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1 Identity und Access Management egovernment in Wolfsburg: sichere und einfache Zugangsberechtigungen per Mausklick Häufige Wechsel der internen Arbeitsstellen verursachten bei der Stadt Wolfsburg erheblichen Aufwand für die IT-Abteilung. Gleichzeitig kündigte sich mit der Einführung eines egovernment-portals ein erhöhter Aufwand bei der Verteilung der Zugriffsrechte an. Daher entschied sich die Stadtverwaltung für die Einführung eines Identity- und Access-Management-Systems mit IBM Tivoli Software. Die Stadt Wolfsburg beschäftigt in der Verwaltung rund Mitarbeiter. Die hausinterne Fluktuation ist beträchtlich, häufig wechseln Mitarbeiter ihren internen Arbeitsplatz, etwa vom Sozialamt in die Bürgerdienste oder an eine andere Stelle, wo gerade Bedarf besteht. Für die IT-Administration bedeuteten diese Wechsel einen immensen Aufwand: Die IT-Abteilung musste bislang sämtliche Benutzerkonten und Zugangsberechtigungen der Mitarbeiter zu den entsprechenden Fachanwendungen und Datenbanken manuell zuweisen. Gleichzeitig mussten alte Berechtigungen gelöscht werden bzw. an andere Mitarbeiter übergeben werden und vielerlei zeitwändige Verwaltungsarbeit mehr, so Wolfgang Beuermann, IT-Koordinator und Projektleiter egovernment der Stadt Wolfsburg. Und nicht nur in der IT-Abteilung war der Aufwand hoch, auch die Fachabteilungen mussten in die damit einhergehenden Freigabe- und Genehmigungsprozesse eingebunden werden, ebenso wie die Personalabteilung. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel eine neue Kostenstelle betreuen sollte, dann musste ein Sachbearbeiter der Abteilung diese freigeben. Diese Freigabeverfahren liefen häufig umständlich per oder über die Hauspost und konnten sich je nach Verfügbarkeit der Beteiligten in die Länge ziehen. egovernment-portal bietet neue Möglichkeiten für mehr Service Gleichzeitig plant die Stadt Wolfsburg derzeit die Einführung eines egovernment-portals, mit dem sie ihre Dienste den Bürgern elektronischem Weg anbietet. Hier sollen den Wolfsburgern Services wie virtuelles Bauamt, Kfz-Zulassung, Melderegister und viele weitere Dienste online zur Verfügung Seite 1/5

2 stehen. Durch diese Schnittstellen nach draußen steigt die Anzahl der Nutzer stark an, für die ein sauberer und schneller Authentifizierungs- und Berechtigungsprozess benötigt wird, beispielsweise bei der Nutzung einer kostenpflichtigen Melderegisterauskunft. Um den Aufwand für diese komplexen, bislang manuell gelösten Berechtigungsprozesse zu verringern, beschloss der Verwaltungsvorstand in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung der Stadt Wolfsburg die Einführung eines Identity- und Access Management-Systems (IAMS). Dieses sollte Problemfelder wie die unterschiedlichen Benutzerdatenbanken mit je eigener Administration, die vielen verschiedenen manuelle Genehmigungs- und Zuweisungsprozesse, die geringe Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter sowie die geringe Flexibilität durch langwierige Abläufe berücksichtigen und die Kosten optimieren. Wesentlich für die Entscheidung, das Projekt durchzuführen, war die Evaluierung der Wirtschaftlichkeit. Um für diesen komplexen Bedarf eine Lösung zu finden der sich zudem rechnet wandte sich die Stadt an den unabhängigen Berater FirstAttribute GmbH, der die Entwicklung leistungsstarker Identity Management- und Sicherheitssoftware spezialisiert ist. Die FirstAttribute GmbH sollte für den Bedarf der Stadtverwaltung ein konkretes Lösungsszenario erarbeiten. Aufgrund unserer breiten Erfahrung mit verschiedenen Identity- und Access Management Systemen konnten wir der Stadt Wolfsburg eine optimale Beratung für die Auswahl des zukünftigen IAM Systems liefern., führt Jens Petersen, GF der FirstAtribure GmbH aus. Eine Lösung für viele Aufgaben Mit dem Projekt verfolgte die Stadt Wolfsburg mehrere Ziele: Die neue Identity Management- und Sicherheitssoftware sollte durch ein schlüssiges Single-Point-of-Administration and Access -Konzept den Verwaltungswand und damit die Kosten beträchtlich verringern; zudem sollten die Verwaltungsprozesse auch im Sinne der Gesetzsprechung revisionsfähig sein. Das System sollte darüber hinaus workflowbasiert administrative Rechte zuweisen können, was die Genehmigungsverfahren beschleunigt. Außerdem sollten die Informationen zu den Mitarbeitern und für die Mitarbeiter genauer und konsistenter sowie ein selbständigeren Umgang damit möglich werden. Mit diesem Anforderungsprofil im Hinterkopf machte sich FirstAttribute GmbH daran, die im Markt verfügbaren Lösungen zu vergleichen. Auf der Bewertungsmatrix waren dabei Produkte unterschiedlicher Hersteller neben IBM auch Siemens, BMC, SUN und Waveset. Bei der Auswahl Seite 2/5

3 blieben zwei gleichrangige Hersteller übrig: Waveset und IBM. Die Stadt Wolfsburg entschied sich dabei schließlich für die Tivoli Identity- und Tivoli Access Management-Lösungen von IBM. Die Gründe hierfür waren hauptsächlich strategischer Natur: Vertrauen, Preis/Leistungsverhältnis und Unternehmensgröße waren dabei die wichtigsten Eigenschaften, die für IBM sprachen. Wir setzen ungern Softwareprodukte ein, deren Hersteller in ein, zwei Jahren verschwunden sein können oder gekt werden und es keine Chance die Weiterentwicklung des Produktes gibt. Da haben wir in der Vergangenheit schmerzhafte Erfahrungen machen müssen, erläutert Wolfgang Beuermann die Gründe für die Entscheidung. Die IBM Softwareprodukte Tivoli Identity Management (TIM) und Tivoli Access Management (TAM) sollten in Zukunft automatisches User- und Access Manegement bei der Stadtverwaltung ermöglichen; letzteres sollte auch den Zugriff das egovernment-portal sichern. Sukzessive Einführung Nachdem die Entscheidung für die IBM Lösungen gefallen war, setzte die IT-Abteilung zusammen mit FirstAttribute GmbH die ersten Pilotprojekte für die sukzessive Einführung der Identity- und Access Management-Lösung in der Stadtverwaltung. Zunächst sollten die internen Mitarbeiter mit einem Single-Sign-On-Zugang versehen werden. Dafür war die exakte Profil- und Rollenerstellung sämtlicher Mitarbeiter der Stadtverwaltung nötig. Entsprechende Daten lagen hauptsächlich im Personalverwaltungssystem vor: Zum einen liefert dieses Informationen zu allen Mitarbeitern, die Leistungen von der Stadt beziehen, zum anderen ist hier ihr Aufgabenfeld hinterlegt, aus welchem sich ableiten lässt, zu welchen Anwendungen der Mitarbeiter Zugang haben sollte. Außerdem erhält dieses System zuerst Informationen über neue oder ausscheidende Mitarbeiter. Im Zuge unseres ersten großen Anwendungsszenarios ermittelten wir aus unserem Personalverwaltungssystem über ein HR-Feed Mitarbeiterdaten und deren organisatorische Zugehörigkeit, um damit für jeden Mitarbeiter eine entsprechende Kennung im Active Directory zu erzeugen, erläutert Beuermann die Pilotphase. Über diese Kennung sollten den Mitarbeitern automatisch Accounts, Gruppen, standardisierte -Adressen und ähnliches zugewiesen werden können. Im nächsten Schritt wurden innerhalb des Active Directory die Gruppen befüllt, um den rollenspezifischen Zugriff das Mitarbeiterportal zu ermöglichen. Die entsprechenden Rollenprofile wurden zusammen mit den Fachabteilungen erstellt. Umgekehrt sollten über das HR-Feed auch die Benutzerkennungen im Personalverwaltungssystem aktuell gehalten werden. Durch Urlaube von Mitarbeitern, Supportanfragen und die komplexe Aufgabe der Erstellung des Rollenkonzepts verzögerte sich die Durchführung des Projektes zwar, doch die Stadt Wolfburg konnte Seite 3/5

4 bereits Ende Oktober den Mitarbeitern den Single-Sign-On-Zugang an ihrem Arbeitsplatz bieten. Ein früher Erfolg der Pilotphase war dabei auch, dass die Accountbasis durch die Vorarbeiten stark bereinigt werden konnte. Falsche Accounts oder nicht mehr gültige Zuweisungen von Mitarbeitern zu bestimmten Anwendungen und Systemen konnten eliminiert werden. Vorteile absehbar Den großen Vorteil des neuen Systems wird man absehen können, wenn die nächsten wichtigen Schritte der Implementierung vollzogen sind. Vor allem die Automatisierung der Workflows wird zu Effizienzvorteilen führen. Die kompletten Genehmigungsprozesse, die jetzt noch manuell und Papierbasis ablen, werden damit entscheidend beschleunigt werden. Dann werden die Fachabteilungsleiter nur noch angeben müssen, für welche Aufgaben und Systeme ein neuer Mitarbeiter vorgesehen ist und die entsprechenden Einrichtungsprozesse len automatisch an, ohne dass die IT-Mitarbeiter Hand anlegen müssen, beschreibt Beuermann das Szenario. Früher konnte es bis zu vier Wochen dauern, bis wir das Profil für einen Mitarbeiter komplett angelegt hatten, in Zukunft wird das dank der Automatisierung erheblich schneller gehen, so Beuermann. Die Vorteile: Die IT-Abteilung muss weniger beansprucht werden, ebenso wie der Fachabteilungsleiter und der Mitarbeiter kann schneller mit seiner Arbeit beginnen. Nach Einführung der Workflows stehen umfassende Mitarbeiterschulungen für die Kollegen an, die sich in Zukunft mit dem System beschäftigen werden. Dann wird die Stadt daran gehen, weitere Module einzuführen. Einen Abschluss findet ein derart umfangreiches Identity-Management-Projekt ja im eigentlichen Sinne nicht wie in jedem größeren lebenden System wird es auch in diesem System immer wieder Änderungen geben, die eingearbeitet werden müssen, so Beuermann. Sobald das System in der Stadtverwaltung etabliert ist, plant die IT-Abteilung das System auch andere an die Stadtverwaltung angegliederte Bereiche auszudehnen. Städtische Betriebe bieten dafür Gelegenheiten. Seite 4/5

5 Die Lösung: Automatisiertes Access- und Identity Management Automatisiertes Identity Management bietet Ihnen: Zentrale Benutzer- und Ressourcenverwaltung Vereinheitlichung des Benutzerservice Standardisierte Benutzerverwaltung für neue Anwendungen Zuordnung von Identitäten zu Kennungen und deren Auditing Unterstützung von definierten Rollen Prozessautomatisierung in der Benutzerverwaltung Optionen des Benutzer-Self-Service Jens Petersen Tel: 040 / M ail: FAX: 040 / W EB: Seite 5/5

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