Fachartikel. Enterprise Integration von SAP und Microsoft vereint mit Mobile-App Strategie. von Michael Jaschek und Alexander Wischnewski, Alegri

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1 Fachartikel Enterprise Integration von SAP und Microsoft vereint mit Mobile-App Strategie von Michael Jaschek und Alexander Wischnewski, Alegri Bei der Integration verschiedener SAP-Module innerhalb von SAP kann man mit Design und Konfiguration an die Grenzen des technisch Machbaren stoßen. Gängige Praxis ist, dass in einem Projekt die Sub-Teams auf einzelne SAP-Module aufgeteilt sind, den Fokus auf Ihr Modul und weniger auf die Zusammenarbeit mit anderen Modulen richten. Dadurch tritt das Big Picture in den Hintergrund, wobei natürlich fatalerweise Anforderungen in einem Modul Auswirkungen in einem anderen Modul haben können. Wenn zudem die Module über die SAP- Systemgrenzen hinweg integriert werden sollen, z.b. innerhalb des Microsoft Produktportfolios, ist ein ganzheitlicher Überblick umso wichtiger. Solch eine Integrationsanforderung ist mittlerweile keine Seltenheit mehr: Konzentration auf strategische Partner und auf die Homogenisierung der Systemlandschaft mit wenigen Systemanbietern wie SAP und Microsoft, die alle strategischen und operativen Tätigkeiten durchgängig umsetzen können. Die Unternehmen müssen dabei all ihre formellen und informellen Prozesse sowie die IT und ihre Schnittstellen betrachten und die Qualität und Transparenz der Prozesse beurteilen. Das daraus erfahrungsgemäß abgeleitete erste Optimierungspotential hat dann zwei Integrations-Szenarien mit unterschiedlichem Fokus: Daten- oder Prozess-Integration. Die Daten-Integration Bei der Daten-Integration sollen Informationen zu bestimmten Informationsobjekten aus dem Transaktionsrahmen des SAP-ERP-Systems gelöst, mit Informationen aus der Microsoft-Produktlandschaft (z.b. Project, CRM, SharePoint) erweitert und anschließend entscheidungsrelevant dargestellt werden. Diese Integrationsidee verfolgt das systemübergreifende Business Intelligenz Konzept und stellt, kombiniert mit einer Mobile-App Strategie, den Entscheidungsträgern eine zentrale mobile Informations-, Kommunikations- und Arbeitsplattform zur Verfügung.

2 Diese unterstützt die schnelle Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter, damit sie neue Marktsituationen und Risiken effektiver analysieren und auf wechselnde Bedingungen frühzeitig reagieren können. Die mobile Bereitstellung von Informationen zur Analyse, Steuerung, Diagnose, Planung, Kontrolle und Unterstützung der Kernprozesse zur betriebswirtschaftlichen Entscheidungsfindung ist deutlicher Wettbewerbsvorteil. Die Prozess-Integration Die Prozess-Integration zielt darauf ab, Geschäftsprozesse durch standardisierte Abläufe digital abzubilden, um Optimierungspotenzial nutzbar zu machen. Hierbei erfolgt im Geschäftsprozess über Systemgrenzen hinweg eine Interaktion zwischen SAP und dem Microsoft-Produktportfolio und innerhalb des Prozesses werden der Belegfluss und die Verantwortlichkeit definiert. Neben der Vermeidung von Medienbrüchen bietet diese Strategie dem Benutzer Self-Services, damit dieser bei Bedarf bestimmte Prozesse selbst einleiten kann. Dieses Konzept vermindert den Support- und Administrationsaufwand pro Benutzer und erhöht - kombiniert mit einer Mobile App Strategie - die Durchlaufzeit und Prozessqualität. Die Standardisierung erzielt eine Kostenreduktion durch Skaleneffekte. Fazit: Die zu integrierenden Standard-Systeme von Microsoft und SAP unterscheiden sich nicht nur in ihrer Herkunft, sondern vor allem in ihrer Zielsetzung. Eine Integration bringt nicht nur Flexibilität und zusätzliche Funktionalitäten, sondern auch Komfort, Zeitersparnis und Kostenreduktion. Eine Integration am Beispiel Duet Enterprise 2.0 Ein Blick auf die Systemlandschaft von Microsoft und SAP zeigt, dass es im Wesentlichen für jede Aufgabe ein entsprechendes Tool auf jeder Seite gibt, mit dem der Prozess umgesetzt werden kann. Die Grafik zeigt, mit welchen Produkten SAP und Microsoft Informationen in strukturierter und unstrukturierter Form verwalten oder aufbereiten können: S. 2 von 7

3 SAP NetWeaver NetWeaver Portal Frontend Microsoft Microsoft.NET.NET SharePoint Mobile Infrastructure PDK for.net Windows Mobile Office Knowledge Management Collaboration/TREX Search Business Intelligence NetWeaver Application Server SAP MaxDB DUET Enterprise Windows Client / Internet Explorer Application & Services SOA Infrastruktur.Net Connector Single Sign-ON Active Directory/MIIS SharePoint & Exchange Server/ Collaboration/ Search Business Intelligence Windows Server SQL Server Microsoft Visual Studio.Net Framework Abbildung 1: SAP vs. Microsoft.NET Alegri Mit der aktuellen Version Duet Enterprise für Microsoft SharePoint und SAP 2.0 ist also eine sehr mächtige Möglichkeit zur Integration von Microsoft und SAP angeboten. Wie erschafft man nun einen Mehrwert für das Unternehmen? - Je nach Ausrichtung und Zielsetzung im Unternehmen und nach genauer Analyse der Prozesse sind verschiedene Lösungen zu empfehlen, die im Folgenden beispielhaft vorgestellt werden. S. 3 von 7

4 Identifikation der Geschäftsprozesse, die am meisten von der Integration profitieren In Anlehnung an Kristian Kalsings Qualifying business scenarios for Duet Enterprise sind folgende Fragen entscheidend: 1. Sind Nicht-SAP-Nutzer in den Prozess eingebunden? 2. Sind die SAP-Anwender der Flaschenhals im Prozess? 3. Beinhaltet der Prozess Schritte, die die Zusammenarbeit erfordern? 4. Werden in der Prozesskette unstrukturierte Daten bearbeitet? 5. Erfordert der Prozess rollenspezifische Eingabeoberflächen? 6. Werden Geschäftsdaten auch aus Nicht-SAP-Systemen bezogen? 7. Werden Teile des Prozesses offline ausgeführt? 1 Je mehr Fragen mit Ja beantwortet werden können, desto mehr eignet sich der Prozess zur Integration von DUET Enterprise. Genehmigungsworkflow von Bestellvorgängen Bestellvorgänge sind die wahrscheinlich am meisten genutzten ERP-Prozesse im Unternehmen. Da ein Bestellvorgang beliebig komplex sein kann, ist es sinnvoll, diesen Prozess in SAP zu belassen und nicht komplett in Microsoft SharePoint nachzubilden. Allerdings gibt es in diesem Prozess oftmals sehr viele Anforderer (1.), so dass die Flut der Bestellanforderungen im SAP Order Center kaum bewältigt werden kann (2.). Wenn Bestellanforderungen unklar formuliert wurden, wird außerdem eine Kommunikation der beteiligten Parteien notwendig (3.) und fehlende Dokumente vom Lieferanten müssen nachgeliefert werden (4.). Im Genehmigungsworkflow muss die rollenspezifische Berechtigungskette strikt eingehalten werden (5.). Da sich die Organisationsstruktur in einem großen Unternehmen oftmals ändern kann, ist eine Synchronisierung der Active Directory Einträge mit SAP-Berechtigungen nur mit großem Aufwand zu realisieren ( ). Das Erfassen der Daten für eine Bestellanforderung (unter Berücksichtigung von Pflichtfeldern) mit Zugriff auf SAP Picklisten, Gemeinsames Bearbeiten im Business unter Berücksichtigung der rollenspezifischen Berechtigungen, Validierung der 1 S. 4 von 7

5 Eingaben durch SAP, Sammeln der Genehmigungen lassen sich mit Microsoft SharePoint und Duet Enterprise gut abbilden. Da der Genehmigungsprozess oftmals den Einsatz von Entscheidern verlangt, sollte man diesen Prozess als Mobile App realisieren: Der Entscheider sieht seine Tasks in der Mobilen App, kann sich für jeden Task die Details ausgeben lassen und die Bestellanforderung genehmigen / ablehnen. Eine umfassende Authentifizierung lässt sich mit Standardmitteln bereitstellen. Finden von globalen Informationen über Systemplattformen hinweg In vielen Unternehmen hat die unterschiedliche zeitliche Einführung von Systemplattformen zur Folge, dass Businessprozesse Informationen an unterschiedlichen Stellen ablegen. Daher ist es oft schwierig, eine komplette Übersicht aller verfügbaren Informationen zu erhalten. Eine Lösung dafür bietet die Integration von Dokumentinformationen (Metadaten, Content), die in SAP verwaltet werden, in die SharePoint Suche, die in der Regel die Informationen aller anderen Businessdokumente beinhaltet. Die in SharePoint 2013 integrierte sehr mächtige Suchmaschine kann z.b. über einen mit Hilfe von Duet Enterprise entwickelten Search Connector alle gewünschten Metadaten aus SAP aufnehmen; zudem gibt es eine Volltextsuche. Die Bereitstellung der Änderungsinformation (Neuaufnahmen, Modifikationen und Löschungen) erfordert eine gewisse Anpassung in SAP, ebenso wie die Synchronisierung der Dokumentberechtigungen, da diese in SAP anders organisiert sind als in der Windowsumgebung. Die plattformübergreifende Suche als Mobile App ist dann nur noch ein kleiner Schritt. Mobile App für risikobasierte Instandhaltung Eine begrenzte Ressource in jedem Unternehmen ist Zeit. Der Mitarbeiter soll sich auf seine wertschöpfende Haupttätigkeit konzentrieren, muss aber in Nebentätigkeit die Pflege von kaufmännischen IT-Anwendungen vornehmen, denn diese Datenpflege ist wichtig zur Effizienzsteigerung für das weitere Controlling. Hier bringt z.b. eine Mobile App, die das SAP Modul PM Plant Maintenance sowie Microsoft Project Server und SharePoint einbezieht, eine Optimierung von Performance und Qualität der Daten. S. 5 von 7

6 Das SAP Modul PM dient zur Pflege risikobasierten Instandhaltung. Diese Maßnahmen beinhalten Inspektionen, Wartung, Instandsetzung sowie Verbesserungen. Die Aktivität der Zustandsdatenerfassung kann - bedingt durch räumliche Trennung, aber auch weil die Erfahrungswerte der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle spielen - nicht vollautomatisiert werden. In den meisten Fällen werden diese kleinen Projekte im laufenden Prozess über Microsoft Project administriert. Mit einer Mobile App können Mitarbeiter Daten und Aufwände direkt mobil an SAP PM und MS Project Server zurückmelden. Mittels SharePoint wird zusätzlich ein mobiles Dokumentenmanagement integriert, das der Verwaltung großer Datenmengen (z.b. Reparaturanleitungen, Verwaltung von Bildmaterial) dient. Mobile App für Buchung von Projektlaufzeiten Eine deutliche Effizienzsteigerung bietet der Einsatz einer mobilen App bei der Buchung der Projektzeiten. Ein Consultant/Außendienstmitarbeiter meldet damit seine Arbeitszeiten zu einem Project Task mobil an den Project Server zurück; ebenso erhält der Mitarbeiter einen Reminder, die geleisteten Project-Tasks für den jeweiligen Tag einzutragen. Ein elektronisches Fahrtenbuch zur digitalen Erfassung von Geschäftsfahrten kann ergänzt werden. Die genannten Analysen und Beispiele zeigen, wie sich SAP- und Microsoft-Welt auch mobil gut verbinden lassen denn schlanke Prozesse und die Verfügbarkeit von Daten über Systemgrenzen hinweg sind eindeutiger Wettbewerbsvorteil. Die Autoren Michael Jaschek, Diplom-Informatiker, ist bei Alegri Leiter des Fachbereichs Entwicklung und des Teams ECM Solutions und SAP Integration. Alexander Wischnewski, Master of Science im International Management, Bachelor of Science in Wirtschaftsinformatik, ist Consultant bei Alegri im Fachbereich ECM Solutions und SAP Integration. S. 6 von 7

7 Über Alegri Alegri ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller Microsoft-Produkte inkl. SAP/ERP-Anbindung. Durch diese Spezialisierung ist Alegri einer der wenigen Consulting- Partner von Microsoft, der das Zusammenspiel der Applikationen beherrscht: von der Strategischen Planung, Einführung u. Installation bis zum Betrieb der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise, System Center, Cloud Services,.Net, SQL-Server. Alegri beschäftigt rund 290 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen München, Stuttgart, Mannheim, Frankfurt/M., Köln, Basel, Zürich und Wien. S. 7 von 7

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