Hypes und Alltägliches beherrschen: funktionierende Prozesse für den Datenschutz im Mittelstand oder im Konzern

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1 Hypes und Alltägliches beherrschen: funktionierende Prozesse für den Datenschutz im Mittelstand oder im Konzern Natascha Düren Forum Rot, it-sa 2013 Nürnberg, Besuchen Sie uns! it-sa 2013, Halle 12.0, Stand 112

2 Unsere 160+ Mitarbeiter setzen seit 1990 Maßstäbe in IT- Sicherheits- und ebanking-standards und seit 2010 auch im Beauftragtenwesen

3 Neben unseren mehr als 350 Kunden aus der Sparkassen-Finanzgruppe steigt die Anzahl unserer Kunden aus der Privatwirtschaft ständig.

4 Die SIZ GmbH bietet ein abgestimmtes Produkt- und Dienstleistungsspektrum im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit (siehe

5 Datenschutz: Alltägliches und Hypes Fragen aus der Praxis: Wie wirkt der Datenschutzbeauftragte (DSB) auf die Beachtung des 35 BDSG hin (Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten)? Wie wirkt der DSB auf die Beachtung der Datenvermeidung und Datensparsamkeit bei der Erhebung hin? Wie überwacht der DSB die datenschutzkonforme Anwendung der DV-Programme? Wie wirkt der DSB auf den Schutz der Kunden-, Lieferanten- und Beschäftigtendaten hin? Wie kontrolliert der DSB, ob alle Mitarbeiter auf den Datenschutz verpflichtet sind? Wie kontrolliert der DSB die datenschutzgerechte Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optisch-elektronischen Einrichtungen? Wer beurteilt Hypes wie die Invasion von Smartphones in die Unternehmens-IT unter Datenschutz-Gesichtspunkten?

6 Mehr Effizienz erfordert ein standardisiertes und risikoorientiertes Datenschutzmanagement!

7 Als Datenschutzbeauftragter sollte man bürokratische Auswüchse vermeiden. Wie viel Bürokratie braucht Datenschutz? Ein Datenschutzmanagement muss Schlüsselfunktionen festlegen. Es muss sichergestellt werden, dass nicht nur effektiv, sondern effizient und reaktionsschnell gearbeitet wird. Klare und einheitliche Prozesse gewährleisten eine ordnungsgemäße Planung, funktionierende Feedback-Schleifen und einheitliches Handeln. Durch Einbindung des Datenschutzbeauftragten in einheitliche Prozesse ist eine effektive, effiziente und reaktionsschnelle Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anforderungen möglich!

8 Zur Reduzierung von Unternehmensrisiken: Verknüpfen des Datenschutzes mit den Geschäftsprozessen. Teilprozesse des Datenschutzes werden mit ausgewählten Kern- Geschäftsprozessen verknüpft. Dies führt zu Transparenz der Abläufe und Wechselbeziehungen Effektivität, Zuverlässigkeit und Validierbarkeit von Aktivitäten des DSB Flexibilität der Datenschutz-Prozesse bei sich ändernden Rahmenbedingungen Delegation und Kontrolle der Aufgaben zum Datenschutz Verringerung von Risiken durch Organisationsverschulden

9 Die Prozess-Standardisierung muss mit einheitlichen Dokumentationen, Prüfungsstandards und Umsetzungen einhergehen. Nachvollziehbare Dokumentation Angemessene Beteiligung des DSB an internen Prozessen Umsetzung der Mindestanforderungen der Datenschutzschulungen Einheitliche Beurteilung von Auftragsdatenverarbeitung und Funktionsübertragung Standardisierte ADV-Prüfungen nach 11 BDSG etc.

10 Die Datenschutz-Prozesse müssen daher modular ausgestaltet sein! Dienstleistungsportfolio mit modularen Prozessbausteinen und Service-Leveln Standardprozesse On-Demand-Prozesse Mitarbeiter schulen Vorabkontrolle durchführen Meldepflicht entsprechen Verfahrensverzeichnis führen Zulässigkeit DV prüfen Rechte Betroffener wahren.. Vor-Ort-Audit nach 9 BDSG durchführen Zugriffe von Handelsvertretern prüfen Kennzeichnung der Videoüberwachung vor Ort regelmäßig überprüfen.. Strukturierte Prozesse sind bei den Kern-Geschäftsprozessen selbstverständlich beim Datenschutz machen viele, was sie glauben, dass es richtig sei.

11 Beispielprozess: Vorabkontrolle sicherstellen (1) Aufgabe/Ziel Wenn automatische Datenverarbeitungsverfahren besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen, muss die Zulässigkeit dieser Verfahren vor Beginn der Verarbeitung geprüft werden. Gem. 3a BDSG ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zum angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert

12 Beispielprozess: Vorabkontrolle sicherstellen (2) Umsetzung Wenn sensible personenbezogene Daten ( 3 Abs. 9 BDSG) verarbeitet werden oder die Verarbeitung dazu bestimmt ist, die Persönlichkeit des Betroffenen einschließlich seiner Fähigkeiten, seiner Leistung oder seines Verhaltens zu bewerten, ist vor Einführung des Verfahrens der Datenschutzbeauftragte durch die initiierende Fachabteilung zu informieren, damit dieser die Vorabkontrolle durchführen kann. Der Datenschutzbeauftragte ist über das Programmeinsatzfreigabeverfahren in den Prozess einzubinden. Hält der Datenschutzbeauftragte eine Vorabkontrolle für erforderlich, darf die Anwendung erst eingesetzt werden, wenn er seine Zustimmung zum Einsatz erteilt hat. Bei Vorliegen einer Vorabkontrolle erstellt der Datenschutzbeauftragte eine Stellungnahme für den betreffenden Fachbereich. Weiterhin wird eine Kopie über den Bereich Personal an den Personalrat zur Kenntnisnahme weitergeleitet, da diese Art der Datenerhebung auch mitbestimmungspflichtig ist.

13 Fazit An das Datenschutzmanagement bestehen intern und extern sich verändernde Anforderungen. Um möglichst effizient auf diese Anforderungen reagieren zu können, empfiehlt sich die Einführung strukturierter und risikoorientierter Prozesse. Einheitliche Prozesse bei wiederkehrenden Anforderungen/ Fragestellungen sparen Ressourcen. Strukturierte Prozesse ermöglichen die Auslagerung des DSB und so weitere Effizienzgewinne durch: Auslastungsbedingten Know-How-Vorsprung des DSB Geringere Aufwände für Weiterbildung

14 Vielen Dank für Ihr Interesse! Natascha Düren SIZ GmbH Simrockstraße Bonn Telefon: Telefax:

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