IBM Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

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1 IBM Mitarbeiterintegration bei Outsourcings Frankfurt 19. April 2012 Andreas Ritter 2011 IBM Corporation

2 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 2 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

3 Andreas Ritter IBM HR Business Development HR Integration Leader Germany & The Alps Wilhelm Fay Str D Frankfurt Mobil: Mail: 22+ Jahre Erfahrung im HR Bereich: 4+ Jahre Erfahrung in Outsourcing Projekten Personalübernahme (davon 2 Jahre als HR Transition Leader) 9 Jahre als Senior HR Manager / HR Director in verschiedenen regionalen Rollen und europaweiter (Teil-) Verantwortung 4 Jahre als stv. Personaldirektor f. Deutschland 3 Jahre als HR Partner 2 Jahre als Berater (Schwerpunkte: Personalauswahl und entwicklung) 3 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

4 Wir haben es offensichtlich mit einem attraktiven Thema zu tun Analyse Orientierung Transfer Integration Quelle: Google Abfrage ; MESZ Outsourcing Outsourcing + HR Integration Mitarbeiterintegration Mitarbeiterintegration bei Outsourcings Personalübergang 613a BGB Einträge 0.16 sec Einträge 0.14 sec Einträge 0.16 sec Einträge 0.27 sec Einträge 0.18 sec Einträge 0.22 sec 4 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

5 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 5 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

6 IBM in Deutschland Kennzahlen Hauptsitz IBM Deutschland IBM-Allee Ehningen General Manager Martina Koederitz Standorte ca. 40 General Manager Martina Koederitz Hauptsitz Ehningen Homepage ibm.com/de IBM in Deutschland mit Hauptsitz in Ehningen ist die größte Ländergesellschaft in Europa. Seit Mai 2011 ist Martina Koederitz Vorsitzende der Geschäftsführung der IBM Deutschland GmbH. In Deutschland ist IBM an rund 40 Standorten vertreten. 6 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

7 Standorte in Deutschland Kiel-Raisdorf IBM in Deutschland... ist mit ca. 40 Standorten in ganz Deutschland vertreten, der Großteil davon sind Vertriebsniederlassungen. Münster Dortmund Meerbusch Düsseldorf Köln Bonn Aachen Meckenheim Mainz Saarbrücken Böblingen Herrenberg Villingen-Schwenningen Freiburg Bremen Kassel Frankfurt Mannheim Walldorf Heilbronn Karlsruhe Ehningen Ulm Hamburg Bielefeld Hannover Braunschweig Erfurt Würzburg Magdeburg Nürnberg Leipzig München Berlin Chemnitz Dresden 7 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

8 IBM in Deutschland Kernkompetenzen und Gesellschaften IBM Deutschland Research & Development GmbH IBM Deutschland GmbH IBM Deutschland Enterprise Business Solutions GmbH IBM Deutschland Infrastructure Technology Services GmbH IBM Deutschland Management & Business Support GmbH IBM Deutschland Network Development GmbH IBM Deutschland Kreditbank GmbH IBM Deutschland Enterprise Application Solutions GmbH IBM Deutschland Business Services GmbH IBM Deutschland Unterstützungskasse GmbH IBM Deutschland Financial Industry Solutions GmbH IBM Deutschland Customer Support Services GmbH IBM Deutschland Pensionskasse VVaG MDT Vision GmbH IBM Deutschland Mittelstand Services GmbH IBM Deutschland Business Transformation Services GmbH BWI Systeme GmbH 8 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

9 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 9 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

10 We will apply extensive skill and experience to develop and implement the HR solution Our capabilities Our experience More than 200 people in a global HR organization Supporting all industries and businesses Supporting inbound and outbound deals (e.g., outsourcing, acquisitions, divestitures) Specific expertise areas - Client engagement & solution design - HR transition management - Employee integration & cultural alignment Supported by IBM s deep HR functional and business unit HR expertise Designed and implemented over 550 successful HR solutions around the globe over the last 17 years Typically transition between 5,000 and 10,000 employees per year on inbound deals Typically achieve >95% employment offer acceptance rates on outsourcing deals Typically achieve excellent ratings on posttransition employee surveys on outsourcing deals HR practices built on a 90+ year legacy of outstanding employee relations management to create and deliver an optimal HR solution for the customer 10 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

11 Organizational Integration of Customer Employees 5 Principles of Integration Provide full transparency on people implications (clarity) Integrate into existing supplier organization to the maximum extent possible (adhesion) Maintain what has served employees well in the past, but provide immediate access to new capabilities and resources of the supplier (continuity and change) Transfer employees to the supplier where their appropriate skills are hosted best and will be developed further and are in demand for other accounts (employability) Minimize personal disruption (respect of individual interests) 5 Cornerstones of the Integration Concept Offer employment to all affected customer employees Transfer of employees to IBM (IBM Strategic Partners) Transition and integration into existing legal entities if possible and in line with supplier s HR strategy Provide sustainable development and career perspectives Common framework of HR transition principles and solutions applicable for all employees with IBM HR to deliver an integrated HR transition process 11 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

12 Key Performance Indicators for our jointly developed HR Transition solution of affected customer employees Acceptance of transfer by all affected employees (minimize objection rate) Retention of critical skills Employee satisfaction focusing on feeling connected / being integrated in the suppliers organization and culture Stimulate appetite for learning, growth and opportunity Mobilize managers as leaders and change agents Maintain high performance standards during and after transition An integrated consistent transition experience for all affected employees 12 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

13 We will customize our proven people solution process to achieve customers business and human resource objectives and to ensure a smooth transition Consulting Orientation Development Integration HR Business Development / Engagement Team Develop cultural change strategy Develop communication strategies Follow local country laws/regulations Develop people transfer approach plans by country Understand employee/industrial relations environment Conduct Terms and Conditions Comparison by Country Conduct staffing Review Commence talks with Employee Representatives as applicable Conduct announcement meeting Conduct employee information meeting(s)/round Tables Conduct Discussion(s) with Individual Employees Provide customized HR web site Provide On-Site Support Implement retention and talent plans Conduct employment sessions Introduce Peer to Peer Manager Program for managers Conduct cultural analysis and planning of cultural change and integration activities Conduct welcome celebration Continue to focus on business goals and communication activities Provide tailored management development programs Implement Peer to Peer Manager Program for managers Introduce e-learning Conduct executive review of cultural findings and develop/commence action plans Complete HR Transition Questionnaire Evaluate HR Transition and prepare handover to business as usual Implement employee appraisal and skills development programs Educate, train and assist employees in developing career plans Managing Your Career Event Regularly review and update communication plans with on-going communications Provide infrastructure and tools training Continue cultural change activities Identify potential organization change activities Conduct post integration Analysis (after 12 months) Customer and IBM 1-3 months 2-3 months First Year with IBM Announcement Employment Skills Development 13 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

14 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 14 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

15 Die Phasen des gemeinsamen Weges bis zur Integration Phasenmodell der Personalintegration Eckpunkte Phase 1 Analyse Abschl. Definition des Betriebsteils mit zugeordneten Mitarbeitern Analyse der: - Unternehmenskultur - Beschäftigungsbedingungen - Mitarbeiterprofile Unterstützung bei den Konsultationen mit der Mitbestimmung Gemeinsame Ausarbeitung des Kommunikationsplanes Phase 2 Orientierung Beginn der Kommunikation Vorbereitung Infoschreiben/ IBM Arbeitsvertrag Regelmässige Meetings / individuelle Gespräche Lokale Anlaufstelle für Mitarbeiter Day 1 Phase 3 Transfer Willkommens- Veranstaltung Technisches Onboarding Erste Personal gespräche (Zielvereinbarungen) Coaching und Mentoring Entwicklungspläne Phase 4 Integration Mittel- und langfristiger Entwicklungsplan Skillentwicklung & Festlegen von Trainingsmaßnahmen Kontinuierliche Fortführung der Kommunikation & Change Management Aktivitäten Mehrphasiges Modell - setzt frühzeitig an Gemeinsamer Stakeholder & Kommunikationsplan Einbindung aller Beteiligten (Mitarbeiter, Führungskräfte, Betriebsräte) Fokus auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter Beachtung rechtlicher Bestimmungen Reibungsloser und risikoarmer Changeof-Control Gegenseitig offener & vertrauensvoller Umgang 15 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

16 Der Rahmen: Prinzipien des Übergangs in die IBM Rechtliche Grundlage 613 a BGB Gleichwertiges Beschäftigungspaket Überführung der Rechte und Pflichten Besitzstandswahrung Widerspruchsrecht (1 Kalendermonat) Grundgehalt Leistungsabhängige variable Bezahlung Altersversorgung Moderne Arbeitsbedingungen Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten Kulturelle Integration / Veränderungsmanagement Kommunikation Analyse der Erwartungen/IST-Situation Management der Veränderungen Transparent und ehrlich Kontinuierlich Zwei-Wege Prozess 16 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

17 Gestaltungsmöglichkeit für Personalübergang nach 613 a BGB Auslagerung eines IT-Betriebsteiles des Kunden Offizielle Information bzgl. Betriebsübergang und Beginn der einmonatigen Widerspruchsfrist Arbeitsverhältnis mit dem Kunden bleibt bestehen Wegfall Beschäftigungsmöglichkeit Einsatz auf einem adäquaten Arbeitsplatz wird geprüft Mögliche Folge: Kündigung Betriebsübergang gem. 613 a BGB Widerspruch Zustimmung IBM unterbreitet allen betroffenen Mitarbeitern ein mindestens gleichwertiges Arbeitsvertragsangebot Nein Übergang zu IBM nach 613 a BGB pur Annahme des neuen Arbeitsvertrages Ja Neues Vertrags- Verhältnis mit IBM Integration in die IBM/Abschluß Übergang 17 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

18 IBM HR Transition Project Plan (Example for selected HR Transition Work Streams) Week SDC -11 w SCD -10 w SCD -9 w.scd -8 w SCD -7 w SCD -6 w SCD -5 w SCD -4 w SCD -3 w.scd -2 w SCD -1 w SCD. IBM Offer Package Preparation Info-Letter 613a Rejection Period 613a Preparation IBM Employment Offer Validation of T&Cs IBM Employment Offer Period Communication Manager (Briefing, Workshop, Sounding Board) Employee (Town Hall, Info Events, Walk in Office) Extranet Onboarding 18 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

19 IBM sieht neue Kollegen/-innen, die im Rahmen von langfristigen Outsourcing-Verträgen zu IBM kommen, als Bereicherung und Verstärkung der IBM Kompetenzen an 613a Kunde IBM in Deutschland Geschäftsführung Bereich1 Bereich 2 Bereich 3 Bereich 4 IT Bereich Forschung / Entwicklung Vertrieb / Beratung Services & Solutions Business Steuerung Kernbereiche (nicht IT) IT ist unser Kernbereich Betriebs(-teil)übergang Zeit Bereicherung & Verstärkung der IBM Kompetenzen Vor dem Übergang zur IBM Limitierte Entwicklungsmöglichkeiten im IT Bereich Funktion außerhalb der Kernkompetenz Interne Kundendienstleistung Beteiligung an der IT Entwicklung über den IT Markt Nach dem Übergang zur IBM Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten Funktion innerhalb der IBM Kernkompetenzen Externe Kundendienstleistung Beteiligung an der IT Innovation über die IBM 19 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

20 Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und nachhaltige Beschäftigungsperspektiven in der IBM Entwicklungsmöglichkeiten Internationale Entwicklungsmöglichkeiten Employability: kontinuierliche Aus- und Weiterbildung Duale Karriereentwicklung: Führungs- und Fachlaufbahn Aufgaben Markplatz zur Identifizierung von neuen Studium IBM Fördermodell an Berufsakademie Angewandte Betriebswirtschaftslehre Projekteinsatzmöglichkeiten Informatik Dienstleistungsmanagement, Informatik -marketing International Wirtschaftsinformatik Business Administration International Weltweite interne Business Jobbörse Information Management International Skill Development Business Center Information Technology Wirtschaftsinformatik Über 80 unternehmensweite Experten-Netzwerke IBM Weltweit einheitliche Taxonomie Skill Gap Analyse Skill Demand Analyse Unternehmensweite Jobbörse Anwendungsunterstützte Karriereentwicklung (IBM Development Framework) Employability Mitarbeiter Ziel- und Entwicklungsvereinbarungen Erfassung der Fähigkeiten und deren Weiterentwicklung Cross-funktionale Erfahrung Aus- und Weiterbildung Employability beschreibt die Fähigkeit jedes Einzelnen, die eigene Marktfähigkeit zu erhalten und sich durch eine vom Kunden anerkannte Kompetenz zu differenzieren. 20 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

21 IBM als attraktiver Arbeitgeber IBM bietet den Mitarbeitern ein attraktives Arbeitsumfeld mit den Perspektiven eines internationalen führenden IT-Arbeitgebers IBM auf Platz 2 Zeitsouveränität Mobiles Diversity Arbeiten Mitarbeiter entscheiden eigenverantwortlich, wann und in welchem Umfang sie ihre Arbeitszeit einteilen. Das Erreichen vorab vereinbarter Arbeitsziele ist entscheidend nicht die Präsenz des Mitarbeiters. Beim Kunden, im Büro, zu Hause oder unterwegs inzwischen nutzen zwei Drittel der Mitarbeiter diese Flexibilität. IBM praktiziert offene und flexible Unternehmensund Arbeitskultur. IBM nutzt die individuelle und kulturelle Vielfalt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Work/ Life-Balance Ausbildung Weiterbildung Arbeitsumgebung/ePlace Flexible Arbeitsmodelle (Teilzeit, mobiles Arbeiten), Erziehungszeit von bis zu 6 Jahren pro Kind. Das Ausbildungsangebot der IBM Deutschland konzentriert sich auf die Duale Hochschule (DH/BA)-Studium. Mit jährlich ca. 240 neuen BA- Studienplätzen ist IBM einer der größten Anbieter dieses Modells. IBM investiert jährlich rd. 600 Millionen US-Dollar in Weiterbildung weltweit, fast 50 Prozent aller internen Schulungen werden online durchgeführt. Die Einrichtung transparenter Bürolandschaften mit flexiblen Arbeitsplätzen ermöglicht ein Arbeiten in wechselnden Teams, verbesserte Kommunikation und Interaktionen. 21 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

22 IBM Werte Engagement Innovationen Vertrauen für den Erfolg jedes Kunden. die etwas bedeuten für unser Unternehmen und für die Welt. und persönliche Verantwortung in sämtlichen Beziehungen. Weitere Informationen unter: ibm.com/de/ibm/unternehmen/werte/index.html 22 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

23 The only constant in life is change 23 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

24 The Business Case for Change Management (Productivity) and the People Aspect Mgmt. wish for immediate success Productivity Good Change Management Lack of productivity Quality and productivity are likely to decrease in the beginning Bad Change Management Avoidable collapse of productivity Time There is an evident need for a professionally managed Change Management. 24 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

25 Typical Change Management Pain Points in Outsourcing Projects Outsourcing Project Sales & Planning Transition Transformation Steady State Pain Points Roles & Responsibilities Key Skills and Knowledge Transparency Resistance Culture Risk Defining and clarifying setup of the Retained Organization, clear split of roles and responsibilities between all involved organizations Retention of key employees, availability of the right mix of skills, efficient knowledge transfer, smooth people transfer Lack of transparency regarding the outsourcing relationship, different and unaligned expectations, teams working in silos Rumors, Resistance, Works Council Issues, need to gain commitment and excite people Dealing with clashes in organizational culture, intercultural challenges, former colleagues become service provider Keep the business running, avoid loss in productivity, minimize the risk of the transition 25 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

26 and which Change Management elements adress them Outsourcing Project Sales & Planning Transition Transformation Steady State Adressing the Pain Points Roles & Responsibilities Key Skills and Knowledge Transparency Resistance Culture Risk Organization Design and Alignment Role Mapping Education and Knowledge Transfer Onboarding of Reebadged Employees Relationship Alignment, Teambuilding Program Leadership and Governance Stakeholder Engagement and Communication Culture Readiness Assessment Culture Transformation Program Strategy and Change Management 26 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

27 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 27 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

28 28 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

29 29 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

30 Dr. AIS Service Line Leader Germany Andreas Ritter HR Transition Manager 30 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

31 Agenda 1 Einleitung 2 IBM in Deutschland 3 Mitarbeiterintegration der konzeptionelle Ansatz 4 Mitarbeiterintegration ein praktisches Beispiel 5 Information schafft Vertrauen ein erster Eindruck 6 Closing 31 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

32 FRAGEN 32 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

33 VIELEN DANK 33 DGRI Mitarbeiterintegration bei Outsourcings

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