Der Wandel im Einkauf von IT-Lösungen. Bedeutung für IT und Fachbereiche

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1 Der Wandel im Einkauf von IT-Lösungen Mai 2014

2 Der neue Technologieeinkäufer und die neue Einkaufsmentalität Es gibt heute einen neuen Einkäufertypus im Bereich Informationstechnologie Bei diesen Technologieeinkäufern handelt es sich meistens um Geschäftsleiter oder Manager. Auf der Business-Seite sind die Einkäufer CEO s und Leiter von Abteilungen, Geschäfts- und Fachbereichen oder Prozessverantwortliche. In den meisten Industrieländern werden mittlerweile 55% aller Technologieausgaben durch das Business finanziert. Einkäufer haben die Geschäftsergebnisse im Visier sie konzentrieren sich auf Umsatz/Reingewinn, Ertrag, Produktivität und Anlagenrenditen. Für Einkäufer und Anwendungsverantwortliche sind Anwendungen und Daten bzw. Inhalte, Produkteinführungszeit, schnellerer Zugriff auf die Infrastruktur, Servicequalität und die Kontrolle über ihre eigenen Leistungskennzahlen entscheidend. 48 % der Business-Einkäufer beeinflussen alle Phasen des Technolgie- Beschaffungsprozesses 2

3 Warum Fachbereich die Ausgaben für Technologieanschaffungen erhöhen Business-Investitionen in Technologie steigen aus mehreren Gründen Die Mitarbeiter der einzelnen Funktionsbereiche werden technisch immer versierter und sind deshalb immer öfter in der Lage, ihre eigenen Technologieprojekte zu leiten (immer mehr technische Mitarbeiter sind den fachspezifischen Geschäftsbereichen unterstellt). Die wachsende Verbindung zwischen Technologie und Geschäftsergebnis schafft den Handlungsdruck, neue technologische Initiativen zu implementieren. Cloud-Computing erleichtert die Beschaffung, Implementierung und Verwaltung von Technologie für die nicht-technischen Mitarbeiter. Der Benutzerzugriff über mobile Anwendungen wird durch neue Initiativen der Fachbereiche gefördert (z. B. neue POS-Systeme, Kunden-Apps, Asset-Tracking- Systeme usw.). Fachbereiche sind stärker an der Entwicklung von Anwendungen beteiligt und kennen die zugrunde liegende Infrastruktur häufig besser obwohl dies nicht immer bedeutet, dass das Projekt von den Fachbereichen finanziert wird. Virtualisierung von Rechen- und Storage- Aufgaben ermöglicht neue Praktiken beim Technologie-Finanzmanagement wie Finanzierungsmodelle auf Basis von Servicekatalogen, Chargeback- oder Showback-Pläne. Diese neuen Finanzierungsmechanismen verbessern die finanzielle Transparenz und können zu weiteren Technologiefinanzierungen im Unternehmen ermutigen. Beim Service-Katalog-Modell gewinnt der Fachbereich ein Bewusstsein für das IT- Service-Level, das für die im Rahmen der jeweiligen Geschäftsprozesse ausgeführten Anwendungen benötigt wird. 3

4 Von Einkäufern initiierte Storage-Anschaffungen Storage gehört zu den wichtigsten technologischen Anschaffungen, die von Einkäufern angeregt werden 29% FAST 40 % (39,4 %) ALLER IT-PROJEKTE WERDEN NICHT MEHR DER IT-ABTEILUNG ZUGETEILT 70% 70% 69% 65% 62% 60% 8% 6% 5% 5% Marketing Kommunikation und Medien Branchenspezifische Betriebsabläufe Gesundheitswesen Dienstleistungen Lieferkettenmanagement Einzelhandel Fertigung Buchhaltung / Finanzwesen / Rechnungswesen Kundendienst Finanzdienstleistungen % der Storage-Technologie, die von den 5 wichtigsten Fachbereichen eingekauft wird % der Storage-Technologie, die von Einkäufern in den wichtigsten Branchen eingekauft wird Hinweis: Die Prozentangaben beziehen sich nur auf Unternehmen in den USA 4

5 Was Einkäufer aus den Fachbereichen wissen sollten Wann, wie und wo Daten gespeichert werden Da die Beschaffung von Storage-Lösungen immer häufiger von Fachbereichen beeinflusst (und manchmal finanziert) wird, gibt es einige Dinge, die Einkäufer über die Auswahl von Storage-Lösungen wissen sollten. Anforderungen der Anwendung d. h. Umfang, Ausnutzung und Standort sind wesentliche Bestandteile einer effektiven Storage-Planung. Die geschäftlichen Anforderungen an das benötigte Service-Level sind als Service-Level-Ziele zu formulieren, die von der technologischen Infrastruktur erfüllt werden können. Data Life-Cycle Management muss verstanden werden, das heißt, wie es sich auf einzelne Geschäftsbereiche auswirkt. Dies schliesst zum Beispiel die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ein, aber auch die Auswirkungen und Kosten der diversen Arten von Datenspeicherung. Kapazitätszuwachs bedeutet unterwartete bzw. außerplanmäßige Storage-Kosten; effektive Kapazitätsplanung und/oder ein Pay-per-Use-Modell können dazu beitragen, diese unangenehme Folge des Datenwachstums einzudämmen. 5

6 Was Fach-Einkäufer wissen sollten Wann, wie und wo Daten gespeichert werden Gesamtbetriebskosten (TCO) und Betriebskosten (Opex) spielen eine größere Rolle als die anfänglichen Anschaffungskosten. Einkäufer müssen die verschiedenen Kostenfaktoren innerhalb des gesamten Lebenszyklus der Lösung genau kennen. Auch wenn die Kosten pro Gigabyte im Einzelhandel weiter fallen, trifft das nicht für die Unternehmensinfrastruktur mit all ihren Anforderungen an Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Wiederherstellung zu. Notwendig ist eine Infrastruktur, die die Anforderungen der Fachbereiche an die Anwendungen erfüllt. Obwohl es Käufer nur wenig kümmert, von wem oder von wo aus die IT-Services bereitgestellt werden, sind Überlegungen im Zusammenhang mit den Anforderungen und Kosten in Bezug auf Storageund Infrastruktur-Services genauso wichtig, wenn für die Dienstleistung ein Cloud-Service-Provider in Anspruch genommen wird. Für weniger strategische Workloads wie , Collaboration-Apps und Datei-/Druck-Services kommt das Outsourcing in eine Cloud-Lösung in Frage, während strategischere Workloads wie Datenbanken, Lieferketten und Analytics-Anwendungen weiterhin im eigenen Rechenzentrum ausgeführt werden. 6

7 Best Practices: Wie die IT effizienter mit den kaufmännischen Abteilungen zusammenarbeiten kann Bei der Technologiebeschaffung treffen immer mehr Einkäufer aus den Fachbereichen die Entscheidungen, deshalb müssen IT-Abteilungen ihre Partnerschaft mit diesen Einkäufern verbessern Bei der Zusammenarbeit mit Einkäufern im Rahmen von Storage- oder anderen IT-Anschaffungen kann die IT spezifische Aufgaben übernehmen wie beispielsweise: den Fachbereich in die Lage versetzen, aus Daten Informationen zu gewinnen und basierend darauf Wettbewerbsvorteile zu ziehen als vertrauensvoller Service-Broker agieren, der die Einführung verschiedener Angebote über private, hybride und öffentliche Clouds regelt und ermöglicht sich zu einer schnellen Abteilung entwickeln, auf die sich der Fachbereich verlassen kann, wenn es um die Beschleunigung der Produkteinführungszeit geht 7

8 Best Practices: Wie die IT effizienter mit den kaufmännischen Abteilungen zusammenarbeiten kann Förderung von Governance über ein IT-Business Council Schafft Transparenz rund um Schlüsselprojekte, Finanzierungsquellen und Kompromisse Fördert eine gemeinsame Ausrichtung auf optimalen ROI und die gemeinsame Verantwortung aller Stakeholder Legitimiert die Teilnahme der IT am Gremium Erfasst sämtliche Aspekte und Prozesse des Unternehmens und übersetzt die Sprache der IT in die des Fachbereichs Ermöglicht ein Verständnis der betriebswirtschaftlichen Anwendungsfälle sowie des Werts bestimmter Anwendungen und Daten für das Unternehmen Entwickelt in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich die Wirtschaftlichkeitsberechnung für neue Informationstechnologie- und Datenservices Empfiehlt IT-Lösungen auf Grundlage der Service-Level-Agreements des Fachbereichs, d. h. stellt sicher, dass die Lösung an diesen SLAs ausgerichtet ist Verwendet Service-Level- Anforderungen häufiger, um Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen allesamt wesentliche Aspekte beim Einsatz von Storage-Lösungen 8

9 Best Practices: Wie die IT effizienter mit den kaufmännischen Abteilungen zusammenarbeiten kann Die IT sollte in der Lage sein, Lösungen basierend auf den Anforderungen der Fachabteilungen zu empfehlen - unabhängig von den internen IT Gegebenheiten Seien Sie bereit, externe IT-Dienstleister einzusetzen, wenn sie beispielsweise über branchenspezifisches Wissen verfügen Ideen zur Prozessverbesserung einbringen Beziehungen zu Entscheidern in den verschiedenen Geschäftsbereichen aufbauen Neue Technologien vorschlagen, die den Geschäftsablauf verbessern könnten Die Servicequalität aufrechterhalten 9

10 Best Practices: Wie die kaufmännischen Abteilungen effizienter mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten können Im Gegenzug profitieren Einkäufer auch von einer engeren Zusammenarbeit mit der IT - insbesondere, wenn die Zeit, der Ort und die Art der Speicherung von Daten betriebswirtschaftliche Auswirkungen haben Um ihre Partnerschaft mit der IT zu verbessern, sollten Einkäufer der Fachbereiche: die gewünschten betriebswirtschaftlichen Ergebnisse klar artikulieren eine Wirtschaftlichkeitsanalyse entwickeln d. h. die kaufmännischen Abteilungen sollten mit der IT zusammenarbeiten, um Wirtschaftlichkeitsanalysen für neue Technologieinitiativen zu entwickeln und die Finanzierung zu sichern Kriterien für die erforderlichen Reaktionszeiten auf Applikationsund Datenebene liefern Kriterien aufstellen, die den gesamten Lebenszyklus für Daten umfassen: Erstellung, Verwendung, Pflege und Zusammenstellung für e-discovery, etwa bei Gerichtsverfahren, oder ggf. Löschung. eine dynamische Umgebung planen, die Änderungen an den Service-Level- Anforderungen zulässt eine kurze Liste mit IT-Lieferanten zusammenstellen Methoden empfehlen, wie sich Geschäftsprozesse effizienter ausführen lassen die Kosten für IT-Leistungen, die von den Fachbereichen in Anspruch genommen werden, prüfen. Grund: Eine Infrastruktur, die Änderungen von Service-Levels nicht abbildet, kann zeitweise einen irreführenden Kostenvorteil aufweisen Vergleichen Sie die TCO eines eigenen Rechenzentrums mit der Option, ausgelagerte Services nach Verbrauch zu zahlen 10

11 Es ist höchste Zeit, sich anzupassen Die IT-Abteilung wird nicht verschwinden, aber ebensowenig der Einfluß der Technologie-Einkäufer aus den Fachbereichen Die Verlagerung der IT- Kaufentscheidungen hin zu den Fachbereichen scheint von Dauer zu sein. Dies repräsentiert die immer schneller voranschreitende Entwicklung der Technologie von einer unterstützenden Funktion hin zu einem wesentlichen Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Infrastruktur und von ihr abhängige Informationen und Anwendungen sind zentrale Komponenten für jedes erfolgreiche Unternehmen. IDC beschreibt diese Evolution der Technologie als Die 3. Plattform. Die 3. Plattform mit den Säulen Cloud, Mobility, Big Data und Social Collaboration ist mehr als nur ein Satz neuer Technologien sie besteht aus einer grundlegenden Veränderung der Methoden und Prozesse zwischen Kunden, Anbietern und ihren Ökosystemen. Die Verlagerung des Finanzierungsmodells der Technologie wird durch diese tiefgreifende Veränderung gefördert. Zentrale wirtschaftliche Stakeholder und IT-Abteilungen müssen proaktiv kommunizieren, um die Entscheidungsprozesse, Bedenken und die gewünschten wirtschaftlichen Ergebnisse des anderen bessern zu verstehen. Es gibt immer mehr Beispiele für bewährte Verfahren, von denen die Unternehmen profitieren können. 11