tools4ever Experts in Identity & Access Management Bezahlbare Lösungen für Identity & Access Management im Gesundheitswesen

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1 tools4ever Experts in Identity & Access Management Bezahlbare Lösungen für Identity & Access Management im Gesundheitswesen

2 Gesundheitswesen Identity & Access Management im Gesundheitswesen IT- und Datensicherheit spielen eine zentrale Rolle im Gesundheitswesen, erforderlich sind umfangreiche Maßnahmen in den Bereichen Governance, Risk Management und Compliance. So darf beispielsweise kein Mitarbeiter oder gar dritter Zugang zu für ihn nicht freigegebenen Daten erhalten, Anmeldeprozesse müssen aber trotzdem schnell und intuitiv erfolgen können. Doch steigern diese Anforderungen den ohnehin schon vorhandenen Arbeits- und Kostendruck auf Organisation und IT. Nötig sind daher automatisierte (IT-) Prozesse, die einerseits Regelverstöße ausschließen sowie effizientere Abläufe ermöglichen und andererseits sogar Service Level verbessern und Kosten senken. Effiziente Benutzerverwaltung, Kostenreduzierung und sichere Anmeldung. u Verwaltung von Benutzerkonten Tools4ever bietet mit UMRA (User Management Resource Administrator) die Möglichkeit, alle Prozesse rund um die Verwaltung der Benutzerkonten zu optimieren und die komplette Administration der Zugangsrechte für Systeme und Anwendungen während des Beschäftigungsverhältnisses eines Mitarbeiters. Exakt auf die IT- und Verwaltungsanforderungen der Gesundheitsbranche abgestimmt, erlaubt die Identity & Access Management Lösung von Tools4ever. u Verwaltung von Benutzerkonten u Verwaltung von Passwörtern u Single Sign-On (SSO) Auf den folgenden Seiten finden Sie Beispiele über den erfolgreichen Einsatz unserer Identity & Access Management Lösungen im Gesundheitswesen. User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever bietet Unternehmen aus dem Gesundheitswesen eine bewährte Identity Management Lösung für die einheitliche, einfache und systemübergreifende Verwaltung von Benutzerkonten. Auto Provisioning: Auto Provisioning legt mit Hilfe von Schnittstellen zur Personalsoftware (etwa SAP HR/HCM, Beaufort, SAGE Personal) automatisch Benutzerkonten an. Außerdem ermöglichen es die Schnittstellen, Konten in verschiedenen anderen Systemen, wie etwa in Krankenhausinformationssystemen, anzulegen. Nach Beendigung des Dienstverhältnisses sorgt die Anbindung an das Personalsystem für eine automatische Sperrung des Benutzerkontos, sodass die betreffende Person keinen Zugang mehr zum Netzwerk hat. (Siehe unten für eine Übersicht der möglichen Schnittstellen.) Rollen-basierte Zugangskontrolle (RBAC) Mit Hilfe von RBAC lassen sich Ressourcen und Berechtigungen von Mitarbeitern auf Basis ihrer Funktion standardisiert zuteilen. Der Zugang zu nicht erforderlichen Informationen ist damit versperrt. UMRA unterstützt das RBAC-Konzept, sodass eine effiziente Verknüpfung der Aufgaben einer Position mit den spezifischen und dafür vorgesehenen Zugangsrechten im Netzwerk hergestellt werden kann. Self-Service & Workflow Management: Benötigen Mitarbeiter Zugang etwa zu Ordnern, Anwendungen, Verteilerlisten oder -Konten im Netzwerk, können diese Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen mit Hilfe eines Self-Service-Workflow selbstständig anfordern. Automatisch startet UMRA einen Workflow für die gewünschte Bestätigung und Vergabe. 2

3 u Verwaltung von Passwörtern u Single Sign-On Rechtliche und organisatorische Vorgaben verlangen komplexe Passwörter gerade, weil es im Gesundheitssektor um sensible Daten geht. Doch führen die notwendigen Regeln oft zu Einführungsproblemen, Mitarbeiter lassen ihre Passwörter häufig zurücksetzen oder beschweren sich und Fehlversuche ziehen Sperrungen der Konten nach sich. Tools4ever bietet maßgeschneiderte Lösungen für das Passwort Management. Compliance-Anforderungen verdrängen Gruppenkonten im Gesundheitswesen immer mehr. Individuelle Konten machen die Anmeldeprozeduren der Benutzer jedoch komplexer und zeitraubender. Zudem sorgt die steigende Fehlerhäufigkeit für zusätzlichen Aufwand der Verwaltung. Single Sign-On (SSO) schafft hier Abhilfe, weil sich Benutzer nur noch einmal anmelden müssen und für alle folgenden Anwendungen kein weiteres Passwort mehr benötigen. Zurücksetzen von Passwörtern im Self-Service: Mit Hilfe von Self Service Reset Password Management (SSRPM) können Endbenutzer ihr Passwort selbstständig zurücksetzen. Nach korrekten Antworten auf eine Reihe persönlicher Fragen lässt sich das Passwort zurücksetzen und der Nutzer kann sich unverzüglich wieder anmelden. Kontakt mit dem Helpdesk ist nicht erforderlich. Fast User Switching Die Anmeldeprozedur lässt sich durch Fast User Switching in Kombination mit einem Benutzerausweis noch weiter vereinfachen. Etwa mithilfe einer Chipkarte erhalten Benutzer automatisch Zugang zu den gewünschten Anwendungen, das Herausnehmen der Karte meldet den Benutzer ab. Der Computer steht anderen Mitarbeitern damit unmittelbar zur Verfügung. Follow-Me Follow-Me bietet die Möglichkeit, geöffnete Anwendungen auf andere Arbeitsplätze mitzunehmen. Follow-Me funktioniert bei Citrix- und/ oder Terminal-Servern und gestattet es, bestehende Sitzungen auf einem Rechner abzumelden und auf jedem angeschlossenen Arbeitsplatz nahtlos fortzuführen. Benötigen Spezialisten etwa auf Rundgängen Zugriff auf ihre Daten über unterschiedliche Computer, lässt sich der nötige Zeitaufwand erheblich reduzieren. Viele Schnittstellen UMRA verfügt über mehr als 140 Schnittstellen zu diversen Systemen und Anwendungen, die Informationen zu Benutzerkonten beinhalten. Dazu gehören etwa Betriebssysteme, Krankenhausinformationssysteme, Helpdesk-Systeme, HRM-Systeme, Active Directory, Exchange, Datenbanken, Telefonanlagen, ERP-Systeme und viele andere Anwendungen. SAP for Healthcare Orbis Meditech ChipSoft ezis McKesson HBOC Kronos Lawson GE Centricity Infinium EPIC Nexus isoft Health Personalsysteme Telefonsysteme Mailsysteme Datenbanken und viele andere - fragen Sie uns! Die Liste gibt einen Überblick über Systeme und Anwendungen. Diese Liste der Schnittstellen wird ständig aktualisiert. Sollten Sie eine Schnittstelle vermissen, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch unter

4 Asklepios Gruppe Die Asklepios Gruppe setzt auf elektronische Prozesse für die Benutzerverwaltung im AD, SAP, Lync und weitere Systeme Asklepios Klinik Nord Executive Summary Aufgabe Angesichts von bundesweit etwa PC und Nutzern in den Einrichtungen der Asklepios Gruppe kommt es auf effiziente und möglichst dezentrale Prozesse bei der Steuerung von Zugriffen und Rechten an. Lösung Die Kliniken stellen mit Hilfe von User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever Formulare bereit, mit deren Hilfe IT-Mitarbeiter in den einzelnen Häusern das Nutzermanagement selbstständig durchführen können. Produkte UMRA Active Directory Delegation Workflow Microsoft Lync SAP-Anbindung Der Gesundheitskonzern Asklepios Kliniken GmbH zählt zu den führenden privaten Betreibern von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Aktuell verfügt die Gruppe bundesweit über 140 Gesundheitseinrichtungen und beschäftigt mehr als Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2011 wurden mehr als 1,7 Mio. Patienten in Einrichtungen der Asklepios- Gruppe behandelt. Mit diesen Kennzahlen und einer Umsatzverantwortung von knapp drei Milliarden Euro (2012) zählt der vor mehr als 25 Jahren gegründete Klinikbetreiber Asklepios zu den größten privaten Klinikketten in Europa. Das Unternehmen verfolgt eine verantwortungsvolle, auf hohe Qualität und Innovationskraft ausgerichtete nachhaltige Wachstumsstrategie. Bei einer derart komplexen Unternehmensstruktur wie bei der Asklepios Gruppe kommt es darauf an, effizient zu arbeiten. Das betrifft auch den Bereich IT. Dort gilt es, etwa PC und Nutzer fehlerfrei und revisionssicher zu administrieren. Benutzerrechte sicher zuweisen Ganz besonders wichtig ist es der Asklepios Gruppe, Administrationsaufgaben vor Ort regeln zu lassen, wie Thomas Steen, Abteilungsleiter Infrastruktur im Konzernbereich IT erläutert. Damit wollen wir die Prozesse einerseits beschleunigen und sie andererseits so gestalten, dass die Abteilungen in ihrem optimalen Tempo unabhängig voneinander arbeiten können. In den einzelnen Kliniken kümmern sich daher Mitarbeiter unter anderem um die Verwaltung der Benutzerrechte ihrer Kollegen. Früher war dazu nach Steens Angaben ein umfangreicher Workflow in Papierform nötig. In der jeweiligen Abteilung wurde ein Antrag gestellt, dieser ging an die zuständigen Vorgesetzten, wurde dann unterschrieben und kam danach per Fax zu uns. Aus Sicherheitsgründen erfolgte noch ein Unterschriftenvergleich und erst dann wurde etwa ein Konto eingerichtet. Diese aufwendigen Prozesse galt es zu vereinfachen und gleichzeitig sicher zu gestalten. Umfangreiche Delegation von Admin-Aufgaben Mit Hilfe von UMRA (User Management Resource Administrator) konnte die Asklepios- Gruppe die Nutzerverwaltung automatisieren und komplett an die einzelnen Häuser delegieren. Ergebnis ist eine deutliche Entlastung der IT-Abteilung von Routineaufgaben, wie Steen berichtet. UMRA ist für die IT-Kollegen in den einzelnen Häusern so etwas wie die Gelben Seiten, wir haben darin 80 Prozent aller Standardjobs abgebildet. 4

5 Ergebnis: IT-Mitarbeiter vor Ort sind für das gesamte Nutzermanagement ihres Hauses zuständig und auch für die Freigabe von SAP-Berechtigungen. Alle Prozesse erfolgen elektronisch und benötigen deutlich weniger Zeit als zuvor. Die zuständigen Mitarbeiter müssen daher lediglich die passende Aktion aufrufen. Dazu haben Steens Leute Formulare entwickelt, über die sich etwa der Zugriff auf das Filesystem regeln lässt, auf Betriebssystem oder Programme. Je nach Abteilung, Haus oder Position des örtlichen Administrators sind die nötigen Berechtigungen und Auswahlmöglichkeiten in den Formularen aktiviert. Fängt also beispielsweise ein neuer Arzt an, erhält sein Haus automatisch das passende UMRA-Formular und die nötigen Berechtigungen müssen nur noch angeklickt werden, erläutert Steen. Noch ein Plus: Der Freigabeprozess kann damit oftmals innerhalb von Minuten abgeschlossen werden. Doch regelt die Klinikgruppe mit UMRA nicht nur Nutzerkonten, auch neue PCs konfigurieren die zuständigen Kollegen beispielsweise über die Formulare. So betont Steen: In UMRA definierte Standardprozesse können durch die lokalen IT Mitarbeiter jederzeit durchgeführt werden und bedürfen keiner Wartezeit oder Extrabestätigung und werden vollautomatisch durchgeführt. Anbindung an SAP Von entscheidender Bedeutung war für die Verantwortlichen der Asklepios Gruppe, dass sich mit UMRA auch Berechtigungen für das SAP-System steuern lassen und zwar vor Ort und ohne die Hilfe der IT-Abteilung. Dazu wurde ein einfacher Workflow etabliert: Die Anträge der Mitarbeiter werden in den einzelnen Häusern von zuständigen IT-Mitarbeitern elektronisch über UMRA erfasst. Automatisch und auf elektronischem Wege geht der Antragsprozess an die zuständigen Vorgesetzten und Stellen. Geben diese ihr Plazet, dann werden die Änderungen automatisch von UMRA im SAP durchgeführt. Fängt ein neuer Arzt an, sorgt seine jeweilige Klinik dafür, dass er zum Beispiel auf die Daten seiner Patienten in SAP zugreifen kann., so Steen. Dieser Workflow sorgt dafür, dass Steens Abteilung von Aufgaben des Benutzermanagements im Bereich SAP weitgehend entlastet ist. Erweiterungen in Eigenregie Für die Asklepios-Gruppe geht es auch darum, veränderte Anforderungen eigenständig umsetzen zu können. Die Flexibilität von UMRA spielt daher eine wichtige Rolle, wie Steen berichtet. Wir füllen den Rahmen, den UMRA vorgibt, nach unseren Anforderungen aus und ergänzen Funktionen eigenständig. Und weiter: Uns war sehr wichtig, dass wir nicht von externen Beratern abhängig sind. Mit UMRA funktioniert das sehr gut, weil wir neue Funktionen unkompliziert programmieren können. Personal von Tools4ever ist daher nur selten vor Ort. Auch die Kollegen in den Häusern benötigen so gut wie keine Unterstützung bei der Bedienung. UMRA ist für die IT-Kollegen in den einzelnen Häusern so etwas wie die Gelben Seiten, wir haben 80% aller Standardjobs abgebildet. Thomas Steen, Abteilungsleiter Infrastruktur im Konzernbereich IT 5

6 Evangelisches Klinikum Niederrhein Active Directory Nutzermanagement mit Verbindung zu ORBIS Johanniter Krankenhaus Oberhausen Executive Summary Aufgabe Wie in vielen Kliniken wechseln Ärzte auch im Evangelischen Klinikum Niederrhein häufig die Abteilung/Stelle. Die Pflege der nötigen Computerberechtigungen sollte daher mithilfe eines elektronischen Prozesses vereinfacht und beschleunigt werden. Zudem sollte die Rechtevergabe auch für die eingesetzte Orbis-Software gelten. Lösung Mit Hilfe von UMRA stellt das Klinikum Formulare bereit, die als elektronische Anträge direkt alle nötigen Eingaben enthalten und nur noch freigegeben werden müssen. Über die Datenimportfunktion gelangen die nötigen Daten auch an Orbis. Produkte UMRA Orbis Schnelle und fehlerfreie Vergabe der Nutzerrechte im Klinikum Das Evangelische Klinikum Niederrhein deckt mit seinen Fachkliniken und medizinischen Zentren an vier Standorten ein breites medizinisches Spektrum ab. Wie im Klinikbereich üblich, arbeiten viele Ärzte in mehreren Häusern und wechseln gerade zu Beginn ihrer Karriere oft die Stelle. Am Niederrhein sorgen zudem viele Kooperationen für eine hohe Fluktuation. Die IT-Abteilung steht daher vor der Herausforderung, ständig Nutzerkonten einrichten, deaktivieren oder verändern zu müssen. Dabei handelt es sich um Aufgaben von zentraler Bedeutung, da diese Nutzerkonten neben Zugriffen auf die Standardsoftware auch die Berechtigungen für das Krankenhausinformationssystem (KIS) regeln. Hier sind also höchste Sicherheitsstandards gefragt und das bei insgesamt Computerarbeitsplätzen für etwa Anwender. Zuständig für die Konteneinrichtung ist eine zentrale IT-Abteilung mit unterschiedlichen Bereichen, die Support, Netzwerke oder Anwendersoftware betreuen. Das Nutzermanagement regelt das Klinikum mit Hilfe von User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Verbindung mit Orbis spart Aufwand Wie im klinischen Bereich üblich, spielt das Krankenhausinformationssystem auch im Evangelischen Klinikum eine zentrale Rolle, die Rechtevergabe sollte deshalb auch dafür gelten. Im Fall von Orbis, das am Niederrhein als KIS zum Einsatz kommt, fehlt jedoch eine entsprechende Schnittstelle. Vorhanden ist nach Bachers Worten jedoch eine Importfunktion für Daten aus Altsystemen. Wir haben zusammen mit Tools4ever eine Lösung entwickelt und nutzen eigens generierte Importdateien nun für die Rechtevergabe in Orbis. Dazu legt die IT-Abteilung zunächst das Konto im Active Directory an, ergänzt Zusatzinfos aus klinischen Systemen wie etwa OP-Pläne und erstellt daraus die Importdateien. Bislang führen Bachers Kollegen den Datenimport manuell nach Bedarf durch, wie der IT-Leiter bedauert. Versprochen ist jedoch ein Update von Orbis, sodass wir auch diesen Prozess automatisieren können. Nötig ist dann lediglich die Anpassung der Schnittstelle zwischen Orbis und UMRA, weitere Veränderungen im Nutzermanagement sind nicht erforderlich. 6

7 Ergebnis: Neue Ärzte erhalten die nötigen Berechtigungen weitaus schneller als früher. Der Aufwand der IT-Abteilung wurde reduziert, weil Daten bereits elektronisch vorliegen und sich Nutzer einfach kopieren lassen. Fluktuation managen Die Prozesse rund ums Nutzermanagement weitgehend automatisieren wollte das Klinikum vor allem aufgrund der hohen Fluktuation, wie Bacher erklärt. Bis der Antrag hier war und alle Berechtigungen von den unterschiedlichen Ansprechpartnern korrekt eingepflegt waren, dauerte es oft mehrere Tage. Mit Hilfe von UMRA setzt das Klinikum auf einen denkbar einfachen Ablauf: Der neue Nutzer etwa ein Arzt fordert sein Konto mithilfe elektronischer Formulare nach Bachers Angaben selbst an. Oft erledigt die jeweilige Sekretärin schon die meisten Eingaben, die Ärzte sind dann in wenigen Minuten durch. Das Formular bildet alle nötigen Zugriffsoptionen ab, egal ob es um Netzwerk, Office-Software, Outlook oder KIS geht. Ist der Antrag ausgefüllt, startet ein zweispuriger Prozess. Der neue Nutzer druckt den Antrag aus und lässt ihn vom Vorgesetzten unterschreiben. Gleichzeitig geht das elektronische Formular automatisch an Bachers Abteilung, die das Konto nach Vorliegen der Unterschrift freigibt. Damit sehen wir sogar, wenn die Freigabe stockt und können nachhaken. Einfache Abläufe Durch den elektronischen Anforderungs- und Freigabeprozess wurden auch zahlreiche Fehlerquellen im IT-Bereich ausgeschaltet. Aufgrund von Unsicherheiten oder aus Schnelligkeitsgründen gehen die Anträge der neuen Nutzer oft an mehrere IT-Kollegen, früher gab es deshalb Konflikte bei der Eingabe von Berechtigungen. Dank UMRA läuft der Freigabeprozess heute elektronisch und es spielt nach Bachers Erfahrung keine Rolle mehr, wie viele Papiere eingehen Die Daten sind im System ohnehin vorhanden, jeder Kollege weiß daher genau, was noch zu tun ist. Eine große Vereinfachung bietet zudem die Kopierfunktion unter UMRA. Jedes Nutzerkonto lässt sich beliebig kopieren und als Vorlage für einen neuen Account nutzen. Bacher und seine Mitarbeiter nutzen diese Funktion, weil sich die nötigen Rechte kaum bei einem Mediziner erfragen lassen, der mit Netzwerk oder Software wenig am Hut hat. Jetzt kann der Arzt einfach sagen, dass er dieselben Rechte braucht wie Kollege XY. Wir müssen das dann nur noch kopieren. Wir haben zusammen mit Tools4ever eine Lösung entwickelt und nutzen eigens generierte Importdateien nun für die Rechtevergabe in Orbis. Tim Bacher, Leiter IT 7

8 Universitätsklinikum Münster Systemübergreifende Benutzerverwaltung im Krankenhaus von SAP-HCM bis zu medizinischer Software Universitätsklinikum Münster Executive Summary Aufgabe Im Universitätsklinikum Münster (UKM) sollten die Passwörter für unterschiedliche SAP-Systeme mit dem Domänenpasswort permanent synchronisiert und die Administration der Benutzerkonten vereinfacht werden. Zudem wollte das UKM die diesbezüglichen Prozesse für die Mitarbeiter unkomplizierter gestalten. Lösung Mit Hilfe von User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever fließen die Daten aus der SAP- Personalsoftware in die Benutzerkontenverwaltung ein. Damit lassen sich die Zugriffe auf unterschiedliche SAP- Anwendungen gleichzeitig administrieren. Produkte UMRA Self Service Reset Password Management (SSRPM) Password Synchronisation Manager (PSM) Schnittstellen SAP HCM Microsoft Exchange Active Directory Das Universitätsklinikum Münster (UKM) gehört zu den größten und erfolgreichsten Krankenhäusern der Maximalversorgung in Deutsch-land. Insgesamt zählt das UKM mehr als Beschäftigte. Zur Unterstützung ihrer Arbeit steht diesen Mitarbeitern neben medizi-nischer Software auch eine komplexe SAP-Anwendungslandschaft zur Verfügung. Die IT-Abteilung des UKM muss daher einerseits die nötigen Zugriffsrechte gewähren, andererseits die erforderlichen Res-triktionen durchsetzen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Nutzer ihre Rechte so komfortabel wie möglich verwalten können. Verschiedene SAP-Anwendungen integrieren Wichtigstes Ziel war es für Friedhelm Kösters, dem Leiter der IT-Abteilung für den Bereich Betriebswirtschaftliche Systeme im Geschäftsbereich IT des Universitätsklinikums Münster, die Benutzerrechte für unterschiedliche SAP-Anwendungen einheitlich verwalten zu können. Außerdem wollten wir dafür die Benutzerdaten aus unserer SAP-Personalverwaltungssoftware nutzen, damit wir immer auf aktuelle und einheitliche Daten zurückgreifen. Weil die Personalabteilung Benutzerdaten bislang auf Anfrage in Form einer elektronischen Liste zur Verfügung stellte, mussten Kösters und seine Kollegen diese dann manuell erfassen. Damit entstand ein deutlich höherer Organisationsaufwand, als mit einer direkten Verbindung zu den SAP-Personaldaten. Kösters setzte daher auf ein systemübergreifendes Identity Management und entschied sich für User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Viele andere Lösungen bergen die Gefahr, an ihrer Komplexität zu scheitern. UMRA ist dagegen sehr schlank und lässt sich gut auf unsere Anforderungen anpassen. Die neue Lösung erhält nun die Benutzerinformationen per Datenfeed aus SAP HCM und gibt diese weiter an die nachgelagerten Systeme. Erhöhte Sicherheit dank automatischer Deaktivierung bei Benutzeraustritt Ebenso wichtig wie eine automatische Integration der Benutzerdaten verschiedener SAP-Systeme war Kösters, die Prozesse beim Ausscheiden von Mitarbeitern automatisieren zu können. Bislang hatten wir in diesen Fällen keine automatische Deaktivierung von Konten, wir mussten die entsprechenden Änderungen manuell erledigen. Der Personalbereich lieferte jeweils die nötigen Informationen dazu. Sperrungen erfolgen nun automatisch, weil die Benutzerdaten 8

9 Ergebnis: Die Benutzerrechte im UKM sind stets konsistent und auf neuestem Stand. Zudem erfolgt der Zugriff auf die unterschiedlichen SAP-Systeme mit dem gleichen Passwort und verringern damit Ausfall- sowie Wartezeiten der Mitarbeiter. direkt aus der SAP-Personalsoftware über UMRA zu den einzelnen Systemen gelangen. So ist stets gewährleistet, dass bei Abgängen keine Berechtigungen vergessen werden. Ähnlich einfach geht es auch in die andere Richtung, denn die Neuanlage von Konten lässt sich dank der direkten Anbindung von SAP HCM ebenso einfach erledigen. Mit Hilfe von UMRA lassen sich die Benutzerkonten aller Mitarbeiter des UKM administrieren, dazu gehören sogar diejenigen von Tochtergesellschaften wie etwa dem Reinigungs- oder Wachdienst sowie den Handwerkern. Password Self Service und Password Synchronisierung Neben einer Vereinfachung der internen Abläufe ging es den Münsteranern zusätzlich darum, möglichst einfache Prozesse zu gewährleisten. Die Mitarbeiter sollten zum Beispiel nur einmal ihr Passwort ändern müssen und dieses sollte dann für alle SAP-Anwendungen gelten, erläutert Kösters. Diese Funktion zählt auch deshalb, weil es SAP verlangt, in regelmäßigen Abständen das Passwort zu ändern. UMRA synchronisiert nun mithilfe des Password Synchronisation Manager (PSM) alle angeschlossenen Anwendungen und gewährleistet damit einen reibungslosen Zugang zu den Systemen. Unnötige Warte- und Ausfallzeiten lassen sich damit vermeiden. Vereinfacht wurden zudem Fälle, in denen ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat. Die Benutzer können dank Self Service Reset Password Management (SSRPM) ihr Passwort selbst zurücksetzen. Damit brauchen die Anwender Kösters Abteilung nicht mehr im bisherigen Umfang, was dem Abteilungsleiter Ressourcen für andere Aufgaben eröffnet, denn ein Passwort zurückzusetzen ist nicht wertschöpfend. Viele Systeme provisionieren Neben den SAP-Anwendungen nutzen die Münsteraner UMRA auch für die Rechtevergabe in anderen Bereichen. So gestattet es beispielsweise die automatische Kontenanlage in Exchange und die Steuerung der Zugriffe auf das Filesystem in den Kliniken. Zudem konnten wir die Umsetzung optimieren und erledigen die Arbeiten rund ums Benutzermanagement damit deutlich schneller, bilanziert Kösters und sieht UMRA als interne Datendrehscheibe des UKM. So fließen die vereinheitlichten Daten aus UMRA beispielsweise auch in die Systeme der Telefonzentrale ein und verbessern damit die interne Datenqualität. Zudem konnten wir die Umsetzung optimieren und erledigen die Arbeiten rund ums Benutzermanagement damit deutlich schneller, bilanziert Kösters und sieht UMRA als interne Datendrehscheibe des UKM. Friedhelm Kösters, Leiter der IT-Abteilung für den Bereich Betriebswirtschaftliche Systeme im Geschäftsbereich IT des Universitätsklinikum Münster 9

10 Krankenhaus Rivierenland Single Sign-on mit Zugangskarten hilft, die gesetzlichen Regelungen einzuhalten Krankenhaus Rivierenland Executive Summary Aufgabe Änderungen an Benutzerkonten nahmen zu viel Zeit des Helpdesks in Anspruch. Vor dem Hintergrund der gesetzlichen Vorgaben zur Informationssicherheit im Gesundheitswesen bestand der Wunsch, soweit wie möglich auf nicht personalisierte Benutzerkonten zu verzichten. Lösung Automatische Synchronisierung zwischen dem Personalmanagementsystem und Active Directory. Single Sign-on in Kombination mit Zugangskarten. Produkte UMRA Helpdesk Delegation Auto Provisioning E-SSOM PSM Schnittstellen Active Directory, Beaufort, edirectory, TOPdesk sowie Single Sign-on Zugang zu diversen Anwendungen aus dem Gesundheitswesen Im niederländischen Ort Tiel befindet sich das Krankenhaus Rivierenland, ein Kreiskrankenhaus mit 373 Betten und zwei Ambulanzstationen. Wie alle Krankenhäuser in den Niederlanden steht das Krankenhaus Rivierenland vor der Herausforderung, neue Systeme für die elektronische Patientenakte (Elektronisch Patiënten Dossier, EPD) einführen zu müssen. Systemverwalter Jos Meeuwsen ist mit der Implementierung betreut. Vor gut zwei Jahren hat er mit den Vorbereitungen begonnen. Um die elektronische Patientenakte und andere Krankenhausanwendungen allen Benutzern zugänglich zu machen, installierte das Krankenhaus eine Citrix- Umgebung. Die Einführung einer neuen Plattform nahm das Krankenhaus zum Anlass auch eine Lösung zur Entlastung des Helpdesks zu implementieren. Jos Meeuwsen erläutert: Wir wollten das Notwendige mit dem Angenehmen verbinden. Änderungen im Netzwerk als Folge von Mitarbeiterfluktuation kosteten den Helpdesk viel Zeit. Etwa drei bis zehn Anträge, die jeweils zwanzig Minuten in Anspruch nahmen, verarbeitete das Supportteam am Tag. Zeitaufwendig war vor allem die Tatsache, dass Anträge sowohl in Microsofts Active Directory als auch in Novells edirectory verarbeitet werden mussten. Aus diesem Grund suchten wir nach einer Möglichkeit, solche Aufgaben schneller und effizienter auszuführen. Schnittstelle von Personalmanagementsystem und Active Directory Die Lösung fand Jos Meeuwsen in der Software User Management Resource Administrator (UMRA) der Firma Tools4ever. UMRA bietet eine Anbindung des Personalmanagementsystems Beaufort mit dem Active Directory. Änderungen, die die Personalabteilung in der Personalverwaltungssoftware durchführt, werden automatisch von UMRA in Active Directory übernommen. Nun gibt es nur noch eine Stelle, wo Änderungen eingepflegt werden: nämlich in der Personalabteilung. Durch die tägliche Synchronisierung zwischen dem Personalmanagementsystem und Active Directory stehen neue Benutzerkonten innerhalb eines Tages bereit. In der Vergangenheit setzte die IT-Abteilung des Krankenhauses auf Novells edirectory. Seit dem Wechsel zu Active Directory wird die Novell-Umgebung nur noch für einige wenige Anwendungen benötigt. Geplant ist, sie schrittweise aus dem Betrieb zu nehmen. Um Benutzerkennwörter in der aktuellen Hybrid-Infrastruktur zwischen Active Directory und edirectory synchronisieren zu können, entschloss sich das Krankenhaus Rivierenland für den Password Synchronisation Manager (PSM) von Tools4ever. Das neue Tool macht die suboptimale DirXML- Verbindung von Novell überflüssig

11 Ergebnis: Einhaltung gesetzlicher Regelungen bei gleichzeitig verringerter Arbeitsbelastung des Helpdesks. Single Sign-on mit Zugangskarte Ein Jahr später bekam Jos Meeuwsen den Auftrag, sich nach einer Lösung für Single Sign-on auf die Suche zu machen. Benutzer fanden es lästig, sich die vielen unterschiedlichen Benutzernamen und Passwörter merken zu müssen. Jos Meeuwsen: Weil wir bereits gute Erfahrungen mit der Software von Tools4ever gemacht hatten, war die Entscheidung schnell getroffen. Übrigens waren alle anderen Anbieter teurer. Mit dem Enterprise Single Sign-On Manager (E-SSOM) von Tools4ever müssen sich Endbenutzer nur einmal einloggen. Ab dem Moment haben sie ohne weitere Anmeldung Zugang zu allen benötigten Anwendungen. Durch die Kombination von E-SSOM mit einer Zugangskarte können sich Anwender ausschließlich unter ihrem eigenen Account am System anmelden. Die Follow-Me-Funktionalität ermöglicht es den Fachärzten, innerhalb des Krankenhauses unter Beibehaltung der jeweils offenen Anwendungen schnell den Arbeitsplatz zu wechseln. Derzeit unterstützt E-SSOM im Krankenhaus Rivierenland Single-Sign-on für verschiedene Anwendungen. Dazu gehören zum Beispiel die ehealth-lösung Soarian (Siemens), X/Care (McKesson), das Patiënt Data Management Systeem (PDMS) sowie das Krankenhausapotheken-Informationssystem Zamicom. E-SSOM wird innerhalb der Organisation sehr gut angenommen. Von verschiedenen Abteilungen erhalten wir Lob, sogar von der kritischen Intensivstation. Die Software punktet durch Benutzerfreundlichkeit und macht es uns möglich, die gesetzlichen Normen zu erfüllen. Weil wir bereits gute Erfahrungen mit der Software von Tools4ever gemacht hatten, war die Entscheidung schnell getroffen. Übrigens waren alle anderen Anbieter teurer. Jos Meeuwsen, Systemverwalter im Krankenhaus Rivierenland 11 5

12 Kantonsspital Baden Identity Management: Vereinfachte Benutzerverwaltung im Krankenhaus und Anbindung an SAP HCM Kantonsspital Baden Executive Summary Aufgabe Im Kantonsspital Baden ging es darum, Aktualisierungen der Nutzerkonten einfacher und schneller umsetzen zu können. Das gilt vor allem bei Abteilungswechseln von Assistenzärzten, wie auch bei Zu- und Abgängen von Mitarbeitern. Zudem sollte die Arbeit des Helpdesk vereinfacht werden. Lösung Das Krankenhaus setzt auf User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever und ermöglicht damit eine anwendungsübergreifende Verwaltung der Rechte. Außerdem wurden Webformulare programmiert, über die sich Änderungen mit wenigen Klicks eintragen lassen. Produkte UMRA Schnittstellen SAP HCM Active Directory Die Kantonsspital Baden AG im schweizerischen Kanton Aargau bietet eine umfassende medizinische Versorgung für rund Einwohnerinnen und Einwohner. Die knapp Mitarbeiter behandelten im Jahr 2009 immerhin Patientinnen und Patienten stationär. Um eine umfassende Gesundheitsversorgung sicherstellen zu können, findet eine enge Zusammenarbeit mit Hausärzten, anderen Spitälern und weiteren Gesundheitsinstitutionen statt. Dabei betreiben die Schweizer ihre komplette IT im Haus und gewährleisten beispielsweise Infrastruktur, Support und Administration. Ebenso unterstützen sie das Krankenhaus mit medizintechnischer Informatik. Eine wichtige Aufgabe dabei ist die Benutzerverwaltung für die interne IT-Infrastruktur. Den knapp sogenannten Main Usern stehen rund Clients, 120 Server und 250 Drucker zur Verfügung und für jede einzelne Ressource müssen Benutzerrechte korrekt vergeben werden. Abteilungswechsel schnell vollziehen Wie in vielen Krankenhäusern üblich, wechseln die Mitarbeiter der Schweizer häufig ihre Abteilung. So müssen die Assistenzärzte bspw. unterschiedliche Abteilungen absolvieren. Bei jedem Wechsel ändern sich auch Gruppenzuordnungen und die dazugehörigen Rechte sowie Zugriffe auf Applikationen. Bei Dutzenden von Assistenzärzten bedeutete das einen großen Aufwand für die Badener, wie IT-Leiter Adrian Seiler erläutert: Früher mussten wir alle Berechtigungen und Zuordnungen von Hand anlegen, der Zeitaufwand dafür wurde schlicht zu groß. Auch bei Neuzugängen oder Abgängen von Kollegen fallen diese Aktualisierungen im Bereich des User Managements an. Um die Effizienz zu steigern, hat das Kantonsspital den User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever eingeführt und steuert damit nun die Benutzerverwaltung. Besonders die Einfachheit und der günstige Preis haben Seiler überzeugt. Wir konnten UMRA sehr schnell und unkompliziert einführen. Bei einem Abteilungswechsel lassen sich Benutzer nun einfach verschieben. Die Mitarbeiter beim Helpdesk wählen die neue Abteilung aus und bekommen damit bereits die dafür bestimmten Grundeinstellungen angezeigt. Basierend auf diesen Templates eröffnen Seilers Mitarbeiter nun die neuen Accounts. Früher waren diese Änderungen aufwendig, weil wir die Einstellungen nicht einfach kopieren konnten, sondern manuell angepasst werden mussten. Heute sind Wechsel dagegen in Sekunden vollzogen. 12

13 Ergebnis: Änderungen der Benutzerrechte lassen sich nun schnell umsetzen und Eingriffe ins Active Directory sind nur sehr selten nötig. Zudem sorgt die Anbindung an die SAP-Software für stets korrekte Ausgangsdaten. Helpdeskarbeit stark vereinfacht Für die Nutzerverwaltung zuständig ist der interne Helpdesk der Badener. Die Mitarbeiter dort führen das komplette Usermanagement. Die erforderlichen Tätigkeiten unterstützt UMRA mit einfach zu bedienenden Web-Formularen. Dort sind alle relevanten Einstellungen vorgegeben, sodass die Mitarbeiter lediglich auswählen müssen. Neben den Rechten lassen sich beispielsweise Mailadressen oder Namensänderungen nach Bedarf verändern. Nach Seilers Angaben wurde die Arbeit dadurch stark vereinfacht. Die Kollegen vom Helpdesk brauchen heute keine speziellen Kenntnisse mehr, Schulungen für Usermanager oder Administratoren etwa fallen damit weg. Erforderlich ist lediglich die Bedienung von UMRA und dazu ist nach Seilers Erfahrung deutlich weniger Knowhow nötig. Damit haben wir die gewünschte Vereinfachung der Prozesse im Usermanagement erreicht. Weil keine Eingriffe mehr ins Active Directory nötig sind, entfallen auch Fehlerquellen und zudem konnten Sicherheitslücken geschlossen werden. Wichtig war Seiler dabei, dass die Mitarbeiter nur machen können, was sie auch dürfen. Früher konnte die komplette Rechtevergabe durch falsche Eingaben gestört werden, diese Gefahr besteht heute nicht mehr. Übernahme der Daten aus der SAP HCM Software Wie viele andere Krankenhäuser verwalten auch die Badener ihre Mitarbeiter mit SAP-Software. Über eine Schnittstelle lassen sich nach Seilers Angaben alle Stammdaten in UMRA einlesen. Damit gewährleisten wir, dass im Bereich Usermanagement keine Verwechslungen aufgrund falscher Namensschreibweisen oder Ähnlichem vorkommen. Die Konsistenz der Mitarbeiterdaten ist damit auch über unterschiedliche Anwendungen hinweg gewährleistet und ein manueller Im- oder Export kann unterbleiben. In Zukunft soll auch das Austrittsmanagement über diese Schnittstelle deutlich vereinfacht werden. So muss ein Mitarbeiter seine Zugriffsrechte unverzüglich verlieren, wenn das Spital verlässt. Diese Zuordnung soll UMRA übernehmen. Zudem müssen wir diese Prozesse aufgrund regulatorischer Vorgaben genau dokumentieren, so Seiler. Steigende Dokumentationspflichten können die Badener mit Hilfe von UMRA problemlos erfüllen, da alle Vorgänge lückenlos festgehalten werden. Früher waren diese Änderungen aufwendig, weil wir die Einstellungen nicht einfach kopieren konnten, sondern manuell angepasst werden mussten. Heute sind Wechsel dagegen in Sekunden vollzogen. Adrian Seiler, IT-Leiter Kantonsspital Baden AG 13

14 Schweizer Paraplegiker-Gruppe Nutzermanagement stark vereinfacht Schweizer Paraplegiker-Zentrum Executive Summary Aufgabe Die Informatik der Schweizer Paraplegiker-Gruppe (SPG) wollte das Management der Nutzerkonten schneller und einfacher gestalten, die Mitarbeiter entlasten und einfache Aufgaben weitgehend dem Helpdesk zuweisen. Lösung Die Schweizer setzen auf User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever, um auf Grundlage der Personaldaten aus dem HR-System Nutzerkonten und -Rechte weitgehend automatisch zuzuweisen. Paraplegiker gezielt unterstützen Über Mitarbeiter aus 80 Berufen kümmern sich in der Schweizer Paraplegiker-Gruppe (SPG) um querschnittgelähmte Patienten Paraplegie bedeutet eine totale oder teilweise Lähmung der Extremitäten. Das Zentrum im zentralschweizerischen Nottwil setzt auf die ganzheitliche Rehabilitation und ein integrales Leistungsnetz für die Patienten. Dabei gehen die Anfänge bereits in die Sechzigerjahre zurück, als der junge Arzt Guido A. Zäch die Lücken im Versorgungssystem erkannte und sich an den Aufbau der nötigen Strukturen machte erfolgte dann die Gründung der Stiftung (SPS) und 1990 die Eröffnung des Schweizer Paraplegiker-Zentrums (SPZ) in Nottwil. Einen größeren Bekanntheitsgrad erhielt das Zentrum auch in Deutschland, weil der verunglückte Wetten, dass? Samuel Koch dort behandelt wurde. Damit die Mitarbeiter stets alle nötigen Daten zu Patienten und Therapien zur Hand haben, verfügt das Zentrum über eine umfangreiche IT-Infrastruktur. Produkte UMRA Patienten- und Therapiedaten stets verfügbar In Behandlungs- und Sprechzimmern sowie in Büroräumen befinden sich jeweils Rechner, die üblicherweise nur ein Mitarbeiter mit einem eigenen Benutzerkonto nutzt. Auf den Stationen dagegen stehen etwa fünf bis sechs Laptops für meist etwa 30 Pflegerinnen und Pfleger, diese greifen über Gruppenkonten auf die Systeme zu. Doch ist die Nutzerstruktur nach Angaben von Systemspezialist Florian Reck noch breiter gefächert. Sogar die Gruppenleiter der Putzkolonnen haben Konten, über die sie etwa ihre Putztouren eingeben. Da die SPG mit sensiblen Patientendaten arbeitet, kommt es ganz besonders auf geregelte Zugriffsrechte an. Die Berechtigungen werden dabei durch das Active Directory gesteuert. Um die nötigen, administrativen Tätigkeiten zu vereinfachen, setzen die Schweizer auf User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Dabei fließen die Daten aus dem HR-System der Schweizer automatisch über UMRA ins Active Directory. Wir müssen lediglich auf den Knopf drücken und den Nutzer freigeben, alles andere geschieht automatisch durch UMRA, freut sich Florian Reck. So ist es auch möglich, Routineaufgaben an den Helpdesk zu delegieren. UMRA hilft damit vor allem dabei, dass der Helpdesk das so gut wie keine Hilfe der Active Directory-Administratoren mehr benötigt und Anfragen schnell bearbeiten kann. 14

15 Ergebnis: Der Aufwand zur Einrichtung von Nutzerkonten der SPG wurde stark verringert und der Helpdesk kann Routineaufgaben ohne Hilfe der Active Directory-Administratoren schnell und fehlerlos erledigen. In drei Tagen einsatzbereit Bevor UMRA zum Einsatz kam, haben Florian Reck und seine Kollegen das Benutzermanagement komplett von Hand erledigt. Anhand einer Vorlage wurden Konten eröffnet und dann manuell Berechtigungen und Passwörter vergeben. Dies dauerte etwa Minuten pro Nutzer. Bei durchschnittlich über 20 Austritten oder Wechseln pro Monat bedeutete dies viel Aufwand, bei fast jeder Hochzeit waren Namensänderungen fällig, und wenn etwas vergessen wurde, hat es irgendwo geklemmt. Um diese umständlichen Abläufe zu vereinfachen, nahmen die Schweizer im Rahmen einer breiten Evaluation die verfügbaren Angebote in Augenschein. Flexibilität, Preis und Bedienerfreundlichkeit sprachen dabei ganz klar für UMRA. Als die Entscheidung gefallen war, hat der damalige Lehrling die Anforderungen an Tools4ever durchgegeben. Auf dieser Grundlage waren lediglich drei Beratertage vor Ort nötig, um die Lösung einzuführen. Von Anfang lief UMRA fehlerfrei, obwohl die Implementierung extrem schnell ging, freut sich Florian Reck. Der größte Aufwand war demnach das Einpflegen der Berechtigungen für Abteilungen und Anwendungen. Diese Fleißarbeit konnten wir problemlos selbst übernehmen und nach einer Woche hatten wir etwa 80 Prozent aller Abteilungen und Applikationen übernommen. Auch der Lernprozess für die Bedienung von UMRA ging nach Florian Recks Angaben sehr schnell vorüber. Das Userinterface von UMRA ist weitestgehend selbsterklärend. Begeistert vom Support Nach nunmehr rund fünfjährigem Einsatz in der Schweizer Paraplegiker-Gruppe sind die Eidgenossen hochzufrieden mit UMRA, wie Florian Reck betont. Obwohl UMRA eine kostengünstige Lösung ist, hatten wir während der gesamten fünf Jahre keinerlei Abwanderungsgelüste. Besonders beeindruckt hat den Systemspezialisten der Support von Tools4ever. Fragen und Wünsche von uns wurden immer extrem schnell und kompetent abgearbeitet, sodass wir keine Ausfälle oder sonstige Probleme zu verzeichnen hatten. Wichtig war den Schweizern zudem, dass sich Erweiterungen problemlos umsetzen lassen und die nötige Flexibilität gegeben ist. Gerade der Gesundheitsbereich ist mitunter sehr schnelllebig und wir müssen Veränderungen in kürzester Zeit umsetzen. Florian Reck ist daher beruhigt, dass seine Abteilung bislang alle Anforderungen von Geschäftsleitung oder Behörden nach Wunsch berücksichtigen konnte. Fragen und Wünsche von uns wurden immer extrem schnell und kompetent abgearbeitet, sodass wir keine Ausfälle oder sonstige Probleme zu verzeichnen hatten. Florian Reck, System-Spezialist 15

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