AixBOMS Workflow Management

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1 AixBOMS Workflow Management Abstract Wir von der AixpertSoft entwickeln schon seit über 20 Jahren Lösungen für das Cable, Connectivity & Configuration Management. Die Anforderungen unserer Kunden haben sich im Laufe der Zeit geändert und so hat sich auch unsere AixBOMS-Software von einem rein passiven Dokumentationssystem zu einem Steuerinstrument für das ganzheitliche IT-Infrastruktur- und -Service-Management entwickelt. Einen wichtigen Anteil daran trägt das Workflow Management, welches die Automatisierung von ständig wiederkehrenden Aufgaben im Tagesgeschäft von IT-Mitarbeitern zum Ziel hat.

2 Die AixpertSoft GmbH ist ein deutscher Softwarehersteller mit Sitz in Aachen (Aix-la-Chapelle). Bis zur Ausgliederung im Jahr 2006 war AixpertSoft ein Teil des IT-Beratungsunternehmens ComConsult Kommunikationstechnik GmbH. Seitdem konzentriert sich AixpertSoft auf das Softwaregeschäft. Management-, Vertriebs- und Entwicklungsteams sind bereits seit den frühen 90er Jahren im Unternehmen aktiv. Daraus ergibt sich ein kontinuierlich gewachsener Erfahrungsschatz, der hochwertige Leistungen garantiert. Insbesondere die vielfachen Einsätze bei Top500-Unternehmen aus Industrie, Finanzen, Forschung, öffentlicher Hand und IT-Service Providing haben zu einer intensiven Kenntnis dieser Branchen und deren spezifischen Anforderungen an die IT geführt. Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung in der Dokumentation und Verwaltung von IT-Infrastrukturen tritt die AixpertSoft mit großer Fachkompetenz im Bereich Data Center Infrastructure Management (DCIM) und IP Address Management (IPAM) am Markt auf. Die Produktlinie AixBOMS wird wegen ihrer herausragenden Eigenschaften als Advanced CMDB bezeichnet. Sie unterstützt heute schon IPv6, Virtualisierung (Cloud, Hard- und Software) und SaaS. Im Jahr 2012 feierte AixBOMS seinen 10. Geburtstag und wurde Sieger in der Kategorie IT-Service beim Innovationspreis-IT 2013 der Initiative Mittelstand. Für die Entwicklungen im Bereich DCIM erhielt AixBOMS den eco Internet Award 2013 als beste Lösung in der Kategorie Housing/Hosting/Data Center und DataCenter Insider zählt AixBOMS zu den Top10 DCIM Tools. Seite 2

3 Worum geht es überhaupt beim Workflow Management? Wenn man sich die täglichen Aufgaben eines IT-Mitarbeiters anschaut, wird man feststellen, dass sich ein Großteil davon regelmäßig wiederholt. Man wird aber auch bemerken, dass viele Aufgaben aus kleinen Teilaufgaben bestehen, die ggf. auch von anderen (spezialisierten) Mitarbeitern durchgeführt werden müssen, um das gesamte Auftragsziel zu erreichen. Manchmal sind Gegenzeichnungen von Verantwortlichen erforderlich, manchmal die Einschaltung von externen Firmen. Das Auftragsergebnis hängt entscheidend von einer effizienten und zuverlässigen Steuerung dieser Abfolge von Aktivitäten und dem gezielten Einsatz von zusätzlichen Ressourcen ab. Die Workflow Management Coalition (WfMC) Die Workflow Management Coalition befasst sich schon seit ihrer Gründung im Jahr 1993 mit dem Thema Workflow Management. Ihr geht es neben einer einheitlichen Begriffsdefinition insbesondere um die Spezifikation von Prozessstrukturen mitsamt Verantwortlichkeiten und Bedingungen für die Durchführung und Steuerung des Gesamtablaufs. Seite 3

4 WfMC-Definition Workflow: The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules. WfMC-Definition Workflow Management System: A system that defines, creates and manages the execution of workflows through the use of software, running on one or more workflow engines, which is able to interpret the process definition, interact with workflow participants and, where required, invoke the use of IT tools and applications. Vorteile eines Workflow Managements Beim Workflow Management steht die Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeitsfolgen im Vordergrund. Um das zu erreichen, ist zuvor eine genaue Analyse des Arbeitsprozesses erforderlich. Seine Definition wird dann im Management-System eingegeben. Dies geschieht im Idealfall so, dass der Vorgang gut dokumentiert ist und die nötigen Ressourcen bekannt sind. Warum ist das Workflow Management eine Basisdisziplin für das ganzheitliche IT- Management? Die Einstufung als Basisdisziplin setzt voraus, dass das Workflow Management für die meisten anderen Disziplinen von Nutzen ist. Bei den heute üblichen Mengengrüsten und der gewünschten ganzheitlichen Ausrichtung des Gesamtmanagements gibt es mindestens zwei Aspekte, die dafür sprechen. Zum einen die Menge gleichartiger Komponenten, die in ähnlicher Weise behandelt werden müssen. Zum anderen spricht Seite 4

5 aber auch die Zusammenschaltung von Vorgängen aus den unterschiedlichen Managementbereichen mit jeweils eigenen Verantwortlichen dafür, die bei manueller Abarbeitung immer wieder zu Abstimmungsproblemen führt. Eine klare Prozessdefinition und einmalige Verständigung mit allen Beteiligten, idealerweise integriert mit einer Vertretungsregelung, helfen, diese Probleme auf ein Minimum zu reduzieren. Denken Sie nur an die notwendigen Arbeitsschritte und beteiligten Abteilungen bei der Beschaffung und Inbetriebnahme eines neuen Servers Warum betreibt dann nicht jeder ein Workflow Management? Auch wenn das Workflow Management klare Vorteile bietet, lohnt sich sein Einsatz nicht in jedem Fall. Kleine Unternehmen mit einigen wenigen IT-Verantwortlichen und einer geringen Zahl an Komponenten können oftmals schneller über ein gutes Benutzerinterface verwaltet werden. Ähnliches gilt bei Umgebungen mit vielen Spezialsystemen, die alle eine eigene Behandlung durch Experten benötigen. Wir bieten daher bei AixBOMS auch sehr leistungsfähige Editoren und Assistenten an, die den Benutzer durch einzelne Arbeitsschritte führen und für wiederkehrende Aufgaben geeignete Vorbesetzungen unterstützen. Dabei greifen dieselben Regeln und Rechte, wie sie auch im Workflow Management zur Verfügung stehen. Und bei einigen dieser Editoren und Assistenten laufen für den Benutzer oftmals unbemerkt vordefinierte Workflow-Prozesse im Hintergrund ab. Workflow Management in der Praxis Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass eine Automatisierung zur beschleunigten und / oder sicheren Ausführung von Arbeitsabläufen zu empfehlen ist, wenn sie sich häufig wiederholen, sie Massenoperationen beinhalten sie sehr komplex sind und durch Experten definiert werden müssen sie disziplin- und arbeitsgruppenübergreifend geschehen müssen Seite 5

6 Alternativ bieten Hersteller wie AixpertSoft teil-automatisierte Hilfestellungen bei der Bedienung ihrer Softwareprodukte an, die eine vereinfachte, sichere und schnellere Durchführung üblicher Aufgaben ihres Managementfokus möglich machen. Wie gut geeignet diese dafür sind, muss im Einzelfall geprüft werden. Die folgenden Punkte können dabei hilfreich sein: Seite 6

7 Workflow Management mit AixBOMS Die aktuellen Trends stehen im Zeichen der Grafik- und Service-Orientierung. Daraus ergeben sich von Hersteller zu Hersteller erhebliche Unterschiede bei der Integration des Workflow Managements in ihre jeweiligen Management-Architekturen. Wir von der AixpertSoft haben von Beginn an mit unserer CMDB (ITIL: Configuration Management Database) und ihrem objektorientierten Daten- und Beziehungsmodell das disziplinübergreifende Management mit einer möglichst tiefen Integration verfolgt. Darunter verstehen wir beispielsweise auch die Verwendung von Editoren, Assistenten und Prozessen in anderen Kontexten. Das macht sich auch beim Workflow Management bemerkbar: Das AixBOMS Workflow Management ist Bestandteil des AixBOMS Servers und daher von allen Disziplinen nutzbar. Dazu gehören auch 3rd-Party-Produkte und kundenspezifische Anwendungen. Das AixBOMS Workflow Management kann die vielen leistungsfähigen Editoren und Assistenten aus den AixBOMS-eigenen Managementbereichen wie Cable, Configuration, Connectivity, Business Service, Networking,. verwenden. Das AixBOMS Workflow Management kennt die AixBOMS-Rechte und -Regeln und kann sie bei der Prozessdefinition und -ausführung einsetzen. Das AixBOMS Workflow Management ist über eine grafische Benutzeroberfläche mit Benutzerführung und vorbelegten Eingabefeldern leicht zu bedienen. Viele AixBOMS Editoren und Assistenten verwenden bereits eigene Workflow- Prozesse zur effizienten Ausführung von Massenoperationen oder typischen, komplexen Arbeitsaufträgen. Seite 7

8 Arbeiten mit AixBOMS AixBOMS ist mehr als ein passives Dokumentationssystem! Das Arbeiten mit AixBOMS ist von Benutzer zu Benutzer sehr unterschiedlich. Das hängt zum großen Teil vom jeweiligen Verantwortungsbereich und den damit verbundenen Rechten in AixBOMS ab. Dennoch kann bei Benutzern, die AixBOMS regelmäßig für ihre alltäglichen Aufgaben einsetzen, festgestellt werden, dass diese von den einsatzoptimierten Assistenten und Editoren regen Gebrauch machen. Das Feedback, das wir von ihnen erhalten, stärkt unsere Motivation, typische, aber komplexe Aufgabenbereiche mit mächtigen Werkzeugen zu unterstützen. Die fortschreitende Automatisierung hat bereits vielerorts zu einer spürbaren Fehlervermeidung und performanteren Abarbeitung zeitintensiver (Massen)-Aktionen geführt. Seite 8

9 Die Ausführungsarten in der Grafik lassen sich wie folgt charakterisieren: Ad-hoc-Ausführung elementare GUI- und CLI-Operation Wizards (Assistenten) Abfolge von elementaren GUI- und CLI-Operationen mit bedingter Ausführung (z.b. Plausibilitätskontrolle oder in Abhängigkeit von Benutzerangaben in Templates) für IMAC/D-Aufgaben wie Neuanlegen, Umziehen, Modifizieren, Verschalten, Ausrangieren,... Seite 9

10 Grafische Editoren wie Wizards (Assistenten) aber GMF-basiert grafische Operationen werden 1:1 auf Datenbankoperationen abgebildet und umgekehrt (!) Grafiken und Datenbankinhalte sind echtzeit-kompatibel dieselben Plausibilitätskontrollen werden auch bei den grafischen Operationen angewendet Drag&Drop, Multifenster- und Multibildschirmtechnik werden unterstützt Darstellung komplexer Zusammenhänge und Analysen mit Editierfunktionen für typische Aufgaben des jeweiligen Managementkontextes wie Flächen- und Etagenpläne, Impact Analyse, RackView, Connectivity- und Port-Editoren,... Seite 10

11 Prozesse Abfolge von Operationen aller Ausführungsarten mit Zeitsteuerung und Eventhandling zur teil- und vollautomatischen Ausführung wiederkehrender komplexer Arbeitsschritte Definition der Prozesse erfolgt über den AixBOMS Workflow Designer Wiederverwendung von Prozessen und Teilstücken als Vorlagen für neue Definitionen Ausführung erfolgt über die Workflow Engine im AixBOMS Serverkern Workflow Engine optimiert Ausführung paralleler Prozesse Prozesse können in alle AixBOMS Management-Disziplinen eingebunden werden Berücksichtigung des AixBOMS Rechte- und Regelwerks bei Prozessausführung Einbindung der AixBOMS Notification Engine (Benachrichtigung) und AixBOMS Escalation Engine (Start eines Eventhandlings, z.b. bei Nichteinhaltung eines SLAs) Workflow Engine Seite 11

12 Die AixBOMS Workflow Engine AixBOMS ist eine Software für das ganzheitliche Data Center Infrastructure Management. Das bedeutet zum einen, dass sie eine Reihe von Funktionen und Ansichten für die heutigen Anforderungen in den wichtigsten Teildisziplinen über ihre separat einsetzbaren Module mit sich bringt. Der ganzheitliche Ansatz bedeutet aber auch, dass wir die vielfältigen Beziehungen, die es innerhalb - und besonders auch zwischen den - Disziplinen gibt, sehr ernst nehmen und übergreifende Ansichten, Analysen, Regeln und Operationen unterstützen. Last but not least bieten wir eine professionelle Integrationsebene an, die sowohl die Einbindung von zusätzlichen Informationen als auch die funktionale Anbindung weiterer Disziplinen unterstützt. Die automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Arbeitsaufträge ist eine der Funktionen, die ganzheitlich für alle eingebundenen Management-Disziplinen von großer Bedeutung sind. Natürlich steht dabei die Arbeitserleichterung der Benutzer im Vordergrund. Dabei werden zwei Nebeneffekte oftmals unterschätzt, nämlich die gesicherte und die optimierte Ausführung von Prozessen. In der Regel wird das Prozessdesign von Experten vorgenommen, die die erforderlichen Vereinbarungen genau kennen und gewissenhaft prüfen. Außerdem gibt es bei AixBOMS eine Reihe von nützlichen Seite 12

13 Mechanismen, wie die im Datenmodell verankerten Plausibilitätsregeln aber auch mehrere Optionen und Kontrollfunktionen zur Ausführungszeit. Der wählbare Ausführungszeitpunkt ist ebenfalls ein großer Vorteil gegenüber einer manuellen Abarbeitung, weil man diesen für performance-kritische Aktionen in eine Zeit legen kann, in der der AixBOMS-Server wenig ausgelastet ist. Die Prozessdefinition kann mit unserem Workflow Designer vorgenommen werden. Er kennt elementare Ausführungen und Bedingungen, die zur Laufzeit die Abarbeitung beeinflussen. Dazu gehören Events, aktuelle Dateninhalte und bereits terminierte Unterprozesse. Die Definitionen werden in der AixBOMS Datenbank gespeichert und können jederzeit erneut ausgeführt oder als Vorlage für neue Prozesse verwendet werden. Die Interpretation und Ausführungssteuerung der Prozesse übernimmt die AixBOMS Workflow Engine. Sie ist im AixBOMS Serverkern enthalten und steht damit allen Modulen zur Verfügung. Für das Workflow Management gibt es einen Standard der Workflow Management Coalition (WfMC). Er macht Vorgaben sowohl zum Design wie auch zur Ausführungssteuerung von Prozessen. Unser Workflow Designer und die Workflow Engine werden danach (weiter-) entwickelt und sind bereits seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz. Der AixBOMS Workflow Designer Um die Automatisierung von Arbeitsprozessen in AixBOMS zu nutzen, müssen Sie zunächst eine formale Prozessdefinition vornehmen. Dazu gibt es in AixBOMS den Workflow Designer, dessen grafische Benutzeroberfläche übersichtliche Templates mit geeigneten Vorbesetzungen und Auswahllisten für eine leichte und schnelle Bedienung bereit stellt. Seite 13

14 Sie können einen Workflow in Subprozesse zerlegen, ihm und seinen Subprozessen Aktivitäten zuordnen, Rollen für die Ausführung vergeben und Bedingungen für die Übergänge von einer Aktivität zur anderen vereinbaren. Diese Angaben basieren auf den üblichen Modellen für Aktivitäten, Rollen und Zustandsübergängen. Die Verwaltung der Workflows erfolgt genau wie die der Configuration und Service Items objektorientiert. Alle erforderlichen Definitionen, Abhängigkeiten und Informationen können dazu in der AixBOMS CMDB gespeichert und ggf. auch in Einzelteilen wiederverwendet werden. Seite 14

15 AixBOMS kann noch mehr: Workflows in grafischen Editoren machen uns einzigartig! Benutzerfreundliche Grafiken auf der einen Seite automatisierte Verarbeitung auf der anderen Seite und dazwischen steckt AixBOMS! Für viele übliche IMAC/D-Aufgaben sind bereits Prozessdefinitionen in AixBOMS enthalten, die nahezu unbemerkt während der grafischen Bearbeitung Arbeitsaufträge und Tasks erzeugen, die Sie dann menügesteuert abarbeiten (lassen) können. Den AixBOMS Workflow Designer brauchen Sie nur, wenn Sie weitere Automatisierungen oder spezielle Zwischenschritte benötigen, die beim Standard-IMAC/D-Prozess nicht enthalten sind. Die Screenshots zeigen den Umzug zweier Rack-Komponenten (Server). Diese Operation wird im RackView Editor via Drag&Drop vorbereitet. Der gefärbte Hintergrund (1) und die eingefärbten Einschübe (2) zeigen den Planungsmodus an. Es werden automatisch entsprechende Tasks pro Gerät erzeugt (3) und zusammen in einem Prozess (4, 5) beim Auftragsmanagement eingetragen. Dort kann ein Bearbeiter den gesamten Auftrag oder auch einzelne Tasks mit allen erforderlichen Informationen für deren Durchführung einsehen und an die Mitarbeiter weiterleiten. Mithilfe des Workflow Designers ist bspw. auch eine automatische Zuteilung unter Berücksichtigung von Urlaubs- und Gegenzeichnungsregelungen möglich. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitsaufträge auch zusätzlich in aufbereiteter Form als PDF erhalten (5). Seite 15

16 Seite 16

17 AixBOMS (Aix-la-Chapelle Business Object Management System) Über die ITIL-Anforderungen hinaus erfüllt AixBOMS als einzige derzeit verfügbare CMDB auch herausragende Eigenschaften einer Advanced-CMDB. Diese beruhen auf dem zweistufigen Datenmodell, welches bei der Automatisierung und Planung von Workflows und Prozessen einen wesentlichen Beitrag leistet. Die Trennung in Stagingund Life-Area erlaubt die Verwaltung von zukünftigen, temporären oder gesicherten Daten, die über sogenannte konfigurierbare Business Rules für unterschiedliche Einsatzzwecke verwendet werden können: Genehmigung, Revision, Quittierung, Change Management,... Was bedeutet Advanced im CMDB-Zusammenhang? Eine Advanced CMDB wie AixBOMS kann mehr, als ITIL fordert. Sie ist kein rein passives Dokumentationssystem, sondern ist ein intelligenter Datenintegrator, übernimmt die Steuerung von Drittsystemen und liefert CMDB-basierte Funktionsmodule für verschiedene Einsatzzwecke in der IT-Service- und -Infrastrukturverwaltung und im Data Center Infrastructure Management. Seite 17

18 Weitere Advanced-Eigenschaften nahezu 200 vordefinierte CI-Klassen; deshalb ist keine Datenmodellierung notwendig historisch gewachsene Applikationen in verschiedenen Leistungsklassen von KMU bis Enterprise eigenes ETL-Werkzeug zur Datenübernahme und für Reconciliation mit der Integration Engine mehrere tausend Plausibilitätsregeln, sog. Business Rules Maps&Structures zur Visualisierung von CI-Zusammenhängen auf Basis eines OpenSource-Standards Echtzeitberechnung und Darstellung von CI-Beziehungen aus DB-Inhalten, wie z.b. Schrankaufbauten, Netz- und Servicestrukturen AixBOMS verwaltet ganzheitlich von der CMDB an! AixBOMS wurde speziell für die Planung und den effizienten Betrieb von Rechenzentren entwickelt. Merkmale wie die Verwendung aktueller Technologien, Einhaltung von Standards und offene Schnittstellen machen seine CMDB zur Informationsdrehscheibe auch für andere Managementbereiche im IT-Business. Dieser CMDB-Kern und der offene Charakter ermöglichen einen ganzheitlichen Managementansatz. Ein RZ-Provider braucht keine Vielzahl von Silolösungen, um seinen gesamten Betrieb und letztendlich seine Dienste zu planen, erfassen, betreiben und steuern. Über die BSM- und ITSM-Integration ist sogar eine kundenorientierte Serviceerbringung und Abrechnung möglich. AixBOMS bietet eine Reihe von Modulen, die wesentliche Disziplinen für das IT- Infrastruktur- und Servicemanagement abdecken und alle vollständig in die standardisierte CMDB integriert sind. Auch die zahlreichen Grafikeditoren wie Area Plan, RackView, Floor Plan, Power, Connectivity, Port, greifen direkt auf diese Datenbank zu und bieten Planungsmodi, Drag&Drop, Engpassanalysen, Reports und eine Reihe von Seite 18

19 interdisziplinären Management-Operationen. Templates können als Vorlagen für Massenoperationen und konfigurationen vorbelegt werden. So sind zum Beispiel Monitore für die Überwachungssoftware Nagios schnell und sicher konfiguriert. Zusammen mit dem Regelwerk aus mehreren tausend Business Rules wird eine Basis für die sichere Automatisierung aller Vorgänge geschaffen. AixBOMS BSM liefert Baumansichten für Service-Abhängigkeiten und Root-Cause- und Impact-Analysen für die Unterstützung bei der Fehlersuche. Last but not least seien die Integrationsmöglichkeiten genannt, die von einer einfachen Daten-Integration (Light), die alle Module unterstützen, über die eigenständige Integration Engine, die ETL-basiert für die regelmäßige Anbindung externer Datenpools geeignet ist, bis hin zu unserer Development Suite reichen, mit der auch Oberflächen- und funktionale Integrationen zu 3rd-Party-Produkten möglich sind. Seite 19

20 Disclaimer: Dieses Informationsmaterial beinhaltet keine Garantiezusagen, verbindliche Vertragsangebote oder Vorgaben für spätere Vertragsinhalte. Der jeweilige Vertragsinhalt wird gesondert mit unseren Kunden nach den Gegebenheiten des Einzelfalles vertraglich festgelegt. Copyright AixpertSoft GmbH Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Vervielfältigung oder der Verwertung bzw. Verteilung des Dokumenteninhalts (auch in Teilen) behalten wir uns vor. Kein Inhalt darf ohne schriftliche Genehmigung der AixpertSoft GmbH in irgendeiner Form reproduziert, an Dritte weitergegeben oder, insbesondere unter Verwendung elektronischer Systeme, verarbeitet, vervielfältigt, verbreitet oder zu öffentlichen Wiedergaben benutzt werden. Wir behalten uns das Recht vor Inhalte zu aktualisieren oder zu modifizieren. Die AixpertSoft GmbH bemüht sich um die fortlaufende Verbesserung ihres Softwareproduktes AixBOMS. Dies kann dazu führen, dass es kleinere Unterschiede zwischen dem Inhalt dieses Dokumentes und den tatsächlichen Leistungsmerkmalen des beschriebenen Softwareproduktes gibt. Dieses Dokument wurde mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt. AixpertSoft GmbH übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit des Inhalts. Ansprüche gegenüber AixpertSoft GmbH bezüglich des in diesem Dokument beschriebenen Software-Produkts richten sich ausschließlich nach dem mit AixpertSoft GmbH geschlossenen Lizenzvertrag. V.i.S.d.P. Holger Nickel AixpertSoft GmbH Pascalstraße AACHEN Telefon: Fax: Seite 20

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