ebundesrat Referenzprozess für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Bundesratsangelegenheiten

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1 Kalendersicht enorm Screenshots ebundesrat Referenzprozess für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Bundesratsangelegenheiten Fachtagung Verwaltungsinformatik und Fachtagung Rechtsinformatik 2010 Dr. Torsten Guthier, Dr. Holger Hünemohr

2 Einführung Kernprozesse - Eckpunkte Elektr. Abbildung der Kernprozesse der Landesregierung 2004: Kabinettsinformationssystem ekis 2005: Gesetzentstehungsgang egesetz 2007: Bundesratsangelegenheiten ebundesrat Eckpunkte eine elektronische Akte für Ressorts u. Staatskanzlei Dokumentenmanagement- und Workflowsystem DOMEA, ressortübergreifende Instanz, Betrieb HZD Nutzung insbesondere auf der Leitungsebene jeweils verbindliche Einführung durch Kabinettbeschlüsse Kooperation mit anderen Bundesländern u. Bundesrat 2

3 ekis egesetz ebundesrat hessennorm e IT-Architektur Hessen Elektronische Aktenführung DMS-Hessen MOSS kollaboratives Arbeiten Team / Projekt (MS Office Sharepoint) HeDok elektronische Aktenführung (DOMEA) earchiv elektronische Archivierung (IXOS / LEA) Bestandteil HessenPC 3

4 ebundesrat/hessen-norm Alle Infos im Mitarbeiterportal 4

5 ebundesrat Inhalt - Umsetzung - Vorteile Inhalt: ressortübergreifende elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in allen Bundesratsangelegenheiten Umsetzung: Bildung elektronischer Bundesratsakten mit allen für eine gemeinsame ressortübergreifende Akte maßgeblichen Daten und Dokumenten sowie zur Verfügungsstellung zugehöriger ressortinterner, zugriffsgeschützter Ablagemöglichkeiten Vorteile: Automatische Anlage der zentralen Bundesratsakten sowie Einbindung entsprechender Metadaten Jederzeitige Verfügbarkeit der ressortübergreifenden elektronischen Bundesratsakten Automatische Übernahme aller aktenrelevanten Drucksachen und Dokumente aus dem Dokumenten-Webserver des Bundesrates und dem Dokumentations- und Informationssystem für parlamentarische Vorgänge (DIP) Verwendung einer standardisierten, gemeinsam mit dem Bundesrat entwickelten Schnittstelle (Referenzprozess für den Dokumenten- und Informationsübernahme) Bereitstellung aller Informationen der elektronischen Gesetzesregistratur des Hessischen Ministeriums der Justiz, für Integration und Europa. Hierüber einfache ressortübergreifende Recherchemöglichkeit der ca Vorgänge mit ihren Metadaten 5

6 ebundesrat Import aus externen Systemen 6

7 ebundesrat Import aus dem BR-Server 7

8 ebundesrat Webservices 8

9 ebundesrat Beispielantwort 9

10 ebundesrat - Automatische Anlage von Vorgängen Beim Vorliegen einer neuen Drucksache im Bundesrat wird in ebundesrat automatisch ein neuer Vorgang mit entsprechenden Metadaten und Dokumenten angelegt (hier: Vorgänge der 859. Sitzung des Bundesrates). 10

11 ebundesrat - Automatischer Dokumentimport Neue Dokumente werden automatisch aus dem Dokumentenwebserver des Bundesrates und dem Dokumentations- und Informationssystem für Parlamentarische Vorgänge (DIP) importiert und ebenfalls automatisch mit Metadaten (z.b. Dokumenttyp) versehen (hier: Dokumente aus Bundesrat und Bundestag betreffend die Drs.-Nr. 552/08). 11

12 ebundesrat - Pflege fachspezifischer Metadaten ebundesrat erweitert die Standard-Metadatenmaske aus DOMEA um eine Fachsicht, in der fachspezifische Metadaten gepflegt werden können. Sämtliche unten zu sehenden Metadaten zur Drs.-Nr. 552/08 wurden automatisch aus dem Dokumentenwebserver des Bundesrates sowie aus DIP importiert. 12

13 ebundesrat - Sitzungsakten ebundesrat stellt automatisiert Sitzungsakten zur Verfügung, die die maßgeblichen Dokumente zur jeweiligen Sitzung enthalten. 13

14 ebundesrat - Dokumente in Sitzungsakten Wie bereits die Dokumente der Einzelvorgänge werden auch die Dokumente einer Sitzung automatisch aus dem Dokumentenwebserver des Bundesrates importiert und mit den entsprechenden Dokumenttypen versehen (hier: Dokumente der 858. Sitzung des Bundesrates). 14

15 ebundesrat - Kalendersicht (Sitzungsübersicht) Zur einfachen und schnellen Information steht über ein Webinterface ein einfacher lesender Zugriff auf die Daten aus ebundesrat zur Verfügung (hier: Übersicht über Plenar- und Auschusssitzungen im März 2009). 15

16 ebundesrat - Kalendersicht (Details zum TOP) Durch einen einfachen Klick lassen sich Details zu jedem TOP (Metadaten, Dokumente) aufrufen. 16