ECS-Anbindung Stand Version 3.1

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1 ECS-Anbindung Stand Version 3.1

2 Inhalt ECS Bestände anzeigen... 3 Bestände anzeigen im Filialverbund... 7 ECS Eigene Hausartikel anzeigen... 8 ECS Bestellen ECS Kundenkonto Bestellungen ebooks ECS-Bestellungen verarbeiten in euro-bis flow Bestellungen prüfen Aufträge erzeugen Zahlungsbedingungen anpassen KNV Versandservice nutzen Aufträge verarbeiten im Filialverbund KNV Gutscheinservice Vorbereitung Gutscheine im Shop verkaufen Besonderheiten bei Abholaufträgen Gutscheine im Shop einlösen Aufträge selektieren und auswerten ECS-Aufträge erkennen ECS-Aufträge selektieren ECS-Aufträge auswerten Anleitung ECS-Anbindung Seite 2 von 28

3 Die Funktion ECS-Anbindung ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit eines Titels in Ihrem Laden im Shop anzeigen zu lassen. So sehen Ihre Kunden auf einen Blick, ob der Titel bei Ihnen vorrätig ist oder ob er erst bestellt werden muss und die Lieferung ggf. etwas länger dauert. Die neue mobile Version des ECS-Shops für Smartphone oder Tablet ermöglicht es Ihren Kunden auch von unterwegs schnell und unkompliziert die Verfügbarkeit abzufragen. Alle Bestellungen aus dem ECS-Shop werden zunächst in euro-bis flow übertragen. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Artikel regulär bestellen, vom Lager nehmen oder an den KNV Versandservice übergeben (deutschlandweit). Ein großer Vorteil für Sie ist, dass Sie in euro-bis flow die komplette Kundensicht haben. Alle Umsätze und Aufträge sind in Ihrer Warenwirtschaft zu finden. Bei Rückfragen Ihres Kunden ist eine Recherche nur in einem System notwendig. Sie können Internet- und normale Aufträge zusammen auswerten. Die beiden Systeme tauschen permanent Informationen aus, so dass die Bestände immer aktuell sind und Ihr Kunde im Login-Bereich des ECS-Shops in der Lage ist, den Status seiner Bestellung zu verfolgen. Wenn Sie mehrere Filialen haben, so kann Ihr Kunde im Shop die von ihm bevorzugte Abholfiliale wählen. Hausartikel aus euro-bis flow werden in ECS importiert und in von Ihnen festgelegten Kategorien im Shop angezeigt. Um die ECS-Anbindung zu nutzen, müssen einige Einstellungen in Ihrem System vorgenommen werden. Unsere Serviceline unterstützt Sie gerne ( ). ECS Bestände anzeigen Die Anzeige Ihrer Bestände und das Angebot zur Sofortabholung sind vor allem für Kunden interessant, die mit mobilen Geräten (Tablet oder Smartphone) unterwegs sind und bei Ihnen im Laden vorbeischauen möchten. Auch haben Sie über die Funktion Sofortabholung mit Kontaktaufnahme die Möglichkeit, Titel zu verkaufen, die im KNV-Bestand mit Meldenummer oder überhaupt nicht geführt werden. Die Bestände aus Ihrem Verkaufslager werden im ECS-Shop in der Listenansicht bei Klick auf den Link Sofortabholung prüfen angezeigt: In der Vollansicht ist die Verfügbarkeit sofort sichtbar: Anleitung ECS-Anbindung Seite 3 von 28

4 Bei Klick auf wird eine Mail an die jeweilige Filiale verschickt. Nun können Sie den Titel aus dem Regal nehmen und für den Kunden zur Abholung beiseitelegen. Anleitung ECS-Anbindung Seite 4 von 28

5 So werden die Bestände auf dem Tablet angezeigt: Anleitung ECS-Anbindung Seite 5 von 28

6 Anzeige der Bestandsinformation auf dem Smartphone: Bei den mobilen Versionen des Shops wird bei Ansteuerung der Telefonnummer die Anruf-Funktion aktiviert. Anleitung ECS-Anbindung Seite 6 von 28

7 Bestände anzeigen im Filialverbund Konfigurieren Sie Ihre Filialen im Shop-Assistenten unter dem Menüpunkt Lieferarten / Geschenkservice : Im Abschnitt Lieferarten ergänzen Sie fehlende Filialen. Wichtig ist, dass im Feld ERP Filialnummer die Filialnummer aus euro-bis flow eingetragen wird. Diese Nummern müssen übereinstimmen damit die richtigen Bestände angezeigt werden. Die Filialnummer in euro-bis flow finden Sie unter System / Referenzdaten / Stammdaten / Filialen. Anleitung ECS-Anbindung Seite 7 von 28

8 ECS Eigene Hausartikel anzeigen Um selbst angelegte Artikel über den ECS-Shop anzubieten, markieren Sie diese im Artikelmanagement in euro-bis flow. Aktivieren Sie den Haken bei Webexport und wählen Sie die Kategorie, in der dieser Artikel im Shop zu finden sein soll. Die Kategorien definieren Sie selbst (Menü System Referenzdaten Stammdaten Webkategorien). Es sind bis zu drei Hierarchieebenen zulässig. Erstellen Sie die Baumstruktur Mithilfe der Buttons Kategorie löschen, Kategorie bearbeiten und Neue Kategorie, bzw. definieren Sie die Reihenfolgen mit Hoch oder Runter. Anleitung ECS-Anbindung Seite 8 von 28

9 Artikel können auf der zweiten und dritten Ebene hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass derzeit keine Cover für Hausartikel übertragen und im Shop angezeigt werden können. Anleitung ECS-Anbindung Seite 9 von 28

10 ECS Bestellen In der Bestellung kann Ihr Kunde wählen, ob er die Titel selbst abholen will oder ob sie ihm geliefert werden sollen: Je nachdem welche Zahlungsmöglichkeiten Sie über den Shop-Konfigurator zugelassen haben, werden diese vorgeblendet. Paypal, Kreditkarte und Online-Überweisungen: Beträge werden sofort über den ECS-Shop bezahlt. Anleitung ECS-Anbindung Seite 10 von 28

11 In der Bestellübersicht kann eine individuelle Nachricht hinterlegt werden. Diese wird Ihnen bei der Verarbeitung der Bestellungen auch in euro-bis flow angezeigt: Anleitung ECS-Anbindung Seite 11 von 28

12 ECS Kundenkonto Bestellungen Der Status der Bestellungen wird im Backoffice für den Endkunden nachvollziehbar dargestellt. Diese Daten stehen im Kundenkonto zur Verfügung sobald die Bestellung in euro-bis flow bearbeitet wurde. Bis dahin wird die Bestellung hier nicht angezeigt. ebooks Um bei ebook-bestellungen schnelle Reaktionszeiten zu ermöglichen, werden die Download-Links im ECS-Shop zeitnah bereit gestellt. Zum einen sieht der Kunde den Link auf der Bestellbestätigungsseite: Sämtliche ebook-käufe werden auch im Download-Bereich Meine E-Books im Kundenkonto angezeigt. Anleitung ECS-Anbindung Seite 12 von 28

13 Die Auftragsdaten und der Original-Downloadlink werden an euro-bis flow übermittelt, damit die Umsätze in euro-bis flow einfließen können. Der Auftrag erhält intern den Vermerk, dass die Lieferung bereits erfolgt ist. Daher wird bei Anlegen des Auftrags in euro-bis flow keine Mail mit dem Download-Link bereit gestellt. Bei Bedarf oder im Fehlerfall haben Sie über den angelegten Auftrag jederzeit nachträglich die Möglichkeit den Original-Downloadlink erneut zu versenden. Anleitung ECS-Anbindung Seite 13 von 28

14 ECS-Bestellungen verarbeiten in euro-bis flow Bestellungen prüfen Öffnen Sie den Workflow Aufträge und klicken den Button Auftragsimport. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Bestellungen einzusehen, zu korrigieren und daraus Kundenaufträge und ggf. Bestellungen zu erzeugen. Wie in anderen Workflows haben Sie auch hier die Möglichkeit, Filter für häufig benutzte Selektionen anzulegen. Oder Sie klicken auf Schnellsuche und lassen sich z.b. alle importierten Aufträge anzeigen. Wenn Sie die Datensätze nach Anlagedatum aufsteigend sortieren, werden Ihnen die neuesten Aufträge ganz oben angezeigt. Die im Auftragsimport angezeigten Bestellungen können drei Status aufweisen: Unvollständig : Kunde oder Artikel konnten nicht eindeutig zugeordnet werden. Es wurde noch kein Auftrag erzeugt. Nachbearbeitung ist notwendig. Vollständig : Kunde und Artikel konnten vom System eindeutig zugeordnet werden. Es wurde noch kein Auftrag erzeugt. Verarbeitet : Für diese Bestellung haben Sie bereits einen Auftrag erzeugt. Klicken Sie einen Eintrag doppelt um ihn zu öffnen. Im oberen Bereich unter Originaldaten werden die Informationen aus dem ECS-Shop angezeigt. Hier sehen Sie die Internet-Auftragsnummer, die Internet-Kundennummer (die in der Kundenverwaltung von euro-bis flow im Feld Internet Shop ID gespeichert wird) sowie die Adressen. Eine Adressüberprüfung wird im ECS-Shop bei jeder Bestellung durchgeführt. Unter Originaldaten wird Ihnen das Ergebnis dieser Adressprüfung angezeigt. Im unten angezeigten Beispiel wurde das Betragslimit überschritten. Anleitung ECS-Anbindung Seite 14 von 28

15 Unter Bestellzeichen sehen Sie die Nachricht, die in der ECS-Bestellung manuell eingegeben wurde. Unter Zahlart wird angezeigt, ob der Betrag bereits bezahlt wurde (z. B. Paypal) oder ob der Kunde auf Rechnung bestellt hat. Wenn Ihr Kunde den Titel bei Ihnen im Laden abholen möchte, wird Abholauftrag: Ja angezeigt. Im unteren Bereich wird angezeigt, ob euro-bis flow den Kunden zuordnen konnte (z. B. über exakt übereinstimmende Adressdaten oder falls die Internet-Shop ID bereits vorhanden ist). Wenn die Felder Kunde oder Lieferadresse leer sind, haben Sie die Möglichkeit über den Neu- Button mit den Originaldaten aus dem ECS-Shop einen neuen Kunden, ggf. mit Lieferadresse anzulegen. Möchten Sie, dass die Adressinformationen, die in euro-bis flow gespeichert sind durch die aus der Internetbestellung überschrieben werden, so setzen Sie den Haken Adresse aktualisieren. Dieser kann auftragsweise gesetzt werden. Die Voreinstellung konfigurieren Sie unter Einstellungen. Die Bestellung wird mit dem Status vollständig gekennzeichnet, wenn alle Informationen von euro- BIS flow interpretiert werden konnten (Kunde gefunden, Artikel gefunden). Lautet der Status unvollständig, so konnte z. B. der Titel nicht nachbibliografiert werden. Unter Positionen werden die bestellten Artikel aufgeführt. Konnte das System alle Artikel anhand der Bestellnummer/EAN identifizieren oder nachbibliografieren, steht der Datensatz auf Vollständig: Ja. Klicken Sie doppelt auf die Positionszeile, um in der Vollansicht Artikeldaten zu ändern. Anleitung ECS-Anbindung Seite 15 von 28

16 Wenn ein Artikel noch nicht im System angelegt war und auch nicht nachbibliografiert werden konnte, haben Sie die Möglichkeit mit dem Button Bearbeiten in die Detailansicht zu wechseln um dort entweder manuell einen Artikel zuzuordnen oder ihn neu anzulegen. Aufträge erzeugen Sind Kunden- und Artikelangaben vollständig, klicken Sie auf Fertig stellen und erzeugen so einen neuen Auftrag. Hier haben Sie die Möglichkeit wie bei normalen Aufträgen Auftragskonditionen zu hinterlegen, das Bestellziel festzulegen oder die Versandart und Benachrichtigungsart zu konfigurieren. Alle relevanten Informationen aus der ECS-Bestellung werden in diesen Auftrag übernommen, der sonst wie jeder andere manuell erzeugte Auftrag weiterverarbeitet wird. Hat Ihr Kunde angegeben, dass er seine Bestellung abholt, erzeugt das System einen Kassenauftrag, sonst wird ein Rechnungsauftrag erzeugt. Ist der Titel nicht am Verkaufslager, wird eine Bestellung erzeugt. Aufträge, die über den Auftragsimport erzeugt wurden, erhalten das Kennzeichen Internetauftrag. Nach diesem Kennzeichen kann im Auftragsmanagement selektiert werden. Anleitung ECS-Anbindung Seite 16 von 28

17 Wurde die Bestellung im ECS-Shop mit den Zahlarten Paypal, Giropay oder Kreditkarte durchgeführt, kann es sinnvoll sein, bei einem Rechnungsauftrag eine entsprechende Zahlungsbedingung einzutragen (z. B. Zahlung bereits erfolgt per Paypal ). Dieser Passus wird auf der Rechnung gedruckt. Den Text können Sie unter System - Referenzdaten - Auftrag - Zahlungsbedingungen selbst eingeben. Bitte beachten Sie, dass der ECS-Shop keine Nachlässe verarbeitet. Wenn Sie also einen Kunden zuordnen, der lt. Kundenverwaltung einen Nachlass erhält, sollten Sie prüfen ob Sie diesen tatsächlich in den Auftrag übernehmen möchten. Anleitung ECS-Anbindung Seite 17 von 28

18 Zahlungsbedingungen anpassen Wenn Sie im Shop Sofortbezahlarten wie Paypal anbieten, ist es sinnvoll die Zahlungsbedingungen in euro-bis flow so zu konfigurieren, dass Rechnungen mit dieser Zahlart automatisch vom System auf ausgeglichen gesetzt werden. Bezahlarten die im Shop angeboten werden, können bei der Auftragserzeugung automatisch einer bereits vorhandenen Zahlungsbedingung zugewiesen werden. Wählen Sie im Menü System Referenzdaten Auftrag Zahlungsbedingungen. Hier ordnen Sie Ihre Shop-Zahlarten den euro-bis flow Zahlarten zu. Ist keine Zuordnung zu bestehenden Zahlungsbedingungen möglich, so legen Sie die Zahlungsbedingung neu an. Hier ein Beispiel mit Paypal: Wenn nun über den Auftragsimport ein ECS-Auftrag mit der Bezahlart Paypal eingelesen wird, wird im daraus erzeugten Auftrag automatisch die Zahlungsbedingung Paypal angezeigt und die daraus erzeugte Rechnung steht auf ausgeglichen. KNV Versandservice nutzen Auftragspositionen können auch über den KNV Versandservice ausgeliefert werden. Dieser wird aus dem Auftrag heraus angesteuert. Lesen Sie dazu die separate Anleitung zum Versandservice. Anleitung ECS-Anbindung Seite 18 von 28

19 Aufträge verarbeiten im Filialverbund Kundenbestellungen aus dem ECS werden nur an einer Filiale (Filiale 1) eingelesen. Nur hier werden über den Auftragsimport Aufträge in euro-bis flow erzeugt. Diese Filiale ist also für die Verarbeitung der Aufträge filialweit zuständig. Bei Abholaufträgen hat der Kunde im Shop die Möglichkeit, seine Wunschfiliale anzugeben. Diese wird im Auftragsimport angezeigt. Der Auftrag wird wie gewohnt verarbeitet, d.h. wenn alle Angaben vorhanden sind, klicken Sie auf Fertig stellen und erzeugen einen Kundenauftrag. Dieser Auftrag wird automatisch für die angegebene Filiale angelegt, denn dort möchte der Kunde den Artikel abholen. Wenn Sie im Auftrag eine Bestellung generieren, wird diese im Namen der jeweiligen Filiale bestellt, im Wareneingang eingebucht und automatisch für den Kundenauftrag reserviert und ins Abholfach gestellt. Rechnungsaufträge werden immer für Filiale 1 angelegt und auch dort weiterverarbeitet, da bei Versandaufträgen der Kunde im Shop keine Wunschfiliale angeben kann. Anleitung ECS-Anbindung Seite 19 von 28

20 KNV Gutscheinservice Gutscheinkarten, die Ihr Kunde im Ladengeschäft erwirbt, können im Internetshop eingelöst werden und umgekehrt. Im Shop können nicht nur Gutscheinkarten erworben werden sondern auch Gutschein- PDFs. Diese sind für den Käufer unmittelbar verfügbar, da sie nach der Kaufabwicklung per bereit gestellt werden. Vorbereitung Um Ihre Buchhandlung für den Gutscheinservice freischalten zu lassen, wenden Sie sich bitte an die Serviceline. Im ECS-Shop sind Gutscheinkarten und Gutschein-PDFs mit unterschiedlichen Festbeträgen als eigene Artikel verfügbar. Wir empfehlen aus Gründen der Übersichtlichkeit in euro-bis flow nicht für jeden Betrag einen eigenen Artikel anzulegen. Legen Sie z.b. zwei Artikel an: Gutscheinkarte und Gutschein-PDF. Damit der Auftragsimport die Artikel findet und automatisch zuordnen kann, hinterlegen Sie im Artikelmanagement unter Bestellziele für jeden Artikel die jeweiligen EANs, die vom Shop übermittelt werden. Gutscheinkarte: Anleitung ECS-Anbindung Seite 20 von 28

21 Gutschein-PDF: Legen Sie beide Artikel mit Lagerhaltungstyp = NONE, Preis = 0,00 und MwSt. = OHNE an und setzen Sie unter Merkmale den Haken für Funktionsartikel. Gutscheine im Shop verkaufen Gutschein-PDF Ein Geschenkgutschein als PDF kann unmittelbar nach der Kaufabwicklung von Ihrem Kunden ausgedruckt und verwendet werden. Aus diesem Grund muss er auch sofort im Shop bezahlt werden. Es sind nur Online-Bezahlvorgänge möglich (z.b. Paypal oder Kreditkarte). Im Auftragsimport ordnet das System den Artikel Gutschein-PDF zu. In der Positionsanzeige erkennen Sie den Wert des Gutscheins und die Referenznummer. Anhand dieser Referenznummer können Sie z. B. bei Bedarf im Business Client prüfen, ob die Aufladung erfolgreich war. Anleitung ECS-Anbindung Seite 21 von 28

22 Auch hier ist es wichtig, dass die Zahlungsbedingungen im Shop auch in euro-bis flow gepflegt werden und so z.b. Paypal als bereits ausgeglichen erkannt wird (vgl. Abschnitt Zahlungsbedingungen anpassen ). Nun schließen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und erzeugen die Rechnung. Gutscheinkarte Auch Gutscheinkarten können im Shop mit unterschiedlichen Werten bestellt werden. Hier ist sowohl ein Versand- als auch ein Abholauftrag möglich. Es sind alle Zahlungsmöglichkeiten verfügbar. Im Auftragsimport ordnet das System den Artikel Gutscheinkarte zu. Bereits auf der ersten Seite erhalten Sie einen Hinweis, dass in dieser Bestellung eine Gutscheinkarte enthalten ist. Anleitung ECS-Anbindung Seite 22 von 28

23 Den Betrag, mit dem die Gutscheinkarte aufgeladen werden soll, entnehmen Sie der Positionsanzeige: Nehmen Sie eine neue Gutscheinkarte aus Ihrem Vorrat und laden Sie diese über den Business Client auf. Schließen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und versenden Sie die Gutscheinkarte an den Kunden oder legen Sie sie im Abholfach bereit. Anleitung ECS-Anbindung Seite 23 von 28

24 Besonderheiten bei Abholaufträgen Artikel, die der Kunde bei Ihnen im Laden abholen möchte, werden i.d.r. nie im Shop bezahlt. Es erscheint kein Zahlungsdialog - die Ware wird bei Abholung bezahlt. Ausnahmen sind ebooks. Da diese sofort verfügbar sind, werden sie auch sofort online bezahlt. Das Gleiche gilt auch für Gutschein-PDFs. Dies ist bereits in der Bestellübersicht im Shop erkennbar: Anleitung ECS-Anbindung Seite 24 von 28

25 Im Auftragsimport wird diese Bestellung wie folgt angezeigt: Im daraus erzeugten Auftrag haben diese Positionen (ebook / Gutschein-PDF) bereits den Status geliefert/fakturiert. Nur die anderen Artikel müssen noch bearbeitet werden: Der Auftrag kann wie gewohnt weiter verarbeitet werden. Anleitung ECS-Anbindung Seite 25 von 28

26 Gutscheine im Shop einlösen Wurde ein Artikel im Shop mit Gutschein bezahlt, so erkennen Sie dies bereits im Auftragsimport: Im daraus erzeugten Auftrag, wird der Gutscheinbetrag als Anzahlung bereits verrechnet: Der Restzahlbetrag auf der Rechnung ist demzufolge 0,00 EUR. Anleitung ECS-Anbindung Seite 26 von 28

27 Es ist auch möglich, Teilzahlungen mit Gutschein zu tätigen und den Restbetrag mit einer beliebigen anderen Zahlart. Alle Informationen werden in euro-bis flow angezeigt und korrekt verarbeitet. Anleitung ECS-Anbindung Seite 27 von 28

28 Aufträge selektieren und auswerten ECS-Aufträge erkennen In den Auftragseigenschaften wird die Auftrags-(Bestell-)Nummer aus ECS angezeigt. ECS-Aufträge selektieren Im Auftragsmanagement kann nach Internetauftrag Ja/Nein oder nach einer konkreten Internet- Auftrags-Nr. selektiert werden. ECS-Aufträge auswerten Über die Kundenumsatzstatistik werden ECS-Aufträge gemeinsam mit normalen Aufträgen ausgewertet. Anleitung ECS-Anbindung Seite 28 von 28