REPORTING UND KENNZAHLEN

Transkript

1 REPORTING UND KENNZAHLEN Herausforderungen für das Travel Management im Mittelstand Olaf Lehmann Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG Praxistag Geschäftsreisen, 25.Nov. 2014, Würzburg

2 Kurzvita Olaf Lehmann Seit 1984 in der Tourismusbranche tätig / gelernter Reiseverkehrskaufmann Von 1994 bis 2004 Sales- bzw. Senior Account-Manager bei einem internationalen Geschäftsreiseanbieter Seit 2005 Head of Travel & Mobility Management bei der Grünenthal-Group in Aachen Referent u.a. für den Praxistag Geschäftsreisen VDR / BizTravel sowie dem bfp Fuhrparkforum, FA Mittelstand

3 Key Facts A mid-sized family-owned innovation-driven pharma company Shareholders Headquarters 100% Wirtz Family Aachen, Germany Commercial Business Units Grünenthal Europe & Australia Grünenthal Latin America Grünenthal North America Research & Development Therapeutic Areas Employees Revenues Grünenthal Innovation Europe Pain (prescription pharmaceuticals) and more Latam Pain CNS Gynecology and more Research & Development Pain Inflammation ~4.400 worldwide (~400 in R&D) 973 mn

4 Global Presence Pain leadership in established markets and adaptation to emerging markets in Latin America Objectives Bedminster (NJ), USA Mexico City, MX Quito, EC Aachen, DE Mitlödi, CH Milan, IT new: Chile and Brazil Pain leadership in Europe Strengthen our business in Latin America Benefit from US market potential building on strong partners Facts Legal entities in 26 countries Production sites in 5 countries International business: 86% of revenues Headquarters Production R&D-Unit Grünenthal affiliates Partner countries

5 A Leader in Pain Therapy Innovation Grünenthal s global brands European market leader 1 Active Substances Indication Market Launch Revenues (2012, mn) Tramadol Hydrochloride moderate to severe pain IR/ER 2 Buprenorphine Paracetamol + Tramadol Lidocaine Buprenorphine Tapentadol moderate to severe cancer pain and severe pain moderate to severe pain post-herpetic neuralgia moderate, chronic pain severe pain Tamper resistant formulation to deter crushing and misuse of tablets (USA: 2009) since Countries in which our products are available 26 Countries with affiliates in Europe, Australia, Latin America and USA +3% Revenue development vs. PY 1 defined pain market moderate to severe pain treatment 2 commercialized by Johnson&Johnson in North America, revenues from licenses 3 Revenues from licenses

6 Definition Travel Management Als TM werden die strategischen Maßnahmen bezeichnet, die die Mobilität der Reisenden eines Unternehmens sicherstellen und unterstützen. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen in den Bereichen, Einkauf, Planung, Abwicklung, Abrechnung und Controlling. Das Erstellen von Reisedokumenten gehört nicht zu diesen strategische Maßnahmen, sondern ist vielmehr Aufgabe eines beauftragten Leistungserbringers.

7 Workflow Travel Management

8 Travel Management im Unternehmen

9 Kennzahlen der wissenschaftliche Ansatz Absolute Zahlen relative Zahlen Hauptkennzahlen Vertiefungskennzahlen

10 Warum überhaupt Kennzahlen? Geschäftsführung / Vorgesetzten / Controlling Allgemeine Übersicht der Kosten Allgemeine Übersicht der Reiseströme Steuerung der Reiseaktivitäten Einkauf / Verhandlung von Reiseleistungen Kostensenkungsmaßnahmen Überwachung der Reiserichtlinien Benchmarking

11 Eigenschaften von Kennzahlen einfach und für alle leicht nachvollziehbar aussagekräftig schnell ermittelbar reproduzierbar eindeutig und klar definiert (transparent)

12 Wofür überhaupt Kennzahlen / Reporting? Budget / Planung Steuerung Kontrolle T R A N S P A R E N Z Zielerreichung Prävention Potenzial

13 Was bedeutet das? Kennzahlen / Travel Controlling Informationsmanagement

14 Es gibt viele Datenquellen

15 Es gibt viele Datenquellen Reisebüro OBE s Airlines Buchhaltung Hotels Bahn RK-Systeme Kreditkarten Mietwagen

16 Reporting gleich Reporting? bspw. Flugkosten Toll! und was sagt uns das nun? Toll, und was sagt uns das nun?

17

18 Reporting gleich Reporting? bspw. am Beispiel: Flug(kosten) Buchhaltung Kreditkarten Reisebüro Airline Welche Datenquelle bietet sich hier an?

19 Buchhaltungsreporting (für Flug) Reporting hausintern (bspw. SAP, FiBu) Zugang i.d.r. einfach zu beschaffen i.d.r. nur grobe Kostenübersicht (Sachkonten) keine Details nach Airlines, Strecken etc.

20 Buchhaltungsreporting (für Flug) Reporting hausintern (bspw. SAP, FiBu) + Zugang i.d.r. einfach zu beschaffen i.d.r. nur grobe Kostenübersicht (Sachkonten) +/- - keine Details nach Airlines, Strecken etc. -

21 Airlinereporting (für Flug) valide Zahlen, auch für abgeflogene Tickets alle Airlines müssen einzeln abgefragt werden

22 Airlinereporting (für Flug) + +valide Zahlen, auch für abgeflogene Tickets + alle Airlines müssen einzeln abgefragt werden -

23 Reisebüroreporting (für Flug) i.d.r. einfach und schnell zu erhalten kostenfrei oder kostengünstig nur ausgestellte, keine abgeflogenen Tickets keine unterwegs gekauften /umgebuchten Tickets

24 Reisebüroreporting (für Flug) i.d.r. einfach und schnell zu erhalten + kostenfrei oder kostengünstig nur ausgestellte, keine abgeflogenen Tickets + - keine unterwegs gekauften /umgebuchten Tickets -

25 Kreditkartenreporting (für Flug) Voraussetzung: einheitliches Kreditkartensystem kostenfrei oder kostengünstig häufig online alle Kosten werden erfasst (Company/Corporate)

26 Kreditkartenreporting (für Flug) Voraussetzung: einheitliches Kreditkartensystem kostenfrei oder kostengünstig + häufig online + alle Kosten werden erfasst (Company/Corporate) +

27 Grundsätzliches bevor wir loslegen WER im Unternehmen benötigt Informationen WAS genau wird benötigt? WOFÜR werden sie benötigt? WELCHER Zeitintervall soll ausgewertet werden? In welchem RHYTHMUS?

28 Kennzahlen (Auswahl) Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen, welche Kennzahlen für ein aussagefähiges Flugreporting sinnvoll sein könnten. F L U G

29 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz brutto Gesamtumsatz netto Klassenmix (Y / C / F-Cl.) Zielgebiet (D / EU / INT) F L U G Zielgebiet und Klassenmix

30 Kennzahlen (Auswahl) Top-Destinationen (Wert/Anzahl) Vorausbuchungsfristen Savings / Missed Savings Preis pro Flugmeile F L U G Tarifart (z.b. CNR s, IATA)

31 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Anzahl Übernachtungen Kosten pro Übernachtung Anteil Vertragshotels pro Dest. Ratenarten H O T E L

32 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Anteil der Fzg.kategorien Ø Preis PKW (Kategorie) Ø Preis pro Land oder Region Anteil Kurzzeit/Langzeit M I E T W A G E N

33 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Umsatz 1. bzw. 2. Klasse Ø Preis für Rennstrecken Umsatz Bahnangebote B A H N BahnCard-Auswertung

34 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtkosten Kosten Transaction Fee % Anteil TAF vs. Gesamtkosten Kosten Account Management Service Level Agreement R E I S E B Ü R O

35 Nachhaltigkeit CO²-Emission Weitere Anwendungsbereiche für Kennzahlen (Auswahl) Compliance Nutzungsquote Preferred Partner Nutzungsquote vorgegebene Buchungskanäle Prozesse Rahmenvertragsquote Maverick Buying Kundenzufriedenheit Lieferanten und Dienstleister

36 Olaf Lehmann / Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG Praxistag Geschäftsreisen, 25.Nov. Seite 2014, Würzburg

37 Auswertung nach Leistungsgruppen

38 Beispiel eines Missed Savingsreports

39 Summary (1) valide Daten und Informationen Auswertungssystem beachten auf wenige/spezifische Kennzahlen konzentrieren (weniger ist mehr) Kontinuität im Reporting Offen sein für Veränderungen

40 Summary (2) Internes Marketing / Kommunikation auch negative Zahlen gehören dazu Datenschutz beachten Betriebsrat / Betriebsvereinbarungen es gibt kein Patentrezept für ein Reporting das Reporting muss firmenspezifisch sein

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.