Aufgabenlandkarte der Schweiz

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1 Aufgabenlandkarte der Schweiz Leistungen identifizieren Leistungen strukturieren BPM planen Kommunizieren Serge Delafontaine Bachelor in Economics Process Consultant

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Aufgabenlandkarte Warum und wozu? Was? Wie wird die Aufgabenlandkarte der Schweiz optimal angewendet? Praxisbeispiele zur Aufgabenlandkarte Schweiz

3 Aufgabenlandkarte: warum?

4 Wozu eine einheitliche Aufgabenlandkarte? Stellt eine Grundlage für die Entwicklung einer organisationsinternen Aufgabenlandkarte zur Verfügung Um eine gleiche Vision zu erlangen: BPM Kommunizieren Projekte koordinieren Gemeinden Kantone Bund Andere Gemeinden Andere Kantone

5 Welche sind die Herausforderungen? Leistungsvielfalt Gesetzlich gesteuert Föderales System

6 Die ech Aufgabenlandkarte 3 Aufgabentypen 26 Aufgabenfelder 92 Aufgabengruppen 230 Aufgaben

7 Wie wird sie optimal angewandt? 1) Nehmen Sie das Dokument als Grundlage 2) Sortieren Sie alle Aufgaben die für Ihre Organisation nicht zutreffen aus 3) Erstellen Sie eine Liste der Leistungen Verwenden Sie die Aufgabenlandkarte um sicherzustellen, dass diese Liste umfassend ist 4) Ordnen sie jede Leistung zu einer Aufgabe 5) Ergebnisse analysieren Gibt es Aufgaben die noch keine Leistung enthalten, müssen diese Lücken erklärt werden Fügen Sie die Leistungsidentifikationsnummern hinzu

8 2) Aufgaben aussortieren Einige Aufgaben sind einer föderalen Ebene zugeordnet (Beispiel: für «Einwohnerregister» und«zivilstand» sind meistens die Gemeinden zuständig) Gemeinden Kantone Bund

9 2) Aufgaben aussortieren Die meisten Aufgaben gehen entweder über mehrere föderale Ebenen oder sind regional unterschiedlich zwischen Kantonen und Gemeinden verteilt Gemeinden Kantone Bund

10 3) Leistungen auflisten Beispeil: ech-0070 Leistungsinventar

11 4) Leistungen den Aufgaben zuordnen

12 5) Ergebnisse analysieren Wenn es Aufgaben ohne Leistungen gibt, müssen Sie herausfinden warum Gibt es in einem Aufgabenbereich viele Leistungen, kann es sein, dass diese Leistungen gleichzeitig implementiert werden können Verbinden Sie die Leistungen mit den notwendigen Ressourcen

13 Proof of concept: Aargau Aargau: Einwohner Hauptort: Aarau Leiterin Fachstelle E-Government: Marlies Pfister Situation vor dem Proof of Concept: 539 identifizierte Leistungen Leistungen sind bei Departement zugeteilt

14 Proof of concept: Aargau Ergebnisse aus der Anwendung der Aufgabenlandkarte : 37% der Aufgabenlandkarte wird genutzt ( 84 Aufgaben) 100% der Leistungen wurden erfolgreich einer Aufgabe zugeordnet Die Zuordnung wurde durch zwei unabhängige Personen durchgeführt um die Aufgabenlandkarte zu testen. 89.3% der Leistungen wurden einer selben Aufgabe zugeteilt 100% der Leistungen wurden einem selben Aufgabenfeld zugeordnet

15 Proof of concept: Aargau Andere Ergebnisse : Nach Abschluss des PoC wurde geschlussfolgert, dass das Prozessrepository von Aargau aufgrund der grossen Anzahl nicht verwendeter Aufgaben unvollständig ist Einige Aufgaben des Kantons konnten aufgrund ungenauer Definitionen nicht korrekt in die Aufgabenlandkarte eingepflegt werden. Nachdem die Definition verfeinert wurde konnten die Aufgaben erfolgreich zugeordnet werden

16 Benutzerfeedback Stadt Luzern: Einwohner Abteilung Prozesse und Informatik Begleitet Prozessdokumentationen von zwei anderen Abteilungen Erarbeitet Standards & Guidelines für die ganze Gemeinde Hat die Aufgabenlandkarte für Stadt Luzern implementiert. Nutzt vorerst zwei Aufgabenfelder in denen die Leistungen und Prozesse der involvierten Abteilungen dokumentiert werden

17 Benutzerfeedback «Mit der Aufgabenlandkarte ech-0145 wird eine komplette Ordnungsstruktur zur Verfügung gestellt. Alle Überlegungen und Diskussionen um Themen wie Aufgaben-, Prozess- und Verwaltungsarchitektur sind weitgehend überflüssig. Die Aufgabenlandkarte kann direkt in die Prozessumgebung abgebildet werden. Der Zeitgewinn der dadurch entsteht ist enorm.» Hermann Kühn Projektleiter Stadt Luzern Prozesse und Informatik

18 Fazit Einstufung als Best Practice seit Februar: ech-0145 Aufgabenlandkarte Schweiz wurde vom Expertenrat ech als Best Practice eingestuft und unter Vorbehalt der Einarbeitung einiger RFC genehmigt. Voraussichtliche Veröffentlichung: April

19 Fazit E-Government Standards. Die Architekturprinzipien für Aufgaben und Leistungen in der Aufgabenlandkarte Schweiz sind in 1. Linie auf Kantone und Gemeinden ausgerichtet Diese Prinzipien können ebenfalls in Bundesämtern angewendet werden Viele ech-standards und Best Practices bilden ein solides Fundament für priorisierte Vorhaben von E- Government Schweiz, ech-0145 ist einer davon

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