Schulessen online bestellen Anleitung für das Essen-Bestellsystem des AKAFÖ

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1 Schulessen online bestellen Anleitung für das Essen-Bestellsystem des AKAFÖ Stand 0/0 Akademisches Förderungswerk >

2 Mit dem Bestell- und Abrechnungssystem bietet das AKAFÖ ein komfortables Programm für Schüler und Eltern. Mahlzeiten können anhand der vorliegenden Speisepläne zusammen mit den Kindern ausgewählt und besprochen werden. Ebenso können die Schüler selbst ihre Bestellungen tätigen. Eine Übersicht über Bestellungen und Guthaben ist jederzeit möglich. Das AKAFÖ freut sich auf eine gute Zusammenarbeit und wünscht allen Essenteilnehmern einen guten Appetit. Login Schulverpflegungssystem Unter der folgenden Internetadresse können Sie einfach und bequem das Essen vorbestellen. Die Kartennummer erhalten Sie nach der Anmeldung ihres Kindes! Benutzer= Kartennummer der Mensacard* Passwort= Geburtsdatum des Kindes (TT.MM.JJJJ) (danach können von Ihnen die Anmeldedaten geändert werden!) Ihre Ansprechpartner beim AKAFÖ: Tel Tel Tel Tel Kontakt Herr Sammt Herr Adamowski Frau Ausmeier Frau Böing (nur Zahlungsverkehr) *ggfls. auch im Schülerausweis integriert (Dann bitte die Nummer auf der Rückseite des Schülerausweises verwenden.) Hinweis: Damit diese Anleitung lesbar bleibt, wurde auf eine männlich/weiblich Formulierung verzichtet. Sämtliche Ausdrücke, die männlich formuliert sind, gelten sinngemäß auch für weibliche Personen.

3 3 Erste Schritte: Sie geben die Anmeldung im Schulsekretariat ab und lassen sich registrieren. Mensacard/Schülerausweis Teilnehmer an der Mittagsverpflegung erhalten kostenlos bei der Registrierung eine Mensacard **. Diese wird für die Anmeldung am Bestellterminal in der Schule und als Nachweis der Registrierung zum Mittagessen verwendet. Gilt auch für Schüler! Mensacard > FÜR STUDIERENDE Akademisches Förderungswerk Kartenverlust/ defekte Karte: Ein Verlust der Karte ist sofort dem Schulsekretariat zu melden. Die verlorene Karte wird gesperrt und gegen 3,50 Selbstkostenbetrag eine neue Mensacard ausgegeben, die dann sofort benutzt werden kann. Defekte Karten werden ebenfalls gegen 3,50 ersetzt. Da Schülerausweise von der Schule ausgegeben werden, gelten deren Kostenbeiträge. Essenbestellung: Ist über das Internet von zu Hause aus möglich. Den Link entnehmen Sie bitte der Seite. Außerdem steht den Schülern in der Schule ein Bestellterminal zur Verfügung. Ab wann kann bestellt werden: Sobald Sie die Mensacard erhalten haben und der erste von Ihnen eingezahlte Betrag dem Schülerkonto gutgeschrieben ist, können Sie eine Essenbestellung für den/die Folgetag/e vornehmen. Vorlauf der Bestellung / Stornierung: Bestellschluss ist : Freitag 4:00 Uhr für Montag Dienstag 4:00 Uhr für Mittwoch Mittwoch 4:00 Uhr für Donnerstag bzw. Donnerstag 4:00 Uhr für Freitag. (Nicht in allen Schulen) Das Gleiche gilt für Essenstornierungen. Wie viele Essen können auf einmal bestellt werden: Für jeden Tag des Speiseplanes kann nur ein Essen pro Schüler bestellt werden. Bezahlung des Essens: Bitte überweisen Sie möglichst monatlich wie auf dem beiliegenden Blatt mit den Kontodaten abgebildet einen Betrag für den Folgemonat. Ohne Guthaben ist keine Bestellung möglich. Je nach Bankverbindung und Bestelltag (Wochenende, keine Bankarbeitstage) kann es bis zu 6 Tage dauern, bis die Überweisung im Bestellsystem abgebildet ist. Krankheitsfall: Bei einer Krankmeldung der Schüler bis 8:30 Uhr des laufenden Tages im Schulsekretariat erfolgt von dort aus eine Stornierung des Essens. Spätere Meldungen können nicht berücksichtigt werden. Essenzuschuss von der Stadt Erhalten Sie von der Stadt einen Zuschuss zum Essen (z. B. durch einen ARGE-Bescheid), so wird das vom Schulsekretariat bei der Registrierung vermerkt. Das AKAFÖ rechnet diesen Zuschuss direkt mit der Stadt ab. Voraussetzung ist allerdings, dass durch die Eltern der eigene Anteil monatlich an das AKAFÖ überwiesen wird. **Es können an einigen Schulen die speziell dafür eingerichteten Schülerausweise verwendet werden. Die Kosten werden durch die jeweilige Schule festgelegt.

4 4 Abbuchung des Essengeldes Für jeden am Essen teilnehmenden Schüler wird ein Konto eingerichtet. Von dem dortigen Guthaben wird bei der Bestellung der Betrag abgebucht. Deckung des Essenkontos Eine Bestellung ist nur bei ausreichender Deckung des Essenkontos garantiert. Achten Sie bitte selbst auf ausreichende Kontodeckung. Wie das geht, erfahren Sie nachfolgend. Anmeldung an das Bestellsystem über Internet: Nummer der Mensacard oder evt. des Schülerausweises (Rückseite) mit MensaCard-Funktion Geburtsdatum des Schülers z.b (Bitte nach der ersten Anmeldung ändern)

5 5 Bestell- und Infobildschirm: Passwort ändern und Nachricht zum Kontostand einstellen Essen bestellen: einmal auf das Feld klicken (Farbwechsel auf grünen Hintergrund) Essen abbestellen: nochmal auf das Feld klicken (Hintergrund wird wieder hellgrau) blasse Schrift= für diesen Tag ist keine Bestellung mehr möglich Bestellung abschicken Kontostand- und Bestelldaten Achtung Bitte rechtzeitig Essen stornieren, wenn außerplanmäßige Fehlzeiten bekannt sind. Nicht abgeholte Essen Bestellte und nicht abgeholte Essen werden nicht erstattet. In der Bestellhistorie ist durch einen Haken die Abholung markiert.

6 6 Bitte auch hier kontrollieren und gegebenenfalls mit Ihrem Kind besprechen. Bestellung in der Schule Erfolgt über das Bestellterminal, an dem die Schüler genau wie im Internet ihr Essen bestellen können. Hierfür wird die Mensacard bzw. der spezielle Schülerausweis benötigt. Bestellterminal Berührungs-Bildschirm mit Speiseplan Kartenlesegerät

7 7 Bestellung über das Bestellterminal in der Schule: Nach dem Anmelden mit der Mensacard erscheint folgender Bildschirm 3 3 Woche auswählen Bestellen / Abbestellen: Auf das gewünschte Menü tippen Bestellvorgang mit dem Gang zur Kasse abschließen = bezahlen oder abbestellen

8 8 Die Kasse Der Preis Die Bestellung Kontostand Bestellung bezahlen! (erst dann ist das Essen bestellt!) Auch eine Stornierung muss abgeschickt werden! Abbruch der Bestellung Nach der Bestellung erscheint automatisch wieder der Anmeldebildschirm!

9 9 Abholung des Essens: Bei der Abholung des Essens wird an der Ausgabe die Mensacard ausgelesen. Dann erscheint auf dem Bildschirm Folgendes, wenn Sie ein Essen bestellt haben: Wenn kein Essen bestellt wurde, erscheint der folgende Bildschirminhalt:

10 0 -Adresse Haben Sie uns Ihre -Adresse mitgeteilt, erhalten Sie automatische Benachrichtigungen über Bestellungen oder Stornierungen. Abholung der Essen An der Ausgabetheke gibt es ein Kartenlesegerät mit angeschlossenem Monitor. Zur Abholung des Essens wird die Mensacard auf den Kartenleser gelegt und am Monitor angezeigt, welches Menü bestellt wurde. Eine Doppelabholung durch Weitergabe der Mensacard ist nicht möglich, da die erste Abholung gespeichert ist. Wurde keine Bestellung abgegeben, so wird das auf dem Monitor entsprechend angezeigt. Ausfall der Technik / defekte Karte: Alle Bestellungen liegen der Essenausgabe als Namensliste vor, sodass auch dann das bestellte Esssen ausgegeben werden kann. Nicht bestellt und doch Hunger: Schüler, die nicht vorbestellt haben und doch an diesem Tag hungrig sind, melden sich bitte an der Essenausgabe. Sollten an dem Tag nicht alle bestellten Essen abgeholt worden sein, besteht für diese Schüler die Möglichkeit, eine Mahlzeit zu erhalten. Voraussetzung ist allerdings, dass sie angemeldet sind, eine Mensacard (ggfls. Schülerausweis) haben und das Schülerkonto ein Guthaben ausweist. Kartenhülle Im Schulsekretariat kann eine bruchsichere Kartenhülle für 0,50 erworben werden. Kontobewegungen / Bestellkontrolle Alle Kontobewegungen und Bestellungen können über das Internet eingesehen werden. Nachfolgend ein Überblick über die entsprechenden Bildschirmmasken: Kontrollmöglichkeit über das Internet: Kontohistorie Zeitraum auswählen Report aufrufen

11 Anzeige der Kontohistorie: Kontostand Bestellungen (Abbuchungen) Stornierungen Geldeingänge (Gutschriften) Bestellhistorie: In der Bestellhistorie werden alle Bestellungen angezeigt. Durchgestrichene Bestellungen stehen für stornierte Bestellungen.

12 Einfach feiern. Das AKAFÖ ist Ihr Partner für Veranstaltungen, Kongresse und Events. Wir bieten Ihnen einen Rundum-Service vom Catering bis zum Kulturprogramm Ihre Veranstaltung ist bei uns in guten Händen. Weitere Informationen unter oder telefonisch unter Akademisches Förderungswerk Gastronomie Wohnen Finanzierung Soziales Kultur Kitag

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