Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung. Herbert Pfeifer

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1 Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung Herbert Pfeifer

2 Agenda Die Historie: von der ilv zum IT Controlling Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch) Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion 2

3 Die Historie in der IT Kosten- und Leistungsrechnung Kosten der IT wurden über feste Schlüssel an die IT-Anforderer weitergegeben (ilv) IT- Monitoring ausschließlich zur Verbesserung der globalen Leistungsfähigkeit (RAS - Reliability Availabilty Serviceabilty) Monitoring dient auch zur Generierung von dynamischen Schlüsseln (CPU-Time, Anzahl SAP-Benutzer, Plattenplatznutzung, Projekt-Zeitaufschreibungen) Verursachergerechte ilv, Kostentransparenz, Überwachung von SLAs (Service Level Agreements) Service Offering, IT-Produktkatalog, IT-SLA-Monitoring und Pönale bei Nicht-Einhaltung, Aufbau eines effizienten Controllings (IT Abrechnung/Budgetierung/Reporting) IT Organisationen arbeiten nach ITIL best practice (Service Strategy + Service Design mit Service Level Mgmt. & Catalog Mgmt.) 3

4 Monatlicher Abrechnungsprozess Entlastung Belastung IT Provider Kosten Stellen Technische Leistungen Halbfertig- Produkte Produkte Services Kunden Kosten- Stellen Technisches Monitoring Business Prozess Monitoring 4

5 Anforderungen an eine toolunterstützte IT-Abrechnung Das IT-Tool automatisiert die periodische Abrechnung von Sender-Leistungen an Empfänger. Die abzurechnenden Leistungen sollten ITK-Services, FM-Services aber auch ganz andere Dienstleistungen sein können. Die Abrechnung hat über den Standard im SAP zu erfolgen; dies muss CO-Buchungen, FI- Buchungen und ebenso aufwandsbezogene SD-Buchungen ermöglichen. Die Details zur Buchung verbleiben im IT-Tool, die Buchungsbelegnummer ist als Referenz in den IT-Tool-Details enthalten (keine Überfrachtung im SAP). Über einen Verarbeitungs-Monitor (Cockpit) ist der jeweilige Abrechnungs-Fortschritt erkennbar und steuerbar, in Abhängigkeit sowohl zur Abrechnungsquelle als auch zum Kunden. 5

6 Sourcen / Herkünfte Beispiel für eine aktuelle Leistungsabrechnung: SLAM Service Level and Accounting Manager SAP ERP MS ActiveDir LN Domino Dir SAP Benu-Stamm HR-Stamm Time Tracking Augeo PM Clarity PM CATS SAP IBase O.Informer Space Mgmt. FM Sender Leistungsart SLAM Empf. Betrag Menge SAP Belegnummer CO FI SD 6 Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

7 ZF Abrechnungsbeispiel mit SLAM 7

8 Mindest-Anforderungen an ein IT-Budgetierungs-System Steuerung/Überwachung der Ist-Abrechnung Planwerte aus dem Ist ermitteln (Kurzfrist-Planung pro Jahr), als Vorschlagswert, Anpassung durch Key Accounter ermöglichen IT-Jahres-Budget Einführung auf Cost Center Profit Center Pool Cost/Profit Center Plan- gegen Ist- Reporting Unterjährige Budgetanpassung (Erwartungswert-Anpassung) 8

9 Beispiel: IT Budget Planung mit CO-Integration aus den IST-Werten Bepreisung PLAN Mengen Hochrechnung IST Mengen aus SLAM- Abrechnung SAP CO SLAM - Budget Verteilung Mengen pro Kst. / Vertrag Anpassung Budgetplanung in 6 Schritten: Hochrechnen der Ist-Mengen auf Planmengen Einstellung der Planpreise Verteilen der Planmengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag / Leistungsempfänger / Leistungsart Ggfs. Anpassung der Mengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag durch den Kostenstellen- Auftragsverantwortlichen oder den Key Account Manager Ggfs. erneute Bepreisung Übergabe der verabschiedeten Plandaten an SAP CO 9

10 Beispiel Henkel: Budgetplanung über Produkt-Auftragsplanung

11 Henkel Beispiel: Reporting Projekte/Produkte Ist gegen Plan

12 12 Henkel Beispiel: Reporting Region > Land > Company Ist gegen Plan

13 Agenda Die Historie: von der ilv zum IT Controlling Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch) Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion 13

14 Aktuelle Herausforderungen: Business Orientierung der IT Services 1. Fachliche Service-Verantwortung Was beschreibt den Service, was ist zu implementieren? Wer ist der Owner des Service, wer liefert hinzu, gibt es Lieferketten für den Service? Wer kennt den Kunden, wer ist der Kontaktmann (Key Accounter)? 2. Kommerzielle Service-Verantwortung Was kostet mich der Service? Welche Teilleistungen müssen intern verrechnet werden? Wer ist der End-Kunde eigener Vertrieb/Key Accounter/Kunde/Kostenstelle des Kunden? Wie ist die Vertragssituation nach innen (underpinning contract) und nach außen (customer contract)? 3. Faktura-Verantwortung periodische Abrechnung an den Kunden (sind Details im Vorfeld abzustimmen?) Weiterleitung der Informationen zur ilv beim Kunden (Kulanz Wertbeitrag Marktvorteil nutzen!) ilv im Unternehmen (und ggf. cross company invoicing) 14

15 Henkel Product related value flow (isales): Lead from Consumer, Resources from Lead Resources Lead Consuming Comp. A Comp. B 0001 DE 104 T 0001 DE 0001 DE 0346 France U-W U-KR U-W U-KR 19 T 25 T 11T 9 T Comp. C 0394 Greece U-W U-KR 2 T 2 T Comp. D 0412 UK U-KR 3 T Comp. E 1 T 0532 Italy U-W U-KR 13 T 3 T Comp. F Comp. G 0810 Spain 0950 NA 1 T 0810 Spain U-W U-KR U-A 10 T 4 T 4 T TOTAL 106 T 106 T 106 T 15

16 Aktuelle Herausforderungen: Effizienzverbesserungen 4. Anforderungen der eigenen Organisation gegenüber den Kunden an die interne Organisation Sinnvolle Preisgestaltung der Services (Marktpreise versus Kostendeckung) Hohe Flexibilität an die Kundenanforderungen (Mass Customizing) Einfaches Handling beim Gestalten neuer Produkte Wenig manueller Aufwand für Routinejobs Erforderlich: Klare Identifizierung der Herstellkosten zu den Services Deckungsbeitragsrechnung pro Service (verlieren wir Geld mit dem Service?) Automatisierte Prozesskette der monatlichen Faktura, einschl. ilv Automatisierte Aufbereitung der Leistungsdaten bis zur Buchung im SAP 16

17 Zusammenfassung des Bisherigen Es existieren ausgereifte Modelle zur Leistungsabrechnung der IT-Services bis hin zur SAP-Faktura Es wird mit Produkthierarchien und Lieferketten gearbeitet Es wird in unterschiedlichen Leistungszentren gemeinsam entwickelt und abgerechnet, auch über Firmengrenzen hinweg Es existieren Lead- und Ressource-Verknüpfungen in den Lieferketten bis zum Endverbraucher Es fehlen: Herstell-Kostenkalkulation der Lieferketten -Services und die zugehörige automatisierte ILV in Verbindung mit dem ERP (SAP) 17

18 Agenda Die Historie: von der ilv zum IT Controlling Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch) Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion 18

19 Sourcen / Herkünfte Die in SAP integrierte Lösung zur Ist-Abrechnung: SLAM Service Level and Accounting Manager SAP ERP MS ActiveDir LN Domino Dir SAP Benu-Stamm HR-Stamm Time Tracking Augeo PM Clarity PM CATS SAP IBase O.Informer Space Mgmt. FM Sender Leistungsart SLAM Empf. Betrag Menge SAP Belegnummer CO FI SD 19 Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

20 Die in SAP integrierte Lösung zur IT Budget Planung: SLAM Planung Bepreisung PLAN Mengen Hochrechnung IST Mengen aus SLAM- Abrechnung SAP CO SLAM - Budget Verteilung Mengen pro Kst. / Vertrag Anpassung SLAM-Planung: Hochrechnen der Ist-Mengen auf Planmengen Einstellung der Planpreise Verteilen der Planmengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag / Leistungsempfänger / Leistungsart Möglichkeiten zur Anpassung für die Key Account Manager Reporting Ist-Plan-Abweichungen Übergabe der verabschiedeten Plandaten an SAP CO 20

21 Die in SAP integrierte Lösung zur Kostenkalkulation: SLAM Product Calculator Service Kunde/Leistungs-Empfänger Service Preis Kosten 4 Produkt Leistungsart SLAM PC 3 SAP Standard Ressource 2 21 Leistungs- Erbringer Kostenstelle Leistungs- Erbringer Kostenstelle Leistungs- Erbringer Kostenstelle 1

22 Der Prozess zur Produktkalkulation 4 4. Die Produkte aus Basisleistungsarten komponieren und auf Grund der geplanten Absatzmenge bewerten Produkt Komposition Den Ressourcen die (Basis-) Leistungsarten und deren Gewichtung (Äquivalenzziffern, bzw. Mengen) zuordnen Basisleistungsarten identifizieren Kapazitäten bestimmen, Abnahmemengen prognostizieren 2. Die Ressourcen der Kostenstelle mit den Kosten versehen Ressourcen pro (Sender-)Kostenstelle identifizieren Ressource kann sein: ein Mitarbeiter-Team, eine Server-Farm Basis-Leistungsart Kosten Ressourcen Kosten Alle Kosten der Kostenstelle identifizieren und bündeln Kosten aus dem SAP-CO pro SAP-Kostenart holen und für ein Jahr prognostizieren Die vielen SAP-Kostenarten auf wenige SLAM-Kostenarten bündeln Sender Kosten

23 Agenda Die Historie: von der ilv zum IT Controlling Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch) Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion 23

24 Kunden 3Rechnung an ext. WN Konzern Abrechnung und Reporting K u n d e WNI WN GIO Verbundrechnung Verbundrechnung WNP K D9 K K u n d e DACH-WN... BI Reporting BI Reporting BI Reporting lesender Zugriff Rechnung 24

25 Prozess Stammdaten Überblick SAP Nutzung bei der GIO für die IT Business Service Abrechnung Kostenart SLAM- Leistungsart CO- Leistungsart MM Fakturamaterial RG 1 Kunde 2 Einlesen SLAM in SLAM-Tabelle ZDETAIL Leistungsverrechnung CO Innenaufträge KST-GIO PSP-GIO RG 2 Kunde 2 RG 3 Kunde 2 RG 1 Kunde 3 RG 2 Kunde 3 BI/BO- Reporting 25 RG= Rechnung

26 SLAM Plan: Auftragsplanung zur Absatz-/Umsatzplanung Generierung 26

27 Absatzplanung des SLAM-Planauftrages im SLAM Product Calculator 27

28 Business Service- Kalkulation bei der GIO Business Service Technical Service Technical Service Business Service Technical Service Technical Service SL3301C0011 SL3304C0010 SL1207C0050 SL3209C0090 SL4803A0030 SL4804A0040 SL4805A0050 SL4805A0060 D30SB ,59 D30SB510 27,00 D30SB530 2,48 D30SB640 13,50 D9SB ,29 D30SB660 0,55 D30SB630 1,76 D30SB660 1,04 SL4808C0080 SL2302C0020 D30SB660 1,14 D30SB660 45,83 Kostenstelle Tarif 28

29 SLAM PC: Produktpreisermittelung eines IT Business Services Der Business Service besteht aus 9 Technical Services Der Tarif 93,30 dafür setzt sich aus den Einzeltarifen zusammen Der Preis laut Absatzplanung Könnte auch bei 27,22 liegen (sofern die Absatzplanmengen gut erreichbar sind) 29

30 SLAM PC: Aus der Komposition des IT Business Services wird die ilv generiert Der Business Service wird abgerechnet an den Kunden zum Endpreis Die Technical Services werden als ilv aufgrund der Tarif- und Sender-Informationen verrechnet 30

31 Beispiel WN GIO Cockpit mit automatischer ILV 31

32 Agenda Die Historie: von der ilv zum IT Controlling Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch) Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion 32

33 Zusammenfassung Best Practice in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung hat einen hohen Reifegrad erreicht, es wird viel geboten: Automatisierte, transparente, nachvollziehbare, verursachergerechte Abrechnung von Massendaten Engste Integration mit dem SAP Standard mit allen möglichen SAP Buchungstechniken: CO: Leistungsverrechnung/Manuelle Kostenverrechnung/Primärkosten-Umbuchung FI: Hauptbuchkonten-Buchung; SD: Fakturaanforderung Komfortable Möglichkeiten zur Jahres-Budgetplanung Integrierte Kostenkalkulation zur Ermittlung von profitorientierten Preisen, Produkt- Deckungsbeitragsrechnung und zur automatischen ilv-generierung Durchgängige Protokollierung der Änderungen im monatlichen Lauf 33

34 Benefit für das Service Center: Sichere und automatisierte Prozesse Keine manuellen Vor- und Nacharbeiten im monatlichen Abrechnungsprozess Das SAP System wird nicht überbordet mit Einzelsätzen Die detaillierte Auskunftsfähigkeit bleibt dennoch erhalten Wenig manuelle Eingriffe bei der Erstellung einer fundierten Budgetplanung Kein Aufwand mit der Revision 34

35 Ausblick / Erweiterungen / Kundenwünsche Höhere Integration in das Top-Management Reporting 5-Jahres-Planung, verbunden mit der KP-Planung Stärkere Einbindung in das BI Monatsgenaue Planung für die KP-Planung Shared Service Center (SSC) Support für alle Services der regionalen Service Center Integration Facility Service Accounting (Nutzen von Flächen, Parkraum,.) Integration Juridical & Lawyer Support (Rechtsberatung) Multi-Tenant Integration in einem SAP-System (Konzern-Holding System) Jedes SSC kann seine Services im selben (Holding) System abrechnen 35

36 Danke für Ihr Interesse! Noch Fragen? Herbert Pfeifer Senior Manager Bartholomäusweg 26 D Gütersloh T F E.