Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit - Organisatorische Grundlagen zur Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung

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1 Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit - Organisatorische Grundlagen zur Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung

2 Fokus des Konzeptes Rechtlicher Rahmen Fachanforderungen IT-Anforderungen IT-Verantwortliche Seite 1

3 Baukasten - Grundlagen + Bedarfsanalyse E-Akte Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Projektleitfaden Führungskräfteleitfaden Begleitung und Unterstützung Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Ergänzung Scan-Prozess E-Poststelle und E-Langzeit- Signatur speicherung Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen Seite 2

4 E-GovG Umsetzung und E-Akte E-GovG seit in Kraft 6: elektronische Aktenführung bis : Ersetzendes Scannen 9: Optimierung von Verwaltungsabläufen Umsetzung erfordert Ressortübergreifend abgestimmtes Vorgehen Harmonisierung von elektronischen Abläufen Einbindung in die zentrale IT-Steuerung des Bundes Standards für den Austausch von strukturierten Informationen Absender Titel Seite 3

5 E-Akte: Voraussetzung für digitale und moderne Verwaltung Effizienz und Wirtschaftlichkeit Wissensmanagement E-Zusammenarbeit Medienbruchfreie Prozesse Demografischer Wandel Verteilte Standorte Mobiler Zugriff Attraktiver Arbeitgeber Verwaltung Flexible Ressourcenverteilung Regulatorischer Rahmen Rechtsstaatlichkeit Nachvollziehbarkeit E-Government Gesetz Seite 4

6 E-Akte im Programm Digitale Verwaltung 2020 Regierungsprogramm zur Verwaltungsmodernisierung der 18. LP Bestandteil der Digitalen Agenda (Handlungsfeld Innovativer Staat ) Enthält Maßnahmen zur ganzheitlichen Einführung der E-Akte Absender Titel Seite 5

7 Handlungsfelder E-Akte Org. & Fach. Mensch Technik Org. Rahmen Muster Prozesse Kulturwandel Zentrale IT-Dienstleistungen Prozesse und Organisationsgrundlagen Veränderungsmanagement, Schulung, Sensibilisierung Gemeinsames Vorgehen Basisdienst E-Akte Informations- und Wissensmanagement Evaluation und Verbesserung Seite 6

8 E-Akte: Organisationsgrundlagen und Prozesse Schriftgutverwaltung Gemeinsames Verständnis zentraler Begriffe Posteingang / Postausgang Modernisierung RegR Grundlagen Geschäftsgang Digitalisierung Altregistratur Metadaten Kollaboratives Arbeiten und E-Akte Aktenrelevanz Prozesse zur leichten Elektronischer GG Modelle für typische Geschäftsprozesse Rolle Registratur, Modelle Definition von Nutzer-Rollen, Übertragung in die E-Akte Berechtigungen Aktenplan Erfahrungen aus Umstrukturierungen Empfehlungen / Leitlinien Wechselwirkung mit neuen Medien? Bedarf an Harmonisierung? Muster / Hilfsmittel Musterregelungen z.b. ersetzendes Scannen, Langzeitspeicherung, Umgang mit qs, Einsatz von D , Absender Titel Seite 7

9 Fokus der Organisation bei der E-Arbeit: Funktionierende, nutzerfreundliche Prozesse Kommunikation ( ) Fachanwendungen (Portale, Workflow) Kollaborationsplattformen Office DMS (z. B. E-Akte Basisdienst) VBS (z.b. Sharepoint) Fachanwendungen Speicher- und Backupsysteme / Cloud Identitätsmanagement Scan-Dienste Langzeitspeicherung Seite 8

10 Architekturansatz für eine E-Akte Umsetzung Querschnittsdienste Fachdienste Basisdienste Portal Kollab. WCM Individuelle SOA-Services Standard-Schnittstellen Dokumenten- Management- Kern WF/ BPMS Scanning Explorer PIM/ Office Langzeitspeicher Records Man. Quelle: Seite 9

11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesministerium des Innern Referat O1 / PG DiV 2020 Dr. Lydia Tsintsifa Tel. +49 (0) Seite 10

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