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1 OUTDOOR webservices

2 1. Einführung Eigenschaften Einsatzszenarien Externes Benutzer-Management Synchronisation von Konten, Kostenstellen oder Kostenträgern Import von Reisen aus der Zeiterfassung Eigene Reise-Erfassung Reiseantrag über Excel App Entwicklung OUTDOOR webservices verwenden Datenintegrität Sicherheit Zugriff Zugriff über Domain / IP Einsatz über VPN Einsatz im Intranet Preise und Verfügbarkeit... 6

3 1. Einführung Das Modul OUTDOOR webservices stellt eine Webservice Schnittstelle, basierend auf der RESTful Architektur, zur Verfügung, um den Zugriff externer Applikationen und Systeme auf das OUTDOOR System zu ermöglichen. OUTDOOR webservices bieten umfassende Funktionen, um Daten in OUTDOOR zu importieren, ändern oder synchronisieren. Das Modul bietet zudem weitere Funktionen zum Abruf von Informationen, sowie ein integriertes Session-Management zur sicheren Ausführung von Web- Diensten. Der Dienstreiseprozess interagiert mit vielen wichtigen Prozessen z. B. in der Lohnbuchhaltung und dem Personalwesen, dem Controlling, der IT sowie bei Genehmigungsverfahren usw. Mit dieser Schnittstelle lässt sich das OUTDOOR System transparent in die vorhandene Softwareumgebung des Unternehmens integrieren. Unternehmensanwendungen können dabei ihre Daten genauso sicher und automatisch in OUTDOOR migrieren, wie umgekehrt Daten aus dem OUTDOOR System weiterverarbeitet werden können. OUTDOOR webservices sind flexibel anpassbar, bieten aber bereits fertige Schnittstellen zu Reisen, Stammdaten, Kontenplan, Kostenstellen, Kostenträger usw. Diese Schnittstellen können sofort und ohne Aufwand oder Programmierung verwendet werden. Die Webservice Schnittstellen sind programmierbar und können bei Bedarf an Ihre Anforderungen angepasst werden. Dazu bietet Inmoti einen Änderungsdienst. Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 1

4 2. Eigenschaften 2.1. Einsatzszenarien Externes Benutzer-Management Sie setzen in Ihrem Unternehmen eine Personalsoftware ein, z. B. SAP, PAISY oder andere. Dann können Benutzer und deren Stammdaten über diesen Webservice synchronisiert werden. Dazu wird eine CSV-Datei mit Datensätzen pro Benutzer in einem Verzeichnis abgelegt bzw. upgeloaded und gleichzeitig importiert. Anhand des Kürzels oder einer ID kann die Schnittstelle automatisch erkennen, ob ein Benutzer existiert oder nicht. Existiert der Benutzer, werden die Daten zur Änderung der zugehörigen Stammdaten verwendet. Falls nicht, wird ein neuer Benutzer mit den entsprechenden Angaben erzeugt. Dieser Vorgang kann automatisiert werden, indem die Importdaten der Benutzer im Uploadverzeichnis gespeichert werden. Über einen Aufgabenmanager (CRON, Taskplaner usw.) kann der Import regelmäßig und in einem beliebigen Zeitraum automatisch gestartet werden. Liegt keine Datei vor, wird nichts importiert. Sobald eine Importdatei abgelegt wird, wird diese Datei importiert und die Datensätze verarbeitet. Im Anschluss daran kann die Datei verschoben oder gelöscht werden. Mögliche Einstellungen: Automatischer Datei-Upload Datenübergabe über GET, POST oder Datei-Upload Abbruch bei Fehler Erstellung neuer Benutzer möglich Änderung vorhandener Benutzer Änderung der Organisationszugehörigkeit Importdatei kann gelöscht werden Änderung über ID und Kürzel Synchronisation von Konten, Kostenstellen oder Kostenträgern Bei vielen Unternehmen ist eine zeitnahe Pflege der unternehmenseigenen Kostenlisten wie Kontenpläne, Kostenstellen oder Kostenträger notwendig, damit Kosten korrekt und aktuell gebucht werden können. Mit dem Webservice ist es möglich, sowohl neue Einträge zu erstellen als auch vorhandene Einträge zu ändern. Dazu Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 2

5 werden die entsprechenden Datensätze in einer CSV-Datei übergeben und importiert. Sollten Einträge gelöscht werden müssen, kann deren Sichtbarkeit entfernt werden, ohne den Eintrag zu löschen. Damit wird die Datenkonsistenz jederzeit gewährleistet, auch für ältere Buchungen. Mögliche Einstellungen: Automatischer Datei-Upload Datenübergabe über GET, POST oder Datei-Upload Importdatei kann gelöscht werden Änderung über ID und Kontonummer, Kostenstelle usw Import von Reisen aus der Zeiterfassung Wenn Ihre Mitarbeiter ein Zeiterfassungssystem verwenden, können Sie entsprechende Zeitangaben zu deren Reisen in OUTDOOR importieren. Die Webservice Schnittstelle kann aus Abfahrt und Ankunft eine korrekte Reise konstruieren und dem Benutzer zuordnen. Eine Weiterverarbeitung solcher Reisen ist in OUTDOOR jederzeit durch den Sachbearbeiter oder Reisenden möglich. Mögliche Einstellungen: Datenübergabe über GET, POST Weitere Angaben zu Reisegrund, Kostenträger, usw. Neuerfassung nur über Zeiterfassung möglich Prüfung auf Plausibilität Eigene Reise-Erfassung Grundsätzlich ist es möglich, eine eigene Website zur Reiseerfassung zur Verfügung zu stellen. Obwohl mit OUTDOOR orbit eine Weblösung zur Verfügung steht, kann es durchaus sinnvoll sein, eine vorhandene und gewohnte Website weiterhin zu verwenden. Auch ist es denkbar, bei einfachen und wenigen Reiseangaben durch den Reisenden, ein entsprechend "abgespecktes" Formular zu erstellen. Dieses Formular kann mit HTML, POST oder GET die Reiseangaben an den Webservice senden. Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 3

6 Mögliche Einstellungen: Datenübergabe über GET, POST Weitere Angaben zu Reisegrund, Kostenträger, usw. Neuerfassung nur über Formular möglich Prüfung auf Plausibilität Reiseantrag über Excel Viele Kunden haben für Ihre Reisekostenabrechnung ein Excel-Formular im Einsatz. Reisende füllen dieses aus und senden es an die Buchhaltung bzw. den Vorgesetzten. Mit Hilfe von Visual Basic und dem Webservice kann ein solches Excel-Formular direkt an OUTDOOR übertragen werden. Damit können die Reisenden ihre gewohnte Reiseerfassung weiterhin verwenden. Sachbearbeiter oder Vorgesetzte können mit OUTDOOR die weitere Bearbeitung und Verwaltung durchführen App Entwicklung Obwohl eine ios App für OUTDOOR existiert, kann die Schnittstelle verwendet werden, um andere Plattformen wie Android, Windows mobile usw. zu unterstützen. Auch ist ein Online Mobile Web Access über Javascript SDK s möglich, wie sie z. B. durch Sencha oder JQuery angeboten werden OUTDOOR webservices verwenden Um OUTDOOR webservices verwenden zu können, muss eine externe Anwendung den Zugriff über das Internet Protokoll HTTP herstellen können. Dazu sind in der Regel fast alle Programmiersprachen in der Lage. Ob C++, PHP, Java, Javascript, Visual Basic bzw. andere OUTDOOR webservices sind universell und einfach verwendbar. Gerne beraten wir Sie, wie Sie OUTDOOR webservices in Ihrem Unternehmen optimal einsetzen und verwenden können Datenintegrität OUTDOOR webservices bieten eine umfassende Fehlerkontrolle, um Dateninkonsistenzen frühzeitig zu erkennen. In einigen Funktionen ist zudem ein Testmodus möglich, um schon im Vorfeld auf Fehler prüfen zu können. Die Verwendung der OUTDOOR webservices entkoppelt externe Anwendungen von Änderungen Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 4

7 innerhalb des OUTDOOR Systems. Die im JSON-Format gesendeten Rückgabedaten ermöglichen eine einfache Fehlerkontrolle Ihrer externen Anwendung mit einem gängigen Internet-Standard Sicherheit Alle Funktionen der OUTDOOR webservices erwarten eine Session-ID. Eine Session-ID kann über einen gültigen Zugang mit Passwort erstellt werden. Damit ist es möglich, den Zugriff auf Webservice-Funktionen abzusichern. Zusätzlich stehen weitere Zugangskontrollen für unterschiedliche Anwendungen und Domains zur Verfügung. Eine verschlüsselte Verbindung zum Webserver ermöglicht einen sicheren Zugang aus dem Internet und wird natürlich auch unterstützt Zugriff Je nach Einsatzszenario bieten sich folgende Verbindungen an: Zugriff über Domain / IP Der Zugriff auf die OUTDOOR webservices ist über eine URL via Domainname oder IP im Internet möglich. Dazu muss der Webserver im Internet erreichbar sein, d. h., er steht im Internet selbst oder ist über die Firewall verfügbar. Hier sollte unbedingt HTTPS verwendet werden um den Zugang via Login und Passwort abzusichern Einsatz über VPN VPN bietet sich an, wenn der Server im Intranet steht. Über VPN kann der Server von jedem Gerät oder Client ausserhalb des Intranets verwendet werden. Dies gilt auch für Smartphone Apps. Nachteil ist, dass dazu ein VPN-Zugang auf dem Client eingerichtet werden muss. Allerdings ist dieses Szenario in vielen Unternehmen schon verfügbar Einsatz im Intranet Wenn OUTDOOR im Intranet eingesetzt wird, sind keine weiteren Voraussetzungen notwendig. Externe Anwendungen und Geräte müssen auch Zugang auf das Intranet haben, um die OUTDOOR webservices nutzen zu können. Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 5

8 3. Preise und Verfügbarkeit Modul-Preis zzgl. Fernwartung ca. 4 Std. Installation OUTDOOR webservices Einweisung in die Webservices Verfügbar ab Version Inmoti GmbH Gewerbestrasse 75 D Gundelfingen 6

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