Behörden und Dienststellen, deren Bezügezahlungen vom Bundesamt für Finanzen - Dienstleistungszentrum - vorgenommen werden - B - L - VA -

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1 POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, Postfach 1308, Bonn Behörden und Dienststellen, deren Bezügezahlungen vom Bundesamt für Finanzen - Dienstleistungszentrum - vorgenommen werden - B - L - VA - Bundesamt für Finanzen - Verteiler 30 A - nachrichtlich: Bundesrechnungshof - 2 Mehrabdrucke - - Prüfungsgebiete VII 1 / VII 3 - Prüfungsämter des Bundes - je 2 Mehrabdrucke - HAUSANSCHRIFT BEARBEITET VON Dienstsitz Bonn Ellerstraße 56, Bonn Herrn Baldus TEL +49 (0) (oder ) FAX +49 (0) poststelle@bmf.bund.de TELEX DATUM 26. April 2004 BETREFF Lohnsteuerliche Behandlung von geldwerten Vorteilen und Auslagenersatz im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers; Änderungen ab 1. Januar 2004 BEZUG BMF vom 6. Februar Z C 3 - O /01 - ANLAGEN 1 GZ Z C 3 - O /04 (bei Antwort bitte angeben) Die als Anlage beigefügten Hinweise zur lohnsteuerlichen Behandlung von geldwerten Vorteilen und Auslagenersatz im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers - Stand: 1. Januar übersende ich mit der Bitte um Kenntnisnahme. Auf folgende Punkte mache ich besonders aufmerksam: Durch die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Änderung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Steuerabzug vom Arbeitslohn 2002 (Lohnsteuer-Richtlinien LStÄR 2004) vom 8. Oktober 2003 (BStBl I S. 455) sind insoweit keine Änderungen vorgenommen worden. Durch das Amtliche Lohnsteuer-Handbuch 2003 und das Amtliche Lohnsteuer-Handbuch 2004 sind insoweit keine Änderungen in die Lohnsteuer-Hinweise 2004 (LStH 2004) aufgenommen worden. Postanschrift Berlin: Bundesministerium der Finanzen, Berlin

2 Seite 2 Durch Art. 9 Nr. 10 Buchstabe a des Haushaltsbegleitgesetzes 2004 (HBeglG 2004) vom 29. Dezember 2003 (BGBl. I S. 3076) ist die Freigrenze lt. 8 Abs. 2 Satz 9 EStG von 50 Euro auf 44 Euro abgesenkt worden. Die 44-Euro-Freigrenze ist zwar in diesem Zusammenhang nicht anwendbar (siehe Nr. 1.8 der Hinweise); es wird jedoch der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen. Ich bitte um Beachtung und weitere Veranlassung, insbesondere Unterrichtung der in Ihrem Haus/Bereich für Telekommunikationsangelegenheiten zuständigen Organisationseinheit/en, Anordnung der ab 1. Januar 2004 anfallenden steuerpflichtigen Beträge zur Mitversteuerung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP beim Bundesamt für Finanzen - Dienstleistungszentrum - (elektronisches Formular 3976/IT-Verfahren KIWI: Schlüsselzahl 5010). Der Bezug ist nur noch für geldwerte Vorteile und Auslagenersatz anzuwenden, die/der vor dem 1. Januar 2004 angefallen bzw. zugeflossen sind/ist. Dieses/r Rundschreiben/-erlass steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den Internet- bzw. IVBB- Intranetseiten des Bundesamtes für Finanzen zur Verfügung (Internet: bezuegeabrechnung, IVBB-Intranet: Zur Mitteilung der für den Internetzugriff erforderlichen Angaben (Benutzerkennung, Passwort) ist ausschließlich eine an folgende -Adresse zu richten: klaus.siebert@bff.bund.de. Im Auftrag Meyer Beglaubigt Angestellte

3 baldo _04a0.doc Bundesministerium der Finanzen Anlage zu Z C 3 - O /04 - Referat Z C 3 - Hinweise zur lohnsteuerlichen Behandlung von geldwerten Vorteilen und Auslagenersatz im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers - Stand: 1. Januar Anlagen Diese Hinweise gelten nur für Behörden und Dienststellen, deren Bezügezahlungen vom Bundesamt für Finanzen - Dienstleistungszentrum - vorgenommen werden. Für andere Stellen im öffentlichen Dienst sind sie unverbindlich und können lediglich informatorischen Charakter besitzen. Änderungen/Ergänzungen/Weglassungen zu den Ausführungen nach dem Stand 1. Januar 2002 sind durch senkrechte Randstriche gekennzeichnet.

4 - 2 - Zur lohnsteuerlichen Behandlung von geldwerten Vorteilen und Auslagenersatz im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers teile ich Folgendes mit: Es gelten folgende steuerliche Regelungen: 19 Abs. 1, 8 Abs. 1 und 2, 3 Nr. 45 und Nr. 50 EStG (siehe Anlage 1), R 21e und R 22 LStR 2004, H 22 LStH 2004 (siehe Anlage 2). Ich gebe folgende ergänzende Hinweise: 1 Private Nutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen bzw. dienstliche Nutzung privater Telekommunikationsanlagen lt. der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen für die Bundesverwaltung (Dienstanschlussvorschriften - DAV -) vom 18. Dezember 1995 (GMBl 1996, S. 67) 1.1 Zu Nr Abs. 5 DAV Der geldwerte Vorteil aus nicht eingezogenen Leistungsentgelten für private Verbindungen im Festnetz- und im Mobilfunkbereich ist nach 3 Nr. 45 EStG i.v.m. R 21e LStR 2004 steuerfrei. 1.2 Zu Nr DAV Der geldwerte Vorteil aus dem Verzicht des Arbeitgebers auf Erstattung der Hälfte des monat-lichen Grundpreises eines Standard-Telefonanschlusses ist nach 3 Nr. 45 EStG i.v.m. R 21e LStR 2004 steuerfrei. 1.3 Zu Nr i.v.m. Nr Abs. 5 DAV Der geldwerte Vorteil aus nicht eingezogenen Leistungsentgelten für private Telegramme, Telex- und Telefaxschreiben ist nach 3 Nr. 45 EStG i.v.m. R 21e LStR 2004 steuerfrei.

5 Zu Nr. 4.1 DAV Die Erstattung der Leistungsentgelte für Telefonverbindungen, Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextschreiben sowie Telegramme ist als Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 1 LStR 2004 steuerfrei. 1.5 Zu Nr DAV Zu Nr Abs. 1 und 2 DAV Bedienstete außer Personenkreis nach Nr DAV Die Pauschalabfindung nach Nr Abs. 2 DAV ist als pauschaler Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 2 LStR 2004 steuerfrei, sofern sie weniger als 20 % des Rechnungsbetrages ausmacht Personenkreis nach Nr DAV Die Summe aus der Pauschalabfindung nach Nr Abs. 2 DAV und der Erstattung nach Nr DAV ist insoweit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln, als sie nicht als pauschaler Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 2 LStR 2004 steuerfrei bleiben kann Zu Nr Abs. 3 DAV Die Erstattung der Leistungsentgelte für Zusatzgeräte, die aus dienstlichen Gründen erforderlich sind sowie die Erstattung der Leistungsentgelte für zusätzliche, dienstlich angeordnete Eintragungen in amtliche Teilnehmerverzeichnisse ist als Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 1 LStR 2004 steuerfrei. Die Erstattung von Kosten beim Kauf von dienstlich erforderlichen Zusatzgeräten ist als Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 1 LStR 2004 unter der Voraussetzung steuerfrei, dass das Zusatzgerät so gut wie ausschließlich dienstlich genutzt wird.

6 Zu Nr DAV Siehe Ausführungen zu Nr Zu Nr Die Erstattung der Leistungsentgelte für einen Telefonanschluss, der ausschließlich für dienstliche Zwecke benutzt wird, ist als Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 1 LStR 2004 steuerfrei. 1.8 Anwendung der 44-Euro-Freigrenze Sofern die Pauschalabfindung bzw. Erstattung nach Nr und/oder DAV zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt ist die Freigrenze von 44 Euro im Kalendermonat nach 8 Abs. 2 Satz 9 EStG nicht zu berücksichtigen, da es sich um eine Geldleistung des Arbeitgebers handelt. 2 Private Nutzung eines dienstlichen Personalcomputers Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung eines dienstlichen Personalcomputers ist nach 3 Nr. 45 EStG i.v.m. R 21e LStR 2004 steuerfrei. 3 Private Nutzung eines dienstlichen Internetzugangs Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung eines dienstlichen Internetzugangs ist nach 3 Nr. 45 EStG i.v.m. R 21e LStR 2004 steuerfrei.

7 - 5-4 Sonstiges 4.1 Entgeltersatz für ein dienstliches Telefongespräch außerhalb der Dienststelle Der Entgeltersatz für ein dienstliches Telefongespräch, das der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb der Dienststelle führt, ist als Auslagenersatz nach 3 Nr. 50 EStG i.v.m. R 22 Abs. 1 LStR 2004 steuerfrei [siehe auch H 22 LStH 2004 (Stichwort: Allgemeines)]. 4.2 Aufzeichnungserleichterungen für Bundesminister und Staatssekretäre BMF vom 23. Januar Z C 2 - O /91 - (nur an OBB - B -) gilt weiterhin; ich mache darauf besonders aufmerksam. 4.3 Nicht unter den Geltungsbereich der DAV fallende Telekommunikationsanlagen in der Bundesverwaltung (Nr. 1.1 Abs. 2 DAV) Die geldwerten Vorteile im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers aufgrund der Vorschriften für Telekommunikationsanlagen des Bundespräsidialamtes, des Deutschen Bundestages, des Bundesrates und des Bundesverfassungsgerichtes, die besonderen Telekommunikationsnetze im Bereich des Bundesministeriums des Innern sowie des Bundesministeriums für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen, sonstige, nicht an das öffentliche Telekommunikationsnetz angeschlossene Telekommunikationsanlagen sind nach Maßgabe der einschlägigen steuerlichen Vorschriften (siehe Anlagen 1 und 2) zu ermitteln und ggf. zur Mitversteuerung anzuordnen.

8 Vorgehensweise in lohnsteuerlichen Zweifelsfällen Im Zweifelsfall kann beim Finanzamt Bonn-Außenstadt (Betriebsstättenfinanzamt des Bundesamtes für Finanzen - Dienstleistungszentrum -) eine Anrufungsauskunft nach 42e EStG eingeholt werden; dabei ist nach BMF vom 20. Juli Z C 2 - O /95 - vorzugehen. 4.5 Pauschalversteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 i.v.m. Abs. 3 EStG Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen und Zuschüssen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 i.v.m. Abs. 3 EStG kommt aus besoldungs-, tarif- und haushaltsrechtlichen Gründen nicht in Betracht. Die Sachzuwendungen und Zuschüsse sind steuerlich stets dem Arbeitnehmer zuzurechnen; auf BMF vom 2. Dezember Z C 3 - O /02 - mache ich aufmerksam.

9 baldo _04a1.doc ANLAGE 1 19 Abs. 1 EStG (1) 1 Zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören 1. Gehälter, Löhne, Gratifikationen, Tantiemen und andere Bezüge und Vorteile, die für eine Beschäftigung im öffentlichen oder privaten Dienst gewährt werden; 2. Wartegelder, Ruhegelder, Witwen- und Waisengelder und andere Bezüge und Vorteile aus früheren Dienstleistungen. 2 Es ist gleichgültig, ob es sich um laufende oder um einmalige Bezüge handelt und ob ein Rechtsanspruch auf sie besteht. 8 Abs. 1 und 2 EStG Einnahmen (1) Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 bis 7 zufließen. (2) 1 Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge), sind mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen. 2 Für die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zu privaten Fahrten gilt 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 entsprechend. 3 Kann das Kraftfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich der Wert in Satz 2 für jeden Kalendermonat um 0,03 vom Hundert des Listenpreises im Sinne des 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. 4 Der Wert nach den Sätzen 2 und 3 kann mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen angesetzt werden, wenn die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. 5 Die Nutzung des Kraftfahrzeugs zu einer Familienheimfahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist mit 0,002 vom Hundert des Listenpreises im Sinne des 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstands und dem Beschäftigungsort anzusetzen; dies gilt nicht, wenn für diese Fahrt ein Abzug von Werbungskosten nach 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 3 und 4 in Betracht käme; Satz 4 ist sinngemäß anzuwenden. 6 Bei Arbeitnehmern, für deren Sachbezüge durch Rechtsverordnung nach 17 Abs. 1 Nr. 3 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch Werte bestimmt worden sind, sind diese Werte maßgebend. 7 Die Werte nach Satz 6 sind auch bei Steuerpflichtigen anzusetzen, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen. 8 Die oberste Finanzbehörde eines Landes kann mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen für weitere Sachbezüge der Arbeitnehmer Durchschnittswerte festsetzen. 9 Sachbezüge, die nach Satz 1 zu bewerten sind, bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.

10 - 2-3 Nr. 45 EStG Steuerfrei sind 45. die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten; 3 Nr. 50 EStG Steuerfrei sind 50. die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz);

11 baldo _04a2.doc ANLAGE 2 R 21e LStR 2004 Betriebliche Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte ( 3 Nr. 45 EStG) 1 Die Privatnutzung betrieblicher Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. 2 Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software. 3 Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer in der Wohnung des Arbeitnehmers. 4 Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. 5 In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei. 6 Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden. R 22 LStR 2004 Durchlaufende Gelder, Auslagenersatz ( 3 Nr. 50 EStG) (1) 1 Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn 1. der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht und 2. über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird. 2 Dabei sind die Ausgaben des Arbeitnehmers bei ihm so zu beurteilen, als hätte der Arbeitgeber sie selbst getätigt. 3 Die Steuerfreiheit der durchlaufenden Gelder oder des Auslagenersatzes nach 3 Nr. 50 EStG ist hiernach stets dann ausgeschlossen, wenn die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst sind (>R 70). (2) 1 Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. 2 Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. 3 Dabei können bei Aufwendungen für Telekommunikation auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. 4 Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden. 5 Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. 6 Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. 7 Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben

12 - 2 - H 22 LStH 2004 Allgemeines - Nicht nach 3 Nr. 50 EStG steuerfrei Ersatz von Werbungskosten Ersatz von Kosten der privaten Lebensführung des Arbeitnehmers - Steuerfrei ist z.b. der Ersatz von Gebühren für ein geschäftliches >Telefongespräch, das der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs führt. Garagenmiete Stellt der Arbeitnehmer den Dienstwagen in einer von ihm angemieteten Garage unter, handelt es sich bei der vom Arbeitgeber erstatteten Garagenmiete um steuerfreien Auslagenersatz (>BFH vom BStBl II S. 829). Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn (>BFH vom BStBl III S. 607). Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und die pauschale Abgeltung im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entspricht (>BFH vom BStBl II S. 906). Änderungen und Ergänzungen gegenüber der vorherigen Fassung sind durch Fett- Kursiv-Druck hervorgehoben; Randstriche kennzeichnen die Stellen, an denen Text weggefallen ist.