CIO & Business Transformation Office. IT Services für Konsumgüter und Handel Are you aligning Business and IT?

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1 CIO & Business Transformation Office IT Services für Konsumgüter und Are you aligning Business and IT?

2 IT Services für Konsumgüter und Are you aligning Business and IT? Aktuelle Trends im und der Konsumgüterindustrie wie z. B. das Wachstum von nationalem und internationalem Multichannel Retail, die fortschreitende Vertikalisierung sowie die auf Kundenbedarfe zugeschnittenen Supply Chain- Prozesse und die zunehmende Verschmelzung von Vertriebskanälen führen zu einer neuen Komplexität innerhalb der IT. Die Anforderungen an Information und Tranzparenz steigen, was sich nur durch eine optimale Abstimmung zwischen Business und IT zeitnah und skalierbar realisieren lässt. Die harmonische Abstimmung der Geschäfts- und IT-Strategie ist Kurt Salmons Verständnis von Business und IT Alignment. Die nachfolgend aufgeführten fünf strategischen Kernelemente dienen als Leitfaden zur Erreichung einer abgestimmten, nachhaltigen Business- und IT-Strategie (siehe Abb. 1a). Schaffen Sie jetzt die notwendige Flexibilität und Leistungsfähigkeit, um schneller und besser auf sich ändernde Markt- und Kundenanforderungen reagieren zu können. Profitieren Sie dabei von unserem Know-how und unserer Erfahrung in der Konzeption, Entwicklung und Realisierung business-orientierter IT-Strategien. Kurt Salmon hat zahlreiche s- und Konsumgüterunternehmen bei der Erreichung der definierten Ziele unterstützt, wie z. B. der Optimierung der Einkaufsprozesse für IT-Dienstleistungen oder der Hebung von Effizienzpotenzialen im Bereich Service Management und Betrieb (siehe Abb. 1b). Abb. 1a: Kernelemente der IT-Strategie Aufbau von Basistechnologien und -architektur für Wachstum und Flexibilität IT-Infrastruktur IT-Organisation Entwicklung der richtigen Mitarbeiter und Partnerschaften zur Ergebnisserzielung Festlegen der wichtigsten Anforderungen und deren unternehmensweite Umsetzung Systemfunktionalitäten Unternehmensstrategie Abstimmung Unternehmensstrategie mit IT IT Governance und Finanzierung Aufbau von Prozessen und Kontrollmechanismen in IT und Fachabteilungen zur Wertsteigerung und Zielabstimmung Verstehen und Unterstützen der Unternehmensstrategie durch IT-Projekte 2 IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? KURT SALMON GERMANY

3 Abb. 1b: Erzielter finanzieller und operativer Nutzen Finanzieller Nutzen Reduzierung externer IT-Dienstleistungskosten von % durch Nutzung von Skaleneffekten im IT-Einkauf Überblick der IT-Dienstleistungsangebote Unsere acht IT-Dienstleistungsangebote orientieren sich an den Projektlebenszyklen Strategie, Konzept und Realisierung inklusive einer bedarfsorientierten Erfolgskontrolle. IT Angebotspakete/ -umfang: Operativer Nutzen Verbesserung des Ressourceneinsatzes von % durch prioritäts- und benefit-getriebenes Projekt- und Service- Management IT Health Check: Wie vital ist Ihre IT? Hat sie die Leistungsfähigkeit, um Sie bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele zu unterstützen? Als erster Optimierungsschritt und als Basis für Ihre IT-Strategieentwicklung hilft Ihnen der IT Health Check, Potenziale zu identifizieren. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem erfolgreichen Zusammenwirken der IT mit den Fachbereichen sowie der anschließenden Erhebung des technologischen Status quo. IT-Strategie: Unterstützt die IT-Organisation Ihre Unternehmensziele? Sind Ihre IT-Strukturen in der Lage, Ihren Expansionsplänen zu folgen? Keine Frage: Eine durchdachte IT-Strategie ist Garant für den zielgerichteten Technologieeinsatz in Bezug zur Unternehmensstrategie. Sie dient dem Unternehmen als Orientierungshilfe, um notwendige Veränderungen durchzuführen und eine einheitliche Erwartungshaltung sicherzustellen. IT Governance: Um die Prioritäten, Kompetenzen, Entscheidungen und Aktivitäten der IT auf das Business auszurichten, ist eine geregelte IT Governance notwendig. Hierbei muss das Business eine aktivere Rolle bei der Definition der strategischen IT-Ausrichtung und der Gestaltung des von der IT-Abteilung angebotenen Leistungsportfolios übernehmen. Entscheidungsprozesse können so besser fundiert, Risiken möglicher Fehlentscheidungen minimiert und das Vertrauen in die IT-Leistungsfähigkeit erfolgreich gestärkt werden von Beginn an. IT-Anforderungsanalyse: Ihr Unternehmen steht vor der Herausforderung, Kosten einzusparen und dabei stets innovativ zu bleiben? Sie können den Personalstamm nicht vergrößern, wollen aber alle kommenden Projekte erfolgreich umsetzen und darüber hinaus Wissen transferieren? Die unternehmensstrategischen Vorgaben schaffen den Raum, den der Business Analyst nutzt, um das Fundament für die Projektdefinition oder eine Lastenhefterstellung zu legen. Durch die exakte Beschreibung in einem Pflichtenheft sowie der Definition von Use Cases ebnet er mit der Business Analyse den Weg für ein Projekt oder für den Wissenstransfer innerhalb Ihres Unternehmens. Durch die Kombination aus handelsspezifischem Wissen, der Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten und dem methodischen Vorgehen können wir Sie optimal bei der Erstellung komplexer Konzepte unterstützen. IT-Software-Auswahl: Welches Produkt ist das richtige? Welcher Lösungsanbieter passt zu Ihrem Unternehmen? Die Vielfalt auf dem Software-Markt erfordert einen fundierten Entscheidungsprozess zur Auswahl der passenden Applikation. Zur Verbesserung der Entscheidungsqualität und zur Reduzierung von Risiken möglicher Fehlentscheidungen werden heutzutage die Anwender immer mehr in die direkte Mitverantwortung von IT-Belangen einbezogen. Aufbauend auf einem Request for Proposal (RFP)-Prozess, welcher der Informationsgewinnung über mögliche Applikationen und Lösungsanbieter dient, wird anhand eines Kriterienkatalogs die entsprechende Evaluierung durchgeführt. Ein solches Ausschreibungsverfahren birgt natürlich immer eine gewisse Komplexität. Wird dies aber umfassend durchgeführt, werden Missverständnisse von Beginn an vermieden. Mögliche Diskrepanzen zwischen dem Leistungsumfang einer Applikation und den Erwartungshaltungen der Beteiligten lassen sich so reduzieren. Unser Ansatz rückt neben technischen auch nichttechnische Aspekte Organisation, Strategie und Wertorientierung in den Fordergrund, da diese eine wichtige Grundlage bei der richtigen Auswahl von Applikationen darstellen und infolgedessen die Chance eines Projekterfolgs deutlich steigern. Business Readiness Assessment: Sie wollen sicher sein, dass Ihr neues IT-System exakt das erfüllt, was Sie von ihm erwarten? Und Sie möchten dabei Kosten und Risiken der Softwareeinführung minimieren? Wir unterstützen Sie bei der Testplanung und -durchführung. IT Quality Assurance gewährleistet die Konformität Ihrer Anforderungen mit den realisierten Lösungen und steigert somit die Benutzerakzeptanz. IT-Implementierungsunterstützung: Sie planen die Implementierung einer Finanz- und Warensortimentsplanung, PLM-, SCM-, WMS-, CRM-, BI/ IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? 3

4 Analytics- oder ERP-Lösung? Von der Anforderungsanalyse und Konzeption über das Qualitätsmanagement bis hin zum erfolgreichen Rollout unterstützen wir Sie und stellen den Projekterfolg durch begleitendes Change Management sicher. IT-Projektmanagement und PMO: Der Anspruch an ein Projekt ist immer derselbe: in time and budget. Doch viele Projekte scheitern und das in der Regel nicht, weil die Software nicht ausgereift wäre oder nicht ausreichend Mittel bereitgestellt würden. Oft sind weiche Faktoren entscheidend. Steigern Sie die Erfolgsquote Ihrer Projekte. Profitieren Sie von unserer Erfahrung in der Planung und Durchführung, der Implementierung von Projektmethoden sowie dem Coaching von Projektmitarbeitern. Kurt Salmons Ansatz zur ganzheitlichen Betrachtung der Business-Anforderungen und der IT-Lieferbarkeit setzt und überwacht die Prioritäten im Gesamtzusammenhang der unternehmensrelevanten Ziele und zu erwartenden Ergebnisse. Das Vorgehen von Kurt Salmon greift dabei auf bewährte Prozesse, Methoden, Tools und Templates zurück und stützt sich im Wesentlichen auf folgende drei Phasen (siehe Abb. 2): Abstimmen strategischer Anforderungen des Geschäftsmodells: Unternehmensstrategie, Unternehmensziele und Prozessmodel definieren die Anforderungen an die IT grundsätzlich und im Detail. Bewerten des IT-Status Quo: Betrachtung und Bewertung der IT-Projekte bzgl. der Unterstützung des Geschäftsmodells, Stärken- und Schwächenanalyse der IT in den Bereichen Organisation, Governance, Applikationsarchitektur, Infrastruktur, Change- und Entwicklungsgeschwindigkeit. Entwickeln eines Implementierungsplans: Identifizieren von Optimierungspotenzialen nach Geschäfts- und IT-Prioritäten, Erarbeiten von Implementierungsoptionen inkl. Investitionsplan und Ressourcenbedarf. Mit diesem Vorgehen wird sichergestellt, dass alle Maßnahmen dem Wertschöpfungsprinzip folgen. Die hierfür wesentlichen Kernbereiche des Leistungsspektrums einer zukunftsfähigen IT stellt die nachfolgende Abbildung dar, die im Rahmen einer Effektivitäts- und Effizienzbetrachtung zu berücksichtigen sind (siehe Abb. 3). Abb. 2: Vorgehensweise IT-Audit 1 Abstimmen strategischer Anforderungen des Geschäftsmodells 2 Bewerten IT-Status Quo 3 Entwickeln Implementierungsplan Aufnehmen Status durch Management-Interviews zukünftiges Geschäftsmodell Festlegen kundenspezifischer Anforderungen auf Basis der Eckpfeiler des aktuellen/ zukünftigen Unternehmensmodells Entwickeln IT-Leitprinzipien in Abstimmung mit aktuellem/ zukünftigem Geschäftsmodell Bewerten IT-Status Quo basierend auf verfügbaren Kundendaten, Dokumentationen, Interviews IT- und Fachabteilungen, und Kurt Salmon Branchen- und Technologie-Best Practice Know-how Unternehmensstrategie - IT Bewerten aktueller IT-Projekte bzgl. Unterstützung des Geschäftsmodells Stärken-/ Schwächenanalyse der IT- Organisation, u. a. Entwicklungsqualität und -geschwindigkeit, Governance, Staffing, Standardisierung, Methoden, und Kontrollmechanismen Bewerten Zeit- und Kosteneffekte (Investitionen und Betriebskosten) Identifizieren von Optimierungspotenzial basierend auf den kundenspezifischen Kernanforderungen bezüglich Erarbeiten und Priorisieren von Implementierungsoptionen: Erarbeiten Implementierungsplan: Erstellen High Level-Investitionsplan Identifizieren von Sofortmaßnahmen Strategische Anforderungen IT-Leitprinzipien IT-Stärken und -Schwächen IT-Potenziale Realistischer Implementierungsplan und Prioritäten 4 IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? KURT SALMON GERMANY

5 Abb. 3: Footprint IT-Audit Abstimmung Unternehmensstrategie - IT Anforderungen Top- Management (Interviews) Überblick über Unternehmensstrategie Relevante Markttrends Grundsatzfragen, z. B. ERP vs. spezialisierte Anwendung Anforderungen aus dem Geschäftsmodell Operative Implikationen Systemfunktionalitäten IT-Infrastruktur Vorhandene Systeme Zukünftige Anforderungen Systeme Gap-Analyse/ Auswirkungen auf IT Applikationsarchitektur Datenarchitektur Hardware- Plattformen Initiativen/ Projektliste Beitrag zur Wertschöpfung Portfoliopriorisierung inkl. obsolete Systeme Betriebssysteme Netzwerk Programmiersprachen IT-Organisation Reporting-Struktur Verantwortungsbereiche/ Sponsorship Auswertung Mitarbeiterfähigkeiten Kennzahlen/ Leistungsmessung Vergütung Abstimmung mit Fachabteilungen IT Governance und Finanzierung Projektplanung und -durchführung Ressourcen-Allokation und Staffing Governance/ Kontrolle Verträge/ Beschaffung Budget & Finanzierung Service Levels/ Leistungsmessung Architektur Standards Methoden Ziele: 1 Aufbau einer Systemlandschaft zur Unterstützung der zukünftigen Anforderungen des Geschäftsmodells 2 Aufbau einer Organisationsstruktur zur effektiven Umsetzung dieser Anforderungen 3 Entwickeln von Best Practices zur effizienten Abstimmung zwischen Fachabteilung und IT Business & IT Alignment Der ganzheitliche Ansatz zählt Der Begriff Business & IT Alignment bezeichnet die Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen des Unternehmens. Er reflektiert im Wesentlichen die Einsicht, dass der Einsatz von IT keinen Selbstzweck darstellt, sondern in möglichst hohem Maße das Geschäftsergebnis positiv beeinflussen soll. Business & IT Alignment ist als essenzielle Voraussetzung für das Generieren eines optimalen Beitrags der IT zum Geschäftserfolg des Unternehmens zu verstehen. Dieses Verständnis hat in vielen Konsumgüter- und sunternehmen zu einem in- Abb. 4: Framework Business & IT Alignment IT Demand IT Supply IT Run Customer Relationship Management Demand Management Programme Management Ressource Forecasting & Scheduling Project Management Solution Design Solution Build Solution Test Change Mgmt. in Projects Release Management Practice Management Application Management Incident Management Problem Management Change Management Access Management Configuration Managem. Capacity Management Availability Management Requirements Analysis Solution Deployment Release Coordination Infrastructure Operations Security Management IT Service Continuity Management User Training Service Introduction IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? 5

6 Abb. 5: IT Benchmark - Beispiel für IT-Ausgaben im Übersicht und Vergleichswerte IT-Ausgaben? IT-Ausgaben in % vom Umsatz 1,2% Erneuernde IT-Ausgaben 24% 35% - 45% Ø 1,0% 0,9% Vergleichswerte National 0,5% Erhaltende IT-Ausgaben 76% 55% - 65% IT-Ausgaben pro Mitarbeiter in EUR Ø National IT-Budget Abschrei- bungen Invest. (SW/HW) Invest. Projekte Kassen- Shop PC SHop Sonstige IT- IT- Ausgaben Ausgaben Vergleichswerte im Vergleichswerte tensiven und konstruktiven Dialog zwischen den Fachbereichsverantwortlichen und dem CIO respektive der IT-Organisation geführt. Offen sind aber in vielen Fällen nach wie vor die Fragen: Wie setzt man Business & IT Alignment effizient und nachhaltig auf? und Was kann man mit Business Alignment wirklich erreichen? Zur Beantwortung dieser Fragestellungen hat Kurt Salmon Lösungsansätze und Best Practices entwickelt, die u. a. eine enge Verzahnung von IT Demand, IT Supply und IT Run ermöglichen und damit einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten (siehe Abb. 4). Führende Unternehmen der Konsumgüter- und sbranche setzen Best Practices zur Optimierung ihrer IT Demand-, IT Supply- und IT Run- Organisation ein, um unnötige Kosten und Aufwände zu vermeiden. IT Benchmarks für den Wie viel Prozent Ihres Umsatzes fließen jährlich in Ihre IT? Wie hoch sind Ihre IT-Ausgaben pro Mitarbeiter im Branchenvergleich? Durch das Messen Ihrer IT-Kennzahlen mit Vergleichswerten aus dem ermöglicht das IT Benchmarking die Analyse von IT-Kosten und IT-Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen und dient somit der Erschließung von Effizienzpotenzialen sowie daraus resultierender Verbesserungsempfehlungen im Sinne von Best Practice. Kurt Salmon verfügt über vielfältige nationale und internationale Projekterfahrung sowie Methoden und Tools zur Optimierung Ihrer IT. Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer IT analysieren möchten und eine zukunftsfähige IT benötigen, die die Unternehmensziele bestmöglich unterstützt (siehe Abb. 5). Der ganzheitliche Ansatz zum kontinuierlichen Business und IT Alignment beruht im Wesentlichen auf folgenden Prinzipien: Enge Verzahnung von Demand und Supply basierend auf einer abgestimmten Anforderungsanalyse und einer auf die zu erreichenden Ziele fokussierten Lieferung von Business-Lösungen. Schnelligkeit und Skalierbarkeit im Solution Deployment zählen zu den wesentlichen Wertbeiträgen, die eine IT-Organisation heute leisten muss. Kurt Salmon verfügt über entsprechende Benchmarks, die die Leistungsfähigkeit Ihrer IT messen. Die mit der Kurt Salmon-Methodik erzielbaren Ergebnisse stellt beispielhaft folgende Kundenfallstudie dar: 6 IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? KURT SALMON GERMANY

7 KURT SALMON-FALLSTUDIE Kunde: Ein B2B-Händler, der im Zuge der Reorganisation des operativen Geschäftsmodells hin zu einer vertikaleren Integrierung die IT und Technologie als kritischen Hebel zum Erfolg erkannt hat. Die zukünftige Geschäftsstrategie wurde jedoch durch unzureichende IT-Führung, mangelnde Governance-Prozesse, veraltete Systeme und fehlende Abstimmung und Ausrichtung zwischen IT und Business behindert. Hintergund: Der IT-Organisation des Kunden mangelte es an einer strukturierten Methodik zur Bewertung und Priorisierung von Business- Initiativen. IT-Lösungen wurden überwiegend In- House über Jahrzehnte hinweg entwickelt, und die wenigen vorhandenen Packaged Solutions wurden stark an die individuellen Erfordernisse angepasst. Weitere Komplexität wurde durch den Zukauf neuer Marken erzeugt, deren Systemlandschaft den Großteil der bestehenden Anwendungen duplizierte, was zu einer deutlichen Steigerung der Support-Anforderungen führte. Weiterhin wurden die anfallenden IT-Kosten nicht den Geschäftsbereichen weiterbelastet, was intern zu der Wahrnehmung führte, dass IT- Dienstleistungen frei zur Verfügung stünden. Eine unzureichende Definition von funktionalen Anforderungen sowie nicht standardisierte Entwicklung und Testverfahren führten zu Systemen, die nicht vollständig auf die Bedürfnisse des Unternehmens hin ausgerichtet waren. Lösungsansatz: Kurt Salmon entwickelte eine langfristige IT Roadmap zur Unterstützung: die Entwicklung von Projekt- und Produktmanagement-Gruppen sowie Qualitätssicherung und Release Management Teams (z. B. IT-Lenkungsausschuss, Projektpriorisierungsgruppen, Methoden zur Vendor-Auswahl), um effiziente Abläufe innerhalb der IT-Organisation sicherzustellen die Anschaffung neuer Systeme und Priorisierung von Projektplänen zur Auswahl und Implementierung von Packaged-Lösungen, welche es dem Unternehmen ermöglichen zu wachsen und gleichzeitig erhebliche finanzielle Vorteile generieren Ergebnis: Die organisatorischen Empfehlungen hatten nur geringe finanzielle Auswirkungen auf die Erstellung einer optimierten, funktional orientierten IT-Organisation, welche vollständig auf die Anforderungen der Business-Seite ausgerichtet ist. Die von Kurt Salmon empfohlenen Technologieinvestitionen realisierten einen ROI innerhalb von 4 Jahren, bei jährlichen Einsparungen von 100 Millionen Euro. Die empfohlenen Governance-Einheiten ermöglichten es der neuen Organisation, diese besser zu verwalten und Entscheidungen im Rahmen der Weiterentwicklung von Systemen zu steuern, Projekte zu priorisieren und sinnvolle Zuordnung von Ausgaben auf die entsprechenden Geschäftseinheiten vorzunehmen. IT SERVICES FÜR KONSUMGÜTER UND HANDEL ARE YOU ALIGNING BUSINESS AND IT? 7

8 Copyright Note: 2012 Kurt Salmon Kurt Salmon Germany GmbH Königsallee Düsseldorf T: +49 (0) F: +49 (0) infodus@kurtsalmon.com Die Autoren: Henryk Fiedler Manager henryk.fiedler@kurtsalmon.com Martin Wünnenberg Manager martin.wünnenberg@kurtsalmon.com Verantwortlich: Christoph Schwarzl Senior Partner christoph.schwarzl@kurtsalmon.com UNSERE SERVICES Strategie und Transformation Consumer Insights und Markenstrategie Vertriebs- und Formatstrategie Omnichannel-Strategie Internationalisierungs- und Markteintrittsstrategie Business Transformation Due Diligence und Post Akquisition Integration Operations Merchandising und Planung Produktentwicklung und Sourcing Vertriebs- und Filialprozessmanagement Supply Chain Management Logistik und Distributionsmanagement IT-Strategie, Business Alignment und Implementierungsunterstützung Kurt Salmon ist die global führende Unternehmensberatung, fokussiert auf Konsumgüter und mit mehr als Beratern in 13 Ländern und vier Kontinenten. In einem zunehmend komplexer werdenden Umfeld erfordert es mehr als einen Berater als bevorzugter Partner von Branchenführern erarbeitet Kurt Salmon Strategien und Lösungen mit bedeutsamem und nachhaltigem Nutzen für unsere Kunden. Durch unsere einzigartige Spezialisierung und Exzellenz bei der Umsetzung erzielen wir messbare Ergebnisse.