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1 Führungskräfteforum Shared Services Shared Service Center Modelle und internationale Entwicklungen Jutta Schwarz Senior Managing Consultant Berlin, 28. Januar 2010

2 Die Entwicklung von Shared Services 1980er 1990er 2000er Gemeinsame Prozesse Technologie als Faktor Erweitertes Spektrum Prozessverbesserung Prozessintegration Prozess- Transformation Effizienz bis zu +25% Effizienz bis zu +40% Effizienz bis zu +60% Reifegrad 2 Führungskräfteforum Shared Services

3 Es versteht man unter Shared Services? Definition Shared Services Ein Shared Service Center bündelt gleichartige Dienste/Funktionen, um diese für mehrere Organisationseinheiten bereitzustellen. Dies erfolgt unter einheitlicher Steuerung (Governance), die kunden- und ergebnisorientiert ausgerichtet ist. Diese Dienste/Funktionen nutzen standardisierte Geschäftsprozesse und Technologie. Shared Services sind Innovationen des Geschäftsmodells unter Ausnutzung technologischer Möglichkeiten Eine Bandbreite möglicher Geschäftsmodelle und Vorgehensweisen Optimierung bestehender Geschäftsprozesse und -funktionen Standardisierung Shared Services sind nicht Eine reine Implementierung neuer Technologie aber Technologie ist ein wesentlicher Faktor Ein einziges richtiges Modell und Vorgehen Die Schaffung völlig neuer Funktionen und Prozesse Zentralisierung 3 Führungskräfteforum Shared Services

4 Das Shared Services Rahmenwerk von IBM SSC-Lebenszyklus SSC-Modelle Outsourcing Joint Venture In House Optimierung Implementierung Feinkonzept Strategie/ Machbarkeit Funktionen IT Finanz- und Rechnungswesen Personalwesen IT Front-Office (CRM) ERP und Integration IT-Infrastruktur 4 Führungskräfteforum Shared Services

5 Das Shared Services Rahmenwerk von IBM Vortrag SSC Finanzen und Personalwesen im EFD SSC-Lebenszyklus SSC-Modelle Outsourcing Joint Venture In House Optimierung Implementierung Feinkonzept Strategie/ Machbarkeit IT Funktionen Finanz- und Rechnungswesen Personalwesen IT Front-Office (CRM) ERP und Integration IT-Infrastruktur 5 Führungskräfteforum Shared Services

6 Das Shared Services Rahmenwerk von IBM Workshop I: SSC im Haushalts-/Rechnungswesen SSC-Lebenszyklus SSC-Modelle Outsourcing Joint Venture In House Optimierung Implementierung Feinkonzept Strategie/ Machbarkeit IT Funktionen Finanz- und Rechnungswesen Personalwesen IT Front-Office (CRM) ERP und Integration IT-Infrastruktur 6 Führungskräfteforum Shared Services

7 Das Shared Services Rahmenwerk von IBM Workshop II: IT und Shared Services SSC-Lebenszyklus SSC-Modelle Outsourcing Joint Venture In House Optimierung Implementierung Feinkonzept Strategie/ Machbarkeit IT Funktionen Finanz- und Rechnungswesen Personalwesen IT Front-Office (CRM) ERP und Integration IT-Infrastruktur 7 Führungskräfteforum Shared Services

8 Das Shared Services Rahmenwerk von IBM Workshop III: PPP-Modelle für Shared Services SSC-Lebenszyklus SSC-Modelle Outsourcing Joint Venture In House Optimierung Implementierung Feinkonzept Strategie/ Machbarkeit IT Funktionen Finanz- und Rechnungswesen Personalwesen IT Front-Office (CRM) ERP und Integration IT-Infrastruktur 8 Führungskräfteforum Shared Services

9 In Europa lassen sich drei Cluster identifizieren An der Spitze Großbritannien Auf den Fersen Skandinavische Länder, Schweiz, Niederlande, Deutschland, Frankreich, u.a. Aspiranten Spanien, Italien, Osteuropäische Länder 9 Führungskräfteforum Shared Services

10 Typische Treiber und Barrieren für Shared Services im öffentlichen Sektor in Europa Treiber Steigerung der Effizienz Erhöhung der Qualität und Kundenzufriedenheit bzgl. öffentlicher Dienstleistungen Flexibilität für veränderte Anforderungen und Regelungen Bestmögliche Allokation von Personalressourcen angesichts demographischen Wandels Barrieren Unzureichender politischer Konsens Größe und Komplexität von Organisationen Mangel an Personalressourcen, Erfahrung und klarer Vision, um solche Projekte umzusetzen Widerstände der Mitarbeiter Qualität der vorhandenen Infrastruktur 10 Führungskräfteforum Shared Services

11 Wie können Shared Services implementiert werden? Organisation Dezentral SSC Größenvorteile Standortwahl Service Definition Heute Route B Route C Route A Ziel Route A zuerst Standardisierung und Optimierung von Prozessen, dann Konsolidierung im SSC Route B zuerst Konsolidierung von Aktivitäten im SSC, dann Optimierung und Standardisierung von Prozessen Route C gleichzeitige Implementierung von Prozess-, System- und Organisationsänderungen Prozessoptimierung Nicht-standardisiert Standardisiert, optimiert Systeme & Prozesse 11 Führungskräfteforum Shared Services

12 Schlüsselfaktoren für erfolgreiche SSC-Projekte im öffentlichen Sektor Realistische Wirtschaftlichkeitsberechnung Das richtige Team Mut und Ausdauer bei der Standardisierung von Prozessen Standardisierung der IT-Landschaft Veränderungsmanagement Sponsorship auf oberster Ebene SSC-Projekte sind kein Spaziergang, aber sie sind möglich! 12 Führungskräfteforum Shared Services

13 Jutta Schwarz Senior Managing Consultant Global Business Services IBM Deutschland GmbH Wilhelm-Fay-Straße Frankfurt am Main Telefon: Führungskräfteforum Shared Services

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