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1 Dienstvereinbarung für die Einführung, Nutzung und Erweiterung des Systems SAP-HR zwischen dem Universitätsklinikum Tübingen und dem Personalrat des Universitätsklinikums Tübingen I. AUFGABEN UND ZIELSETZUNGEN Diese Vereinbarung regelt im Zusammenhang mit der Einführung, Nutzung und Erweiterung des Systems SAP/HR - die konkrete betriebsspezifische und praktische Umsetzung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, - den Schutz der Mitarbeiter vor mißbräuchlicher Nutzung von personenbezogenen Daten, - die Kontrolle der mit der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten befaßten Mitarbeiter zum Schutz vor Mißbrauchsverdacht, - die Konkretisierung der Regelungen aus der Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz von SAP- Standardsoftware, - die Konkretisierung der Mitbestimmungsrechte des Personalrats. Beide Seiten stimmen darin überein, mit dieser Dienstvereinbarung ein für das Universitätsklinikum und die Mitarbeiter effizientes und transparentes Personalmanagement zu unterstützen. II. GELTUNGSBEREICH Diese Vereinbarung gilt für die Einführung, Nutzung und Erweiterung des Systems SAP/HR nebst vor- und nachgelagerten Systemen, wie z.b. Schnittstellen zu Zeiterfassungs-, Kommunikations- und anderen Drittsystemen. Eine eventuelle Speicherung von Bewerberdaten wird gesondert geregelt. III. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN Im Nachfolgenden bezeichnet - M i t a r b e i t e r: Beamte, Arbeitnehmer und ehemalige Arbeitnehmer des Universitätsklinikums Tübingen. - H R - S y s t e m ü b e r p r ü f u n g: Die Überprüfung des bestehenden HR-Systems auf Übereinstimmung mit der in dieser Dienstvereinbarung nebst Anlagen festgeschriebenen Anwendung des HR-Systems. - Personenbezogene Daten Entsprechend der Definition im Landesdatenschutzgesetz - Verarbeitung Entsprechend der Definition im Landesdatenschutzgesetz IV. VERARBEITUNG DER MITARBEITERDATEN Die Mitarbeiterdaten werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Erforderlichkeit, primäre Erhebung beim Betroffenen, Zweckbindung, Überprüfbarkeit) verarbeitet. Demgemäß sind alle Datenfelder, Daten, gültige Eingabewerte und Auswertungen an diesen Grundsätzen zu prüfen und mit dem Personalrat einvernehmlich zu regeln. Der Infotypen- und Datenkatalog in der Anlage beschreibt abschließend die im System HR zu verarbeitenden Daten und die gültigen Eingabewerte. Der beiliegende Katalog der Reports und Auswertungen listet insbesondere den Zweck, die

2 rechtliche Grundlage, die verwendeten Daten, die Selektionskriterien, den Empfänger und (bei regelmäßigen Auswertungen) den Erstellungszeitpunkt auf. V. SCHUTZBESTIMMUNGEN UND RECHTE DER MITARBEITER Alle Mitarbeiter werden vor dem Produktivstart des HR-Systems über die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten informiert. Sie erhalten spätestens zwei Monate nach Produktivstart des HR-Systems kostenlos eine vollständige Auflistung aller Datenfelder, in denen Daten zu ihrer Person gespeichert sind. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten diese Auflistung spätestens mit der 2. Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auf Wunsch erhält in der Folge jeder Mitarbeiter kostenlos eine aktualisierte Auflistung aller zu seiner Person gespeicherten Stammdaten. Mitarbeiter erhalten nach Ausscheiden aus dem aktiven Beschäftigungsverhältnis eine vollständige Liste aller weiter in der Verarbeitung verbleibenden Daten zu Ihrer Person. Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Erläuterung dieser Ausdrucke durch die Personalabteilung. Unzulässig gespeicherte Daten sind zu löschen, falsche Daten zu berichtigen. Kann der Arbeitgeber die Richtigkeit einzelner Daten nicht nachweisen, so sind diese zu sperren. Die Empfänger von Mitarbeiterdaten und die Betroffenen sind über diese Änderungen unverzüglich zu informieren. Leistungs- und Verhaltenskontrollen sind nur im Rahmen der entsprechenden Regelungen der Rahmendienstvereinbarung zulässig. Personelle Maßnahmen, soweit sie auf Informationen beruhen, die unter Verletzung der hier getroffenen Vereinbarung gewonnen wurden, sind unwirksam. VI. SCHUTZBESTIMMUNGEN UND RECHTE DER MITARBEITER DER PER SONALABTEILUNG Die Mitarbeiter der Personalabteilung werden von der Dienststelle entsprechend den Regelungen der Rahmendienstvereinbarung informiert und beteiligt. Darüber hinaus werden sie von der Dienststelle zu ihrem Schutz vor Mißbrauchsverdacht eingehend über die konkreten Maßnahmen informiert, die zur Sicherstellung der Zweckbindung der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten getroffen wurden. Insbesondere gilt dies für die Möglichkeiten, ihr Verhalten und ihre Leistung EDV-gestützt zu überwachen. In der Anlage ist der Qualifizierungsplan für die Mitarbeiter der Personalabteilung dokumentiert. Für die Mitarbeiter der Personalabteilung wird eine Anwendungsbeschreibung erstellt, die zur aufgabenbezogenen Hilfestellung bei der Arbeit mit dem System dienen soll. VII. DOKUMENTATION DER VEREINBARTEN VERARBEITUNG VON PER SONENDATEN 1. Zweck und Organisation der Dokumentation Die Dokumentation der vereinbarten Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im HR-System dient als Grundlage einer allgemein verständlichen transparenten Personalsachbearbeitung. Für vor- und nachgelagerte EDV-Systeme im Geltungsbereich dieser Vereinbarung wird die Dokumentation zum selben Zweck in den Anlagen sukzessive erweitert. Die von der Dienststelle mit Erstellen und Pflege der Dokumentation beauftragten Personen werden in der Anlage aufgeführt. Die notwendigen zeitlichen und sachlichen Mittel sowie personelle Unterstützung werden diesen zur Verfügung gestellt. 2. Inhalt der Dokumentation Die Dokumentation beinhaltet die detaillierten Informationen, die zur Sicherstellung der Überprüfbarkeit dieser Vereinbarung notwendig sind. Die Gegenstände der Dokumentation umfassen die Hardware incl. Netzbeschreibung, die Software, Datenfelder, Infotypen und zugehörige Dynpros, Tabellen, Dateien, Reports, Schnittstellen, Berechtigungen,

3 Datenschutzmaßnahmen, das Änderungsverfahren und das Revisionskonzept. 3. Form der Dokumentation Die Dokumentation hat den jeweils aktuellen Funktionsumfang der vereinbarten Mitarbeiterdatenverarbeitung verständlich und übersichtlich darzustellen. Änderungen in Struktur und Inhalt sind jeweils mit dem Personalrat zu vereinbaren. Die Dokumentation umfaßt: a) Ein Sicherungsband, welches den aktuell vereinbarten Stand von SAP-HR ausschließlich der personenbezogenen Daten beinhaltet und beim ZIT hinterlegt wird. Bei Releasewechsel wird erneut ein Sicherungsband erstellt. b) Die vollständige, schriftliche Dokumentation gemäß Anlagenübersicht. Die schriftliche Dokumentation ist dem Personalrat, der Personalabteilung und dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen, auf Wunsch in Kopie auszuhändigen. VIII. VERFAHREN ZUR ERWEITERUNG ODER ÄNDERUNG DER VERARBEI TUNG VON MITARBEITERDATEN Für geplante Erweiterungen oder Änderungen des SAP/HR-Systems ist von der Dienststelle einvernehmlich mit dem Personalrat ein Zeitplan zu erarbeiten. 1. Änderung aufgrund von Gesetzen, Verordnungen, Tarifverträgen und Dienstvereinbarungen. a) Bei erforderlichen Änderungen aufgrund von Gesetzen, Verordnungen, Tarifverträgen, Dienstvereinbarungen ist der Personalrat von der zuständigen Fachabteilung so rechtzeitig schriftlich zu informieren, daß ihre Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit geprüft und die konkrete Umsetzung (z.b. in Form neuer Datenfelder, Tabellen, Dynpros, Reports etc.) beraten und mitbestimmt werden kann. b) In begründeten Ausnahmefällen, insbesondere bei verzögerter Lieferung angepaßter Programme, können die erforderlichen Maßnahmen vorläufig bis zur Entscheidung des Personalrats durchgeführt werden. Der Personalrat ist in diesen Fällen unverzüglich zu informieren. 2. Änderungen durch SAP Finden bei Release - und Putlevel -Wechseln dokumentationsrelevante Änderungen statt, wird wie in Ziffer 1.a) verfahren. 3. Änderung auf Wunsch der Betriebsparteien Dienststelle und Personalrat haben im Rahmen dieser Dienstvereinbarung gleichermaßen das Recht, jederzeit Änderungen des vereinbarten Anwendungsrahmens von SAP/HR sowie seiner vor- und nachgelagerten Systeme zu beantragen. Dies gilt für alle Elemente der Systeme und ihre Anwendungen, also auch für Funktionserweiterungen der Software. Auch hierfür findet Ziffer 1.a) Anwendung. 4. Pflege der Dokumentation Die vereinbarten Änderungen werden von der zuständigen Stelle in die Dokumentation eingearbeitet. IX. SICHERUNG DER ZWECKBINDUNG DER PERSONALDATENVERARBEI TUNG 1. Technische Maßnahmen Dienststelle und Personalrat sind sich in der Einschätzung einig, daß es zur Sicherung der Zweckbindung der Verarbeitung von Personendaten keine 100%ige technische Lösung gibt. Gleichwohl sollen alle jeweils technischen Möglichkeiten von SAP, der eingesetzten PC- und Netzwerktechnik genutzt werden, um: a) die Überprüfungsfähigkeit des HR-Systems zu gewährleisten, b) die Mitarbeiter, die mit dem HR-System arbeiten, vor Mißbrauchsunterstellungen zu bewahren,

4 c) datenschutzrechtliche Bestimmungen einzuhalten. Infolge der vom Datenschutzrecht geforderten Maßnahmen ist insbesondere zu gewährleisten, - daß der unbefugte Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen und Endgeräten in der Personalabteilung ausgeschlossen ist, - daß eine Übertragung von Personendaten mit nachfolgender Speicherung aus dem HR- System auf an PC angeschlossene Datenträger (z.b. lokale Festplatte, Disketten, Streamer etc), über PC erreichbare Datenträger (z.b. Serverfestplatten) oder an anderen Arten von Speichermedien, an HOST-Systemen unterbunden wird, (Ausschluß der Download- Möglichkeiten), - daß die Funktionen * Operating, Systemverwaltung, SAP-Programmpflege, * die SAP-Anwendung * und die HR-Systemüberprüfung so voneinander getrennt sind, daß nur die gemäß Berechtigungskonzept (Anlage zur Dienstvereinbarung) befugten Personen Zugriff auf die Mitarbeiterdaten und Auswertungswerkzeuge haben, - daß alle Mitarbeiterdatenänderungen sowie Reports und Auswertungen automatisch protokolliert werden. Systemänderungen (Datenstruktur, Programmstruktur, Ablaufstruktur) sind automatisch zu protokollieren, soweit dies im System vorgesehen ist. Sie sind ansonsten manuell zu dokumentieren. Alle getroffenen technischen Maßnahmen sind in der Anlage (Datenschutzkonzept) zu dokumentieren. Beabsichtigte Änderungen der technischen Maßnahmen sind dem Personalrat anzuzeigen, zu erläutern und gemäß Ziffer VIII, 1.a) (Änderungsverfahren) in dieser Vereinbarung zu regeln. Im Rahmen der HR-Systemüberprüfung werden diese Maßnahmen geprüft und ggfs. einvernehmlich geändert. 2. Organisatorische Maßnahmen Dienststelle und Personalrat sind sich einig, daß die Einhaltung organisatorischer Maßnahmen abhängig ist vom Verantwortungs- und Datenschutzbewußtsein der betroffenen Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter, insbesondere jeder Vorgesetzte muß mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen und den Bestimmungen einschlägiger Dienstvereinbarungen vertraut sein. Dies ist bei der Planung der Qualifizierung der Mitarbeiter in besonderem Maße zu berücksichtigen. a. Die Vergabe der Zugriffsberechtigung für einzelne Beschäftigte im HR-System darf ausschließlich gemäß den dienstlichen Aufgaben erteilt werden. Dazu ist ein Berechtigungskonzept zu erstellen, welches nach Tätigkeitsgebieten und Funktionen zu gliedern ist. Es muß auch die Berechtigungen im Netzwerk beinhalten (Anlage zur Dienstvereinbarung). Das Verfahren der Nutzung von Programmierrechten in der Produktivumgebung ist im Berechtigungskonzept speziell zu regeln. b. Die Zuständigkeit für die Systemverwaltung wird personell und organisatorisch im Bereich des Zentrums für Informationstechnologie angesiedelt. Änderungen des HR-System gegenüber dem in der Anlage dokumentierten Zustand dürfen nur nach vorheriger Zustimmung durch den Personalrat und den Datenschutzbeauftragten vorgenommen werden. Diese Änderungen sind unter Berücksichtigung der Ziff. VIII und dem in der Anlage beschriebenen Änderungsverfahren durchzuführen. c) Programmierungen und Änderungen zur Fehlerbeseitigung und Funktionssicherstellungen des HR-Systems sind von diesem Verfahren ausgenommen, sie sind aber zu protokollieren. Programmierungen und Änderungen dürfen zunächst ausschließlich im Testmandanten mit Testdaten, die keinerlei Rückschlüsse auf Personen/Personengruppen zulassen, erfolgen.

5 Vor Übernahme in das Produktivsystem können neue Programme in einem Testmandanten einmalig mit Echtdaten getestet werden. Während dieser Testphase sind die gleichen Datenschutzmaßnahmen wie im Produktivsystem zu treffen (insbesondere Ziffer IX). Die aus dem Produktivsystem kopierten Echtdaten im Testmandanten sind nach Testabschluß unverzüglich zu löschen. Eine Überspielung von Entwicklungen aus dem Testmandanten in das Produktivsystem bedarf der vorherigen Zustimmung des Personalrats und des Datenschutzbeauftragten und ist gemäß den Regelungen unter Ziffer VIII und dem in der Anlage beschriebenen Änderungsverfahren durchzuführen. Testmandant und Produktivmandant müssen auf verschiedenen Systemen installiert werden. d) Verhaltenskontrollen der HR-Systemnutzer zum Zwecke der Funktionssicherung in SAP/HR sowie Protokollierungen für Restart- und HR-Systemüberprüfungszwecke dürfen ausschließlich durch das ZIT vorgenommen werden. Ausnahmen von der in der Rahmendienstvereinbarung geregelten Leistungs- und Verhaltenskontrolle (z.b. bei Mißbrauchsverdacht), bedürfen der Zustimmung des Personalrats. e) Die Dienststelle benennt eine oder mehrere verantwortliche Personen, die für die Einhaltung und Weiterentwicklung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zuständig sind. Diese Personen haben darüber dem Personalrat jederzeit Auskunft zu erteilen. f) Der Einsatz von Software auf den PC s der Personalabteilung ist in der Anlage dokumentiert. X. HR-SYSTEM-ÜBERPRÜFUNG Für die HR-Systemüberprüfung gelten die Bestimmungen der Rahmendienstvereinbarungen. Darüber hinaus hat spätestens sechs Monate nach Produktivstart des HR-Systems eine erste HR-Systemüberprüfung stattzufinden, bei der der vereinbarte Systemstatus überprüft werden soll. XI. WEITERE RECHTE DES PERSONALRATS 1. Der Personalrat kann für das SAP-System HR externen Beratungssachverstand in notwendigem Umfang in Anspruch nehmen. Dies wird im Einzelfall vorab mit der Dienststelle vereinbart. Für die Einführungsphase werden dem Personalrat mindestens fünf Beratungstage zugestanden. 2. Bei Bedarf ist einzelnen Personalräten die Teilnahme an externen Qualifikationsmaßnahmen zu ermöglichen. 3. Zugriffe auf das HR-System Zwei Mitglieder des Personalrats, die vom Personalrat benannt werden, erhalten eine persönliche SAP-Nutzer-Kennung. Diese Nutzerkennungen erhalten Lesezugriff auf das HR- System und das Basissystem. Ausgeschlossen werden hierbei Zugriffe auf Mitarbeiterdaten. Informationen zu einer Einzelperson erhält der Personalrat nur mit deren Einwilligung. Der Betroffene kann dabei die Einwilligung auf bestimmte Infotypen beschränken. Zulässig ist auch der Zugriff auf Protokolldaten gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten des Klinikums. Bei der Nutzung der aus dem HR-System entnommenen Informationen sind die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten XII. LAUFZEIT, INKRAFTTRETEN, KÜNDIGUNG 1. Diese Dienstvereinbarung tritt auf unbestimmte Zeit am Tage ihrer Unterzeichnung in Kraft. 2. Sollten Teile dieser Vereinbarung nichtig sein, so bleiben die übrigen Teile dieser Vereinbarung unberührt.

6 3. Diese Dienstvereinbarung kann von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Abschluß eines Kalenderjahres gekündigt werden.. Sie gilt bis zum Abschluß einer neuen Dienstvereinbarung fort. Dies gilt auch für die Anlagen. 4. Die Beteiligten verpflichten sich, rechtzeitig in Verhandlungen über erforderliche Änderungen zu treten, insbesondere um neuen rechtlichen, technischen oder organisatorischen Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. ANLAGEN ZUR DIENSTVEREINBARUNG SAP-HR 1. Standort des Systems PC-Hardware und Netz- Konfiguration, PC-Anwendungen, -Programme und ihre Zwecke 2. Aufgabenverteilung in der Personalabteilung 3. Datenschutzkonzept (räumlich, technisch, organisatorisch) - Berechtigungskonzept - Verantwortlichkeitsübersicht 4. Aktueller Einführungszeitplan 5. Infotypen und Tabellen. 6. Reports und Auswertungen 7. Schnittstellen 8 Verträge über den Betrieb von HR mit der Firma SAP 9. Muster des Datenausdrucks an die Mitarbeiter 10. Qualifizierungsplan Die Verwaltung des Universtätsklinikums verpflichtet sich die noch fehlenden Anlagen in Absprache mit dem Personalrat spätestens bis zum Produktivstart von HR zu erstellen. Tübingen, den R. Strehl Johann Graf Verwaltungsdirektor stellvertretender Personalratsvorsitzender

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