sich besonders dazu, die Artikeldaten in bestimmten Bereichen nachträglich zu vervollständigen. Um mehrere Filterbedingungen miteinander zu kombinieren, wählen Sie unter Verknüpfung UND oder ODER und geben anschließend die nächste Filterbedingung an. Eingegebene Selektionsbedingungen können dauerhaft abgespeichert werden. Über BEDINGUNG SPEICHERN gelangen Sie in das Datei-Fenster. Geben Sie einen Selektionsnamen ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe über SPEICHERN. Bei späteren Selektionen können Sie über BEDINGUNG LADEN wieder auf Ihre Selektionskriterien zurückgreifen. Hinweis: Wenn Sie die Selektionsbedingung in dem dafür vorgeschlagenen Verzeichnis abspeichern, so können Sie diese Selektion später direkt über das Menü Selektion abrufen. Verwenden Sie daher einen aussagekräftigen Namen beim Speichern, denn dieser wird später im Menü als Bezeichnung der Selektion angezeigt. 64

65 Stammdaten Über den Schalter FILTER EINSCHALTEN wird die Selektion gestartet. Die gefilterten Datensätze werden angezeigt. Wird kein Datensatz gefunden, auf den die Filterbedingung zutrifft, wird die Artikelliste ohne Datensätze angezeigt. Die jeweils letzte Filterbedingung wird gespeichert und kann bei der nächsten Selektion wieder verwendet werden. Möchten Sie eine neue Filterbedingung definieren, klicken Sie zuerst auf BEDINGUNG LÖ- SCHEN. Hinweis: Zusätzliche Selektionsmöglichkeiten stehen im Artikelstamm für die Anzeige von Artikeln mit VK-Preis 1 = 0, Artikeln mit Aktionspreisen und Artikeln mit Zubehör zur Verfügung Drucken Wählen Sie beim Listendruck zunächst die gewünschte Auswertungseinstellung. Unter Auswertungstyp markieren Sie das gewünschte Druckformular; zusätzlich stellen Sie im unteren Fensterbereich das Kriterium für die Sortierung ein. Für den Listendruck stehen drei verschiedene Auswahlbedingungen zur Verfügung. Damit drucken Sie wahlweise alle Datensätze, alle gefilterten oder alle markierten Datensätze. 65

66 Stammdaten Über AUSWERTUNG gelangen Sie zunächst in die Vorschau. Über DRUCKEN geben Sie die Auswertung auf einem beliebigen Drucker aus. Zusätzlich kann jede Stammdatenauswertung aus der Vorschau heraus exportiert werden. Für flexible Möglichkeiten der weiteren externen Bearbeitung stehen die Exportformate dbase III, HTML, ASCII und das CSV-Format zur Verfügung Sonstiges Unter diesem Menü werden stammdatenspezifische Funktionen zusammengefasst. Besondere Funktionen sind bei Artikeln (Daten zuweisen), Warengruppen (nicht mehr benötigte Warengruppen löschen), Kataloge (alphabetisch sortieren), Kunden (Rundmail versenden, Daten zuweisen) und bei Kundengruppen (Daten zuweisen) verfügbar. Daten zuweisen Über SONSTIGES DATEN ZUWEISEN können Sie bei den selektierten oder zuvor markierten Datensätzen für bestimmte Datenfelder global einen Wert (z. B. die Einheit) zuweisen. Wählen Sie dazu unter "Datenfeld" das gewünschte Feld aus. Tragen Sie dann bei Formelstring den gewünschten neuen Wert ein. Unter Test wird das zu erwartende Resultat unmittelbar angezeigt. Dem ausgewählten Datenfeld kann der Feldwert eines anderen Datenfeldes zugewiesen werden. Über die Schaltfläche FELDER ist dafür ein beliebiges Quelldatenfeld wählbar. Weiterhin können über die Schaltfläche FUNKTIONEN Bedingungen für das Ausfüllen der Felder angegeben werden. Haben Sie alle Eingaben abgeschlossen, bestätigen Sie die gewünschte Datensatzauswahl und starten den Vorgang mit OK. 66

67 Rundmail versenden Stammdaten Allen Kunden können Informationen automatisch in Form eines Newsletters zugesandt werden. Bedingung für den automatischen Mailversand ist das Einverständnis des Mailempfängers. Dafür kann bei jedem Kunden eingestellt werden, ob dieser einen Newsletter erhalten will (vgl. Kap ). Über die Funktion SONSTIGES RUNDMAIL AN KUNDEN VERSENDEN geben Sie vorab die Auswahl der gewünschten Kunden sowie die maximale Anzahl der Mailempfänger an. Nach Bestätigung Ihrer Auswahl mit OK wird eine Liste der -Adressen der gewünschten Kunden in die Zwischenablage kopiert, das Standardmailprogramm aufgerufen und die Mailadressen der ausgewählten Kunden in das Feld "BCC" kopiert. Hinweis: Bei Rundmails sollten Sie immer das BCC-Feld und nicht die normale Empfängeradresse verwenden, damit nicht jeder Kunde die -Adressen Ihrer anderen Kunden sieht. In das Adressfeld (AN..) Ihres -Programms wird daher Ihre eigene -Adresse eingefügt Stammdatenübersicht (Liste) Über BEARBEITEN oder einfach per Doppelklick auf dem gewünschten Datensatz öffnen Sie Dialogseiten mit den Stammdatendetails. 67

68 Stammdaten Artikel GS-SHOP zeigt eine Liste der im Shop verfügbaren Artikel an. Neben Bestellnummer, Bezeichnung, Warengruppe und Bruttopreis wird Ihnen im Statusfeld angezeigt, ob ein Artikel neu angelegt ( N ) oder geändert ( Ä ) wurde. Hinzu kommt der Spezialfall L für gelöschte Artikel (s. o.). Dieser Status bleibt bis zum nächsten Datenabgleich mit dem Server erhalten. Sie sehen daran also, welche Unterschiede im Datenbestand es momentan zwischen Client (Ihrem Rechner) und Server gibt. In der Spalte Bilder/Text/Var/Zub wird mit einer kleinen Grafik angezeigt, ob zum jeweiligen Artikel ein Bild gehört, ob eine Beschreibung in Form eines Artikeltextes vorliegt. Wurde das Bild oder der Text geändert oder noch nicht auf den Server übertragen, ist die Grafik in der Liste schwarz, wenn die Daten auf dem Server aktuell sind, ist die Grafik grau dargestellt. Artikel, die über verschiedene Varianten verfügen, sind durch gekennzeichnet; Variantenunterartikel besitzen ein (vgl. Kap ). Verfügt ein Artikel über Zubehör, ist dies durch kenntlich gemacht (vgl. Kap ). In der Spalte Schalter werden die beim Artikel hinterlegten Optionen angezeigt. Dabei bedeutet: L = Lieferbar N = Neuheit P = Passiv 1-4 = freier Schalter 1-4 S = Bestseller. Die letzte Spalte der Artikelübersicht zeigt die Lieferbarkeit in Tagen. Selektion Eine Besonderheit weist das Selektionsmenü im Artikelstamm auf. Neben einer benutzerdefinierten Selektion bestimmter Artikel (vgl. Kap ) kann die Liste der selektierten Datensätze zusätzlich mit den vordefinierten Filtern eingeschränkt werden. Nach Auswahl eines Filters wird dieser als aktiv (mit Häkchen) dargestellt; durch erneutes Auswählen kann der Filter wieder deaktiviert werden. 68

69 Stammdaten Allgemeine Daten Bestellnummer Die Bestellnummer spielt bei der eindeutigen Identifizierung von Artikeln eine zentrale Rolle. Deshalb muss sie angegeben werden und auch eindeutig sein. Hinweis: Arbeiten Sie über die Schnittstelle mit Artikeldaten aus GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann, werden alle relevanten Artikeldaten übernommen. In GS-SHOP können Sie unter ADMI- NISTRATION SCHNITTSTELLE (s. Kap. 12.3) angeben, ob die Artikelnummer oder die Bestellnummer aus GS-AUFTRAG als Bestellnummer in GS-SHOP verwendet werden soll. 69

70 Stammdaten Bezeichnung Geben Sie hier die Artikelbezeichnung ein. Maximal zulässig sind 60 Zeichen; eine ausführliche Beschreibung in Form eines längeren Textes geben Sie unter BESCHREIBUNG ein (s. Kap ). Warengruppe Die Warengruppe wird in den Artikelstammdaten nur ausgewählt. Vor dem Anlegen des ersten Artikels muss mindestens eine Warengruppe unter STAMMDATEN WARENGRUPPEN (s. Kap ) eingetragen worden sein. Extern-URL Im Feld Extern-URL können Sie eine beliebige Internet-Adresse angeben, die bei diesem Artikel im Shop als Link verfügbar sein soll. Dies kann z. B. eine HTML-Seite mit ausführlicher Artikelbeschreibung, aber auch eine Sound- oder Videodatei sein (Voraussetzung dafür ist, dass das jeweils gewählte Shop- Template dies unterstützt). Geben Sie hier den kompletten Pfad an. Liegen alle externen Artikellinks in dem selben Verzeichnis, genügt hier die Angabe des Dateinamens. In diesem Fall wird der Pfad automatisch durch das Stammverzeichnis für externe Artikellinks ergänzt (s. Kap ). Hinweis: Artikelbezogene HTML-Seiten können bereits im Artikelstamm von GS-AUFTRAG, beispielsweise in einem der Artikel-Freifelder hinterlegt werden. Diese Informationen können in GS-SHOP unmittelbar als externer Artikellink genutzt werden (s. Kap ). Einheit Hinterlegen Sie hier die Einheit des Artikels. Über die Shopeinstellungen wird definiert, ob die Einheit im Onlineshop angezeigt werden soll (vgl. Kap , Bool_Einheit_zeigen ). Freifelder In drei freien Feldern können Sie eigene Eigenschaften des Artikels hinterlegen. Die Bezeichnung dieser Felder können Sie selbst in den Clienteinstellungen festlegen (s. Kap ) Gewicht Auf Wunsch kann hier das Gewicht/Einheit des Artikels angegeben werden. Bei der automatischen Berechnung der Versandkosten kann das Artikelgewicht berücksichtigt werden (vgl. Kap ). 70

71 Lieferzeit Stammdaten Die Lieferzeit dient lediglich zur Kundeninformation und kann angezeigt werden, wenn das Template dieses unterstützt. Bestand/Bestellt und genaue Bestandsführung Zu jedem Artikel kann der aktuelle Lagerbestand sowie die bestellte Menge hinterlegt und im Shop angezeigt werden. Beim Datenabgleich mit der Warenwirtschaft werden diese Werte übernommen. Sowohl der Shop-Client als auch der GS-SHOP-Server zählen den Artikelbestand bei einer Bestellung automatisch herunter. Zusätzliche Hinweismeldungen bei nicht mehr lieferbaren bzw. momentan nicht lieferbaren Artikeln können dem Shopkunden angezeigt werden. Hinweis: Die Werte für BESTAND und BESTELLT aus GS-SHOP werden beim Datenabgleich nicht an die Warenwirtschaft übergeben, sondern immer nur von dort eingelesen. Wahlweise kann die Anzeige der Lieferbarkeit von Artikeln lediglich anhand des Schalters "Lieferbar" (s. u.) oder in Abhängigkeit von einer genauen Bestandsführung mit den Artikelangaben Bestand/Bestellt gesteuert werden. Die Bestandswerte sind für die Anzeige der Lieferbarkeit im Online-Shop nur relevant, wenn die GENAUE BESTANDSFÜHRUNG aktiviert ist. In diesem Fall wird der Artikel als lieferbar im Online-Shop angezeigt, wenn er einen positiven Lagerbestand aufweist. Bestsellerliste In den Artikeldaten kann zum einen angegeben werden, ob der jeweilige Artikel in der Bestsellerliste auftauchen soll und zum anderen existiert dort ein Zähler für die Anzahl der Shopverkäufe. Natürlich verwaltet GS-SHOP diesen Zähler selber, aber dennoch ist es möglich diesen Wert manuell anzupassen: Im Shoptemplate kann dann mittels der Sortierung SORT=Bestseller in der Artikelauswahl die Ansicht auf die Bestsellerartikel eingeschränkt und die Sortierung nach Shopverkäufen aktiviert werden. Schalter Über Schalter können Sie bestimmten Artikeln in Ihrem Online-Shop besondere Eigenschaften zuweisen. Eine besondere Rolle spielt dabei der Schalter passiv. Ist er gesetzt, wird dieser Artikel im Internet nicht mehr angezeigt, bleibt aber in der Datenbank erhalten. 71

72 Stammdaten Die Schalter Lieferbar und Neuheit sowie die Freien Schalter können als Selektionskriterium in Artikellisten verwendet werden. Die vier freien Schalter haben keine feste Bedeutung. Verwenden Sie diese nach Ihren Wünschen und reagieren Sie auf Ihren Shopseiten individuell auf deren Wert. So lassen sich z. B. spezielle Seiten mit Sonderangeboten realisieren oder ein Artikel der Woche direkt auf der Startseite des Shops anzeigen. Da die Schalter sich auf fast unendlich viele und individuelle Arten nutzen lassen, ist es ideal, wenn Sie dafür ein eigenes Shop-Template mit einem HTML-Editor frei gestalten bzw. ein fertiges entsprechend abwandeln (vgl. Kap ). Auch in unseren auf dem Shopserver verfügbaren Standard-Templates haben diese Schalter unterschiedliche Funktionen, so dass auch Nicht-Programmierer ebenfalls einen Nutzen davon haben. Bitte schauen Sie sich die Infoseite Ihres Templates an, um weitere Informationen zu erhalten. Hinweis: Bei als Favorit gekennzeichneten Artikel im PC-Kaufmann wird der freie Schalter 1 ( Artikel im Angebot zeigen ) beim Import automatisch gesetzt Beschreibung 72

73 Stammdaten Geben Sie hier eine ausführliche Artikelbeschreibung bzw. Alternativbeschreibung ein. Sind GS-SHOP und GS-AUFTRAG bzw. PC-Kaufmann über die Schnittstelle miteinander verbunden, können beide Texte aus der Warenwirtschaft übernommen werden. In den Standard-Templates können Sie über das Makro BOOL_BESCHREIBUNG_ZEIGEN steuern, welche dieser beiden Beschreibungen ausgegeben wird (vgl. Kap ). Mit dem Setzen des Schalters NEU ÜBERTRAGEN erreichen Sie, dass die Beschreibung des aktuellen Artikels beim nächsten Datenabgleich der Stammdaten mit übertragen wird, auch wenn keine Änderung an den Daten vorgenommen wurde. Normalerweise dürfte dies aber nicht erforderlich sein Artikelbilder Zu jedem Artikel können in GS-SHOP zwei unterschiedliche Bilder gespeichert werden. Das Artikelbild kommt über die Schnittstelle aus GS-AUFTRAG bzw. PC-Kaufman, sofern Sie unter ADMINISTRATION SCHNITTSTELLE die Übernahme aus der Datenbank nicht abgestellt haben. Ansonsten wählen Sie mit dem Dateiauswahl-Dialog, der sich beim Anklicken des Buttons SUCHEN öffnet, die Datei aus, die das Artikelbild enthält. Zur vereinfachten Bildsuche verfügt der Dateidialog über Informationen zum Bild (Dimensionen, Formattyp, Dateigröße usw.) sowie eine Vorschau. Der gleiche Dialog öffnet sich auch bei der Auswahl des Alternativbildes. Unterstützt werden von GS-SHOP die Datenformate GIF, BMP, JPG und PNG. 73

74 Stammdaten Vergleichbar mit der Artikelbeschreibung gibt es auch hier den Button NEU ÜBERTRAGEN. Dies macht z. B. Sinn, wenn Artikelbilder auf Ihrem FTP-Server nicht mehr vorhanden oder defekt sind. Die Artikelbilder werden beim Einlesen automatisch in das platzsparende JPG-Format umgewandelt, ebenso der zugehörige Thumbnail des Artikelbildes (s. u.). GS-SHOP erzeugt zusätzlich zum normalen Artikelbild noch eine Datei mit dem gleichen Bild im Kleinformat ( Thumbnail ; zum Alternativbild wird kein Thumbnail erzeugt.). Dieses kann dann z. B. in der Artikelliste mit angezeigt werden. Wie groß die Thumbnails werden sollen (Pixel), stellen Sie unter ADMINISTRATION CLIENTEINSTELLUNGEN BILDER ein (s. Kap ). Die bewährte Vorgabe sind hier 50 Pixel Preise GS-SHOP verfügt über ein umfangreiches Preisdefinitions-System. Für jeden Artikel können Sie fünf Verkaufspreise angeben. Die einzelnen VK-Preise beziehen sich auf die beim Kunden hinterlegte Preisgruppe (vgl. Kap ). 74

75 Stammdaten Alle Preise sind standardmäßig Staffelpreise, daher wird der erste Preiseintrag automatisch in die Mengenstaffel ab 1 Stück eingetragen. Klicken Sie für weitere Mengenstaffeln auf Hinzufügen und geben Sie die Mindestmenge für die neuen Staffelpreise ein. Für jede Mengenstaffel wird in der Preistabelle Ihres Artikels eine neue Zeile eingefügt. Aktionspreis Zusätzlich können Sie für jede Preisstaffel einen zeitlich limitierten Aktionspreis vergeben. Ist in der relevanten Mengenstaffel ein Aktionspreis eingetragen und liegt das Datum der Bestellung in dem angegebenen Intervall, wird statt der eingegebenen normalen VK-Preise der Aktionspreis verwendet. Bei jedem Artikel definieren Sie die eingegebenen Preise separat als Brutto- oder Nettopreise und wählen den zugehörigen Steuersatz aus. Geben Sie die Artikelpreise einfach als Netto- oder Bruttopreise ein. Den Kunden wird (automatisch anhand der Kundenguppen-Vorgaben, s. Kap ) immer der für sie vorgesehene Wert (Brutto oder Netto) angezeigt. 75

76 Stammdaten Gesamtrabatt verbieten Zusätzlich zu den umfangreichen Möglichkeiten der Preiseingabe bietet GS-SHOP verschiedene Rabattierungen, darunter einen Gesamtrabatt für bestimmte Kunden oder Kundengruppen (siehe Seiten 94, 97). Wollen Sie einzelne Artikel von einem möglichen Gesamtrabatt grundsätzlich ausschließen, aktivieren Sie die Option GESAMTRABATT VERBIETEN. Preis auf Anfrage Artikelpreise können "auf Anfrage eingestellt werden. Solche Artikel können im Onlineshop nicht in den Warenkorb gelegt werden. Bei der Auswahl im Onlineshop wird stattdessen automatisch eine - Anfrage an den Shopanbieter generiert. Nachkommastellen Bei den Artikeln kann angegeben werden, ob auch rationale Mengeneingaben (mit Nachkommastellen) bei der Bestellung erlaubt sein sollen. Steuerfreie Lieferung Zu jedem Artikel kann angegeben werden, ob dieser umsatzsteuerfrei ins Ausland geliefert werden darf, wenn der Käufer einer Kundengruppe angehört, bei der die umsatzsteuerfreie Lieferung erlaubt ist (vgl. Kap ) Kataloge Anstelle der Warengruppen können Sie Ihre Artikel über beliebig staffelbare Kataloge gliedern und Ihren Kunden damit in Ihrem Online-Shop eine übersichtlichere Navigation ermöglichen. Jeder Artikel kann dabei in mehreren Katalogen enthalten sein. Die Zugehörigkeit zu bereits angelegten Katalogen kann hier per Drag&Drop mühelos eingestellt werden. Zusätzlich verfügt GS-SHOP über einen Zuordnungs-Assistent, der die gruppenweise Zuordnung von Artikeln zu Katalogen ermöglicht (vgl. Kap ). 76

77 Stammdaten Artikel-Varianten Jedem Artikel können Sie bis zu 5 weitere Eigenschaften ( Varianten ) zuweisen, die wiederum über beliebig viele Eigenschaftsmerkmale ( Ausprägungen ) verfügen können. Auf diese Weise kann Ihr Kunde bereits beim Einkauf in Ihrem Onlineshop individuell festlegen, mit welchen besonderen Merkmalen der bestellte Artikel ausgestattet sein soll. 77

78 Stammdaten Über die Schaltflächen EDITIEREN öffnet sich die Eingabemaske für Variantendaten. Geben Sie dort im oberen Fensterbereich die gewünschte Eigenschaftsbezeichnung (z. B. Farbe usw.) ein. Im unteren Fensterbereich legen Sie über NEU beliebig viele Merkmale ( Ausprägungen ) zur aktuellen Eigenschaft an (z. B. Rot, Gelb, Grün usw.). Schließen Sie das Bearbeitungsfenster mit OK, um die Eingaben zu sichern. 78

79 Stammdaten Achtung: Hinweis: Wenn Ausprägungen einer vorhandenen Variante verändert werden, bleiben die Artikelzuordnungen erhalten. Beim Löschen oder beim Neuanlegen einer Variante werden die bestehenden Artikelzuordnungen zwangsweise gelöscht und müssen in der Variantenübersicht neu zugeordnet werden! Bereits in den Client-Einstellungen können Sie häufig gebrauchte Eigenschaften (Varianten) mit ihren zugehörigen Merkmalen als Kopiervorlage einrichten (vgl. Kap ). Variantenübersicht Über die Schaltfläche ÜBERSICHT erhalten Sie eine Auflistung sämtlicher möglicher Varianten- Kombinationen des aktuellen Artikels. Jede Zeile zeigt eine Kombination aus den bis zu 5 gewählten Ausprägungen. In der Spalte Verfügbar wird der Verfügbarkeitsstatus jeder Kombination angezeigt. Über die Schalter VERFÜGBAR: JA und NEIN kann die Verfügbarkeit für jede Kombination separat festgelegt werden. Variantenunterartikel Die Varianten eines Artikels ermöglichen es dem Onlineshop-Kunden, schon bei der Bestellung im Internet bestimmte Artikelkriterien auszuwählen. Die Bestellung enthält daraufhin den bestellten Artikel mit der zusätzlich gewählten Eigenschaftskombination. Wollen Sie für die unterschiedlichen Varianten auch unterschiedliche Preise oder Bilder verwenden, so müssen Sie für jede Variante, die ein abweichendes Bild oder einen abweichenden Preis verwenden soll, einen eigenen Artikel anlegen. Diese Artikel können Sie jeder Eigenschaftskombinationen als Variantenunterartikel zuweisen. Auf diese Weise wird nicht der eigentliche Hauptartikel bestellt, sondern der 79

80 Stammdaten zugeordnete Variantenunterartikel (dieser wird dann in Ihrem Onlineshop nicht mehr separat angezeigt). Zusätzlich ermöglicht diese Artikel-Zuordnung eine detaillierte Lagerverwaltung und Historie der verschiedenen Unterartikel in GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann. Zu jeder Eigenschaftskombination können Sie einen beliebigen Artikel zuordnen. Über die Schaltfläche ZUORDNEN oder einfach durch Doppelklick oder mit der ENTER-Taste gelangen Sie in die Artikelübersicht. Für die Suche des Artikels stehen innerhalb dieser Übersicht die selben Funktionen wie im Artikelstamm zur Verfügung (s. Kap und ): Mittels <F3> oder durch direkte Eingabe einer Buchstabenfolge können Sie in der Artikelliste suchen. Die Sortierreihenfolge verändern Sie durch Mausklick auf die entsprechende Spaltenüberschrift. Mit der <ESC> -Taste können Sie die Auswahl abbrechen. Zuordnungen können durch Auswahl eines neuen Artikels jederzeit verändert werden. Hinweis: GS-AUFTRAG PROFESSIONAL verfügt über eine automatische Funktion zur Anlage von Varianten-Unterartikeln. Beim Datenimport werden diese importiert und auch in GS-SHOP automatisch dem Varianten-Hauptartikel zugeordnet. Bei jedem Variantenartikel können Sie mit VORGABE eine beliebige Eigenschaftenkombination als Standardvorgabe definieren. Wählt Ihr Kunde bei seinem Einkauf in Ihrem Online-Shop nicht explizit gewünschte Eigenschaften eines Variantenartikels aus, werden die Vorgabeeigenschaften in die Bestellung aufgenommen Zubehör Die Zubehör -Funktion eignet sich insbesondere für ein erfolgreiches Cross-Selling. Indem Sie den Käufern bestimmter Artikel unmittelbar bei der Artikelauswahl weitere, sinnvoll mit dem aktuellen Artikel verbundene Artikel anbieten, wird das Kaufverhalten positiv beeinflusst. Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel, um Zubehör zum aktuellen Artikel darzustellen, oder um eine Liste alternativer Artikel im Online-Shop anzuzeigen. Auch denkbar ist die Verwendung als Empfehlungsliste anderer Artikel, beispielsweise für Artikel, die häufig in Verbindung mit dem aktuell gewählten Artikel gekauft werden. Hinweis: In den Standard-Templates lässt sich über das Makro TXT_BEZEICHNUNG_ZUBEHOER die Bezeichnung ändern (also z.b. Zubehör oder Empfehlungsliste, vgl. Kap 6.1.3). 80

81 Stammdaten Jedem Artikel können Sie dafür eine beliebig lange Liste anderer Artikel zuweisen und in der Detailansicht des aktuellen Artikels anzeigen lassen. Über HINZUFÜGEN öffnet sich die Artikelauswahl. <F3> oder direkte Buchstabeneingabe öffnet die Suchmaske. Durch Doppelklick oder mit der ENTER-Taste wird der gewünschte Artikel ausgewählt und der Zubehörliste zugefügt. Auch einer beliebigen Anzahl von Artikeln können Sie gleiches Zubehör gemeinsam zuweisen. Dafür gibt es in den Artikelstammdaten den Menüpunkt MARKIERUNGEN MARKIERTE DATENSÄTZE ZUBEHÖRARTIKEL ZUWEISEN Shopaufruf Neben dem Standardaufruf (vgl. Kap ) Ihres Onlineshops, über den die Startseite Ihres Onlineshops aufgerufen wird, können Sie Ihre Kunden über einen geeigneten Link unmittelbar auf die Detailseite eines Artikels in Ihrem Shop führen. Erweitern Sie dazu den Standardaufruf um den Parameter &BNR=<Bestellnummer>. 81

82 Stammdaten Die bereits komplette URL zum Aufruf des aktuellen Artikels ist bereits unter dem Reiter SHOPAUFRUF hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion vom verwendeten Template unterstützt werden muss. Wenn Sie ein eigenes Template verwenden, dann müssen Sie dort auf den Parameter BNR reagieren. Weitere Infos dazu finden Sie in der "Dokumentation zur Templategestaltung" (F9 im Hauptfenster). Die Standardtemplates sind natürlich darauf ausgerichtet Bewertungen Angemeldete Shopbesucher können zu den Artikeln eine Produktbewertung abgeben. Bei den Standardtemplates gibt es dabei die Noten Hervorragend (4 Punkte) bis Nicht so toll (0 Punkte). Bei eigenen Templates kann jedoch ein eigenes Punktesystem (0 bis... Punkte) verwendet werden. In der Artikelliste wird dann die Durchschnittsbewertung, sowie die Anzahl der abgegebenen Bewertungen angezeigt. In den Artikeldetails wird eine ausführliche Liste der abgegebenen Bewertungen mit Kommentar, Note, Datum und jeweiligem Autor ausgegeben. Der Shopbetreiber kann angeben, ob neue oder geänderte Produktbewertungen erst einmal von ihm autorisiert werden müssen, oder ob diese automatisch in seinem Shop gezeigt werden sollen (vgl. Kap ). Natürlich können abgegebene Bewertungen auch nachträglich noch vom Betreiber gelöscht werden; der jeweilige Autor kann seine Bewertung ebenfalls im Nachhinein ändern (unter Umständen muss diese geänderte Bewertung dann erst wieder vom Betreiber freigeschaltet werden). 82

83 Stammdaten Warengruppen Alle Artikel sind in Warengruppen organisiert. Hierfür können beliebig viele Warengruppen angelegt werden. Anschließend können die hier angelegten Warengruppen jedem Artikel zugeordnet werden (vgl. Kap ) Allgemein Stammdaten Warengruppen verfügen über eine Bezeichnung. Zusätzlich werden sie programmintern mit einer ID versehen. Diese, vor allem für die Zuordnung (Import) wichtige Zahl, ist in GS-SHOP nicht editierbar. 83

84 Stammdaten Versandkosten Die Berechnung der Versandkosten erfolgt über die Einstellungen der ZAHLWEISEN (vgl. Kap ) und der zugeordneten VERSANDARTEN (vgl. Kap ). Neben Festpreisen, gewichtsabhängiger Berechnung usw. können Versandkosten in Abhängigkeit von der Warengruppe berechnet werden. Für die Berechnung warengruppenabhängiger Versandkosten geben Sie hier den entsprechenden Betrag ein. Zusätzlich legen Sie fest, ob es sich bei diesem Betrag um einen Bruttopreis (enthält bereits die MwSt) oder einen Nettopreis handelt. Berücksichtigt werden diese warengruppenspezifische Versandkosten nur dann, wenn die Art der Versandkostenberechnung entsprechend eingestellt wurde (vgl. Kap ). Enthält eine Bestellung Artikel mehrerer Warengruppen mit unterschiedlichen Versandkosten, werden automatisch die Versandkosten der teuersten Warengruppe ermittelt Beschreibung Zusätzlich zur Bezeichnung können Sie jede Warengruppe mit einer detaillierten Beschreibung versehen. Der Beschreibungstext darf auch HTML-Code enthalten; dies ermöglicht weitere Verweise (Links) und Formatierungen innerhalb des Textes. 84

85 Stammdaten Wird der Schalter NEU ÜBERTRAGEN gesetzt, wird die Beschreibung der Warengruppe beim nächsten Datenabgleich mit übertragen, auch wenn keine Änderung an den Daten vorgenommen wurde Bild Jede Warengruppe kann über ein Bild inklusive Thumbnail verfügen. Enthält die Warengruppe Artikel ohne eigene Artikelbilder, kann bei diesen Artikeln stattdessen das Bild der Warengruppe im Online-Shop angezeigt werden. Aktivieren Sie dafür die Option..Warengruppenbild anzeigen. Wählen Sie mit dem Dateiauswahl-Dialog, der sich beim Anklicken des Buttons SUCHEN öffnet, die Datei aus, die das gewünschte Bild enthält. Zur vereinfachten Bildsuche verfügt der Dateidialog über Informationen zum Bild (Dimensionen, Formattyp, Dateigröße usw.) sowie eine Vorschau. Unterstützt werden von GS-SHOP die Datenformate GIF, BMP, JPG und PNG. 85

86 Stammdaten Wird der Schalter NEU ÜBERTRAGEN gesetzt, wird das Warengruppenbild beim nächsten Datenabgleich erneut auf den Shopserver übertragen Shopaufruf Neben dem Standardaufruf (vgl. Kap ) Ihres Onlineshops, über den die Startseite Ihres Onlineshops aufgerufen wird, können Sie Ihre Kunden über einen geeigneten Link unmittelbar auf eine bestimmte Warengruppenseite in Ihrem Shop führen. Erweitern Sie dazu den Standardaufruf um den Parameter &WG=<Bezeichnung>. Die bereits komplette URL zum Aufruf des aktuellen Artikels ist bereits unter dem Reiter SHOPAUFRUF hinterlegt. 86

87 Stammdaten Bitte beachten Sie, dass diese Funktion vom verwendeten Template unterstützt werden muss. Wenn Sie ein eigenes Template verwenden, dann müssen Sie dort auf den Parameter WG reagieren. Weitere Infos dazu finden Sie in der "Dokumentation zur Templategestaltung" (F9 im Hauptfenster). Die Standardtemplates sind natürlich darauf ausgerichtet Kataloge Anstelle der Warengruppen können Sie Ihre Artikel in beliebig verschachtelbare Kataloge gliedern und Ihren Kunden damit in Ihrem Online-Shop eine übersichtlichere Navigation ermöglichen. Jeder Artikel kann dabei in mehreren Katalogen enthalten sein (vgl. Kap ). Hinweis: Bei gehaltener linker Maustaste können Sie die Begrenzungslinien der einzelnen Fenster- Teilbereiche verschieben. Im linken Teil des Fensters werden alle Kataloge angezeigt. Die rechten Fensterbereiche enthalten die im aktuell gewählten Katalog enthaltenen bzw. die NICHT enthaltenen Artikel. 87

88 Stammdaten Legen Sie hier beliebig viele Kataloge an. Dabei können Sie neben den Hauptkatalogen weitere Unterkataloge anlegen. Wählen Sie dazu den gewünschten Katalog aus und legen Sie dann den gewünschten neuen Datensatz an. Leicht können Kataloge auch später noch einfach per drag&drop innerhalb der Hierarchie bewegt werden. Zusätzlich können die Kataloge über das Menü SONSTIGES alphabetisch sortiert werden. Hinweis: Mit STRG+T können die Artikeldetails direkt auch aus der Katalogliste heraus aufgerufen und editiert werden Allgemein Analog zur Warengruppe verfügen Kataloge über eine Bezeichnung, zusätzlich werden sie programmintern mit einer ID versehen, die in GS-SHOP nicht editierbar ist. Beispielsweise kann diese ID für die automatische Artikelzuordnung während des Datenimports aus genutzt werden (vgl. Kap ) Optional hinterlegen Sie bei dem Katalog eine detaillierte Beschreibung. Der Beschreibungstext darf auch HTML-Code enthalten; dies ermöglicht weitere Verweise (Links) und Formatierungen innerhalb des Textes. 88

89 Stammdaten Wird der Schalter NEU ÜBERTRAGEN gesetzt, wird die Katalog-Beschreibung beim nächsten Datenabgleich auf den Shopserver übertragen, auch wenn keine Änderung an den Daten vorgenommen wurde Katalog-Bild Kataloge können mit einem eigenen Bild versehen werden. Wählen Sie mit dem Dateiauswahl-Dialog, der sich beim Anklicken des Buttons SUCHEN öffnet, die Datei aus, die das gewünschte Bild enthält. Zur vereinfachten Bildsuche verfügt der Dateidialog über Informationen zum Bild (Dimensionen, Formattyp, Dateigröße usw.) sowie eine Vorschau. Unterstützt werden von GS-SHOP die Datenformate GIF, BMP, JPG und PNG. Wird der Schalter NEU ÜBERTRAGEN gesetzt, wird das Katalogbild beim nächsten Datenabgleich erneut auf den Shopserver übertragen. 89

90 Stammdaten Shopaufruf Neben dem Standardaufruf (vgl. Kap ) Ihres Onlineshops, über den die Startseite Ihres Onlineshops aufgerufen wird, können Sie Ihre Kunden über einen geeigneten Link unmittelbar auf die gewünschte Katalogseite in Ihrem Shop führen. Erweitern Sie dazu den Standardaufruf um den Parameter &KatalogID=<ID> (die benötigte Katalog-ID wird in den allgemeinen Katalogeinstellungen angezeigt, s. Kap ). Die bereits komplette URL zum Aufruf des aktuellen Katalogs ist bereits unter dem Reiter SHOPAUFRUF hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion vom verwendeten Template unterstützt werden muss. Wenn Sie ein eigenes Template verwenden, dann müssen Sie dort auf den Parameter KatalogID reagieren. Weitere Infos dazu finden Sie in der "Dokumentation zur Templategestaltung" (F9 im Hauptfenster). Die Standardtemplates sind natürlich darauf ausgerichtet Artikelzuordnung Die jeweils zugehörigen Elemente (Artikel) eines Katalogs sehen Sie in den rechten Fensterbereichen. Die Zugehörigkeit zu bereits angelegten Katalogen kann hier wie auch im Artikelstamm - mühelos eingestellt werden. Im oberen Fensterbereich ausgewählte Artikel können per Doppelklick oder über das Menü ZUORDNUN- GEN in den links aktuell ausgewählten Katalog übernommen werden und erscheinen dann im unteren 90

91 Stammdaten Fensterbereich. Sollen mehrere Artikel gemeinsam in den Katalog übernommen werden, müssen sie vorher markiert werden. Noch einfacher kann man einen (oder die markierten) Artikel per Drag&Drop aus den beiden Listen auf der rechten Bildschirmseite direkt in den gewünschten Katalog auf der linken Bildschirmhälfte oder ziehen. Zusätzlich verfügt GS-SHOP über einen Zuordnungs-Assistent. Nach Aufruf über ZUORDNUNGEN ALLE ARTIKEL BESTIMMTER WARENGRUPPEN ZUORDNEN hilft der Katalogzuordnungs-Assistent bei der Verwaltung der Artikel-Katalog-Zuordnung. Dabei wählen Sie eine oder mehrere Warengruppen aus, deren Artikel Sie in oder aus bestimmten Katalogen bewegen wollen. Anschließend werden Sie aufgefordert, den oder die Kataloge auszuwählen, denen die Artikel zugeordnet oder entnommen werden sollen. Schließlich definieren Sie die Richtung, ob die Artikel den ausgewählten Katalogen hinzugefügt oder daraus entfernt werden sollen. 91

92 Stammdaten Wichtig: Es wird hier keine Verbindung zwischen den Katalogen und den Warengruppen hergestellt, sondern einmalig alle Artikel einer Warengruppe in oder aus einem Katalog bewegt. Wenn später weitere Artikel einer Warengruppe in den Shopclient eingelesen oder eingegeben werden, so sind diese nicht (!) automatisch auch den hier ausgewählten Katalogen zugeordnet. Daher kann bereits beim Datenabgleich mit GS-AUFTRAG angegeben werden, dass direkt nach dem Datenimport automatisch alle Artikel bestimmter Warengruppen zu Katalogen zugewiesen werden (vgl. Kap ). Die Zuordnung der einzelnen Artikel zu den Katalogen kann so sehr komfortabel vorgenommen werden. Umgekehrt werden zusätzlich bei jedem Artikel die zugeordneten Kataloge angezeigt. Dort können die Zuordnungen auch direkt editiert werden (s. S. 76) Kunden Neben dem Statusfeld sehen Sie in der Kundenliste die Spalte Neu. Diese enthält den Schriftzug, wenn der Kunde sich neu in Ihrem Online-Shop eingetragen hat oder, wenn eine Kunde seine Adressdaten im Online-Shop geändert hat. Der Neukundenstatus wird automatisch auf Alt gesetzt, wenn Sie einen Datenexport nach GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann durchführen oder ihn manuell umsetzen. Dafür gibt es in den Kundenstammdaten die Menüpunkte DATENSATZ NEUKUNDENSTATUS SETZEN bzw. MARKIERUNGEN MARKIERTE DATENSÄTZE NEUKUNDENSTATUS SETZEN. Dieser in der Spalte NEU angezeigte Neukundenstatus hat nichts mit dem normalen Statusfeld zu tun, da er nur anzeigt, wenn Kunden sich selbst im Online-Shop neu eingetragen haben. Dagegen zeigt das Statusfeld, ob Änderungen an Datensätzen im GS-SHOP-Client selbst vorgenommen wurden (vgl. Kap ). Normalerweise werden Stammdaten von Kunden, die sich in Ihrem Online-Shop eingetragen haben, hier automatisch angelegt. Genauso ist es aber auch möglich, Kunden manuell zu erfassen und dann an den Shopserver zu übertragen. So lässt sich z. B. ein geschlossenes System aufbauen, bei dem man sich nicht neu eintragen kann, sondern mit Usernamen und Passwort anmelden muss (s. S. 56). 92

93 Stammdaten Das gleiche können Sie erreichen, wenn Sie bei bereits bestehenden Kunden in GS-AUFTRAG den Status Online-Kunde aktivieren oder im PC-Kaufmann neue Kunden anlegen, und sie über die Importfunktion nach GS-SHOP übertragen. Arbeiten Sie mit der Schnittstelle zu GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann, erkennen Sie an der grün leuchtenden Lampe externer Datensatz, welche Kunden über die Warenwirtschaft verwaltet werden. Änderungen an den Stammdaten sollten in GS-AUFTRAG bzw. im PC-Kaufmann vorgenommen werden, da sie sonst beim nächsten Datenimport in GS-SHOP wieder überschrieben werden Adressdaten Hier finden Sie die vollständigen Adressdaten des Kunden. Eine besondere Aufgabe hat bei den Adressdaten die -Adresse: Sie wird auch als Empfänger für die von GS-SHOP automatisch an den Kunden zu versendende Bestellbestätigung verwendet. Einige Einkaufskonditionen (Zahlweisen, Preisdarstellung, Konditionen usw.; vgl. Kap ) sind bereits in der Kundengruppe vordefiniert. Wählen Sie hier die gewünschte Kundengruppe aus. Bei Neukunden wird grundsätzlich die in den Shopeinstellungen (s. S. 41) voreingestellte Kundengruppe gewählt. 93

94 Stammdaten GS-SHOP ermöglicht es dem Shopbetreiber, allen Kunden Informationen in Form eines Newsletters per E- Mail zukommen zu lassen (vgl. Kap ). Um sicher zu gehen, dass kein Shop-Kunde ungewollt E- Mails von Ihnen bekommt, wird der Wunsch jedes Kunden nach Informationen per -Rundschreiben vermerkt. Entfernen Sie die Markierung, wenn der Shopkunde den Newsletter NICHT bekommen möchte Zusatzdaten Preiseinstellungen GS-SHOP stellt fünf verschiedene Preisgruppen zur Verfügung. Wählen Sie hier eine der Preisgruppen 1-5 aus. Bei der Bestellung wird der beim Artikel in der entsprechenden Preisgruppe hinterlegte VK-Preis verwendet (vgl. Kap ). Alternativ können Sie 0 statt einer der Preisgruppen wählen. In diese Fall wird die in der entsprechenden Kundengruppe hinterlegte Preisgruppe verwendet. Hinweis: Die Preisgruppe 0 sollte nicht verwendet werden, wenn Sie GS-SHOP in Verbindung mit GS- AUFTRAG einsetzen, da in GS-AUFTRAG für die Preisgruppe nur die Werte 1-5 Gültigkeit besitzen. Mit dem nächsten Stammdatenimport aus GS-AUFTRAG würde eine Preisgruppe 0 wieder durch einen in GS-AUFTRAG gültigen Wert überschrieben. Empfehlenswert ist es, bei den Kunden immer eine 0 einzustellen und damit auf die Preisgruppe der Kundengruppe zurückzugreifen. Soll ein Kunde eine andere Preisgruppe erhalten, so legen Sie dafür einfach eine neue Kundengruppe an. Nachträgliche Änderungen lassen sich so viel einfacher an zentraler Stelle (eben bei den Kundengruppen) durchführen. Gesamtrabatt Sie können sowohl jedem Kunden als auch jeder Kundengruppe einen individuellen Gesamtrabatt zuweisen. Bei der Bestellung wird automatisch der jeweils höhere Rabattsatz verwendet (siehe Seite 98). 94

95 Stammdaten Login-Informationen Username und Passwort haben den Sinn, Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, sich ohne Neueingabe von Adressdaten anzumelden und ihre Adressstammdaten aus der Datenbank abzurufen. Ein positiver Nebeneffekt davon ist, dass neue Bestellungen so automatisch dem bereits bestehenden Kunden zugeordnet werden. Bereits bei der Neuanlage (oder beim Datenimport aus GS-AUFTRAG) kann ein Username mit zugehörigem Passwort beim Kunden hinterlegt werden. Hat ein Kunde Usernamen und/oder Passwort vergessen, können Sie ihm hier neue Daten zuweisen (ein Doppelklick auf Passwort verrät das Passwort in Klartext). Nicht vergessen: Auch diese Änderung wird erst auf dem Shopserver aktiv, wenn Sie einen Datenabgleich der Stammdaten durchführen. Zusatz-Informationen Beim ersten Besuch eines Kunden im Online-Shop wird das Datum des ersten Kontakts sowie die URL der Internetseite angezeigt, über die der Kunde erstmalig in Ihren Shop geleitet wurde. Beispielsweise für einfache Provisionsabrechnungen lässt sich später leicht nach dieser Weiterleitungsadresse ( Referer ) selektieren (Vgl. Kap ). Weiterhin wird das letzte Zugriffsdatum des Kunden auf den Shop sowie die eingestellte Zahlweise und Versandart angezeigt Sonderpreise Jedem Kunden können Sie für einzelne Artikel einen individuellen Sonderpreis oder Sonderrabatt zuordnen. Dabei werden Sonderrabatte immer vom Normalpreis des Artikels berechnet. 95

96 Stammdaten Prinzipiell wird der für den Kunden günstigste Artikelpreis im Shopsystem ermittelt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Über die Schaltfläche NEU wird eine Artikelübersicht angezeigt. Wählen Sie nun per Doppelklick oder <ENTER> einen Datensatz aus. Zusätzlich können Sie auch unmittelbar einen neuen Datensatz anlegen, dabei sämtliche gewünschte Daten eingeben und den neuen Artikel danach auswählen. Mit <ESC> kann die Auswahl abgebrochen werden. 96

97 Stammdaten Nach Auswahl des Artikels definieren Sie den gewünschten Sonderpreis oder einen individuellen Sonderrabatt, der dem Kunden beim Kauf dieses Artikels gewährt werden soll. Nach der Bestätigung mit OK wird der Artikel in die Sonderpreisliste des Kunden übernommen und kann dort jederzeit geändert oder wieder entfernt werden Kundengruppen GS-SHOP erlaubt das Anlegen beliebig vieler Kundengruppen. Die Kundengruppen ermöglichen eine einfache Einstellung spezifischer Einkaufskonditionen an zentraler Stelle. In den Kundenstammdaten wählen Sie eine der hier angelegten Kundengruppen aus (s. S. 93). Bei Neukunden wird grundsätzlich die in den Shopeinstellungen (s. S. 41) voreingestellte Kundengruppe gewählt. 97

98 Stammdaten Allgemein Bezeichnung Zur einfachen Identifizierung vergeben Sie jeder Kundengruppe eine aussagekräftige Bezeichnung. Hinweis: Da die Kundengruppe mit dem Kunden nicht über die Kundengruppenbezeichnung, sondern über eine programminterne Nummer verknüpft ist, wirkt sich eine Änderung der Kundengruppenbezeichnung sofort bei allen Kunden aus, die dieser Kundengruppe angehören manuelle Korrekturen im Kundenstamm sind daher nicht erforderlich. Mindestbestellwert Legen Sie auf Wunsch einen Mindestbestellwert fest. Bestellungen unterhalb des hier eingegebenen Betrags werden von Kunden dieser Kundengruppe nicht akzeptiert. Preisgruppe GS-SHOP stellt fünf verschiedene Preisgruppen zur Verfügung (siehe S. 74). Die hier ausgewählte Preisgruppe (Preisgruppe 1-5) wird für alle Kunden dieser Gruppe verwendet, bei denen nicht innerhalb der Kundendaten eine individuelle Preisgruppe angegeben wurde. Die bei der Kundengruppe hinterlegte Preisgruppe hat also für alle Kunden Gültigkeit, bei denen die 0 statt einer der Preisgruppen gewählt wurde. 98

99 Gesamtrabatt Stammdaten Sie können sowohl jedem Kunden als auch jeder Kundengruppe einen individuellen Gesamtrabatt zuweisen. Bei der Bestellung wird automatisch der jeweils höhere, für den Kunden günstigere Rabattsatz verwendet (s. S. 94). Standardzahlweisen Bieten Sie im Shop mehrere Zahlweisen an, kann der Kunde die als Vorgabe vorgeschlagene Zahlweise selbst ändern, z. B. von Nachnahme auf Kreditkarte. Stellen Sie hier ein, welche Zahlweise Inlandsbzw. Auslandskunden dieser Kundengruppe standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Zur Auswahl stehen die dieser Kundengruppe erlaubten Zahlweisen (s. Kap ). Kundeneinstellungen Zusätzlich können Sie einstellen, ob die Kunden dieser Kundengruppe Ihre eigenen Adressdaten beim Besuch des Shops ändern dürfen, und ob die Preise beim Einkauf im Online-Shop als Netto- oder als Bruttowert dargestellt werden sollen. Steuerfreie Lieferung Geben Sie an, ob die ausländischen Kunden dieser Kundengruppe unter bestimmten Umständen umsatzsteuerfrei beliefert werden dürfen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn innerhalb der EG geliefert wird und der Onlineshop-Kunde über eine eigene EGIdentNummer verfügt oder Sie als Shopbetreiber eines EG-Landes in ein Nicht-EG-Land liefern oder Sie als Shopbetreiber eines Nicht-EG-Landes ins Ausland liefern. Zusätzlich stellen Sie beim Artikel ein, ob eine steuerfreie Lieferung erlaubt ist (vgl. Kap ) Zahlweisen Unter STAMMDATEN ZAHLWEISEN definieren Sie alle in Ihrem Shop verwendbaren Zahlungsarten mit den zugehörigen Versandkosten usw. (vgl. Kap ). Innerhalb der Kundengruppe können Sie 99

100 Stammdaten festlegen, welche der insgesamt vorhandenen Zahlweisen die Kunden dieser Gruppe im Shop auswählen können. Verschieben Sie dazu die einzelnen Zahlweisen mit der Maus per Drag&Drop oder über die Pfeile in den gewünschten Fensterbereich. Aus den erlaubten Zahlweisen wählen Sie anschließend die Standardzahlweisen dieser Kundengruppe (vgl. Kap ) Hinweis: Achten Sie darauf, dass später neu angelegte Zahlweisen erst einmal den gewünschten Kundengruppen erlaubt werden müssen, bevor diese darauf zugreifen können Warengruppen und Kataloge Stellen Sie hier ein, auf welche Warengruppen bzw. auf welche Kataloge die Kunden dieser Kundengruppe zugreifen dürfen. Damit können Sie die verfügbaren Artikel in Ihrem Onlineshop je nach Kundengruppe auf bestimmte Kataloge bzw. Warengruppen beschränken (vgl. Kap ). 100

101 Stammdaten Zahlweisen GS-SHOP unterstützt zahlreiche unterschiedliche Zahlweisen. Legen Sie für jede Zahlungsmethode einen Datensatz an, die Sie beim Verkauf über Ihren Online-Shop akzeptieren wollen. Die dem Shopkunden bei seiner Bestellung zunächst vorgeschlagene Standardzahlweise ist in der zugehörigen Kundengruppe eingetragen (vgl. Kap ), darüber hinaus kann er weitere erlaubte Zahlweisen wählen (s. Kap ) Allgemein GS-SHOP unterscheidet intern zwischen den Zahlweisen NACHNAHME, BEI LIEFERUNG, RECHNUNG, KREDITKARTE, VORKASSE, ICLEAR, BANKEINZUG und MOXMO (ehem. PAYBOX). 101

102 Stammdaten Tragen Sie die Bezeichnung der Zahlweise ein, die dem Kunden in Ihrem Online-Shop angezeigt werden soll und wählen Sie die ART DER ZAHLUNG: Zusätzlich können Sie einen Festbetrag (als Brutto- oder Nettowert definierbar) für die zu berechnenden Zahlungskosten zuordnen. Hinweis: Für die Rechnungs-Nebenkosten (Zahlungs- und Versandkosten) ist die separate Eingabe eines Steuerschlüssels nicht erforderlich. Zur Berechnung der zugehörigen Mehrwertsteuer wird automatisch der Steuerschlüssel der dominierenden Steuersumme aller Bestellungspositionen verwendet. Schließlich geben Sie noch bei jeder Zahlweise an, ob sie für Auslands- oder Inlandsbestellungen gelten soll. Ob eine Kundenadresse sich im Ausland befindet, erkennt GS-SHOP durch den Vergleich des 102

103 Stammdaten Landeskennzeichens mit der Angabe, die Sie unter SHOPEINSTELLUNGEN ZAHLWEISE/WÄHRUNG bei EIGENES LAND gemacht haben (s. S. 45). Abhängig von der gewählten Zahlweise werden dem Shopkunden beim Einkauf in Ihrem Online-Shop unterschiedliche Eingabefelder angezeigt (bei Bankeinzug z. B. der Bankname, BLZ; bei Kartenzahlungen für die Eingabe der Kreditkartennummer etc). Bei einigen Zahlweisen sind weitere Angaben des Shopbetreibers notwendig: Kreditkarte Bei Zahlungen mit Kreditkartendaten, ohne dass die Karte physikalisch vorliegt, ist in der Regel die separate Abfrage einer auf der Kartenrückseite vermerkten Kartenprüfnummer (KPN) erforderlich. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option KPN-Eingabe erforderlich. Weitere Informationen zu Zahlungssystemen finden Sie im Kap. 15. iclear iclear garantiert Ihnen als Shopbetreiber die Bezahlung der bestellten Ware. Sie liefern die Ware direkt an den Kunden, stellen die Rechnung aber an iclear, die sich um das Inkasso kümmern (vgl. Kap. 15.3). Bankeinzug Bei der Zahlweise Bankeinzug können Sie wählen, ob die Buchungen in GS-AUFTRAG automatisch per Online-Banking verarbeitet oder per Datenträgeraustausch (DTA) an die Bank übermittelt werden sollen. Moxmo Für die Abwicklung von Moxmo-Zahlungen (Zahlungen via Handy) ist ein separater ipayment-account erforderlich (vgl. Kap ) Beschreibung Zusätzlich zur Bezeichnung können Sie jede Zahlweise mit einer detaillierten Beschreibung versehen. Der Beschreibungstext darf auch HTML-Code enthalten; dies ermöglicht weitere Verweise (Links) oder Formatierungen innerhalb des Textes. 103

104 Stammdaten Wird der Schalter NEU ÜBERTRAGEN gesetzt, wird die Beschreibung der Zahlweise beim nächsten Datenabgleich mit übertragen, auch wenn keine Änderung an den Daten vorgenommen wurde Erweitert Portofrei ab Wollen Sie ab einem bestimmten Bestellwert auf Versandkosten verzichten, tragen Sie diesen Betrag in das entsprechende Feld ein. Machen Sie hier keine Angabe (d. h. Betrag=0,00), werden immer Versandkosten berechnet. Höchstbetrag Zahlweisen können auf einen maximalen Bestellwert begrenzt werden. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn der jeweilige Frachtführer (z. B. die Post bei Nachnahme-Sendungen) eine Obergrenze vorgibt. Stellen Sie den Wert 0 ein, um den Bestellwert für die Zahlweise nicht zu begrenzen. 104

105 Stammdaten Zugeordnete Versandarten Jeder Zahlweise ist mindestens eine Versandart zuzuordnen (vgl. Kap ). Dafür stehen alle in GS- SHOP hinterlegten Versandarten zur Auswahl. Sortieren Sie die gewünschten Versandarten mit der Maus per Drag&Drop oder mit den Pfeilen nach erlaubten oder verbotenen Versandarten. Nach Auswahl einer Zahlweise kann der Kunde bei der Bestellung in Ihrem Online-Shop dann eine der hierbei erlaubten Versandarten auswählen. Wichtig: Die bevorzugte (erlaubte) Versandart muss als VORGABE definiert sein. Diese wird dem Shopkunden bei der Wahl einer Zahlweise zunächst vorgeschlagen. 105

106 Stammdaten Versandarten Neben den Zahlweisen können beliebig viele Versandarten definiert werden. Versandarten stehen in Abhängigkeit von Zahlweisen und sind im Online-Shop immer nur in Verbindung mit einer Zahlweise wählbar (vgl. Kap ). Hinweis: Für die Rechnungs-Nebenkosten (Zahlungs- und Versandkosten) ist die separate Eingabe eines Steuerschlüssels nicht erforderlich. Zur Berechnung der zugehörigen Mehrwertsteuer wird automatisch der Steuerschlüssel der dominierenden Steuersumme aller Bestellungspositionen verwendet. Alle anfallenden Beträge für Zahlweisen und für Versandarten werden innerhalb einer Bestellung summiert und gemeinsam nach dem selben Steuerschlüssel berechnet Versandarten-Stammdaten Jede Versandart benötigt eine Bezeichnung, die dem Kunden in Ihrem Online-Shop angezeigt werden soll. Zusätzlich können Sie einen Festbetrag (als Brutto- oder Nettowert definierbar) für die zu berechnenden Versandkosten zuordnen. Dieser Fixbetrag wird wahlweise als Brutto- oder Nettobetrag definiert und bei Auswahl der Versandart immer (!) berechnet. Zusätzlich kann bei jeder Versandart ein zulässiges Maximalgewicht angegeben werden. 106

107 Stammdaten Versandkosten mit Festbetrag Die einfachste Art der Versandkostenberechnung basiert allein auf dem eingegebenen Fixbetrag (s. o.) Versandkostenberechnung nach Gewicht In Abhängigkeit vom Gesamtgewicht der Bestellung kann GS-SHOP die Versandkosten automatisch berechnen. Auf der Basis der einzelnen Positionsgewichte (vgl. Kap ) wird das Gesamtgewicht einer Bestellung errechnet. Das Gesamtgewicht dient als Berechnungsgrundlage für die Versandkosten. Wählen Sie die Versandkostenart abhängig vom Gewicht... Wechseln Sie anschließend in die Registerkarte GEWICHT-STAFFELN. Dort können Sie für beliebige Gewichtsstaffeln die zugehörigen Versandkosten hinterlegen. Hinweis: Der Fix-Betrag wird in jedem Fall berechnet. Auf diese Weise können Sie einen Sockelbetrag vorgeben und einen gewichtsabhängigen Versandkosten-Aufschlag realisieren. Für eine ausschließlich gewichtsabhängige Berechnung der Versandkosten lassen Sie diesen leer Versandkosten nach Warengruppe Versandkosten können in Abhängigkeit von den bestellten Warengruppen berechnet werden. Bereits bei den Warengruppen wird in diesem Fall eingestellt, welcher Versandkosten-Betrag bei der Bestellung der zugehörigen Artikel berechnet wird (z. B. Büroklammern = 0,10, Ambosse 20,00. Vgl. Kap ). 107

108 Stammdaten Enthält eine Bestellung Artikel mehrerer Warengruppen mit unterschiedlichen Versandkosten, werden automatisch die Versandkosten der teuersten Warengruppe ermittelt. Hinweis: Der Fixbetrag wird zusätzlich berechnet. Auf diese Weise wird die Summe aus Fixbetrag und den Versandkosten der teuersten bestellten Warengruppe berechnet. Für eine ausschließlich Warengruppenabhängige Berechnung der Versandkosten lassen Sie den Fixbetrag leer Versandstatus Bei jeder Versandart kann angegeben werden, dass der Kunde automatisch eine Versandmail erhalten soll, wenn eine Onlinebestellung verschickt wurde. Manche Versender bieten dem Empfänger die Möglichkeit, den Versandstatus einer Bestellung mittels eines Tracecodes über die Website des Versenders einzusehen. Hier können Sie die URL zu dessen Trackingsystem angeben (vgl. Kap ). 108

109 Stammdaten Steuersätze Hier können Sie die Umsatzsteuersätze auswählen, auf die Sie im Artikelstamm zugreifen können (s. S. 74). Die Steuersatztabelle enthält 20 verschiedene, von 00 bis 19 durchnummerierte Steuercodes. Bei der Bestellung werden die MwSt.-Beträge entsprechend den im Artikelstamm eingegebenen Steuercodes berechnet. Sie können für jeden Steuercode zwei verschiedene Prozentsätze sowie einen Stichtag angeben. Bis zu diesem Termin wird der erste, danach der zweite Prozentsatz verwendet. Dies ist sinnvoll, wenn Steuersatzänderungen anstehen. Es hat sich bewährt, die ersten drei Steuersätze unverändert zu lassen bzw. lediglich auf die landesüblichen Vorgaben einzustellen: 0 - keine Steuer, 1 - voller Steuersatz (16%), 2 - halber Steuersatz (7%) Preisermittlung für die Bestellung GS-SHOP ermöglicht ein umfangreiches Preis- und Rabattsystem. Wer wirklich alle Möglichkeiten ausschöpft und seinen Kunden überaus individuelle Konditionen ermöglicht, kann schnell den nötigen Überblick verlieren. 109

110 Stammdaten 1. Die Mengenstaffel wird entsprechend der bestellten Stückzahl ermittelt. 2. Preis der aktuellen Preisgruppe 3. Aktionspreis existiert in der Mengenstaffel 4a. Wenn Kunden- Rabatt vorhanden: Normalpreis rabattiert 4b. sonst: Sonderpreis Normal- Preis Aktions- Preis Kunden- Preis 5. niedrigster Preis wird als Artikelpreis ermittelt 6. wenn Gesamtrabatt vorhanden, zusätzliche Rabattierung des Artikelpreises Das Modell veranschaulicht die GS-SHOP zugrunde liegende Preisfindung. 110

111 Stammdaten GS-SHOP berechnet Artikelpreise nach folgendem Algorithmus: Alle Artikelpreise sind standardmäßig Staffelpreise. Ist nur eine Staffel vorhanden, gilt diese Staffel für jede bestellte Menge, ansonsten gilt der Preis der zugehörigen Staffel ( AbMenge ). Innerhalb jeder Mengenstaffel können ein Aktionspreis (abhängig von einem zeitlichen Intervall) und fünf Verkaufspreise (abhängig von der Preisgruppe des Kunden oder der Kundengruppe) verwendet werden. 1. Die aktuelle Mengenstaffel des Artikels wird entsprechend der bestellten Artikelanzahl ermittelt. 2. Der darin enthaltene Preis zur aktuellen Preisgruppe des Kunden bzw. seiner Kundengruppe wird in der Variable "Normalpreis" gespeichert. 3. Existiert ein Aktionspreis in der aktuellen Mengenstaffel (Aktionspreis ist eingetragen und das aktuelle Datum liegt zwischen Start- und Enddatum der Aktion), wird dieser in der Variable "Aktionspreis" gespeichert. 4a. Existiert für diesen Artikel ein Kundensonderrabatt, wird der Normalpreis um diesen vermindert und in der Variable Kundenpreis gespeichert. 4b. Ist kein Sonderrabatt eingetragen, wird wenn vorhanden der Sonderpreis des Kunden in der Variable Kundenpreis gespeichert (Aktions- und Sonderpreise werden nicht rabattiert). 5. GS-SHOP ermittelt den niedrigsten Preis (ungleich Null) aus "Aktionspreis", "Normalpreis" und "Kundenpreis" als den gültigen Artikelpreis. 6. Die Preise aller Artikel, bei denen "Gesamtrabatt verbieten" nicht gesetzt ist, werden zusätzlich um den beim Kunden oder der Kundengruppe eingetragenen Gesamtrabatt rabattiert. Ist Gesamtrabatt sowohl beim Kunden als auch der Kundengruppe eingetragen, wird der höhere dieser Rabattsätze genommen. Hinweis: Normalerweise wird bei der Preisfindung immer automatisch der für den Kunden günstigste Preis errechnet und angezeigt. Wenn vorhandene Kunden-Sonderpreise grundsätzlich berücksichtigt werden sollen, dies insbesondere auch dann, wenn der Sonderpreis nicht den günstigsten Kaufpreis darstellt, wählen Sie SONDERPREISE HABEN VORRANG in den allgemeinen Programmeinstellungen (vgl. Kap ). 111

112 Kapitel 8 Bestellungen 112

113 Bestellungen 8. Bestellungen Genau wie die Kundenstammdaten erhalten auch Bestellungen, die neu aus dem Online-Shop kommen, das Kennzeichen. Beim Datenexport nach GS-AUFTRAG wird dieses automatisch auf Alt gesetzt, genauso auch, wenn Sie den Menüpunkt BESTELLUNG STATUS SETZEN aufrufen bzw. MARKIERUN- GEN MARKIERTE DATENSÄTZE STATUS SETZEN Anzeige der Bestellungen Oberhalb des Listeninhalts stehen verschiedene Optionen zur Anzeige der Bestellungen zur Auswahl. Über die LISTENAUSWAHL können Sie wählen, ob alle Bestellungen angezeigt werden sollen (Standard), oder ob Sie nur neue Bestellungen bzw. die Bestellungen eines einzelnen Kunden sehen wollen. In letzterem Fall wird die Kundenübersicht angezeigt. Wählen Sie dort per Doppelklick oder <ENTER> den gewünschten Kunden aus. Informationen zu weiteren Suchmöglichkeiten innerhalb der Bestellungen finden Sie auf S Datensatz Der Menüpunkt DATENSATZ enthält Aktionen, die den gesamten Bestellungsvorgang betreffen. Status setzen Wie oben bereits beschrieben setzen Sie das Kennzeichen einzelner Bestellungen hier auf Alt oder. Kunden setzen Kunden, die bereits in GS-SHOP eingetragen sind, können sich mit Usernamen und Passwort in Ihrem Online-Shop anmelden. Neue Bestellungen werden diesem Kunden dann automatisch zugeordnet. 113

114 Bestellungen Meldet sich nun ein schon vorhandener Kunde in Ihrem Online-Shop nicht mit seinem Zugangsdaten an, sondern trägt er sich stattdessen mit seinen Adressdaten erneut im Shop ein, werden neue Bestellungen diesem Neukunden zugeordnet. Weiterhin kann der Kunde somit über eventuell eingeräumte Zahlungskonditionen oder Sonderpreise nicht verfügen. Solche Bestellungen, bei denen sich ein bereits eingetragener Kunde erneut mit kompletter Adresse angemeldet hat, können über KUNDEN SETZEN dem bisherigen Datensatz aus den Adressstammdaten zugeordnet werden. Vor allem im Zusammenspiel mit GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann ist es empfehlenswert, doppelte Adressen auf diese Art zu vermeiden. Sie können die aktuelle Bestellung einem anderen Kunden zuordnen, solange sie den Status NEU hat. Die Ihnen aus den Stammdaten bekannte Kundenliste wird angezeigt, aus der Sie den richtigen Kunden auswählen und mit Doppelklick übernehmen. Wichtig: Diese Zuordnung bestehender Adressen zu neuen Bestellungen muß vor dem Datenexport an die Warenwirtschaft erfolgen, damit dort das gleiche Ergebnis erreicht wird! Löschen Die aktuelle Bestellung wird mit LÖSCHEN aus der Liste entfernt. Dies ist beispielsweise sinnvoll bei Testbestellungen. Möglicherweise wollen Sie auch erledigte Bestellungen aus der Bestellungsliste entfernen. Dies ist problemlos möglich; alle Bestellungen bleiben zunächst auf dem Shop-Server erhalten und können später erneut vom Server übertragen werden (vgl. Kap ). Vorschau und Drucken Vorschau und Ausdruck von Bestellungen erleichtern es, auch dann mit GS-SHOP zu arbeiten, wenn Ihnen weder GS-AUFTRAG noch Sage PC-Kaufmann zur Verfügung stehen. Vor dem Ausdruck können Sie eine Druckvorschau der aktuellen Bestellung anzeigen lassen. Aus der Vorschau heraus kann der Druckvorgang gestartet werden. Anstelle der Druckvorschau kann die aktuelle Bestellung über DRUCKEN unmittelbar auf den gewählten Standarddrucker ausgegeben werden. 114

115 Bestellungen Bestellungsliste drucken Wählen Sie beim Listendruck zunächst die gewünschte Auswertungseinstellung. Unter Auswertungstyp markieren Sie das gewünschte Druckformular; zusätzlich stellen Sie im unteren Fensterbereich das Kriterium für die Sortierung ein. Für den Listendruck stehen drei verschiedene Auswahlbedingungen zur Verfügung. Damit drucken Sie wahlweise alle Datensätze, alle gefilterten oder alle markierten Datensätze. Über AUSWERTUNG gelangen Sie zunächst in die Vorschau. Von dort geben Sie über DRUCKEN die Auswertung auf einem beliebigen Drucker aus. Zusätzlich kann die Bestellungsliste aus der Vorschau heraus exportiert werden. Für flexible Möglichkeiten der weiteren externen Bearbeitung stehen die Exportformate dbase III, HTML, ASCII und das CSV- Format zur Verfügung. Bestellungen durchsuchen Mit <STRG+F> können Sie die Bestellungen nach Kriterien der Kreditkarten- und Kontodaten sowie nach enthaltenem Text in der Anmerkung durchsuchen. 115

116 Bestellungen Da Sie auf vielen Überweisungsträgern unter Umständen nur Konto- oder Kreditkartendaten finden, aber keinen verwertbaren Hinweis auf die zugehörige Bestellung, haben Sie hier die Möglichkeit, Bestellungen nach bestimmten Daten zu durchsuchen. Lassen Sie dabei die Felder, nach denen Sie nicht selektieren wollen, einfach leer. Es reicht, wenn Sie lediglich Teile der gesuchten Daten eingeben. Auch bei der Suche im Feld "Anmerkung" genügt die Eingabe einer enthaltenen Zeichenfolge. Beachten Sie bitte, dass hier die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt wird! Starten Sie die Suche mit SUCHEN, der Auswahlbalken wird auf der ersten gefundenen Bestellung positioniert. Über <F3> können Sie mit den selben Suchkriterien weitersuchen lassen Bestelldaten Dieser Dialog zeigt die Daten an, die unmittelbar zur Bestellung gehören. Positionsdaten (Artikel) und Adressdaten (Kunden) der Bestellung werden separat angezeigt (s. Kap und 8.1.5). 116

117 Bestellungen Die Bestellungen werden automatisch durchnummeriert. Auch wenn Sie eine Bestellung löschen, wird diese Nummer nicht wieder vergeben. Die aktuelle Bestellnummer wird oben zusammen mit Bestelldatum, Kundenname, Ust.-Ident-Nr. und den Zahlweisekonditionen angezeigt. Zusätzlich ist die IP des Bestellers angegeben (Identifizierung des Bestellerrechners). Diese IP-Adresse kann beim Export der Bestellung an die Bestellungs-Anmerkung angefügt werden (vgl. Kap ). Wurde der Shop von einer fremden Internetseite aus aufgerufen, können Informationen über die weiterleitende Seite ( Referer ) an GS-SHOP übergeben werden. Hinweis: Der Shopaufruf erfolgt über einen Link von beliebiger Stelle (beispielsweise aus Ihren eigenen Internetseiten). Mühelos lässt sich der Befehl zum Aufruf Ihres Online-Shops in die Zwischenablage kopieren (vgl. Kap ). Hängen Sie an diesen Link die Weiterleitungssequenz &referer=<weiterleitungsinfo> als Referer-Information (Informationen zur Herkunft des Links) an. Der vollständige Shopaufruf kann dann folgendermaßen aussehen: portal.dll?anbieterid=1&seite=frameset.htm&referer=weiterleitungsinfo. Die Information WeiterleitungsInfo wird dabei als Referer an GS-SHOP übergeben. 117

118 Bestellungen Anmerkung und Lieferanschrift Bei den Bestellungen kann der Kunde eine Anmerkung und eine abweichende Lieferanschrift eingeben (natürlich nur, wenn das aktuelle Shop-Template dies unterstützt und die Anmerkung nicht unter SHOP- EINSTELLUNGEN MAKROS UND TEXTE abgeschaltet ist). Die jeweils bei der letzten Bestellung eingegebene Lieferanschrift wird auch beim erneuten Shopbesuch des Kunden automatisch in die neue Bestellung übernommen. In separaten Registerkarten werden die enthaltenen Informationen angezeigt. Die Existenz einer Anmerkung wird außerdem durch ein entsprechendes Icon in der Bestellungsliste angezeigt Positionen Der Positionen-Dialog zeigt alle zur aktuellen Bestellung gehörenden Artikel mit Bestellnummer, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis (EP), Gesamtpreis (GP) und dem Steuer-Prozentsatz in Listenform. Zusätzlich sind von einem möglichen Gesamtrabatt ausgenommene Positionen markiert. Die Bruttosummen sind im unteren Fensterbereich noch einmal zusammengefasst. Eine detaillierte Summenübersicht zur Bestellung inklusive einer Steuerübersicht der Positionen erhalten Sie über die Schaltfläche SUMMEN: 118

119 Bestellungen Kundendaten Zu jeder Bestellung können die zugehörenden Kundendaten angezeigt werden. Der Aufbau des Adress-Dialogs sowie der Zusatzdaten und Sonderpreise entspricht dem Eingabedialog der Adressstammdaten (siehe Kap ). Allerdings können Sie hier keine Änderungen vornehmen, sondern lediglich die Daten einsehen. Hinweis: Neue Bestellungen, bei denen sich ein bereits eingetragener Kunde erneut mit kompletter Adresse angemeldet hat, können über KUNDEN SETZEN dem bisherigen Datensatz aus den Adressstammdaten zugeordnet werden. Vor allem im Zusammenspiel mit GS-AUFTRAG o- der PC-Kaufmann ist es empfehlenswert, doppelte Adressen auf diese Art zu vermeiden (vgl. Kap 8.1.2) Versandstatus Zu jeder Onlinebestellung kann ein Versandstatus und das aktuelle Änderungsdatum hinterlegt werden. Mögliche Werte sind dabei: Neu, Verschickt und Erledigt. Die Shopkunden haben dann die Möglichkeit im Onlineshop eine Liste ihrer letzten Bestellungen und den jeweiligen Versandstatus einzusehen. 119

120 Bestellungen Bietet der Versender ein Online-Versandtrackingsystem, kann zusätzlich ein Tracecode für die aktuelle Bestellung angegeben werden. Damit können die Shopkunden aus der Liste ihrer letzten Bestellungen im Onlineshop direkt zu diesem System verzweigen und den genauen Versandstatus der Sendung einsehen (vgl. Kap ). Optional zur manuellen Eingabe kann die Schnittstelle zu GS-AUFTRAG so konfiguriert werden, dass der Versandstatus und der Tracecode beim zugehörigen Vorgang bereits in GS-AUFTRAG hinterlegt und von dort automatisch in GS-SHOP übernommen werden (vgl. Kap ). Zusätzlich zur Anzeige des Versandstatus im Onlineshop kann der GS-SHOP-Server Ihre Kunden per E- Mail informieren, wenn der Versandstatus einer Bestellung auf "Verschickt" wechselt (vgl. Kap ). Wurde der Versandstatus geändert und noch kein Datenabgleich mit dem Shopserver durchgeführt, wird dies durch eine leuchtende LED angezeigt Markierungen Das Markieren von Datensätzen erleichtert es, bestimmte Aktionen mit einer Gruppe von Datensätzen durchzuführen. Dieser Menüpunkt entspricht weitestgehend dem gleichnamigen Punkt aus dem Menü der Stammdaten-Listen. 120

121 Bestellungen Am einfachsten setzen Sie Markierungen mit der <SPACE>-Taste oder der Tastenkombination <STRG+M>. Auf die gleiche Art können markierte Datensätze auch wieder entmarkiert werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Markierungen umzukehren (d. h. die bisher nicht markierten Datensätze werden markiert und die bisher markierten verlieren ihre Markierung) bzw. alle Datensätze zu markieren oder gesetzte Markierungen wieder zu löschen. Mit den markierten Datensätzen können Sie folgende Aktionen durchführen: Löschen: Die markierten Datensätze werden aus der Liste entfernt. Drucken: Die markierten Bestellungen werden gemeinsam ausgedruckt. Die Druckausgabe entspricht dabei genau dem Ausdruck einer einzeln gedruckten Bestellung unter BESTELLUNG DRUCKEN. Status setzen: Neue Bestellungen besitzen den Status Neu. Beim Export neuer Bestellungen nach GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann erhalten diese automatisch den Status Alt. Arbeiten Sie ohne unmittelbare Anbindung eines Warenwirtschaftssystems, müssen Sie diesen Status nach Erledigung der Bestellung manuell umsetzen. Es ist sinnvoll, dies immer nach dem Bearbeiten/Ausdrucken neuer Bestellungen zu machen, um jederzeit erkennen zu können, welche Bestellungen noch nicht bearbeitet sind. Der einfachste Weg, alle Bestellungen auf Alt zu setzen, ist es, alle Datensätze mit <STRG+A> zu markieren und dann den Status für markierte Sätze zu verändern. 121

122 Kapitel 9 Auswertungen 122

123 Auswertungen 9. Auswertungen Die Daten von GS-SHOP liegen lokal auf dem Rechner, auf dem GS-SHOP installiert wurde. Zusätzlich verfügt der Shop-Server über Informationen von statistischer Bedeutung. 9.1 Lokale Auswertungen GS-SHOP bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Auswertung der Daten und zum Listendruck. Ausgewertet wird der Datenbestand auf Ihrem lokalen Rechner. Voraussetzung für korrekte Werte ist somit, dass diese Daten auf dem aktuellen Stand sind. GS-SHOP zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie den gewünschten Auswertungstyp und die Sortierreihenfolge wählen können, die die ausgegebene Liste haben soll. Klicken Sie auf den Button AUSWERTUNG, erfolgt die Berechnung, und GS-SHOP zeigt eine Druckvorschau an. Benötigen Sie einen Ausdruck der Auswertung, wählen Sie dort den Menüpunkt DRUCKEN Auswertungsexport Zusätzlich kann jede Stammdatenauswertung aus der Vorschau heraus exportiert werden. Für flexible Möglichkeiten der weiteren externen Bearbeitung stehen die Exportformate dbase III, HTML, ASCII und das CSV-Format zur Verfügung. 123

124 Auswertungen 9.2 Online-Auswertungen Einige Auswertungen sind nur auf dem GS-SHOP-Server selbst ausführbar. Dies sind insbesondere Auskünfte über Besucherzahlen, Datenvolumen, verwendeter Browser und Betriebssystem der Besucher u.v.m.. Der Aufruf der Onlineauswertungen ist in GS-SHOP bereits automatisiert. Sie wählen einfach die gewünschte Art der Auswertung und die Form der Darstellung. Natürlich können Sie die Onlineauswertungen zu Ihrem Shop auch von überall her manuell aufrufen über in diesem Fall müssen Sie sich allerdings mit Ihrem Usernamen und Passwort anmelden). Hinweise: Aktualisierung der Statistikdaten erfolgt mit Verzögerung von ca. 1 Stunde. Für die statistischen Auswertungen müssen die temporären Cookies Ihres Browsers aktiviert sein. 124

125 Kapitel 10 Datenabgleich 125

126 Datenabgleich 10. Datenabgleich GS-SHOP benötigt keine permanente Verbindung zum Internet per Standleitung, wodurch die Telefon- /Onlinekosten minimiert werden. Über den Menüpunkt DATENABGLEICH nehmen Sie Kontakt mit den Servern auf und führen erforderliche Datenübertragungen durch Datenabgleich mit dem Shopserver Auf dem Shopserver befindet sich die Datenbank mit den Stammdaten Ihres Online-Shops. Zusätzlich werden die Einstellungen Ihres Online-Shops auf dem Shopserver gespeichert. Rufen Sie oder ein Kunde Ihren Shop über einen Browser auf, greift der GS-SHOP-Server auf diese Daten zu und mischt sie mit dem von Ihnen gewählten Shop-Template. Ihren Shopserver tragen Sie unter ADMINISTRATION SERVEREINSTELLUNGEN ein (vgl. Kap ) Stammdaten an den Server schicken: Haben Sie in GS-SHOP Änderungen an Stammdaten, Shopeinstellungen oder Shopmakros vorgenommen, rufen Sie DATENABGLEICH STAMMDATEN AN DEN SERVER SCHICKEN auf, um die Datenbestände auf Shop-Client und Shop-Server zu synchronisieren. Wurden Datenänderungen im GS-SHOP-Client noch nicht zum Server übertragen, sehen Sie in der unteren Statuszeile des GS-SHOP-Clients entsprechende Hinweise: Die Verarbeitung umfangreicher Datenänderungen durch den Server kann u. U. länger dauern. Sie haben daher die Möglichkeit nach dem Schicken der Änderungen an den Server die Onlineverbindung über die Schaltfläche Offline zu beenden. 126

127 Datenabgleich Bevor Sie nun jedoch weitere Änderungen an Ihren Stammdaten vornehmen können, müssen Sie erst einmal das Ergebnis dieser Datenübertragung über denselben Knopf abholen, der jetzt die Aufschrift trägt Ergebnis vom Server holen. Ansonsten könnte es u. U. zu Unterschieden zwischen Ihrer lokalen und der Serverdatenbank und dadurch zu Fehlern bei der Verarbeitung oder Übertragung Ihrer Daten kommen. Wenn ein solches Problem auftritt, so zeigt Ihnen die LED dieses an. Bei der nächsten Datenübertragung werden einfach noch einmal alle Änderungen an den Server geschickt. Somit ist gewährleistet, dass jederzeit eine korrekte Datenbank vorliegt und keine gemachten Änderungen verloren gehen. Sollte es dennoch einmal zu Unterschieden zwischen Ihrer und der Serverdatenbank kommen, so haben Sie die Möglichkeit, alle Stammdaten auf dem Server zu löschen und danach alle Daten erneut an den Server zu übertragen und somit alles wieder in Ordnung zu bringen (vgl. Kap ) Bestellungen und Neukunden holen 127

128 Datenabgleich Neue Bestellungen sowie Kunden, die sich neu auf dem Server eingetragen haben, werden abgerufen. Sie sind anschließend in den Kundenstammdaten bzw. unter BESTELLUNGEN zu finden und erhalten automatisch das Kennzeichen Neu. Zusätzlich werden neue und geänderte Artikelbewertungen vom Shopserver übertragen (vgl. Kap ). Ein Protokoll informiert über die empfangenen Daten. Wurden Bewertungen empfangen, werden diese Bewertungen nach dem Schließen des Protokolls angezeigt, wenn der Shopbetreiber dies so eingestellt hat (vgl. Kap ). Sie können unmittelbar autorisiert oder gelöscht werden (vgl. Kap ). Über die Listenauswahl können Sie einstellen, ob hier "Alle Bewertungen" oder "Nur neue Bewertungen" angezeigt werden sollen. Mittels der Buttons "Autorisieren" und "Löschen" können Sie die neuen Bewer- 128

129 Datenabgleich tungen freigeben oder entfernen. Sollten Sie in den Shopeinstellungen angegeben haben, dass neue oder geänderte Bewertungen nicht autorisiert werden müssen, so brauchen Sie die Bewertungen natürlich nicht autorisieren Weitere Aktionen Durch Auswahl von Alle Bestellungen vom Server neu übertragen bewirken Sie, dass alle auf dem Server gespeicherten Bestellungen bei der nächsten Anfrage von Bestellungen/Neukunden erneut übertragen werden. Haben sich in Ihrem Shop viele Daten angesammelt, die Sie nicht mehr benötigen, z. B. weil Sie vom Testbetrieb des Shops auf den realen Einsatz umstellen, können Sie den Server anweisen, Stammdaten bzw. Bestellungen zu löschen. Um die Serverdaten dann wieder auf den gewünschten Stand zu bringen, sollten Sie anschließend eine Datenübertragung durchführen, indem Sie den Menüpunkt DIENSTE DATEN ERNEUT AN DEN SERVER ÜBERTRAGEN aufrufen. Über die Aktion Zugriffszähler setzen können Sie einen Startwert für die Anzahl der Shopbesucher vorgeben (insbesondere nach einem Update kann hier eine realistische Besucherzahl angegeben werden). Alle Bestellungen erhalten beim Import in GS-SHOP eine eindeutige Warenkorbnummer (= Bestellungs- ID). Diese Nummer wird, wenn nichts anderes vorgegeben ist, vom Programm automatisch ab an hochgezählt. Mit der Funktion Nächste Bestellungs-ID (Warenkorbnummer) setzen definieren Sie einen neuen Startwert für die Vergabe der Warenkorbnummern. Dies ist insbesondere bei einem Update wichtig, wenn bereits Bestellungen vorhanden sind und mit der neuen Programmversion die Bestellungen lückenlos weiter hochgezählt werden sollen. Gleichfalls ist das Setzen des Startwertes erforderlich, wenn Sie auf einen anderen Shop-Server wechseln. 129

130 Datenabgleich Sehen Sie am besten zunächst nach, welche Nummer die letzte Bestellung hatte und setzen Sie dann die nächsthöhere Zahl als Startwert für neue Bestellungen ein Datenabgleich mit dem FTP-Server Die Bilder Ihrer Artikel, Warengruppen oder Kataloge werden standardmäßig nicht auf dem GS-SHOP- Server, sondern einem von Ihnen frei wählbaren FTP-Server verwaltet. Normalerweise dürfte das der Server sein, auf dem sich auch Ihre Homepage befindet (die Zugangsdaten hinterlegen Sie unter SERVER- EINSTELLUNGEN, s. Kap ). Alternativ können Artikelbilder aber auf Wunsch auch auf dem Shopserver abgelegt werden. Nach der Freigabe durch den Betreiber des Shopservers wählen Sie in diesem Fall die Option SHOPSERVER VERWENDEN. Weitere Einstellungen im Shopclient sind danach nicht erforderlich (vgl. Kap ). Bilder abgleichen Unabhängig davon, ob Ihre Shop-Bilder auf dem Shopserver oder Ihrem eigenen FTP-Server gespeichert sind, werden neue/geänderte Artikelbilder nicht beim normalen Datenabgleich mit dem Shopserver übertragen. Aufgrund der möglichen Verwaltung auf einem anderen Server werden die Bilddaten über einen separaten Menüpunkt übertragen. Sollten Bilder auf dem Server defekt sein, ohne dass GS-SHOP dies bemerkt, können Sie in der Einzelansicht der Artikelstammdaten angeben, dass bestimmte Bilder beim nächsten Abgleich neu übertragen werden sollen (vgl. Kap ). Alle Bilder importieren: Mit dieser Funktion können Sie Artikelbilder vom Bilder-Server (je nach Einstellung Ihr FTP-Server oder der Shopserver) auf Ihren lokalen Rechner herunterladen. Das ist von Nutzen, wenn Sie lokale Kopien der Artikelbilder verloren haben oder beim Import eines Shop-Accounts auf den Import von Bildern verzich- 130

131 Datenabgleich tet haben, jetzt aber feststellen, dass Sie die Bilder doch benötigen. Die Bilder werden automatisch den richtigen Artikeln zugeordnet. Im Anschluss an den Import fragt GS-SHOP, ob auch die Thumbnails (kleine Artikelbilder) neu erstellt werden sollen. Für die Artikelauswahlliste sollte zu jedem normalen Artikelbild auch eine solche Miniaturversion existieren. Das Erstellen der Thumbnails können Sie nachträglich auch mit dem Menüpunkt DIENSTE ALLE THUMBNAILS NEU ERZEUGEN aufrufen. 131

132 Kapitel 11 Dienste 132

133 Dienste 11. Dienste Dieser Menüpunkt fasst Programmfunktionen zusammen, die nicht zum normalen Tagesbetrieb gehören, aber von Zeit zu Zeit doch benötigt werden Alle Thumbnails neu erzeugen Wie bei den Artikelstammdaten ausführlich beschrieben, gehört zu jedem Artikelbild sowie zu den Warengruppen- und Katalogbildern auch eine verkleinerte Darstellung, die z. B. direkt in der Artikelliste Ihres Shops angezeigt wird (vgl. Kap ). Alle Thumbnails können aus den großen Artikelbildern neu erstellt werden. Das ist erforderlich, wenn Sie ausschließlich die Thumbnails und gar nicht die Artikelbilder verwenden wollen. Diese Thumbnails werden ebenfalls auf dem gewählten Bildserver abgelegt Alle Bilder löschen Mit dieser Funktion können Sie alle Artikel-, Warengruppen- und Katalogbilder und die dazugehörigen Thumbnails automatisch gemeinsam löschen. Verwenden Sie diese Funktion zum Beispiel wenn Sie Ihre Artikelbildverwaltung neu organisieren wollen. Löschen Sie alle Shop-Bilder beispielsweise nach Änderungen an den Bildeinstellungen in GS- AUFTRAG oder PC-Kaufmann. Beim nächsten Datenabgleich werden alle Bilder neu aus GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann eingelesen und können anschließend auf den Bilderserver übertragen werden (s. u.) Daten erneut an den Server übertragen Unter Umständen kann es erforderlich sein, Stammdaten erneut an den Server zu übertragen, beispielsweise nach einer Aktualisierung der Artikelbilder (s. o.). 133

134 Dienste Wählen Sie die zu übertragenden Datenbereiche und klicken auf die Schaltfläche ÜBERTRAGEN Shop sperren / entsperren Für den Fall, dass Sie einmal umfangreichere Änderungen an Ihrem Shop vornehmen wollen und Ihren Kunden nicht zumuten möchten, dass diese sich innerhalb einer Baustelle bewegen (dann verlieren nämlich Internetkunden schnell wieder die Lust), haben Sie die Möglichkeit Ihren Shop vorübergehend zu sperren. Unter SHOPDATEN ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN SONSTIGES (s. S. 47) können Sie eine URL einstellen, zu der Ihre Kunden bei gesperrtem Shop weitergeleitet werden sollen. Hier können Sie nun einfach über die beiden Knöpfe Ihren Shop entweder sperren oder wieder aktivieren. Wichtig: Ihr Shop wird natürlich erst dann gesperrt oder aktiviert, wenn der Shopserver Ihre Anfrage erfolgreich verarbeitet hat. 134

135 Dienste 11.5 Datenbank reorganisieren Ein Aufruf der Reorganisation empfiehlt sich von Zeit zu Zeit, wenn Sie viele Daten eingegeben oder geändert haben, da sich durch den Indexaufbau die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht. Auch bei Problemen mit dem Datenzugriff können Sie über diesen Menüpunkt die komplette Reorganisation der Datenbank von GS-SHOP aufrufen. Reorganisation Folgendes wird bei einer Reorganisation durchgeführt: Alle Tabellen werden reorganisiert, d. h. es wird eine leere identische Kopie davon erzeugt. Dann werden alle Datensätze nach und nach kopiert. Defekte Datensätze, die nicht mehr gelesen werden können, werden dabei automatisch entfernt. Weiterhin werden alle Indizes dabei neu aufgebaut. Alle Vorgabedatensätze werden neu angelegt, wenn diese nicht vorhanden sind. Dazu zählen die Standardzahlweisen, die Standardwarengruppe, die Standardkundengruppe und die 20 verschiedenen Steuersätze. Als nächstes werden alle internen Nummern auf die korrekten Werte gesetzt. Jeder Kunde, Artikel usw. erhält eine eindeutige interne, fortlaufende Nummer. Wird versucht eine Nummer doppelt zu verwenden (weil der interne Zähler aus irgendeinem Grund verrückt spielt), so kommt es bei der Neuanlage zu einem Indexfehler. Alle Dialoge (die ausführlichen Erläuterungsfenster in GS-SHOP) werden neu erstellt. Wichtig: Da bei der Reorganisation recht umfangreiche Datenmengen hin- und herbewegt werden, was z. B. bei einem Stromausfall sehr negative Auswirkungen auf den Datenbestand haben kann, empfiehlt es sich, vorher immer eine Datensicherung durchzuführen. Reorganisation und Konsistenzprüfung Zusätzlich zur Reorganisation werden interne Verknüpfungen der Datenbank geprüft und ggf. korrigiert: Es werden alle Zuordnungen von Kundengruppen und Zahlweisen entfernt, zu denen die Kundengruppe oder die Zahlweise nicht mehr existiert (dies ist eine reine Notfallmaßnahme, normalerweise geschieht dieses automatisch beim Löschen einer Kundengruppe/Zahlweise). Nach gleichem Muster werden die Kundensonderpreise reorganisiert. 135

136 Dienste Allen Kunden, bei denen eine ungültige Preisgruppe (< 0 oder > 5) eingetragen ist, wird die neue Preisgruppe 0 zugeordnet. Damit bekommt die in der Kundengruppe eingetragene Preisgruppe Gültigkeit (vgl. Kap ). Allen Kundengruppen, bei denen eine ungültige Preisgruppe (< 1 oder > 5) eingetragen ist, wird die Preisgruppe 1 zugewiesen. Alle Artikellangtexte werden auf ungültige Zeichen durchsucht und diese gegebenenfalls durch harmlose Leerzeichen ersetzt. Ungültig sind die ASCII-Sonderzeichen #0, #1, #2, #3, #255, #27. Ein Bericht informiert abschließend über erkannte Probleme und mögliche Abhilfe Eigene Menüpunkte In das Menü DIENSTE können Sie bis zu fünf eigene Menüpunkte einbinden, über die Sie andere Software, die Sie häufig in Verbindung mit GS-SHOP verwenden (beispielsweise GS-AUFTRAG, PC- Kaufmann, Ihr FTP-Client, der Internetzugang usw.), komfortabel und schnell starten können. Freie Menüpunkte definieren Sie in den Client-Einstellungen von GS-SHOP (vgl. Kap ). 136

137 Kapitel 12 Administration 137

138 Administration 12. Administration Hier nehmen Sie Grundeinstellungen für GS-SHOP vor und verwalten die Schnittstelle zu GS-AUFTRAG bzw. PC-Kaufmann oder zu anderen Quelldatenbanken Clienteinstellungen Diese Einstellungen betreffen in erster Linie den GS-SHOP-Client selbst und weniger Ihren Online-Shop einmal abgesehen von der Maximalgröße für Thumbnails, die sich auch dort auswirkt Client-/Shopdaten Fehler in Logdatei schreiben Sollten in GS-SHOP Fehlermeldungen gezeigt werden, können Sie diese in einer Datei GSSHOP.LOG protokollieren lassen. Zusätzlich zu den Fehlermeldungen werden auch alle anderen relevanten Ereignisse 138

139 Administration protokolliert, da diese aufschlussreich für die Ursachen von Fehlermeldungen sein können. Bei normalem, störungsfreien Betrieb des Programms muss dieser Schalter nicht gesetzt werden. Passwortdialog auch bei gespeichertem Passwort zeigen Bei Datenübertragungen fordert GS-SHOP Sie auf, das Passwort für Ihren Shop-Account einzugeben. Haben Sie dieses Passwort über den Schalter Passwort speichern abgespeichert, können Sie den Passwortdialog hier komplett abschalten. Filterbedingungen beim Aufruf wieder herstellen Über eigene Selektionskriterien können Sie die Anzeige der Stammdaten auf bestimmte Datensätze beschränken ( filtern, s. Kap ). Aktivieren Sie diese Option, werden beim erneuten Aufruf von Stammdaten nur Datensätze entsprechend der zuvor gewählten Selektion gezeigt, andernfalls sehen Sie beim Stammdatenaufruf immer zunächst alle Datensätze. Nur lokale Seiten erlauben Der größte Teil der Hauptmaske von GS-SHOP beinhaltet einen integrierten Webbrowser, über den ganz normal im Internet gesurft werden kann. Die üblichen Browser-Funktionen sind über die Schaltflächen in der Titelleiste aufrufbar. Stellen Sie hier ein, ob der Browser allein für den Aufruf lokaler Webseiten eingeschränkt werden soll. 139

140 Administration Neue Bestellungen/Kunden sofort an die Warenwirtschaft übergeben Normalerweise exportieren Sie neu aus dem Internet hinzugekommene Bestellungen und Kunden manuell nach GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann über die Schaltfläche Export unter ADMINISTRATION SCHNITTSTELLE. Haben Sie den Schalter... sofort übergeben aktiviert, wird der Export unmittelbar nach dem Abrufen neuer Bestellungen durchgeführt, beides geschieht also in einem Schritt. Bedenken Sie dabei aber, dass Sie dann keine Möglichkeit mehr haben, Bestellungen und Adressen zu filtern oder Bestellungen anderen Kunden zuzuweisen, bevor sie an GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann übergeben werden (vgl. Kap ). Neue Produktbewertugen sofort anzeigen Wurden beim Abholen der neuen Bestellungen auch neue Bewertungen empfangen, können diese sofort nach dem Schließen des Protokolls angezeigt und unmittelbar autorisiert oder gelöscht werden (vgl. Kap ). Nur neue Bestellungen anzeigen Generell werden innerhalb der Bestellungsliste alle vorhandenen Bestellungen gezeigt; die Ansicht kann anschließend eingeschränkt werden (vgl. Kap ). Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zunächst nur neue Bestellungen sehen möchten. Natürlich können dann über die Listenauswahl auch die übrigen Bestellungen angezeigt werden. Preise und Summen bei Bestellungsdaten Brutto anzeigen Wahlweise können den Kunden im Onlineshop Brutto- oder Nettopreise gezeigt werden (vgl. Kap ). Genauso können Sie über diese Option festlegen, ob Sie selbst grundsätzlich Brutto- oder Nettowerte sehen möchten. Diese Einstellung wirkt sich lediglich auf die Bestellungsdaten aus. Bei allen Preiseingaben im Shopclient können sie jeweils einstellen, ob die Eingabe Brutto oder Netto ist. Standardwarengruppe Wählen Sie hier eine Warengruppe aus, der neu angelegte Artikel grundsätzlich zugeordnet werden sollen. Dies ist insbesondere für die Artikelneuanlage in GS-SHOP von Bedeutung. Gleichfalls wird diese Warengruppe bei aus GS-AUFTRAG importierten Artikeln verwendet, wenn bei diesen noch keine Warengruppe eingetragen war. 140

141 Genaue Bestandsführung als Vorgabe Administration Wenn Sie in Ihrem Onlineshop eine genaue Bestandsführung verwenden, können Sie hier für alle neu anzulegenden Artikel die Bestandsführung automatisch aktivieren (vgl. Kap ). Newsletter aktivieren Für die in GS-SHOP neu hinzukommenden Kunden können Sie hier die Teilnahme am Newsletter bereits vorbestimmen. Wünscht der Kunde, keine Newsletter zu erhalten, kann er die Option selbst im Onlineshop deaktivieren Verbindung Hier stellen Sie ein, wie Sie mit dem Internet verbunden sind Anbindung ans Internet LAN-Verbindung verwenden: Sie arbeiten in einem Netzwerk, das über Proxyserver/Firewall mit dem Internet verbunden ist. Sie erkennen das daran, dass Sie an Ihrem Rechner kein eigenes Modem oder eine ISDN-Karte benötigen, um ins Internet zu gelangen. Da einige Datenübertragungen von GS-SHOP per FTP- 141

142 Administration Protokoll durchgeführt werden, ist es erforderlich, dass Ihre Firewall FTP-Upload und Download über Port 21 ohne Einschränkung zulässt. DFÜ-Verbindung manuell herstellen: GS-SHOP wählt nicht selbst, sondern erwartet, dass Sie eine Verbindung zum Internet manuell herstellen. DFÜ-Verbindung automatisch herstellen: Wählen Sie aus, welche in Windows eingerichtete DFÜ- Verbindung GS-SHOP verwenden soll. Bei Bedarf - wenn momentan keine Verbindung zum Internet besteht - baut das Programm diese Verbindung automatisch auf. Beim Beenden des Programms wird die Verbindung automatisch wieder getrennt; alternativ können Sie den Trennen -Dialog anzeigen lassen. Sicherheit: Der Shopclient und der Shopserver kommunizieren natürlich verschlüsselt; die Shopserver befinden sich jederzeit auf dem aktuellsten Stand, was Sicherheitsupdates und Betriebssystem-Patches betrifft, und die Übertragung sensibler Kundendaten im Onlineshop erfolgt über einen sicheren SSL-Kanal Proxyeinstellungen Wenn Sie sich in einem LAN (z. B. einem Firmennetzwerk) befinden oder aus anderen Gründen einen Proxy-Server einsetzen wollen oder müssen, dann können Sie unter PROXYEINSTELLUNGEN die nötigen Zugriffseinstellungen eingeben. Die eigentliche Kommunikation zwischen dem Shopclient und dem Shopserver läuft über so genannte Sockets ab, dafür benötigen Sie einen SOCKS-PROXY. Und da Sie im Normalfall auch noch Bilder (Artikel, Warengruppen, Kataloge) auf Ihrem FTP-Server verwalten wollen, benötigen Sie weiterhin einen FTP-Proxy. Bei diesen beiden Typen handelt es sich um Standarddienste, die von allen gängigen Proxy- Servern angeboten werden. SOCKS-Proxy Geben Sie hier die notwendigen Daten wie Servername und Port (im Normalfall 1080) an. Wenn Ihr Proxy-Server auch SOCKS5 anbietet, dann haben Sie weiterhin die Möglichkeit einen Usernamen und Passwort anzugeben, um sich am Proxyserver anzumelden. FTP-Proxy Tragen Sie hier den Servernamen, sowie den Port des Proxy-Servers ein. Weiterhin wird unter Umständen auch noch ein Username und ein Passwort zur Anmeldung benötigt. Je nachdem welchen Proxy-Server 142

143 Administration Sie einsetzen, müssen Sie auch noch die Option PASV-Mode aktivieren. Diese Option benötigen Sie unter Umständen ebenfalls, wenn Sie sich hinter einer Firewall oder einem Router befinden. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, schauen Sie in Ihre Proxy-Server-Dokumentation oder probieren Sie einfach beide Einstellungen aus, wenn Sie sich nicht sicher sind. Verwenden Sie beispielsweise folgende Proxyserver mit den jeweiligen Beispielkonfigurationen problemlos mit GS-SHOP: Jana-Server Wichtig: FTP-Transfer im Passive-Mode deaktivieren! WinGate 3.05 (Betriebsart: ohne Verwendung des Clients) Proxy-Server verwenden Adresse des Proy-Servers: IP-Adresse des Wingate-Servers kein Username und Passwort Ports wie in Wingate eingestellt, Default 80 und 21 PASV-Mode keine Anmeldung notwendig AVM Ken! Adresse Proxy: IP des Hosts Benutzername und Kennwort nicht erforderlich Http: 3128 FTP: 2121 Pasv Mode deaktiv keine Anmeldung erforderlich 143

144 Administration Kommunikation Hier legen Sie die Dauer für den Versuch eines Verbindungsaufbaus fest. Nach der eingestellten Sekundenzahl wird der TCP/IP-Transfer automatisch mit einem TimeOut-Fehler abgebrochen. Erhalten sie während der Datenübertrag mit dem Server öfters die Meldung Fehler bei der Datenübertragung oder TimeOut, so setzen Sie diesen Wert einfach hoch. Zusätzlich können Sie das Senden eines KeepAlive -Signals aktivieren. Dieses Signal wird alle 60 Sekunden abgeschickt und verhindert den automatischen Verbindungsabbau. Manche Proxyserver und Provider haben Probleme mit diesem Signal. Dies führt zu Fehlern bei der Datenübertragung. Verwenden sie diese Option nur, wenn ihre Internetverbindung während des Wartens auf den Server automatisch abgebaut wird und sich der Wert für die Dauer, nach der eine Verbindung abgebaut werden soll, nicht ändern lässt oder nicht geändert werden sollte Freie Menüpunkte Fügen Sie den Aufruf von bis zu fünf anderen Programmen als freie Menüpunkte in das DIENSTE-Menü von GS-SHOP ein (vgl. Kap. 11.6). 144

145 Administration Mit NEU erstellen Sie einen neuen Menüpunkt. Unter der hier vergebenen Bezeichnung können Sie Ihr Programm später im Menü DIENSTE aufrufen. Den Pfad zur auszuführenden Datei können Sie manuell eingeben oder über den Suchdialog automatisch einfügen lassen Bilder GS-SHOP verwaltet verschiedene Arten von Bildern: Sie können jedem Artikel, jeder Warengruppe und jedem Katalog ein eigenes Bild zuweisen. Dieses Bild wird automatisch in das JPG-Format konvertiert 145

146 Administration und ein Thumbnail (eine kleine Kopie des Bildes) erzeugt. Zusätzlich können Sie bei jedem Artikel ein Alternativbild hinterlegen. Dieses wird weder konvertiert, noch wird ein zugehöriger Thumbnail erzeugt. Hinweis: Nach Änderungen der Bildeinstellungen müssen auch die Bilder neu eingelesen bzw. die Thumbnails neu erstellt werden, damit die geänderten Einstellungen wirksam werden Bildeinstellungen Für die Konvertierung und Skalierung der Bilder können Sie einige Optionen angeben, die die Qualität und die Größe der Bilder in GS-SHOP steuern. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, dann müssen Sie jedoch die Bilder neu einlesen oder die Thumbnails neu erstellen, damit die Änderungen wirksam werden. Über BILDEINSTELLUNGEN wählen Sie zunächst ein Testbild, anhand dessen Sie die vorgenommenen Einstellungen unmittelbar überprüfen können (Über NEUES BILD WÄHLEN können Sie das Testbild später wechseln). In 3 Registerkarten können Sie das Erscheinungsbild der Originalgrafik, des für GS-SHOP konvertierten Bildes und des Thumbnails prüfen. Änderungen der Bildeinstellungen werden über die Schaltfläche BILDEINSTELLUNGEN ANWENDEN für die aktuelle Ansicht übernommen. Nach Abschluss der Bildeinstellungen werden Ihre Einstellungen mit EINSTELLUNGEN SPEICHERN gesichert. 146

147 Maximale Thumbnailgröße Administration Geben Sie hier an, welche Größe (in Pixel) die kleinen Versionen der Artikelbilder erhalten, die GS-SHOP automatisch für die Artikelliste im Online-Shop erzeugt. Die Proportionen von Bildern werden dabei beibehalten; die angegebene Zahl bezieht sich auf die jeweils längere Seite eines Bildes. Qualitätsfaktor für JPG-Komprimierung Geben Sie einen prozentualen Faktor für die Komprimierung Ihrer Bilddaten an. Große Werte stehen für geringe Kompression und garantieren zwar bessere Qualität, dabei nimmt aber die Dateigröße zu, was längere Ladezeiten zur Folge hat. Die Bild-Anzeige im Shop wird durch eine kleine Dateigröße zwar beschleunigt, kann aber zu Qualitätseinbußen führen. Resamplemethode GS-SHOP stellt verschiedene Methoden zum Resampling zur Verfügung. Resampling verbessert die Qualität eines neuen Bildes, besonders wenn es vergrößert wird. Vergrößerung ohne Resampling kann dazu führen, dass das Bild verschwimmt. Ist die Qualität skalierter Bilder nicht zufrieden stellend, wählen Sie eine andere Resamplingmethode. JPGs konvertieren GS-SHOP verwendet Bilder im JPG-Format. Beim Import aus anderen Datenformaten werden die Bilder automatisch in das JPG-Format konvertiert (s. o.). Liegen die Originalbilder bereits im JPG-Format vor, werden diese normalerweise nur kopiert. Wenn Sie auch bei diesen Bildern den Qualitätsfaktor wählen möchten, müssen Sie auch JPG-Bilder beim Import konvertieren lassen. Bilder skalieren Analog zu den Thumbnails können auch die großen Bilder auf eine maximale Größe skaliert werden. Geben Sie hier die Größe (in Pixel) der jeweils längeren Bildseite an. Die Proportionen der Bildern werden beibehalten. 147

148 Administration Bilderabgleich Alte Bilder löschen Nicht mehr benötigte Bilder werden beim normalen Bildabgleich (vgl. Kap ) automatisch vom Server gelöscht. Je nach Anzahl der Bilder kann dieser Vorgang recht lange dauern. Deaktivieren Sie die Option, wenn Sie die alten Bilder beispielsweise über Ihr FTP-Programm manuell löschen wollen. Bei der Bildübertragung nur die Thumbnails hochladen Wie bei den Artikelstammdaten ausführlich beschrieben, gehört zu jedem Artikelbild auch eine verkleinerte Darstellung, die z. B. direkt in der Artikelliste Ihres Shops angezeigt wird (vgl. Kap ). Diese Thumbnails werden ebenfalls auf dem Bildserver abgelegt. Alle Thumbnails werden neu aus den großen Bildern erstellt. Das ist erforderlich, wenn Sie ausschließlich die Thumbnails und gar nicht die Artikelbilder verwenden wollen Freifelder Jeder Artikel besitzt 3 freie Felder und 4 frei definierbare Schalter. Die Bezeichnung dieser Felder korrespondieren mit den Funktionen des gewählten Shop-Templates und sind frei zu vergeben. 148

149 Administration Batchbetrieb Mit dem Batchbetrieb haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben von GS-SHOP automatisch und ohne weitere Eingaben erledigen zu lassen. 149

150 Administration Automatischer Batchbetrieb Über den eingebauten SCHEDULER kann der Batchbetrieb täglich automatisch gestartet werden. Zum Ausführen des Batchbetriebs muss GS-SHOP gestartet sein. 150

151 Administration Im Einstellungsdialog legen Sie die gewünschten Uhrzeit für den täglichen Start des Batchbetriebs fest. Ferner wählen Sie die gewünschten Aktionen sowie die verwendete Datenschnittstelle (Import/Exportformat, vgl. Kap. 12.3) aus. Legen Sie beispielsweise einen frühen täglichen Termin fest; unmittelbar nach dem Programmstart (und einer angemessenen Frist der Abbruchmöglichkeit) werden die geplanten Aktionen ausgeführt und mit einem ausführlichen Protokoll abgeschlossen. Hinweis: Die Reihenfolge der geplanten Aktionen ist festgelegt und kann nicht beeinflusst werden Batchbetrieb über Parameter starten Alternativ können Sie das Programm mit dem Parameter /BATCH={AKTIONEN} starten. Mit der Angabe {AKTIONEN} bestimmen Sie, was genau gemacht werden soll. 1 Stammdaten aus externer Datenbank importieren 2 Stammdatenabgleich mit dem Shopserver 3 Bestellungen und Neukunden vom Shopserver holen 4 Artikelbilder mit Bilderserver abgleichen 5 Bestellungen an die externe Datenbank übergeben Mit dem Parameter /BATCHDB={FORMATNAME} können Sie weiterhin ein Import/Exportformat für den Batchbetrieb angeben, das Sie unter ADMINISTRATION SCHNITTSTELLE angelegt haben. Aufrufbeispiel: Die zugehörige Auswertung finden Sie anschließend als Textdatei unter dem Namen Batchauswertung.txt im Verzeichnis..\shop\data 151

152 Administration Variantenvorgaben Häufig gebrauchte Eigenschaften (Varianten) können Sie mit den dazu gehörenden Merkmalen als Kopiervorlage für die Einrichtung der einzelnen Artikel hier einrichten Servereinstellungen Hier tragen Sie ein, welche Server und Verzeichnisse im Internet für Ihren Shop benutzt werden. Einerseits ist das der Shop-Server mit der Shop-Datenbank, andererseits das Verzeichnis, in dem die Artikelbilder abgelegt werden GS-SHOP-Server Damit Ihre Daten (Artikel, Kunden etc.) im Internet zur Verfügung gestellt werden können, benötigen Sie ein Konto bei einem GS-SHOP-Provider. 152

153 Administration Name des Shopservers Tragen Sie den Namen des Shopservers ein. GS-SHOP schlägt standardmäßig portal.gs-shop.de vor, den Shopserver der Gandke & Schubert GmbH. Der Zugang zu diesem Server ist im GS-SHOP-Paket enthalten, weshalb wir im folgenden davon ausgehen, dass Sie diesen Server verwenden. Sollte das nicht der Fall sein, tragen Sie stattdessen die Daten ein, die vom Betreiber Ihres Shopservers mitgeteilt wurden. Testen Sie den Zugang zum Shopserver, indem Sie eine Internetverbindung aufbauen (vgl. Kap ) und auf den Button SERVER TESTEN klicken. Speicherort der Bilder Artikelbilder und die Bilder der Warengruppen und Kataloge werden in der Regel nicht auf dem GS- SHOP-Server, sondern in einem beliebig anderen Verzeichnis im Internet gespeichert, auf das per FTPund HTTP-Protokoll zugegriffen werden kann (s. Kap ). 153

154 Administration Normalerweise gehört ein solches Verzeichnis mit einem hinreichenden Speichervolumen ohnehin zu jeder Homepage; weitere Kosten für das Ablegen von Bildern fallen in der Regel also nicht an. Im Zweifel fragen Sie einfach Ihren Internet-Provider. Alternativ können die Bilder aber auf Wunsch auch auf dem Shopserver abgelegt werden. Nach der Freigabe durch den Betreiber des Shopservers wählen Sie in diesem Fall die Option SHOPSERVER VERWENDEN. Weitere Einstellungen im Shopclient sind danach nicht erforderlich Eigener FTP-Server Wenn Sie in Ihrem Shop Bilder anzeigen wollen, geben Sie hier den Namen des FTP-Servers und die Zugangsdaten (Username/Passwort) an, die von Ihrem Provider mitgeteilt wurden. Starten Sie dafür über den Button AUTOMATIK den eingebauten FTP-Assistent. Geben Sie hier den Namen Ihres FTP-Servers sowie Ihren Benutzernamen und das zugehörige Passwort ein, da natürlich nur Sie selbst berechtigt sind, Dateien über Ihren FTP-Zugang im Internet abzulegen. Das hier eingegebene Passwort wird verschlüsselt und auf Ihrer Festplatte gespeichert. Diese Daten werden natürlich nicht (!) an den Shopserver übergeben. 154

155 Administration Damit die Artikelbilder ordentlich getrennt von Ihren sonstigen Daten auf dem FTP-Server liegen, ist es notwendig, sie dort in einem eigenen Unterverzeichnis abzulegen, so wie Sie auch auf Ihrem eigenen Rechner unterschiedliche Ordner verwenden, um Ordnung zu halten. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Ihr FTP-Zugang Unterverzeichnisse unterstützt. Im Zweifel, d. h. wenn das Anlegen von Unterverzeichnissen nicht klappen sollte, fragen Sie Ihren Provider. Während der Bildübertragung werden alle nicht erkannten Dateien in diesem Verzeichnis automatisch gelöscht. Über WEITER öffnet der FTP-Assistent Ihren FTP-Server und zeigt Ihnen die Verzeichnisstruktur an. 155

156 Administration Wählen Sie nun das Verzeichnis aus, in dem die Bilder gespeichert werden sollen. In diesem Verzeichnis benötigen Sie Schreibrechte. Hinweis: Wählen Sie für die Bilder ein separates Verzeichnis auf Ihrem FTP-Server. Während der Bildübertragung werden andere Dateien in diesem Verzeichnis automatisch gelöscht! Im nächsten Schritt testet der FTP-Assistent das gewählte Verzeichnis. Neben den Schreibrechten des Bilderverzeichnisses wird auch die Möglichkeit des Zugriffs auf Ihre Bilder getestet. Damit Anwender auf die Bilder zugreifen können, müssen sie auch per HTTP zugänglich sein. Hypertext Transfer Protocol ist der Kommunikationsstandard, der für den Aufruf von Webseiten verwendet wird, also auch für Ihren Online-Shop. Der FTP-Assistent ermittelt nach erfolgreicher Prüfung den WWW-Pfad und trägt diesen bei den Daten des eigenen FTP-Servers ein. Nach Abschluss des FTP-Assistenten sind alle erforderlichen Eingaben vorgenommen. 156

157 Administration Manche FTP-Server oder FTP-Einstellungen gestatten die Funktionalität dieser Automatik leider nicht. In diesem Fall verwenden Sie bitte den Knopf MANUELLE EINGABE und geben Sie alle benötigten Daten von Hand ein. Informationen zu den benötigten Eingaben bekommen Sie von Ihrem Provider. GS-SHOP kann diese Daten dann nicht automatisch prüfen Schnittstelle (Im-/Export: Stammdaten) Der Import/Export unterstützt zahlreiche verschiedene Quellformate. Wenn Sie zum ersten Mal Daten austauschen möchten, so müssen Sie zuerst einmal ein eigenes Importformat neu anlegen und die notwendigen Quellinformationen angeben (vgl. Kap ). Bei den folgenden Datenabgleichen können Sie dann einfach auf dieses Format zurückgreifen, ohne erneut Angaben zur Datenquelle machen zu müssen. 157

158 Administration Import Über den IMPORT wird ein Stammdatenabgleich mit der externen Datenbank durchgeführt. Diese Funktion vergleicht den aktuellen Datenbestand der gewählten Datenquelle mit den Daten in GS-SHOP. Neue Artikel und Kunden, die als Online-Artikel/ -Kunden gekennzeichnet sind, werden importiert und Datensätze aktualisiert, die sich gegenüber dem Stand in GS-SHOP geändert haben. Wichtig: Bei aktivierter Schnittstelle sollten Stammdatenänderungen in der Datenquelle, also beispielsweise in GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann durchgeführt werden, da sie sonst in GS-SHOP beim nächsten Datenimport wieder mit dem alten Stand überschrieben werden (dies gilt natürlich nur für Datenfelder, die auch in der Warenwirtschaft vorhanden sind, also z. B. nicht für das alternative Artikelbild). Wurden Änderungen im Online-Shop (beispielsweise bei der Kundenadresse) oder unmittelbar im GS-SHOP-Client vorgenommen, müssen die geänderten Daten zuerst an die angeschlossene Warenwirtschaft übergeben werden (EXPORT, s. u.). Anschließend können Sie einen Datenabgleich über IMPORT vornehmen. Export Neue Bestellungen und Kunden werden von GS-SHOP an GS-AUFTRAG oder PC-Kaufmann übergeben. Der Export wird mit einem Protokoll abgeschlossen. 158

159 Administration Anschließend können die Bestellungen und Neukunden in GS-AUFTRAG (s. Kap. 14.2) bzw. in Sage PC- Kaufmann (s. Kap. 14.4) importiert und dort die Aufträge ausgeführt werden. Hinweis: Im Programm wird zwar überall von einem Import-/Export-Format geredet, jedoch kann in GS-SHOP nur im Format für GS-AUFTRAG oder für Sage PC-Kaufmann auch exportiert werden Neues Import/Export-Format erstellen Legen Sie nun mit NEU ein neues Format an. Als erstes erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie den jeweiligen Quelldatenbanktyp auswählen und eine Bezeichnung für Ihr neues Importformat vergeben können. 159

160 Administration GS-AUFTRAG für Windows 2.xx Über die Schnittstelle verwalten Sie die Datenübernahme aus und die Datenübergabe nach GS-AUFTRAG ab Version Mandantenwahl Da GS-AUFTRAG mehrere Mandanten verwalten kann, müssen Sie zunächst festlegen, welcher davon mit GS-SHOP verbunden werden soll. Wählen Sie im Dateidialog das Verzeichnis und darin den gewünschten Mandanten aus. 160

161 Administration Dies kann je nach eingesetzter Programmversion von GS-AUFTRAG - jeweils eine Paradox-Datenbank oder eine (entsprechend gekennzeichnete) SQL-Datenbank sein. In jedem Fall wählen Sie das zugehörige Paradox-Mandantenverzeichnis. Wurde der gewählte Mandant bereits auf eine SQL-Datenbank migriert, erscheint im Auswahldialog der Zusatz (SQL) bzw. (MySQL Server). Nach Auswahl dieses Verzeichnisses verwendet GS-SHOP automatisch die zugehörige SQL-Datenbank. Hinweis: Wenn Sie einen Mandanten verwenden wollen, der sich auf einem SQL-Server befindet, so müssen Sie dessen lokales Paradoxverzeichnis aus dem Verzeichnis \GSWIN\SQL_EINSTELLUNGEN auswählen! Mit OK übernehmen Sie den gewünschten Mandanten; Bezeichnung, Pfad und Datenbanktyp werden dabei automatisch eingetragen Allgemeine Einstellungen Zu importierende Bereiche Legen Sie hier fest, welche Daten aus GS-AUFTRAG in GS-SHOP übernommen werden sollen. Einen idealen Datenaustausch mit GS-AUFTRAG erzielen Sie, wenn Sie alle Bereiche auswählen. 161

162 Administration Rechnerauslastung Stellen Sie die Priorität des Datenimports Hoch ein, um die Importdauer zu minimieren. Je geringer Sie die Priorität für den Datenimport einstellen, desto mehr Rechnerleistung steht während dieses Vorgangs für andere Anwendungen zur Verfügung. Folglich wird der Datenimport länger dauern. Zuordnungen zu Warengruppen und Katalogen Nach erfolgtem Datenimport können Artikel in Abhängigkeit ihrer Warengruppen automatisch bestimmten Katalogen zugeordnet werden. Die hier eingestellten Zuordnungen werden nach jedem Import aus der externen Datenbank (GS-AUFTRAG) automatisch durchgeführt. Bei der Einrichtung werden Sie dabei durch einen Assistenten unterstützt. Hinweis: Der Zuordnungs-Assistent kann auch aus anderen Bereichen des Programms gestartet werden (vgl. Kap ). Dort angegebene Zuordnungen werden nur einmalig vorgenommen. Die Einstellungen werden jedoch automatisch gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder zur Verfügung. 162

163 Administration Über NEU.. legen Sie die neue Zuordnung einer Warengruppe zu ausgewählten Katalogen in GS-SHOP an. Wählen Sie dafür im oberen Fensterbereich eine Warengruppe. Im unteren Fensterbereich werden alle vorhandenen Kataloge angezeigt (vgl. Kap ). Markieren Sie anschließend einen oder mehrere Kataloge, denen die Artikel der gewählten Warengruppe nach dem Import automatisch zugeordnet werden sollen. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise ermöglicht der Zuordnungsassistent auch das automatische Entfernen von Artikeln bestimmter Warengruppen aus zugeordneten Katalogen. 163

164 Administration Importeinstellungen Beim Import aus GS-AUFTRAG werden die Daten aller Kunden berücksichtigt, die dort als Onlinekunde definiert wurden (vgl. Kap. 14.2). Zusätzlich können Sie die Importfunktion einschränken, indem Sie nur die aktuellen Kunden in GS-SHOP importieren. Geben Sie hierfür nach Aktivierung der Funktion an, wie viele Tage der letzte Kontakt der zu importierenden Kunden maximal zurück liegt Artikelimport Importeinstellungen Die Schalter legen fest, ob Artikelbilder aus GS-AUFTRAG in GS-SHOP übernommen werden sollen. Deaktivieren Sie diese Einstellung, müssen/können Bilder in den Artikelstammdaten von GS-SHOP separat angegeben werden. Diese werden dann komplett getrennt von Bildern in GS-AUFTRAG verwaltet. Bilder können manuell im Artikelstamm zugeordnet werden (vgl. Kap ) oder aus einem gemeinsamen Verzeichnis importiert werden (vgl. Kap. 12.4). anstatt der Artikelnummer die Bestellnummer aus GS-AUFTRAG die Bestellnummer in GS-SHOP sein soll. Es bietet sich an, diesen Schalter nicht einzuschalten und die Artikelnummer als Bestellnummer zu verwenden. Zu bedenken ist dabei aber auch, dass in GS-SHOP Bestellnummern 164

165 Administration nicht doppelt vergeben werden können, da sie für die eindeutige Identifizierung von Artikeln verwendet werden. Artikel ohne positiven Lagerbestand auf nicht lieferbar gesetzt werden. Stücklistenartikel grundsätzlich als lieferbar gekennzeichnet werden sollen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn in GS-AUFTRAG nicht der Lagerbestand des Stücklistenartikels, sondern die Unterartikel-Bestände gepflegt werden. Sie statt aller in GS-AUFTRAG als Online-Artikel deklarierten nur die GS-SHOP -Artikel importieren wollen. In den Artikelstammdaten von GS-AUFTRAG legen Sie über den Schalter Online- Artikel fest, ob der Datensatz auch online angeboten werden soll. Zusätzlich wählen Sie, in welchem Online-Shopsystem der Artikel angeboten werden soll, z. B. den Typ GS-SHOP. auch Artikelvarianten in GS-SHOP importiert werden sollen. Dies ist nur dann erforderlich, wenn für die verschiedenen Eigenschaften eines Artikels im Shop unterschiedliche Informationen (Bilder, Preise etc.) verwendet werden sollen (vgl. Kap ). Hinweis: Artikelvarianten sind nur exklusiv in GS-AUFTRAG Professional verfügbar. Daher wird diese Option nur nach Auswahl eines SQL-Mandanten angezeigt. Artikel mit einem VK-Preise 0,00 automatisch mit dem Kennzeichen "Preis auf Anfrage" versehen werden sollen (vgl. Kap ). Ferner legen Sie fest, aus welchem Datenfeld in GS-AUFTRAG Inhalte in GS-SHOP beim Datenimport übernommen werden sollen: Die Artikelbeschreibung und die alternative Beschreibung können aus dem in GS-AUFTRAG hinterlegten Artikeltext oder dem Alternativtext importiert werden. Inhalte der Freifelder in GS-SHOP können mit den referenzierenden Inhalten aus GS-AUFTRAG gefüllt werden (Voreinstellung). Zusätzliche Informationen zu jedem Artikel können auf einer externen Internetseite zur Verfügung gestellt werden. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn umfangreiche Informationen, möglicherweise mit Klängen oder weiterem Bildmaterial die Artikelangaben ergänzen (vgl. Kap ). Liegen alle externen Artikellinks im selben Verzeichnis, kann schon in GS-AUFTRAG (beispielsweise in den Artikelfreifeldern) der gewünschte Dateiname der artikelbezogenen 165

166 Administration HTML-Seiten angegeben werden; der generelle Pfad zu den Artikelinformationen kann unter Stammverzeichnis für externe Artikellinks vorgegeben werden (s. Kap ). Eine Katalogstruktur ist in GS-AUFTRAG nicht erforderlich, daher existieren dort keine Katalogzuordnungen. Um eine automatische Zuordnung der Artikel in GS-AUFTRAG zu den Katalogen in GS-SHOP zu erreichen, geben Sie die jeweilige Katalog-ID aus GS-SHOP in einem der Artikelfreifelder von GS-AUFTRAG ein (vgl. Kap ). Stellen Sie hier ein, in welchem Artikelfreifeld die Katalog-ID hinterlegt wurde Zusatz Im Regelfall ist bei der Artikelbestellung die Eingabe einer natürlichen Zahl für die bestellte Menge erforderlich. GS-SHOP erlaubt wahlweise auch die Mengeneingabe als rationale Zahl (vgl. Kap ). Wollen Sie Bestellmengen mit Nachkommastellen für Artikel mit bestimmten Mengeneinheiten erlauben, aktivieren Sie diese Funktion. Die Bezeichnung(en) der Mengeneinheit, die mit rationalen Mengen bestellt werden darf, tragen Sie hier ein. Beim späteren Import der Artikeldaten wird bei Artikeln mit einer der eingetragenen Mengenbezeichnungen automatisch die Bestellung mit rationalen Mengen erlaubt. 166

167 Administration Versandstatus Optional können Sie GS-SHOP veranlassen, den Versandstatus von Bestellungen (vgl. Kap ) an den Vorgangsstatus der korrespondierenden Datensätze in GS-AUFTRAG anzupassen. Dabei wird der Versandstatus in GS-SHOP in Abhängigkeit vom Vorgangsstatus in GS-AUFTRAG nach Ihren Vorgaben gesetzt. Beachten Sie bitte, dass durch diese Automatik der Versandstatus nur erhöht wird ("Neu" -> "Versandt" -> "Erledigt"), also ein Versandstatus nicht zurückgesetzt wird. Zusätzlich kann ein dem Vorgang in GS-AUFTRAG zugeordneter Versandcode als Tracecode in die Bestellung übernommen werden. Die Shopkunden können im Onlineshop eine Liste ihrer letzten Bestellungen und den jeweiligen Versandstatus mit dem zugehörigen Tracecode einsehen Export Exporteinstellungen Legen Sie hier fest, ob die eingegangenen Online-Bestellungen nach dem Export in GS-AUFTRAG als Angebot, Auftragsbestätigung oder als Rechnung angelegt werden sollen. Auch Shopbesucher, die nichts bestellen, aber im Onlineshop ihre Adresse angeben, werden beim Bestellungsimport an den GS-SHOP-Client übertragen. Zusätzlich kann hier eingestellt werden, ob auch diese Kundendaten an GS-AUFTRAG übergeben werden sollen. 167

168 Administration Bei der Bestellung ist die IP des Bestellers gespeichert (Identifizierung der Bestellerrechners). Diese IP- Adresse kann beim Export der Bestellung an die Bestellungs-Anmerkung angefügt werden (vgl. Kap ). Über die Anmerkung kann optional auch der Referer (die URL der Internetseite, von der aus der Shop aufgerufen wurde) an GS-AUFTRAG übergeben werden (vgl. Kap ). Bestellungen erneut einlesen Bestellungen werden nur einmalig an GS-AUFTRAG übergeben und können dort nicht versehentlich doppelt ausgeführt werden. Über die Schaltfläche NEU EINLESEN können Sie dennoch veranlassen, dass bereits exportierte Bestellungen erneut an GS-AUFTRAG übertragen werden. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn zugehörige Vorgänge in GS-AUFTRAG gelöscht wurden und die ursprünglichen Bestellungen erneut exportiert werden sollen Sage PC-Kaufmann ab Version 6.x Über die Schnittstelle zum PC-Kaufmann (ab Version 6.x) stehen alle relevanten Artikel- und Kundendaten aus dem PC-Kaufmann für Ihren Onlineshop zur Verfügung. Bestellungen und Neukunden aus Ihrem Internetshop werden unmittelbar in PC-Kaufmann übertragen. 168

169 Administration Mandantenauswahl Da PC-Kaufmann mehrere Mandanten verwalten kann, müssen Sie zunächst festlegen, welcher davon mit GS-SHOP verbunden werden soll. Wählen Sie daher zunächst Ihren Mandanten des PC-Kaufmann. Nach der Auswahl über ÖFFNEN gelangen Sie in die Einstellungen für die Schnittstelle zu Ihrem Mandanten. 169

170 Administration Der Pfad zum den Mandantendaten ist bereits eingetragen. Wenn Sie im PC-Kaufmann ein Passwort vergeben haben, müssen Sie dieses auch hier eintragen, damit GS-SHOP die Daten des Mandanten lesen und importieren darf. Auf den weiteren Registerkarten Allgemein, Artikelimport und Zusatz (s.u.) stellen Sie die gewünschten Optionen für den Import und Zuordnung von Stammdaten aus dem PC-Kaufmann ein Allgemeine Einstellungen Zu importierende Bereiche Legen Sie hier fest, welche Daten aus PC-Kaufmann in GS-SHOP übernommen werden sollen. Einen idealen Datenaustausch mit PC-Kaufmann erzielen Sie, wenn Sie alle Bereiche auswählen. Rechnerauslastung Stellen Sie die Priorität des Datenimports Hoch ein, um die Importdauer zu minimieren. Je geringer Sie die Priorität für den Datenimport einstellen, desto mehr Rechnerleistung steht während dieses Vorgangs für andere Anwendungen zur Verfügung. Folglich wird der Datenimport länger dauern. 170

171 Zuordnungen zu Warengruppen und Katalogen Administration Anstelle von Warengruppen verfügt der PC-Kaufmann über einen Suchbaum mit beliebig vielen Ästen, denen die Artikel über den Suchschlüssel zugeordnet sind. Für die Verwendung und ideale Darstellung der Artikel in GS-SHOP werden die Bezeichnungen dieser Suchbaumäste als Warengruppenbezeichnung übernommen. Nach erfolgtem Datenimport können Artikel in Abhängigkeit ihrer Warengruppen automatisch bestimmten Katalogen zugeordnet werden und somit im Shop die Struktur des Suchbaums im PC-Kaufmann optimal nachgebildet werden. Bei der Einrichtung werden Sie dabei durch einen Assistenten unterstützt. Die hier eingestellten Zuordnungen werden nach jedem Import aus der externen Datenbank (PC-Kaufmann) automatisch durchgeführt. Hinweis: Der Zuordnungs-Assistent kann auch aus anderen Bereichen des Programms gestartet werden (vgl. Kap ). Dort angegebene Zuordnungen werden nur einmalig vorge- 171

172 Administration nommen. Die Einstellungen werden jedoch automatisch gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder zur Verfügung. Über NEU.. legen Sie die neue Zuordnung einer Warengruppe zu ausgewählten Katalogen in GS-SHOP an. Wählen Sie dafür im oberen Fensterbereich eine Warengruppe. Im unteren Fensterbereich werden alle vorhandenen Kataloge angezeigt (vgl. Kap ). Markieren Sie anschließend einen oder mehrere Kataloge, denen die Artikel der gewählten Warengruppe nach dem Import automatisch zugeordnet werden sollen. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise ermöglicht der Zuordnungsassistent auch das automatische Entfernen von Artikeln bestimmter Warengruppen aus zugeordneten Katalogen. Hinweis: Das PC-Kaufmann Startpaket stellt keinen Suchbaum zur Verfügung - eine Warengruppe ist in GS-SHOP allerdings Bedingung. Daher wird die in den Client-Einstellungen eingestellte Standard-Warengruppe (s. Kap ) grundsätzlich für diese Artikel verwendet. Beim nächsten Datenimport aus PC-Kaufmann wird die (evtl. zwischenzeitlich in GS-SHOP geänderte) Warengruppe dann nicht mehr überschrieben. 172

173 Administration Artikelimport Importeinstellungen Hier legen Sie fest, ob Artikel ohne positiven Lagerbestand auf nicht lieferbar gesetzt werden sollen. Ferner legen Sie fest, aus welchem Datenfeld in PC-Kaufmann die Inhalte in GS-SHOP beim Datenimport übernommen werden sollen. Die Artikelbeschreibung und die alternative Beschreibung können aus dem in PC-Kaufmann hinterlegten Langtext zum Artikel oder dem Artikel-Memo importiert werden Zusatz Im Regelfall ist bei der Artikelbestellung die Eingabe einer natürlichen Zahl für die bestellte Menge erforderlich. GS-SHOP erlaubt wahlweise auch die Mengeneingabe als rationale Zahl (vgl. Kap ). 173

174 Administration Wollen Sie Bestellmengen mit Nachkommastellen für Artikel mit bestimmten Mengeneinheiten erlauben, aktivieren Sie diese Funktion. Die Bezeichnung(en) der Mengeneinheit, die mit rationalen Mengen bestellt werden darf, tragen Sie hier ein. Beim späteren Import der Artikeldaten wird bei Artikeln mit einer der eingetragenen Mengenbezeichnungen automatisch die Bestellung mit rationalen Mengen erlaubt. Abschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Das neu angelegte Schnittstellenformat sehen Sie 174

175 Administration nun in der Liste (vgl. Kap. 12.3). Wählen Sie die Schaltfläche IMPORT um die Stammdaten von GS-SHOP und Ihrem PC- Kaufmann-Mandanten zu synchronisieren. Nach erfolgtem Datenabgleich informiert ein Bericht über den Datenimport; im Stammdatenbereich von GS-SHOP sind die importieren Daten jetzt schon sichtbar GS-AUFTRAG für Windows 1.xx Über die Schnittstelle verwalten Sie die Datenübernahme aus und die Datenübergabe nach GS-AUFTRAG ab Version Allgemein Mandantenverzeichnis Da GS-AUFTRAG mehrere Mandanten verwalten kann, müssen Sie zunächst festlegen, welcher davon mit GS-SHOP verbunden werden soll. Wählen Sie über AUSWÄHLEN das Verzeichnis und darin den gewünschten Mandanten aus. 175

176 Administration Zu importierende Bereiche Legen Sie hier fest, welche Daten aus GS-AUFTRAG in GS-SHOP übernommen werden sollen. Einen idealen Datenaustausch mit GS-AUFTRAG erzielen Sie, wenn Sie alle Bereiche auswählen. Rechnerauslastung Stellen Sie die Priorität des Datenimports Hoch ein, um die Importdauer zu minimieren. Je geringer Sie die Priorität für den Datenimport einstellen, desto mehr Rechnerleistung steht während dieses Vorgangs für andere Anwendungen zur Verfügung. Folglich wird der Datenimport länger dauern. Bestellungen erneut einlesen Bestellungen werden nur einmalig an GS-AUFTRAG übergeben und können dadurch nicht versehentlich doppelt ausgeführt werden. Über die Schaltfläche NEU EINLESEN können Sie dennoch veranlassen, dass bereits exportierte Bestellungen erneut an GS-AUFTRAG übertragen werden. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn zugehörige Vorgänge in GS-AUFTRAG gelöscht wurden und die ursprünglichen Bestellungen erneut exportiert werden sollen Optionen 176

177 Administration Importeinstellungen Die Schalter legen fest, ob Artikelbilder aus GS-AUFTRAG in GS-SHOP übernommen werden sollen. Deaktivieren Sie diese Einstellung, müssen/können Bilder in den Artikelstammdaten von GS-SHOP separat angegeben werden. Diese werden dann komplett getrennt von Bildern in GS-AUFTRAG verwaltet. Bilder können manuell im Artikelstamm zugeordnet werden (vgl. Kap ) oder aus einem gemeinsamen Verzeichnis importiert werden (vgl. Kap. 12.4). anstatt der Artikelnummer die Bestellnummer aus GS-AUFTRAG die Bestellnummer in GS-SHOP sein soll. Es bietet sich an, diesen Schalter nicht einzuschalten und die Artikelnummer als Bestellnummer zu verwenden. Zu bedenken ist dabei aber auch, dass in GS-SHOP Bestellnummern nicht doppelt vergeben werden können, da sie für die eindeutige Identifizierung von Artikeln verwendet werden. für die Artikelbeschreibung der in GS-AUFTRAG hinterlegte Artikeltext oder stattdessen der Alternativtext verwendet werden soll. Artikel ohne positiven Lagerbestand auf nicht lieferbar gesetzt werden. Stücklistenartikel grundsätzlich als lieferbar gekennzeichnet werden sollen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn in GS-AUFTRAG nicht der Lagerbestand des Stücklistenartikels, sondern die Unterartikel-Bestände gepflegt werden. Sie statt aller in GS-AUFTRAG als Online-Artikel deklarierten nur die GS-SHOP -Artikel importieren wollen. In den Artikelstammdaten von GS-AUFTRAG legen Sie über den Schalter Online- Artikel fest, ob der Datensatz auch online angeboten werden soll. Zusätzlich wählen Sie, in welchem Online-Shopsystem der Artikel angeboten werden soll, z. B. den Typ GS-SHOP. auch Adressdaten von Shopbesuchern, die nichts bestellt haben, aber im Onlineshop ihre Adresse angegeben haben, an GS-AUFTRAG übergeben werden sollen. Die bei der Bestellung gespeicherte IP des Bestellers (Identifizierung der Bestellerrechners) beim Export der Bestellung an die Bestellungs-Anmerkung angefügt werden soll (vgl. Kap ). Ferner legen Sie fest, aus welchem Datenfeld in GS-AUFTRAG Inhalte in GS-SHOP beim Datenimport übernommen werden sollen: 177

178 Administration Inhalte der Freifelder in GS-SHOP können mit den referenzierenden Inhalten aus GS-AUFTRAG gefüllt werden (Voreinstellung). Zusätzliche Informationen zu jedem Artikel können auf einer externen Internetseite zur Verfügung gestellt werden. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn umfangreiche Informationen, möglicherweise mit Klängen oder weiterem Bildmaterial die Artikelangaben ergänzen (vgl. Kap ). Den Link auf eine artikelbezogene HTML-Seite können Sie in einem der Artikelfreifelder in GS-AUFTRAG hinterlegen. Wählen Sie hier das entsprechende Freifeld als Datenquelle. Hinweis: Liegen alle externen Artikellinks im selben Verzeichnis, kann der generelle Pfad zu den Artikelinformationen unter Stammverzeichnis für externe Artikellinks vorgegeben werden (s. Kap ). Exporteinstellungen Legen Sie hier fest, ob die eingegangenen Online-Bestellungen nach dem Export in GS-AUFTRAG als Auftragsbestätigung oder als Rechnung angelegt werden sollen Andere Import-Formate Neben den Daten aus GS-AUFTRAG können auch Stammdaten aus zahlreichen anderen Quellformaten eingelesen werden. Ein Zuordnungs-Assistent nimmt Ihnen bei der Vorbereitung Ihres individuellen Importformates die meiste Arbeit ab und führt Sie durch die notwendigen Schritte. Mögliche Importformate neben dem Import aus GS-AUFTRAG sind: Paradox7 - Datenbank DBase III - Datenbank ODBC (Access, SQL-Server, ) Die Vorgehensweise ist in allen drei Fällen gleich, sie unterscheiden sich lediglich durch die Herkunft der Daten, was aber für den Datenimport unbedeutend ist. Geben Sie zunächst einen Namen für das neue Importformat ein und wählen Sie ein Datenbankformat aus. 178

179 Administration Nach der Bestätigung Ihrer Auswahl mit OK öffnet sich ein Dialog mit weiteren Einstellungen zur Quelldatenbank (s. Kap ). Hinweis: Taucht Ihr Quelltyp in dieser Liste nicht auf, so überprüfen Sie, ob Sie nicht eine ODBC- Quelle zu dieser Datenbank einrichten können (siehe unten) Kleiner Exkurs I: Einrichtung einer ODBC-Datenquelle Wenn Sie Ihre Daten aus einer ACCESS-Datenbank oder von einem SQL-Server einlesen wollen, so müssen Sie als erstes eine ODBC-Verbindung zu dieser Datenbank auf Ihrem Rechner einrichten. Diese Verbindung hat nichts mit GS-SHOP zu tun, Sie dient auf Windows-Rechnern lediglich dazu, eine standardisierte Schnittstelle für verschiedene Datenbankformate anzubieten. Je nach Betriebssystem finden Sie den notwendigen Menüpunkt unter START EINSTELLUNGEN SYSTEMSTEUERUNG (Windows 95/98) START EINSTELLUNGEN SYSTEMSTEUERUNG VERWALTUNG (Windows NT/2000/XP) Der Menüpunkt selber heißt dann entweder ODBC-Datenquellen oder ODBC 32 oder ähnlich. Wenn Sie diesen Menüpunkt aufgerufen haben, wählen Sie die Registerkarte System-DSN. Alle Datenquellen, die Sie hier anlegen, können dann von allen Benutzern Ihres Computers verwendet werden (im Gegensatz können nur Sie auf die ODBC-Quellen im Bereich Benutzer-DSN verwenden. 179

180 Administration In der dort dargestellten Aufstellung finden Sie in der linken Spalte jeweils die Bezeichnungen der vorhandenen Datenquellen und in der rechten Spalte den damit verbundenen Datenbank-Treiber. Legen Sie nun mit Hinzufügen eine neue Datenquelle an. Als erstes erscheint nun eine Liste aller auf Ihrem Rechner verfügbarer Datenbanktreiber. Wählen Sie den Treiber der Datenbank, für die Sie eine ODBC-Quelle einrichten wollen, aus (in den meisten Fällen wird das wohl MS-ACCESS sein). Als nächstes erscheint obiges Fenster. Dort stellen Sie zunächst einmal den Namen der ODBC-Quelle ein (über diesen lässt sich diese Quelle nachher in allen möglichen Applikationen ansprechen). Zusätzlich 180

181 Administration können Sie eine Beschreibung eintragen. Anschließend müssen Sie nur noch die gewünschte Datenbank auswählen. Alle weiteren Knöpfe und Einstellungen werden in diesem Zusammenhang nicht gebraucht. Nach dem Abschluss über FERTIG STELLEN sollte die neu angelegte ODBC-Quelle auch in der Liste erscheinen und verfügbar sein Einstellungen des Importformats Quelldatenbank Im Einstellungsdialog zum Importformat wählen Sie über die Schaltfläche WÄHLEN das Verzeichnis aus, das die zu importierenden Artikeldaten enthält. Der Verzeichnispfad wird dabei automatisch in Quelldatenbank übernommen. Verwenden Sie das Format Paradox oder dbase, so müssen Sie jetzt ein Verzeichnis auswählen, in dem sich Ihre Quelldaten befinden und dort auf eine (beliebige) Datei klicken. Im Fall ODBC öffnet sich nun eine Auswahlliste mit allen verfügbaren ODBC-Quellen Ihres Rechners. 181

182 Administration Extern verwendete Währung GS-SHOP verwendet intern grundsätzlich eine Währung (vgl. Kap ). Während der Einführungsphase des Euro war eine Umrechnung der Landeswährungen und EURO erforderlich. Aus GS-SHOP wurden nach Abschluss der Euro-Einführung alle währungsspezifischen Einstellungen entfernt. Allein für den Import aus Datenquellen mit Werten in den alten Landeswährungen stehen die Umrechnungsfunktionen noch zur Verfügung. Geben Sie hier die in der einzulesenden Quelldatenbank verwendete Währung an, damit die Beträge ggf. in EURO umgerechnet werden können. Importmodus Wenn Sie die Stammdaten Ihres Shops in nur einer zentralen Datenbank verwalten, sollten alle nicht mehr vorhandenen Kunden und Artikel beim Datenabgleich auch aus GS-SHOP gelöscht werden. Bedingung für das Löschen von Datensätzen ist das vorherige Einlesen von Datensätzen mit numerischem, ganzzahligen und eindeutigem Indexfeld. Beim Import aus unterschiedlichen Datenquellen sollten Sie die Option zum automatischen Löschen von Datensätzen allerdings ausschalten und nicht mehr benötigte Datensätze manuell aus GS-SHOP entfernen. Warengruppen-Katalog-Zuordnungen Nach erfolgtem Datenimport können Artikel in Abhängigkeit ihrer Warengruppen automatisch bestimmten Katalogen zugeordnet werden. Die hier eingestellten Zuordnungen werden nach jedem Import aus der externen Datenbank automatisch durchgeführt. Über OPTIONEN legen Sie die Zuordnungsregeln fest. Bei der Einrichtung werden Sie dabei durch einen Assistenten unterstützt. Hinweis: Der Zuordnungs-Assistent kann auch aus anderen Bereichen des Programms gestartet werden (vgl. Kap ). Dort angegebene Zuordnungen werden nur einmalig vorgenommen. Die Einstellungen werden jedoch automatisch gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder zur Verfügung. 182

183 Administration Über NEU.. legen Sie die neue Zuordnung einer Warengruppe zu ausgewählten Katalogen in GS-SHOP an. Wählen Sie dafür im oberen Fensterbereich eine Warengruppe. Im unteren Fensterbereich werden alle vorhandenen Kataloge angezeigt (vgl. Kap ). Markieren Sie anschließend einen oder mehrere Kataloge, denen die Artikel der gewählten Warengruppe nach dem Import automatisch zugeordnet werden sollen. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise ermöglicht der Zuordnungsassistent auch das automatische Entfernen von Artikeln bestimmter Warengruppen aus zugeordneten Katalogen. 183

184 Administration Rechnerauslastung während des Imports Stellen Sie die Priorität des Datenimports Hoch ein, um die Importdauer zu minimieren. Je geringer Sie die Priorität für den Datenimport einstellen, desto mehr Rechnerleistung steht während dieses Vorgangs für andere Anwendungen zur Verfügung. Folglich wird der Datenimport länger dauern. Nach Bestätigen der Eingaben mit OK gelangen Sie wieder in die Auswahlliste aller Import/Export- Formate. Klicken Sie dort auf ZUORDNUNGEN, so wird der eigentliche Assistent aufgerufen. Um die Verwendung dieses Assistenten richtig erklären zu können, werden nun erst einmal einige Grundlagen des Shopimports erläutert Kleiner Exkurs II: Grundlagen des GS-SHOP-Imports Folgende Stammdatenbereiche können beim Import in GS-SHOP mit externen Daten gefüllt werden: Steuersätze (die 20 verschiedenen Steuersätze). Daten aus diesem Bereich werden wohl nur äußerst selten importiert (die Möglichkeit existiert eigentlich nur für den Import aus GS-AUFTRAG), sondern manuell in GS-SHOP gepflegt. Artikeldaten (wenn Sie keine Staffelpreise verwenden, so können Sie hier den Einzelpreis mit einlesen) Staffelpreise (die zu den eingelesenen Artikeln passenden Staffelpreise) Kundendaten Kundensonderpreise (die zu Ihren Kunden und Artikeln passenden Kunden-Sonderpreise) Eindeutige Datensatzzuordnung zu Ihrer Quelldatenbank Hierbei stellen die Bereiche Artikeldaten und Kundendaten zwei Sonderbereiche dar. Damit eine fortlaufende Synchronisierung zwischen Ihrer externen Quelldatenbank und GS-SHOP erfolgen kann, muss GS-SHOP darüber informiert sein, welcher Kunde (bzw. Artikel) welchem Datensatz in Ihrer Quelldatenbank entspricht. Wenn Sie z. B. in Ihrer Quelldatenbank bei einem Kunden (den Sie schon in GS-SHOP eingelesen haben) eine Adressänderung vornehmen und diese Änderung dann an GS-SHOP übergeben wollen, kann GS-SHOP leicht erkennen, dass hier lediglich eine Adressänderung vorliegt und nicht ein neuer Kunde angelegt wurde. Gleiches gilt natürlich für eine Preisänderung oder eine neue Artikelbezeichnung für einen bereits existierenden Artikel. 184

185 Administration Damit GS-SHOP nun weiß, welcher Artikel oder Kunde welchem Datensatz in Ihrer externen Datenbank entspricht, müssen Sie beim Import ein Datenfeld Ihrer Quelldatenbank auswählen, anhand dessen GS- SHOP die einzelnen Datensätze identifizieren kann. 1) Identifizierung über externes Indexfeld Dieses Datenfeld muss Integer-Werte (also ganzzahlige, positive Zahlen) enthalten. Jeder Datensatz muss einen anderen Wert haben, damit auch wirklich eindeutig identifiziert werden kann. Diese Eigenschaft nennt man einen eindeutigen Schlüssel. Das hört sich jetzt alles ziemlich kompliziert an, ist es in der Praxis jedoch nicht. Normalerweise existiert ein Datenfeld IndexNummer oder ID, welches genau zu diesem Zweck angelegt wurde (Access legt sogar automatisch ein solches eindeutiges Indexfeld an, wenn Sie keins auswählen). Ein Beispiel dafür: Leicht kann man hier den numerischen, eindeutigen Index Nummer erkennen. Unter GS-AUFTRAG heißt dieses Feld übrigens immer Nummer, bei GS-SHOP immer ID, ganz nach Vorliebe des Programmierers. Es handelt sich übrigens meistens um das Primärindexfeld, da Primärindizes in den meisten Datenbanken genau diese eindeutige, numerische Schlüsseleigenschaft besitzen müssen. In GS-SHOP wird dieses Datenfeld Ihrer Quelldatenbank QuellIndexFeld genannt. Wichtig: Der Wert dieses QuellIndexFeldes wird beim Einlesen in GS-SHOP bei jedem Datensatz mit abgespeichert. Der Datensatz wird dadurch zu einem externen Datensatz (im Programm entsprechend gekennzeichnet). Somit können die Datensätze nun 1:1 den Datensätzen Ihrer Quelldatenbank zugeordnet werden. Beim Import können Sie so angeben, ob externe Datensätze, die in Ihrer Quelldatenbank nicht mehr vorhanden sind, auch in GS-SHOP gelöscht werden sollen. 185

186 Administration Bei den Bereichen Kundensonderpreise und Staffelpreise tritt dieses Feld ebenfalls zum Vorschein. Irgendwie muss GS-SHOP beim Einlesen eines neuen Preises ja informiert werden, zu welchem Artikel dieser Preis gehört. Auch diese Zuordnung geschieht nun wieder über das Quellindexfeld. Hierzu ein kleines Beispiel: In der Preistabelle werden die neuen Staffelpreise übergeben. Um jeden Preis eindeutig einem Artikel zuzuordnen, enthält jeder Datensatz das Feld Artinr, in dem die interne Nummer des jeweiligen Artikels gespeichert wird. Ebenso sieht es bei den Kundensonderpreise aus, wobei hier ja zwei interne Nummern übergeben werden müssen (eine für den Artikel und eine für den Kunden): 186

187 2) Identifizierung über externes Stringfeld Administration Wenn Sie in Ihrer Quelldatenbank über kein solches Indexfeld verfügen, so können Sie dennoch einen komfortablen Datenabgleich vornehmen, müssen jedoch auf einige Funktionen verzichten. Damit GS-SHOP in diesem Fall Änderungen an bereits vorhanden Artikeln erkennen kann, müssen Sie bei den Artikeln das Feld Ihrer Quelldatenbank auswählen, in dem die Bestellnummer steht (bei Kunden das Feld der Kundenummer). Leider können Sie in diesem Fall jedoch weder Staffelpreise, Steuersätze oder Kundensonderpreise einlesen. Auch ein automatisches Löschen von nicht mehr vorhandenen Datensätzen funktioniert nun nicht mehr. Weitere Informationen (vor allem zum Bereich SQL folgen weiter unten) Der Zuordnungs-Assistent Nach Aufruf des Assistenten über die Schaltfläche ZUORDNUNGEN werden Sie eventuell als erstes mit folgendem Fenster konfrontiert: Bei bestimmten Datenbanken hat man die Möglichkeit, diese entweder nur mit einem Passwort zu versehen, oder bei größeren Systemen, mit einer kompletten Benutzerverwaltung zu verbinden. In den meisten Fällen können Sie diese Abfrage jedoch einfach mit OK beenden. Als nächstes erscheint das eigentliche Hauptmenü des Assistenten: 187

188 Administration Die untere Schalterleiste bleibt während des ganzen Vorgangs bestehen, Sie finden hier eine Liste aller Funktionen: HILFE (ruft natürlich die Hilfedatei auf). ÜBERSPRINGEN (dieser Stammdatenbereich wird einfach übersprungen, wenn Sie also z. B. im Bereich Artikeldaten auf ÜBERSPRINGEN drücken, so landen Sie sofort im Bereich Staffelpreise. Alle vorher gemachten Änderungen bleiben erhalten und werden später abgespeichert (es sei denn Sie betätigen Abbruch)). ABBRUCH (alle gemachten Änderungen in allen Stammdatenbereichen werden verworfen). ZURÜCK / WEITER (mit diesen beiden Knöpfen können Sie sich durch die einzelnen Seiten des Assistenten bewegen. Wenn Sie am Ende angekommen sind, werden alle gemachten Änderungen gespeichert und der Assistent verlassen). Hinweis: Alle gemachten Änderungen werden nur dann gespeichert, wenn Sie den Assistenten mit Weiter oder Überspringen verlassen. Der Assistent durchläuft mit Ihnen die möglichen Importbereiche (Steuersätze, Artikelstammdaten, Staffelpreise, Kundendaten und Kundensonderpreise). 188

189 Administration Bei jedem Bereich können Sie in diesem Fenster mittels der CheckBox einstellen, ob dieser importiert werden soll, oder nicht. Alle weiteren Auswahlmöglichkeiten erscheinen natürlich nur, wenn Sie den aktuellen Bereich zum Import ausgewählt haben. Als erstes müssen Sie nun aus Ihrer Datenbank eine Quelltabelle auswählen, in der die zu importierenden Daten stehen. Wenn Sie SQL-Erfahrung haben, so können Sie anstatt einer Tabelle auch mehrere Quelltabellen miteinander verknüpfen. Drücken Sie dafür auf den Knopf ERWEITERT. Dort können Sie nun einen kompletten SQL-SELECT-String eingeben. Intern wird ohnehin immer eine SQL-Abfrage verwendet. Wenn Sie also z. B. die Tabelle Artikel auswählen, so wird intern ein SELECT * FROM ARTIKEL erzeugt. Das heißt soviel wie: liefere mir alle Datensätze und alle Datenfelder aus der Tabelle Artikel. Hinweis: GS-SHOP hat mitunter Schwierigkeiten, wenn in Ihrer Datenbank Tabellen auftauchen, in deren Namen ein Leerzeichen steht. Am besten benennen Sie diese Tabellen einfach um (wandeln Sie das Leerzeichen ( ) in einen Unterstrich (_)). Bearbeiten Sie gerade den Importbereich Steuersätze, Staffelpreise oder Kundensonderpreise, so können Sie ein numerisches Indexfeld wählen. 189

190 Administration Bei der Bearbeitung der Importbereiche Artikel- und Kundendaten erscheint zusätzlich folgender Dialog (Achtung: bitte lesen Sie unbedingt vorher das Kapitel Grundlagen.. ): Hier können Sie (bei den Kunden und bei den Artikeln) nun also auswählen, ob Sie ein numerisches oder ein String-Quellindexfeld verwenden wollen. Bitte beachten Sie auch hier noch einmal, dass mit der Verwendung eines String-QuellIndexFeldes einige Nachteile vorhanden sind. 190

191 Administration Als nächstes müssen Sie nun das Quellindexfeld Ihrer Quelltabelle auswählen. Je nachdem in welchem Importbereich Sie sich gerade befinden, hat dieses verschiedene Bedeutung: Steuersätze (wählen Sie das Datenfeld aus, in dem die interne Nummer des Steuersatzes übergeben wird; in GS-SHOP sind nur die Codes 0 bis 19 erlaubt). Artikeldaten (wählen Sie das Datenfeld aus, in dem die interne Nummer bzw. die Bestellnummer der Artikel übergeben wird). Staffelpreise (wählen Sie das Datenfeld aus, in dem die interne Nummer der zu den Preisen gehörenden Artikel übergeben wird). Kundendaten (wählen Sie das Datenfeld aus, in dem die interne Nummer bzw. die Kundennummer der Kunden übergeben wird). Kundensonderpreise (wählen Sie das Datenfeld aus, in dem die interne Nummer der zu den Preisen gehörenden Kunden übergeben wird; zu jedem Preis gehört ja weiterhin auch noch die interne Nummer des jeweiligen Artikels, diese wird aber später eingestellt). Per Voreinstellung werden in der Felderliste nur Datenfelder aus Ihrer Quelldatenbank eingezeigt, in denen Integer- (ganzzahlige) Werte stehen. Die internen Nummern können jedoch auch rein theoretisch in einem Textfeld oder einem Float-Feld (Kommazahlen) übergeben werden, so lange dort lediglich ganzzahlige, eindeutige Werte gespeichert sind. Aus diesem Grund können Sie über den Button ALLE QUELLFELDER ZEIGEN eine Liste aller Felder erhalten. Als letztes werden nun nach und nach alle Zielfelder aus GS-SHOP angezeigt, und Sie haben jeweils die Möglichkeit, dieses Zielfeld mit einem Quellfeld aus Ihrer Tabelle zu verknüpfen. Manche Zielfelder können leer gelassen werden (z. B. die Anrede eines Kunden oder das Freifeld eines Artikels), andere müssen zugewiesen werden (z. B. die Bestellnummer eines Artikels). Möchten Sie mehrere Zielfelder mit dem selben Quellfeld Ihrer Quelltabelle verknüpfen, so ist das auch kein Problem. Zu jedem Zielfeld (ausgenommen Preise, siehe unten) aus GS-SHOP erhalten Sie nun also folgendes Fenster: 191

192 Administration Unter Zielfeld erfahren Sie den Namen des gerade zuzuordnenden Feldes. Unter Beschreibung erhalten Sie eine Beschreibung des Feldes. Folgende Datentypen existieren in GS-SHOP: ftstring (diese Felder enthalten Zeichenfolgen, z. B. Anrede, Name, Bezeichnung,...) ftmemo (Memofelder enthalten ebenfalls Zeichenketten. Diese können jedoch im Unterschied zu ftstring-feldern unendlich lang werden.) ftfloat, ftcurrency (diese Felder enthalten FLOAT-Zahlen. Das sind alle Gleit- oder Festkommazahlen, also alle Zahlen, in denen ein Komma vorkommt (Gegenteil davon sind die Integer-Zahlen)). ftinteger (diese Felder enhalten INTEGER-Zahlen, also alle Ganzzahlen ohne Komma. Die Zahlen können negativ oder positiv sein, in der Praxis tauchen jedoch fast ausschließlich positive Werte auf). ftdate, ftdatetime (in diesen Feldern wird ein Datum und/oder eine Uhrzeit abgespeichert. In der Datenbank selber steht eine Float-Zahl, die jedoch als Datum/Uhrzeit interpretiert wird). ftboolean (dies sind die einfachsten Datentypen. Sie enthalten einen BOOLEAN-Wert, der entweder wahr (TRUE, ja, 1) oder falsch (FALSE, nein, 0) sein kann). Der günstigste Fall ist es, wenn Sie einem Zielfeld ein Quellfeld zuordnen, welches den gleichen Datentyp wie dieses besitzt. Um Ihnen diese Zuordnung zu erleichtern, werden im Bereich Korrespondierendes Quellfeld erst einmal nur die Felder angezeigt, die den gleichen oder einen zuweisungskompatiblen Datentypen enthalten. 192

193 Administration Grundsätzlich ist es beim GS-SHOP-Import jedoch kein Problem z. B. einem Stringfeld den Werte eines Integer-Feldes zuzuweisen. Auch umgekehrt funktioniert dieses, so lange in dem String-Feld lediglich Integer-Zahlen abgespeichert sind (erlaubt wäre also die Umwandlung eines Stringwertes 1234 in eine Integerzahl, nicht aber oder sogar hannes ). Aus diesem Grund können Sie über die Auswahl Alle Quellfelder zeigen die Liste auf alle Quellfelder erweitern. Beim Datentyp ftboolean werden Ihnen in dieser Liste übrigens auch die Auswahlmöglichkeiten <wahr> und <falsch> angeboten. Verwenden Sie diese, wenn Sie beim Import ein bestimmtes Feld auf einen festen Wert setzen wollen, der in Ihrer Quelldatenbank nicht angeboten wird. Wenn Sie als Zielfeld an einem Preisfeld ankommen (Datentyp: ftcurrent), so verändert sich das Aussehen des Assistenten ein wenig: GS-SHOP verwendet intern grundsätzlich eine Währung (vgl. Kap ). Wählen Sie nun also in der ComboBox WÄHRUNG DES QUELLFELDES einfach den Eintrag EURO aus. Hinweis: Während der Einführungsphase des Euro war eine Umrechnung der Landeswährungen und Euro erforderlich. Aus GS-SHOP wurden nach Abschluss der Euro-Einführung alle währungsspezifischen Einstellungen entfernt. Allein für den Import aus Datenquellen mit 193

194 Administration Werten in den alten Landeswährungen stehen die Umrechnungsfunktionen noch zur Verfügung Erweiterte Eingaben (nur für Profis ) Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, erweiterte Syntax zu verwenden, um z. B. Berechnungen durchzuführen oder IF-Abfragen zu stellen. Sie finden hier eine Liste der möglichen Variabeln für Ihre eigenen Definitionen (legen Sie weiterhin ein GS-AUFTRAG -Importformat an und schauen Sie sich die dazugehörende.io-datei im Verzeichnis \Shop\Data an. Dort finden Sie einige Bespiele zur Verwendung der Funktionen und Variablen). Boolsche Operatoren: Mathematische Operatoren: Vergleiche: Stringfunktionen: Datumsfunktionen: AND, OR, NOT MUL, DIV, ADD, SUB IF, GRGL, KLGL, GL, GR, KL LOWER, UPPER, COPY DATE, YEAR, MONTH, DAY, CDOW 194

195 Administration Umwandlungsfunktionen: ROUND Auf die Felder Quelltabelle können Sie leicht zugreifen, in dem Sie dem Feldnamen einfach ein $ voranstellen. Den Wert des Feldes Bezeichnung erhalten Sie z. B. durch Eingabe von $BEZEICHNUNG. Das komplizierte bei der Eingabe der Funktionen ist die PrefixNotation der Operatoren. Anstatt (5 + $PREIS) müssen Sie schreiben ADD (5, $PREIS). Wenn man sich daran jedoch einmal gewöhnt hat, stellt es kein Problem mehr dar. Sie können übrigens mit Klammern () und strikter Einhaltung der Prefixnotation beliebig tief schachteln. Es folgen nun Beispiele für alle Funktionen: AND ($PASSIV, $LAGER) OR (WAHR, NOT ($PASSIV)) // $PASSIV && $LAGER // WAHR (! $PASSIV) MUL (12,3) // 12*3 DIV (100, $PEINHEIT) // 100 / $PEINHEIT ADD ($PREIS1, SUB ($PREIS2, 10)) // $PREIS1 + ($PREIS2 10) IF ($PASSIV, Passivartikel, Kein Passivartikel ) IF ($LAGERART, $BESTAND, 0) IF (GRGL ($USTSATZ, 15), $USTSATZ, 15) LOWER ( BRABRABRA ) UPPER ($BEZEICHNUNG) COPY ($BEZEICHNUNG, 1, 10) DATE () CDOW ($datum) YEAR ($datum) MONTH ($datum) // -> brabrabra // -> alles in Großbuchstaben // von der 1. stelle die 10 folgenden Buchstaben aus Bezeichnung ermitteln // ergibt das heutige Datum // Bezeichnung des Wochentages // Jahr des Datums als Zahl // Monat des Datums als Zahl 195

196 Administration DAY ($datum) ROUND ($PREIS1) // Tag des Datums als Zahl // rundet FLOAT-Wert in INTEGER-Wert 12.4 Schnittstelle (Im-/Export: Artikelbilder) Artikelbilder können aus GS-AUFTRAG bzw. PC-Kaufmann in GS-SHOP übernommen werden oder manuell im Artikelstamm zugeordnet werden (vgl. Kap ). Zusätzlich können Sie Bilder aus einem gemeinsamen Verzeichnis importieren. Über WÄHLEN geben Sie ein Verzeichnis an, aus dem die Artikelbilder importiert werden sollen. Die Bilder müssen wahlweise die Bestellnummer oder die Bezeichnung des Artikels tragen, damit sie eindeutig einem Artikel zugeordnet werden können. Stellen Sie zusätzlich ein, ob die einzulesenden Bilder bei den zugehörigen Artikeln als Artikelbild oder als Alternativbild verwendet werden sollen. Mit der Schaltfläche ARTIKELBILDER EINLESEN starten Sie den Importvorgang Auf Default-Werte setzen Programmweite Einstellungen lassen sich über die entsprechenden Menü-Befehle wieder in den Ursprungszustand zurück versetzen. 196

197 Administration Grideinstellungen auf Defaultwerte setzen Haben Sie die Spaltenanordnung bzw. breite von Datenlisten (Grids) versehentlich so geändert, dass nur mit viel Mühe wieder eine vernünftige Anzeige möglich ist, können Sie hier die Standardwerte wiederherstellen, die bei der Programm-Installation ursprünglich eingestellt waren. Hinweis: Bei einer Neuinstallation des Programms werden die Grideinstellungen automatisch wieder auf die Defaultwerte gesetzt. Außerdem werden diese automatisch zurückgesetzt, wenn neue Gridspalten ins Programm eingebaut wurden, weil diese sonst nicht zu sehen wären Deaktivierte Hinweismeldungen wieder einschalten An vielen Stellen gibt GS-SHOP Ihnen Hinweise, die mit zunehmender Erfahrung nicht mehr benötigt werden. Deshalb können sie bei Bedarf einzeln abgeschaltet werden. Über diesen Menüpunkt schalten Sie alle Meldungen wieder an Alle GS-SHOP Online-Meldungen erneut abrufen Bei jedem Datenabgleich mit dem Shopserver wird automatisch geprüft, ob neue Informationen für die Shopbetreiber und zu GS-SHOP bzw. Benachrichtigungen über Updates vorliegen. Nach Aufruf dieser Funktion werden beim nächsten Datenabgleich mit dem Shopserver alle GS-SHOP- Meldungen erneut abgerufen. Bitte beachten Sie, dass immer nur Meldungen empfangen werden, deren Erscheinungsdatum neuer als Ihr GS-SHOP-Client ist Alle Besucherstatistikdaten erneut abrufen Sollte einmal, beispielsweise aufgrund von Fehlern an der lokalen Datenbank, die grafische Besucherstatistik im programminternen Browser nicht die korrekten Werte anzeigen (vgl. Kap. 3.1), dann können Sie GS-SHOP hiermit anweisen, die lokalen Daten zu löschen und alle Statistikwerte beim nächsten Datenabgleich erneut vom Server abzuholen. Im Normalfall wird diese Funktion jedoch nicht notwendig sein. 197

198 Kapitel 13 Das Hilfe - Menü 198

199 Das Hilfe - Menü 13. Das Hilfe - Menü Neben der normalen Hilfe, die Sie überall im Programm auch über die Taste <F1> aufrufen können, bietet GS-SHOP einige nützliche Hilfen Hilfe-Assistent Ein umfangreicher Hilfe-Assistent (überall im Programm auch über die Taste <F1> erreichbar) unterstützt Sie bei Fragen zum Programm, bei der Shop-Seitengestaltung und bei Problemen mit GS-SHOP weiter Bestellformular GS-SHOP verfügt über ein Bestellformular. Neben einer Produkt- und Preisübersicht bestellen Sie benötigte Software und Zusatzmodule einfach per Mausklick. 199

200 Das Hilfe - Menü 13.3 Registrierungscode eingeben Zusammen mit der Vollversion wird Ihnen von Gandke & Schubert oder Ihrem Software-Händler ein Registrierungscode sowie der dazu gehörende Anwendername bzw. eine Seriennummer mitgeteilt. Diese Daten sind erforderlich, um aus der Testversion eine registrierte Vollversion zu machen. Bitte achten Sie darauf, Ihren Anwendernamen exakt so einzugeben, wie von Gandke & Schubert oder Ihrem Software-Händler mitgeteilt, inkl. Leerzeichen, Kommata etc. Der Registrierungscode ist nur zusammen mit dem jeweiligen Anwendernamen gültig. Bei Shoplösungen, die über den Handel vertrieben werden, wird in der Regel statt eines Anwendernamens eine Seriennummer verwendet (vgl. Kap. 2.2) Automatisches Programmupdate über das Internet GS-SHOP erkennt selbstständig, ob auf dem Server eine neuere Programmversion verfügbar ist und bietet bei kostenfreien Updates die Möglichkeit, diese automatisch herunterzuladen. Normalerweise werden Sie jedoch bei der Datenübertragung mit dem Server automatisch darauf hingewiesen, dass Sie eine neue Version benötigen. Dabei wird der Download der neueren Programmversion direkt angeboten. Nach erfolgreichem Download der Update-Dateien wird Ihre GS-SHOP-Software automatisch aktualisiert. 200

201 Kapitel 14 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft 201

202 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft 14. Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft (GS-AUFTRAG oder Sage PC-Kaufmann) ermöglicht eine nahtlose Anbindung an GS-SHOP. Artikeldaten, Kunden und Bestellungen werden von Ihrer Fakturierung an GS- SHOP bzw. umgekehrt übergeben, wodurch Sie doppelte Dateneingabe und manuelles Einpflegen von Bestellungen vermeiden Einstellungen in GS-SHOP Nehmen Sie die Einstellungen so vor, wie im Kap erläutert. Dadurch wird GS-SHOP mit einem Mandanten aus GS-AUFTRAG oder Sage PC-Kaufmann verbunden. Die dort als Online-Artikel definierten Artikeldaten werden übernommen und ggf. auch schon Kunden inkl. ihrem Online-Shop-Zugangspasswort an GS-SHOP übergeben. Wichtig: Bei aktivierter Schnittstelle müssen Stammdaten, die sowohl in GS-SHOP als auch in der externen Datenbank (GS-AUFTRAG bzw. Sage PC-Kaufmann) vorhanden sind, im Stammdatenbereich der jeweiligen Warenwirtschaft gepflegt werden, da diese sonst beim nächsten automatischen Datenimport überschrieben werden! 14.2 Einstellungen in GS-AUFTRAG GS-SHOP übernimmt automatisch Artikel aus GS-AUFTRAG, bei denen in den Stammdaten angegeben ist, dass es sich um Online-Artikel handelt. 202

203 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Damit Sie nicht bei jedem Artikel einzeln angeben müssen, dass es sich um einen Online-Artikel handelt, können Sie diesen Status auch bei vielen Artikeln gleichzeitig setzen. Selektieren oder markieren Sie dazu in der Artikelliste alle Artikel, die im Shop verfügbar sein sollen und rufen anschließend den Menüpunkt FUNKTIONEN SELEKTIERTEN ARTIKELN DATEN ZUWEISEN auf. Hier können Sie entweder alle (selektierten) oder die markierten Artikel als Online-Artikel definieren. Wählen Sie als Feld ARTIKEL ONLINEARTIKEL, setzen Sie den WERT 1 ein und starten Sie den Vorgang über ZUWEISEN. Hinweis: Hinweis: Bei GS-AUFTRAG mit Paradox-Mandant setzen Sie hier ein Häkchen ins Feld WERT und klicken dann auf den Button ZUWEISEN. Da die Fakturierung in GS-SHOP in der Regel brutto, d. h. inkl. MwSt. erfolgt, sollten Sie bei Ihren Online-Artikeln auch in GS-AUFTRAG Bruttofakturierung wählen, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden! Falls Sie in Ihrem Onlineshop bevorzugt Nettopreise zeigen wollen, sollten auch in GS-AUFTRAG Netto-Artikelpreise eingegeben werden. In GS-SHOP stellen Sie über das Makro BOOL_LOOKUP ein, dass Shopbesucher sich mit Usernamen und Passwort anmelden können, was das wiederholte Eingeben der Adressdaten erspart (vgl. Kap ). Damit GS-SHOP erkennt, welche Kunden im Online-Shop verfügbar sein sollen, setzen Sie vergleichbar mit dem Status Online-Artikel den Schalter Onlinekunde in den Kunden-Zusatzdaten. Werden Neukunden, die ihre Adresse in GS-SHOP eingetragen und etwas bestellt haben, aus GS-SHOP an GS-AUFTRAG übergeben, ist dieser Status automatisch gesetzt. 203

204 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Kunden, die bereits in GS-AUFTRAG erfasst sind, sich aber noch nicht im Online-Shop eingetragen haben, können Sie auch an die GS-SHOP-Datenbank übergeben. Damit sie sich wie eingetragene Anwender anmelden können, müssen Sie ihnen vorab Usernamen und Passwort zuweisen. Den Usernamen und das dazugehörige Passwort können Sie automatisch im Schriftverkehr an den Kunden ausdrucken lassen und damit den Kunden direkt auf die Einkaufsmöglichkeit in Ihrem Onlineshop aufmerksam machen. Verwenden Sie hierfür bei der Formulargestaltung in GS-AUFTRAG die Datenfelder Username und Passwort (beide aus der Datenquelle Adressdaten ). Damit können die Kunden sich dann im Shop anmelden, ohne ihre Adressdaten eingeben zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bestellungen aus GS-SHOP automatisch dem richtigen Kunden in GS- AUFTRAG zugeordnet werden (vgl. Kap ). In den Kunden-Zusatzdaten setzen Sie den Schalter ONLINEKUNDE und klicken dann auf den Button USERNAMEN & PASSWORT AUTOMATISCH VERGEBEN. Bestätigen Sie die Anzeige des neu vergebenen Passwortes mit OK. Alternativ können Sie Usernamen und Passwort auch manuell vergeben. Bei seinem Besuch in Ihrem Onlineshop kann der Kunde seine Zugangsdaten (Username/ Passwort) ändern. Jeder Username muss auch hier eindeutig sein, darf also nur 1 Mal existieren. Wichtig: Damit Änderungen an den Artikel- und Kundendaten auch im Online-Shop verfügbar sind, rufen Sie in GS-SHOP den Punkt ADMINISTRATION SCHNITTSTELLE IMPORTIEREN auf und starten anschließend den Datenabgleich mit dem Shopserver. 204

205 14.3 Übernahme von Bestellungen in GS-AUFTRAG Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Bestellungen aus GS-SHOP werden über die Export-Funktion der Schnittstelle an GS-AUFTRAG übergeben (Menüpunkt ADMINISTRATION SCHNITTSTELLE EXPORT, vgl. Kap. 12.3). GS-SHOP schreibt dabei nicht direkt in die Daten von GS-AUFTRAG, sondern legt eine Stapeldatei mit den neuen Bestellungen und Kunden an, die anschließend von GS-AUFTRAG eingelesen wird. Dazu rufen Sie in GS-AUFTRAG im Vorhandenen Schriftverkehr den Menüpunkt VORGANG AUFTRÄGE AUS SHOP-SYSTEMEN IMPORTIEREN GS-SHOP auf. Bestellungen aus dem Online-Shop legt GS-AUFTRAG als neue Angebote, Rechnungen bzw. Auftragsbestätigungen mit der internen Kennung Online-Bestellung an. Wählen Sie in der Vorgangsliste die Sortierung Importiert aus GS-SHOP, werden nur diese Vorgänge angezeigt. Markieren Sie die neuen Vorgänge und rufen Sie dann den Menüpunkt VORGANG STAPELDRUCK auf. Zusammen mit den Vorgängen werden auch die neuen Kunden angelegt, die sich im Online-Shop eingetragen haben Einstellungen in PC-Kaufmann Um Bestellungen und Neukunden aus GS-SHOP in den PC-Kaufmann übernehmen zu können, benötigen Sie einen gültigen Sage KHK Passport. Im PC-Kaufmann über das Menü Portal Homepage bearbeiten oder direkt unter können Sie sich registrieren. Wählen Sie dafür Sage KHK Software als zuständige Sage-Niederlassung aus und registrieren Sie sich hier mit Ihrer -Adresse und Ihrem gewünschten Passwort. 205

206 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Für die Übernahme der Bestellungen in den PC-Kaufmann ist ein Abonnement-Schlüssel erforderlich. Jeder Lieferung des PC-Kaufmann liegt ein Echtheitszertifikat des Webshop Light mit Ihrem individuellen Abonnement-Schlüssel bei. Nachdem Sie über einen gültigen Sage-Passport verfügen, können Sie wiederum über das Menü Portal Homepage bearbeiten oder direkt unter Ihren individuellen Abonnement-Schlüssel und einen gewünschten Namen hinzufügen. Nach dem Hinzufügen eines Abonnements wählen Sie Portal Aktualisieren. Für das Importieren von Bestellungen aus GS-SHOP in den PC- Kaufmann müssen Sie schließlich über das Menü Extras Optionen Portalzugriff personenbezogen aktivieren. 206

207 Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft Nach dem Bestätigen dieser Einstellung mit OK müssen Sie sich einmalig mit den Daten Ihres Sage Passports anmelden; abschließend erhalten Sie eine Bestätigung über die Aktualisierung Ihrer Portaldienste Übernahme von Bestellungen in PC-Kaufmann Starten Sie für die Bearbeitung von Onlinebestellungen zunächst die Auftragsbearbeitung des PC-Kaufmann. 207