3 Nebenbereiche. 3.1 Finanzbuchführung

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1 3 Nebenbereiche Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist keine isolierte Aufgabe innerhalb des Unternehmens, sondern mit einer Vielzahl von anderen Unternehmensbereichen verknüpft. Dies bedeutet, dass die Daten, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt werden, in aufbereiteter Form für andere Unternehmensbereiche weiterverwendet und -verarbeitet werden. Nachfolgend eine kurze Übersicht. 3.1 Finanzbuchführung Die für den einzelnen Mitarbeiter vom Unternehmen aufzuwendenden Kosten werden insgesamt auf unterschiedliche Finanzbuchhaltungskonten verbucht. Grundsätzlich sind folgende Aufteilungen notwendig: Lohn- und Gehaltsaufwand (direkt und indirekt) Steueraufwand - Lohnsteuer und Pauschalsteuer - Kirchensteuer getrennt nach Konfessionen - Sparzulage Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung - Rentenversicherung' - Krankenversicherung - Pflegeversicherung - Arbeitslosenversicherung 145

2 Zahlungsvorgänge - Nettolöhne und -gehälter - vermögenswirksame Leistungen - Einbehaltungen Krankenkassen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) Je nachdem, wie tief das Buchhaltungssystem untergliedert ist, erfolgt die Verbuchung getrennt nach Lohn- und Gehaltsaufwand. Darüber hinaus wird der Lohn- und Gehaltsaufwand nicht insgesamt, sondern auf weitere Finanzbuchhaltungskonten aufgeteilt, beispielsweise im Lohnaufwand nach Zeitlohn. Akkordlohn, Soziallohn, Personalnebenkosten usw. 3.2 Kostenrechnung In der Kostenrechnung werden die direkt zurechenbaren Teile des Lohn- und Gehaltsaufwands den einzelnen Kostenstellen zugeordnet. Die nicht direkt zurechenbaren Teile des Lohn- und Gehaltsaufwands werden auf besonderen Verrechnungskostenstellen gesammelt und von dort aus durch Verrechnungssätze prozentual auf alle Kostenstellen verteilt. 3.3 Kalkulation Auch die Kalkulation benötigt zur Ermittlung des Angebotspreises Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt in Verbindung mit der Kostenrechnung die für die 146

3 Auftragskalkulation notwendigen Informationen über den direkten und indirekten Lohn- und Gehaltsaufwand zur Verfügung. Der Kalkulator benötigt zur Angebotserstellung neben den derzeitigen Lohn- und Gehaltskosten auch Informationen über die zukünftige Personalkostenentwicklung (Lohn- und Gehaltskostensteigerungen, tarifliche Veränderungen). 3.4 Unternehmensplanung Die Unternehmensplanung letztendlich kann ohne genaue Informationen aus dem Unternehmensbereich Lohn- und Gehaltsabrechnung keine mittel- und langfristige Unternehmensplanung erstellen. Dies ist umso wichtiger, je höher der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten ist. Neben den reinen Personalkosteninformationen benötigt die Unternehmensplanung aber auch darüber hinausgehende Informationen, beispielsweise Fehlzeiten und Fluktuationsstatistiken, Mitarbeiterinformationen wie Altersaufbau, Geschlecht, Wohnort, Durchschnittslohn usw. 3.5 Controlling Beim Controlling ist ein wechselseitiges Zusammenwirken festzustellen. Einerseits muss das Controlling die korrekte und wirtschaftliche Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch geeignete Prüfungsmaßnahmen sicherstellen. Andererseits ist das Controlling durch den heute üblichen Gesichtspunkt der 147

4 Controlling durch den heute üblichen Gesichtspunkt der Sicherstellung der Gesamtwirtschaftlichkeit des Unternehmens auf Informationen und Daten aus dem Unternehmensbereich Lohn- und Gehaltsabrechnung angewiesen. 3.6 Personalstatistiken In der heutigen Zeit kann die Unternehmensleitung auf statistische Untersuchungen, Zusammenstellungen und Auswertungen im Hinblick auf die zukünftige Unternehmenssicherung und -entwicklung nicht verzichten. Entscheidend ist aber auch bei den Personalstatistiken das Aufwand-/ Nutzen-Prinzip. Sie können unendlich viele Personalstatistiken erstellen. Eine Personalstatistik, die nicht ausgewertet wird, sondern nur irgendwo abgeheftet wird, ist jedoch unwirtschaftlich. Daher ist ständig zu prüfen, ob die vorhandenen Personalstatistiken in Form und Umfang dem notwendigen Informationsbedarf entsprechen oder ob sinnvolle und wichtige Personalstatistiken fehlen. Neben den internen Personalstatistiken müssen oftmals, nach Unternehmensgröße und Branchenzugehörigkeit verschieden, für unterschiedliche externe Stellen Daten aus dem Unternehmensbereich Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung gestellt werden Interne Statistiken Wie bereits gesagt, können eine Vielzahl von unterschiedlichen Personalstatistiken erstellt werden. Eine verbindliche Aufstellung 148

5 der wichtigsten Personalstatistiken kann aber hier nicht dargestellt werden, weil dies abhängig ist von der Unternehmensgröße und eventuell von der jeweiligen Branchenzugehörigkeit. Die nachfolgend aufgeführte Personalstatistiken sind jedoch im Regelfall in jedem Unternehmen sinnvoll: Statistik der produktiven und unproduktiven Lohnstunden (Prozentuale Verteilung, Branchenvergleiche, etc.) Lohn- und Gehaltskostenstrukturstatistik (Aus welchen Bestandteilen setzen sich die Lohn- und Gehaltskosten zusammen?) Fehlzeitenstatistik (evtl. untergliedert nach Abteilungen etc.) Fluktuationsstatistik (Eintritte, Austritte, Gründe) Lohn- und Gehaltseingruppierungen (evtl. mit Durchschnittslöhnen nach Abteilungen etc.) Mitarbeiterinformationen (evtl. untergliedert nach Alter, Beruf, Geschlecht, Ausbildung, Unternehmenszugehörigkeit, Wohnort, betriebsspezifischer Art) Externe Statistiken Die Erstellung externer Statistiken, d.h. also für Institutionen außerhalb des Unternehmens, erfolgt in der Regel auf der Grundlage von gesetzlichen Bestimmungen (z.b. für das Landesamt für Da- 149

6 tenverarbeitung und Statistik oder die Arbeitsagentur) oder auf der Grundlage von Verbandszugehörigkeit. 3.7 Mitarbeiterbetreuung Eine wesentliche Nebenaufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht in der Betreuungsfunktion der Mitarbeiter hinsichtlich aller Fragen aus dem Lohn- und Gehaltsbereich. Hierzu gehört der interne Bereich, also die Zusammensetzung des Bruttolohns bzw. Bruttogehalts. Der Mitarbeiter muss aus seiner Verdienstabrechnung eindeutig erkennen können, wie sich sein Bruttoverdienst zusammensetzt. Dies bedeutet, dass nicht nur die einzelnen Bruttobeträge ausgewiesen werden müssen, sondern auch die Berechnungsgrundlagen. Beim Zeitlohn beispielsweise die geleisteten Stunden und der Stundenlohn, bei der Lohnfortzahlung z. B. der Drei-Monats-Durchschnitt, beim Akkordlohn die Leistungserrechnung usw. Der externe Bereich betrifft die gesetzlichen Abzüge, also die Ermittlung des Nettolohns. Gerade im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsabzugs fehlen den Mitarbeitern oftmals die notwendigen Kenntnisse, so dass hier die Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung beratend tätig sein sollten. Beispielsweise bei der richtigen Steuerklassenwahl, evtl. der Wahl der geeigneten Krankenkasse oder beim Lohnsteuerjahresausgleich. 150

7 3.7.1 Bescheinigungen Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind für die Mitarbeiter vielfältige Bescheinigungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen. Bei der Erstellung ist große Sorgfalt auf die ordnungsgemäße Ausfertigung zu richten. Dies bedeutet: Keine Gefälligkeitsbescheinigungen, Prüfung der Rechtmäßigkeit der anfordernden Stelle, Ausfertigung nur in schriftlicher Form aus Gründen der Beweissicherung. Folgende Bescheinigungen werden in der Regel auszufertigen sein: für Krankenkasse Lohnbescheinigungen für die Ermittlung von Krankengeld und Kuren für Stadt- und Kreisverwaltungen Lohnbescheinigungen für Wohngeld, Sozialhilfe etc. für die Arbeitsagentur Lohnbescheinigungen für Leistungsbezüge für das Finanzamt Lohnbescheinigungen für den Lohnsteuerjahresausgleich, z. B. Kilometergelder, Wegegelder etc. für die Rentenversicherungsträger Lohnbescheinigungen für verschiedene Rentenfälle Informationsaufgaben Die Lohn- und Gehaltsabrechnung soll aber auch Informationen 151

8 geben. Dies betrifft vor allem neu in das Unternehmen eingetretene Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwar im Grundsatz bei allen Unternehmen gleich, die monatlich erstellten Verdienstnachweise können jedoch erhebliche Unterschiede aufweisen. Insbesondere bei Erstellung der Verdienstnachweise unter Zuhilfenahme der Datenverarbeitung werden oftmals Lohnartenschlüssel verwandt, die erläutert werden müssen. Hier sollte dem Mitarbeiter entweder die erste Verdienstabrechnung im Einzelnen erklärt oder aber durch Beifügen eines Erläuterungsblattes die notwendigen Informationen erteilt werden Mittlerfunktion Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte auch als Mittler zwischen dem Unternehmen einerseits und dem Mitarbeiter andererseits tätig werden. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt, desto eher besteht die Gefahr, dass sich Fehler in der Verdienstabrechnung ergeben. Dies betrifft insbesondere die Bruttolohn- und -gehaltsermittlung. Hierbei sind weniger die Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung selber gemeint, die sicherlich vorkommen können und dann auch zu berichtigen sind, als die Fehler durch vorgeordnete Stellen. Beispielsweise hat der Abteilungsleiter die Zeitlohnstunden des Mitarbeiters nicht richtig weitergegeben oder eine vereinbarte Prämienzahlung wurde nicht vermerkt oder eine zugesagte Lohnerhöhung ist nicht berücksichtigt worden oder eine Höhergruppierung wurde nicht berücksichtigt. 152

9 Hier sollte die Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Fragen des Mitarbeiters zuständig sein. Sie muss sein Anliegen prüfen und, wenn es berechtigt ist, für Abhilfe sorgen. 3.8 Prüfungen und Hilfsmittel Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird regelmäßig durch externe Stellen geprüft. Das Unternehmen hat sicherzustellen, dass für die nachfolgend genannten externen Stellen die notwendigen Prüfungsunterlagen vollständig vorliegen. Hierbei ist es vom Grundsatz her gleichgültig, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell oder unter Zuhilfenahme einer Datenverarbeitungsanlage abgewickelt wird Finanzamt Das Finanzamt prüft alle lohnsteuerlichen Vorgänge. Hierfür müssen die Lohnkonten der einzelnen Mitarbeiter, die Lohnjournale sowie die für die Berechnung erforderlichen persönlichen Daten in prüffähiger Form vorliegen. Daneben wird die ordnungsgemäße monatliche Lohnsteueranmeldung geprüft. Besonders geprüft werden regelmäßig Sachbezüge, Spesenerstattungen, Darlehen, steuerfrei gewährte Lohnbestandteile, etc Krankenkassen Seit dem führen die Rentenversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung Bund sowie die einzelnen Deutschen Rentenversicherungen der Länder) die Betriebsprüfungen in allei- 153

10 niger Verantwortung durch ( 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Die Prüfung umfasst insbesondere die vom Arbeitgeber vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht / Versicherungsfreiheit), in diesem Zusammenhang abgegebenen Meldungen, für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen des Arbeitsentgelts, vorgenommenen Berechnungen und zeitlichen Zuordnungen der Beiträge und nach 2 BÜV (Beitragsüberwachungsverordnung) zu führende Lohnunterlagen. Für die Überprüfung der Zahlung freiwilliger Krankenversicherungsbeiträge bleibt die jeweilige Krankenkasse ebenso zuständig wie für die Prüfung der Beitragszahlung aus Versorgungsbezügen nach 256 SGB V. Die Betriebsprüfungen sind mindestens alle vier Jahre durchzuführen Berufsgenossenschaften Auch die jeweils zuständigen Berufsgenossenschaften prüfen die Ermittlung und Abführung der satzungsgemäßen Beiträge auf der Grundlage der Jahreslohn- und -gehaltskonten. 154

11 3.8.4 Praxisgerechte Mustervordrucke Da die Bewältigung der vielfachen Aufgaben innerhalb der Lohnund Gehaltsabrechnung einen erheblichen Umfang einnimmt, ist es aus Wirtschaftlichkeitsgründen, aber auch aus Gründen der Ordnungsmäßigkeit und der Sicherheit sinnvoll, praxisgerechte und rechtlich einwandfreie Vordrucke zu benutzen. Durch die Verwendung dieser Vordrucke können insbesondere Klein- und Mittelbetriebe sich die Arbeit erheblich erleichtern und dabei sicher sein, sowohl in rechtlicher wie in wirtschaftlicher Hinsicht notwendige Arbeiten in diesem Bereich optimal zu erledigen. Allerdings sollten Sie nicht an der falschen Stelle sparen und daher immer darauf achten, dass Sie die aktuellen Formulare und Vordrucke benutzen. 155