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1 C U S T O M E R S U C C E S S Bayer Business Services Output Management: zuverlässig & kontrolliert Output Management ist eine kritische Komponente in den IT-Prozessen unserer Kunden. Zuverlässigkeit und Kontrolle stehen hier für uns an oberster Stelle. Wird der Geschäftsprozess unterbrochen, hat das unmittelbare Auswirkungen auf andere Prozesse, beispielsweise bei Versandetiketten in den Produktionsstraßen, Lieferscheinen und Transportpapieren. Ohne diese kommen die Produkte nicht termingerecht bei unseren Kunden an!

2 Bayer Business Services bietet seinen Kunden hohe Qualitätsstandards und ein kundenorientiertes Produktportfolio. Dazu zählt auch Output Management. Wir sprechen hier auch nicht nur vom Druck alleine Ausgabekanäle wie Fax, , Web und Archivsysteme gilt es einheitlich zu berücksichtigen. Die Macro 4-Lösung bildet dabei die Basis-Infrastruktur für die effiziente Administration, gesicherte Kontrolle und zentrale Überwachung. Die Lösung hat uns überzeugt. Frank Adams, IT Operations, Bayer Business Services

3 C U S T O M E R S U C C E S S H E R A U S F O R D E R U N G F Ü R D E N K U N D E N Zuverlässiges und kontrolliertes Drucken aus SAP R/3 heraus Optimierung dokumentenbasierter Betriebsprozesse Effiziente Output-Verteilung an Drucker, Faxgeräte oder andere elektronische Ausgabekanäle Kontrollierte Einbindung der vorhandenen Formulargestaltungslösungen L Ö S U N G Output Management E N T S C H E I D E N D E V O R T E I L E Weniger Ausfallzeiten und reduzierte Betriebskosten Kostensenkung bei Papier und Verbrauchsmaterialien Reduzierter Verwaltungsaufwand aller Output-Geräte Rechnungen, Bestellscheine und Transportpapiere werden in Unternehmen oftmals nicht vollständig gedruckt, versandt oder archiviert. Die Prozesskette reißt ab, wodurch Einzelprozesse, wie beispielsweise umfangreiche Druckläufe, fehleranfällig sind und häufig komplett wiederholt werden müssen. Output Management steht für die effiziente und gesicherte Verteilung von Output zwischen beliebigen Anwendungen und beliebigen Ausgabekanälen innerhalb eines Unternehmens. Systeme für Enterprise Ressource Planning (ERP) verfügen häufig nur über sehr begrenzte Möglichkeiten, den Output für Drucker und den elektronischen Versand zu meistern. Die Bayer AG setzt seit einigen Jahren unternehmensweit die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP R/3 ein. In diesem Zuge löste das ERP-System schrittweise die Mainframe-Systeme des Unternehmens ab. Die Verantwortlichen gingen zunächst davon aus, dass sich der Output, sprich in erster Linie der Druck, genauso verhält, wie man es vom Mainframe seit vielen Jahren gewöhnt war: zuverlässig und sicher. Tatsächlich konnte das neue System zwar alle notwendigen Dokumente generieren, die Spooling- und Trackingfunktionen waren jedoch limitiert. Fiel beispielsweise der angesteuerte Drucker aus, meldete das System trotzdem einen erfolgreichen Ausdruck. Der Druckauftrag konnte weder umgeleitet werden, noch wurde registriert, ob der Ausdruck tatsächlich erfolgte. Auch bei der Formulargestaltung, beispielsweise mit unterschiedlichen Logos, wurden immer häufiger die Grenzen des Systems erreicht. Als Basisinfrastruktur für das unternehmensweite Output Management entschied sich Bayer daher für die Macro 4-Lösung, da man den Druck als eine wesentliche Voraussetzung für die optimale Umsetzung vieler Geschäftsprozesse identifiziert hatte. Zusätzlich wurde ein externer Formulargestalter evaluiert.

4 C U S T O M E R S U C C E S S Die Herausforderung Bayer druckt Dokumente, die weltweit verteilt werden. Es gibt Anschreiben für die unterschiedlichen Gesellschaften, Teilkonzerne und Servicebereiche, Rechnungen und Bestellungen mit eigenen Logos. Zusätzlich existieren verschiedene Formulare für Belege wie beispielsweise Erlaubnisscheine und Arbeitskarten für die Instandhaltung sowie Versandetiketten, Gehaltsabrechnungen und Zeitnachweise, Formulare für den Antrag der Riester-Rente und nicht zuletzt Transportpapiere für Bestellungen und die Abfertigung der LKWs. Ohne diese zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, würde die Produktion still stehen. Schon Ende 1998 wurde im Rahmen der konzernweiten SAP R/3 -Einführung bei der Bayer AG ein Projekt aufgesetzt, um eine einheitliche Lösung für die über den SAP R/3 -Standard hinausgehenden Anforderungen im Bereich unternehmensweites Output Management zu entwickeln. Zentrale Herausforderungen waren hierbei: Zuverlässiges und kontrolliertes Drucken aus SAP R/3 heraus Statusrückverfolgbarkeit der Druckaufträge im SAP R/3 Dokumente mit identischem Aussehen faxen und archivieren zu können Reduzierung des Schnittstellenaufwandes für die Integration verschiedener Anwendungen Einfache Formulargestaltung und zentrale Verwaltung Die Lösung Das Output-Management-System (OMS) von Macro 4 übergibt die Dokumente kontrolliert an den jeweiligen Ausgabekanal und überwacht die Rückmeldungen. Bricht ein Druckjob ab, weil der Toner leer ist oder ein Papierschacht nicht angesteuert werden kann, meldet der Drucker dies. Der Anwender erkennt über die Rückmeldung in seinem SAP R/3 - Bildschirm, dass ein Problem besteht. Er kann das Dokument betrachten (Preview), zeitversetzt oder selektiv drucken, auf einen anderen Drucker umleiten oder auch löschen. Über den Single-Point-of-Control registriert auch der Administrator dieses Problem und kann es analysieren sowie gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Anwender die entsprechenden Schritte zur Behebung einleiten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ungewöhnliche Zustände direkt erkannt werden und die Verantwortlichen reagieren können. Output Management ist jedoch mehr als kontrolliert drucken. An die OMS-Lösung angeschlossen sind heute 20 produktive SAP R/3 -Systeme, aus denen mit einem externen Formulargestalter (außerhalb von SAP R/3 ) über 300 Formulare aufbereitet werden. Analog zu den dreistufigen SAP-Entwicklungslandschaften (Entwicklung, Qualitätssicherung, Produktion) wird auch die Formulargestaltung in einer dreistufigen Umgebung entwickelt und in die Output-Management-Infrastruktur von Macro 4 integriert. Die Veränderung des Aussehens eines Dokumentes außerhalb von SAP R/3 bedeutet jedoch auch, dass dieses veränderte Dokument kontrolliert an einen anderen Ausgabekanal, wie beispielsweise ein Archiv, übergeben werden muss. So werden aus einem einzigen Masterjob aus SAP R/3 durch die OMS-Infrastruktur mehrere Childjobs für den jeweiligen Ausgabekanal entsprechend aufbereitet und dann durch das OMS kontrolliert verteilt. Mit dieser Infrastruktur ist sichergestellt, dass identische Dokumente sicher und kontrolliert an die entsprechenden Ausgabekanäle verteilt werden und der Anwender immer einen zuverlässigen Status über diesen Ausgabeprozess hat. Durch das OMS werden heute problemlos über weltweite Druckjobs am Tag realisiert, hinzu kommen über Etiketten, Faxe und Archivdokumente. Teilweise werden die Dokumente auch über ein Internetportal den Kunden zur Verfügung gestellt. Außerdem werden Mails mit den Dokumenten als PDF-Anhang versandt.

5 C U S T O M E R S U C C E S S Die Lösung ist seit dem Jahr 2000 produktiv und wird applikations- und serverseitig als System mit höchster Verfügbarkeit (7x24 Stunden) durch die Bayer Business Services, die Servicegesellschaft des Bayer-Konzerns für IT-basierte kaufmännische und wissenschaftliche Dienstleistungen, betrieben. Die mehr als geschäftskritischen Drucker werden von Bayer Business Services zukünftig mit den Macro 4-Lösungen Columbus Admin und Columbus SPOC überwacht und administriert. Zusätzlich bietet Bayer Business Services Formularentwicklung, Beratung und Schulungen zum Thema OMS an. Die Macro 4-Lösung bildet die Basis-Infrastruktur für die effiziente Administration, gesicherte Kontrolle und zentrale Überwachung. Der Nutzen Zentrale Administration, Kontrolle und Steuerung des gesamten Outputs an die verschiedensten Zielsysteme mit geringem Administrationsaufwand durch Single-Point-of-Control Weniger Ausfallzeiten und Minimierung der damit verbundenen Folgekosten durch zentrales Queueing/Monitoring der Ausgabeaufträge und durch zuverlässige Verteilung, Bestätigung sowie detaillierte Rückmeldungen im SAP-Spool-Protokoll über den Druckerstatus und Druckjob an einen oder mehrere Empfänger, weltweit verteilte Standorte und Druck oder Verteilsysteme Kostensenkung bei Papier und Verbrauchsmaterialien durch Reduzierung von Mehrfach-Ausdrucken und Verringerung des Druckaufkommens mittels Kopiensteuerung Zentrale Administration für die qualitätsgesicherte Implementierung und Konfiguration aller Output-Geräte im OMS und SAP Zentrale Überwachung der Output-Infrastruktur Frühzeitige, einfache Fehlerdiagnose und schnelle Behebung Die Vorteile Drucker-unabhängige Generierung von Barcodes Etiketten-Produktionsdruck (Zebra und IGP Drucker) Erstellen verschiedener Datenströme für mehrere Ausgabemedien (Druck, Fax, Archiv, Mail) aus einem Spooljob Einheitliches Formularlayout für alle R/3 -Systeme und Ausgabemedien (beliebige Drucker [PS, PCL, Zebra, IGP,...], Fax, Archiv, Mail, Web) durch externen Formulargestalter detaillierte Rückmeldung über jedes Ausgabemedium im SAP-Spool-Protokoll Offene Standardlösungen für Erweiterungen

6 Belgium Tel: +32 (0) Fax: +32 (0) Switzerland Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) France Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) UK Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) Macro 4 GmbH Humboldtstr Aschheim bei München Germany Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Italy Tel: +39 (0) Fax: +39 (0) Spain Tel: Fax: USA Tel: Fax: Über Macro 4 Macro 4 ist ein globales Software- und Dienstleistungsunternehmen, das Organisationen dabei unterstützt, die Performance ihrer geschäftskritischen Applikationen und Prozesse zu verbessern. Die Software-Lösungen von Macro 4 für Dokumenten- und Daten-Management, Fehler-Analyse sowie Performance-Management können schnell und unkompliziert in bereits bestehende Architekturen implementiert werden, wodurch auch in sehr komplexen IT-Umgebungen ein sofortiger Mehrwert generiert wird. Macro 4 ist ein Mitglied der UNICOM Global Unternehmensgruppe und weltweit an allen wichtigen Märkten durch eigene Niederlassungen in USA und Europa sowie durch Partner vertreten. Für weitere Informationen über Macro 4 Produkte und Dienstleistungen besuchen Sie: Copyright All Rights Reserved. Macro 4 Limited - a division of UNICOM Global. UNICOM Systems, Inc. UNICOM Plaza Suite 310, San Fernando Mission Blvd., Mission Hills, CA USA Tel: Fax:

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