Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen des Kantons Basel-Landschaft

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1 Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen des Kantons Basel-Landschaft Arbeit zur Erlangung des Bachelor HES von : Jürg SCHLEGEL Pädagogischer Betreuer : Hans VON RÜTTE, Lehrbeauftragter HES Genf, 15. Juli 2011 Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE) Studiengang Information documentaire (bilingue)

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3 Déclaration Ce travail de Bachelor est réalisé dans le cadre de l examen final de la Haute École de Gestion de Genève, en vue de l obtention du titre Bachelor en sciences HES en information documentaire (études bilingues français-allemand). L étudiant accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation des conclusions et recommandations formulées dans le travail de Bachelor, sans préjuger de leur valeur, n'engage ni la responsabilité de l'auteur, ni celle du conseiller au travail de Bachelor, du juré et de la HEG. «J atteste avoir réalisé seul le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres que celles citées dans la bibliographie.» Fait à Genève, le 15 juillet 2011 Jürg SCHLEGEL SCHLEGEL, Jürg i

4 Abstract Ziel dieser praktisch ausgerichteten Arbeit im Bereich des Records Management ist hauptsächlich die Erstellung eines Registraturplans inklusive dazu gehöriger Organisationsanleitung für das Amt für Volksschulen (AVS) des Kantons Basel-Landschaft im Mandat des Staatsarchives. In einem ersten theoretischen Teil wird die Praxis der Aktenführung der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz dokumentiert, um daraus Schlussfolgerungen zur Umsetzung des Mandates zu ziehen. Wichtige Grundlagen sind in der Schweiz die ISO- Norm sowie die vom Bund entwickelte Geschäftsverwaltung GEVER. Da diese allerdings für die viel grössere Bundesverwaltung entwickelt wurde und sich auf elektronische Aktenführung konzentriert, ist sie für die Umsetzung des Mandats vor allem als Planungshilfe und Referenz nützlich. Die Realisierung des Registraturplanes basiert vor allem auf einer gründlichen Aufgabenanalyse. Daraus wird eine Klassifikation abgeleitet, die kritisch beleuchtet wird. Dieser Registraturplan orientiert sich weitgehend an der bestehenden, vorwiegend aufgabenorientierten Struktur des Amtes. Der fertige Plan besteht schliesslich aus den zwei Hauptgruppen für Leitung und Supportfunktionen sowie den nach Kernaufgaben gegliederten Hauptgruppen Bildungspolitik und Schulentwicklung, Aufsicht, Externe Evaluation und Unterstützung. Der Registraturplan braucht Umsetzungsanweisungen, also eine Organisationsanleitung. Darin müssen die wichtigsten Punkte seiner Umsetzung geregelt werden. Besonderes Augenmerk muss dabei auf den Ablauf der Aktenführung und damit verbunden auch auf das Festhalten an einem Papierdossier bis zur baldigen Einführung einer elektronischen Geschäftsführung gelegt werden. SCHLEGEL, Jürg ii

5 Inhaltsverzeichnis Déclaration... i Abstract... ii Inhaltsverzeichnis... iii Verzeichnis der Abbildungen... iv Verzeichnis der Tabellen... iv Einleitung Best Practice Records Management in der Schweiz Entwicklung in den öffentlichen Verwaltungen... 2 Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER als Best Practice Schweiz 3 Records Management in kantonalen Verwaltungen... 4 Fazit zur Anwendung für das Mandat... 6 Grundbegriffe Reorganisation der Aktenführung des Amtes für Volksschule des Kantons Basel-Landschaft Mandat Methodologie und Vorgehen Analyse des Status quo der Aktenführung Situation der Aktenführung in der Kantonsverwaltung BL Situation der Aktenführung im Amt für Volksschulen Geschäftskontrolle im AVS Registraturplan Grundlegender Aufbau Leitung Hauptgruppe Support und Ressourcen Hauptgruppe Bildungspolitik und Schulentwicklung Hauptgruppe Aufsicht Hauptgruppe Externe Evaluation Hauptgruppe Unterstützung Hauptgruppe Organisationsanleitung Grundsätze Rollen Geschäftsbearbeitung Vorschläge für das weitere Vorgehen Fazit Bibliographie Anhang 1 Glossar Anhang 2 Registraturplan: Übersicht Anhang 3 Registraturplan mit Details SCHLEGEL, Jürg iii

6 Anhang 4 Organisationsanleitung Anhang 5 Aufgaben des AVS Verzeichnis der Abbildungen Abbildung 1 Organigramm des Amtes für Volksschulen Verzeichnis der Tabellen Tabelle 1 Aufbau der Hauptgruppe 0 Leitung Tabelle 2 Aufbau der Hauptgruppe 1 Support und Ressourcen Tabelle 3 Aufbau der Hauptgruppe 2 Bildungspolitik und Schulentwicklung Tabelle 4 Aufbau der Hauptgruppe 3 Aufsicht Tabelle 5 Aufbau der Hauptgruppe 4 Externe Evaluation Tabelle 6 Aufbau der Hauptgruppe 5 - Unterstützung SCHLEGEL, Jürg iv

7 Einleitung Der Enron-Skandal und die damit verbundenen verschärften Vorschriften der Geschäftsführung durch den Sarabanes-Oxley Act in den USA führten weltweit zu einem verstärkten Interesse für Records Management. Mit neuen Gesetzen und Verordnungen zur Verbesserung der Aktenführung will auch die Verwaltung ähnliche Vorkommnisse in Zukunft vermeiden und selber mit gutem Beispiel voran gehen. So in der Schweiz z.b. auch im Kanton Basel-Landschaft mit einer eigenen Verordnung über die Aktenführung 1. In dieser praktisch orientierten Bachelorarbeit geht es um eine konkrete Fragestellung im Bereich des Records Managements. Sie beschäftigt sich im Rahmen eines Mandates vom Staatsarchiv Basel-Landschaft mit der Reorganisation der Aktenführung im Amt für Volksschulen (AVS). Für dieses soll ein Registraturplan samt zugehöriger Organisationsanleitung erstellt werden. In einem ersten, schwerpunktmässig theoretisch ausgerichteten Teil werden sowohl die heute gängige Praxis als auch der Stand der Aktenführung mit Schwerpunkt auf öffentliche Verwaltungen beschrieben und daraus Schlussfolgerungen für die Ausführung des Auftrages gezogen. Der Hauptteil befasst sich mit der konkreten Aufgabenstellung und deren Umsetzung. Nach einer kurzen Beschreibung des Vorgehens werden der erarbeitete Registraturplan und die Organisationsanleitung erläutert und kritisch kommentiert. Der Registraturplan ähnelt in seiner Struktur dem aktuellen Aufbau des Amtes und basiert hauptsächlich auf einer Aufgabenanalyse. In der Organisationsanleitung werden die wichtigsten Punkte zu seiner Umsetzung geregelt, sowie der generelle Ablauf der Aktenablage. Die Arbeit schliesst mit einem Ausblick über die nächsten Schritte zur Reorganisation der Aktenführung im AVS und einem persönlichen Fazit des Autors. 1 vgl. Verordnung über die Aktenführung, Kanton Basel-Landschaft, vom 17. Dezember 2002 ; SGS SCHLEGEL, Jürg 1

8 1. Best Practice Records Management in der Schweiz Im folgenden Kapitel wird eine Übersicht über den Stand und die Praktik des Records Managements in öffentlichen Verwaltungen der Schweiz gegeben. Dies im Hinblick auf eine praktische Anwendung zur Erstellung des Registraturplans für das Amt für Volksschulen des Kantons Basel-Landschaft. Zur vertieften Abklärung der wirklichen Praxis würde sich eine eigenständige Untersuchung lohnen. Im Rahmen der gestellten Aufgabe stütze ich mich auf Fachliteratur, über das Internet zugängliche Quellen und auf mündliche Auskünfte von Fachpersonen. Die Beschreibung ist darum fundiert, aber nicht repräsentativ. Die Komplexität der Aktenführung hat sich mit dem Eintritt ins Informationszeitalter stark vergrössert. Die Menge der produzierten Akten hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Records Management hat sich dadurch zu einer eigenständigen Fachdisziplin mit darauf spezialisierten Fachkräften entwickelt und ist längst mehr als blosses Ablegen von Papierakten in Bundesordner. Die ISO- Norm definiert den Begriff deshalb auch umfassend: records management: field of management responsible for efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, ( ) (International Organization for Standardization, 2001, S. 3) Records Management wird also zu einer eigenen Managementaufgabe, welcher nicht nur für die eigentliche Aktenführung, sondern für den ganzen Prozess von der Entstehung über die Wartung bis hin zur Benutzung und Bereitstellung zur Nutzung der Unterlagen bzw. Records verantwortlich ist Entwicklung in den öffentlichen Verwaltungen Aufgrund der föderalistischen Struktur der öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz entwickelte sich die Aktenführung eher unsystematisch und unkontrolliert. Die verschiedenen Institutionen scheinen heute in Fragen des Records Managements fast isoliert dazustehen. Sie beraten sich teilweise gegenseitig, die grossen Probleme werden im Fachverband der Archivare und auf Tagungen diskutiert, schlussendlich steht aber jede Institution für sich selber. Die Schweiz scheint hier inmitten eines grossen Umbruches zu stehen. Sinn und Nutzen einer guten Aktenführung sind unbestritten, in gewissen Bereichen wie z.b. der Buchführung (vgl. OR Art. 957 ff.) sogar gesetzliche Pflicht. In vielen öffentlichen SCHLEGEL, Jürg 2

9 Verwaltungen blieb jedoch das Papier bis heute das einzige verbindliche Medium. Je länger je mehr sind jedoch Lösungen gefordert, die über das klassische papiergebundene Archivieren hinausgehen und auch eine digitale Ablage ermöglichen. Für eine solch umfassende Modernisierung des Records Managements sind aber tiefgreifende Änderungen nötig. Solche Prozesse benötigen in der auf Langfristigkeit ausgelegten, demokratischen Verwaltungslandschaft viel Zeit und eine vorgängige ausführliche Risikoanalyse. Gefordert sind idealerweise bereits erprobte Verfahren und Prozesse in ähnlichen Verwaltungseinheiten. Im Kontext solcher Projekte wird auf den Standard der ISO- Norm verwiesen. Sie existiert zwar seit 2001 als verabschiedete und akzeptierte Norm, trägt aber zur Lösung der immer grösser werdenden (elektronischen) Dokumentenflut nichts Konkretes bei. In diesem Sinne ist sie keine Best Practice, sondern definiert primär die wichtigsten Begriffe und legt die Rahmenbedingungen fest. Direkt in die Praxis umsetzbare Handlungsanweisungen werden also zusätzlich benötigt. Weitergehende Regelungswerke wie MoRec 2 oder ICA-Req 3 sind zu umfangreich und theoretisch, als dass sie für eine direkte Umsetzung eingesetzt werden könnten, sie dienen eher zum Design von elektronischen Records Management- Systemen. Es liegt sozusagen in der Natur der Sache von requirements, dass eben die Anforderungen und nicht die Praxis festgehalten werden. Daraus eigene Umsetzungsreglemente abzuleiten könnte sich vielleicht eine grosse Kantonsverwaltung wie Zürich erlauben, in kleineren Verwaltungen scheint ein solcher Ansatz weder sinnvoll noch rationell zu bewältigen Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER als Best Practice Schweiz Der wohl am besten für die Praxis umsetzbare Ansatz kommt vom Bund mit seiner elektronischen Geschäftsverwaltung GEVER. Diese hat die Bundeskanzlei im Rahmen seines Leistungsauftrages entwickelt und soll bis Ende in der gesamten Bundesverwaltung eingeführt werden. Es ist ein System zur Unterstützung von Aktenmanagement, Geschäftskontrolle und Ablaufsteuerung. 2 Model Requirements for the Management of Electronic Records, vgl Download im Mitgliederbereich 4 vgl. BUNDESARCHIV. Einführung elektronische Geschäftsverwaltung im Bund [online]. (abgerufen am 25. Juni 2011) SCHLEGEL, Jürg 3

10 Die Umsetzung erfordert den Einsatz einer Software zur elektronischen Geschäftsführung. Dafür hat der Bund Fabasoft als momentan einziges Produkt für GEVER zertifiziert. Das Bundesarchiv kann in der föderalistischen Schweiz zwar keine verbindlichen Normen erlassen, hat aber durchaus einen gewissen Vorbildcharakter - insbesondere für grössere öffentliche Verwaltungen wie etwa diejenige der Kantone oder jene der grösseren Städte. Es ist darum nicht weiter erstaunlich, dass die Schweiz hier dem Ausland ähnelt, wo auch häufig den Nationalarchiven die Rolle zufällt, ein Regelwerk oder detaillierte Handlungsanweisungen für (elektronisches) Records Management zu erarbeiten. Verbindliches Hilfsmittel für Records Management wurde GEVER schweizweit im Zusammenhang mit E-Government, als Standard ech GEVER wurde zwar für den Bund entwickelt, das Bundesarchiv stellt aber den anderen öffentlichen Verwaltungen viele Dokumente und Werkzeuge frei und gut dokumentiert zur Verfügung 6. Diese Unterlagen scheinen für Fachpersonen durchaus mit praktischem Nutzen einsetzbar zu sein. Allerdings muss dieses Fachwissen zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten zur Einführung elektronischen Records Managements für die Anwender an der Basis für diese aufbereitet und vermittelt werden. GEVER ist also, auch in Ermangelung echter und für die Schweiz angepasster Alternativen heute in den öffentlichen Verwaltungen die einzige Referenz für Umsetzungen von Records Management. Es hat damit auch den Status als etablierte Best Practice in diesem Bereich Records Management in kantonalen Verwaltungen Obwohl noch viele Verwaltungseinheiten an der Papierablage festhalten, gewinnt das digitale Aktenmanagement in den Kantonen an Bedeutung. Laut Hristova und Schedler (2005, S ) konnten bereits 2005 fast alle Kantone zumindest Pilotprojekte vorweisen. In der Umsetzung waren diese Projekte zur Einführung von digitalem Aktenmanagement zum Erhebungszeitpunkt aber noch nicht sehr weit gediehen: Gerade einmal zwei Kantone hatten in über 40% ihrer Dienststellen ein digitales Aktenmanagement eingeführt. Einig war man sich jedoch, dass dieses sehr notwendig sei. 5 vgl. VEREIN ECH. ech-0037 Hilfsmittel GEVER Vorgaben Bund. Bern, S. 6 vgl. SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Tools und Hilfsmittel zur Geschäftsverwaltung [online]. (abgerufen am 25. Juni 2011) SCHLEGEL, Jürg 4

11 Als grösste Hindernisse zur Entwicklung des digitalen Aktenmanagements identifizierten je 50% der kantonalen Informatikverantwortlichen hauptsächlich die dezentrale Verantwortung, den Mangel an finanziellen Ressourcen, sowie zu über 29% auch einen Mangel an Initiative. Gerade in kantonalen Verwaltungen mit eher geringer Personalfluktuation sei die Einführung eines Records Managements immer auch sehr stark von der persönlichen Initiative einzelner Mitarbeitenden abhängig. Eine besonders erfolgreiche Einführung von solchen Systemen soll es geben, wenn diese Einführung von den Amtsstellen selbst initiiert wird. [ ] Zur Entwicklung des digitalen Aktenmanagements in den Kantonen ist es daher entscheidend, die BenutzerInnen für den entsprechenden Nutzen zu sensibilisieren. (Hristova und Schedler, 2005, S. 41). Durch Schulungen über gute Aktenführung können die verantwortlichen Personen der Amtsstellen für Probleme der digitalen Aktenführung sensibilisiert werden. Dies ist häufig die Aufgabe der Staatsarchive, oft in Zusammenarbeit mit zentralen Informatikdiensten. Das Verständnis für den Nutzen und die Wichtigkeit guter Aktenführung bei den Entscheidungsträgeren ist ein zentraler Punkt. Solche Projekte erhalten damit eine höhere Priorität und die entsprechenden Ressourcen. Eine Einführung eines Records Managements ist immer ein Change- Projekt und damit ein Kraftakt. Insbesondere auch, weil der Nutzen nicht sofort ersichtlich ist, sondern erst nach einer längeren Einarbeitungs- und Schulungsphase. Wie sieht aber die konkrete Umsetzung aus? Herauszuheben ist der Kanton Thurgau, der GEVER kantonsweit eingeführt hat und auf der Homepage von Fabasoft 7 sogar als Referenz für die egov-suite aufgeführt ist. Auch in den Kantonen Luzern, Obwalden und Nidwalden scheint eine Umsetzung von GEVER schon realisiert oder sehr weit fortgeschritten. Auf die Situation im Kanton Basel-Landschaft wird im Kapitel 2 kurz eingegangen. Hristova und Schedler (2005, S. 47 ff.) haben in den Kantonen St. Gallen und Zürich Fallstudien im Ausländeramt bzw. Migrationsamt durchgeführt, auch dort konnten Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Das nötige Know-how scheint also für Kantone grundsätzlich verfügbar zu sein. Eine aktuelle Nachfolgestudie steht noch aus. Es ist allerdings anzunehmen, dass in den letzten Jahren zwar einige Amtsstellen ein digitales Records Management eingeführt haben, jedoch nach wie vor grosse Unterschiede zwischen und innerhalb der einzelnen Kantone bestehen. Die vorhandenen Lösungen wurden für grössere 7 vgl. (konsultiert am 25. Juni 2011) SCHLEGEL, Jürg 5

12 Verwaltungen entwickelt. Inwiefern sich diese auch auf kleinere Strukturen übertragen lassen, muss noch erforscht werden. Vor allem für kleinere Kantone wird es damit wohl schwieriger sein, solche Projekte umzusetzen. Ein weiteres Problemfeld ist die Konzentration auf elektronische Aktenführung. In vielen Kantonen ist der Umgang mit digitalen Akten (noch) nicht geregelt und es muss somit, zumindest noch die nächsten paar Jahre, an einer Registratur mit Papierakten festgehalten werden. Genau für diesen Fall fehlen aber aktuelle Musterumsetzungen, die als Best Practice hinzugezogen werden könnten Fazit zur Anwendung für das Mandat Im Mandat geht es um die Aktenführung eines relativ kleinen Amtes in einem mittelgrossen Kanton, dem Amt für Volksschulen im Kanton Basel-Landschaft. Ob und wie das GEVER- Konzept des Bundes in einer solch kleinen Verwaltungseinheit überhaupt umgesetzt werden kann und soll ist fraglich. Eine Umstellung auf elektronische Aktenführung ist momentan dort nicht geplant. Im Kontext einer schweizerischen öffentlichen Verwaltung kann die Existenz von GEVER aber auch nicht vernachlässigt werden. So kann unter anderem die GEVER- Arbeitshilfe des Bundesarchives 8 durchaus als Arbeitsmittel genutzt werden. Nicht zur direkten Anwendung, aber zur Sicherstellung, dass an alles Wichtige gedacht wird und die massgeblichen Standards eingehalten werden, sowie zur Erleichterung eines allfälligen Austauschs mit Bundesbehörden. Dies ist insbesondere für die Planung eines Projekts eine wertvolle Stütze - auch im Hinblick auf eine mögliche spätere Umstellung auf ein elektronisches System Grundbegriffe Als Grundlage für die wichtigsten Begriffe wird auf die Norm ech verwiesen, welche ja direkt Bezug auf die ISO-Norm nimmt. Im Anhang 1 ist deren Glossar diesem Dokument beigefügt. Eine weitergehende Klärung und Erläuterung aller in dieser Arbeit vorkommenden Fachbegriffe würde den Rahmen dieser vor allem praktisch ausgerichteten Arbeit sprengen. 8 vgl. SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) : Arbeitshilfe. Bern : Schweizerisches Bundesarchiv, S. 9 VEREIN ECH. ech-0002 Records Management. Bern, S. SCHLEGEL, Jürg 6

13 2. Reorganisation der Aktenführung des Amtes für Volksschule des Kantons Basel-Landschaft Im folgenden Kapitel, dem Hauptteil dieser praktisch orientierten Bachelorarbeit, wird ein Projekt zur Unterstützung der Aktenführung beschrieben. Zuerst wird kurz der eigentliche Auftrag, das Mandat und das gewählte Vorgehen vorgestellt, um danach die Resultate beziehungsweise Produkte zu beschreiben und kritisch zu beleuchten. Zum Schluss folgen Empfehlungen zum weiteren Vorgehen Mandat Auftraggeber dieser Arbeit ist das Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft. Dieses berät die Dienststellen bei der Aktenführung (Verordnung über die Aktenführung, 8). Im Zusammenhang mit dieser Beratungstätigkeit wurde das Fehlen eines Registraturplanes im Amt für Volksschulen (AVS) bemerkt. Ein solcher stellt eine wichtige Grundlage für eine ordnungsgemässe Aktenführung und systematische Ablage (Verordnung über die Aktenführung, 4) dar. Mit dem Mandat soll dieser Missstand behoben und ein Registraturplan für das AVS geschaffen werden. Zu einem solchen gehört immer auch eine Organisationsanleitung. Diese soll sich an den bestehenden Vorlagen und Beispielen aus der Kantonsverwaltung BL orientieren. Sowohl der Registraturplan als auch die Organisationsanleitung sollen die Best Practices berücksichtigen, pragmatisch umsetzbar sein und sich unkompliziert an veränderte Aufgaben und Prozesse im Amt anpassen lassen. Dass die Resultate schon vom Amt genehmigt und umgesetzt werden können, schien aufgrund der relativ kurzen Projektdauer nicht realistisch. Im Rahmen des Projektes dieser Bachelorarbeit wird deshalb die Situation der Aktenführung vor Ort analysiert. Ebenfalls werden mit den MitarbeiterInnen (insbesondere auf Führungsebene) die Möglichkeiten für Anpassungen der Aktenführungspraxis diskutiert. Aufgrund einer Analyse der Aufgaben, Prozesse und Produkte im Amt soll, möglichst unter direktem Einbezug der betroffenen MitarbeiterInnen, ein Registraturplan erstellt werden. Das Resultat dieser Arbeit wird im Anschluss dem Staatsarchiv zur Verfügung gestellt, welches gemeinsam mit dem AVS die weiteren Schritte der Reorganisation der Aktenführung besprechen und planen wird. SCHLEGEL, Jürg 7

14 2.2. Methodologie und Vorgehen Idealerweise basiert die Erstellung eines Registraturplans auf Prozessbeschreibungen und Interviews mit den betroffenen MitarbeiterInnen. Durch den Aufbau von unten nach oben wird dieser sehr praxisnahe. Die beschränkte Projektlaufzeit verhinderte den dazu nötigen bedeutend längeren Einsatz vor Ort, insbesondere weil auch auf keine vorhandenen Prozessbeschreibungen zurückgegriffen werden konnte. Ebenfalls wurde vom Amt selber eine andere Vorgehensweise gewünscht. Schnell zeigte sich, dass vertiefte Kenntnisse der Betriebskultur der Baselbieter Kantonsverwaltung, des Staatsarchivs und des AVS eine wichtige Grundvoraussetzung darstellen, um überhaupt ein mögliches Vorgehen planen zu können. Als Aussenstehender gilt es hier sich den Kulturen nur schon sprachlich zu nähern, z.b. nicht mehr von Departementen, wie das Zürcher tun, sondern von Direktionen zu sprechen. So muss zuerst einmal eine gemeinsame Basis geschaffen werden, um überhaupt mit einer Umsetzung des eigentlichen Mandates beginnen zu können. Das Staatsarchiv, gleichzeitig auch der Auftraggeber, hatte in der Folge vor allem die Rolle der fachlichen Beratung. Hier konnte auch das nötige Wissen zur Tradition der Aktenablage im Kanton erworben werden. Aus dem Archivbestand konnte zudem ein erster wichtiger Einblick in die Aufgaben und Arbeitsweise des AVS gewonnen werden. Vor Ort im AVS mussten zuerst die gegenseitigen Erwartungen ausgelotet werden, um eine realistische und erfolgversprechende Lösung überhaupt erarbeiten zu können. Da das Projekt zur Erstellung des Registraturplanes vom Staatsarchiv initiiert worden war, mussten die Art der Zusammenarbeit, die Möglichkeiten und Bereitschaft zu Änderungen der Aktenführungsweise zuerst einmal evaluiert werden. Es zeigte sich rasch, dass hier verschiedene Vorstellungen über die Vorgehensweise, aber auch über die Möglichkeiten zur Anpassung oder gar Änderung der Aktenführung existierten. Veränderungen des Records Management betreffen und beeinflussen immer auch die Geschäftskontrolle und das Prozessmanagement. Ungelöste Probleme auf einer Seite tangieren damit auch immer die anderen beiden Gebiete. Sinn und Wichtigkeit eines Registraturplanes mussten erarbeitet werden, um die Motivation zur Mitarbeit und eine Erhöhung auf der Prioritätenliste zu erreichen. In der Folge wurde mit dem Amt eine vorläufige Beschränkung meiner Arbeit auf die Führungsebene vereinbart. Dort könne man, so der Amtsleiter, auch Änderungen direkt und relativ einfach umsetzen. Die Abteilungen sollten erst in einer späteren SCHLEGEL, Jürg 8

15 Projektphase berücksichtigt werden und nur, falls dafür wirklich noch genügend Zeit bliebe. Im nächsten Schritt ging es darum, möglichst viel über die momentane Aktenführungspraxis, sowie über die Aufgaben und die Prozesse des AVS in Erfahrung zu bringen. Dafür gab es aufgrund der vereinbarten Beschränkung vor allem Gespräche mit dem Amtsleiter. Zusätzlich fand eine Auswertung der verfügbaren Quellen innerhalb der Kantonsverwaltung (etwa Amtsberichte, Dienstordnungen, Internetauftritt oder Leistungsauftrag) und der Ablagen im Amt selber statt. Daraus wurde ein erster Entwurf eines Registraturplanes abgeleitet, mit einem Schwergewicht auf die Aufgaben der Führungsebene. Mit der anstehenden Reorganisation der digitalen Ablage (im Netzlaufwerk) des Amtes offenbarte sich dann gegen Ende des Projektes doch noch ein relativ unmittelbarer, konkreter Einsatzzweck für einen alle Bereiche des AVS umfassenden Registraturplan. Basierend auf den identifizierten Zielen und Aufgaben des Amtes 10 wurde so dann ein solcher erstellt. In einer Abschlusssitzung mit dem Amtsleiter und MitarbeiterInnen der Stabsstelle konnte der vorgeschlagene Plan diskutiert werden. Zusätzlich wurde er von einem Mitarbeiter des Amtes an der Klausur der Geschäftsleitung allen Abteilungsleitern vorgestellt und korrigiert. Der daraufhin nochmals überarbeite Plan stellt das Schlussprodukt dieser Arbeit dar Analyse des Status quo der Aktenführung Im folgenden Kapitel wird auf das angetroffene Umfeld des Mandats eingegangen. Dazu zählt insbesondere die Praxis der Aktenführung generell im Kanton Basel- Landschaft und speziell im AVS Situation der Aktenführung in der Kantonsverwaltung BL Im Kanton Basel-Landschaft hat systematische Aktenführung eine lange Tradition. In den früheren 1970er Jahren wurde ein einheitlicher Registraturplan für den ganzen Kanton eingeführt. Dieser wurde bis in die späten 90er Jahre verwendet und bis jetzt nie offiziell aufgehoben. Viele der aktuellen Pläne in einzelnen Direktionen basieren noch heute auf diesem Generalplan. 10 vgl. auch Anhang 5 mit einer kompletten Liste der identifizierten Aufgaben des AVS SCHLEGEL, Jürg 9

16 Im Jahr 2003 sorgte der Kanton mit der Einführung einer Verordnung über die Aktenführung 11 schweizweit in der Fachwelt für Aufsehen. Diese basiert auf der ISO-Norm und verpflichtet die ganze kantonale Verwaltung zur ordnungsgemässe[n] Aktenführung und eine[r] systematische[n] Ablage (SGS , 4). Am äusserte sich das Staatsarchiv in einem schriftlichen Bericht 12 zum Stand der Umsetzung dieser Verordnung und zur Aktenführung im Allgemeinen. Im Folgenden werden die für diese Arbeit relevantesten Punkte daraus kurz zusammengefasst. Das Staatsarchiv stellt insbesondere fest, dass die Reaktionen der Dienststellen eher bescheiden waren und die Durchsetzung des Records Management kaum als strategische Aufgabe wahrgenommen wird. (Staatsarchiv des Kantons Basel- Landschaft, 2010, S. 1). Das Interesse an Schulungen für Registraturverantwortliche sei zwar gross, jedoch werden diese Kurse vornehmlich von MitarbeiterInnen mit wenig Umsetzungskompetenz besucht. Dies führe dazu, dass das Gelernte nicht überall und nicht einheitlich über den ganzen Kanton umgesetzt werden könne. (frei nach Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft, 2010, S. 2) Im Dokument prominent behandelt wird die Problematik der elektronischen Aktenführung. Die Kantonsverwaltung sei zwar schon lange im Zeitalter digitaler Dokumente angekommen, bei der Aktenführung werde dies aber momentan zu wenig stark berücksichtigt. Einzelne Dienststellen arbeiteten zwar bereits mit elektronischen Geschäftskontrollen oder, insbesondere dort wo eng mit dem Bund zusammengearbeitet wird, mit komplett elektronischer Aktenführung. In den meisten Ämtern sei aber nach wie vor das Papierdossier die rechtsverbindliche Form. Diese Papierablage erfolge dann auch meist nach einem Registraturplan, daneben existierten aber häufig Datei- Ablagen, die unsystematisch und personengebunden geführt würden. Auch beim Mailverkehr sieht das Staatsarchiv noch Handlungsbedarf. Da dieser persönlich sei, müssen Nachrichten samt Anhängen häufig weitergeleitet und/oder ausgedruckt werden, was häufig zu einer grossen Zahl von Kopien und Mehrfachablagen führe. (frei nach Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft, 2010, S. 2-4) Das Vorhandensein einer gesetzlichen Vorschrift alleine führt also nicht automatisch zu einer besseren Praxis. Das Staatsarchiv erhält im 8 der Verordnung zur Aktenführung (SGS ) die umfangreiche Aufgabe, die Dienststellen bei der Aktenführung 11 vgl. Verordnung über die Aktenführung, Kanton Basel-Landschaft, vom 17. Dezember 2002 ; SGS vgl. KANTON BASEL-LANDSCHAFT. STAATSARCHIV. Stand der Aktenführung in der Kantonsverwaltung. Liestal, S. SCHLEGEL, Jürg 10

17 zu beraten, deren Umsetzung zu koordinieren, zu kontrollieren und allenfalls sogar Auflagen zu machen. Allerdings sind die Mittel des Staatsarchivs dafür sehr begrenzt. Mit der neu geschaffenen Fachstelle Aktenführung wurde eine Ansprechstelle für die Verwaltung geschaffen, welche unter anderem auch Schulungen durchführt. Für eine systematische Kontrolle fehlen jedoch die Ressourcen. Es zeigt sich, dass insbesondere die Führungsebene verstärkt von der Wichtigkeit einer guten Aktenablage überzeugt werden muss. Diese zeigt sich durchaus an der Problematik interessiert, doch mögliche Anstrengungen zur Verbesserung der Aktenführung gehen mangels kurzfristigen Nutzens im Tagesgeschäft unter. Das Staatsarchiv hofft, dass im Laufe der nächsten zwei bis drei Jahre innerhalb der verschiedenen Dienststellen Projekte zur Einführung eines komplett elektronischen Records Management oder GEVER durchgeführt werden können, die dann Vorbildcharakter für Andere hätten. Es geht dabei direkt mit gutem Vorbild voran und setzt seit Anfang 2011 Fabasoft zur komplett elektronischen Geschäftsverwaltung ein Situation der Aktenführung im Amt für Volksschulen Das AVS ging aus dem ehemaligen Schulinspektorat hervor. Diese Tätigkeit spiegelt sich auch heute noch vor allem in der Abteilung Aufsicht wieder. Mitte 2002, mit der Einführung eines neuen Bildungsgesetzes erhielt es seinen heutigen Namen und wurde in die Struktur der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion (BKSD) integriert. Es versteht sich als pädagogisches und organisatorisches Kompetenzzentrum der Volksschule, das diese unterstützt, evaluiert und beaufsichtigt. (Kanton Basel-Landschaft, Finanzverwaltung, 2011, S. 197). Wie der Name Kompetenzzentrum schon andeutet, erfüllt das Amt weniger Aufgaben mit strategischer Bedeutung für die Direktion, sondern vereinigt vielmehr eine ganze Palette von Querschnitts- und Beratungsaufgaben. Es hatte 2010 ein Budget von rund 4.2 Mio. CHF 13 mit etwa 30 MitarbeiterInnen verteilt auf 19.4 Vollstellen 14, was gerade einmal rund 4.5% der gesamten Stellen der BKSD ausmacht. Damit gehört es innerhalb der Kantonsverwaltung zu den eher kleineren Ämtern. Das AVS wird seit dem 1. August 2008 von Dr. Gottfried Hodel geleitet, das ihm unterstellte Fachpersonal rekrutiert sich vor allem aus der Lehrerschaft und den 13 vgl. KANTON BASEL-LANDSCHAFT. FINANZVERWALTUNG. Staatsrechnung Muttenz, S vgl. ebenda, S. 199 SCHLEGEL, Jürg 11

18 Schulleitungen. Gegliedert ist das Amt in drei Abteilungen, denen jeweils ein Abteilungsleiter vorsteht und drei Fachstellen. Diese bestehen in der Regel aus einer einzigen Person und sind ebenfalls direkt dem Leiter unterstellt. Aus dem Organigramm in der Abbildung 1 geht die genaue Struktur hervor. Abbildung 1 Organigramm des Amtes für Volksschulen Die Rolle des Registrators wird für die Verwaltungsaufgaben und Dienststellenleitung hauptsächlich von der Assistenz der Dienststellenleitung übernommen. Daneben sind die MitarbeiterInnen der Abteilungen und Fachstellen auch selber zum Führen der Dossiers ihrer Geschäfte zuständig. Das AVS verfügt über eine hybride Ablage von digitalen Akten und Papierdokumenten. Die meisten Dokumente entstehen digital und werden von den einzelnen Mitarbeiter- Innen in ihre Ordner im Netzwerklaufwerk abgelegt. Mit diesem findet auch der Austausch von Unterlagen innerhalb einer Abteilung statt. Andere Abteilungen oder Fachstellen haben auf diese Ordner jedoch keinen Zugriff, was die Zusammenarbeit teilweise erschwert und häufig zu Mehrfachablagen führt. Für die Organisation und damit Struktur der digitalen Ablage sind die Abteilungen jeweils selber verantwortlich. Im Laufe dieses Mandats gab es Bemühungen, diese Ablage neu zu strukturieren, damit alle MitarbeiterInnen auf möglichst alle Ordner Zugriff erhalten. Idealerweise orientiert sich die neue Ordnerstruktur direkt am neuen Registraturplan. Eine weitere Herausforderung ist der Umgang mit der elektronischen Post. Die Mails und oder deren Anhänge werden zwar häufig ausgedruckt oder in entsprechende Ordner des Dateisystems verschoben. Grundsätzliche Regeln zur systematischen, rechtssicheren Ablage (z.b. alle geschäftsrelevante s ausdrucken und ablegen) fehlen aber. Dies ist insofern problematisch, als die Mailboxen persönlich sind und nur vom entsprechenden MitarbeiterInnen eingesehen werden können. Dies führt bei SCHLEGEL, Jürg 12

19 (längeren) Abwesenheiten oder Personalwechseln zu Schwierigkeiten infolge fehlenden oder erschwerten Zugriffsmöglichkeiten auf benötigte Dokumente. Zum Austausch von Dokumenten in amtsübergreifenden Projektgruppen (aktuell z.b. für HARMOS) ist Microsoft SharePoint 15 im Einsatz. Da hier aber in der gegenwärtigen Konfiguration keine ganzen Ordner freigegeben werden können, wird der Einsatz dieser Software tendenziell als Erschwernis im Arbeitsablauf empfunden. Die Dokumente werden infolgedessen trotzdem in der regulären Dateiablage bearbeitet und nur wichtige Zwischenresultate oder Endprodukte anschliessend über SharePoint geteilt oder per Mail verschickt. Rechtsverbindlich ist nach wie vor die parallel zu den digitalen Unterlagen geführte Papierablage. Das Bewusstsein der Wichtigkeit dieser Ablage ist beim Personal durchaus vorhanden. Allerdings wird das Aktualisieren häufig zugunsten von (aus ihrer Sicht) dringenderen Geschäften zurückgestellt und ist deshalb vielfach im Rückstand. Auch hier sind die Abteilungen selber für die Struktur ihrer Ablage verantwortlich. Dies widerspiegelt sich auch in den Ablieferungen an das Staatsarchiv. Die Akten der letzten, organisierten Ablieferung mussten schliesslich nach Abteilungen und darin thematisch (Themenkreis) und häufig auch nach Produzent (Akten von XY) gegliedert werden. Die geschäftsrelevanten Dokumente entstehen aber, mit Ausnahme weniger handschriftlicher Notizen, elektronisch. Dafür werden hauptsächlich Word und Excel des Microsoft Office- Paketes verwendet. Als weitere Software verwendet das AVS Filemaker für den Bibliothekskatalog und für die Buchhaltung ist, wie im ganzen Kanton vorgeschrieben SAP, im Einsatz. Die Geschäftsverwaltung, die mit Access gemacht wird, wird im folgenden Kapitel besprochen Geschäftskontrolle im AVS Im AVS gibt es viele Aufgaben und Geschäfte, die direkt in den einzelnen Abteilungen und Fachstellen bearbeitet werden, die also teilweise autonom funktionieren. Als Kompetenzzentrum für Fragen der Volksschule werden viele Anfragen und Aufträge von Aussen an das AVS herangetragen. Die Aufträge kommen insbesondere vom BKSD und betreffen häufig Stellungsnahmen zu Landratsgeschäften, welche Fragen der Volksschule tangieren. Dazu kommen Anfragen von Anspruchsgruppen (z.b. der 15 vgl. SCHLEGEL, Jürg 13

20 Lehrerschaft, Schulleitungen oder dem Bildungsrat) oder von Dritten (wie etwa der Presse). Zum Verteilen und Überwachen dieser Aufträge und Anfragen verwendet der Geschäftsleiter des AVS eine Datenbank. Damit können über eine Maske Geschäfte als pendent markiert und einer Abteilung zugewiesen werden. Mit dem Auftrag kann auch ein Ordner im Netzlaufwerk verknüpft werden. Darin werden die Unterlagen des Geschäftes abgelegt (z.b. Kopien der erhaltenen Mails, Sitzungsunterlagen, ). Nach Abschluss des Geschäftes wird es in der Datenbank (DB-GL) als abgeschlossen markiert. Anders sieht diese aber für Geschäfte aus, welche vom Amtsleiter selber bearbeitet werden. Diese werden in der Regel nicht in die DB-GL eingetragen. Stattdessen werden diese in einem Outlook- Ordner seines Posteingangs chronologisch geordnet abgelegt. Nach Erledigung wird dieser Outlook- Ordner mit dem Vermerk erledigt ergänzt. Diese Geschäftsleitungsdatenbank benötigt einen relativen hohen Arbeitseinsatz, weil sie nicht in die Informatik des AVS integriert ist. Gegenwärtig muss für jeden delegierten Auftrag jedes Mail an die Direktionsassistenz weitergeleitet werden, damit sie diesen in der DB-GL erstellen und den Ordner dazu anlegen kann. Das System würde zwar eine gute Aktenablage unterstützen, weil damit abgeschlossene Aufträge in der Datenbank bekannt sind, verlinkt sind aber ganz gewöhnliche Ordner in der Dateihierarchie des AVS. Werden die Ordner nach Abschluss umbenannt, zerstört dies die Verlinkung in der DB-GL. Ausserdem sind nicht alle Aufträge des AVS systematisch darin erfasst. Da diese Ablage chronologisch aufgebaut ist, wird es je länger je schwerer werden hier Dokumente wiederzufinden. Sie taugt darum, zumindest in der gegenwärtigen Form, nicht als Registratur und unterstützt die Aktenführung damit kaum. Abschliessend kann festgestellt werden, dass eine Weiterentwicklung der DB-GL kaum wirtschaftlich wäre. Sie stellt eine ad hoc- Lösung dar, die momentan eine Rolle in der Führungsunterstützung spielt. Wünschbar wäre aber eine Lösung, die elektronische Aktenführung und Workflow mit einschliesst, was auf eine Einführung von GEVER hinauslaufen würde. SCHLEGEL, Jürg 14

21 2.4. Registraturplan Die Erstellung eines aufgabenorientierten Registraturplans, auch Aktenplan oder Ordnungssystem genannt, (sowie der zugehörigen Organisationsanleitung) stellt den Kern des Mandats dieser Bachelorarbeit dar. Im folgenden Kapitel wird auf die Entstehung eingegangen und der vorliegende Plan 16 kritisch beleuchtet. Der Registraturplan kann als Übersicht in Anhang 2 eingesehen werden. Die folgenden Kommentare beziehen sich insbesondere auf den Plan, wie er in Anhang 3 in der Version mit Details abgedruckt ist Grundlegender Aufbau Die Forderung nach einem sich an den Aufgaben oder Prozessen orientierenden Aktenplan war bereits in der Mandatsaufgabenstellung enthalten, entspricht aber der gängigen Praxis, wie sie aktuell auch gelehrt wird oder in der Literatur 17 nachgelesen werden kann. Eine auf den Aufgaben basierte Klassifikation hat insbesondere den Vorteil, im Verlaufe der Zeit relativ stabil zu bleiben. Anders als die interne Organisation ändern sich die Aufgaben einer Dienststelle in aller Regel kaum oder jedenfalls nicht in wesentlichen Punkten. Eine Orientierung an diesen verhindert also, dass mit jeder kleinen organisatorischen Änderung auch jeweils der ganze Registraturplan geändert werden muss. Dazu kommen die Vorstellungen des Staatsarchivs, wie ein solcher Plan aufzubauen sei. Es existieren dazu im Kanton zwar keine verbindlichen Regeln oder Vorlagen, allerdings bevorzugt man Pläne mit einer relativ flachen Hierarchie. Deshalb werden in einzelnen Ämtern Systeme mit 100er Untergruppen eingesetzt (also z.b bis 99.99). Aufgrund der geringen Grösse des Amtes habe ich mich aber für ein 10er System entschieden. Dies hat den Vorteil, dass keine syntaktischen Zeichen zum Markieren der Hierarchieebene verwendet werden müssen und so anhand der Positionsnummer immer sofort klar ist, auf welcher Ebene des Planes man sich befindet. Eine dreistellige Ziffer steht dann immer für die dritte Ebene. Um einen relativ einfach lesbaren Plan zu haben, sollte mit drei Ebenen, maximal vier, ausgekommen werden. 16 Der ganze Plan befindet sich als Übersicht in Anhang 2 und mit allen Details im Anhang 3 17 vgl. z.b. TOEBAK, Peter M. Records Management : ein Handbuch. Baden : hier + jetzt, S. 273 SCHLEGEL, Jürg 15

22 Es wurde darum vereinbart, nicht alle Metakategorien zu entwickeln. So wird z.b. die Art der Dossierbildung nicht festgelegt (etwa chronologisch oder nach Sachgeschäften) und die Aufbewahrungsfristen sind nicht geregelt. Weitere Kategorien können jedoch im Laufe eines Umsetzungs- und Einführungsprozesses erstellt werden. Folgende Metakategorien sind im Plan enthalten: Federführung Dies meint die Zuständigkeit einer Abteilung oder Person für die Dossiers, die unter dieser Gruppe abgelegt werden. Diese Liste wurde vom AVS während der Klausur vom 24. Juni 2011 korrigiert und abgenommen. Einsichtsrecht Dieses beschränkt die Einsichtsrechte für einzelne Dossiers oder ganze Gruppen. Vom Grundsatz her will das AVS zukünftig, dass alle MitarbeiterInnen auf alle Dossiers zugreifen können. Diese Kategorie wurde insbesondere für den Bereich der Schulevaluationen (Gruppe 43 und 44) nötig, weil dort die Einsicht Unberechtigter besonders brisant ist. Weitere Einschränkungen müssen sicherlich im Bereich der Führung und der Finanzen getroffen werden. Applikation Hier wird vor allem der Einsatz von Spezialsoftware oder von Fachanwendungen dokumentiert. Dies betrifft insbesondere die Geschäftsleitungs- Datenbank, die Buchhaltung und die Bibliothek. Ansonsten dominiert im Amt der Einsatz von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Als Arbeitsvorlage zur Erstellung der Klassifikation diente das Exceldokument Vorlage Ordnungssystem des Bundesarchives 18. Die grobe Gliederung war damit auch schon vorgegeben. Für die Führung (Hauptgruppe 0: Leitung) und die Supportaufgaben (Hauptgruppe 1: Support und Ressourcen) sind die ersten zwei Hauptgruppen reserviert. Die folgenden für die Kernaufgaben. Als neunte wird, sozusagen als Platzhalter 18 Download unter: SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. Tools und Hilfsmittel zur Geschäftsverwaltung [online]. (abgerufen am 25. Juni 2011) Mit dem OS-Tool veröffentlichte das Bundesarchiv einen Nachfolger dieser Vorlage, Details und Beantragung unter: SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIV BAR. OS-Tool [online]. (abgerufen am 25. Juni 2011) SCHLEGEL, Jürg 16

23 und Reserve, die Hauptgruppe Verschiedenes, weitere Aufgaben eingetragen. Diese soll aber möglichst nicht genutzt werden und höchstens zur Ablage der wenigen Unterlagen dienen, die unmöglich einer anderen Position zugeordnet werden können. In der Praxis sollte dies aber eigentlich nicht vorkommen. Ähnliches gilt auch für die jeweils erste Untergruppe (jeweils X0, also 00, 10 etc.). Sie trägt den Titel Allgemeines und dient zur Ablage von Unterlagen, die zwar zur entsprechenden Gruppe gehören, aber keiner Position zugeordnet werden können oder mehrere Positionen gleichzeitig betreffen. Auf eine von der Bundesvorlage empfohlene Unterscheidung zwischen Allgemeines (zur Ablage von Dokumenten, die mehrere Positionen betreffen) und Verschiedenes (für solche, die keiner zugeordnet werden können) wurde verzichtet. Diese Begriffe scheinen eher abstrakt und in der Praxis der Ablage wäre dies eine unnötige Fehlerquelle. Zusätzlich soll Allgemeines sowieso nur im Ausnahmefall verwendet werden. Die grosse Mehrheit der Unterlagen wird den spezifischen Positionen zugewiesen. Die Definition der Kernaufgaben gestaltete sich in der Folge als nicht ganz einfach. Diese hätte der Autor gerne aus einem aktuellen Leistungsauftrag abgeleitet. Das Amt ist aktuell mit deren Überarbeitung und mit Anpassungen beschäftigt. Der letzte gültige stammt aus dem Jahr Erste Vorschläge orientierten sich deshalb weitgehend an den bestehenden Strukturen des AVS, dessen Abteilungstitel bereits einen grossen Teil der Aufgabenfelder abbilden. Dies hatte auch den schönen Nebeneffekt, dass eine Identifikation mit dem Registraturplan im Amt deshalb einfacher wird, weil auf eine bewährte und bekannte Terminologie zurückgegriffen werden kann. Die Titel Aufsicht und Evaluation waren deshalb sehr schnell und relativ unbestritten gesetzt. Bildungspolitik und Schulentwicklung (Gruppe 2) erwies sich im Verlaufe der Diskussionen mit dem Amt und dem Staatsarchiv als logische Ergänzung. Problematischer scheint die Hauptgruppe Unterstützung. Da gab es bei der Erstellung einige Versuche, zumindest gewisse Bereiche, so z.b. die Suchtprävention und Gesellschaft, abzutrennen. Diese Alternativen vermochten jedoch nicht restlos zu überzeugen oder boten keine wesentlichen Vorteile. Aus der pragmatischen Überlegung der besseren Nachvollziehbarkeit für das AVS (da diese Lösung näher bei den aktuellen Strukturen ist) wurde schliesslich ganz darauf verzichtet. Auf die einzelnen Gruppen wird in den folgenden Kapiteln etwas detaillierter eingegangen. SCHLEGEL, Jürg 17

24 Leitung Hauptgruppe 0 Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, die direkt mit der Führung des Amtes zusammenhängen, bzw. als strategisch wichtige Führungsgeschäfte taxiert wurden. Die Federführung aller Geschäfte dieser Gruppe liegt damit auch bei der Geschäftsleitung. Tabelle 1 Aufbau der Hauptgruppe 0 Leitung 0 Leitung 00 Allgemeines 01 Strategie und Planung Langfristige Entwicklung der Organisation 011 Leistungsauftrag 012 Strategie z.b. Leitbild, langfristige Weiterentwicklung 013 Organisationsentwicklung Organigramme, interne Organisation und Struktur 014 Jahresplanung 015 Reporting Jahresberichte, Amtsberichte; Audits und Evaluationen 02 Operative Führung 021 Amtsführung Sitzungen der GL und mit der Direktion 022 Führung und Controlling der Abteilungen und enthält Geschäftsleitungsdatenbank Fachstellen 03 Networking Vernetzen mit verschiedenen Interessensgruppen; enthält NICHT Zusammenarbeit mit für das Kerngeschäft wichtigen Gremien wie z.b. Bildungsrat oder Schulleitungen diese sind unter 22 abzulegen 031 Verwaltung der Adressen der Interessens- und Anspruchsgruppen 032 Korrespondenz mit und dokumentieren von Kontakten und Teilnahmen an Veranstaltungen von Interessensgruppen Die Gruppen 01 (Strategie und Planung) sowie 02 (Operative Führung) finden sich wohl in den meisten Registraturplänen in einer ähnlichen Form wieder. Amtsspezifisch ist hier vor allem 022, mit der Geschäftsleitungsdatenbank, deren Funktionsweise im Kapitel genauer beschrieben ist. Abgelegt werden sollten hier natürlich nicht die mit der DB-GL verknüpften Unterlagen, diese gehören in Gruppen der entsprechenden Kerngebiete. Ob dies technisch so überhaupt ohne Anpassungen an der Funktionsweise der Datenbank möglich ist, muss allerdings im Laufe eines Umsetzungsprojektes noch geklärt werden. Das andere wichtige Führungsinstrument im AVS sind sicher die regelmässig stattfindenden Sitzungen der Geschäftsleitung, also des Amtsleiters mit den LeiterInnen der Abteilungen und Fachstellen. Es ist in der Gruppe 021 zu finden. Die Gruppe 03, Networking, gehört zu den wohl umstrittensten Kategorien der ganzen Klassifikation. Sie hätte mit ähnlich guten Argumenten auch bei Support und Ressourcen oder auch in einen der Fachbereiche gepasst. Schliesslich wurde sie jedoch vom Amtsleiter als strategisch wichtig für ihn persönlich taxiert und dementsprechend der Führung zugeordnet. Die Zusammenarbeit mit den so genannten verschiedenen Anspruchsgruppen war allgemein ein immer wiederkehrendes Thema. Die Vernetzung und Mitarbeit in SCHLEGEL, Jürg 18

25 verschiedenen Gremien ist eine der wichtigsten Tätigkeiten des Amtes. Eine Unterbringung in einer eigenen Gruppen Gremienarbeit musste jedoch verworfen werden. Die im Zusammenhang mit Kernaufgaben stehenden Kontakte und Einsitze wurde schliesslich direkt unter diesen Gruppen eingeordnet und die ganze Netzwerkarbeit auf die Management- und Betriebsführungsebene verlagert. Dies entspricht sicher der Forderung nach einer klar aufgabenorientierten Klassifikation. Sie hat aber den entscheidenden Nachteil, dass dem Wunsch nach einer zentralen Ablage für alle Kontakte mit Stakeholdern nicht nachgekommen werden kann. Auch dieses Problem liesse sich aber mit der Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung lösen Support und Ressourcen Hauptgruppe 1 Diese Hauptgruppe dient zur Ablage der Unterlagen aller Geschäfte, die mit dem Aufrechterhalten aller Funktionen des Amtes verbunden sind. Diese peripheren Aufgaben sind im AVS momentan hauptsächlich im der Abteilung Zentrale Dienste untergebracht. Dementsprechend ist die Federführung der meisten Geschäfte auch beim Stab Dienste. Tabelle 2 Aufbau der Hauptgruppe 1 Support und Ressourcen 1 Support und Ressourcen 10 Allgemeines 11 Personal 111 Grundlagen, Merkblätter, Reglemente 112 Personaldossiers Schattendossiers der Personalabteilung, Qualifikationen, Kurse, etc. 113 Ausbildung und Schulung Planung der Aus- und Weiterbildung des Personals des AVS sowie interne Schulung 114 Personalanlässe Planung und Durchführung von Personalanlässen (Ausflüge etc.) 12 Finanzen und Controlling 121 Kostenstellen- und Kontenpläne 122 Budget 123 Rechnung 124 IKS Internes Kontrollsystem (Kontrolle, Abstimmung Prozesse) 125 Controlling Auswertungen Leistungsauftrag AVS, Analysen 126 Revisionswesen Planung, Strukturierung und Durchführung von Revision der Finanzkontrolle, Bearbeitung, Stellungahmen z.h. Finanzkontrolle 13 Kommunikation 131 Grundlagen, Konzepte und Strategie 132 Medienarbeit Kontakte mit Medien, Erteilen von Auskünfte an die Presse, Vorbereiten und Durchführen von Informationsveranstaltungen 133 Aktualisieren des Inhalts des Internetauftritts 134 Publizieren einer Informationsbroschüre 14 Logistik und Infrastruktur 141 Logistik Büromaterial, Kaffeebestellungen, Schlüssellisten, Inventar 142 Informatik Supportaufträge, Verwaltung der Informatik 143 Gebäude und Unterhalt z.b. Putzpläne, Schriftenverkehr bei anstehenden Renovationen 144 Sicherheit z.b. Berichte der Securitas, Planung von Massnahmen zur Verbesserung der Sicherheit, Brandschutzübungen und Evakuationspläne 15 Informationsmanagement Aktenführung und Archivierung 151 Organisation der Aktenführung Ordnungssystem, Organisationsvorschriften 152 Aussonderung, Ablieferung, Archivierung 16 Prozessmanagement Dokumentieren der Prozesse, Weisungen, Abklärungen, Qualitäts- und Quantitätsanforderungen 17 Dokumentation Dokumentation zur Unterstützung der Kernaufgaben 171 Bibliothek 172 Landratsgeschäfte betreffend Schulpolitik reine Dokumentation, bei Federführung hier Kopie, Details in der Ablage im entsprechendem Geschäftsbereich 173 Pressesammlung: Schulpolitik Schweiz und (ev. bald in Zusammenarbeit mit Direktion) Ausland SCHLEGEL, Jürg 19