Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kommunikationskonzept für die OFI GbR

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1 Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kommunikationskonzept für die OFI GbR Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 1 von 6

2 Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit bitten wir Sie um Abgabe eines Teilnahmeantrages im Rahmen des oben genannten Vergabeverfahrens. Bei der Erstellung des Teilnahmeantrages bitten wir um Beachtung der EU- Bekanntmachung sowie der nachfolgenden Verfahrensbedingungen. 1. Einführung und Leistungsgegenstand Mit dem Ziel, der Urlaubsregion Ostfriesische Inseln zu größerer Bekanntheit und Präsenz als Reiseziel zu verhelfen, haben sich sieben Kommunen, fünf Reedereien und zwei Fluggesellschaften aus der Region Ostfriesland zur Werbegemeinschaft Ostfriesische Inseln (OFI) GbR zusammengeschlossen. Im Rahmen eines Strategieentwicklungsprozesses der OFI GbR fanden mehrere Strategieworkshops statt, in denen der Status Quo analysiert wurde. Basierend auf diesen Analysen wurden Positionierungsziele für eine gemeinsame Dachmarke der OFI GbR festgelegt. In diesem Zusammenhang sucht die OFI GbR einen kompetenten und erfahrenen Marketing- und Kommunikationsdienstleister, der diese Marketing und Kommunikation betreffenden Positionierungsziele inklusive einer zielgruppenspezifischen Ansprache leistet. 2. Verfahren 2.1 Es wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. In dem Teilnahmewettbewerb reichen die interessierten Unternehmen (Bewerber) zunächst mit ihrem Teilnahmeantrag (Bewerbung) nur Eignungsnachweise gemäß der Liste einzureichender Unterlagen ein. Die Unterlagen, die in Ziffer 1.4 des Dokuments Aufforderung zur Angebotsabgabe" aufgeführt sind, sind nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Aus dem Kreis der Bewerber werden maximal 10 geeignete Unternehmen nach Maßgabe der in Ziffer II.2.9 der EU-Bekanntmachung beschriebenen Kriterien ausgewählt und zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Erst nach dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe sind von den ausgewählten Bietern die Angebote zu erstellen. 2.2 Die Werbegemeinschaft Ostfriesische Inseln (OFI) GbR wird in dem Vergabeverfahren durch die VKU Consult GmbH vertreten. Die VKU Consult GmbH ist Ansprechpartner bei Fragen interessierter Unternehmen sowie die Stelle zur Einreichung der Teilnahmeanträge (vgl. Anhang A der EU-Bekanntmachung). 3. Form des Teilnahmeantrages; Fristen 3.1 Der Teilnahmeantrag samt Anlagen ist in folgender Form einzureichen: Abgabe per Post oder persönlich bei der VKU Consult GmbH 1-fach in Papierform Scan / elektronische Form des Antrags auf USB-Datenträger Verschlossener Umschlag mit Aufschrift auf dem Umschlag: NICHT ÖFFNEN Teilnahmeantrag Markenbildungs-, Marketing- und Kommunikationskonzept Reihenfolge gemäß beigefügter Liste einzureichender Unterlagen (02_TA_Liste einzureichender Unterlagen): 1) Aufgabenteilung 2) Erklärungen zum Unternehmen 3) Vorlage Bankauskunft 4) Unternehmensreferenzen 5+6) Kurzdarstellung Struktur Projektteam 7) ggf. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer / Eignungsleihgeber 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 2 von 6

3 8) ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung 9) Tariftreueerklärung Es sind die zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden. Die Übersendung nur per Telefax oder in elektronischer Form, z.b. mittels , ist nicht zulässig. 3.2 Der Teilnahmeantrag ist an den vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterschreiben. Eine Unterschrift Im Auftrag ( i.a. ) genügt dieser Anforderung nicht. Der Auftraggeber behält sich vor, einen Nachweis für die Vertretungsmacht der unterzeichnenden Person abzufragen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von dem vertretungsberechtigten Mitglied zu unterschreiben, das in dem Formblatt 07_TA_Bewerbergemeinschaftserklärung genannt wird. 3.3 Adresse für das Einreichen des Teilnahmeantrags: VKU Consult GmbH z.hd. Frau Cornelia Ludwig Invalidenstraße Berlin 3.4 Frist für das Einreichen des Teilnahmeantrages: , 14:00 Uhr 4. Eignungsnachweise gemäß Ziffer III.1.3 der EU-Bekanntmachung 4.1 Mit dem Teilnahmeantrag sind die gemäß der EU-weiten Bekanntmachung geforderten Eignungsnachweise vorzulegen. Für die Erklärungen sind die beiliegenden Formblätter zu verwenden. 4.2 Alle vorzulegenden Unterlagen sind in der beigefügten Anlage 02_TA_Liste einzureichender Unterlagen aufgezählt. 4.3 Für die vorzulegenden Referenzen gilt folgendes: Die nachfolgend aufgeführten Referenzleistungen können mit einem oder mehreren Projekten belegt werden. Es sind jeweils die in dem Formblatt 05_TA_Unternehmensreferenzen geforderten Angaben zu machen. Mit den Referenzen sollen die folgenden unternehmensbezogenen Erfahrungen aus den letzten 3 Jahren belegt werden: Leitung und Steuerung eines multidimensionalen Projekts mit mehreren internen und externen Projektbeteiligten verschiedener Gewerke Konzeption, Erstellung und Umsetzung von Markenaufbau-/ Markenführungskonzepten Konzeption, Erstellung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationskonzepten Die Angaben zu den Referenzleistungen sollen belegen, dass der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft in der Lage ist, mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Projekte durchzuführen. 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 3 von 6

4 5. Anfragen zum Ausschreibungsinhalt 5.1 Anfragen zum Vergabeverfahren sind in Textform ( oder Post) an folgende Stelle zu richten: VKU Consult GmbH z.hd. Frau Cornelia Ludwig Invalidenstraße Berlin 5.2 Die Anfragen müssen spätestens bis eingehen. Mündliche und telefonische Anfragen werden nicht beantwortet. 5.3 Anfragen interessierter Unternehmen, die für sämtliche interessierten Unternehmen Bedeutung für die Angebotsbearbeitung haben können, werden gesammelt und sämtlichen Unternehmen, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, gleichlautend bekannt gemacht. 6. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber unverzüglich den Auftraggeber vor Abgabe in Textform darauf hinzuweisen. 7. Bewerbergemeinschaften 7.1 Künftige Bietergemeinschaften müssen den Teilnahmeantrag als Bewerbergemeinschaft einreichen. Zum Nachweis des Vorliegens einer Bewerbergemeinschaft muss eine ausdrückliche Erklärung der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden, in welcher die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie der bevollmächtigte Vertreter benannt werden. Außerdem müssen die Mitglieder die gesamtschuldnerische Haftung erklären. Diese Erklärung ist durch alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft zu unterzeichnen. Für die Erklärung ist das beigefügte Formblatt 07_TA_Bewerbergemeinschaftserklärung zu verwenden. 7.2 Der Teilnahmeantrag ist entweder von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter zu unterzeichnen. 7.3 Die beabsichtigte Aufgabenteilung der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft ist in dem Formblatt 03_TA_Aufgabenteilung zu erläutern. 7.4 Der Austausch von Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vor Angebotsabgabe oder die Bildung einer Bewerbergemeinschaft vor Angebotsabgabe kann der Auftraggeber ablehnen. Der Austausch von Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft nach Angebotsabgabe oder die Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach Angebotsabgabe ist in jedem Fall unzulässig. Es ist ebenfalls unzulässig, als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als einzelner Bieter oder als Mitglied einer anderen Bietergemeinschaft an dieser Ausschreibung teilzunehmen. 7.5 Soweit in den Vergabeunterlagen der Begriff Bewerber verwendet wird, gilt dies zugleich auch für Bewerbergemeinschaften. 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 4 von 6

5 8. Nachunternehmer und Eignungsleihe 8.1 Beabsichtigt der Bewerber, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er bereits mit seinem Teilnahmeantrag die Erklärungen über die beabsichtigte Aufgabenteilung abgeben (Formblatt 03_TA_Aufgabenteilung verwenden). 8.2 Außerdem müssen für Nachunternehmer die in der EU-Bekanntmachung verlangten Eignungsnachweise abgegeben werden (vgl. die Aufstellung in der Liste einzureichender Unterlagen). Eine Erklärung der Nachunternehmer, dass sie sich zur Leistungserbringung verpflichten (Verpflichtungserklärung), kann bereits mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden. Sie muss spätestens mit dem Angebot eingereicht werden. Will ein Bieter in der Phase vor Angebotsabgabe einen Nachunternehmer, den er im Teilnahmeantrag benannt hatte, austauschen, sind für diesen neuen Nachunternehmer die Eignungsnachweise nachzureichen. Für die Verpflichtungserklärung ist das Formblatt 06_TA_Verpflichtungserklärung zu verwenden. 8.3 Ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft kann sich zum Beleg der Eignung der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (sogenannte "Eignungsleihe"). In diesem Fall hat der Bewerber für diese anderen Unternehmen ("Eignungsleihgeber") die unter III.1.3 der Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen (z.b. Referenzen) in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit oder Fachkunde beruft. Für Nachunternehmer, die zugleich Eignungsleihgeber sind, muss die Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen bereits mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden. 9. Datenschutz Die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften willigen durch die Beteiligung an diesem Verfahren ein, dass ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren beim Auftraggeber in Form einer automatisierten Datei geführt werden. Auf schriftlich dem Angebot beizufügenden Wunsch werden diese Daten nach Beendigung des Vergabeverfahrens gelöscht. Mit freundlichen Grüßen Jarno Wittig VKU Consult GmbH für die Werbegemeinschaft Ostfriesische Inseln (OFI) GbR Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und trägt keine Unterschrift. Liste der Anhänge: 02_TA_Liste einzureichender Unterlagen 03_TA_Aufgabenteilung 04_TA_Unternehmen 05_TA_Unternehmensreferenzen 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 5 von 6

6 06_TA_Verpflichtungserklärung 07_TA_Bewerbergemeinschaftserklärung 08_TA_Tariftreuerklärung 01_TA_Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags Seite 6 von 6

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