Erste Schritte Access starten...16

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1 Inhalt Erste Schritte Access starten Eine Datenbank anhand einer Vorlage erstellen...17 Welcher Vorlagentyp sollte gewählt werden? Eine Access-Desktopdatenbank zur Adressverwaltung erstellen...17 Adressen eingeben...19 Dateneingabe per Eingabemaske...19 Adressaten drucken Der Access-Bildschirm - ein erster Überblick Bestandteile einer Access Datenbank Übersicht Datenbankobjekte...25 Die Datenbankobjekte im Navigationsbereich Objektansichten Die Befehlseingabe Das Menüband Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe Hilfe erhalten Datenbanken öffnen und schließen Eine Datenbank öffnen...33 Sicherheitseinstellungen beim Öffnen...35 Was Sie beim Öffnen noch beachten sollten...36 Datenbank schließen Zusammenfassung Datenbankgrundlagen Datenbankmodelle...38 Was ist eine Datenbank? Welche Datenbankmodelle gibt es? Aufbau und Funktionsweise relationaler Datenbanken Tabellen...39 Primärschlüssel Beziehungen Indizes... 41

2 2.3 Die Daten in Tabellen aufteilen...41 Häufige Fehler in Datenbanken...41 Tabellen normalisieren Wie gehen Sie beim Datenbankentwurf vor?...46 Checkliste...46 Was Sie bei der Vergabe von Namen beachten sollten Die Übungsdatenbank zur Artikelverwaltung Zusammenfassung Tabellen erstellen Die Übungsdatenbank Artikelverwaltung erstellen Eine Tabelle in der Datenblattansicht anlegen...53 Eine neue Tabelle zur Speicherung von Kundenadressen erstellen Felddatentypen...56 Weitere Feldeigenschaften Spaltenbreite, Spalten hinzufügen und löschen Eine Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen/anzeigen Primärschlüssel definieren Weitere Felder hinzufügen So verwenden Sie den Datentyp Zahl...67 Zahlen- und Datumsformate...68 Die Dateneingabe mit Eingabeformaten steuern...68 Regeln zur Kontrolle der Dateneingabe...71 Standardwerte vorgeben...72 Besonderheiten bei Feldern von Typ Text Indizes erstellen und verwalten Nachschlagefelder...75 Nachschlagefeld mit Werten aus Tabelle erstellen...75 Die Eigenschaften von Nachschlagefeldern bearbeiten...79 Eine Wertliste als Datenherkunft Mehrere Werte auswählen Felder in Tabellen berechnen Tabellen im Navigationsbereich verwalten Nachträgliche Änderungen am Tabellenentwurf...86 Felder hinzufügen und löschen Sonstige Änderungen... 86

3 3.8 Zusammenfassung Übung: Tabellen erstellen Teil 1: Zusammenfassung und Kontrolle...88 Teil 2: Übungsaufgaben Dateneingabe und Umgang mit Tabellen Dateneingabe in Tabellen Neue Datensätze hinzufügen Datensatz speichern In der Tabelle bewegen Datensätze nachträglich ändern...95 Datensätze löschen Tabellenlayout anpassen Spaltenbreiten ändern...97 Spalten verschieben Tabelle formatieren...97 Layout-Änderungen speichern Tipps und Besonderheiten bei der Eingabe...99 Nützliche Tastenkombinationen bei der Eingabe Was ist bei einzelnen Felddatentypen zu beachten? Dateianlagen, Bilder Tabellen sortieren, filtern und drucken Tabelle sortieren Datensätze filtern Feldinhalte suchen und ersetzen Summen und Zusammenfassungen anzeigen Tabelle drucken Zusammenfassung Übungsaufgaben Teil 1: DieTabelle tblkunden Teil 2: DieTabelle tbllieferanten Teil 3: Die Tabelle tblartikel

4 5 Beziehungen zwischen Tabellen :n Beziehungen Beziehung mit dem Nachschlage-Assistenten erstellen Dateneingabe mit Unterdatenblatt Beziehungen kontrollieren und bearbeiten Beziehungen anzeigen Datenintegrität festlegen Beziehungen drucken n:m Beziehungen Eine n:m Beziehung am Beispiel Artikel und Lieferanten Eine Beziehung ohne Assistent erstellen Mögliche Probleme beim Erstellen von Beziehungen Sonderfälle :1 Beziehung Verknüpfungseigenschaften Zusammenfassung Übungsaufgabe: Bestellungen erfassen Abfragen Abfrage erstellen Eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen Felder hinzufügen Datensätze in Abfragen sortieren Abfrage ausführen, Ergebnis in der Datenblattansicht anzeigen Auswahlkriterien Kriterienausdrücke Platzhalter in Kriterienausdrücken Mehrere Abfragekriterien kombinieren Mehrere Tabellen in Abfragen verwenden Beziehungen zwischen Tabellen Eine Beziehung im Abfrageentwurf erstellen Die Verknüpfungseigenschaften in Abfragen nutzen Felder in Abfragen berechnen Formel mit dem Ausdrucks-Generator erstellen Formel per Tastatur eingeben

5 Formelergebnis formatieren Zeichenfolgen verketten Funktionen einsetzen Aufbau und Eingabe von Funktionen Die Funktion Wenn Wichtige Datumsfunktionen Ausgewählte Textfunktionen Zusammenfassung Übungsaufgaben: Abfragen Spezialabfragen Flexible Abfragen mit Parametern Beispiel: Eine Abfrage für alle Warengruppen Parameter mit Platzhalterzeichen verknüpfen Mehrwertige Felder in Abfragen auswerten Gruppierungen und Zusammenfassungen in Abfragen Eine gruppierte Abfrage erstellen Bedingungen und Formeln in gruppierten Abfragen Aliasnamen in Abfragen Extremwerte mit Hilfe von Abfragen erm itteln Aktionsabfragen Wozu Aktionsabfragen? Aus dem Abfrageergebnis eine Tabelle erstellen Datensätze importieren und an eine Tabelle anfügen Datensätze mit einer Aktualisierungsabfrage ändern Datensätze mit einer Löschabfrage entfernen Besondere Abfragen mit dem Abfrage-Assistenten Duplikate suchen Abfrage zur Inkonsistenzsuche Kreuztabellen Eine kleine Einführung in SQL Abfragen in der SQL-Ansicht anzeigen Einfache Auswahlabfragen mit einer einzigen Tabelle Nachschlagefeld mit einer Union-Abfrage erweitern Zusammenfassung Übungsaufgaben...197

6 Rund um Formulare Ein einfaches Formular zur Dateneingabe erstellen Ein Standardformular erstellen Formularansichten Formular speichern Dateneingabe in Formularen Formulartypen Formular mit Unterformular erstellen Formulare in Tabellenform Geteiltes Formular Formulare in der Layoutansicht anpassen So arbeiten Sie in der Layoutansicht Layoutgestaltung mit automatischen Layouts Titel und Beschriftungen ändern Weitere Felder hinzufügen Farben und Schriftarten Farben und Schriftarten mit Designs steuern Einzelne Steuerelemente gestalten Steuerelemente abhängig vom Inhalt formatieren Hintergrund von Formularbereichen ändern Formulare in der Entwurfsansicht bearbeiten Die Entwurfsansicht Ohne automatisches Layout mit Steuerelementen arbeiten Aktivierreihenfolge der Steuerelemente Textfelder und Bezeichnungsfelder Formulare mit dem Formularassistenten erstellen Der Formular-Assistent Ein Formular mit Feldern aus mehreren Tabellen Formular mit Unterformular Mit einem leeren Formular beginnen Ein leeres Formular in der Layoutansicht erstellen Ein neues leeres Formular in der Entwurfsansicht Formularkopf und -fuß hinzufügen Formulareigenschaften Eigenschaften anzeigen Datensatzquelle anzeigen und bearbeiten Datensatzanzeige und Formularlayout

7 Dateneingabe steuern Formularelemente anzeigen/ausblenden Formular als gebundenes Dialogfenster öffnen Zusammenfassung Übungsaufgaben Ein Kundenstammblatt erstellen Artikelstammblatt Eine n:m Beziehung mit Haupt- und Unterformular darstellen Ein Formular zum Erfassen von Bestellungen erstellen Ausgewählte Steuerelemente Grundlagen Steuerelement einfügen Steuerelement-Assistenten verwenden Eigenschaften von Steuerelementen Bezeichnungsfelder Textfelder Ein ungebundenes Textfeld mit dem aktuellen Datum einfügen Formel in Textfeld berechnen Textfeld deaktivieren/sperren Datum auswählen Bildlaufleiste bei Feldern vom Typ Kurzer Text ausblenden Kombinations- und Listenfelder Kombinationsfeld einfügen Textfeld in Kombinationsfeld umwandeln Eigenschaften von Kombinationsfeldern Datensatz mit Kombinationsfeld suchen Listenfelder einsetzen Dateianlagen und Bilder Dateianlagen in Formularen Firmenlogo einfügen Linien und Rechtecke Unterformular per Steuerelement einfügen Ein Unterformular zur Nachverfolgung von Kundenkontakten einfügen Bezüge auf Steuerelemente in Unterformularen

8 9.7 Befehlsschaltflächen... * Der Befehlsschaltflächen-Assistent Schaltfläche formatieren Wichtige Eigenschaften von Schaltflächen Einsatzmöglichkeiten von Schaltflächen Ein Startformular erstellen Der Formulartyp Navigationsformular Ein ungebundenes Formular als Startformular Formular öffnen und einen bestimmten Kunden anzeigen Startformular beim Öffnen der Datenbank automatisch anzeigen Zusammenfassung Übungsaufgaben Formular zur Bestellerfassung optimieren Startformular ergänzen Berichte Grundlagen Überblick Berichtsansichten Einen einfachen Standardbericht erstellen Mit einem leeren Bericht beginnen Berichtslayout schnell ändern Berichtsbereiche Berichtsgröße Einen Bericht mit dem Berichts-Assistenten erstellen Bericht drucken Die Seitenansicht Bericht drucken Bericht exportieren und weitergeben Besondere Steuerelement- und Berichtseigenschaften Automatisches Vergrößern und Verkleinern Bilder in Berichten Bericht mit Gitternetzlinien drucken Seitenumbruch steuern Zusammenfassende Summen und Formeln in Berichten Berichte sortieren und gruppieren... Preisliste nach Warengruppen gruppieren Summen und andere Zusammenfassungsfunktionen hinzufügen

9 Kunden nach Postleitzahlbereichen gruppieren Sortierungen und Gruppierungen verwalten Einen gruppierten Bericht mit dem Berichts-Assistenten erstellen Bericht filtern Etiketten erstellen Zusammenfassung Übungen Workshop: Eine Auftragsbestätigung erstellen Adressliste Kunden Kundenstammblatt Makros Makrogrundlagen Vorbemerkungen Wo werden Makros erstellt und gespeichert? Ein einfaches Makro erstellen Eine Meldung ausgeben und das aktuelle Fenster schließen Das erstellte Makro ausführen Der Makro-Editor Ein eingebettetes Makro erstellen Formulare und Berichte öffnen Formular mit einem neuen Datensatz öffnen Bericht mit einem bestimmten Datensatz öffnen Zugriff auf Steuerelemente in Formularen und Berichten Mit Bedingungen Fehlermeldungen vermeiden Weitere Ereignisse Formular beim Doppelklicken öffnen Formularfenster beim Öffnen maximieren Berichte ohne Daten Das AutoExcec Makro Zusammenfassung Übungsaufgaben Formular zur Erfassung neuer Bestellungen öffnen Kundenstammblatt drucken

10 12 Datenbanktools Datenexport und -Im port Import und Export von Textdateien Tipp: Export in eine Textdatei mit Makro automatisieren Access-Datenbankobjekte importieren und verknüpfen Letzte Arbeiten vor der Fertigstellung Datenbank aufteilen Anzeige und Startverhalten der Datenbank Datenbank mit Kennwort schützen Wartung Datenbank komprimieren und reparieren Datenbank dokumentieren Objektabhängigkeiten kontrollieren Zusammenfassung Tastenkombinationen Glossar Index 375

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