COI-BusinessFlow SAP-Integration. COI GmbH COI-BusinessFlow SAP-Integration Seite 1 von 14

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1 COI-BusinessFlw SAP-Integratin Business W hite Paper COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 1 vn 14

2 1 Zusammenfassung 3 2 Prduktphilsphie COI-BusinessArchive fr SAP - Archiv COI-ArchiveLink COI-ArchiveLink plus COLD - Unterstützung vn Massen-Imprt und -Exprt Digitalisierung und Inhaltserkennung mit COI-IntelliDc Funktinen Zertifizierung Typische SAP-Szenarien mit Barcde-Lesung Erweiterungsptentiale 11 3 Resümee 13 COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 2 vn 14

3 1 Zusammenfassung COI-BusinessFlw stellt zwei Erweiterungen zur Verfügung, die eine direkte Anbindung der ECM-Plattfrm unter SAP ermöglichen. Über ArchiveLink- der der ArchiveLink plus-schnittstelle lässt sich COI-BusinessFlw an das SAP-System direkt anbinden. Unterschiedliche Erweiterungen ptimieren die im SAP-System ablaufenden Geschäftsprzess und ermöglichen die revisinssichere Archivierung der zum SAP- System gehörenden Dkumente. In Verbindung mit SAP integriert sich eine zentrale leistungsfähige Infrmatinsplattfrm auf der Basis der ECM-Suite COI-BusinessFlw. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 3 vn 14

4 2 Prduktphilsphie Die COI GmbH stellt mit der Prduktfamilie COI-BusinessFlw eine integrierte Plattfrm für die Bereiche Archivierung, Dkumenten- und Wrkflwmanagement zur Optimierung der Geschäftsprzesse im Unternehmen zur Verfügung. Eine mögliche Integratin in die bestehenden Geschäftsprzesse und Strukturen des Kunden ist vn Anfang an berstes Ziel bei der Entwicklung vn COI-Business- Flw gewesen. Dies fängt bei den unterschiedlichen Betriebssystemen an, geht über Datenbanken bis hin zur transparenten Ablage der Objekte in Standardfrmaten. COI-BusinessFlw setzt dabei knsequent auf am Markt verfügbare Standardsysteme. Durch diese Unabhängigkeit kann COI-BusinessFlw als Infrmatinsplattfrm das Unternehmenswissen verwalten und alle Infrmatinen, Dkumente swie Metainfrmatinen den berechtigten Persnen transparent zur Verfügung stellen. COI-BusinessFlw ist mdular aufgebaut. Die Serverprzesse sind in ihrer Leistungsfähigkeit beliebig skalierbar. Smit ist das System swhl für kleine, als auch für grße, internatinal agierende Unternehmen bestens geeignet. Besndere Flexibilität stellt die Möglichkeit dar, Client und Server eines COI-BusinessFlw-Systems auf unterschiedlichen Betriebssystemen zum Einsatz zu bringen. Neben der standrtbezgenen Architektur bietet COI-BusinessFlw die Möglichkeit der verteilten Standrte mit umfangreichen Replikatinsfunktinalitäten. Die Administratin erflgt standrtungebunden über einen beliebigen Client. Alle Dkumente, Wrkflws und ausführbare Aktinen sind innerhalb des Systems durch Rechte und Rllen geschützt. Das Rechte- und Rllenknzept ist im Standard ffen gehalten und kann individuell den Anfrderungen entsprechend angepasst werden. COI-BusinessFlw bietet in Verbindung mit SAP unterschiedliche Erweiterungskmpnenten: COI-ArchiveLink als Standardkpplung mit SAP COI-ArchiveLink plus als erweiterte Kpplung mit SAP COLD-Mdule zur Übernahme vn Massendaten Schnittstellen zur Anbindung vn Vrverarbeitungslösungen, wie z. B. Beleglesung (Rechnungen, Lieferscheine usw.). 2.1 COI-BusinessArchive fr SAP - Archiv COI-BusinessFlw stellt ein erprbtes und ausgereiftes Archivsystem dar. Dabei lässt das System hinsichtlich der Sicherheit bei Verwaltung vn Archivdaten (Redundanz, Diversifikatin), der Flexibilität beim Archivieren und dem Anbinden vn Archivmedien, wie z. B. der Hersteller GRAU, HP, Hitachi, NetApp, EMC, keine Wünsche ffen. Über das Cache-Management (Cache-, Wrk- und Fix-Speicher) werden die Zugriffszeiten für den Anwender ptimiert. Der Zeitpunkt der Archivierung eines Dkumentes kann vn verschieden Bedingungen abhängig gemacht werden. Unternehmen, die das COI-BusinessFlw Archiv im Einsatz haben, erfüllen damit die gesetzlichen Anfrderungen an die revisinssichere Archivierung lt. HGB, AO, GBS und GDPdU. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 4 vn 14

5 2.2 COI-ArchiveLink Zur Anbindung der COI-BusinessFlw Plattfrm an SAP stehen sgenannte Add- Ons zur Verfügung, die die direkte Anbindung der COI-BusinessFlw-Plattfrm an SAP ermöglichen. Zur Entlastung vn und Kpplung externer Daten an SAP-Systeme werden über die COI-ArchiveLink-Schnittstelle zu archivierende Objekte an das COI-Archivsystem übertragen und gekppelt. Verwaltet werden diese Daten/Dkumente über die Dkumenten- und Cntent-ID, welche aus dem Archiv rückgemeldet wird. S lassen sich Belege direkt an einen Belegsatz kppeln, sdass z. B. der Belegsatz direkt mit dem digitalisierten Originalbeleg verbunden werden kann. Diese Kpplung ermöglicht die Anzeige des digitalisierten Originalbelegs aus dem COI-BusinessFlw Archiv in der SAP-Oberfläche. Die Recherche nach den abgelegten Objekten erflgt durchgängig über den SAP GUI. COI-BusinessFlw, gekppelt über die COI-ArchiveLink-Schnittstelle, kennt die archivierten SAP-Dkumente nur über die vn SAP gelieferte Dkumenten-ID. Eine Recherche dieser Dkumente außerhalb vn SAP ist nicht möglich. 2.3 COI-ArchiveLink plus COI-ArchiveLink plus geht über die unter COI-ArchiveLink beschriebene Standardleistung hinaus. Neben der klassischen Ablage vn Objekten werden hier bestehende Metadaten des SAP-Systems den zu archivierenden Objekten mit übergeben. Damit liegen die SAP-Dkumente einschließlich der ntwendigen Metadaten in COI- BusinessFlw, hne den Bezug zum führenden System SAP zu verlieren. Die mit abgelegten Metadaten ermöglichen auch Nn-SAP-Usern die Sicht auf SAP-Dkumente. Ferner kann COI-BusinessFlw an die Stelle des führenden Systems treten, sdass SAP-Dkumente mit allen COI-BusinessFlw-spezifischen Möglichkeiten genutzt werden können. Beispielhaft entstehen im Rahmen eines Verkaufsprzesses in SAP vielfältige Geschäftsbjekte, wie z. B. Angebtsanfrage Angebt Auftrag Lieferschein Rechnung swie dazugehörige Krrespndenz (Briefe, Faxe, s) Diese Dkumente werden den jeweiligen Geschäftsbjekten zugerdnet. Ein Zugriff auf die Dkumente ist bei der Standardfunktinalität nur über das jeweilige Geschäftsbjekt möglich. Eine Gesamtsicht, entsprechend einem Ordner, über alle przessrelevanten Dkumente, ist standardmäßig nicht verfügbar. Ebens eine Suche der Dkumente mittels przessrelevanter Attribute, z. B. Rechnungsnummer, Kundennummer. Durch Einsatz der COI-ArchiveLink plus Mechanismen ist es möglich, diese Sichten in COI-BusinessFlw autmatisch zu erzeugen. D. h. die mit SAP verknüpften Dkumente werden auf der Basis ihrer Metadaten Ordnern, wie z. B. Kundenrdner, zugerdnet und für den Anwenderzugriff strukturiert. Neben der Dkumentsuche, COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 5 vn 14

6 basierend auf den Metadaten, haben Anwender die Möglichkeit in die s erzeugten Ordnerstrukturen zu navigieren und alle zum Vrgang gehörenden Dkumente und Infrmatinen direkt im Zugriff zu haben. Zusätzliche Sicherheit durch ArchiveLink plus entsteht durch die Zugriffsmöglichkeit auf SAP-Dkumente auch bei Nichtverfügbarkeit des SAP-Systems. Vrteile Optimierung der SAP-Installatin durch Erweiterung der Funktinalitäten, z. B. Klassifikatinsmöglichkeiten über ArchiveLink plus Sichere Ablage der Daten in einem externen Archiv steigert die Systemperfrmance des zugrundeliegenden Systems Einfache Suche aus dem SAP-Client heraus Suche auch hne eigene Client-Installatin möglich, erweitert Einsatzmöglichkeiten und Kundenzufriedenheit (ArchiveLink plus) 2.4 COLD - Unterstützung vn Massen-Imprt und -Exprt Häufig besteht die Anfrderung, im Umfeld vn SAP Massendaten aufzunehmen und zu verarbeiten. COI-BusinessFlw kann grße Mengen an Daten vn Drittanbietern durch einen zentralen Imprt (COLD) aufnehmen, verarbeiten und SAP zur Verfügung stellen. In COI-BusinessFlw findet eine Vrverarbeitung und/der Aufbereitung der übergebenen Infrmatinen und Dkumente statt. Dabei ist swhl eine Attribuierung mit Metadaten aus beliebigen Quellen, als auch eine Knvertierung der Dkumentfrmate (z. B. vn TIF nach PDF/A) über Zusatzmdule möglich. 2.5 Digitalisierung und Inhaltserkennung mit COI-IntelliDc COI-BusinessFlw unterstützt alle klassischen Verfahren für die Erfassung vn Belegen im SAP-Umfeld. Eingehende Dkumente, wie z. B. Rechnungen, werden per Scanapplikatin außerhalb vn SAP digitalisiert und dem User in SAP zur Verfügung gestellt. Der zuständige Mitarbeiter übernimmt die anstehende Aufgabe zur weiteren Bearbeitung und erfasst die relevanten Daten aus dem gescannten Dkument in die SAP-Maske. Bei der Vielzahl an Daten, wie z. B. Kpf- und Psitinsdaten, Rechnungssumme, Währung, verursacht dies sehr schnell hhe Zeitaufwände, die sich mit der Vielzahl vn Vrgängen und betrffenen Mitarbeitern multiplizieren. Mögliche Eingabefehler tragen zu einer weiteren Steigerung der Aufwände bei und Nachbearbeitungen sind die Flge. Prblematisch in diesem Arbeitsprzess sind die vielen Einzelschritte, Medienbrüche und daraus resultierenden Fehlermöglichkeiten, insbesndere in der manuellen Erfassung kritischer Daten aus dem gescannten Dkument. An diesen Punkten ptimiert COI-IntelliDc diesen Przess. Über die Schnittstelle COI-IntelliDc lassen sich vrverarbeitende Systeme, wie z. B. KOFAX Capture- Prdukte, ABBYY FlexiCapture, direkt anbinden, die bereits den Scan- und Auslesevrgang erledigt haben. Über COI-IntelliDc wird das Dkument mit den entsprechenden Daten ins Archiv imprtiert und bietet bereits jetzt detaillierte Infrmatinen für den weiteren Verarbeitungsvrgang. Die nach dem Imprt anschließende Bereitstellung der Infrmatinen in SAP kann in Abhängigkeit zum Wrkflwszenari eine autmatische Übertragung buchungsrelevanter Attribute erflgen. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 6 vn 14

7 Die Vrteile der COI-IntelliDc-Lösung sind: Drastisch sinkende Klassifizierungsaufwände durch autmatische Dkumentenanalyse, -inhaltsextraktin und -verschlagwrtung Sinkende Przessksten durch autmatische Übernahme der Klassifizierungsdaten in die SAP-Umgebung Steigende Mitarbeitermtivatin durch Unterstützung in administrativen Tätigkeiten Höhere Przessqualität durch Vermeidung vn Fehlern bei der Erfassung vn Attributen Optimierung des bestehenden SAP-Systems durch intelligente Technlgie 2.6 Funktinen Die Integratin vn COI-BusinessFlw in SAP-Systeme geht über eine reine Archivierung vn Dkumenten über die zertifizierte Standard ArchiveLink-Schnittstelle hinaus. Im Flgenden finden Sie eine Übersicht der unterstützten Funktinen: ArchiveLink Archivierung vn Originalen Archivierung vn SAP-Daten: Drucklisten bzw. Druckdaten, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine ADK Datenarchivierung KPr Knwledge Prvider SAP Business Dcuments DART usw. ArchiveLink Plus SAP-unabhängige Recherche Übernahme der SAP-Attribuierung Autmatischer Aufbau vn Aktenstrukturen Verbindung vn SAP- und nn-sap-daten Integratin über den Aufruf vn SAP-Funktinsbausteinen Aufruf vn SAP-Funktinsbausteinen aus COI-BusinessFlw heraus Unterstützung des SAP-Wrkflws durch Bereitstellung extern gewnnener Infrmatinen Externe Dkumentatin vn Statusübergängen im Knwledge Prvider COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 7 vn 14

8 Optin: Unterstützung vn Massenimprt und -exprt Nutzung der Imprtschnittstellen des Archivsystems Vrverarbeitung und Aufbereitung der übergebenen Infrmatinen/Dkumente - Attribuierung mit Metadaten aus beliebigen Quellen, Knvertierung Nachträgliche Verknüpfung der Imprtdkumente mit SAP (ACI) 2.7 Zertifizierung COI-BusinessFlw ist nach den aktuellen Anfrderungen der SAP AG für die SAP- Archivierung zertifiziert. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 8 vn 14

9 2.8 Typische SAP-Szenarien mit Barcde-Lesung Mit den beiden flgenden Szenarien werden typische Einstiegsmöglichkeiten gezeigt, um das SAP-System in Verbindung mit COI-BusinessFlw als Archiv zu nutzen Frühes Ablegen mit Barcde Das eingehende Dkument wird beim frühen Ablegen mit Barcde am Anfang des Verarbeitungsablaufs nach dem Psteingang direkt mit einem Barcde-Aufkleber auf der ersten Seite versehen. Dem schließt sich die zentrale Scanstelle im Psteingang mit dem Przess der Digitalisierung (Scannen) an. Die Erfassungssftware liest den Barcde aus, der gleichzeitig als Dkumententrenner dient. Der ausgelesene Barcde wird zusammen mit der Dkumenten-ID über SAP ArchiveLink an SAP gemeldet. Der übliche Papierumlauf der Dkumente bleibt unverändert erhalten, sdass die Verbuchung über SAP weiterhin papierbasierend erflgen kann. Bei der Verbuchung (Erzeugung des Business Objekts in SAP) kann z. B. der Mitarbeiter per Lesestift der Barcde-Pistle den Barcde des Dkuments auslesen und übergibt das Ergebnis autmatisch dem SAP-Dialgfenster. Alternativ kann der Barcde auch abgelesen und in die Erfassungsmaske eingetippt werden. SAP ArchiveLink verbindet nun das Business Objekt in SAP mit dem in COI-BusinessFlw abgelegten digitalen Dkument. In SAP kann jetzt über den Buchungssatz direkt auf die im Archiv liegenden Daten per Mausklick zugegriffen werden, hne dabei SAP zu verlassen. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 9 vn 14

10 2.8.2 Spätes Ablegen mit Barcde Das eingehende Dkument wird beim späten Ablegen mit Barcde am Anfang des Verarbeitungsablaufs nach dem Psteingang direkt mit einem Barcde-Aufkleber auf der ersten Seite versehen. Hier unterscheidet sich der Ablauf nicht vm frühen Ablegen mit Barcde. Der übliche Papierumlauf der Dkumente bleibt unverändert erhalten, sdass die Verbuchung über SAP weiterhin papierbasierend erflgen kann. Bei der Verbuchung (Erzeugung des Business Objekts in SAP) kann z. B. der Mitarbeiter per Lesestift der Barcde-Pistle den Barcde des Dkuments auslesen und übergibt das Ergebnis autmatisch dem SAP-Dialgfenster. Alternativ kann der Barcde auch abgelesen und in die Erfassungsmaske eingetippt werden. Am Ende der Bearbeitung werden die Dkumente zur zentralen Erfassungsstelle geleitet und digitalisiert. Die Erfassungssftware liest den Barcde aus, der auch hier als Dkumententrenner dient. Der ausgelesene Barcde wird zusammen mit der Dkumenten-ID über SAP ArchiveLink an SAP gemeldet. SAP ArchiveLink führt nun die Zurdnungen zum Business Objekt durch. In SAP kann jetzt über den Buchungssatz direkt auf die im Archiv liegenden Daten per Mausklick zugegriffen werden, hne dabei SAP zu verlassen Weitere unterstützte Szenarien COI-BusinessFlw unterstützt natürlich auch alle anderen SAP- Ablagestrategien. Nachflgend die Auflistung aller unterstützten Szenarien: Ablegen für spätere Erfassung Ablegen und Erfassen Ablegen für spätere Zurdnung Ablegen und Zurdnen Zurdnen und Ablegen Frühes Ablegen mit Barcde COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 10 vn 14

11 2.9 Erweiterungsptentiale COI-BusinessFlw bietet gerade in Verbindung mit SAP unterschiedliche Erweiterungsmöglichkeiten. Neben der Funktin als Standardarchiv für SAP kann die ECM- Plattfrm unterschiedliche Infrmatinen aus diversen Anwendungen aufnehmen und zentral verwalten. Durch die Erweiterung der verteilten Standrte können auch Unternehmensteile, die örtlich getrennt in Nebenstandrten liegen, perfrmant an die COI-Plattfrm angebunden werden. Durch die Bildung vn Aktenstrukturen, auch in Verbindung mit SAP-Dkumenten, die über ArchiveLink Plus mit zusätzlichen Metadaten aus SAP in COI-BusinessFlw verwaltet werden, erflgt eine vrgangsbezgene Zurdnung vn Dkumenten in einer unternehmensweiten Infrmatinsplattfrm. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 11 vn 14

12 Unterschiedliche Sichten Aktenstrukturen auf Basis verschiedener Betrachtungsweisen ermöglichen die Einaktung vn Dkumenten unter der Berücksichtigung der anwenderindividuellen Anfrderungen. Dkumente, die z. B. in einer kaufmännischen Akte nach Kunden zugerdnet sind können über die Prjektsicht ebenfalls eingeaktet werden. Durch die durchgängige Referenztechnik der COI-BusinessFlw Plattfrm werden Datenredundanzen vermieden. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 12 vn 14

13 3 Resümee Im Zusammenhang mit den in SAP-ERP-Systemen abgebildeten Przessen entstehen umfangreiche Daten und Dkumente, die außerhalb des ERP-Systems verwaltet werden. Um die Verbindung der SAP-Daten mit den dazu gehörenden Dkumenten zu schaffen, bietet COI die Integratin COI-BusinessArchive fr SAP an. Dkumente werden direkt mit den SAP-Business Objekten verknüpft und können per Knpfdruck an den unterschiedlichen Arbeitsplätzen angezeigt werden. Als Erweiterung der SAP-Kpplung werden Metadaten des SAP-Systems an die Dkumente übergeben. Dies eröffnet die Möglichkeit zur Kstenreduzierung und Przessptimierung, da Mitarbeiter hne SAP-System auf die entsprechenden Daten ebenfalls zugreifen können. Zusätzlich ergibt sich für Unternehmen ein weiterer Nutzungsvrteil, da auf die ERP-Daten auch indirekt zugegriffen und eine Aktenbildung außerhalb vn SAP digital realisiert werden kann. Mittlerweile setzen swhl mittelständische Unternehmen als auch weltweit perierende Grßknzerne seit langem mit Erflg COI-Lösungen in Verbindung mit SAP ein. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 13 vn 14

14 COI-BusinessFlw - die mderne ECM-Plattfrm aus dem Hause COI. Ihr Vrteil: Einzigartige Integratinsfähigkeit, umfassende Przessptimierung und übergreifendes Infrmatinsmanagement. Mit diesen innvativen Lösungen werden Visinen vn mrgen schn heute Realität. COI Cnsulting für Office und Infrmatin Management GmbH Am Weichselgarten Erlangen Telefn: +49 (0)9131 / Telefax: +49 (0)9131 / Web: Cpyright COI GmbH V_H14: Die Weitergabe und/der Vervielfältigung dieser Publikatin der vn Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Frm auch immer, hne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikatin enthaltene Infrmatinen können hne vrherige Ankündigung geändert werden. COI, COI-BusinessFlw, COI-BusinessArchive, BusinessFlw swie das COI-Lg sind eingetragene Marken der Cnsulting für Office und Infrmatin Management GmbH. Andere Prduktnamen und Lgs werden nur zur Identifikatin der Prdukte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben hne Gewähr. COI GmbH COI-BusinessFlw SAP-Integratin Seite 14 vn 14

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