Informationsfluss statt Papierflut

Transkript

1 ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT. Informationsfluss statt Papierflut Das Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen.

2 HABEL ist das halbe Leben ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT.

3 Fein säuberlich archiviert. Und fix wiedergefunden. Das HABEL Dokumentenmanagement 30% der Arbeitszeit werden täglich mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. (Quelle: Fraunhofer Institut) Das war gestern. Mit HABEL wandern Dokumente aller Art einfach und automatisch ins elektronische Archiv. Säuberlich gebündelt pro Geschäftsvorgang. Schnell, sicher und fehlerfrei. Alles im Geschäfts-Fluss HABEL macht alle Anwender blitzschnell auskunftsbereit gegenüber Geschäftspartnern. Dank strukturierter und lückenloser Ablage werden sämtliche Informationen, Dokumente, Daten und s einheitlich verwaltet. Dabei werden auch Vorversionen chronologisch dargestellt. Ein weiterer Vorzug: HABEL als zentrales Überwachungsinstrument sichert den ununterbrochenen Informationsfluss. So können sich Ihre Mitarbeiter intensiver ihren Kernaufgaben wie z. B. Kundenbetreuung oder Einkaufsoptimierung widmen und Geschäftsprozesse erfolgreich vorantreiben. Zeitfreiräume Zeit zu verschwenden für das Kopieren und Ablegen von Dokumenten, für die Verteilung im Unternehmen oder für das Suchen von Unterlagen das ist nicht mehr zeitgemäß. Das HABEL Dokumentenmanagement sorgt für eine sichere und automatisierte Ablage. Und genauso für einen sekundenschnellen Zugriff auf archivierte Dokumente und deren parallele Weiterbearbeitung. Treffsicher, einfach und ortsunabhängig. HABEL ist rentabel HABEL hilft bei der konsequenten innerbetrieblichen Kostensenkung. Denn neben Einsparungen bei Papier, Druckern, Kopierern, Ordnern, Schränken und Räumen überwacht das Dokumentenmanagement ständig die schnelle Dokumentbearbeitung. Durch die eingesparte Ablage- und Suchzeit erreichen HABEL-Kunden den ROI nach nur 6 Monaten. Zugriff von unterwegs Ihr Außendienstmitarbeiter benötigt unterwegs einen raschen und nachvollziehbaren Einblick in die vollständige Kundenakte? Die Mitarbeiter Ihrer Niederlassung müssen tagesaktuell über die Geschäftsereignisse in der Zentrale und allen anderen Niederlassungen informiert sein? In sekundenschnelle stehen Ihnen die Dokumente über Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfügung überall und jederzeit. Maximum an Sicherheit Das HABEL Dokumentenmanagement berücksichtigt höchste Sicherheitsstandards. Das Resultat: revisionssichere Archivierung von Dokumenten, streng nach den gesetzlichen Anforderungen. Umfangreiche Kontroll- und Prüfsysteme. Durchgängige Nutzung dank einfacher Handhabung. Bis ins kleinste Detail steuerbare Zugriffsrechte, die unbefugte Zugriffe sicher abwehren. Und schnelle Reaktionszeiten durch lückenlosen Informationskreislauf ohne Dokumentenverlust.

4 Alles gehabelt. Alles geregelt. Die HABEL Lösungen für den schnellen Durchblick. Die Stärken von HABEL: Akribische Sorgfalt und höchste Zuverlässigkeit. Recherche. Blitzschnell. HABEL überzeugt beim unkomplizierten Auffinden von archivierten Daten. Über komfortable Suchmasken ruft der Anwender treffsicher alle Dokumente eines Geschäftsvorganges ab und erhält eine transparente Übersicht auf einen Blick. Von überall und jederzeit. Damit sind Sie im Nu auskunftsbereit bei jeglichen Anfragen und entscheidungsbereit bei wichtigen geschäftlichen Verhandlungen. So bleibt auch Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig. Ein überzeugendes Plus: HABEL mobile. Mit Smartphones, Tablets oder Notebooks jederzeit von unterwegs auf HABEL zugreifen. Die täglich steigende Fülle an Informationen auf Papier und digitalen Medien stellt Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen. Um alle Mitarbeiter sekundenschnell auf aktuellem Wissensstand über Informationen von Lieferanten und Kunden sowie Geschäftsprozesse zu halten, bietet HABEL intelligente Lösungen, die wesentliche Organisations-, Verteilungsund Sicherheitsaufgaben im Betrieb übernehmen. Archivierung. Mühelos. HABEL sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen aus den verschiedensten Dokumenten eines Unternehmens wie Office-Dokumente, CAD-Daten, s etc. nach einem automatisierten und absolut revisionssicheren Verfahren. Sehr leistungsfähige Schnittstellen (COLD-Archivierung) gewährleisten eine sichere Archivierung der Dokumente aus ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungsprogrammen. Hochleistungsscanner erfassen in Sekundenschnelle eine Vielzahl von Papierbelegen und übergeben diese an das HABEL Dokumentenmanagement. Bearbeiten. Einfach. Auf den Dokumenten können problemlos Notizen, Textmarken, Stempel und sonstige Markierungen angebracht werden. Mehr noch: mithilfe der Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. So sind alle Änderungen und die verschiedenen Arbeitsstände jederzeit nachvollziehbar. Die optional erhältliche Exportfunktion externe Medien sorgt für zusätzliche Unabhängigkeit und variablen Einsatz. Erweiterungen. Vielfältig. Beim gewissenhaften Management von zahlreichen innerbetrieblichen Organisationsabläufen ist HABEL ein wahrer Primus. Dazu sind vielfältige Lösungen mit erprobtem Praxisnutzen verfügbar, wie beispielsweise die Funktion Workflow für die elektronische Postverteilung im Betrieb, das Vertragsmanagement für die sichere Überwachung von Verträgen, das Personalmanagement für die schnelle Einsicht in elektronische Personalakten oder die Beleginterpretation, mit der gescannte Dokumente per Texterkennung zur vollautomatischen Weiterbearbeitung ausgelesen werden. Mit dem "CRM" verwalten Sie Ihre Kunden- und Lieferantenkontakte. Ein "Geschäftsführerarchiv" für sensible Daten ist ebenfalls möglich. Übersicht. Komfortabel. Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums etwa einer Auftragsnummer präsentiert HABEL in Sekundenschnelle gleich den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenz geben Aufschluss über den vollständigen Geschäftsvorgang. Wie das geht? Ganz einfach: HABEL legt bereits beim automatischen Archivieren alle Belege und Dokumente fein säuberlich beim entsprechenden Vorgang ab.

5 Praxistauglich und bewährt. Einfache und anwenderfreundliche Handhabung. Gebündelt. Geordnet. Geregelt. HABEL hält die Fäden Ihres Unternehmens zusammen. An jedem Arbeitsplatz. Von überall. Intern und extern. HABEL Softwarelösungen sind perfekte Anpassungskünstler, denn sie fügen sich einfach in Ihre bestehende Systemumgebung ein. Unterschiedliche Lösungen lassen sich genau auf Ihre Anforderungen, Ihre Branche und Ihre Betriebsgröße zusammenstellen. Die HABEL-Vorzüge in Kürze: Startpaket fix und fertig konfiguriert Branchenlösung inklusive, z. B. für Industrie, Handel, Logistik, Hotels u.v.m. Viele nützliche Lösungen verfügbar, z. B. Workflow, Vertragsmanagement Voll upgradefähig auf HABEL group Schnittstellen zu fast allen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen Integriert in Office-Anwendungen und Mailsysteme Nutzbar für alle gängigen Server-Varianten Einfaches, schnelles Scannen von Papier WAs habel dokumentiert und archiviert: Auszug Unserer technologiepartner

6 Marschbereit für produktives Arbeiten. Der HABEL Weg. In nur 4 Schritten begleiten wir Sie bei der Planung und Implementierung Ihrer HABEL Lösung. Während sich viele Firmen im Dickicht der täglichen Dokumentenverwaltung verirren und wertvolle Arbeitszeit verlieren, ebnet HABEL seinen Kunden den Weg zu einer strukturierten und erfolgreichen Arbeitsweise. So praxisbezogen unsere Softwarelösungen sind, so überschaubar ist auch die Einführung in Ihrem Betrieb. In kürzester Zeit kann jeder Mitarbeiter in allen Abteilungen das neue System nutzen. INSTALLATION. Das Etappenziel. In dieser Projektphase installieren wir Ihr HABEL System. Gerne realisieren wir Ihre individuellen Anforderungen. Parallel dazu sorgen wir für die erforderlichen Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Software-Systemen. Über 70 Schnittstellen stehen hierfür bereits zur Verfügung. Unmittelbar da nach erfolgt die Einweisung des Systemverantwortlichen in Ihrem Haus. SCHULUNG. Die Ausrüstung. Damit alle Mitarbeiter das Tagesgeschäft in kurzer Zeit sicher und fließend beherrschen, schulen wir Ihr gesamtes Team in einer intensiven Einweisung entweder direkt bei Ihnen im Betrieb oder bei uns in der HABEL Akademie. Sobald die Anwender-Schulungen abgeschlossen sind, heißt es Echtstart. Nun wird das HABEL System in Betrieb genommen. Dabei sind unsere Anwenderbetreuer vor Ort, um alle Benutzer bei auftretenden Fragen zu unterstützen. PROFIT. Die ZIELLiniE. Unter m Strich zahlen sich HABEL Lösungen langfristig nicht nur in barer Münze durch erhebliche Kosteneinsparungen bei Verbrauchsmaterial und Geräten aus, sondern vor allem durch zwei wegweisende Vorzüge: Erstens Zeitgewinn denn es geht nie mehr ein Dokument verloren und Ihre Mitarbeiter können nun endlich ihr volles Potenzial für die wichtigen Aufgaben von heute und morgen ausschöpfen. Zweitens Imagegewinn denn jeder in Ihrem Betrieb ist nun in jeder Sekunde an jedem Ort top-informiert über Kunden- und Lieferantendaten, Projektverläufe, Verkaufszahlen oder Buchungen. BERATUNG. Der Wegweiser. Wer Neuland betreten will, braucht einen weitsichtigen Partner. Damit Sie von Anfang an den richtigen Weg einschlagen, setzen wir uns zunächst intensiv mit Ihrer Unternehmensstruktur und den einzelnen Arbeitsabläufen auseinander. Danach präsentieren wir Ihnen individuell ausgearbeitete Lösungsvorschläge anhand beispielhafter Abläufe aus Ihrer täglichen Betriebspraxis.

7 Mit Weitblick und Wissen. HABEL sorgt weltweit für Ordnung. Inhabergeführtes Software-Haus Auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements ist HABEL eines der führenden Softwareunternehmen mit über nationalen und internationalen Kunden. Als hoch spezialisierter Projektpartner mit hoher Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung entwickeln wir branchenspezifische Dokumentenmanagement-Systeme, die individuell an die Wünsche unserer Kunden angepasst werden können. Uneingeschränkte Praxistauglichkeit und einfache Anwendung das sind Markenzeichen, die uns bei HABEL seit der Gründung im Jahr 1991 auszeichnen. Daher beherrschen alle HABEL Softwarepakete gleich mehrere Sprachen. HABEL Installationen rund um den Globus managen umfangreiche Organisationsprozesse, speichern Unternehmenswissen und sorgen so für den entscheidenden Informationsvorsprung. Dafür stehen wir bei Habel. ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT. Ägypten Deutschland Malaysia Saudi-Arabien Äthiopien Venezuela Schweiz Albanien Kasachstan Algerien Andorra Dominikanische Republik Angola Argentinien Österreich Antigua und Barbuda Norwegen Armenien Marokko Aserbaidschan Australien Bahamas Mazedonien Bahrain Bangladesch Barbados Liberia Ghana Ungarn Belgien Samoa Bhutan Bolivien Bosnien und Herzegowina Botsuana Brasilien Brunei USA Montenegro Bulgarien Burkina Faso BurundiChile Costa Rica Dominica Dschibuti Ecuador El Salvador Elfenbeinküste Eritrea Estland Fidschi Gabun Gambia Georgien Kroatien Grenada Vanuatu Griechenland Niederlande Guatemala Guinea Guinea-Bissau Guyana Haiti Honduras Indien Indonesien Irak Irland Island Israel Jamaika Japan Jemen Kamerun Jordanien Spanien Kambodscha Iran Kap Verde Katar Kenia Italien Algerien Kirgistan Tschechien Kiribati Taiwan Komoren Kongo Republik Kongo Demokratische Republik Kuba Kuwait Laos Lesotho Slowenien Libanon Belize Libyen Suriname Liechtenstein Niue Litauen Frankreich Luxemburg Madagaskar Nepal Polen Malawi Malediven Mali Malta Vatikanstadt Marshallinseln Mauretanien Dänemark Mauritius Benin Mikronesien Moldawien Monaco Mongolei Montenegro Bulgarien Mosambik Myanmar Namibia San Marino Nauru Nicaragua Niger Türkei Nigeria Äquatorialguinea Oman Pakistan Palau Palästinensische Gebiete Panama Papua-Neuguinea Paraguay Peru Philippinen Portugal Ruanda Rumänien Russland Sahara Salomonen Neuseeland Sambia São Tomé und Príncipe Schweden Kanada Senegal Serbien Seychellen Usbekistan China Sierra Leone Simbabwe Singapur Venezuela Slowakei Somalia Sri Lanka St. Kitts und Nevis St. Lucia Afghanistan St. Vincent und die Grenadinen Sudan Südafrika Südkorea Lettland Swasiland Syrien Tadschikistan Tansania Kolumbien Thailand Mexiko Timor-Leste Finnland Togo Iran Tonga Ruanda Trinidad und Tobago Tschad Tunesien Nordkorea Turkmenistan Turks- und Caicosinseln Tuvalu Uganda Ukraine Uruguay Vereinigte Arabische Emirate Großbritannien Vietnam WeiSSrussland Zentralafrikanische Republik Zypern Michael Joos Geschäftsführer Fritz Habel Geschäftsführer

8 Was HABEL Kunden berichten. "Bei uns wird nicht archiviert, sondern gehabelt." Unsere Referenzen die Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Wenn es um den Nachweis der Leistungsstärke des HABEL Dokumentenmanagements in der Praxisanwendung geht, übergeben wir einfach das Wort an unsere Kunden, die sich die Vorteile unserer Lösungen tagtäglich zunutze machen und damit ablesbare Erfolge erzielen. Bevor wir HABEL einsetzten, legten wir alles zeitintensiv von Hand ab. Zusammenhängende Vorgänge mussten wir einzeln aus den Ordnern zusammensuchen. Die elektronische Archivierung hat in allen Abteilungen unserer Winzergenossenschaft große Vereinfachungen im täglichen Ablauf und erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse gebracht. Mit HABEL sparen wir 50 % der Rechnungsduplikate und 33 % der Lieferscheinduplikate ein. Durch die automatische Verknüpfung mehrerer Belegarten können wir einen Vorgang sehr schnell und einfach einsehen, und zwar an jedem Arbeitsplatz und auch von unterwegs aus. Wir fühlen uns bei HABEL von Anfang an gut aufgehoben. Stefan Hildenbrand Assistent der Geschäftsleitung Was wir vor Jahren noch mühselig in Bundesordnern und Kellerarchiven suchen mussten, verwalten wir heute sicher, kostensparend und schnell auffindbar im elektronischen Archiv. HABEL hat unsere Vorstellungen eines kompletten Verkaufsdossiers voll erfüllt. Darin archivieren wir Angebote, Aufträge, Rechnungen, Werkszeugnisse, Zoll- und Speditionspapiere und vieles mehr. Mit wenigen Mausklicks erscheinen alle relevanten Dokumente auf dem Bildschirm. Ein wesentlicher Pluspunkt von HABEL in unserem Unternehmen ist die sichere Archivierung von Ausfuhrdokumenten, was die Mehrwertsteuerkontrolle wesentlich reduzieren wird. Auch kann bei der Buchprüfung durch das Auswählen des entsprechenden Kontos in der HABEL- Recherche 75 % der Suchzeit eingespart werden. Thomas Doppler Kaufmännischer Leiter Früher konnten wir unseren Kunden oft erst nach langwierigen Recherchen verlässlich Auskunft geben, dabei ist die rasche Informationsbereitschaft in der rasanten Logistikbranche ein entscheidender Faktor. Vor der Einführung von HABEL verwendeten wir ein anderes Archivsystem, das allerdings keine unternehmensweite Vernetzung bot. Ausschlaggebend bei unserer Entscheidung für HABEL war die breite Erfahrung in der Logistikbranche. Dementsprechend problemlos wurde die Schnittstelle zu unserer Speditionssoftware eingerichtet. Mit HABEL archivieren wir automatisch alle relevanten Daten und Papierbelege im elektronischen Dossier. Dieses finden wir sofort über vielfältige Suchkriterien. Gleichzeitig hat sich der Platzbedarf für die Aufbewahrung der Dokumente um 80 % reduziert. Harald Armbruster Kaufm. Leiter/Rechnungswesen, Prokurist Doppelablagen, Papierberge und endlose Schrankreihen mit Ordnern sowie zeitaufwendiges Fahnden nach Unterlagen bremsten unsere Leistungsfähigkeit früher stark. Die Entscheidung für HABEL war eindeutig. Überzeugt hat uns zum einen die hohe Fachkompetenz, zum anderen die sehr zuvorkommende und intensive Zusammenarbeit. Seit 2001 setzen wir HABEL erfolgreich und kostensparend in allen Geschäftsbereichen ein von der digitalen Archivierung über die sofortige Verfügbarkeit von Fakten an jedem Bildschirm bis zum Dokumentenworkflow und dem externen Austausch der Dokumente mit unserem Außendienst. 50 % der ursprünglichen Zeit für die Ablage werden mit HABEL eingespart. Bei uns wird nicht archiviert, sondern gehabelt. Cindy Seifert Assistentin der Geschäftsleitung

9 Deutschland HABEL GmbH & Co. KG Untere Hauptstraße 1 5 D Rietheim-Weilheim Fon Fax info@habel.de Niederlassung Leipzig Messe-Allee 2 D Leipzig Fon Fax info@habel.de Schweiz HABEL Dokumentenmanagement GmbH Rheinstrasse 36 CH-8212 Neuhausen am Rheinfall Fon Fax info@habel.ch