IGRM-Anlass 30. August 2012

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1 Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Die neue GEVER-Verordnung IGRM-Anlass 30. August 2012 Zielsetzung der Präsentation Sie erhalten Antworten auf folgende Fragen: 1. Wie ist die Ausgangslage und was sind die Herausforderungen der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)? 2. Was regelt die GEVER-Verordnung? Für wen ist sie verbindlich? Was sind die Herausforderungen? 3. Wie wirkt sich die GEVER-Verordnung auf die eigene Geschäftstätigkeit aus? Die Ausführungen sollen einen groben Überblick über den Stand der Rechtsetzung von GEVER und über die konkreten Auswirkungen auf den künftigen GEVER-Arbeitsbereich geben 2

2 Vorbemerkung (1) Warum sprechen wir heute über die GEVER-Verordnung, obwohl diese noch nicht in Kraft ist? Aufzeigen der geänderten Arbeitsweise: Was hat sich mit dem Wandel von der Feder, über die Schreibmaschine zum Computer gewandelt? Wo braucht es deshalb neue rechtliche Vorgaben? Aufzeigen, wo aus heutiger Sicht mit der Einführung der elektronischen Arbeitsweise Regelungsbedarf besteht. Die Aussagen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und auf rechtliche Korrektheit! 3 Vorbemerkung (2) Die GEVER-Verordnung wurde unter der Leitung des BJ in Zusammenarbeit mit der BK (Programm GEVER Bund und Rechtsdienst), dem EDÖB, BAR und GS-EJPD erarbeitet 17. Februar bis 14. März 2012: 1. Ämterkonsultation Mai 2012: Redaktionelle Überarbeitung 04. Juli bis 03. August 2012: 2. Ämterkonsultation Im Oktober 2012 geplant: Mitberichtsverfahren und Bundesratsbeschluss Per geplant: Inkrafttreten der GEVER-Verordnung 4

3 Agenda 1. Wie ist die Ausgangslage und was sind die Herausforderungen der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)? 2. Was regelt die GEVER-Verordnung? Für wen ist sie verbindlich? Was sind die Herausforderungen? 3. Wie wirkt sich die GEVER-Verordnung auf die eigene Geschäftstätigkeit aus? 5 Die Evolution in der Arbeitsverrichtung und ihre Auswirkungen Heute 6

4 egovernment-strategie Schweiz Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab Die Behörden modernisieren ihre Geschäftsprozesse und verkehren untereinander elektronisch Die Bevölkerung wickelt die wichtigen Geschäfte mit den Behörden elektronisch ab Quelle: E-Government-Strategie Schweiz vom 24. Januar Vision von GEVER als Gesamtsystem im Endausbau 8

5 Blick zurück in die Papierwelt In der analogen Welt fand in der Regel kein Trägerwandel (ab den 70-iger Jahren wurde kopiert) statt Bei der Übergabe einer Postsendung bei der Post musste der Absender seine Identität nicht mittels Ausweis nachweisen Der Absender und dessen Handunterschrift wurden allenfalls erst in einem Gerichtsfalle überprüft Der Postdienst musste die Integrität der Postsendung während des Transports nicht nachweisen. Diese ist per se durch das Postgesetz gegeben Die Einführung des Faxgeräts (ab den 80-iger Jahren) hat juristisch keine nennenswerten Veränderung ausgelöst 9 In der elektronischen Welt gilt Zuverlässigkeit/ Authentizität/Integrität/Benutzbarkeit Die Internationale Norm DIN ISO ; Information und Dokumentation Schriftgutverwaltung Teil 1: Allgemeines, Kapitel 7.2, gibt bezüglich Merkmale von Schriftgut für die elektronischen Welt folgendes vor: 10

6 Wie sieht die Zukunft aus? (1) Informationsaustausch erfolgt nur noch elektronisch Brief mit Briefkopf und klassischer Anrede werden abgelöst Eingaben erfolgen zu einem grossen Teil über Internetformulare (egovernment), die vom Gesuchsteller ausgefüllt werden Diese Eingaben aktivieren Prozesse Erfassung der Metadaten am Dokument durch den Ersteller Der Empfänger übernimmt das Dokument in seinen Geschäftskontext (Ordnungssystem, Dossier/Subdossier) und passt die Metadaten allenfalls seinen Bedürfnissen an Der Empfänger übernimmt die Einstufung des Schutzniveaus (Klassifizierungskategorie und Datenschutz) vom Absender Wo nötig (Schutzniveau 2), verschlüsselt der Empfänger das Dokument mit seinem Rollenschlüssel 11 Wie sieht die Zukunft aus? (2) Das konzeptionelle Datenmodell mit vordefinierten Wertelisten der Metadateninhalte sowie definierten Aktivitäten und Status der Objekte bekommen in der elektronisch, vernetzten Welt mehr Bedeutung! 12

7 Wie sieht die Zukunft aus? (3) GEVER A Beispiel: Austauschplattform Event-Bus Schweiz und sedex GEVER B 13 Wie sieht die Zukunft aus? (4) ech-0070: Leistungsinventar egov CH Quelle: P019, Beilage 1 14

8 Wie sieht die Zukunft aus? (5) Beispiel Tonerbestellung Name Name 15 Agenda 1. Wie ist die Ausgangslage und was sind die Herausforderungen der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)? 2. Was regelt die GEVER-Verordnung? Für wen ist sie verbindlich? Was sind die Herausforderungen? 3. Wie wirkt sich die GEVER-Verordnung auf die eigene Geschäftstätigkeit aus? 16

9 Ausarbeitung von rechtlichen Vorgaben im egovernment Der Bundesrat hat am das EJPD beauftragt, die Fragen der Rechtsgrundlagen einer IKT-Zusammenarbeit zwischen Bund und Kantonen zu klären und den Handlungsbedarf aufzuzeigen EJPD kommt zum Schluss: Regelung müsste auf Stufe Bundesverfassung geschaffen werden Auch das Ausland ist daran, die rechtlichen Fragen im egoverment zu klären, wie das Beispiel von Deutschland zeigt Quelle: Präsentation Dr. Tanja Laier, Leiterin Referat O2 des BMI «Das E-Government-Gesetz des Bundes» anlässlich 3. Jahrestagung e-akte vom in Berlin 17 Situation vor dem Programm GEVER Bund und Entschluss des Bundesrates Korrespondenz vorwiegend in Papierform Nur rudimentäre Einführung der elektronischen Aktenführung Uneinheitliche Umsetzung resp. fehlende Standards Keine zentrale Führung für GEVER in der Bundesverwaltung Das hat den Bundesrat dazu bewogen, den Beschluss vom mit dem Programm GEVER zu lancieren Umstellung der Abläufe von Bundesrats- und Parlamentsgeschäften auf eine durchgängige elektronische Basis Die BK und Departemente führen GEVER gemäss geltendem Bundesstandard ein und schaffen die Voraussetzung für die Interoperabilität mit anderen GEVER-Systemen, z.b. bei Kantonen, Gemeinden und Privaten 18

10 Herausforderungen: Organisation Voraussetzung Eingang Bearbeitung Genehmigung Abschluss Aussonderung Organisation und Zuständigkeiten Geltungsbereich und Geschäftsrelvanz? Datenträger und Datenträgerwandel Scan-Prozess (definierte Abläufe, vgl. GeBüV Art. 2, Abs. 3) Vorgaben für das Scannen? Vernichtung von eingescannten Papierdokumenten? Gericht verlangt das Original, Ausnahmen? Durchgängige elektronische Geschäftsverwaltung Zuverlässigkeit/ Authentizität/Integrität/Benutzbarkeit der Dokumente im gesamten Lebenszyklus Einscannen nach Handunterschrift? Rechtskraft der elektronische Genehmigung im GEVER-System? Umgang mit Protokolldaten (Logdatei) aus dem GEVER-System? Mindestaufbewahrungsfrist von Dokumente? 19 Die GEVER-Verordnung Die heute vorliegende GEVER-Verordnung umfasst 35 Artikel und ist in 8 Abschnitte unterteilt. Sie regelt grundsätzlich: a. Die Grundsätze für die Bearbeitung von Dokumenten in den GEVER-Systemen des Bundes; b. Die Anforderungen an die Sicherheit der GEVER-Systeme des Bundes; c. Die Grundsätze der Strukturen der GEVER-Systeme des Bundes; d. Die Organisation und Aufgaben der Organisation GEVER Bund. 20

11 Organisation, Voraussetzung Organisation Voraussetzung Eingang Bearbeitung Genehmigung Abschluss Aussonderung Grundsatz von GEVER (Was muss registriert werden und was ist geschäftsrelevant?) Geltungsbereich (Welche Stellen müssen GEVER einführen?) Klärung der Organisation und Zuständigkeiten der elektronischen Geschäftsverwaltung auf allen Ebenen der Bundesverwaltung Aufbewahrungsfrist von Dossiers aus rechtlichen und administrativen Gründen 21 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (1) Grundsatz: Dokumente des Bundes sind soweit als möglich elektronisch zu führen. Geschäftsrelevante Dokumente sind in einem GEVER-System zu bearbeiten (vgl. a. egov-strategie CH) Geschäftsrelevanz: Notwendigkeit zum Nachweis der Verwaltungstätigkeit nach Art. 22 RVOV sowie OHb, Teil I, Ziffer Elektronische Bearbeitung: Geschäftsrelevante Dokumente sind elektronisch zu erstellen oder zu erfassen Geltungsbereich: Zentrale Bundesverwaltung: Departemente und die Bundeskanzlei können die ihnen zugeordneten VE der dezentralen Bundesverwaltung der Verordnung unterstellen. Die Verordnung gilt für alle elektronisch geführten Geschäftsverwaltungssysteme in der Bundesverwaltung und sinngemäss für geschäftsrelevante Dokumente, die vorübergehend ausserhalb von GEVER-Systemen bearbeitet werden 22

12 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (2) Organisation/Zuständigkeit: Die Verordnung definiert die Organe von GEVER Bund und weist ihnen Kompetenzen zu: die GSK; der Steuerungsausschuss (SA) GEVER Bund; die BK; das BAR; das ISB Die BK organisiert und führt die Aufgabenerfüllung aller Organe Organisationsvorschriften: Die BK, Departemente und Dienststellen erstellen Organisationsvorschriften, welche die Aufbau- und Ablauforganisation festhalten Aufbewahrungsfrist von Dossiers: Wo der Gesetzgeber nichts anderes vorsieht, gilt OR Art. Art. 962, 2. Absatz, 10 Jahre Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden 23 Eingang Organisation Voraussetzung Eingang Bearbeitung Genehmigung Abschluss Aussonderung Regelung des Post-Annahmeprozesses (Post entgegennehmen, Sicherheitsprüfung, Post sortieren, öffnen, tragieren) Definierter Scanprozess (Prüfung der Papiervorlage, vorbereiten für das Scannen, Prüfung des gescannten Dokuments) Aufbewahrung der gescannten Originaldokumente (Welche Dokumente müssen bis zur gesetzlichen Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden? Welche können nach einer bestimmten Frist gelöscht werden? Wie lange dauert diese Frist?) Regelung der Annahme elektronischer Eingänge (Sicherheitsprüfung, Umgang mit Zertifikaten: Validierung, elektronische Signatur, Verschlüsselung) 24

13 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (1) Post-Annahmeprozesses, definierter Scanprozess: Die BK erlässt Vorschriften (OHb) über die beim Trägerwandel einzuhaltenden Prozesse und Qualitätssicherungsmassnahmen Annahme elektronischer Eingänge: Dies wird in der GEVER-Verordnung nicht explizit geregelt. Hier gelten die Vorgaben gemäss OHb, Teil III Original: Die nach diesen Vorschriften elektronisch erfassten Dokumente gelten als Original Aufbewahrung der gescannten Originaldokumente: Physische Originaldokumente werden drei Monate nach ihrer elektronischen Erfassung vernichtet 25 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (2) Ausnahmen: Von der Vernichtung ausgenommen sind Dokumente, die: a. aufgrund gesetzlicher Regelungen aufzubewahren sind; b. zwingend benötigt werden, um rechtserhebliche Sachverhalte zu beweisen; c. nicht in elektronischer Form gespeichert werden können; d. aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufbewahrt werden sollen. 26

14 Bearbeitung Genehmigung Organisation Voraussetzung Eingang Bearbeitung Genehmigung Abschluss Aussonderung Klarheit im Umgang mit der Informationssicherheit (Welche Dokumente müssen verschlüsselt werden?) Datenaustausch (Wie soll der Datenaustausch erfolgen?) Protokollierung (Log-Files, Anwendung, Aufbewahrung) Dokumente genehmigen und versenden (Handunterschrift, Anwendung der elektronische Signatur) 27 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (1) Informationssicherheit: Elektronische Dokumente sind im GEVER-System so zu bearbeiten, dass sie vor Kenntnisnahme durch Unberechtigte geschützt sind Authentifikation: GEVER-Systeme sind mit einer Zwei-Faktoren- Authentifikation zu führen Personensicherheitsprüfung: Administratoren, das Personal der LE unterstehen der erweiterten Personensicherheitsprüfung Verschlüsselung: Dokumente, die besonders schützenswerte Personendaten oder VERTRAULICH klassifizierte Informationen enthalten, sind im GEVER-System zu verschlüsseln. In der Kommunikation sind alle Dokumente zu verschlüsseln Zuständigkeit: Die BK erlässt die organisatorischen Richtlinien (OHb), das ISB bestimmt den technischen Standard 28

15 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (2) Protokollierung aus Sicherheitsgründen: Suche und Zugriffe, Druck und Versand sowie Änderungen am Zugriffsschutz von schutzwürdigen Informationen sind von GEVER-Systemen in einem Protokoll festzuhalten Aufbewahrung der Protokolle: Die Protokolle werden zwei Jahre lang revisionsgerecht aufbewahrt Auswertung: Die Departemente und die BK erlassen Weisungen über die Auswertung der Protokollierungsdaten Datenaustausch: Benutzerinnen und Benutzer können Dokumente ihres eigenen GEVER-Systems in ein anderes schicken (Push); nicht aber Dokumente aus einem anderen GEVER- System in das eigene abrufen (Ausnahme: Zeiger versenden) 29 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (3) Elektronische Signatur: Elektronische Dokumente werden elektronisch signiert. Beim Anbringen der elektronischen Signatur wird diese mit einem Bild einer eingescannten Unterschrift ergänzt Beweiskraft: Der elektronischen Signatur gleichgestellt ist ein nachvollziehbares Visum eines GEVER-Systems Zuständigkeit: Die BK erlässt Vorschriften über die zu verwendende elektronische Signatur 30

16 Abschluss Aussonderung Organisation Voraussetzung Eingang Bearbeitung Genehmigung Abschluss Aussonderung Dossier abschliessen (Konvertierung von Dokumenten) Dossier nach Aufbewahrungsfrist aussondern (vernichten, archivieren) Aufsicht und Kontrolle (Auftrag, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten) 31 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (1) Dossierabschluss: Das BAR legt die Schnittstelle und das Format für die Archivierung von GEVER-Dokumenten im Einvernehmen mit der BK fest Archivieren: Die Ablieferung von archivwürdigen Dokumenten richtet sich nach dem Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) Aufsicht: Die Departemente und die BK beaufsichtigen die GEVER- Systeme ihrer Verwaltungseinheiten Die BK beaufsichtigt die ÜDP und ihre Bearbeitung durch die Departemente und Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung Das BAR nimmt die Aufsicht und Kontrolle nach dem BGA wahr 32

17 Die GEVER-VO sieht dazu vor: (2) Informationssicherheits-Management-Systeme: Die Rechtskonformität, der Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte (Datenschutz) sowie die Informationssicherheit sind durch Informationssicherheits-Management-Systeme sicherzustellen Diese richten sich nach allgemein anerkannten Normen und regeln namentlich: a. die Organisation; b. den Anwendungsbereich; c. die Kontrollen; d. die Risikobeurteilung; e. die Massnahmen; f. die Berichterstattung. 33 Agenda 1. Wie ist die Ausgangslage und was sind die Herausforderungen der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER)? 2. Was regelt die GEVER-Verordnung? Für wen ist sie verbindlich? Was sind die Herausforderungen? 3. Wie wirkt sich die GEVER-Verordnung auf die eigene Geschäftstätigkeit aus? 34

18 Organisatorischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein Damit GEVER in den Dienststellen ordnungsgemäss erfolgen kann, müssen zuerst die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden: Ordnungssystem (inkl. Dossier-/Subdossierbildung und Metadaten) erarbeiten und vom Bundesarchiv prospektiv bewerten lassen Erarbeiten und Verabschieden der Organisationsvorschriften. Diese regeln Grundsätze, Aufbau und Ablauf der Aktenführung (Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel) verbindlich. Diese sind laufend zu überprüfen und nachzuführen Etablierung der notwendigen Rollen mit den entsprechenden Aufgaben und Zuständigkeiten Qualitätssicherung und Controlling. Die Geschäftsleitung wird regelmässig über die Ergebnisse informiert 35 Wie wirkt sich die Verordnung auf die eigene Geschäftstätigkeit aus? Die GEVER-Verordnung sorgt im Zusammenspiel mit dem Organisationshandbuch (OHb) GEVER (Teile I-III) für eine rechtskonforme sowie sichere Abwicklung der elektronischen Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung und sichert damit die geforderte Interoperabilität zwischen den Systemen Mit der Erarbeitung und Verabschiedung der organisatorischen Vorgaben im Departement/Amt auf der Basis des OHb sind die Grundlagen geschaffen, den heutigen und kommenden Anforderungen an die elektronische Welt gerecht zu werden In diesem Sinne ist es wichtig, dass die GEVER-Verordnung termingerecht durch den Bundesrat verabschiedet wird und in Kraft treten kann 36

19 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Beat Siegrist Projektleiter Programm GEVER Bund Gurtengasse Bern beat.siegrist@bk.admin.ch Telefon: