Digitalisierungsund. Hosting-Services. Dokumentendigitalisierung Die Vorteile für Ihr Unternehmen

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1 Digitalisierungsund Hosting-Services WARUM Digitalisieren FÜR IHR GESCHÄFT sinnvoll IST Dokumentendigitalisierung Die Vorteile für Ihr Unternehmen

2 Informationsmanagement für die digitale Welt von heute Haben Sie sich schon einmal gewünscht, dass die wichtigsten Daten aus eingehenden Dokumenten schnell und bequem weitergegeben werden können? Die meisten Unternehmen verfügen noch immer über umfangreiche Papierarchive und viele erstellen nach wie vor Dokumente in Papierform. In der heutigen, schnelllebigen Welt sind physische Dokumente jedoch aus verschiedenen Gründen nicht immer ideal. Oft ist es schwierig, bestimmte Dokumente schnell zu finden, um dringenden Anforderungen gerecht zu werden. So können sich Daten zu einer bestimmten Person, einem Konto oder einem Produkt an unterschiedlichen Orten des Archivs befinden. In der modernen Arbeitswelt befinden sich Mitarbeiter häufig an unterschiedlichen Standorten, wodurch es für sie immer schwieriger wird, auf physische Dokumente zuzugreifen. Es kostet Zeit und Geld, Dokumente von ihrem Ablageort dahin zu bringen, wo sie benötigt werden. Die Archivierung Ihrer Unterlagen in digitaler Form kann dabei helfen, die Effektivität Ihres Unternehmens zu steigern. Iron Mountain bietet in 36 Centern in ganz Europa Digitalisierungs- Services an.

3 Eine sichere, hochwertige Lösung In der heutigen informationsgetriebenen Wirtschaftwelt konvertieren viele Unternehmen Papierdokumente in elektronische Formate, um die mit der Aufbewahrung von Papierdokumenten verbundenen Kosten zu senken. Die Digitalisierung von Informationen sorgt für mehr Flexibilität in Ihrem Unternehmen, da die gespeicherten Daten den richtigen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Dies steigert die Produktivität und verbessert letztlich auch die Kundenzufriedenheit. Die interne Digitalisierung ist jedoch kein einfacher Prozess. Sie erfordert umfassendes Fachwissen, zudem sind Einrichtung und Wartung kostenintensiv. Wenn Sie Ihre Daten also effektiv digitalisieren möchten, dann brauchen Sie Unterstützung. Ein externer Anbieter verfügt über die Fähigkeiten und die Erfahrung, um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu verstehen und eine sichere, hochwertige externe Lösung umzusetzen. Es ist von zentraler Bedeutung, dass der Anbieter seine Leistungen an Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen anpasst und Ihre wichtigsten Dokumente über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg sicher verwalten kann. Rechnungswesen Rechnungen Gutschriften Lieferscheine Personalabteilung Bewerbungen/Lebensläufe Gehaltsabrechnungen Arbeitsverträge Rechtswesen Liegenschaftsdokumente Wartungsverträge Service Level Agreements Kundenservice Kundenkorrespondenz Dieser Service lohnt sich besonders für Unternehmen, die viele Kundenanfragen bearbeiten. Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen über den gesamten Dokumentenlebenszyklus Digitale Dokumente können in Gerichtsverfahren als Beweismittel herangezogen werden. Hierzu müssen die digitalen Daten jedoch von Anfang an sicher verwaltet werden. In vielen Ländern werden derzeit Richtlinien eingeführt, wie elektronische Daten verwaltet werden müssen, damit sie vor Gericht als Beweismittel zulässig sind (z.b. besteht in Grossbritannien dazu bereits die Norm BS10008: 2008, Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically). Bitte beachten Sie: Wenden Sie sich vor der Vernichtung von Dokumenten an Ihren Prüfer und Ihre Rechtsabteilung. Fast jedes Dokument kann als Beweismittel infrage kommen. Wenn Sie also erwägen, Papierunterlagen durch digitalisierte Dokumente zu ersetzen, müssen Sie gesetzliche Richtlinien im Verlauf des gesamten Dokumentenlebenszyklus - von der Erfassung über die Umwandlung bis hin zur Archivierung und Vernichtung - berücksichtigen. Dabei kann Sie ein professioneller Anbieter für Archiv- und Dokumentenmanagement unterstützen. Das Scannen eingehender Dokumente macht die darin enthaltenen Informationen direkt verfügbar. So können Sie Ihre Kunden schneller und effektiver bedienen und vermeiden gleichzeitig die Suche nach benötigten Papierdokumenten an verschiedenen Orten. Ein guter Anbieter von Scanlösungen verwendet Technologien zur Datenextraktion als Teil eines automatisierten Prozesses. Die Daten werden mit begrenzten manuellen Dateneingaben in Ihr Backoffice- System übertragen, sodass der Aufwand für Ihre Mitarbeiter reduziert wird. Ein professioneller Anbieter mit einem umfassenden Angebot im Bereich Archiv- und Dokumentenmanagement erhält Ihre umgeleitete Post. Die Dokumente werden dann gescannt und je nach Bedarf sicher archiviert oder vernichtet. Natürlich sind viele der erfassten Daten vertraulich und unternehmenskritisch. Daher ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der die höchsten Sicherheitsstandards einhält. Das ist für jedes Unternehmen von Vorteil. Beispiele für Dokumententypen, die erfasst werden können, um Ihre Prozesse zu optimieren: 220 Millionen Bilder scannt Iron Mountain Europe in etwa pro Jahr. Iron Mountain hat komplette Scanlösungen in über 170 unterschiedlichen Backoffice- Systmen integriert.

4 Höhere Produktivität, stärkere Kundenbindung selektives scannen Mit Scannen zum Erfolg Wussten Sie, dass Unternehmensabteilungen schneller auf Informationen zugreifen können, wenn eingehende Dokumente digitalisiert werden? Die Bereitstellung wichtiger Geschäftsdaten in digitaler Form steigert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Sobald das System eingesetzt ist, können Sie neue Chancen besser nutzen. Die meisten Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, begrenzte interne Ressourcen und Büroraum optimal zu nutzen, um ihre Produktivität und Profitabilität zu steigern. Wäre es da nicht gut, wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für die Ablage verwenden müssten und somit mehr Kapazitäten für produktive Tätigkeiten hätten, die für Umsatz sorgen? Die Kunden von heute sind anspruchsvoll und bereit, den Anbieter zu wechseln, wenn der Kundenservice nicht ihren Vorstellungen entspricht. Sie erwarten, dass Sie bei Kundengesprächen alle relevanten Daten sofort zur Hand haben. Wenn Sie die Anfragen Ihrer Kunden schneller bearbeiten können als Ihre Wettbewerber, sorgen Sie für besseren Kundenservice und somit auch für eine stärkere Kundenbindung. Durch die digitale Archivierung von Dokumenten und die Möglichkeit, diese Unterlagen zu durchsuchen, kommen Sie diesem Ziel einen erheblichen Schritt näher. Alle Ihre Dokumente zu scannen ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden und daher wenig sinnvoll. Papierunterlagen, auf die Sie wahrscheinlich nicht mehr zugreifen, müssen nicht digitalisiert werden. Zu konvertierende Dokumente sollten für den bequemen Zugriff jedoch unbedingt indexiert werden. Ein externer Anbieter stellt sicher, dass wichtige Daten extrahiert und in durchsuchbare Indexfelder eingetragen werden. Darüber hinaus sorgt er für einen präzisen Transformationsprozess, sodass die richtigen Dokumente zu jeder Zeit schnell und einfach gefunden werden können. Es erfordert ein erhebliches Mass an Fachwissen, um die Digitalisierung von Papierunterlagen korrekt durchzuführen. Ein guter Anbieter berät Sie bei der Indexierung von Unterlagen und verwaltet Scan-, Extraktions- und zur Erstellung von Indexen benötigte Transformationsprozesse. Digitale Daten sind vielseitiger und lassen sich leichter weitergeben als Informationen auf Papier. Bei der Digitalisierung werden Informationen durch Scannen konvertiert. Erfolgt dieser Prozess allerdings intern, so ist er teuer und zeitintensiv. Hinzu kommen technische Herausforderungen. Ein spezialisierter Anbieter, der mit einem automatisierten Prozess mit Datenextraktionstechniken (OCR) arbeitet, kann hier eine kostengünstige Alternative zur manuellen Dateneingabe bieten. Eine intelligente, kundenspezifische und sichere Lösung hilft Ihnen, Kundenanforderungen besser zu erfüllen. Darüber hinaus können sich Ihre Mitarbeiter stärker auf produktivere Aufgaben konzentrieren. Weitere Schritte 1. Entscheiden Sie sich für einen Partnern, der Sie beim Scannen Ihrer Dokumente unterstützt und sicheren Zugriff auf vertrauliche Unterlagen bietet 2. Definieren Sie die wichtigsten Dokumente, die gescannt werden sollen 3. Identifizieren Sie relevante Informationen, die aus den Dokumenten extrahiert werden müssen 4. Legen Sie fest, wo die extrahierten Daten und gescannten Dokumente archiviert werden sollen (internes Informationsmanagement oder extern gehostete Systeme) 5. Profitieren Sie von den Vorteilen eines effizienteren Geschäftsprozesses mit geringeren Bearbeitungskosten und einem flexibleren Ansatz zur Bearbeitung von Geschäftsdokumenten Iron Mountain kann die unterschiedlichsten Dokumente scannen: von gewöhnlichen Geschäftsunterlagen über Flugtickets bis hin zu komplexen Plänen. Sensible Informationen werden bei uns sicher gehandhabt. Unsere Center bieten eine hohe Sicherheit zum Scannen streng vertraulicher oder geheimhaltungspflichtiger Unterlagen.

5 Über Iron Mountain Iron Mountain ist einer der weltweit führenden Anbieter im Bereich des Informationsund Archivmanagements. Über 85 % der FTSE-100-Unternehmen und über Unternehmen in 39 Ländern verlassen sich beim Management ihrer Informationen auf uns. Unser Service unterstützt Unternehmen dabei, ihre Informationen zu optimieren und zu schützen - unabhängig vom Format, an welchem Ort und in welcher Phase des Lebenszyklus diese vorliegen. Des Weiteren helfen wir Kunden bei der Datenwiederherstellung sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unsere branchenweit führenden Sicherheitsleistungen schützen Sie vor Datenverletzungen und einer damit verbunden Rufschädigung. Iron Mountain bietet mehr als nur effiziente Scanlösungen. Wir kümmern uns um Ihre geschäftskritischen Informationen rund um ihren gesamten Lebenszyklus und ermöglichen dabei Kostenreduzierung und Effizienssteigerung in Ihrem Unternehmen. Analyse und Beratung Archivieren und Schützen Scannen und Digitalisieren Flexibler Zugriff Sichere Vernichtung Weitere informationen Iron Mountain bietet auf lokaler Ebene eine vollständige Palette an Informationsmanagement- Services. Mit unseren umfassenden Sicherheitsstandards und neuesten Technologien, die Ihnen Übersicht über Ihre Informationen gewährleisten, bieten wir Ihnen höchste Servicequalität. Möchten Sie mehr über unsere Scanlösungen erfahren? Besuchen Sie oder rufen Sie uns heute noch an unter:

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